Teksti suurus:

Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste, rahvusvaheliste organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide ning nende isikkoosseisu andmekogu põhimäärus

Väljaandja:Välisminister
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:30.05.2016
Redaktsiooni kehtivuse lõpp:20.08.2017
Avaldamismärge:RT I, 27.05.2016, 17

Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste, rahvusvaheliste organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide ning nende isikkoosseisu andmekogu põhimäärus

Vastu võetud 23.05.2016 nr 3

Määrus kehtestatakse välissuhtlemisseaduse § 9 lõike 2 punkti 9 ja lõigete 4 ning 14 alusel.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.  Andmekogu nimetus

  Andmekogu nimetus on „Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste, rahvusvaheliste organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide ning nende isikkoosseisu andmekogu” (edaspidi andmekogu).

§ 2.  Andmekogu pidamise eesmärk

  Andmekogu eesmärk on välissuhtlemisseadusega Välisministeeriumile pandud ülesannete täitmiseks arvestuse pidamine Eestis tegutsevate välisriigi diplomaatiliste esinduste, konsulaarasutuste, rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste (edaspidi välisesindused) ning rahvusvaheliste organisatsioonide ja rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide (edaspidi muud asutused) ning nende töötajate ja töötajate perekonnaliikmete, välisesinduste ja muude asutuste kasutuses olevate ruumide, välisesindustele ja nende töötajatele kuuluvate mootorsõidukite registreerimise, maksusoodustuste sihipärase kasutamise, välisesinduste operatiivnimekirja, diplomaadi- ja teenistuskaartide väljaandmise üle.

§ 3.  Andmekogu vastutav töötleja

  Andmekogu vastutav töötleja on Välisministeerium.

2. peatükk Andmekogu ülesehitus 

§ 4.  Andmekogu pidamise viis ja ülesehitus

 (1) Andmekogu peetakse ühetasandilise andmekoguna digitaalselt ja paberkandjal.

 (2) Andmekogu koosseisu kuuluvad:
 1) digitaalsed registrikaardid ja
 2) alusdokumentide toimikud.

§ 5.  Andmete andmekogusse kandmise alusdokumendid

 (1) Andmed kantakse andmekogusse järgmiste dokumentide alusel:
 1) välisesinduse noot või ametlik kiri;
 2) aukonsuli või muu asutuse ametlik kiri;
 3) diplomaadi- või teenistuskaardi taotlus;
 4) diplomaadi- või teenistuskaardi lisataotlus;
 5) diplomaadi- või teenistuskaardi taotleja passi isikuandmete ja passi kehtivust tõestava lehekülje koopia;
 6) väljaspool Eestit resideeriva diplomaadi asukohariigi diplomaadikaardi koopia;
 7) kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa taotlus;
 8) kinnisomandi või kinnisasja valduse üleandmise loa koopia;
 9) mootorsõiduki registreerimistunnistuse koopia;
 10) uue mootorsõiduki puhul valmistaja väljastatud tüübivastavuse tunnistuse koopia;
 11) diplomaatilise kauba deklaratsioon;
 12) käibemaksu tagastamise taotlus;
 13) aktsiisi tagasisaamise taotlus;
 14) Euroopa Liidu käibemaksu- ja aktsiisivabastuse tõend;
 15) muu asutuse juhi avaldus asutuse registreerimise kohta, milles sisalduvad nimetus, asutamise kuupäev, asutamisdokumendi nimetus, kontaktandmed, esindusõigusega isiku isikukood või sünnikuupäev ja ametikoht asutuses;
 16) muud dokumendid.

 (2) Andmekogule esitab andmed välisesindus või muu asutus, kes taotleb § 6 lõikes 1 nimetatud toimingu tegemist.

§ 6.  Andmekogusse kantavad andmed

 (1) Andmekogusse kantakse andmed järgmiste toimingute kohta:
 1) välisesinduse ja muu asutuse registreerimine;
 2) diplomaadikaardi väljaandmine välisesinduse diplomaadile ja tema perekonnaliikmele;
 3) teenistuskaardi väljaandmine välisesinduse haldustöötajale, abitöötajale, koduabilisele (edaspidi haldustöötaja), nende perekonnaliikmele, välisesinduses töötavale Eesti kodanikule ja alalisele elanikule, aukonsulile ning muu asutuse töötajale ja tema perekonnaliikmele;
 4) taotluse väljastamine välisesinduse diplomaadile, haldustöötajale ja nende perekonnaliikmele mootorsõiduki registreerimiseks Maanteeameti regionaalses allasutuses;
 5) taotluse väljastamine välisesinduse diplomaadile, haldustöötajale ja nende perekonnaliikmele mootorsõidukile uue numbrimärgi ja duplikaadi tellimiseks ja uue registreerimistunnistuse väljaandmiseks;
 6) muude asjakohaste toimingute tegemine.

 (2) Välisesinduse ja muu asutuse registreerimisel kantakse andmekogusse järgmised andmed:
 1) esindatav riik;
 2) nimi eesti ja inglise keeles;
 3) liik;
 4) linn;
 5) registrikood;
 6) info politseivalve kohta;
 7) kontaktandmed (aadress, avalik telefoninumber, faksinumber, elektronposti aadress, koduleht);
 8) osakonna andmed (nimetus, kontaktandmed);
 9) välisriigi rahvuspüha;
 10) hädaabitelefoni number;
 11) välisesinduse juhi residentsi asukoht ja kontaktandmed (aadress ja telefoninumber);
 12) juhi mobiiltelefoni number;
 13) info välisesinduse asutamise kohta või muu asutuse puhul asutamise kuupäev, asutamisdokumendi nimetus, tegevuse lõpetamise kuupäev;
 14) asjakohased lisaandmed või muu asutuse puhul registreerimise kuupäev, registrinumber, andmete muutmise kuupäev.

 (3) Diplomaadi- ja teenistuskaardi taotleja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
 1) välisesinduse või muu asutuse nimi;
 2) perekonnanimi;
 3) eesnimi;
 4) isikukood;
 5) tiitel;
 6) sünniaeg;
 7) asukoht;
 8) sugu;
 9) kodakondsus;
 10) perekonnaseis;
 11) kontaktandmed (aadress, telefoninumber ja elektronposti aadress);
 12) foto;
 13) allkiri;
 14) isikut tõendava dokumendi liik;
 15) isikut tõendava dokumendi number;
 16) isikut tõendava dokumendi väljaandja;
 17) isikut tõendava dokumendi kehtivusaeg;
 18) välisesinduse või muu asutuse ametikohale asumise aeg ja eeldatav ametiaja lõppemise kuupäev;
 19) ametikoha nimetus eesti ja inglise keeles;
 20) samal ametikohal varem töötanud isiku ees- ja perekonnanimi või teave uue ametikoha loomise kohta;
 21) ametist lahkumise aeg;
 22) ametist lahkumise alus;
 23) kui taotleja on suursaadik, siis tema volikirja üleandmise kuupäev;
 24) kaardi kategooria;
 25) kaardi väljaandmise kuupäev;
 26) asjakohased lisaandmed;
 27) kaitseatašee tunnus;
 28) agrément’i taotlemise kuupäev;
 29) agrément’i saamise kuupäev;
 30) agrément’i märkused;
 31) volikirja üleandmise järjekorranumber sellel päeval;
 32) suursaadiku ajalooline järjekorranumber;
 33) eksekvaaturi number;
 34) eksekvaaturi väljaandmise kuupäev;
 35) eksekvaaturi kehtivusaeg;
 36) konsulaarpiirkond;
 37) ametiaja lõppemise kuupäev;
 38) suursaadiku tunnus;
 39) lisatavad failid.

 (4) Välisesinduse diplomaadi, haldustöötaja või muu asutuse töötaja perekonnaliikmele diplomaadi- või teenistuskaardi väljaandmisel kantakse andmekogusse lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 3 toodud andmetele perekonnaliikme kohta järgmised andmed:
 1) perekonnanimi;
 2) eesnimi;
 3) tiitel;
 4) sünniaeg;
 5) kodakondsus;
 6) elukoht;
 7) sugulusaste taotlejaga;
 8) passi liik;
 9) passi number;
 10) passi väljaandja;
 11) passi kehtivusaeg;
 12) foto;
 13) allkiri.

 (5) Välisesinduse, selle diplomaadi, haldustöötaja või nende perekonnaliikme omanduses või kasutuses oleva mootorsõiduki registreerimise kohta kantakse andmekogusse mootorsõiduki kohta järgmised andmed:
 1) välisesinduse nimetus;
 2) omaniku nimi;
 3) mark ja mudel;
 4) värvus;
 5) väljalaskeaasta;
 6) VIN-kood;
 7) kasutaja nimi;
 8) riikliku registreerimismärgi number;
 9) registreerimistunnistuse number ja väljastamise kuupäev;
 10) registrist kustutamise kuupäev;
 11) märkused.

 (6) Maksusoodustuste sihipärase kasutamise üle arvestuse pidamiseks kantakse andmekogusse järgmised andmed:
 1) kauba tüüp;
 2) kauba kogus;
 3) käesoleva määruse § 5 lõike 1 punktides 11–14 nimetatud deklaratsiooni, taotluse ja tõendi esitamise kuupäev.

 (7) Andmekogu kasutajate kohta hoitakse andmekogus järgmisi andmeid:
 1) kasutaja ees- ja perekonnanimi;
 2) isikukood;
 3) ametiasutus ja osakond, kus kasutaja töötab;
 4) andmekogusse viimase logimise aeg.

3. peatükk Andmete kandmine andmekogusse, andmete töötlemine ja logimine 

§ 7.  Andmete andmekogusse kandmine

  Andmete andmekogusse kandmisel lähtub vastutav töötleja toimingute tegemise kohta õigusaktides sätestatud tähtaegadest.

§ 8.  Andmekogu andmete õigsuse tagamine

  Alusdokumentidel olevate andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja. Andmekogusse kantavate ja sealt väljastatavate andmete vastavuse eest andmekogusse esitatud andmetele vastutab vastutav töötleja oma pädevuse piires.

§ 9.  Andmekogusse kantud andmete töötlemine

  Andmekogu vastutav töötleja tagab andmekogusse kantud andmete töötlemise avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seaduse kohaselt.

§ 10.  Andmete logimine

 (1) Andmekogus logitakse andmete lisamine, muutmine ja kustutamine ning isikuandmeid sisaldavate vormide avamine.

 (2) Logisid säilitatakse andmekogus vähemalt kolm aastat, kuid mitte kauem kui neli aastat kande tegemisest arvates.

§ 11.  Andmekogusse kantud andmete säilitamine

 (1) Andmekogusse kantud andmed arhiveeritakse välisesinduse ja muu asutuse töötaja ja tema perekonnaliikme akrediteeringu ja muude seotud toimingute lõppemisel. Arhiveeritud andmeid säilitatakse seitse aastat.

 (2) Käesoleva määruse § 6 lõike 3 punktides 1–3, 5, 18, 19, 21 ja 23 nimetatud andmeid säilitatakse alaliselt.

 (3) Arhiveeritud andmed aktiveeritakse välisesinduse või muu asutuse töötaja uuesti Eestisse akrediteerimisel.

 (4) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

§ 12.  Andmekogusse kantud andmete turvalisus

  Andmekogu turvaklass on K2T1S2 ning turbeaste on keskmine.

4. peatükk Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele 

§ 13.  Juurdepääs andmekogusse kantud andmetele

 (1) Andmekogusse kantud andmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas avaliku teabe seadusega ja isikuandmete kaitse seadusega.

 (2) Välisministeeriumi kodulehel avalikustatakse käesoleva määruse § 6 lõike 2 punktides 1–5, 7–9 ja 14 nimetatud andmed, lõike 3 punktides 1–3, 5, 19 ja 23 nimetatud andmed diplomaadi ja muu asutuse juhi kohta ning punktides 1–3, 5, 19 ja 36 nimetatud andmed aukonsuli kohta ning lõike 4 punktides 1–3 nimetatud andmed diplomaadi ja muu asutuse juhi abikaasa kohta.

 (3) Andmekogusse kantud käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetamata andmete kohta kehtib juurdepääsupiirang ning neid ei avalikustata.

§ 14.  Andmete väljastamine andmekogust

 (1) Andmekogu vastutav töötleja väljastab andmekogust:
 1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale andmesubjekti kohta käivaid isikuandmeid;
 2) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusele ning avalik-õiguslikule juriidilisele isikule andmeid, kui andmete väljastamiseks on vahetult seadusest tulenev alus ning see on neile vajalik seadusega pandud ülesannete täitmiseks.

 (2) Andmekogust väljastatakse andmeid üldjuhul teabenõude täitmisega või päringule vastamisega.

 (3) Riigiasutustel on õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks juurdepääs andmekogule.

 (4) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja milliseid juurdepääsupiiranguga isikuandmeid andmekogust väljastatakse.

5. peatükk Andmekogu järelevalve, rahastamine ja lõpetamine 

§ 15.  Järelevalve

 (1) Andmekogu pidamise seaduslikkuse järele valvavad Riigi Infosüsteemide Amet ja vastutava töötleja ametnikud oma pädevuse piires.

 (2) Andmekogu pidamise järele valvama volitatud isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada vastutavalt töötlejalt teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta.

 (3) Andmekogu pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on vastutav töötleja kohustatud viivitamata kõrvaldama järelevalvet teostanud isikute ettekirjutustes kajastatud põhjendatud puudused.

§ 16.  Saladuse hoidmise kohustus

  Andmekogu pidamisega seotud isikud on kohustatud hoidma saladuses neile tööülesannete täitmisel teatavaks saanud andmeid, mida ei ole antud avalikuks kasutamiseks.

§ 17.  Rahastamine

  Andmekogu rahastatakse vastutava töötleja eelarvest.

§ 18.  Andmekogu lõpetamine

  Andmekogu lõpetamise otsustab välisminister.

6. peatükk Rakendussätted 

§ 19.  Varasemate õigusaktide kehtetuks tunnistamine

  Välisministri 24. oktoobri 2008. a määrus nr 10 „Eestis asuvate valitsustevaheliste rahvusvaheliste organisatsioonide või muude rahvusvahelise kokkuleppega loodud institutsioonide andmekogu asutamine ning andmekogu põhimäärus” (RTL 2008, 87, 1227) ja 21. mai 2010. a määrus nr 7 „Välisriikide ja rahvusvaheliste organisatsioonide esinduste ja nende isikkoosseisu andmekogu põhimäärus” (RT I 2010, 25, 127) tunnistatakse kehtetuks.

Marina Kaljurand
Minister

Rainer Saks
Kantsler