Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Eesti arengukoostöö andmekogu põhimäärus

Vastu võetud 17.01.2017 nr 1

Määrus kehtestatakse välissuhtlemisseaduse § 9 lõike 1 punkti 6 ja lõike 14 alusel.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.   Andmekogu

  (1) Andmekogu ametlik nimetus on „Eesti arengukoostöö andmekogu” (edaspidi andmekogu).

  (2) Andmekogu ingliskeelne nimetus on „Estonian Development Co-operation Database”.

  (3) Andmekogu peetakse eesti ja inglise keeles.

§ 2.   Andmekogu pidamise eesmärk

  Andmekogu eesmärk on pidada arvestust Eesti Vabariigi arengukoostöö ja humanitaarabi tegevuste (edaspidi tegevus) ja nende kulude üle, tagada avalikkuse juurdepääs asjakohasele teabele ning võimaldada esitada toetusetaotlusi ja kuluaruandeid.

§ 3.   Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja

  (1) Andmekogu vastutav töötleja on Välisministeerium.

  (2) Andmekogu volitatud töötlejad on määruse § 7 lõikes 1 nimetatud asutused ja avalik-õiguslikud juriidilised isikud määrusega ettenähtud ja vastutava töötleja määratud ulatuses.

2. peatükk Andmekogu ülesehitus 

§ 4.   Andmekogu pidamine

  Andmekogu peetakse digitaalselt ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna.

§ 5.   Alusdokumendid

  Andmete andmekogusse kandmise aluseks olevad dokumendid on toetuste taotlused, õigusaktid ja muud dokumendid.

§ 6.   Andmekogusse kantavad andmed

  (1) Andmekogusse kantakse iga tegevuse kohta järgmised andmed:
  1) tegevuse nimetus eesti ja inglise keeles;
  2) arenguabi liik;
  3) tegevuse valdkond;
  4) tegevuse lühikirjeldus eesti ja inglise keeles;
  5) tegevuse andmekogus registreerimise kuupäev;
  6) tegevuse algusaasta;
  7) tegevuse kestus;
  8) andmed tegevuse rahastaja või tegevusse panustaja kohta;
  9) andmed tegevuse elluviija kohta;
  10) tegevuse staadium;
  11) tegevuse sihtriik või sihtriikide rühm;
  12) tegevuse toetuse summa;
  13) andmed tegevuse elluviimiseks tehtud maksete ja tagastatud summade kohta;
  14) tegevuse kaasrahastaja;
  15) koostöövorm (kahe- või mitmepoolne);
  16) projekti number;
  17) geograafiline piirkond;
  18) läbiva eesmärgi väärtus;
  19) SRT väärtus;
  20) andmed seotud tegevuste kohta;
  21) muu teave (tegevuse number, lepingu number, veebilehe aadress).

  (2) Kui mõne lõikes 1 nimetatud andme kohta teavet ei ole, jäetakse kanne tegemata.

  (3) Andmekogusse kantakse taotlusvooru kohta järgmised andmed:
  1) taotluse liik;
  2) maksimaalne taotlusvooru maht;
  3) sihtriik ja valdkond;
  4) maksimaalne kestus;
  5) taotluse esitamise avamise aeg;
  6) taotluse esitamise tähtaeg;
  7) taotlemise sisestamise internetiaadress;
  8) menetluse lõpetamise kuupäev.

  (4) Andmekogusse kantakse taotluse kohta järgmised andmed:
  1) taotleja nimi eesti ja inglise keeles;
  2) taotleja esindusõigusliku isiku nimi, isikukood, ametikoht, telefoninumber, e-posti aadress, esinduse alus ja digitaalne allkiri;
  3) taotleja postiaadress, telefoninumber, faksinumber, e-posti aadress ning veebiaadress;
  4) taotleja registrikood;
  5) taotleja panga nimi ja arvelduskonto number;
  6) projekti nimi eesti ja inglise keeles;
  7) projektijuhi nimi, isikukood, ametikoht, telefoninumber ja e-posti aadress;
  8) projekti planeeritud algusaeg;
  9) projekti planeeritud lõpuaeg;
  10) prioriteetne partnerriik;
  11) projekti kogumaksumus;
  12) taotletav toetus;
  13) omafinantseering;
  14) kaasfinantseering;
  15) sisu lühikokkuvõte eesti ja inglise keeles;
  16) projekti taust;
  17) projekti seos Eesti arengukoostöö ja humanitaarabi arengukavaga;
  18) projekti seos arengukoostöö läbivate eesmärkide saavutamisega;
  19) projekti seos sihtriigi arengukava või muu strateegilise kavaga;
  20) projekti vajalikkuse põhjendus;
  21) projekti otsesed ja kaudsed kasusaajad ning otseste kasusaajate osalus;
  22) projekti eesmärgid ja mõju;
  23) projektitegevuste kokkuvõte;
  24) projekti elluviimise riskid ja maandamise meetmed;
  25) projekti jätkusuutlikkus;
  26) projekti teavitamisstrateegia;
  27) koostööpartnerite nimekiri, panus ja kontaktid;
  28) koostööpartneri valimise kriteeriumid;
  29) taotleja varasem koostöökogemus koostööpartneriga;
  30) projekti järelevalvesüsteem;
  31) projekti raamatupidamise ja organisatsiooni auditi korraldus;
  32) muu oluline teave projekti hindamisel;
  33) teave projektile või projekti üksiktegevusele muudest riigieelarvelistest, Euroopa Liidu või välisabi vahenditest toetuse taotlemise kohta;
  34) projekti eelarve ning vajaduse korral selle seletuskiri;
  35) projektitegevuste ajakava;
  36) mitmeaastase projekti loogiline raammaatriks;
  37) projektist teavitamise kava;
  38) keskkonnamõju hindamise aruande kokkuvõte koos järeldustega, kui õigusaktides on sätestatud keskkonnamõju hindamise vajalikkus projekti elluviimiseks;
  39) taotlejale taotluse allkirjastamise kuupäevale eelnenud kolme kalendriaasta jooksul riigieelarvelistest, Euroopa Liidu või välisabi vahenditest antud arengukoostöötoetuste loetelu (nimetus, summa, rahastamisallikas);
  40) taotleja ja kõigi projektipartnerite allkirjastatud kinnituskiri või koostöökokkulepe või selle lihtkoopia, milles on toodud tegevuste ja kulude jaotus projektis osalejate vahel;
  41) volikiri, kui taotleja esindusõiguslik isik tegutseb volituse alusel;
  42) projektis osalevate ekspertide nimekiri, elulookirjeldused, tööülesanded ja oodatavad tulemused;
  43) kolm hinnapakkumist (teenuste, asjade või õiguste ostmisel suuremas summas kui 6400 eurot käibemaksuta arvestuses) või põhjendus, miks ei ole kolme sõltumatut hinnapakkumist võimalik saada;
  44) allkirjastatud hindamisakt omatoote maksumuse kohta ja audiitori akt hindamise kontrollimise kohta, kui omatoote maksumus ületab 10 000 eurot käibemaksuta arvestuses;
  45) viide majandusaasta aruandele.

  (5) Kui mõne käesoleva paragrahvi lõike 4 punktides 32, 33, 38, 39, 43, 44 ja 45 nimetatud andme kohta teavet ei ole, jäetakse kanne tegemata.

  (6) Andmekogusse kantakse kuluaruande kohta järgmised andmed:
  1) aruande esitamise tähtaeg;
  2) kui kuluaruanne ei ole esitatud tähtajaks, siis põhjendused esitamisega hilinemise kohta;
  3) tegevusaruanne;
  4) projekti tulemuslikkuse analüüs;
  5) projektiga seotud ettepanekud;
  6) Eesti arengukoostöö sümboolika kasutamine;
  7) lisadokumendid;
  8) toetuse saaja esindusõigusliku isiku nimi, isikukood, ametikoht ja digitaalne allkiri;
  9) projekti finantsaruanne;
  10) projekti kulude loetelu.

  (7) Kui mõne käesoleva paragrahvi lõike 6 punktides 5 ja 7 nimetatud andme kohta teavet ei ole, jäetakse kanne tegemata.

  (8) Andmekogu kasutajate kohta hoitakse andmekogus järgmisi andmeid:
  1) kasutaja ees- ja perekonnanimi;
  2) isikukood;
  3) ametiasutus ja osakond, kus kasutaja töötab;
  4) telefon ja e-posti aadress;
  5) kasutajanimi ja roll;
  6) andmekogusse viimase logimise aeg;
  7) ebaõnnestunud sisselogimised;
  8) süsteemi lisamise kuupäev ning lisanud kasutaja ees- ja perekonnanimi;
  9) parool;
  10) märkused.

3. peatükk Andmete kandmine andmekogusse, andmete töötlemine ja logimine 

§ 7.   Andmete andmekogusse kandmine

  (1) Määruse § 6 lõikes 1 nimetatud andmed kannab andmekogusse valitsusasutus või selle hallatav asutus, kohaliku omavalitsuse asutus või selle hallatav asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik, kes tegevust rahastab või sellesse materiaalselt panustab. Andmed kantakse andmekogusse hiljemalt tegevusele järgneva kalendriaasta 1. märtsiks.

  (2) Kui on mitu tegevuse rahastajat või tegevusse panustajat, kannab andmed andmekogusse peamine rahastaja või panustaja.

  (3) Määruse § 6 lõikes 3 nimetatud andmed kannab andmekogusse vastutav töötleja.

  (4) Määruse § 6 lõigetes 4 ja 6 nimetatud andmed kannab andmekogusse valitsusasutus või selle hallatav asutus, kohaliku omavalitsuse asutus või selle hallatav asutus, Eesti Vabariigis registreeritud ning püsivalt tegutsev mittetulundusühing või sihtasutus, kes tegutseb avalikes huvides, sealhulgas maakondlik või üleriigiline kohaliku omavalitsuse üksuste liit või Eesti Vabariigis registreeritud ning püsivalt tegutsev muu juriidiline isik. Määruse § 6 lõigetes 4 ja 6 nimetatud andmed kantakse andmekogusse Vabariigi Valitsuse 21. jaanuari 2010. aasta määruse nr 8 „Arengu- ja humanitaarabi andmise tingimused ja kord” § 6 lõigetes 1 ja 2 ning § 30 lõikes 2 sätestatud aja jooksul.

  (5) Andmekogu vastutav töötleja kontrollib 14 kalendripäeva jooksul arvates kuupäevast, mil volitatud töötleja kannab andmed andmekogusse, kas tegemist on arengukoostöö või humanitaarabi tegevusega ning kas andmekogusse kantud andmetest piisab määruse §-s 2 ettenähtud eesmärgi saavutamiseks.

  (6) Kontrolli tulemusel vastutav töötleja kinnitab või jätab kinnitamata andmekogusse tehtud kande. Kui vastutav töötleja kannet ei kinnita, siis kannet tegevuse kohta andmekogusse ei tehta.

  (7) Andmekogu vastutav töötleja kontrollib Vabariigi Valitsuse 21. jaanuari 2010. aasta määruse nr 8 „Arengu- ja humanitaarabi andmise tingimused ja kord” § 22 lõikes 1 ning § 23 lõikes 3 sätestatud aja jooksul arvates kuupäevast, mil käesoleva paragrahvi lõikes 4 nimetatud andmeandja kannab määruse § 6 lõikes 4 nimetatud andmed andmekogusse, kas andmekogusse kantud andmetest piisab määruse §-s 2 ettenähtud eesmärgi saavutamiseks.

  (8) Andmekogu vastutav töötleja kontrollib Vabariigi Valitsuse 21. jaanuari 2010. aasta määruse nr 8 „Arengu- ja humanitaarabi andmise tingimused ja kord” § 32 lõikes 1 sätestatud aja jooksul arvates kuupäevast, mil käesoleva paragrahvi lõikes 4 nimetatud andmeandja kannab määruse § 6 lõikes 6 nimetatud andmed andmekogusse, kas andmekogusse kantud andmetest piisab määruse §-s 2 ettenähtud eesmärgi saavutamiseks.

§ 8.   Andmete õigsus

  (1) Määruse § 6 lõikes 1 nimetatud andmete õigsuse eest vastutab andmed andmekogusse kandnud § 7 lõikes 1 nimetatud asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik.

  (2) Määruse § 6 lõigetes 4 ja 6 nimetatud andmete õigsuse eest vastutab § 7 lõikes 4 nimetatud andmeandja.

  (3) Kui andmekogusse kantud andmed muutuvad, teavitab määruse § 6 lõikes 1 nimetatud andmed andmekogusse kandnud asutus või juriidiline isik kümne kalendripäeva jooksul andmete muutumisest arvates vastutavat töötlejat, kes teeb andmekogus asjakohase muudatuse.

§ 9.   Andmete logimine

  (1) Andmekogus logitakse:
  1) isikuandmeid sisaldavate vormide avamine;
  2) andmete viimase muutmise aeg ja muudatuse tegija.

  (2) Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 1 nimetatud logisid säilitatakse andmekogus vähemalt kolm aastat, kuid mitte kauem kui neli aastat kande tegemisest arvates. Käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 2 nimetatud logisid säilitatakse alaliselt.

§ 10.   Andmekogusse kantud andmete säilitamine

  (1) Määruse § 6 lõikes 1 nimetatud andmeid säilitatakse alaliselt. Rahuldatud taotlusest luuakse eeltäidetud tegevuskirje ja taotluse andmed on edaspidi algandmeteks taotleja kuluaruannetele.

  (2) Taotluste andmed arhiveeritakse pärast 30 päeva möödumist otsuse tegemisest juhul, kui otsust ei ole vaidlustatud, või pärast lõpparuande kinnitamist. Arhiveeritud taotlusdokumente ja kuluaruandeid säilitatakse kümme aastat. Arhiveeritud rahuldamata toetusetaotlusi säilitatakse kaks aastat.

  (3) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

4. peatükk Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele 

§ 11.   Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele

  (1) Andmekogusse kantud andmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seadusega.

  (2) Andmeandjal on juurdepääs tema poolt andmekogusse kantud andmetele.

  (3) Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele on Vabariigi Valitsuse 21. jaanuari 2010. aasta määruse nr 8 „Arengu- ja humanitaarabi andmise tingimused ja kord” §-s 4 nimetatud komisjoni liikmetel, audiitoril, vastutava töötleja ametnikel ja Välisministeeriumi infotehnoloogia osakonna töötajatel neile tööülesannete täitmiseks määratud ulatuses ning andmekogu arendaval või hooldaval isikul arendus- või hoolduslepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.

  (4) Välisministeeriumi kodulehel avalikustatakse pärast taotluse rahuldamise otsuse tegemist määruse § 6 lõikes 1 nimetatud andmed.

  (5) Andmekogusse kantud käesoleva paragrahvi lõikes 4 nimetamata andmete kohta kehtib juurdepääsupiirang ning neid ei avalikustata.

§ 12.   Andmete väljastamine andmekogust

  (1) Andmekogu vastutav töötleja väljastab andmekogust:
  1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale andmesubjekti kohta käivaid isikuandmeid;
  2) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusele ning avalik-õiguslikule juriidilisele isikule andmeid, kui andmete väljastamiseks on vahetult seadusest tulenev alus ning see on neile vajalik seadusega pandud ülesannete täitmiseks.

  (2) Andmekogust väljastatakse andmeid üldjuhul teabenõude täitmisega või päringule vastamisega.

  (3) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid juurdepääsupiiranguga isikuandmeid andmekogust väljastatakse.

§ 13.   Andmekogusse kantavate andmete õiguslik tähendus

  Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.

§ 14.   Andmete turvalisus

  Andmekogu turvaklass on K1T1S1 ning andmekogu turbeaste on madal (L).

5. peatükk Andmekogu järelevalve, rahastamine ja lõpetamine 

§ 15.   Järelevalve

  (1) Andmekogu pidamise seaduslikkuse järele valvavad Riigi Infosüsteemide Amet ja vastutava töötleja ametnikud oma pädevuse piires.

  (2) Andmekogu pidamise järele valvama volitatud isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada vastutavalt töötlejalt teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta.

  (3) Andmekogu pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on vastutav töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isikute ettekirjutustes kajastatud põhjendatud puudused.

§ 16.   Andmekogu rahastamine

  Andmekogu pidamist rahastatakse riigieelarvest Välisministeeriumi eelarves selleks otstarbeks eraldatud vahenditest.

§ 17.   Andmekogu likvideerimine

  Andmekogu likvideerimise otsustab välisminister.

6. peatükk Rakendussätted 

§ 18.   Varasemate õigusaktide kehtetuks tunnistamine

  Välisministri 9. märtsi 2009. a määrus nr 2 „Arengukoostöö andmekogu asutamine ja andmekogu põhimäärus” (RTL 2009, 24, 304) tunnistatakse kehtetuks.