Meremeeste registri asutamise, pidamise ja likvideerimise kord
Vastu võetud 10.01.2003 nr 1
Määrus kehtestatakse «Meresõiduohutuse seaduse» (RT I 2002, 1, 1; 61, 375; 63, 387) § 29 lõike 2 alusel ja kooskõlas «Andmekogude seaduse» (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77; 2002, 61, 375; 63, 387) § 39 lõikega 2 ning «Meremeeste väljaõppe, diplomeerimise ja vahiteenistuse aluste rahvusvahelise konventsiooniga, 1978» (RT II 1995, 28, 126).
1. peatükk MEREMEESTE REGISTRI ASUTAMINE
§ 1. Registri asutamine ja registri ametlik nimi
(1) Käesoleva määrusega asutatakse riigiasutuse andmekogu ametliku nimetusega «Meremeeste register» (edaspidi register).
(2) Registri nimi inglise keeles: «Estonian Seafarers Register».
§ 2. Registri pidamise eesmärk
Registri pidamise eesmärk on meremehe kvalifikatsiooni tõendavate dokumentide ja tervisetõendi andmete ning munsterdamise ja muude meremehe kohta käivate andmete registreerimine ja töötlemine ning nende andmete üle arvestuse pidamine.
§ 3. Reguleerimisala
Käesoleva määrusega reguleeritakse registrisse kantavate andmete koosseis ja sätestatakse registrisse andmete kandmise, muutmise ja registrist andmete väljastamise ning registri üle järelevalve teostamise kord.
§ 4. Registri vastutav ja volitatud töötleja
Registri vastutavaks ja volitatud töötlejaks on Veeteede Amet.
§ 5. Andmesubjekt
Andmesubjektiks on:
1) Eesti kodanikust meremees;
2) Eestis elamisloa alusel elav välismaalasest või kodakondsuseta isikust meremees.
§ 6. Andmesubjekti isikuandmete töötlemine
Andmesubjekti isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine, väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eeltoodud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist või kasutatavatest vahenditest.
§ 7. Haldusmenetluse seaduse kohaldamine
Käesolevas määruses ettenähtud haldusmenetlusele kohaldatakse «Haldusmenetluse seaduse» (RT I 2001, 58, 354; 2002, 53, 336; 61, 375) sätteid, arvestades käesoleva määruse erisusi.
2. peatükk REGISTRI ÜLESEHITUS JA PIDAMISE KORD
§ 8. Registri ülesehitus
(1) Registri koosseisu kuuluvad:
1) digitaalne registripäevik;
2) digitaalne andmebaas, mis koosneb digitaalsetest registrikaartidest ja aruannetest;
3) alusdokumentide kaustad.
(2) Registrikaardid asetsevad andmebaasis registrisse kantud meremeeste perekonnanimede järgses tähestikulises järjestuses.
(3) Registrit peetakse ühetasandilise digitaalse andmekoguna.
§ 9. Digitaalne registripäevik
(1) Digitaalses registripäevikus registreeritakse esitatud taotlused ja muud registrit puudutavad alusdokumendid. Saabunud dokumentidele pannakse registri registreerimistempli jäljend, millele kirjutatakse registreerimise number ja kuupäev.
(2) Digitaalses registripäevikus on järgmised veerud:
1) kande järjekorranumber ja kuupäev;
2) saabunud kirja number ja kuupäev;
3) kirja või taotluse lühike sisu;
4) kausta number, kuhu kiri või dokument pannakse;
5) lahenduse käik.
(3) Digitaalse registripäeviku kande säilitustähtaeg on 50 aastat.
§ 10. Digitaalne andmebaas ja andmete ristkasutus
(1) Registri digitaalsesse andmebaasi kantakse meremeeste väljaõppe, diplomeerimise ja vahiteenistuse aluste rahvusvahelise konventsiooni kohaselt meremehe kohta järgmised andmed:
1) ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, kodakondsus ning kontaktaadress ja -telefon;
2) andmed eriharidust tõendavate diplomite ja tunnistuste kohta;
3) andmed tööalast ja tasemekoolitust tõendavate diplomite ja tunnistuste kohta;
4) andmed meresõidudiplomi või -kutsetunnistuse ning kinnituslehe ja soodusloa kohta;
5) teenistusraamatu või meresõidutunnistuse andmed;
6) munsterdamise andmed;
7) tervisetõendi andmed.
(2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud andmete registrisse kandmiseks ning registrisse kantud andmete kontrolliks võib kooskõlastatult andmekaitse järelevalveasutusega toimuda lepingu alusel andmete ristkasutus rahvastikuregistriga ja teiste riigi andmekogudega, kui registri volitatud töötlejal on selleks vajalikud tehnoloogilised vahendid.
§ 11. Registrikaart ja aruanne
(1) Registrikaart on ühe meremehe isikuandmetest moodustatud andmekogum.
(2) Registrikaardile kantakse registrikaardi number, meremehe isikuandmed ja teised käesoleva määruse § 10 lõikes 1 sätestatud andmed.
(3) Registrikaardi numbriks on meremehe isikukood.
(4) Aruanne on registrikaartidele kantud andmete valimi alusel moodustatud andmekogum.
§ 12. Alusdokumentide kaustad
(1) Alusdokumentide kausta köidetakse saabumise järjekorras digitaalse andmebaasi kannete aluseks olnud dokumendid.
(2) Alusdokumentide kausta pandud dokumentide lehed nummerdatakse jooksvalt. Kausta pandud dokumentide kohta koostatakse kaustas olevate dokumentide loetelu. Loetelu täiendatakse jooksvalt vastavalt dokumentide lisandumisele kausta.
(3) Alusdokumentide kausta säilitustähtaeg pärast selle lõpetamist (täissaamist) registri dokumendihoidlas on 25 aastat. Pärast selle tähtaja möödumist antakse kaust üle Veeteede Ameti keskarhiivi.
§ 13. Registri pidaja
Registrit peab Veeteede Ameti struktuuriüksus, mille ametniku ametijuhendis on registri pidamine kinnitatud ühe teenistuskohustusena.
§ 14. Registri pidamise keel
(1) Registrit peetakse eesti keeles.
(2) Digitaalses andmebaasis võib paralleelselt eesti keelega kasutada ka inglise keelt.
(3) Dokumendid, mis ei ole eesti keeles, esitatakse registri volitatud töötlejale koos eestikeelse tõlkega.
§ 15. Registrisse kantavate andmete õiguslik režiim
Registrisse kantud andmetel on informatiivne tähendus.
§ 16. Andmete registrisse kandmise aluseks olevad alusdokumendid
Registrisse kantavate andmete alusdokumentideks on järgmised dokumendid:
1) taotlus;
2) meremehe isikut tõendav dokument;
3) meremehe haridust ja tööalase- või tasemekoolituse läbimist tõendavad dokumendid;
4) meresõidudiplom- või kutsetunnistus;
5) kinnitusleht;
6) soodusluba;
7) teenistusraamat või meresõidutunnistus;
8) munsterdamise dokumendid;
9) tervisetõend.
§ 17. Registrile andmete esitajad
Registrile andmete esitajad on meremehed või reederid ning riigi- ja tervishoiuasutused.
§ 18. Andmete registrile esitamise kord
(1) Andmed esitatakse registrile volitatud töötleja kinnitatud vormide ja juhiste kohaselt.
(2) Andmete esitaja saab andmete esitamise vormid volitatud töötlejalt. Andmete registrile digitaalselt esitamisel lepitakse alusdokumendi moodustamise tingimused kokku volitatud töötlejaga.
§ 19. Registri alusdokumentide hoidmine
Registri alusdokumentide väljaviimine registri ruumidest on keelatud, kui seaduses või seaduse alusel antud õigusaktis ei ole sätestatud teisiti.
§ 20. Registri digitaalse andmebaasi hoidmine
Registri digitaalset andmebaasi hoitakse Veeteede Ameti serveril sellele kehtestatud turvanõuete kohaselt.
§ 21. Meremehe isikuandmete säilitamine digitaalses andmebaasis
Meremehe isikuandmete säilitustähtaeg digitaalses andmebaasis on 20 aastat pärast meremehe jõudmist vanaduspensioniikka.
§ 22. Ebaõigete andmete parandamine ja sellest informeerimine
(1) Kui registrile esitatud andmed on ilmselt ebaõiged või registrile esitatud andmed on vastuolus registrile varem esitatud andmetega, teatab volitatud töötleja sellest andmete esitajale.
(2) Andmete esitaja on kohustatud pärast teate saamist esitatud andmete ebaõigsuse kohta tagama tegelikkusele ja õigusaktide nõuetele vastavate andmete esitamise kümne tööpäeva jooksul.
(3) Registris ebaõigete andmete ilmnemise korral sulgeb volitatud töötleja juurdepääsu ebaõigetele andmetele kuni nende parandamiseni. Volitatud töötleja on kohustatud kolme tööpäeva jooksul pärast õigete andmete saamist need registris parandama.
(4) Volitatud töötleja on kohustatud teavitama ebaõigeid andmeid saanuid ja teatama õiged andmed viie tööpäeva jooksul pärast andmete parandamist registris.
3. peatükk JUURDEPÄÄS REGISTRI ANDMETELE
§ 23. Registris olevate andmetega tutvumise õigus
(1) Registris olevate andmetega on õigustutvuda kõigil huvitatud isikutel, välja arvatud juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või need on ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks.
(2) Registris olevate andmetega tutvumisest huvitatus tuleb põhjendada. Huvitatuse põhjendatuse otsustab volitatud töötleja registripidaja kooskõlas «Haldusmenetluse seaduse» § 4 nõuetega.
§ 24. Registri andmetele juurdepääsu korraldamine
(1) Registrist statistiliste väljavõtete saamiseks esitab füüsiline või juriidiline isik registri volitatud töötlejale kirjaliku taotluse, milles on ära näidatud soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve ning isiku nimi või asutuse nimetus, kellele andmed esitada.
(2) Registri volitatud töötleja peab registrist isikuandmete väljastamise üle arvestust elektroonilises arhiivis, kuhu ta kannab registrist väljastatud andmefailid koos väljastamise aja ning andmete saaja kohta käiva infoga. Andmete saamiseks esitatud kirjalikud taotlused registreeritakse digitaalses registripäevikus ja pannakse avalduste-taotluste kausta.
(3) Registrist väljastatakse andmeid elektrooniliselt ja paberkandjal vastavalt andmete taotleja soovile ja tehnilistele võimalustele.
(4) Registrist andmete korrapäraseks elektroonilisel teel saamiseks võivad andmete saaja ja registri volitatud töötleja sõlmida lepingu.
(5) Registri volitatud töötleja poolt registri andmete alusel väljaantud dokumendid ja andmed ei vaja täiendavat tõendamist.
(6) Avalduste-taotluste kausta säilitustähtaeg pärast selle täissaamist registri dokumendihoidlas on viis aastat. Pärast selle tähtaja möödumist kaust hävitatakse.
§ 25. Meremehe õigustutvuda enda kohta käivate isikuandmetega
(1) Meremehel on õigustutvuda enda kohta registris säilitatavate isikuandmetega. Soovi korral väljastatakse isikuandmed paberkandjal.
(2) Meremehe poolt enda kohta käivate isikuandmetega tutvumise või isikuandmete väljastamise eest paberkandjal tasu ei võeta.
§ 26. Turvameetmed registri pidamiseks
(1) Registri töötlemise seadmeid hoitakse lukustatud ruumides, kuhu on sissepääs ametijuhendiga selleks volitatud isikutel.
(2) Volitatud töötleja sisekorraeeskirjadega sätestatakse teenistujate ruumides viibimine ja külaliste vastuvõtmise kord, mis välistab kõrvaliste isikute pääsemise ruumidesse, kus hoitakse andmeid ja seadmeid, millega andmeid töödeldakse.
4. peatükk JÄRELEVALVE, KONTROLL, FINANTSEERIMINE JA LIKVIDEERIMINE
§ 27. Järelevalve ja kontrolli teostamine
(1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostab andmekaitse järelevalveasutus.
(2) Järelevalvet teostaval isikul on õigustutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, registri pidamise dokumentidega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad andmetöötluses kasutatavad seadmed, ja saada teavet andmete andmekogust väljastamise ja kasutamise kohta ning teha ettekirjutusi avastatud puuduste kõrvaldamiseks.
(3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja kohustatud likvideerima järelevalve korras avastatud puudused ettekirjutuses määratud tähtajaks.
§ 28. Finantseerimine
Registri pidamist finantseeritakse riigieelarvest volitatud töötleja eelarverealt.
§ 29. Likvideerimine
Registri likvideerimine toimub seadusega sätestatud korras.
Liina TÕNISSON
Minister
Marika PRISKE
Kantsler
Facebook
Twitter