Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste kinnitamine
Vastu võetud 02.07.1996 nr 183
Vabariigi Valitsuse seaduse (RT I 1995, 94, 1628; 1996, 49, 953)
paragrahvi 27 lõike 3 ja avaldustele vastamise seaduse (RT I
1994, 51, 857) paragrahvi 11 alusel Vabariigi Valitsus
määrab:
1. Kinnitada «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused» (juurde
lisatud).
2. Avaldustele vastamise seaduse alusel esitatud avalduste ja
märgukirjade lahendamisega seotud asjaajamise osas kehtivad «Valitsusasutuste
asjaajamiskorra alused» ka teistele riigi- ja kohaliku omavalitsuse
asutustele.
3. Valitsusasutustel viia ühe aasta jooksul oma
asjaajamiskord kooskõlla käesoleva määrusega ning tagada hallatavate
riigiasutuste asjaajamiskorra käesoleva määrusega kooskõlla viimine, arvestades
nende asutuste ülesandeid, ülesehitust ja asjaajamise
mahtu.
4. Tunnistada kehtetuks:
1) Eesti NSV Ministrite Nõukogu
30. mai 1977. a. määrus nr. 286 «Eesti NSV ettevõtete, asutuste
ja organisatsioonide asjaajamise näidisjuhendi kinnitamise kohta» (ENSV Teataja
1977, 40, 467; RT 1992, 21, 304), välja arvatud punktiga 1 kinnitatud
«Eesti NSV ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide asjaajamise näidisjuhendi»
osa 2 ja lisad 1—4 ning 16;
2) Vabariigi Valitsuse
3. märtsi 1992. a. korraldus nr. 119-k.
5. Käesolev
määrus jõustub 1. septembril 1996. a.
Justiitsminister peaministri ülesannetes Paul VARUL |
Justiitsminister Paul VARUL |
Riigikantselei
peadirektor riigisekretäri ülesannetes Tarmo MÄND |
K i n n i t a t u
d Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183 |
Valitsusasutuste asjaajamiskorra
alused
I. ÜLDALUSED
1. «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused» (edaspidi
– alused) määravad kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded
valitsusasutustele.
2. Asjaajamine aluste mõttes on
dokumentide vormistamise, töötlemise, registreerimise, edastamise ja
süstematiseerimisega seotud tegevus. Alustes
reguleeritakse:
2) haldusdokumentidele esitatavaid vorminõudeid;
3) dokumendiringluse korraldamist asutuses alates dokumendi asutusse saabumisest või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni;
4) toimikute ettevalmistamist säilitamiseks;
5) dokumentide säilitamist, kasutamist ja hävitamist;
6) asjaajamise üleandmist ametniku teenistusest vabastamise või teenistussuhte peatumise korral tulenevalt avaliku teenistuse seaduse (RT I 1995, 16, 228; 50, 764; 97, 1664; 1996, 15, 265) paragrahvi 65 lõikest 1.
3. Haldusdokumendid aluste mõttes on dokumendid, mis koostatakse asutuste juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks, näiteks korraldused, käskkirjad, protokollid, aktid, analüüsid, arvamused, avaldused, esildised, kirjad, märgukirjad, teatised, tõendid jm.
4. Valitsusasutuse (edaspidi asutus) asjaajamise korraldamise eest vastutab asutuse põhimääruses määratud struktuuriüksus või ametnik, kellele see on ülesandeks tehtud (edaspidi asjaajamisteenistus).
5. Asjaajamine peab tagama asutuse efektiivse töö: koostatavate dokumentide optimaalse koosseisu ja hulga, dokumentide kiire ringluse, operatiivse infootsingu, asjade tähtaegse lahendamise kontrolli, dokumentide säilimise. Hästi korraldatud asjaajamine eeldab tema mitteloominguliste operatsioonide maksimaalset automatiseerimist, unifitseeritud dokumendivormide ja trafaretsete tekstide kasutamist, samuti asjade operatiivset lahendamist telefoni või läbirääkimiste teel, kui dokumentide koostamine ei ole tingimata vajalik.
6. Alused ei reguleeri tööd dokumentidega, millega seotud asjaajamine on reguleeritud riigisaladuse seaduse (RT I 1994, 45, 720; 1996, 42, 809) ja selle alusel antud õigusaktidega.
7. Alustele on lisatud määruse, käskkirja, protokolli, kirja, asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti ja avalduse näidised eesmärgiga abistada ametnikke dokumentide vormistamisel. Näidistega ei esitata nõudeid dokumendi sisule.
II. HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED
Dokumendiplangid8. Haldusdokumendid (edaspidi — dokumendid) vormistatakse plankidele. Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, või ametiisikul, kellel on õigusakti andmise õigus.
9. Dokumendiplangi võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks tuleb plangi valmistamisel kasutada vähemalt ühte turvaelementi. Võimalikud plankide turvamise moodused on: värvitrükk, vesimärgiga või toonitud paber, reljeeftrükis riigivapi või muu sümboli kujutis, polügraafiliselt või muu meetodiga valmistatud turvaelement jm.
10. Asutusesiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada arvutil või koopiamasinal.
11. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada.
12. Asutusel peab olema valitsusasutuste poolt väljaantavate dokumentide näidiste registris registreeritud üldplank ja kirjaplank. Üld- ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse konkreetse dokumendiliigi planke.
13. Valitsuskomisjonid või valitsusasutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava valitsusasutuse dokumendiplanke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid.
14. Dokumente (välja arvatud õigusaktid) võib vormistada mõlemale lehepoolele, kui seda võimaldab paberi kvaliteet.
15. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse kahte paberi formaati – A4 (210 × 297 mm) ja A5 (210 × 148 mm). Vajaduse korral võib formaati A4 kasutada põikilehena.
16. Õigusaktid ja mitteadresseeritavad dokumendid vormistatakse üldplangile või näidisvormingu alusel kehtestatud vormi kohaselt, väljasaadetavate kirjade originaalid aga kirjaplangile. Dokumendi eelnõu töövariante trükitud plangile ei vormistata.
17. Dokumendiplangid kujundatakse käesolevale korrale lisatud näidisvormingute alusel (lisad 1 ja 2).
Dokumentide rekvisiitide paigutus peab vastama näidisvormingule.
18. Näidisvormingu veeriste laiused on:
vasak |
30 mm |
ülemine |
8 mm |
parem |
12 mm |
alumine |
9 mm |
Dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasaku veerise laius on
12 mm ja parema veerise laius
30 mm.
19. Dokumendi väljaandja nime ja
dokumendiliigi nimetuse trükkimiseks tuleb kasutada trükikirja suurusega
12 kuni 24 punkti, kontaktandmete trükkimiseks — 8 kuni
10 punkti. Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis.
Suurema kirjaga võib esile tõsta ainult dokumendi väljaandja nime ja
dokumendiliigi nimetust.
Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast
normaalse (0,25 mm) või pooljämeda (0,35 mm)
pidevjoonega.
20. Dokumendiplangid trükitakse eesti
keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde (võõrkeeltesse).
Kahes või
enamas keeles trükitud plankidel trükitakse esikohale (ülespoole või
vasakule) dokumendi väljaandja (asutuse ja tema struktuuriüksuse nimi või
ametiisiku ametinimetus) eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte
tähestikulises
järjekorras.
Näide: Riigikantselei
State
Chancellery of the Republic of
Estonia
Государственная канцелярия Эстонской Республики
Dokumendi rekvisiidid
21.
Dokumentide vormistamiseks kasutatakse järgmisi rekvisiite:
1) vapi
kujutis või asutuse logo (embleem);
2) dokumendi väljaandja (asutuse ja
tema struktuuriüksuse nimi või ametiisik);
3) asutuse
registrinumber;
4) dokumendiliigi
nimetus;
5) kuupäev;
6) dokumendiregistri indeks
(number);
7) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri
indeksile;
8) väljaandmise koht;
9) dokumendi läbivaatamise
ja kasutamise korda reguleeriv märge («KIIRE», «KONFIDENTSIAALNE»
(«USALDUSLIK»), «ASUTUSESISESEKS
KASUTAMISEKS»);
10) adressaat;
11) kinnitusmärge;
12) pealkiri;
13) pöördumine;
14) tekst;
15) tervitusvormel;
16) allkiri;
17) märkus
lisade kohta;
18) lisaadressaadid
(jaotuskava);
19) kooskõlastusmärge;
20) viisa;
21) pitser;
22) märge
dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta
(«EELNÕU», «ÄRAKIRI» («KOOPIA»), «VÄLJAVÕTE»);
23) ärakirja, koopia,
väljavõtte tõestusmärge;
24) koostaja nimi ja
telefoninumber;
25) arvutifaili
tähis;
26) kontaktandmed.
Näidisvormingul on rekvisiidi number
märgitud ümarsulgude vahele.
22. Igal dokumendiliigil
on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest
rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest.
Rekvisiitide paigutuse kord peab olema püsiv.
Kõigi paberkandjale
vormistatavate dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on «Dokumendi väljaandja»,
«Dokumendiliigi nimetus» (välja arvatud kirjal), «Kuupäev», «Dokumendiregistri
indeks» (registreeritavatel dokumentidel), «Tekst» ja
«Allkiri».
23. Plankidele trükitakse rekvisiidid või
tähistatakse nende asukohad järgmiselt:
1) kirjaplangile trükitakse
rekvisiidid 1, 2, 3 ja 26 ning võidakse
tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 7
asukohad;
2) üldplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ja 3 ning
võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 8
asukohad;
3) dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1, 2, 3
ja 4 ning vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide
trafarettosad. Rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad võidakse tähistada.
Rekvisiitide vormistamise
nõuded
24. Asutused võivad dokumendiplankidel
kasutada riigivapi kujutist vastavalt riigivapi seadusele (RT I
1993, 43, 619) ja selle alusel antud õigusaktidele. Valitsusasutused kasutavad
dokumendiplankidel väikese riigivapi kujutist või kehtestatud korras
registreeritud muid sümboleid.
25. Riigivapi kujutis
trükitakse kirjapeaväljale asutuse nimest vasakule või keskele asutuse nime
kohale või eesti- ja võõrkeelse nime
vahele.
26. Asutuse nimi peab täielikult vastama
õigusaktis, millega asutus on moodustatud, märgitud nimele. Asutuse ja
struktuuriüksuse nimi plangil on nimetavas
käändes.
27. Kuupäeva märkimiseks dokumendi
rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi,
kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.
Näited: | 03.04.1995, kus 03 märgib kuupäeva, 04 kuud |
03.04.95 | |
3. aprill 1995 |
Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna «aasta» vajalikus
käändes või lühendi «a».
Õigusaktides ja välisriikide korrespondentidega
peetavas kirjavahetuses tuleb eelistada kuupäeva sõnalis-numbrilist
märkimisviisi.
28. Vastuskirjadel tuleb näidata
algatuskirja kuupäev ja dokumendiregistri indeks. Algatus- ja vastuskirja
kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade «Teie» või «Viide (Viited)» ja «Meie»
abil.
29. Üldplangile koostatavatel dokumentidel
märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas
käändes.
30. Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või
tema kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge («KIIRE»,
«KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK»), «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS»)
suurtähtedega nii dokumendile kui
ümbrikule.
31. Kiri adresseeritakse ametiisikule,
asutuse struktuuriüksusele, asutusele, üheliigiliste asutuste grupile,
juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas
käändes. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus, asutuse
struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond,
sihtnumber, linn või maakond.
Näited: | Hr Mait Mets | N.ministeerium |
N.ministeerium | personaliosakond | |
Kase 37 | Kase 37 | |
EE0100 TALLINN | EE0100 TALLINN |
32. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset
adresseerimist. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas
ei ole märgitud teist adressaati.
33. Kirja
adresseerimisel välismaale on soovitatav järgida «Ülemaailmse postikonventsiooni
täitevreglementi». Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega.
Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis.
Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima
vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik
ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega,
välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud
rahvusvahelises keeles. Riigi nime asemel võib kasutada rahvusvahelisele
standardile ISO 3166 vastavat kahetähelist
lühendit.
34. Mitmele adressaadile saadetavad kirjad
vormistatakse järgmiselt:
1) mitmele adressaadile lahendamiseks või
informatsiooniks saadetavad kirjad vormistatakse asutuse kirjaplangile. Asutusse
jääv ärakiri vormistatakse valgele paberile või valmistatakse koopiamasinal enne
kirja viseerimist ja allakirjutamiseks esitamist. Valitsusasutustele
ja teistele püsikorrespondentidele saadetavate kirjade adressaadiväljale võib
märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita,
kusjuures adressaatide vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele
adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla. Kui adressaate on rohkem kui neli,
siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid
lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid
sõnu «Sama», «Teadmiseks» või «Koopia(d)».
Näide 1: |
Adressaadiväljal |
Lisaadressaatide real |
|
L.minister Peeter Puu |
Koopia: Eesti Linnade Liit |
Näide 2: |
J.minister Kalju Kadakas |
Sama:L.minister Peeter Puu |
Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse
andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri
on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud
kirjast. Kui konkreetseid kirja saajaid on rohkem kui üks, tõmmatakse
vastavale adressaadile joon alla;
2) valitsusasutuste ja teiste
püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse
adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale
märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita.
Näide: |
Adressaadiväljal |
Lisaadressaatide real |
|
Pärnu Linnavalitsus |
Sama:Narva Linnavalitsus |
3) kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja
sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja
adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava
kirja;
4) valitsusasutuse poolt üheliigiliste hallatavate asutuste või
alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida
üldistatud adressaadi.
Näide:Maavalitsused
Selline kiri vormistatakse
plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse
koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad,
asutusse jääb originaal;
5) paljude erinevate adressaatide puhul
koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja
asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus «Vastavalt
nimekirjale».
35. Õigusaktiga kinnitatav dokument
(näiteks põhimäärus, sisekorraeeskiri, ametijuhend jm) vormistatakse
valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse
kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
N.ministri 18. aprilli 1996. a
käskkirjaga
nr 27
Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt:
KINNITATUD
N.ministri 18. aprilli 1996. a
käskkirjaga
nr 27
Lisa 5
Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumentide hävitamise akt jm), vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:
KINNITAN
.
.(allkiri)
.
Karl Kask
Kantsler
18.04.1996
36. Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri.
Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja
tänukirjad, kaastundeavaldused. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja
avama üldistatult dokumendi põhisisu. Üldjuhul märgitakse pealkiri nimetavas
käändes.
Näide:Personali täienduskoolitus
Kiri peab üldjuhul käsitlema üht
küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele
pannakse ka alapealkirjad.
37. Dokumendi tekst peab
olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ja üheselt
mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse
esimeses isikus.
38. Pikemate dokumentide tekst tuleb
liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga
pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada
sisukord.
39. Dokumendi tekst liigendatakse
peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks.
Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib
pealkirjastada ka punktid.
Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis
eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on
vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires,
kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid
(näide 1).
Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti
punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu
kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga
rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse (näide 2).
Näide 1: |
Näide 2: |
1. Peatükk
(osa) |
I. Osa |
40. Rekvisiit «Allkiri» koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 rida.
Näide: | . |
. (allkiri) | |
. | |
Karl Kask | |
Kantsler |
41. Valitsuskomisjoni või valitsusasutuses tegutseva
komisjoni või nõukogu nimel allakirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele
ametinimetuse vastavas komisjonis.
42. Mitut allkirja
vajavate dokumentide allkirjad vormistatakse järgmiselt. Kui dokumendile
kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad
astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades
järgmist rekvisiiti «Allkiri» ühe rea võrra allapoole.
Näide: | . | . |
(allkiri) | (allkiri) | |
. | . | |
Laine Lepp | Karl Kask | |
Minister | Kantsler |
Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud,
paigutatakse nende allkirjad ühele
kõrgusele.
43. Kui dokumendi eelnõus ettenähtud
allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks
volitatud ametiisik, tuleb allkirja dešifreering ja ametinimetus ümber
vormistada.
44. Õigusaktiga kinnitatavatel dokumentidel
peavad olema dokumendile vajalikud rekvisiidid: pealkiri, allkiri, vajadusel
koostamise kuupäev, kooskõlastusmärked, viisad. Õigusaktiga kinnitatavale
dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud ametnik või dokumendi
sisu eest vastutav ametnik (koostaja), tulenevalt dokumendi
liigist.
45. Ainult must-valgetele plankidele
vormistatud dokumentidele ei ole soovitatav alla kirjutada musta värvi tindi või
pastapliiatsiga.
46. Kirja tekstis märgitud lisade
korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride
arv.
Näide: Lisa: 8 lehel 2 eks
Kui kirjal on
tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede
ja eksemplaride arv.
Näide:Lisa: Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste
eelnõu 10 lehel 1 eks
Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa,
vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt:
Näide:
Lisa: Riigiarhiivi arhiiviteatis 15.04.1995
nr 1-17/925
2 lehel
1 eks ja lisad selle juurde 5 lehel
1 eks
47. Õigusaktide ja protokollide puhul
märgitakse lisa nimetus dokumendi
tekstis.
48. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe
paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud
kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada
(Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal
omaette.
Näide:
Lisa 3
R. maavalitsuse
asjaajamiskorra juurde
49. Dokumendi jaotuskava
märgitakse dokumendi originaalile või eraldi
lehele.
Näide: Ärakirjad: Personaliosakond,
raamatupidamine
50. Kui dokumendi jõustumiseks on
õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või
ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga
«Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele
tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale
poolele.
51. Dokumendi eelnõu viseeritakse asjaomaste
ametiisikute poolt. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust
(kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka
ametinimetusest.
52. Viisad paigutatakse dokumendi
viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse
vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad
dokumendi viimase lehe pöördele.
Asutusesisesed dokumendid viseeritakse
esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval
eksemplaril.
Erandina viseeritakse kõrgemalseisvatele asutustele esitatavad
õigusaktide eelnõud esimesel (väljasaadetaval) eksemplaril.
Õigusaktide
eelnõude asutusesiseseks kooskõlastamiseks võib kasutada eraldi
kooskõlastuslehte, mis paigutatakse õigusakti originaali
juurde.
53. Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on
õigusaktiga ette nähtud. Kõigil muudel juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste
ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid
fakte, kasutatakse vapi- või asutuse või struktuuriüksuse pitsatit
vastavalt seadusele, seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele, asutuse või
struktuuriüksuse põhimäärusele või teistele asutuse sisemist töökorraldust
reguleerivatele dokumentidele.
Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti.
Ei ole soovitatav kasutada
musta pitserit.
54. Dokumendi eelnõu esimese lehe
ülemises parempoolses nurgas peab olema märge «EELNÕU» koos eelnõu vastava
variandi valmimise kuupäevaga.
55. Asjaajamise käigus
võib kasutada paljundatud allkirjafaksiimilega
dokumendikoopiaid.
Dokumendiärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada
isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb
tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele
parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» («KOOPIA») ning tehakse
viimasele lehele vastav tõestusmärge.
Näide: | ÄRAKIRI ÕIGE |
. | |
. (allkiri) | |
. | |
Tiina Tamm | |
Kantselei juhataja | |
16.08.1995 |
56. Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on
vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte
vormistatakse asutuse plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale
kirjutatakse sõna «VÄLJAVÕTE». Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik
andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki,
väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtete õigsust võib tõestada ainult pitseriga.
Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute
aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga
analoogiliselt punktis 55 märgitule.
57. Üldjuhul
märgitakse kirjale selle koostaja (vastutava täitja) ees- ja perekonnanimi ja
telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja,
märgitakse ainult telefoninumber.
58. Arvutis
salvestatud dokumentide viimase lehe alumisse vasakpoolsesse nurka võib märkida
arvutifaili tähise.
Dokumendi vormistamine arvutil ja
kirjutusmasinal
59. Dokumentide vormistamisel
kasutatakse järgmisi kirjasamme, kirja suurusi ja
šrifte:
1) kirjutusmasinal kirjasammu 2,54 mm või
2,117 mm;
2) arvutil püstkirja šriftiga Helvetica, Times, Times New
Roman, Arial või Courier suurusega 12
kuni 14.
60. Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide
vormistamiseks ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest
tunduvalt erinevaid kirja suurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib
vormistada sõrendatud, paksus või
kaldkirjas.
61. Dokumentide vormistamisel kasutatakse
järgmisi reavahesid:
1) kirjutusmasinal 1
või 1,5;
2) arvutil üks reavahe, 1,5 reavahet või automaatne
reavahe.
Dokumentide eelnõude ja käsikirjade vormistamiseks on soovitatav
kasutada kirjutusmasinal reavahet 2, arvutil kahekordset
reavahet.
62. Dokumendi teksti vormistamisel
kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse
üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib
joondada vasaku veerise järgi või kasutada taandrida. Kui lõiku alustatakse
taandreaga, algab see vasakust veerisest 15 mm kaugusel.
Teksti
erinevaid lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva
reavahega.
63. Mitmelehelistel dokumentidel
nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides
jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede
arvu.
Näide: 3(7)
64. Parema
veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid
sõrendusi ja lünki.
III. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE
Dokumentide registreerimise üldnõuded65. Asutuses registreeritavad dokumendiliigid määratakse asutuse asjaajamiskorras.
66. Dokumendiregistri pidamise eest vastutavad struktuuriüksused määratakse kindlaks asutuse põhimääruses ja asjaajamiskorras.
67. Dokumendiregistrit võib asutuses pidada tsentraliseeritult või detsentraliseeritult.
68. Üldjuhul peetakse dokumendiregistrit tsentraliseeritult asutuse asjaajamisteenistuses.
69. Detsentraliseeritud registrit võib pidada juhul, kui asutuse struktuuriüksused paiknevad eraldi hoonetes või asutuse asjaajamise maht ja iseloom eeldab dokumentide detsentraliseeritud registreerimist. Dokumentide detsentraliseeritud registri pidamise korral toimub dokumentide registreerimine asutuse struktuuriüksustes.
70. Asutusse saabunud ja asutusest väljasaadetavad, kaasa arvatud arvutipostiga, faksiga või muul viisil saabunud või edasitoimetatavad dokumendid, registreeritakse dokumendiregistris.
71. Dokument kantakse asutuse dokumendiregistrisse üks kord. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti ei registreerita uuesti struktuuriüksuses.
72. Dokumendiregistrit peetakse arvutis, kartoteegikaartidel või registreerimisraamatus.
73. Dokumendiregistri pidamisel peab olema tagatud registri kontrollseisus hoidmine, st register peab sisaldama kõiki andmeid viimase kande tegemise päeva seisuga. Registri pidamine peab vastama andmekaitse nõuetele.
74. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.
75. Õigusaktide kehtestamisel registreeritakse need teistest dokumentidest eraldi. Neile antakse üksnes järjekorranumber. Personalialase õigusakti numbrile võib lisada tähe p.
76. Märget «KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK») kandvad dokumendid ja üksnes asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorra kohaselt kas ühtses dokumendiregistris või eraldi.
77. Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile registriindeks, mis koosneb:
1) järjekorranumbrist;
2) toimiku indeksist, mis koosneb selle struktuuriüksuse (tegevussuuna või ametiisiku) tähisest, kus dokument koostati või kuhu dokument läbivaatamiseks või lahendamiseks saadeti, ja toimiku loetelujärgsest järjekorranumbrist. Küsimust korduvalt käsitleva dokumendi registreerimisel võib kasutada individualiseerivat numbrit.
Näide: Väljasaadetud kirja indeks on 10-12/267-3, kus 10 on struktuuriüksuse tähis, 12 toimiku loetelujärgne number, 267 järjekorranumber ja 3 dokumenti individualiseeriv number.
78. Üldjuhul algavad dokumendi järjekorranumbrid uuel kalendriaastal numbrist 1. Kindla ülesandega loodud komisjonide protokollid ja muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.
79. Kartoteegikaartidel või registreerimisraamatus dokumendiregistrit pidavad asutused peavad uuel aastal uuesti registreerima eelmisel aastal saabunud või saadetud dokumendid, mis käesoleva aasta 1. märtsiks on lahendamata.
80. Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase dokumendi registreerimisel. Samas asjas saabunud ja väljasaadetavad vastusdokumendid, samuti korduvalt saabunud ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse esmase dokumendi registriindeksi all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri.
81. Asutusesiseselt adresseeritud dokumentide registreerimine määratakse kindlaks asutuse asjaajamiskorras.
82. Registreerimisele ei kuulu, kui asutuse asjaajamiskorras ei ole ette nähtud teisiti:
1) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;
2) reklaamtrükised;
3) perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm);
4) informatiivse sisuga trükised, kui nende esitamine konkreetsele asutusele ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele;
5) kirjad märkega «ISIKLIK»;
6) dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;
7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile.
Saabunud dokumentide
registreerimine
83. Esmased andmed dokumendi
kohta (punkti 88 alapunktid 1–8) kantakse dokumendiregistrisse
dokumendi saabumise päeval.
84. Saabumisel
kontrollitakse asjaajamisteenistuses dokumendi vastavust olulisematele
vorminõuetele, loetletud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Kui
dokument ei vasta olulisematele vorminõuetele, siis võetakse
ühendust dokumendi saatjaga ning vajadusel märgitakse dokumendile puuduvad
andmed. Lisade puudumise korral dokumenti registrisse ei kanta, vaid
teatatakse sellest saatjale.
85. Kui dokumendil ei
ole ettenähtud allkirju, saadetakse dokument
tagasi.
86. Saabunud kirja esimese lehekülje vabale
pinnale tehakse
registreerimisel saabumismärge.
87. Saabumismärge
peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:
1) asutuse nimi ja vajadusel
(dokumentide detsentraliseeritud registreerimise korral) dokumendi
registreerinud struktuuriüksuse tähis;
2) saabumise
kuupäev;
3) järjekorranumber
dokumendiregistris.
88. Saabunud dokumendi kohta
kantakse registrisse peale registriindeksi järgmised andmed:
1) saatja
nimi;
2) saatja postiaadress (füüsiliste isikute avalduste ja
märgukirjade puhul);
3) dokumendi saatja poolt märgitud
registriindeks;
4) dokumendi kuupäev;
5) saabumise
kuupäev;
6) dokumendi (või lisa) liik;
7) pealkiri ja/või
dokumendi lühike sisukokkuvõte;
8) põhidokumendiga koos saabunud lisade
arv (vajadusel nende nimetused);
9) struktuuriüksus või ametnik, kellele
dokument on suunatud lahendamiseks;
10) läbivaatamise või vastamise
tähtaeg;
11) lahendamise käik ja
täitmismärge.
89. Faksiga saabunud kiri
registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse
see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse asutuse asjaajamiskorra
kohaselt. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse
saabumismärkele tema saabumiskuupäev, suunatakse ta antud asjaga tegelevale
struktuuriüksusele ja tehakse dokumendiregistrisse täiendav sissekanne
originaali saabumise kuupäeva kohta. Kirja lahendamise tähtaega arvestatakse
selle faksiga saabumise kuupäevast.
90. Punkti 88
alapunktides 9, 10 ja 11 ettenähtud andmed kantakse registrisse pärast
dokumentide läbivaatamist ja lahendamisele suunamist vastavalt asutuse
asjaajamiskorrale.
91. Dokumendi menetluse lõppedes
kantakse registrisse märge asja lahendamise kohta
(täitmismärge).
92. Kõik asutuse juhi vastuvõttudel
esitatud avaldused, märgukirjad ja pöördumised registreeritakse vastuvõtu päeval
üldises korras. Sel juhul vastutab registreerimise eest ametnik, kes
korraldab asutuse juhi vastuvõtte.
93. Kõik käsipostiga
asutusse saabunud või asutuse ametnikule isiklikult üleantud dokumendid
registreeritakse üldises korras üleandmise päeval. Sel juhul vastutab
registreerimise eest dokumendi vastuvõtnud
ametnik.
94. Arvutipostiga saabunud dokumendid
trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab ametnik,
kelle kasutuses olevale faksile või arvutipostiaadressile dokument
saabus.
95. Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud
dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras.
Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on
adresseeritud.
Väljasaadetavate dokumentide
registreerimine
96. Kõik väljasaadetavad
dokumendid registreeritakse. Dokumendiregister peab väljasaadetavate dokumentide
kohta sisaldama järgmisi andmeid:
1) adressaat või
adressaadid;
2) dokumendi kuupäev ja
registriindeks;
3) dokumendi väljasaatmise kuupäev;
4) dokumendi
(või lisa) liik;
5) dokumendi pealkiri või
sisukokkuvõte;
6) dokumendi koostaja;
7) dokumendi
allakirjutaja;
8) dokumendi lisade arv ja
nimetused;
9) lahendamise käik ja
täitmismärge.
97. Välja ei saadeta ega registreerita
konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente
ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Sel juhul tagastab
registreerimise ja väljasaatmise eest vastutav ametnik dokumendi selle
koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks.
98. Kõik
käsipostiga, faksiga või muul viisil väljasaadetavad dokumendid registreeritakse
üldises korras. Arvutipostiga saadetavad dokumendid
trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab sel
juhul dokumendi koostaja.
99. Kui asutuse põhimääruses
on struktuuriüksustele antud õigus oma nimel dokumente välja saata,
registreeritakse ka need üldises
korras.
100. Dokumendid saadetakse üldjuhul välja
registreerimise päeval. Dokumendid märkega «KIIRE» saadetakse välja või
edastatakse pärast registreerimist
viivitamata.
101. Õigusaktid ja muud
mitteadresseeritavad dokumendid saadetakse üldjuhul välja koos
kaaskirjaga.
102. Märget «KONFIDENTSIAALNE»
(«USALDUSLIK») kandvad dokumendid ja üksnes asutusesiseseks kasutamiseks
ettenähtud dokumendid saadetakse või antakse välja asutuse juhi kirjalikul
korraldusel vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
Dokumentide koostamine, kooskõlastamine ja
allakirjutamine
103. Dokumentide koostamisel
lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides
ettenähtud sisu- ja vorminõuetest.
104. Kõigil
dokumentide eelnõudel peab olema koostaja
viisa.
105. Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks
kõigepealt astmelt madalamale ametnikule või asutusele ning seejärel astmelt
kõrgemale ametnikule või kõrgemalseisvale
asutusele.
106. Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise
vormiks on selle eelnõu viseerimine. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu
kõigepealt struktuuriüksuse juhiga ning seejärel kõikide asjaomaste
struktuuriüksuste ja ametnikega vastavalt asutuse
asjaajamiskorrale.
107. Asutusesisesed dokumendid
kooskõlastatakse üldjuhul koostaja poolt antud tähtajaks. Mõjuvatel põhjustel
võib kooskõlastustähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi
koostajat.
108. Kui dokumendi koostaja ei arvesta
kooskõlastaja märkuste ja ettepanekutega, siis võib dokumendi eelnõule lisada
kooskõlastaja kirjaliku eriarvamuse.
109. Kõik
õigusaktide eelnõud vajavad enne vastuvõtmiseks ja allakirjutamiseks esitamist
selle ametiisiku kooskõlastust, kes vastavalt asutuse asjaajamiskorrale vastutab
õigusakti eelnõu juriidilise korrektsuse
eest.
110. Asutustevaheliselt vormistatakse dokumendi
eelnõu kooskõlastamine kirja või kooskõlastusmärkega. Kui dokumendi jõustamine
on seotud tema kohustusliku kooskõlastamisega asutuse või ametiisikuga,
vormistatakse see kooskõlastusmärke abil.
Õigusakti eelnõu kooskõlastatakse
kirjaga, kus esitatakse märkused ja ettepanekud dokumendi kohta, mille
arvestamisega võidakse siduda
dokumendi kooskõlastamine.
111. Asutustevaheliseks
kooskõlastamiseks esitatud dokumendid kooskõlastatakse 10 tööpäeva jooksul
dokumendi saabumise kuupäevast, kui dokumendis ei ole antud teist tähtaega. Kui
15 tööpäeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud
dokumenti tagasi saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud,
loetakse dokument kooskõlastatuks.
112. Käesolevas
korras sätestatud dokumendi kooskõlastamise tähtajad kehtivad niivõrd, kuivõrd
seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest ei tulene
teisiti.
113. Kui dokument on asjaomaste ametnike ja
asutustega kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks või otsustamiseks
(vastuvõtmiseks) seaduse või selle alusel vastavale dokumendiliigile
ettenähtud menetluse või asutuse asjaajamiskorra
kohaselt.
114. Ametnike õigused ja pädevus dokumentide
allakirjutamisel on määratletud asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärustes
või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides, kui see ei ole
sätestatud seaduse või selle alusel antud
õigusaktiga.
115. Dokumendid esitatakse
allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade ja muude vajalike
materjalidega.
116. Kui dokument vajab kaht või enamat
allkirja, esitatakse dokument kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ja pärast
temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale
ametnikule.
117. Õigusaktid kirjutatakse alla ühes
eksemplaris, kui seadusest ei tulene
teisiti.
118. Väljasaadetava kirja asutusse jääv
ärakiri kirjutatakse alla või tõestatakse allakirjutaja allkirja faksiimilega
(allkirjatempliga).
119. Dokumendi õige
menetlemise eest asutuses vastutab dokumendi koostaja.
Dokumentide läbivaatamine ja asjade lahendamise
vormistamine
120. Dokumendiregistrisse kantud
dokument antakse asutuse asjaajamiskorra kohaselt läbivaatamiseks asutuse
juhtkonnale või selle asjaga tegelevale struktuuriüksusele dokumendi saabumise
päeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», antakse dokument läbivaatamiseks
viivitamata.
121. Asutuse juht saadab dokumendi
struktuuriüksuse juhile või struktuuriüksuse juht ametnikule lahendamiseks
resolutsiooniga, milles määrab vajadusel kindlaks asja lahendamise korra ja
tähtaja ning muud asjaolud. Dokumendi läbivaatamisel määratud täitja(d)
(struktuuriüksus või ametnik) märgitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorrale
dokumendiregistrisse.
Juht kirjutab resolutsiooni dokumendi esiküljele
tekstist vabale kohale või eraldi resolutsioonilehele vastavalt asutuse
asjaajamiskorrale. Eraldi resolutsioonilehena kasutatakse püstasendis planki
formaadiga A5.
122. Dokument edastatakse täitjale,
ühelt täitjalt teisele, samuti lahendatud asi juhtkonnale allakirjutamiseks
ainult asjaajamisteenistuse kaudu, kus dokumendi liikumise kohta tehakse vastav
märge dokumendiregistrisse.
123. Kui resolutsioonis on
märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi originaal koos selle juurde kuuluva
materjaliga resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja
lahendamist. Ülejäänud täitjatele
edastatakse ärakirjad.
124. Dokumendi sisulise ja
tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme
täitja puhul esimesena märgitud ametnik.
125. Dokument
vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja
lahendamise tulemustest hiljemalt ühe kuu jooksul, kui seadustest ei tulene
teisi tähtaegu.
126. Kõrgemalseisev asutus või ametnik
võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kõrgemalseisva asutuse või ametniku
poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud
taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev asutus või
ametnik.
127. Asja lahendamise tähtaega võib seadustes
ettenähtud korras ja tingimustel pikendada. Sel juhul otsustab tähtaja
pikendamise asutuse juht, ministeeriumides oma pädevuse piires ka kantsler.
Tähtaja pikendamisest teatatakse avalduse, märgukirja, pöördumise, kirja või
resolutsiooni autorile enne esialgse tähtaja
saabumist.
128. Riigiasutuste kirjadele vastamise
tähtaegu võib pikendada kahe kuuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate
asjaolude selgitamiseks.
129. Kui asja lahendamine või
avaldusele, märgukirjale või pöördumisele vastamine ei kuulu selle asutuse
pädevusse, kellele see saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele
5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Kui asja
lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema
avaldust, märgukirja või pöördumist kohtule
edastamata.
130. Dokumentide lahendamistähtaegu
arvestatakse tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast
päevast, kui seadustest ei tulene teisiti. Dokument loetakse tähtaegselt
vastatuks, kui vastus on sideasutusele ärasaatmiseks üle antud
tähtpäeval. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi teksti edastamine
faksi või muu sidevahendiga.
131. Vastust või
lahendamist vajavad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla.
Tähtaja saabumisel tehakse meeldetuletus täitjale vastavalt asutuse
asjaajamiskorrale.
132. Asi loetakse lahendatuks, kui
dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud või kui dokumendi saatjale on
vastatud.
133. Kõik avaldused, märgukirjad ja
pöördumised loetakse vormiliselt lahendatuks, kui nende saatjatele on sisuliselt
vastatud ning lahendamisest asjaomastele isikutele või asutustele
teatatud.
134. Andmed asja lahendamise kohta
(täitmismärge) kantakse dokumendiregistrisse vastavalt asutuse
asjaajamiskorrale.
Toimikute loetelu koostamine ja toimikute
moodustamine
135. Dokumentide
süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja
asukoha arvestuse aluseks asutuse asjaajamises on toimikute
loetelu.
136. Asutuse toimikute loetelu koostatakse
asjaajamisteenistuses asutuse struktuuriüksuste poolt esitatud ettepanekute
põhjal. Toimikute loetelu väljatöötamise ja kehtestamise täpne kord nähakse ette
asutuse asjaajamiskorras.
137. Toimikute loetelu
koostatakse igaks aastaks. Loetelu kehtestab iga aasta 1. jaanuarist
ametnik, kes vastavalt seadusele või asutuse põhimäärusele vastutab asutuse
asjaajamise eest.
138. Üks kord kolme aasta jooksul
enne uue asjaajamisaasta algust kooskõlastatakse toimikute loetelu arhiiviga,
kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele
annab.
139. Juhul kui asutuse struktuuri või ülesandeid
muudetakse aasta kestel, viiakse toimikute loetelu kooskõlla asutuse uue
struktuuri ja ülesannetega. Teisest asutusest selle ümberkorraldamisel või
lõpetamisel ülevõetud toimikud, mille pidamine asjaajamises jätkub, kantakse
jooksva aasta toimikute loetelusse. Koos toimikutega tuleb üle anda
ümberkorraldatava või lõpetatava asutuse
dokumendiregister.
140. Toimikute loetelu vormistatakse
vastavalt käesoleva korra lisale 3.
Kui toimikute loetelu kasutatakse
toimikute arhiivi üleandmisel üleandmis-vastuvõtmisaktina või ajutise
säilitustähtajaga toimikute nimistuna, täiendatakse loetelu lahtriga
«Toimikute arv».
141. Toimikute loetelule kirjutab alla
asutuse asjaajamisteenistuse
juhataja.
142. Struktuuriüksuse ja selle allüksuse
tähis(ed) ning toimiku järjekorranumber moodustavad toimiku indeksi.
Struktuuriüksust ja selle allüksust tähistatakse araabia numbrite või
ladina tähtedega vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Indeksi komponendid
võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või muu märgi
abil.
Näide 1:1.2-3, kus 1 on struktuuriüksuse tähis,
2 struktuuriüksuse allüksuse tähis ja 3 struktuuriüksuses peetava
toimiku järjekorranumber.
Näide 2:A2-3, kus A on struktuuriüksuse
tähis, 2 struktuuriüksuse allüksuse tähis ja 3 struktuuriüksuses
peetava toimiku järjekorranumber.
143. Dokumendi
säilitustähtajad määratakse seadusega või seaduse alusel. Ajaloolise väärtusega
dokumentidele võib arhiiv, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele
annab, määrata alatise säilitusaja.
144. Ministeeriumid
töötavad välja oma valitsemisalasse kuuluvate asutuste toimikute
näidisloetelud koos säilitustähtaegadega ja kooskõlastavad need
Riigikantseleiga. Näidisloetelud kinnitatakse ministri
käskkirjaga.
145. Toimikute loetelusse kantakse kõik
asutuses peetavad toimikud, kataloogid, kartoteegid, registreerimisraamatud jm
dokumentide registrid, sh arvutis peetavad registrid ja andmekogud. Arvutis
peetavate registrite ja andmekogude puhul märgitakse, millisel alusel neid
säilitatakse, kas tehakse väljatrükid, samuti märgitakse nende tegemise periood
või tingimused.
146. Toimikute loetelusse ei kanta
riiklikke registreid ja teisi registreid, millel on oma põhimäärus.
Asutuse
sisedokumentide koopiatest moodustatud toimikuid ei kanta toimikute loetelusse,
kui selleks ei ole asutuse paiknemisest või muudest iseärasustest tingitud
vajadust.
147. Toimikute loetelusse kantakse ka
ajutiselt tegutsevate komisjonide, nõukogude ja töörühmade dokumendid vastavalt
asutuse asjaajamiskorrale, samuti asjaajamises jätkatavad eelmise aasta
toimikud.
148. Ühte toimikusse ei panda alatise,
pikaajalise (10–100 aastat) ja lühiajalise (kuni 10 aastat kaasa
arvatud) säilitusajaga dokumente.
149. Dokumente
hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale või kaanele märgitakse
toimiku pealkiri ja indeks toimikute loetelu järgi ning
aastaarv.
150. Toimiku pealkiri peab üldistatud vormis
kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja
sisu.
151. Toimiku pealkirja koostamisel kasutatakse
järgmisi tunnuseid või nende kombinatsioone:
1) dokumendi
liigitunnus;
2) sisutunnus;
3) autoritunnus (dokumendi
väljaandja või kirja
saatja);
4) korrespondenditunnus;
5) geograafiline
tunnus;
6) kronoloogiline
tunnus.
152. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte
toimikusse saabunud või väljasaadetav esmane kiri koos vastuskirja(de)ga.
Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab kajastama vähemalt dokumendiliiki ja
sisu.
Näide:Kirjavahetus õiguskantsleriga õigustloovate aktide kooskõlla
viimiseks põhiseaduse ja seadustega.
153. Toimikusse
paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada
toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise
käik või töö iseloom (näiteks: isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed,
ajutiste komisjonide ja töörühmade
dokumendid jm).
154. Toimikutesse pannakse ainult
lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata
dokumendid (puudub kuupäev, indeks, viisa(d), allkiri) tagastatakse koostajale
lõplikuks vormistamiseks.
155. Toimiku sees
paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus loogilises (näiteks
tähestikulises) järjestuses.
Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et
dokumendid käsitleksid asja terviklikult: igale esmasele kirjale lisatakse
järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument.
Kui asja
lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge,
kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati.
Näide: | Lahendatud telefoni teel (asutuse nimi) osakonnajuhataja hr Karuga. |
(allkiri) | |
Toomas Tamm | |
Üldosakonna juhataja | |
30.01.1996 |
IV. TOIMIKUTE ETTEVALMISTAMINE SÄILITAMISEKS
156. Pärast asjaajamisaasta lõppemist valmistatakse
struktuuriüksuses dokumendid ette järgnevaks säilitamiseks ja kasutamiseks.
Selleks:
1) tehakse dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse
ekspertiis;
2) vormistatakse toimikud;
3) koostatakse toimikute
nimekirjad (üleandenimistud) või täidetakse toimikute loetelu lahter «Toimikute
arv»;
4) antakse toimikud üle asutuse
arhiivi.
157. Dokumentide teadusliku ja praktilise
väärtuse ekspertiis seisneb asjaajamisaasta jooksul moodustunud toimiku väärtuse
hindamises. Ekspertiisi tulemusena otsustatakse, kas toimikute loetelu järgi
toimikule antud pealkiri avab piisavalt tema sisu ja kas säilitustähtaeg on
määratud õigesti. Vajaduse korral täpsustatakse pealkirja või muudetakse
säilitustähtaega. Ühtlasi eemaldatakse toimikust sinna sattunud
dokumendimustandid ja koopiaeksemplarid.
Kui toimikus on ühest dokumendist
nii faksiga tulnud eksemplar kui ka postiga tulnud originaal, säilitatakse
mõlemad juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne
originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on
enne menetletud, säilitatakse ainult
originaal.
158. Dokumentide väärtuse ekspertiisi
korraldus asutuses nähakse ette asutuse asjaajamiskorras. Vajaduse korral
moodustatakse ekspertiisikomisjon.
159. Alatisele ja
pikaajalisele säilitamisele jäetavad toimikud
vormistatakse arhiivitehniliselt järgmiselt:
1) dokumendid võetakse
registraatorist või kiirköitjast välja;
2) dokumendid
süstematiseeritakse;
3) eemaldatakse
metallkinnitid;
4) dokumendid paigutatakse arhiivikaante vahele,
mappidesse või arhiivikarpidesse, s.o moodustatakse säilik;
5) säiliku
lehed nummerdatakse;
6) koostatakse säiliku lehtede arvu tõestav
kirje;
7) vormistatakse säiliku
kaas.
160. Dokumendid peavad olema kinnitatud nii, et
nad ei saaks säilikust välja kukkuda. Dokumentide kinnitamisviis ei tohi nende
kasutamisel põhjustada dokumentide füüsilist
kahjustamist.
161. Säiliku piires järjestatakse
dokumendid kronoloogiliselt või muu formaalse tunnuse
alusel.
162. Säiliku lehtede numbrid pannakse lehtede
paremale ülemisele nurgale grafiitpliiatsi või numeraatoriga.
Suureformaadilised dokumendid (A3) nummerdatakse avatult. Toimikus olevate
lehtede arv märgitakse tõestavas kirjes.
Näide: Toimikus on
25 (kakskümmend viis) nummerdatud
lehte
jrk nr-ga 1—25.
Tõestavale
kirjele kirjutab alla säiliku korrastaja, lisades
kuupäeva.
163. Säiliku kaanele kantakse järgmised
andmed:
1) asutuse nimi;
2) struktuuriüksuse
nimi;
3) indeks toimikute loetelu järgi;
4) säiliku
pealkiri;
5) säiliku alustamise ja lõpetamise kuupäevad
(piirdaatumid);
6) säilitustähtaeg;
7) lehtede
arv;
8) leidandmed nimistu järgi.
164. Asutuse
või struktuuriüksuse nimi on seaduses või põhimääruses sätestatud nimi. Kui
asutuse nimi on aasta kestel muutunud, kantakse säiliku kaanele mõlemad
nimed.
165. Säiliku piirdaatumiteks on esimese ja
viimase dokumendi kuupäev. Saabunud kirja kuupäevaks loetakse selle asutusse
saabumise, st registreerimistemplil olev kuupäev. Aastaplaanide ja aruannete
puhul toimiku piirdaatumeid ei märgita, vaid näidatakse pealkirjas
aasta.
Näide: 1996. aasta
eelarve.
166. Säilitamiseks ettevalmistatud säilikud
annab struktuuriüksus toimikute loetelu või nimekirja alusel üle asutuse
arhiivi.
167. Asutuse asjaajamiskorras võib ette näha
arhiivitehniliste tööde tegemise asutuse
arhiivis.
168. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga
säilikud antakse asutuse arhiivi hiljemalt kaks aastat pärast toimikute
lõpetamist asjaajamises. Lühiajalise säilitusväärtusega dokumente säilitatakse
vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
169. Alatise ja
pikaajalise säilitusajaga säilikud süstematiseeritakse asutuse arhiivis ja
kantakse nimistusse.
Nimistu on säilikute pealkirjade süstematiseeritud
loetelu koos säiliku järjekorranumbri, lehtede arvu ja
piirdaatumitega.
Nimistu vormistatakse vastavalt käesolevate aluste
lisale 4.
Nimistu alusel märgitakse toimiku kaanele nimistu number ja
säiliku number (leidandmed).
170. Toimikute loeteluga
kehtestatud skeem on säilikute süstematiseerimise aluseks. Vajaduse korral
on lubatud süstematiseerimise skeemi muuta kooskõlastatult arhiiviga, kuhu
asutus oma dokumente alatisele säilitamisele
annab.
171. Nimistul on eessõna, kus märgitakse asutuse
alluvus, struktuur, alluvuse ja struktuuri muudatused ning selgitatakse nimistu
ülesehituse põhimõtteid ja iseloomustatakse dokumentide koosseisu. Eessõna
täiendatakse perioodiliselt.
172. Nimistu
kooskõlastatakse vastava arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alatisele
säilitamisele annab, hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist
asjaajamises. Nimistu kinnitab asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest
vastutav ametnik.
V. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE, KASUTAMINE JA
HÄVITAMINE
173. Asutus peab tagama dokumendiplankide
hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise
üle.
174. Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse
lukustatavates kappides või riiulitel ruumis, kus on välditud kõrvaliste isikute
juurdepääs dokumentidele.
175. Asutuse arhiivis peavad
olema dokumentide säilitamiseks vajalikud tingimused ja säilikute
arvestusdokumentatsioon.
176. Asutuse dokumentide
avalikustamise ja kasutamise piirangud seatakse asutuse asjaajamiskorras
vastavalt seadusele.
177. Ametnikel on õigus oma
teenistusülesannete täitmiseks laenutada asutuse arhiivist toimikuid või
dokumente. Laenutamine registreeritakse.
178. Teistele
asutustele või juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid
või dokumente asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava
ametniku loal.
179. Laenutamine vormistatakse aktiga,
kuhu märgitakse:
1) asutus või isik, kellele dokumente
laenutatakse;
2) laenutamise eesmärk;
3) toimiku või dokumendi
identifitseerimiseks vajalikud andmed (asjaajamises oleva toimiku indeks,
toimiku või dokumendi pealkiri ja aasta, arhiivis –
leidandmed);
4) tagastamise tähtaeg.
Aktis fikseeritakse laenutaja
kohustus välistada dokumentide sattumine kolmandate isikute kätte ja
dokumentides sisalduva informatsiooni avaldamine ilma asutuse loata. Akt
koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad
osapooled.
180. Kohtu, juurdlus- ja eeluurimisasutuste
nõudmisel toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nende
tõestatud koopiad. Dokumentide väljaandmise kohta vormistatakse akt vastavalt
käesoleva korra punktile 179. Originaaldokumendi tagastamisel pannakse see
tagasi toimikusse oma kohale.
181. Asutus väljastab
asutuse arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt isikute päringutele
teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid. Teatisele kirjutavad alla asutuse
juht või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik ja arhivaar ning see
tõestatakse asutuse pitseriga.
182. Dokumente, mille
säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada. Enne hävitamist tehakse
dokumentidele veel kord väärtuse
ekspertiis.
183. Dokumentide hävitamine toimub akti
alusel. Akti märgitakse:
1) hävitatavate toimikute
aastaarvud;
2) toimikute pealkirjad (üheliigiliste toimikute gruppidena
või toimikute kaupa);
3) toimikute arv;
4) vajaduse korral
selgitused.
Aktile kirjutavad alla selle struktuuriüksuse juht, mille
toimikuid hävitatakse, ja asutuse arhiivi korrasoleku eest vastutav ametnik
(arhivaar). Akti kooskõlastab arhiiv, kuhu asutus oma dokumente alatisele
säilitamisele annab, ja kinnitab asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest
vastutav ametnik.
VI. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
184. Enne ameti- või abiteenistuskohalt vabastamist,
teenistuskoha muutumisel, samuti enne puhkusele minekut on ametnik kohustatud
asjaajamise üle andma teda asendama määratud ametnikule asutuse juhi poolt
selleks määratud tähtaja jooksul.
185. Asjaajamise
üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga vastavalt
asutuse asjaajamiskorrale.
186. Asjaajamise
üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama:
1) üleandja lahendamisel
olevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu;
2) pooleliolevate
õigusaktide eelnõude loetelu;
3) kooskõlastamisel olevate dokumentide
loetelu;
4) ametniku pooleliolevate tööde ja vastavate dokumentide
loetelu;
5) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide
loetelu;
6) ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide ning
toimikute loetelu vastavalt asutuses kinnitatud toimikute
loetelule.
Alapunktides 15 nimetatud dokumentide loetelud märgitakse
üleandmis-vastuvõtmisakti juhul, kui vastavate toimingute tähtaeg langeb
ametniku äraoleku ajale.
187. Asutuse või asutuse
struktuuriüksuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt
sisaldama peale käesoleva korra punktis 186 nimetatud andmete asutuse või
struktuuriüksuse kohta tervikuna järgmisi andmeid:
1) asutuse
koosseisunimestik ja asutuses, allasutustes või struktuuriüksuses teenistuses
olevate isikute arv;
2) riigiasutuse eelarvevahendite seis (asutuse juhi
ametist lahkumise korral);
3) asutuse või struktuuriüksuse pitsatite
arv, liigid ja asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava ametniku
kohta;
4) asutuse juhi ametist lahkumise korral viimase tema poolt
allakirjutatud õigusakti ja kirja registreerimisindeks
(number);
5) muud olulised andmed asutuse asjaajamise kohta.
Asutuse
juhi vahetumise korral koostatav üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama
koondandmeid asutuse arhiivi kohta.
188. Asjaajamise
üleandmise korra ministrite vahetumisel sätestab Vabariigi Valitsuse
reglement.
189. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt
vormistatakse vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele. Akti märgitakse ka
selle allakirjutamise koht, allakirjutamise kuupäev ja akti allakirjutamise
juures viibiv(ad) ametnik(ud).
190. Asjaajamise
üleandmis-vastuvõtmisakt võidakse vormistada koos vara üleandmise aktiga
vastavalt riigivaraseaduse
paragrahvile 12.
191. Asjaajamise
üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse kahes eksemplaris ja sellele
kirjutatavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures
viibiv(ad) ametnik(ud). Akti kinnitab kõrgemalseisev ametnik. Asutuse juhi
vahetumise korral koostatav akt vormistatakse kolmes eksemplaris ja selle
kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akti üks eksemplar jääb kinnitajale, teine
asutusele ja kolmas asjaajamise
üleandjale.
192. Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti
sisuga nõus, siis esitab ta enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamuse, mis
lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti
märge.
193. Kui lahkuv ametnik keeldub asjaajamise
üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine
ühepoolselt asutuse juhi või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul.
Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.
Lisa 1 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde |
Rekvisiitide asukoht üldplangil. Näidisvorming
Sulgudes olevad numbrid tähistavad rekvisiitide järjekorranumbreid loetelu
järgi.
Ühe ja sama rekvisiidinumbri kordamine mitmes eri kohas näitab nende
võimalikke asukohti olenevalt teiste rekvisiitide olemasolust.
* Märgitud
rekvisiidid võivad sellel infoväljal paikneda kas tsentreeritult (rekvisiidi iga
rida algab ja lõpeb võrdsel kaugusel vasakust ja paremast veerisest)
või veermiselt (rekvisiidi iga rida algab vasemast veerisest).
Lisa 2 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde |
Rekvisiitide asukoht kirjaplangil. Näidisvorming
Sulgudes olevad numbrid tähistavad rekvisiitide järjekorranumbreid loetelu
järgi.
Ühe ja sama rekvisiidinumbri kordamine mitmes eri kohas näitab nende
võimalikke asukohti olenevalt teiste rekvisiitide olemasolust.
* Märgitud
rekvisiidid võivad sellel infoväljal paikneda kas tsentreeritult (rekvisiidi iga
rida algab ja lõpeb võrdsel kaugusel vasakust ja paremast veerisest)
või veermiselt (rekvisiidi iga rida algab vasemast veerisest).
Lisa 3 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde (Asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava ametniku kinnitusmärge) |
(Asutuse nimi)
199 . aasta toimikute loetelu
Toimiku |
Struktuuriüksus ja allüksus või |
Säilitus- |
Märkused |
|
|
|
|
(Asjaajamisteenistuse juhi allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus) |
|
(Arhiivi, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele üle annab, kooskõlastusmärge) |
Toimikute loetelu vorm
Lisa 4 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde (Asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava ametniku kinnitusmärge) |
(Asutuse nimi)
(Nimistu number)
Säiliku |
Indeks |
Säiliku pealkiri |
Piirdaatumid |
Lehtede |
Märkused |
|
|
|
|
|
|
Nimistu . . . . . . . aastajaotisesse on kantud . . . . . . . toimikut järjekorranumbritega . . . . . . . . . .
(Asjaajamisteenistuse juhi |
(Arhivaari (koostaja) allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus) |
(Arhiivi, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele üle annab, kooskõlastusmärge) |
Arhiivinimistu
vorm
|
|
|
|
|
|
|
|
|