Teadaanne välislepingu jõustumise kohta

EESTI VABARIIGI (edaspidi abisaajariik) ja ISLANDI VABARIIGI, LIECHTENSTEINI VÜRSTIRIIGI, NORRA KUNINGRIIGI (edaspidi EFTA riigid), edaspidi pooled, vaheline

EUROOPA MAJANDUSPIIRKONNA FINANTSMEHHANISMI RAKENDAMIST AASTATEL 2004–2009 KÄSITLEV VASTASTIKUSE MÕISTMISE MEMORANDUM
Koostatud 2. detsembril 2004. a Brüsselis

Võttes arvesse, et 14. oktoobril 2003 Tšehhi Vabariigi, Eesti Vabariigi, Küprose Vabariigi, Läti Vabariigi, Leedu Vabariigi, Ungari Vabariigi, Malta Vabariigi, Poola Vabariigi, Sloveenia Vabariigi ja Slovaki Vabariigiga sõlmitud Euroopa Majanduspiirkonna lepingut (edaspidi Euroopa Majanduspiirkonna laienemisleping) kohaldatakse alates 1. maist 2004;

võttes arvesse, et Euroopa Majanduspiirkonna lepingu protokolliga 38a, mis on koos Euroopa Majanduspiirkonna laienemislepinguga Euroopa Majanduspiirkonna lepingu lahutamatu osa, luuakse finantsmehhanism, mille vahendusel EFTA riigid aitavad kaasa majandusliku ja sotsiaalse ebavõrdsuse vähendamisele Euroopa Majanduspiirkonnas (edaspidi Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanism);

võttes arvesse, et EFTA riikide alalise komitee 3. juuni 2004. aasta otsusega nr 4/2004/SC on EFTA riigid asutanud finantsmehhanismi komitee, kes juhib Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamist (2004–2009);

võttes arvesse, et Euroopa Majanduspiirkonna laienemisleping ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanism tugevdavad riikide rahvaste huvides EFTA riikide ja Eesti Vabariigi suhteid;

võttes arvesse, et EFTA riikide ja Eesti Vabariigi senisest tihedam koostöö aitab kaasa stabiilse, rahumeelse ja jõuka, headel valitsemistavadel, demokraatlikel institutsioonidel, õigusriigi põhimõtetel, inimõiguste austamisel ja jätkusuutlikul arengul põhineva Euroopa loomisele;

võttes arvesse, et pooled lepivad kokku Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi tõhusaks rakendamiseks vajaliku koostööraamistiku loomises,

on otsustanud sõlmida järgmise vastastikuse mõistmise memorandumi (edaspidi memorandum).

Artikkel 1 (Eesmärgid)

Protokolli 38a artikli 1 kohaselt on EFTA riigid loonud Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi, et aidata kaasa majandusliku ja sotsiaalse ebavõrdsuse vähendamisele Euroopa Majanduspiirkonnas. Sellest tulenevalt valivad memorandumi pooled rahastamiseks projekte, mis aitavad kaasa nimetatud eesmärgi saavutamisele.

Artikkel 2 (Õiguslik alus)

Eesti Vabariigi ja EFTA riikide memorandumit kohaldatakse koos järgmiste dokumentidega, mis moodustavad Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamise õigusliku aluse:
• Euroopa Majanduspiirkonna lepingu protokoll 38a (edaspidi protokoll 38a), millega moodustatakse Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanism;
• Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamise tingimused ja kord (edaspidi tingimused ja kord) ning selle muudatused. EFTA riigid kehtestavad tingimused ja korra protokolli 38a artikli 8 kohaselt;
• finantsmehhanismi komitee ja abisaaja riigi vahel iga projekti kohta sõlmitavad toetuslepingud.

Artikkel 3 (Finantssätted)

1. Protokolli 38a artikli 2 kohaselt eraldavad EFTA riigid iga-aastaste 120 miljoni euro suuruste maksetena ajavahemikus 1. maist 2004 kuni 30. aprillini 2009 (kaasa arvatud) Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismile 600 miljonit eurot.

2. Protokolli 38a artikli 5 kohaselt eraldatakse Eesti Vabariigile lõikes 1 nimetatud ajavahemikus kokku 10 080 000 eurot.

3. Protokolli 38a artikli 8 kohaselt kaetakse Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi juhtimiskulutused eespool nimetatud summade arvelt. Valdkonda reguleerivad lisasätted on kehtestatud tingimustes ja korras.

4. Protokolli 38a artikli 6 kohaselt tehakse 2006. aasta novembris ja uuesti 2008. aasta novembris revisjon, et seni kasutamata summad ümber jaotada muu abisaajariigi esmatähtsatele projektidele.

Artikkel 4 (Ülesanded ja kohustused)

1. EFTA riigid eraldavad vajalikud toetussummad Eesti Vabariigi esitatud abikõlblikele projektidele, mida rakendatakse memorandumi artiklis 6 loetletud finantsmehhanismi raames toetatavates eelisvaldkondades.

2. Abisaaja riik tagab Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi raames toetatavate projektide täieliku kaasfinantseerimise.

3. Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi juhib Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi komitee, kes teeb finantsabi andmise otsuseid.

4. Komiteed abistab Finantsmehhanismi Kantselei (edaspidi FMK). FMK vastutab Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi igapäevase korraldamise eest ja tegutseb kontaktasutusena.

5. Eesti Vabariik on volitanud Rahandusministeeriumi tegutsema riikliku kontaktasutusena. Riiklik kontaktasutus vastutab täielikult Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamise juhtimise eest Eesti Vabariigis, kaasa arvatud finantskontroll ja audit, ning tegutseb kontaktasutusena. Selle juhtimisstruktuur on esitatud lisas A.

6. Tingimusi ja korda järgides vastutab Rahandusministeerium projektide kindlaksmääramise, planeerimise, rakendamise ja nende üle järelevalve teostamise eest ning Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rahaliste vahendite kasutamise eest ning annab selle kohta aru FMK-le. Õigusrikkumistest teavitatakse FMK-d viivitamata. Riigikontroll korraldab sõltumatut kontrollitegevust.

7. Üldjuhul korraldatakse projektitaotluste vastuvõtuks avatud konkurss.

8. Rahandusministeerium tagab, et projektide teostajad täidavad oma kohustusi ning et on olemas vahendid projektide edukaks rakendamiseks.

Artikkel 5 (Aastakoosolekud ja aruandlus)

1. Pooled on Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi eduka rakendamise tagamiseks kokku leppinud pidada aastakoosolekuid, kus osalevad Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi komitee ja riiklik kontaktasutus. Riiklik kontaktasutus esitab koosolekule aastaaruande, milles käsitletakse muu hulgas:
• Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi üldise eesmärgi saavutamiseks tehtud edusamme;
• projektide määratlemise edusamme abisaajariigis;
• ülevaadet projektide rakendamisest kehtestatud kriteeriumide alusel;
• kohustuste täitmise ja väljamaksete tegemise hetkeseisu;
• järgmise aasta sekkumisvaldkondi ja meetmeid.

2. Rahandusministeerium korraldab nimetatud koosolekuid koostöös FMK-ga. Koosolekutele võib vaatlejana kutsuda Euroopa Ühenduste Komisjoni esindajaid.

3. Koosolekut protokollib Rahandusministeerium.

4. Esimene koosolek peetakse memorandumi jõustumisest arvates hiljemalt ühe aasta pärast.

Artikkel 6 (Eelisvaldkonnad)

1. Protokolli 38a artikli 3 kohaselt toetatakse järgmistes eelisvaldkondades rakendatavaid projekte:
a) keskkonnakaitse, kaasa arvatud inimkeskkond, muu hulgas saaste vähendamise ja taastuvenergia edendamise teel;
b) säästva arengu edendamine ressursside parema kasutamise ja juhtimise teel;
c) Euroopa kultuuripärandi kaitse, kaasa arvatud ühistransport, ning linnakeskkonna uuendamine;
d) inimressursi arendamine, muu hulgas edendades haridust ja koolitust, tugevdades kohalike omavalitsuste ja nende asutuste administratiivset ja avaliku teenistuse suutlikkust ning seda toetavaid demokraatlikke protsesse;
e) tervishoid ja lastehooldus.

2. Akadeemiline teadustegevus võib olla abikõlblik, kui see on suunatud ühele või mitmele eelisvaldkonnale.

Artikkel 7 (Programmeerimise raamkava)

1. Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rahaliste vahendite tõhusaks kasutamiseks ning piiramata artikli 6 kohaldamist, pööratakse eritähelepanu memorandumi lisas B esitatud programmeerimise raamkavas käsitletud sekkumisvaldkondadele.

2. Lisa B vaadatakse läbi artiklis 5 nimetatud aastakoosolekutel.

Artikkel 8 (Toetuse erivormid)

1. Arvestades artiklis 6 loetletud eelisvaldkondi ning vajadust pöörata eritähelepanu artiklis 7 nimetatud programmeerimise raamkavas käsitletud sekkumisvaldkondadele, on pooled kokku leppinud moodustada artiklis 3 ettenähtud üldsumma piires toetuse erivormid, mis on loetletud lisas C.

2. Pooled sõlmivad abiandmise lepingu, milles sätestatakse toetuste maksmise tingimused ja kord.

3. Lisa C vaadatakse läbi artiklis 5 nimetatud aastakoosolekutel.

Artikkel 9 (Kontroll ja teabe kättesaadavus)

Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi komiteel, EFTA Audiitorite Kogul ja nende esindajatel on õigus korraldada tehnilisi või finantsmissioone või revisjone, mida peetakse vajalikuks, et kontrollida projektide planeerimist, rakendamist ja nende üle järelevalve korraldamist ning rahaliste vahendite kasutamist. Eesti Vabariik annab vajalikku abi, teavet ja dokumentatsiooni.

Artikkel 10 (Koordineerimine)

Eesti Vabariik ja FMK koordineerivad Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi ja Norra finantsmehhanismi kasutamist. Kõik esitatud projektid peavad järgima Eesti Vabariigi prioriteete ja Euroopa Liidu asjakohaseid kokkuleppeid.

Artikkel 11 (Juhtimispõhimõtted)

1. Memorandumi kõigi aspektide kohaldamist reguleeritakse Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamise tingimuste ja korraga ning selle muudatustega.

2. Pooled on kokku leppinud järgida Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamisel rangeimaid läbipaistvuse tagamise ja aruandekohustuse täitmise nõudeid, rakendada häid juhtimistavasid ning säästva arengu ja soolise võrdõiguslikkuse põhimõtteid.

Artikkel 12 (Jõustumine)

Eesti Vabariik teavitab teisi pooli diplomaatiliste kanalite vahendusel memorandumi jõustumiseks vajalike riigisiseste toimingute tegemisest. Memorandum jõustub sellekohase teate saamisele järgneval päeval.

Allkirjastatakse neli vastastikuse mõistmise memorandumi ingliskeelset originaali.

Koostatud 2. detsembril 2004 Brüsselis.

EUROOPA MAJANDUSPIIRKONNA FINANTSMEHHANISMI RAKENDAMISE JUHTIMINE EESTIS

Lisas A käsitletakse Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamise juhtimist Eestis. Ülevaates on kirjeldatud riiklikku kontaktasutust (RKA) ja vahendusasutust ning projektide valikut ja maksete tegemist.

I. FINANTSMEHHANISMI RAKENDAMISEGA SEOTUD ASUTUSED

A. Riiklik kontaktasutus

Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi riiklik kontaktasutus (RKA) on Rahandusministeerium. Riiklik kontaktasutus vastutab täielikult Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamise juhtimise eest Eestis tingimuste ja korra kohaselt, kaasa arvatud rahaliste vahendite kasutamise, finantskontrolli ja auditeerimise eest.

Riikliku kontaktasutuse ülesanded jagunevad ministeeriumi osakondade vahel järgmiselt:
• planeerimise eest vastutab riigieelarve osakond;
• välisfinantseerimise osakond on koorineerivaks, rakendavaks ning järelevalveüksuseks ning finantsmehhanismi kantselei (FMK) kontaktpartneriks;
• Euroopa Liidu maksete osakond ja riigikassa osakond vastutavad maksete eest;
• finantskontrolli osakond vastutab finantskontrolli ja auditi eest.

Riigieelarve osakonna peamised planeerimisega seotud kohustused on muu hulgas:
• korraldada Euroopa Majanduspiirkonnale edastatavate taotluste leidmiseks konkursse ning koguda, määratleda ja valida taotlusi;
• määrata ja kokku leppida Eesti prioriteedid;
• koostada programmeerimise raamkava;
• vajaduse korral vaadata programmeerimise raamkava üle ja seda muuta.

Välisfinantseerimise osakonna peamised koordineerimisest ja rakendamisest tulenevad kohustused on muu hulgas:
• sõlmida finantsmehhanismi komiteega heakskiidetud taotluste kohta toetuslepinguid ning sõlmida lepinguid projekti teostajaga;
• tagada projektide, programmide ning toetuse erivormide rakendamine ja järelevalve;
• esitada Finantsmehhanismi Kantseleile (FMK) korrapäraselt aruandeid Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi raames rahastatavate projektide rakendamise kohta;
• tagada täieliku ja piisava auditi jälje olemasolu kõigis osalevates asutustes;
• tagada rahalisi vahendeid käsitleva teabe kättesaadavus ja avalikustamine;
• tagada projektide teostajate kohustuste täitmine ning edukate projektide, programmide ja toetuse erivormide rakendamiseks vajalike vahendite olemasolu;
• säilitada kõik dokumendid Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi vahendusel teostatud projektide kohta.

Finantskontrolli osakonna peamised finantskontrolli ja auditiga seotud kohustused on muu hulgas:
• korraldada projektide haldamisel kohaldatavate juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimine ning projektide valikuline Riigikontrollist sõltumatu auditeerimine;
• esitada FMK-le üks kord aastas auditi aastaplaan; plaanis kirjeldatakse abi auditeerimist ning selle koostamisel lähtutakse strateegilisest plaanist ning riskihindamise tulemustest. Auditi aastaplaan annab esialgse ülevaate auditeeritavatest valdkondadest või objektidest;
• koostada eelneva perioodi auditite tulemustel, esmajoones õigusrikkumiste kohta koostatud kontrolliaruannetel põhinev aruanne ja esitada see FMK-le;
• viivitamata teavitada FMK-d tuvastatud ja kahtlustatavatest pettustest ja õigusrikkumisest ning meetmetest, mida pädevad ametkonnad on nende kõrvaldamiseks võtnud.

Euroopa Liidu maksete ja Riigikassa osakond täidavad ühiselt makseasutuse ülesandeid. Nende peamised maksetega seotud kohustused on muu hulgas:
• võtta programmi vahendusasutustelt, toetusskeemide ja stardikapitali* vahendusasutustelt ning vajaduse korral lõpp-kasusaajatelt vastu toetuste väljamaksetaotlusi;
• kontrollida maksetaotluste ning esitatud dokumentide autentsust ja nõuetekohasust;
• kontrollida projektidele eraldatud kaasfinantseerimissummasid;
• esitada FMK-le väljamaksetaotlusi. Lisada kõigile maksetaotlustele väljamakse tegemise eelduseks seatud nõuete täitmist tõendavad dokumendid;
• võtta FMK-lt (määratud väljamakseasutus) vastu rahalisi vahendeid;
• vajaduse korral tagada projektide eelfinantseerimine riigieelarvest;
• säilitada vajalik dokumentatsioon ja tagada maksete kohta auditi jälje olemasolu;
• pidada Norra finantsmehhanismiga seotud rikkumiste registrit;
• tagastada alusetult väljamakstud summad FMK-le;
• tagada väljamakseasutuse maksete tarvis eraldi pangakonto;
• kasutada nimetatud pangakontot ning teha tehinguid elektroonilise maksesüsteemi kaudu;
• registreerida ja kirjendada raamatupidamises kõik rahalised tehingud.
* Seed money.

B. Juhtkomisjon

Juhtkomisjon nõustab RKA-d taotluste määratlemise, arendamise, valimise ja haldamise küsimustes.

Juhtkomisjoni liikmed nimetab Rahandusministeerium. Ministeeriumide ja muude valitsusasutuste esindajate nimetamisel võetakse aluseks asjakohaste ministeeriumide ettepanekud.

Juhtkomisjoni koosseisu kuuluvad järgmiste asutuste esindajad:
• riiklik kontaktasutus;
• asjaomased ministeeriumid või muud valitsusasutused;
• sotsiaal- ja majanduspartnerid;
• regionaalsed ja kohalikud omavalitsused;
• MTÜ-d.

Juhtkomisjon täidab muu hulgas järgmisi ülesandeid:
• avaldab arvamust projektide valiku kohta ning annab soovitusi riiklikule kontaktasutusele;
• korraldab järelevalvet tingimuste ja korra järgimise üle;
• kontrollib tegevuse üldist arengut ja finantsaruandeid;
• kinnitab riikliku kontaktasutuse koostatud iga-aastase järelevalvearuande.

RKA võib projektide rahastamise taotluste nõuetekohaseks hindamiseks moodustada juhtkomisjone ja töörühmi ning kasutada ekspertide või muude institutsioonide teenuseid.

Juhtkomisjoni koosolekutele kutsutakse vaatlejana osalema FMK ning vajaduse korral ka muude asutuste ja organisatsioonide esindajaid.

C. Vahendusasutused

RKA võib FMK-ga sõlmitud kokkuleppe alusel delegeerida osa projektide ettevalmistamise ning rakendamisega seotud ülesannetest rakendusasutustele (asjaomased ministeeriumid, regionaalsed valitsusasutused, asjaomased avaliku halduse ja muud asutused). Nende ülesanded ja kohustused sätestatakse üksikasjalikult õigusaktides ning vahendusasutuse ja Rahandusministeeriumi lepingus või vastastikuse mõistmise memorandumis.

II. PROJEKTIDE RAKENDAMINE

A. Üksikprojektid

Üksikprojekti rakendajaks on projekti teostaja; asjakohaseid ülesandeid võib täita ministeerium või muu juriidiline isik, kes on tihedalt seotud valdkonna või projekti rakendamiskohaks oleva geograafilise piirkonnaga.

Kui üksikprojekti esitajaks on ministeerium, käsitatakse teostajana ministeeriumi.

Valiku tegemine

Üksikprojekti teostaja saadab projektitaotluse riiklikule kontaktasutusele (projekti teostaja võib eelnevalt esitada projekti lühikokkuvõtte RKA kaudu FMK-le. Sellisel juhul teeb FMK eelhindamise ja annab abisaajariigile juhiseid). RKA edastab heakskiidetud projekti koos põhjendatud arvamusega FMK-le. FMK korraldab projekti hindamise ning konsulteerib Euroopa Komisjoniga. FMK esitab otsustamise hõlbustamiseks soovituse koos põhjendustega finantsmehhanismi komiteele, kes teeb lõpliku otsuse projekti rahastamise või tagasilükkamise kohta. Taotluse rahuldamise korral saadab finantsmehhanismi komitee RKA-le toetuse andmise kirja. Seejärel allkirjastatakse finantsmehhanismi komitee ja abisaajariiki esindava RKA vaheline toetuse andmise leping. RKA korraldab toetuse andmise lepingu allkirjastamise projekti teostaja poolt.

Väljamaksete tegemine

Väljamaksed tehakse elektrooniliselt Riigikassa arvelt (EL maksete osakonna järelevalve all). Väljamakseid tehakse vahendusasutuste või projekti teostajate väljamaksetaotluste ja arvete alusel. Projektide eelfinantseerimiseks kasutatakse riigireservi; pärast Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rahaliste vahendite laekumist tagastatakse riigieelarvest laenatud vahendid riigieelarvesse.

B. Programmid (Projektide rühmad)

Programmi rakendajaks on programmi vahendusasutus; asjakohaseid ülesandeid võib täita ministeerium või muu juriidiline isik, kes on tihedalt seotud valdkonna või projekti rakendamiskohaks oleva geograafilise piirkonnaga.

Valiku tegemine

Programmi vahendusasutus koostab koos oma partneritega taotluse, mis sisaldab infot programmi halduskorralduse kohta, kaasa arvatud valikutegemise kriteeriumid ja kord, ning esitab selle RKA-le. (Nagu üksikprojektide puhul võib ka programmi vahendusasutus esitada programmi lühiülevaate konsultatsiooni ja juhiste saamiseks RKA kaudu FMK-le). RKA koostab programmi kohta arvamuse ja edastab selle FMK-le. FMK korraldab programmi hindamise ja selle rakendamise korraldamise ning esitab omapoolse soovituse koos põhjendustega finantsmehhanismi komiteele, kes teeb lõpliku otsuse programmi rahastamise või tagasilükkamise kohta. Taotluse rahuldamise korral saadab finantsmehhanismi komitee RKA-le toetuse määramise kirja. Seejärel allkirjastatakse finantsmehhanismi komitee ja abisaajariiki esindava RKA vaheline toetuse määramise leping. RKA korraldab lepingu allakirjutamise programmi vahendusasutuse poolt. Programmi vahendusasutus annab hinnangu programmi osadeks olevatele projektidele ning annab soovituse programmi raames loodava partnerluse kohta. Programmi vahendusasutus ja partnerid kinnitavad programmi osadeks olevad projektid.

Väljamaksete tegemine

Väljamaksed tehakse elektrooniliselt Riigikassa arvelt. Kuna nimetatud konto kasutamise järele valvab EL maksete osakond, peavad EL maksete osakond ja Riigikassa osakond kõik väljamaksed elektrooniliselt kinnitama. Väljamakseid tehakse vahendusasutuste või programmi vahendusasutuste väljamaksetaotluste alusel (millele on lisatud arved). Projektide eelfinantseerimiseks kasutatakse riigireservi; pärast Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rahaliste vahendite laekumist tagastatakse riigieelarvest laenatud vahendid riigieelarvesse.

C. Toetusskeemid

Toetusskeeme rakendatakse toetusskeemi vahendusasutuse kaudu; asjakohaseid ülesandeid võib täita sõltumatu juriidiline isik, kes on tihedalt seotud valdkonna või projekti rakendamiskohaks oleva geograafilise piirkonnaga. Toetuskeemi rakendamiseks sõlmib asjakohane ministeerium toetusskeemi vahendusasutusega halduslepingu, delegeerides viimasele oma ülesannete täitmise. Halduslepingu jõustumiseks peab selle sisu eelnevalt heaks kiitma RKA.

Valiku tegemine

Toetusskeemi vahendusasutus esitab toetusskeemi taotluse koos rakendamise korra ja valikukriteeriumidega RKA-le. (Nagu üksikprojektidegi puhul võib toetusskeemi vahendusasutus esitada toetusskeemi lühiülevaate konsultatsiooni ja juhiste saamiseks RKA kaudu FMK-le). RKA koostab heakskiidetud taotluse kohta arvamuse ja edastab selle FMK-le. FMK korraldab toetusskeemi hindamise ja selle rakendamise korraldamise ning esitab omapoolse soovituse koos põhjendustega finantsmehhanismi komiteele, kes teeb lõpliku otsuse toetusskeemi taotluse rahastamise või tagasilükkamise kohta. Taotluse rahuldamise korral saadab finantsmehhanismi komitee RKA-le toetuse määramise kirja. Seejärel allkirjastatakse finantsmehhanismi komitee ja abisaajariiki esindava RKA vaheline toetuse määramise leping. RKP korraldab toetuse määramise lepingu allkirjastamise toetusskeemi vahendusasutuse poolt. Toetusskeemi vahendusasutus kuulutab välja toetuse taotluste vastuvõtu ning korraldab hindamise. Toetuse taotlused kinnitab toetusskeemi vahendusasutus.

Väljamaksete tegemine

Väljamaksed tehakse elektrooniliselt Riigikassa arvelt. Kuna nimetatud konto kasutamise järele valvab EL maksete osakond, peavad EL maksete osakond ja Riigikassa osakond kõik väljamaksed elektrooniliselt kinnitama. Väljamakseid tehakse vahendusasutuste või toetusskeemi vahendusasutuste väljamaksetaotluste alusel (millele on lisatud arved). Projektide eelfinantseerimiseks kasutatakse riigireservi; pärast Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rahaliste vahendite laekumist tagastatakse riigieelarvest laenatud vahendid riigieelarvesse.

III. PROGRAMMEERIMISE RAAMKAVA

Vastastikuse mõistmise memorandumi artikli 7 kohaselt antakse lühiülevaade Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi riiklikest sekkumisvaldkondadest lisas B esitatud programmeerimise raamkavas. Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rahaliste vahendite kõige tulemuslikuma kasutamise tagamiseks vaadatakse nimetatud raamkava kord aastas läbi. Iga-aastase hindamise osaks on rakendamise hindamine ning vajaduse korral ministeeriumidevahelised läbirääkimised, et leppida kokku programmeerimise raamkava muudatused.

Rakendusjärgus esitab riiklik kontaktasutus ministrite komisjonile korrapäraselt ülevaateid Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi rakendamise kohta.

IV. INFOSÜSTEEM

Struktuurifondide infosüsteemi arendatakse edasi ning sellele lisatakse tehnilised võimalused projekte käsitleva teabe sisestamiseks nimetatud süsteemi.

Infosüsteemi peamised ülesanded on:
• vältida Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi ja teiste Euroopa Liidu poolt rahastatavate programmide kattumist;
• hõlbustada järelevalve koondaruannete esitamist;
• hõlbustada eelnevalt sätestatud indikaatorite elluviimise kontrollimist;
• hõlbustada statistiliste andmete kasutamist.

EUROOPA MAJANDUSPIIRKONNA FINANTSMEHHANISMI VASTASTIKUSE MÕISTMISE MEMORANDUMI ARTIKLIS 7 NIMETATUD PROGRAMMEERIMISE RAAMKAVA

Memorandumi artiklis 6 sätestatud üldiste eelisvaldkondade raames pööratakse eritähelepanu allpool loetletud põhivaldkondadele. Lisaks sellele soovitakse Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismiga tugevdada Eesti ja Euroopa Majanduspiirkonna EFTA riikide kahepoolseid suhteid.

VASTASTIKUSE MÕISTMISE MEMORANDUMI ARTIKLIS 8 NIMETATUD TOETUSE ERIVORMID

Pooled on kokku leppinud arendada enne lõpliku heakskiidu andmist järgmisi toetusi.

1. Vabaühenduste fond

Sellistele valitsusvälistele mittetulundusühingutele suunatud fond, kes tegutsevad lisas B loetletud eelisvaldkondades, eelkõige neljandas valdkonnas – inimressursid.

2. Tehnilise abi ja piiriülese koostöö fond

Fond toetab Eesti ja Euroopa Majanduspiirkonna EFTA riikide esindajate koostööd ja teadmiste levitamist (kaasa arvatud stipendiumid ja koolitus) lisas B loetletud valdkondades.

3. Stardikapitali* fond

Fond suurendab nõuetekohaste projektitaotluste koostamise võimalusi.
* Seed money.

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING ON THE IMPLEMENTATION OF THE EEA FINANCIAL MECHANISM 2004–2009

between

THE REPUBLIC OF ICELAND, THE PRINCIPALITY OF LIECHTENSTEIN, THE KINGDOM OF NORWAY,
hereinafter referred to as the “EFTA States”

and

THE REPUBLIC OF ESTONIA,
hereinafter referred to as the “Beneficiary State”
together hereinafter referred to as the “Parties”,

Whereas the Agreement of 14 October 2003 on the participation of the Czech Republic, the Republic of Estonia, the Republic of Cyprus, the Republic of Latvia, the Republic of Lithuania, the Republic of Hungary, the Republic of Malta, the Republic of Poland, the Republic of Slovenia and the Slovak Republic in the European Economic Area (hereinafter referred to as the “EEA Enlargement Agreement”) is applicable as of 1 May 2004;

Whereas Protocol 38a to the EEA Agreement, incorporated into the EEA Agreement by the EEA Enlargement Agreement, establishes a financial mechanism through which the EFTA States will contribute to the reduction of economic and social disparities in the European Economic Area (hereinafter referred to as the “EEA Financial Mechanism”);

Whereas by decision of the Standing Committee of the EFTA States No. 4/2004/SC of 3 June 2004 the EFTA States have established a Financial Mechanism Committee, which shall manage the EEA Financial Mechanism (2004–2009);

Whereas the EEA Enlargement Agreement and the EEA Financial Mechanism will strengthen relations between the EFTA States and the Republic of Estonia to the mutual benefit of their peoples;

Whereas the enhanced co-operation between the EFTA States and the Republic of Estonia will contribute to securing a stable, peaceful and prosperous Europe, based on good governance, democratic institutions, the rule of law, respect for human rights and sustainable development;

Whereas the Parties agree to establish a framework for cooperation in order to ensure the effective implementation of the EEA Financial Mechanism;

Have decided to conclude the following Memorandum of Understanding (hereinafter referred to as the “MoU”):

Article 1 (Objectives)

In accordance with Article 1 of Protocol 38a, the EFTA States have established the EEA Financial Mechanism in order to contribute to the reduction of economic and social disparities in the European Economic Area. Accordingly, the Parties to this MoU shall endeavour to select for funding, projects that contribute to the achievement of that objective.

Article 2 (Legal Framework)

This MoU, agreed between the EFTA States and the Republic of Estonia, shall be read in conjunction with and subject to the conditions in the following documents, which constitute the legal framework of the EEA Financial Mechanism:
• Protocol 38a to the EEA Agreement (hereinafter referred to as “Protocol 38a”), establishing the EEA Financial Mechanism,
• the Rules and Procedures on the implementation of the EEA Financial Mechanism (hereinafter referred to as the “Rules and Procedures”) and subsequent amendments thereof. The Rules and Procedures are adopted by the EFTA States in accordance with Article 8 of Protocol 38a,
• the Grant Agreements, which will be concluded between the Financial Mechanism Committee and the Beneficiary State for each project.

Article 3 (Financial Framework)

1. In accordance with Article 2 of Protocol 38a, the EFTA States will commit EUR 600 million to the EEA Financial Mechanism in annual tranches of € 120 million over the period running from 1 May 2004 to 30 April 2009, inclusive.

2. In accordance with Article 5 of Protocol 38a, a total of € 10.080.000 shall be made available to the Republic of Estonia over the period referred to in Paragraph 1.

3. In accordance with Article 8 of Protocol 38a, the management costs of the EEA Financial Mechanism shall be covered by the amounts referred to above. Further provisions to this effect are set out in the Rules and Procedures.

4. In accordance with Article 6 of Protocol 38a, a review will be carried out in November 2006 and again in November 2008 with a view to reallocating any non-committed available funds for high priority projects from any Beneficiary State.

Article 4 (Roles and Responsibilities)

1. The EFTA States shall make funds available in support of eligible projects proposed by the Republic of Estonia and agreed on by the Financial Mechanism within the priority sectors listed in Article 6 of this MoU.

2. The Beneficiary State shall assure the full co-financing of projects that benefit from support from the EEA Financial Mechanism.

3. The EEA Financial Mechanism Committee shall manage the EEA Financial Mechanism and take decisions on the granting of financial assistance.

4. The Committee shall be assisted by the Financial Mechanism Office (hereinafter referred to as the “FMO”). The FMO shall be responsible for the day-to-day operations of the EEA Financial Mechanism and shall serve as a contact point.

5. The Republic of Estonia has authorized the Ministry of Finance to act on its behalf as its national focal point. It shall have overall responsibility for the management of the EEA Financial Mechanisms activities in the Republic of Estonia, including financial control and audit and serve as a contact point. Its managerial setup is contained in Annex A.

6. The Ministry of Finance shall be responsible and accountable for the identification, planning, implementation and monitoring of projects as well as for the use of funds under the EEA Financial Mechanism in accordance with the Rules and Procedures. It shall report on these activities to the FMO. Any irregularities shall be reported to the FMO without delay. The State Audit Office carries out independent control activities.

7. As a general rule, the gathering of project applications shall be carried out by open calls for proposals.

8. The Ministry of Finance shall ensure that the project promoters are fully committed and equipped to ensure successful project implementation.

Article 5 (Annual Meetings and Reporting)

1. In order to ensure the effective implementation of the EEA Financial Mechanism, the Parties agree to hold annual meetings between the Financial Mechanism Committee and the Focal Point. The Focal Point shall at the meeting present an annual report, which shall amongst other things address:
• the progress made towards the achievement of the overall objective of the EEA Financial Mechanism,
• the progress of project identification in the Beneficiary State,
• the reporting of ongoing project implementation against established criteria,
• financial progress pertaining to commitments and disbursements,
• fields of intervention and measures for the following year.

2. The Ministry of Finance shall organise the meetings, in cooperation with the FMO. The Commission of the European Communities may be invited to observe the meetings.

3. The minutes of the meetings shall be drafted by the Ministry of Finance.

4. The first meeting shall be held no later than one year after the entry into force of this MoU.

Article 6 (Priority Sectors)

1. In accordance with Article 3 of Protocol 38a, grants shall be available for projects in the following priority sectors:
(a) Protection of the environment, including the human environment, through, inter alia, reduction of pollution and promotion of renewable energy;
(b) Promotion of sustainable development through improved resource use and management;
(c) Conservation of European cultural heritage, including public transport, and urban renewal;
(d) Human resource development through, inter alia, promotion of education and training, strengthening of administrative or public service capacities of local government or its institutions as well as the democratic processes, which support it;
(e) Health and childcare.

2. Academic research may be eligible for funding in so far as it is targeted at one or more of the priority sectors.

Article 7 (Programming Framework)

1. With a view to ensuring effective use of the EEA Financial Mechanism funding and without prejudice to Article 6 above, particular attention shall be given to the fields of intervention outlined in the programming framework in Annex B to this MoU.

2. Annex B shall be subject to review in the annual meetings referred to in Article 5 above.

Article 8 (Specific Forms of Grant Assistance)

1. In accordance with the Priority Sectors referred to in Article 6 and with particular attention given to the fields of intervention outlined in the Programming Framework referred to in Article 7, the Parties have agreed to establish, within the overall amount referred to in Article 3, the Specific Forms of Grant Assistance listed in Annex C.

2. The Parties shall conclude Grant Agreements laying down the terms and conditions of each grant commitment.

3. Annex C shall be subject to review in the annual meetings referred to in Article 5 above.

Article 9 (Control and Access to Information)

The EEA Financial Mechanism Committee, the EFTA Board of Auditors and their representatives have the right to carry out any technical or financial mission or review they consider necessary to follow the planning, implementation and monitoring of projects as well as the use of funds. The Republic of Estonia shall provide all necessary assistance, information and documentation.

Article 10 (Coordination)

The Republic of Estonia and the FMO shall closely coordinate the use of the EEA Financial Mechanism with the use of the Norwegian Financial Mechanism. All projects submitted to the Mechanisms shall be consistent with the Republic of Estonia’s national priorities and relevant arrangements with the European Union.

Article 11 (Governing Principles)

1. The implementation of this MoU shall in all aspects be governed by the Rules and Procedures of the EEA Financial Mechanism and subsequent amendments thereof.

2. The Parties agree to apply the highest degree of transparency and accountability in the implementation of the EEA Financial Mechanism, as well as objectives and principles of good governance, sustainable development and gender equality.

Article 12 (Entry into Force)

The Republic of Estonia shall notify the other Parties, through diplomatic channels, of the completion of its internal procedures necessary for bringing this MoU into force.

This MoU shall enter into force on the day following the receipt of the said notification.

The present Memorandum of Understanding is signed in four originals in the English language.

Done in Brussels on 02 December 2004.

ESTONIA’S MANAGERIAL SET-UP FOR THE IMPLEMENTATION OF THE EEA FINANCIAL MECHANISM

Annex A describes Estonia’s managerial set-up for the implementation of the EEA Financial Mechanism. The overview consists of a description of the National Focal Point (NFP) and Intermediate Bodies and of the project selection and payment process.

I. BODIES IMPLEMENTING THE MECHANISM

A. National Focal Point

The National Focal Point (NFP) of the EEA Financial Mechanism is the Ministry of Finance. The National Focal Point has the overall responsibility for the management of the EEA Financial Mechanism’s activities in the Republic of Estonia in accordance with the Rules and Procedures, including overall responsibility for the use of funds, financial control and auditing.

The functions of the NFP are divided between different departments of the Ministry:
• the State Budget Department is responsible for programming;
• the Foreign Financing Department is the co-ordinating, implementing and monitoring unit and contact partner of the Financial Mechanism Office (FMO);
• the European Union Payments Department and State Treasury Department are responsible for payments;
• the Financial Control Department is responsible for financial control and auditing.

The State Budget Department’s programming responsibilities are, among others, to:
• call for, collect, identify, and select proposals to be forwarded to the EEA Financial Mechanism;
• set up and negotiate priorities in Estonia;
• prepare the programming framework;
• review and adjust the programming framework, where necessary.

The Foreign Financing Department’s co-ordination and implementation responsibilities are, among others, to:
• enter into Grant Agreements with the Financial Mechanism Committee for approved proposals, and conclude an agreement with the Project Promoter;
• ensure implementation and monitoring of projects, programmes and other specific forms of grant assistance;
• ensure regular reporting to the Financial Mechanism Office (FMO) on the implementation of projects financed by the EEA Financial Mechanism;
• ensure a complete and sufficient audit path in all engaged institutions;
• ensure information and publicity about available funds;
• ensure that Project Promoters are fully committed and equipped to successfully implement projects, programmes and other specific forms of grant assistance;
• store all documents relating to projects realised within the EEA Financial Mechanism.

The Financial Control Department’s financial control and auditing responsibilities are, among others, to:
• organise the auditing of the management and control systems of the administration and execute project audits on a sample basis, independently from the State Audit Office;
• present to the FMO the annual audit plan once a year. The annual audit plan is based on the Strategic Audit Plan and the results of risk assessment. The annual audit plan indicates the areas or objects subject to auditing;
• compile and submit to the FMO a report summarising the outcome of audits conducted over the reporting period, in particular any irregularities detected;
• report found and suspected cases of fraud and irregularity as well as all measures related thereto, taken by competent authorities, to the FMO without delay.

The European Union Payments Department and State Treasury Department jointly function as the Paying Authority. Their payment responsibilities are, among others, to:
• receive requests for disbursements from Programme, Block Grant and Seed Money Intermediaries, or final beneficiaries, where appropriate;
• check requests and verify the authenticity and correctness of submitted documents;
• verify the co-financing amounts allocated to projects;
• submit requests for disbursements to the FMO. Accompany requests with all the necessary documentary evidence demonstrating fulfilment of the conditions for each disbursement;
• receive funds from the FMO (from its designated Disbursement Agent);
• ensure pre-financing of projects from the state budget in case of need;
• maintain necessary documentation and audit trail of payments;
• hold a register of irregularities related to the EEA Financial Mechanism;
• reimburse unduly paid amounts to the FMO;
• hold a bank account to which the funds will be allocated by the Disbursement Agent;
• manage the bank account and make the necessary transactions via an electronic payment system;
• conduct accounting on all financial transactions realised.

B. Monitoring Committee

The Monitoring Committee is an advisory body to the NFP regarding the identification, development, selection and management of proposals.

The Ministry of Finance will appoint the members of the Monitoring Committee. The appointment of representatives of line ministries and governmental bodies will be made on the basis of proposals from the relevant ministries.

The Monitoring Committee shall include representatives of:
• the National Focal Point;
• relevant line ministries or governmental bodies;
• social and economic partners;
• regional and local level government;
• NGOs.

The Monitoring Committee is to, among other tasks:
• give an opinion and make recommendations to the Focal Point on the selection of projects;
• monitor compliance with the Rules and Procedures;
• review overall progress and financial reports;
• approve the Annual Monitoring Report prepared by the National Focal Point.

In order to properly evaluate project funding applications, the NFP may create steering committees and working groups and make use of the services of individual experts or other institutions.

The FMO and, where appropriate, representatives of other institutions and organisations will be invited to observe the meetings of the Monitoring Committee.

C. Intermediate Bodies

On the basis of an agreement with the FMO, the NFP may delegate some tasks of project preparation and implementation to Intermediate Bodies (relevant ministries, regional governments, relevant organisations of public administration and other agreed bodies). Their tasks and responsibilities will be defined in detail in the legal act, agreement or memorandum of understanding between the Intermediate Body and the Ministry of Finance.

II. IMPLEMENTATION OF PROJECTS

A. Individual Projects

Individual projects shall be implemented by a Promoter, which shall be a ministry or other legal entity with strong ties either with the sector concerned or the geographical area in which the project is to be implemented.

In the case where a ministry submits an individual project, the ministry will be considered as the Promoter.

Selection process

The Promoter of individual projects submits its complete application to the NFP (prior to which the Promoter may submit a project outline to the FMO via the NFP. In such a case, the FMO conducts preliminary assessment and may provide guidance to the Beneficiary State). The NFP submits approved projects to the FMO with its reasoned opinion. The FMO organises the appraisal of projects and consults the European Commission. The FMO submits reasoned its recommendation for decision to the Financial Mechanism Committee (FMC), which decides on whether the grant application is to be approved or not. If the application is approved, the FMC sends a grant offer letter to the NFP. A Grant Agreement is then signed between the FMC and the NFP on behalf of the Beneficiary State. The NFP organises the signing of an agreement with the Project Promoter.

Payment process within the Beneficiary State

Payments will be effected electronically from an account in the National Focal Point (under the supervision of the EU Payments Department). Payments will be conducted according to requests and invoices received from Intermediate Bodies or Project Promoters, where appropriate. The state reserve will be used to pre-finance projects. After the allocation of funds from the EEA Financial Mechanism, the funds borrowed from the state budget will be returned.

B. Programmes (Groups of Projects)

Programmes shall be implemented by a Programme Intermediary, which shall be a ministry or other legal entity with strong ties either with the sector concerned or the geographical area in which the programme is to be implemented

Selection process

The Programme Intermediary, together with partners, produces an application with information on the administrative set-up of the programme, including the selection criteria and procedures and submits it to the NFP (As with individual projects, the Programme Intermediary can submit a programme outline to the FMO via the NFP for consultation and guidance.). The NFP drafts its opinion on the programme and submits it to the FMO. The FMO organises an appraisal of the programme and implementation arrangements and submits its reasoned recommendation for decision to the FMC, which decides on whether or not the programme application is to be approved. If the application is approved, the FMC sends a grant offer letter to the NFP. A Grant Agreement is then signed between the FMC and the NFP on behalf of the Beneficiary State. The NFP organises the signing of an agreement with the Programme Intermediary. The Programme Intermediary appraises the component projects and makes recommendations to the programme partnership. The Programme Intermediary and the partnership approve the component projects.

Payment process within the Beneficiary State

Payments will be effected electronically from an account in the National Focal Point. As this account will be under the supervision of the EU Payments Department, all payments will have to be electronically accepted by the EU Payments Department and the State Treasury Department. Payments will be conducted according to requests received (accompanied by invoices) from Intermediate Bodies or Programme Intermediaries, where appropriate. The state reserve will be used to pre-finance projects. After the allocation of funds from the EEA Financial Mechanism, the funds borrowed from the state budget will be returned.

C. Block Grants

Block grants shall be implemented by a Block Grant Intermediary, which shall be an independent legal entity with strong ties either with the sector concerned or the geographical area in which the block grant is to be implemented. In order to start implementing a block grant, the relevant ministry signs a management agreement with a Block Grant Intermediary delegating its functions to the latter. The management agreement has to be approved by the NFP before it enters into force.

Selection process

The Block Grant Intermediary submits a block grant application, which include implementation arrangements and selection criteria to the NFP (As with individual projects, the Block Grant Intermediary can submit a block grant outline to the FMO via the NFP for consultation and guidance.). The NFP submits approved applications to the FMO along with its reasoned opinion. The FMO organises the appraisal of the block grant and implementation arrangements and submits its reasoned recommendation for decision to the FMC, which decides on whether the block grant application is to be approved or not. If the application is approved, the FMC sends a grant offer letter to the NFP. A Grant Agreement is then signed between the FMC and the NFP on behalf of the Beneficiary State. The NFP organises the signing of an agreement with the Block Grant Intermediary. The Block Grant Intermediary organises calls for grant applications and conducts assessment. Block Grant Intermediary approves grant applications.

Payment process within the Beneficiary State

Payments will be effected electronically from an account in the National Focal Point. As this account will be under the supervision of the EU Payments Department, all payments will have to be electronically accepted by the EU Payments Department and the State Treasury Department. Payments will be made according to requests received (accompanied by invoices) from Intermediate Bodies or Block Grant Intermediaries, where appropriate. The state reserve will be used to pre-finance projects. After the allocation of funds from the EEA Financial Mechanism, the funds borrowed from the state Budget will be returned.

III. PROGRAMMING FRAMEWORK

According to Article 7 of the MoU, the programming framework that is specified in Annex B outlines the national fields of intervention of the EEA Financial Mechanism. The programming framework will be annually reviewed in order to guarantee the most effective use of funds from the EEA Financial Mechanism. The annual review process will involve evaluation of the implementation process and if necessary, inter-ministerial consultations for negotiating changes in the programming framework.

During the implementation phase, the Cabinet of Ministers will periodically receive an overview of the state of implementation of the EEA Financial Mechanism from the National Focal Point.

IV. INFORMATION SYSTEM

A Structural Funds Information System shall be developed and specific technical options that will enable it to enter project information into the system will be added.

The main functions of the information system shall be to:
• avoid overlaps between the EEA Financial Mechanism and other European Union funded programmes;
• facilitate the aggregation of monitoring reports;
• facilitate the checking of pre-set indicators;
• facilitate the use of different statistical data.

THE PROGRAMMING FRAMEWORK REFERRED TO IN ARTICLE 7 OF THE MEMORANDUM OF UNDERSTANDING ON THE EEA FINANCIAL MECHANISM

Within the overall framework of the priorities mentioned in Article 6 of the MoU, particular attention shall be given to the Focus Areas indicated below. The EEA Financial Mechanism also aims to strengthen the bilateral relations between Estonia and the EEA EFTA states.

SPECIFIC FORMS OF GRANT ASSISTANCE REFERRED TO IN ARTICLE 8 OF THE MEMORANDUM OF UNDERSTANDING

The parties have agreed on the following grant schemes to be further developed for final approval.

1. NGO fund

A fund for non-governmental non-profit organisations operating in the areas outlined in Annex B, in particular in priority area 4, i.e., human resources.

2. Technical assistance and cross-border co-operation fund

The fund will support co-operation and transfer of knowledge (including scholarships and training) between Estonian subjects and subjects in the EEA EFTA states in the areas outlined in Annex B.

3. Seed money facility

The fund will increase the possibility to develop qualified project applications.