Teksti suurus:

Rahvusarhiivi põhimäärus

Väljaandja:Haridus- ja teadusminister
Akti liik:määrus
Teksti liik:terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:01.04.2016
Redaktsiooni kehtivuse lõpp:07.08.2016
Avaldamismärge:RT I, 27.01.2016, 10

Rahvusarhiivi põhimäärus

Vastu võetud 25.11.2011 nr 67
RT I, 30.11.2011, 9
jõustumine 01.01.2012

Muudetud järgmiste aktidega (näita)

VastuvõtmineAvaldamineJõustumine
26.11.2012RT I, 29.11.2012, 101.01.2013
14.04.2014RT I, 23.04.2014, 626.04.2014
21.11.2014RT I, 26.11.2014, 229.11.2014, osaliselt 01.01.2015, määruses on läbivalt asendatud sõnad "haridus- ja teadusminister" sõnadega "valdkonna eest vastutav minister" vastavas käändes
25.01.2016RT I, 27.01.2016, 901.04.2016

Määrus kehtestatakse „Arhiiviseaduse” § 3 lõike 7 ja „Vabariigi Valitsuse seaduse” § 42 lõike 1 ja § 49 lõike 1 punkti 10 alusel.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.  Rahvusarhiiv

 (1) Rahvusarhiiv on Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas tegutsev valitsusasutus, mis osutab avalikke teenuseid ja teostab riigivõimu seaduses ettenähtud ulatuses ja alustel.

 (2) Oma ülesannete täitmisel esindab Rahvusarhiiv riiki.

§ 2.  Rahvusarhiivi nimi inglise keeles

  Rahvusarhiivi nimi inglise keeles on The National Archives.
[RT I, 26.11.2014, 2 - jõust. 29.11.2014]

§ 3.  Asukoht ja postiaadress

 (1) Rahvusarhiivi asukoht on Tartu.

 (2) Rahvusarhiivi postiaadress on J. Liivi 4, 50409 Tartu. Rahvusarhiivi mujal asuva struktuuriüksuse asukoha ja postiaadressi määrab riigiarhivaar.

§ 4.  Pitsat

 (1) Rahvusarhiivil on sõõrikujuline 35 mm läbimõõduga pitsat, mille keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemist äärt mööda on tekst „RAHVUSARHIIV”.

 (2) Rahvusarhiivi struktuuriüksusel on oma pitsat, kui see on sätestatud tema põhimääruses.

§ 5.  Üld- ja kirjaplank

 (1) Rahvusarhiivi üldplangil kasutatakse väikese riigivapi kujutist.

 (2) Rahvusarhiivi üldplanki kasutab riigiarhivaar või tema volitatud ametnik või töötaja oma pädevuse piires. Kirjaplangi kasutamine sätestatakse Rahvusarhiivi asjaajamiskorras.
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]

 (3) [Kehtetu - RT I, 26.11.2014, 2 - jõust. 01.01.2015]

§ 6.  Eelarve

  Rahvusarhiivi eelarve kinnitab, muudab ja eelarve täitmist kontrollib valdkonna eest vastutav minister.

§ 7.  Tegevuse koordineerimine ja aruandekohustus

 (1) Rahvusarhiiv on aruandekohustuslik valdkonna eest vastutava ministri ees, kes suunab ja koordineerib tema tegevust ning teostab tema üle teenistuslikku järelevalvet õigusaktidega sätestatud korras.

 (2) Rahvusarhiivi koostööd Haridus- ja Teadusministeeriumiga koordineerib ja korraldab Haridus- ja Teadusministeeriumi kantsler.

 (3) Rahvusarhiiv teeb koostööd Haridus- ja Teadusministeeriumi osakondadega nende põhimäärustes sätestatud ülesannete ulatuses.

 (4) Rahvusarhiiv koostab ning esitab tegevuse ja statistilisi aruandeid õigusaktidega sätestatud korras.

2. peatükk Rahvusarhiivi tegevusvaldkond ja ülesanded 

§ 8.  Rahvusarhiivi tegevusvaldkond

  Rahvusarhiivi tegevusvaldkond on arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu võimaldamine.

§ 9.  Rahvusarhiivi põhiülesanded

  Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses.

§ 10.  Rahvusarhiivi tegevus põhiülesannete täitmiseks

  Põhiülesannete täitmiseks Rahvusarhiiv:
 1) osaleb arhiivinduse arengu kavandamises;
 2) osaleb arhiivindust reguleerivate õigusaktide eelnõude väljatöötamises;
 3) selgitab välja avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale, lähtudes seejuures asutuse või isiku olulisusest ühiskonnas ning avaliku ülesande sisust;
 4) selgitab käesoleva paragrahvi punktis 3 nimetatud asutuse või isiku dokumente hinnates välja arhivaalid, arvestades avaliku võimu teostamise vajadust või isiku õiguste või tehingute tõendamise vajadust või teabe kultuuri- ja ajalooväärtust;
 5) tegeleb arhiivinduslike teadusuuringute ja publitseerimisega;
 6) nõustab ja toetab avalikku ülesannet täitvat asutust ning isikut dokumentide ja arhivaalide haldamisel;
 7) võib avalikku ülesannet täitvale asutusele ja isikule anda „Arhiiviseaduse” ja selle alusel kehtestatud õigusaktide täitmiseks juhiseid dokumentide ja arhivaalide haldamiseks;
 8) teostab haldusjärelevalvet arhivaalide haldamise ning arhiivieeskirja, Rahvusarhiivi juhiste ja oma ülesannete raames dokumendihalduse üldnõuete täitmise üle avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku poolt ning teeb puuduse kõrvaldamiseks ettepanekuid;
[RT I, 26.11.2014, 2 - jõust. 29.11.2014]
 9) kogub ja säilitab arhivaale;
 10) osutab võimaluse korral ja kui selleks on avalik huvi, abi kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslike dokumentide omanikule dokumentide korrastamiseks, kirjeldamiseks ja säilitamiseks;
 11) kogub kokkuleppel omanikuga ning võimaluste olemasolul kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslikke dokumente, kui selleks on avalik huvi;
 12) säilitab arhiiviväärtusega peremehetuid dokumente, mille omanikku ei ole võimalik välja selgitada;
 13) säilitab tasu eest riigiasutuste ja -organite üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumente, mis arhiiviväärtust ei oma;
 14) võimaldab juurdepääsu arhivaalidele ja korraldab nende kasutamist vastavalt „Arhiiviseadusele”;
 15) väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatisi;
 16) selgitab välja väljaspool Eesti Vabariiki asuvad Eestile kuuluvad või Eestiga seotud arhiiviväärtusega dokumendid ning teeb ettepanekuid nende tagasisaamise või Eestisse toimetamise korraldamiseks ja osaleb vastavas tegevuses;
 17) valdab, kasutab ja käsutab tema valdusesse antud riigivara vastavalt „Riigivaraseadusele” ja selle alusel antud õigusaktidele;
 18) sõlmib lepinguid;
 19) teostab riigihankeid põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
 20) levitab arhiivindusalast teavet ja teadmisi ning korraldab konverentse, seminare ja muid arhiivindusalaseid üritusi;
 21) osaleb rahvusvaheliste arhiivindusalaste organisatsioonide ja liitude tegevuses;
 22) teeb oma ülesannete täitmiseks koostööd Eesti ja välisriikide arhiivide, muuseumide, raamatukogude ja teadusasutustega;
 23) täidab teisi seadusega või seaduse alusel talle pandud ülesandeid või valdkonna eest vastutava ministri või Haridus- ja Teadusministeeriumi kantsleri antud Rahvusarhiivi tegevusvaldkonda kuuluvaid ülesandeid.

3. peatükk Rahvusarhiivi struktuuriüksused ja nende põhiülesanded 

§ 11.  Struktuur

 (1) Rahvusarhiivi teenistuskohtade koosseisu kehtestab valdkonna eest vastutav minister või tema volitusel riigiarhivaar.
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]

 (2) Rahvusarhiivi struktuuriüksused on arhiivid ja bürood, mida juhivad direktorid ning osakonnad, mida juhivad osakonnajuhatajad.
[RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]

 (3) Rahvusarhiivi struktuuri võivad lisaks kuuluda ka vahetult riigiarhivaarile alluvad ametnikud, kes ei ole ühegi struktuuriüksuse koosseisus.
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]

 (4) [Kehtetu - RT I, 29.11.2012, 1 - jõust. 01.01.2013]

 (5) Rahvusarhiivi struktuuriüksuse põhimääruse kinnitab riigiarhivaar.

 (6) Rahvusarhiivi struktuuriüksuse koosseisus võib riigiarhivaar moodustada allüksusi.
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]

§ 12.  Arhiivid

 (1) Rahvusarhiivi struktuuri kuuluvad järgmised arhiivid:
 1) [kehtetu - RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]
 2) digitaalarhiiv;
 3) filmiarhiiv;
 4) [kehtetu - RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]

 (2) Arhiivi põhiülesanded on:
 1) arhivaalide kogumine;
 2) arhivaalide säilitamine;
 3) arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine;
 4) arhivaalide kasutamise korraldamine.

 (3) Arhiivi täpsemad ülesanded, asukoht, struktuur ja tegevuspiirkond määratakse tema põhimääruses.

§ 13.  Bürood

 (1) Rahvusarhiivi struktuuri kuuluvad järgmised bürood:
 1) haldusbüroo;
 2) teadus- ja publitseerimisbüroo.

 (2) Haldusbüroo põhiülesanded on:
 1) Rahvusarhiivi eelarve kulude ja tulude planeerimine ja eelarve täitmise korraldamine ning eelarve täitmise aastaaruande koostamine;
 2) Rahvusarhiivi valduses oleva riigivara üle arvestuse pidamine;
 3) personalipoliitika väljatöötamine ja ühtse personalitöö tagamine Rahvusarhiivis;
 4) riigihangete teostamine;
 5) Rahvusarhiivi raamatupidamisarvestuse korraldamine;
 6) Rahvusarhiivi struktuuriüksuste õigusalane teenindamine;
 7) Rahvusarhiivi dokumendisüsteemi haldamine, dokumendihalduse korraldamine ning struktuuriüksuste sellealane teenindamine.
[RT I, 29.11.2012, 1 - jõust. 01.01.2013]

 (3) Teadus- ja publitseerimisbüroo põhiülesanded on:
 1) Rahvusarhiivi teadustegevuse põhimõtete väljatöötamine ja nende täitmise korraldamine;
 2) Rahvusarhiivi publitseerimiskava koostamine ja väljaannete kirjastamine;
 3) Rahvusarhiivi raamatufondi täiendamise koordineerimine;
 4) teadusürituste korraldamine ja teiste struktuuriüksuste abistamine arhiivinäituste ettevalmistamisel.

 (4) Büroo täpsemad ülesanded, asukoht ja struktuur määratakse tema põhimääruses.

§ 131.  Osakonnad
[RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]

 (1) Rahvusarhiivi struktuuris on järgmised osakonnad:
 1) Tallinna kogumisosakond;
 2) Tallinna säilitusosakond;
 3) Tallinna kasutusosakond;
 4) Tartu kogumisosakond;
 5) Tartu säilitusosakond;
 6) Tartu kasutusosakond;
 7) Rakvere osakond;
 8) Valga osakond.

 (2) Kogumisosakonna põhiülesanded on:
 1) dokumentide hindamine;
 2) arhiivimoodustajate nõustamine ning dokumentide liigitusskeemide kooskõlastamine;
 3) arhivaalide kogumine;
 4) arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine;
 5) haldusjärelevalve teostamine.

 (3) Säilitusosakonna põhiülesanded on:
 1) arhivaalide säilitamise korraldamine;
 2) arhivaalidest tagatis- ja kasutuskoopiate valmistamine;
 3) arhivaalide konserveerimine.

 (4) Kasutusosakonna põhiülesanded on:
 1) arhivaalide ja juurdepääsutingimuste kohta teabe vahendamine;
 2) arhivaalide kasutamise korraldamine;
 3) arhiiviteatiste ja päringute vastuste väljastamine.

 (5) Rakvere ja Valga osakondade põhiülesanded on:
 1) dokumentide hindamine;
 2) arhiivimoodustajate nõustamine ning dokumentide liigitusskeemide kooskõlastamine;
 3) arhivaalide kogumine oma tegevuspiirkonnas;
 4) arhivaalide säilitamine;
 5) arhivaalide kasutamise korraldamine;
 6) arhiiviteatiste ja päringute vastuste väljastamine.

 (6) Osakonna täpsemad ülesanded, asukoht, struktuur ja tegevuspiirkond määratakse tema põhimääruses.
[RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]

§ 14.  Kantselei
[Kehtetu - RT I, 29.11.2012, 1 - jõust. 01.01.2013]

4. peatükk Rahvusarhiivi juhtimine 

§ 15.  Juhtimine

 (1) Rahvusarhiivi juhib riigiarhivaar, kelle valdkonna eest vastutav minister nimetab kooskõlas „Avaliku teenistuse seadusega” ametisse viieks aastaks, kuulates ära arhiivinõukogu arvamuse.

 (2) [Kehtetu - RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]

 (3) Riigiarhivaari äraolekul asendab teda riigiarhivaari määratud asetäitja või nende äraolekul riigiarhivaari määratud struktuuriüksuse direktor.

 (4) Asendaja määramisest informeerib riigiarhivaar Haridus- ja Teadusministeeriumi kantslerit.

 (5) Kui riigiarhivaari ametikoht on vaba või kui riigiarhivaar ei saa oma ülesandeid täita püsiva takistuse tõttu, paneb valdkonna eest vastutav minister riigiarhivaari ülesanded ajutiselt kuni riigiarhivaari ametikohale naasmiseni või uue riigiarhivaari ametisse nimetamiseni ühele riigiarhivaari asetäitjatest.

 (6) Rahvusarhiivi struktuuriüksuse juhtimine määratakse struktuuriüksuse põhimääruses.

§ 16.  Riigiarhivaari õigused ja kohustused

  Riigiarhivaar:
 1) korraldab Rahvusarhiivi tegevust ning otsustab sellega seotud küsimusi;
 2) esindab Rahvusarhiivi või annab selleks vastava volituse ametnikule või töötajale Rahvusarhiivi esindamiseks;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 3) vastutab riigivara säilimise ja heaperemeheliku kasutamise eest ning otsustab Rahvusarhiivi valduses oleva riigivaraga seotud küsimusi kooskõlas seadusega või annab selleks vastava volituse ametnikule või töötajale;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 4) otsustab riigihangete teostamise Rahvusarhiivi ülesannete täitmiseks vajamineva vara hankimiseks ja teenuste tellimiseks;
 5) vastutab Rahvusarhiivi tegevust korraldavate õigusaktide täpse ja otstarbeka täitmise eest;
 6) annab Rahvusarhiivi tegevusest aru valdkonna eest vastutavale ministrile;
 7) teostab teenistuslikku järelevalvet seadusega ettenähtud korras Rahvusarhiivi ametnike ja töötajate aktide ja toimingute üle;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 8) nimetab ametikohale ja vabastab ametikohalt Rahvusarhiivi koosseisu kuuluvad ametnikud;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 9) sõlmib, muudab ning lõpetab töölepingud ja muud võlaõiguslikud lepingud teiste isikutega või annab selleks vastava volituse ametnikule;
 10) algatab distsiplinaarmenetluse ja määrab Rahvusarhiivi ametnikele distsiplinaarkaristusi ning teeb töötajatele töölepingu ülesütlemise hoiatusi;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 11) saadab ametnikke ja töötajaid välislähetusse;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 12) viib läbi talle vahetult alluvate ametnikega arengu- ja hindamisvestlused;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 13) kinnitab Rahvusarhiivi töökorralduse reeglid, asjaajamiskorra, raamatupidamise sise-eeskirja, struktuuriüksuste põhimäärused ning teised Rahvusarhiivi juhtimiseks ja tegevuse korraldamiseks vajalikud õigusaktid;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 14) kinnitab ametnike ametijuhendid või annab selleks vastava volituse struktuuriüksuse juhile;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 15) teeb valdkonna eest vastutavale ministrile ettepaneku Rahvusarhiivi põhimääruse, struktuuri või koosseisude muutmiseks, kui valdkonna eest vastutav minister ei ole volitanud Rahvusarhiivi teenistuskohtade koosseisu kehtestama riigiarhivaari;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 16) [kehtetu - RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 17) [kehtetu - RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 18) esitab valdkonna eest vastutavale ministrile ettepaneku Rahvusarhiivi tulude ja kulude aastaeelarve eelnõu, vajaduse korral lisaeelarve eelnõu kohta ning eelarve täitmise aastaaruande;
 19) valvab eelarve täpse ja otstarbeka täitmise üle, teeb vajaduse korral ettekirjutusi eelarvevahendite kasutamiseks;
 20) otsustab arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmise;
 21) pikendab põhjendatud juhtudel arhivaalide Rahvusarhiivi üleandmise tähtaega;
 22) annab avalikku ülesannet täitvale asutusele või isikule käesoleva määruse § 10 punktis 8 märgitud ettepaneku mittetäitmisel puuduse kõrvaldamiseks korralduse, mille täitmine on kohustuslik;
 23) moodustab komisjone ja töörühmi, kaasates nende töösse riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste ametnikke ning töötajaid ja teisi asjatundjaid;
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]
 24) korraldab Rahvusarhiivi sisekontrolli;
 25) täidab teisi seadusega või seaduse alusel talle pandud või valdkonna eest vastutava ministri või Haridus- ja Teadusministeeriumi kantsleri antud ülesandeid.

§ 17.  Riigiarhivaari käskkirjad ja korraldused

 (1) Riigiarhivaar annab Rahvusarhiivi juhtimiseks ja tegevuse korraldamiseks käskkirju.

 (2) Riigiarhivaar annab Rahvusarhiivi ametnikele ja töötajatele teenistusalastes küsimustes suulisi ja kirjalikke korraldusi.
[RT I, 23.04.2014, 6 - jõust. 26.04.2014]

§ 18.  Riigiarhivaari asetäitja
[RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]

 (1) Riigiarhivaaril on kaks asetäitjat.

 (2) Ühe riigiarhivaari asetäitja ametikoha asukoht on Tallinnas. Talle alluvad vahetult Tallinna kogumisosakond, Tallinna säilitusosakond, Tallinna kasutusosakond ja Rakvere osakond.

 (3) Teise riigiarhivaari asetäitja ametikoha asukoht on Tartus. Talle alluvad vahetult Tartu kogumisosakond, Tartu säilitusosakond, Tartu kasutusosakond ja Valga osakond.

 (4) Riigiarhivaari asetäitja äraolekul asendab teda kohalolev riigiarhivaari asetäitja. Mõlema riigiarhivaari asetäitja äraolekul määrab riigiarhivaar äraolevate riigiarhivaari asetäitjate asendaja(te)ks struktuuriüksuse juhi(d).

 (5) Riigiarhivaari asetäitja:
 1) koordineerib riigiarhivaari ülesandel struktuuriüksuste koostööd;
 2) juhib riigiarhivaari määramisel valdkonnas vajalike strateegiate, arengukavade ja juhiste koostamist ja rakendamist;
 3) juhib osakonnajuhatajate kaudu talle alluvate osakondade tööd ja tagab osakondadele pandud ülesannete täitmise ning annab osakondade tegevusest aru riigiarhivaarile;
 4) sõlmib, muudab ning lõpetab struktuuriüksuste ülesannete täitmiseks vajalikud võlaõiguslikud lepingud (sh töölepingud) vastavalt riigiarhivaari antud volitusele;
 5) teeb riigiarhivaarile ettepaneku tema alluvuses olevate osakondade töötajatele lisatasude või preemiate maksmiseks, ametnikele palga, lisatasude ja preemiate maksmiseks ning distsiplinaarmenetluse algatamiseks;
 6) viib läbi talle vahetult alluvate ametnikega arengu- ja hindamisvestlused;
 7) kinnitab käskkirjaga tema alluvuses olevate osakondade ametnike ametijuhendid ja teised töökorralduslikud aktid;
 8) teeb riigiarhivaarile ettepaneku tema alluvuses olevate osakondade põhimääruse, struktuuri või koosseisu muutmiseks;
 9) teeb riigiarhivaarile ettepaneku avaliku- või sisekonkursi väljakuulutamiseks vabadele, avaliku teenistuse seaduse alusel konkursi korras täidetavatele ametikohtadele;
 10) teeb vajadusel riigiarhivaarile põhjendatud ettepaneku arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmiseks;
 11) teeb asutuse või isiku põhjendatud taotluse alusel riigiarhivaarile ettepaneku pikendada arhivaalide üleandmise tähtaega;
 12) teeb riigiarhivaarile esildise haldusjärelevalve menetluse algatamiseks;
 13) annab oma pädevuse piires käskkirju ning Rahvusarhiivi ametnikele ja töötajatele suulisi ja kirjalikke korraldusi;
 14) esindab Rahvusarhiivi riigiarhivaarilt saadud volituse piires;
 15) täidab muid riigiarhivaari antud ülesandeid.
[RT I, 27.01.2016, 9 - jõust. 01.04.2016]

5. peatükk Rahvusarhiivi ümberkorraldamine ja tegevuse lõpetamine 

§ 19.  Ümberkorraldamine ja tegevuse lõpetamine

  Rahvusarhiiv korraldatakse ümber või tema tegevus lõpetatakse seaduse alusel.

6. peatükk Rakendussäte 

§ 20.  Määruse jõustumine

  Määrus jõustub 1. jaanuaril 2012. a.