Raamatupidamise sise-eeskiri
Vastu võetud 09.02.2007 nr 3
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse paragrahvi 30 lõike 1 punkti 3, raamatupidamise seaduse paragrahvi 11 lõike 1 ja 2 ning riigi raamatupidamise üldeeskirja alusel
1. Peatükk
ÜLDSÄTTED
§ 1. Valga linna kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamiskorralduse alus.
(1) Valga linnavalitsus raamatupidamiskohustuslasena korraldab raamatupidamist ja finantsaruandlust Valga linna munitsipaalasutuste kaudu tsentraliseeritult.
(2) Valga linna munitsipaalasutusteks on Valga Linnavalitsus ametiasutusena (edaspidi linnavalitsus) ja järgmised linnavalitsuse hallatavad asutused, kes ei oma iseseisvat raamatupidamist (edaspidi asutused):
1) Lasteaed Buratino
2) Lasteaed Pääsuke
3) Lasteaed
Kaseke
4) Lasteaed Walko
5) Valga Gümnaasium
6) Valga Vene
Gümnaasium
7) Valga Põhikool
8) Valga Muusikakool
9)
Valga Kaugõppegümnaasium
10) Valgamaa Keskraamatukogu
11)
Valga Kultuuri- ja Huvikeskus koos Avatud Noortekeskusega
12) Valga
Saun
13) Lastekodu Kurepesa
14) Valga Linnavolikogu
(3) Valga Linnavalitsuse kui ametiasutuse alluvusse kuuluvad järgmised erinevate töölõikude paremaks korraldamiseks moodustatud allüksused:
1) Linnavara- ja registriteamet
2) Linnahooldusamet
3)
Sotsiaalabiamet
4) Ehitus- ja planeerimisamet
5) Rahandusamet
6)
Arenguamet
7) Kantselei
8) Kultuuri- ja haridusamet
9) Lisaks
on moodustatud kulude paremaks jälgimiseks kuluüksusi (lisa 1).
(4) Valga Linnavalitsuse konsolideeritud bilanssi koondatakse järgmised, iseseisvat raamatupidamist omavad asutused, kellel on iseseisev tehingupartneri kood ja kelle üle omab Valga Linnavalitsus olulist mõju:
1) AS Valga Vesi
2) AS Valga Haigla
3) SA Terve Valgamaa
4) MTÜ
Valga Hoolekandekeskus
5) SA Valga Linna Arengufond
6) SA
Valgamaafond
7) SA Valga Sport
§ 2. Valga Linnavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted.
(1) Valga linnavalitsuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk on Valga linnavalitsuse kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ja aruandluse tagamine.
(2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Sise-eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest (RPS), Raamatupidamise Toimkonna Juhenditest (RTJ) ja Riigi raamatupidamise üldeeskirjast (edaspidi üldeeskiri).
(3) Sise-eeskirja täiendavad Valga Linnavolikogu otsused ja määrused, linnavalitsuse korraldused, käskkirjad jne.
§ 3. Sise-eeskirja kohaldamine ja sisu.
(1) Sise-eeskirja kohaldatakse Linnavalitsuse tsentraliseeritud raamatupidamisele.
(2) Sise-eeskiri reguleerib Valga linna munitsipaalasutuste ja struktuuriüksuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi-ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda.
(3) Käesolevas sise-eeskirjas käsitlemata juhtudel lähtutakse teistest õigusaktidest. Eeskirjas ei korrata üldjuhul RPS-s, üldeeskirjas ja RTJ-s sätestatut.
(4) Raamatupidamise sise-eeskirja muudetakse ja täiendatakse linnavalitsuse määrusega.
2. peatükk
KONTOPLAAN
§ 4. Kontoplaan
(1) Linnavalitsuses on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan.
(2) Täiendavalt kasutusele võetud allkontod esitatakse sise-eeskirja lisas (lisa 2).
3. peatükk
ARUANDED
§ 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted
(1) Linn koostab konsolideeritud majandusaasta aruande üldeeskirjas toodud vormis, lähtudes RPS-s ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.
(2) Linna majandusaasta aruanne koosneb tegevusaruandest ja raamatupidamise aastaaruandest. Raamatupidamise aastaaruande koosseisus esitatakse eelarve täitmise aruanne Linnavolikogu poolt kinnitatud eelarve struktuuris, reservfondi kasutamise ja projektide omaosaluse kasutamise aruanne.
(3) Kui RTJ-s esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirja arvestuspõhimõtetest.
§ 6. Aruannete esitamine
(1) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks.
(2) Eelarve täitmise kuuaruanded koostatakse Valga Linnavalitsuse Rahandusameti poolt rahandusministri kinnitatud vormil ja esitatakse Valga Maavalitsusele.
(3) Maksudeklaratsioonid ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras, mahus ja tähtaegadel.
(4) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.
4. peatükk
RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS
§ 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur.
(1) Linnavalitsuse ja tema asutuste ja allüksuste raamatupidamist korraldatakse Valga Linnavalitsuse Rahandusameti koosseisus olevate raamatupidamistöötajatega tsentraliseeritult hallatavate asutuste lõikes.
(2) Raamatupidamist korraldatakse raamatupidamistarkvara «EEVA» ja «PMen» abil.
(3) Hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juhataja (direktor), linnavalitsuse tegevust linnapea.
(4) Linnavalitsuse ja tema hallatavate asutuste raamatupidamist korraldab pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.
§ 8. Varade ja kohustuste kajastamine.
(1) Vara kajastatakse raamatupidamistarkvara «EEVA» ja «PMen» varade menüüs eraldi vastutavate isikute lõikes.
(2) Valga linna omandis oleva vara valdamine, kasutamine ja käsutamine toimub vastavalt Valga Linnavolikogu poolt kehtestatud korrale.
(3) Nõuded ja kohustused kajastatakse bilansis nõudeõiguse või kohustuse tekkimise momendil. Nõuete sissenõudmisel esindab asutusi linnavalitsus.
(4) Finantsinvesteeringud aktsiatesse ja muudesse omakapitaliinstrumentidesse (v.a. osalused tütar- ja sidusettevõtjates) kajastatakse nende õiglases väärtuses, juhul kui see on usaldusväärselt hinnatav.
(5) Laenukohustusena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustused, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu.
(6) Ajutiselt linnavalitsuse valduses olev vara nagu näiteks avalikel enampakkumistel nõutav tagatisraha jms. kajastatakse kohustusena.
(7) Linnavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerimine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolul (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse linnavalitsuse raamatupidamise aastaaruandes.
§ 9. Tulude ja kulude kajastamine.
(1) Tulude ja kulude arvestust peetakse nii kassa- kui tekkepõhiselt.
(2) Maksutulud kajastatakse linnavalitsuse tuludes vastavalt maksude tegelikule laekumisele ja maksude edasiandja esitatud teatisele.
(3) Tulud majandustegevusest, muud tulud ja finantstulud kajastatakse linna tuludena, nende arvel tehtud kulud lülitatakse eelarvesse Volikogu poolt kehtestatud korras.
(4) Loodusressursside kasutamise eest laekuvad tulud kajastatakse linna tuludes vastavalt tegelikule laekumisele ja loodusressursside kasutamise tasude edasiandja esitatud teatisele.
(5) Algdokumentidel kajastatud käibemaksukulu kajastatakse käibemaksu kontol olenemata käibemaksu tagasisaamisest.
(6) Kulude arvestust peetakse hallatavate asutuste ja struktuuriüksuste lõikes, kusjuures kord kuus tehakse kassaliste kulude väljatrükid raamatupidamise programmist PMen, millistest ühe eksemplari saavad asutuste juhid informatsiooniks endale.
(7) Kulude kajastamisel kasutatakse tegevusala koodi ja kulu artikleid üldeeskirjas kehtestatud nomenklatuuris. Täpsema informatsiooni saamiseks võib kulu- ja tuluartikleid laiendada (lisa 3 ja 4).
5. peatükk
MAJANDUSTEHINGUTE KIRJENDAMISELE EELNEVAD
TOIMINGUD.
§ 10. Majandustehingute algdokumendid.
(1) Raamatupidamiskirjendeid-kandeid koostatakse algdokumendi alusel, millised peavad vastama seaduses sätestatud nõuetele.
1) dokumendi nimetus ja number;
2) koostamise kuupäev;
3)
tehingu majanduslik sisu;
4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
5)
tehingu osapoolte nimed;
6) tehingu osapoolte asu- või elukoha
aadressid;
7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast
esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad)
majandustehingu toimumist;
8) vastava raamatupidamiskirjendi
järjekorranumbrit.
(2) reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.
(3) Linna majandustehingute kirjendamise aluseks olevad sissetulekute algdokumendid (edaspidi tuludokumendid) liigituvad:
1) klientidele esitatud nõuetekohased arved;
2) muud tulude
algdokumendid (s.h. lepingud);
3) pangakonto väljavõtted ja neid
täiendavad dokumendid, kui laekumine ei kustuta eelnevalt
raamatupidamises kajastunud nõuet või kui see on vajalik väljavõttel
kajastuva informatsiooni täiendavaks selgitamiseks;
4) sularaha
sissemakset tõestavad maksedokumendid;
5) raamatupidamisõiendid.
(4) Linna majandustehingute kirjendamise aluseks olevad väljamineku- ja muude kulude algdokumendid (edaspidi kuludokumendid) liigituvad järgmiselt:
1) hankijate poolt esitatud arved;
2) avansi ja kuluaruanded;
3)
ettemaksude, finantstoetuste lepingute, linnavalitsuse korralduste või
nende alusel koostatud kulude algdokumendid;
4) ettemaksude ja
lõpetamata ehituste realiseerimist või valmidust kinnitavad aktid ja
vaheaktid;
5) töötasu ja sellega kaasnevate maksude koonddokumendid;
6)
põhivara amortisatsiooni kanded varaobjekti vastuvõtmisel kehtestatud
amortisatsiooninormide põhjal;
7) raamatupidamisõiendid.
§ 11. Dokumentide käsitlemine
(1) Majandusinformatsiooni kajastamise õigsuse tagamiseks raamatupidamises kirjendamisel, peavad kõik kuludokumendid olema kontrollitud ja aktsepteeritud volitatud isiku poolt.
(2) Asutuse juht on volitatud linna eelarvet kasutama ehk eelarve vastutav täitja.
(3) Asutuse juhi käskkirja või korraldusega võivad olla määratud ametnikud või töötajad ja nende asendamise kord, kellel on õigus aktsepteerida kuludokumente.
(4) Dokumenti aktsepteerinud isik vastutab selle eest, et:
1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;
2) dokumendil
kajastuvad kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt
sõlmitud lepingutele;
3) tehing on seaduspärane ja vajalik;
4)
tehing on kooskõlas eelarvega;
5) tehingu tingimused vastavad
parimatele analoogsete tehingute tingimustele;
6) kokkulepete
sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;
7)
dokumendile oleksid märgitud valdkonna eest vastutava isiku poolt kulu
täpsustavad selgitused juhul, kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendi
sisust;
8) dokument jõuaks õigeaegselt raamatupidamisse.
(5) Asutuste (struktuuriüksuste) dokumendid, arvväärtusega üle 100 000.- krooni kuuluvad kinnitamisele vastava valdkonna aselinnapea või linnapea poolt. Kui majandustehingu sooritamiseks on eelnevalt sõlmitud leping, mis on allkirjastatud linnapea või tema äraolekul aselinnapea poolt, siis lepinguga hõlmatud tööde arveid võib kinnitada töid kureeriv ametnik, sõltumata arve suurusest. Lepingu eest lõplik tasumine toimub peale tööde akteerimist (vastuvõtmist).
(6) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete õigsuse ja sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:
1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo
ja eelarveklassifikaatori koodide õigsus;
2) tekkepõhine periood;
3)
saaja andmed;
4) kas antud kauba, teenuse või hüve eest ei ole juba
varem tasutud;
5) kas dokument on kinnitatud selleks volitatud isiku
poolt.
(7) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut.
(8) Dokumendid, milliste alusel on tehtud panga ülekanded, säilitatakse maksekorralduste järjekorras panga kaustas, päevade lõikes panga väljavõtte taga.
5. peatükk
MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED.
§ 12. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine.
(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse arvutifailidena.
(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.
(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:
1) majandustehingu kuupäev;
2) raamatupidamiskirjendi
järjekorranumber;
3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja
vastavad summad;
4) majandustehingu lühikirjeldus;
5)
algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.
(4) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust asutuste lõikes eri valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:
1) Pank;
2) Arveldused;
3) Palk;
4) Põhivara;
5)
Pearaamat.
(5) Varade (bilansiväline kuluinventar) ja lastevanemate tasu arvestust peetakse raamatupidamisprogrammis «Eeva».
(6) Programmist «Eeva» tehakse igakuuliselt väljatrükid lastevanemate tasu koonditena – väljastatud arved ja laekumised asutuste ja tuluartiklite lõikes.
(7) «Eeva» väljundandmete alusel sisestatakse kord kuus PMen programmi nimetatud koondandmed.
(8) Linna raamatupidamisregistreid säilitatakse üldjuhul elektrooniliselt eeldusel, et raamatupidamiskanded oleks võimalik taasesitada paberkandjal.
(9) Kord kuus tehakse programmist eelarve täitmise aruannete väljatrükid struktuuriüksuste (asutuste) lõikes.
(10) Hallatava asutuse juhile väljastatakse vastavalt asutuse juhi soovile tema juhitava asutuse raamatupidamisarvestust puudutavad väljavõtted, mida raamatupidamisprogramm võimaldab.
(11) Linnavalitsuse sotsiaalabiameti poolt füüsilistele isikutele eraldatud sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse ja säilitatakse paberkandjal sotsiaalabiametis ja allkirjastatakse rahalise tehingu tegemiseks sotsiaalabiameti juhataja poolt. Sotsiaaltoetuste väljamakse koonddokumendid edastatakse raamatupidamisele. Füüsiliste isikute pangakontole panka ülekandmiseks eraldatud toetused ning sotsiaalmaksu arvestus edastatakse sotsiaalabiameti töötajate poolt elektrooniliselt programmi SIS kaudu.
§ 13. Algdokumentide käive.
Dokumendi nimetus |
Raamatupidamisele esitamise tähtaeg |
Tööaja arvestuse tabelid |
Igakuuliselt 5 tööpäeva enne kuu lõppu |
Tööettevõtu jm lepingud palga maksmiseks |
Igakuuliselt 5 tööpäeva enne kuu lõppu |
Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta |
3 tööpäeva enne väljamaksmise tähtpäeva |
Puhkuste ajakavad |
Iga aasta 31. jaanuariks |
Ostu-müügi-, laenu- jms lepingud |
5 päeva jooksul pärast lepingu sõlmimist |
Sõiduleht ja sõidupäevik |
Igakuuliselt 5. kuupäevaks |
Kasutamata puhkusepäevade nimekiri |
Iga aasta 31. jaanuariks |
Lähetuskulude aruanded |
5 päeva jooksul peale lähetusest saabumist |
Majanduskulude avansiaruanded |
Kohe pärast dokumendi saamist ja kinnitamist |
Hankijate arved |
Kohe peale arve saamist ja kinnitamist |
Põhivara arvelevõtmise aktid |
3 tööpäeva jooksul peale vara vastuvõtmist |
Vara mahakandmise aktid |
7 päeva jooksul peale akti kinnitamist |
Sots.toetuste väljamaksulehed |
1 tööpäev enne väljamaksmist |
Toiduraha ja laste kohalkäimise nimekirjad |
Igakuuliselt 1. tööpäeval |
Toiduaruanded, menüülehed, toiduraha nimekirjad, materjalide kulunimekirjad |
Igakuuliselt 5. kuupäevaks |
Elektriarvestite ja veemõõtjate näidud |
Igakuuliselt 1. tööpäevaks |
Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht.
7. peatükk.
RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS
§. 14. Rahaliste vahendite arvestus.
(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas linnavalitsuse arvelduskontodel. Linnavalitsusel kassat ei eksisteeri.
(2) Sularaha sissemakseid võib vastu võtta piletite müümisel (Valga Gümnaasium, Kultuuri- ja Huvikalakeskus, Valga Saun), õppetasu, kantseleiteenuste ja viiviste tasu (raamatukogu) ja riigilõivu (alla 100.- krooni üksikmakse) tasumisel (linnasekretär).
(3) Sularaha laekumiste vastuvõtmisel kasutatakse vormikohaseid nummerdatud pileteid (kviitungeid), mille konts jääb vastuvõtjale või kassaaparaadist prinditavat piletit.
(4) Sularahas vastuvõetud tulud kantakse vähemalt 1 kord kuus linnavalitsuse pangaarvele.
(5) Sularaha jääk päeva lõpus ei tohi olla suurem kui 20000.- krooni, kuu lõpus tuleb kogu jääk viia panka (kassasse võib jääda raha, mis on laekunud peale panga sulgemist).
(6) Sularahana laekunud tulusid ei ole lubatud ilma eelneva panka sissemakseta kulutada.
(7) Allasutuste juhid, kus toimub sularaha vastuvõtmine, on kohustatud tagama raha säilimise ning vastutavad seaduslikus korras neil juhtudel, kui nende süü läbi ei ole loodud vajalikud tingimused rahaliste vahendite säilimise tagamiseks.
(8) Allasutuste juhid sõlmivad kassaoperatsioone teostavate töötajatega täieliku materiaalse vastutuse lepingu.
(9) Pangaoperatsioonide teostamine toimub reeglina teleteenuse või internetipanga vahendusel. Ülekanded allkirjastatakse elektroonilise allkirjaga selleks volitatud isiku(te) poolt (linnapea, rahandusameti juhataja, pearaamatupidaja ja vanemraamatupidaja)
(10) Linnavalitsus võib lepinguga volitada pankasid debiteerima oma kontosid sõlmitud laenu- ja muude lepingute alusel tasumisele kuuluvate summade ulatuses.
8. peatükk
ARVELDUSTE ARVESTUS
§ 15. Nõuete ja kohustuste arvestus.
(1) Nõuded ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas nõude või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansipäevast kuni 1 aasta või kauem.
(2) Igal bilansipäeval hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga konkreetse kliendi laekumata nõudeid eraldi, arvestades teadaolevat informatsiooni kliendi maksevõime kohta.
(3) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse õiendiga, millele kirjutab alla pearaamatupidaja.
(4) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamine toimub vastavalt Valga linnavolikogu poolt kehtestatud korrale.
(5) Kehtivate lepingute ja muude volitatud isikute poolt esitatud algdokumentide alusel koostatakse linnavalitsuse raamatupidamises müügiarved. Arved allkirjastatakse koostaja poolt ja esitatakse nõude saajale. Teine eksemplar säilitatakse linnavalitsuse raamatupidamises.
(6) Raamatupidamine edastab igakuuliselt laekumata arvete nimistu volitatud isikutele, kes võtavad kasutusele meetmed nõuete laekumise tagamiseks.
§ 16. Ettemaksete arvestus.
(1) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Kui ettemakse tegemine on vajalik, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata).
(2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuludena perioodis, mille eest ettemakse tehti.
(3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu kohe kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir.
§ 17. Sihtfinantseerimise arvestus.
(1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi.
(2) Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse RTJ 12 toodud põhimõtetest, kasutades brutomeetodit ning üldeeskirjas toodud nõudeid.
§ 18. Arveldused töötajate ja aruandvate isikutega.
(1) Majanduskulude avanss kantakse aruandva isiku pangakontole asutuse juhi poolt kinnitatud avalduse alusel.
(2) Majanduskuludeks avanssi saanud isik on kohustatud esitama raamatupidamisele hiljemalt järgmise kuu viimaseks tööpäevaks kulusid tõendava asutuse juhi poolt kinnitatud dokumendid ja avansiaruande.
(3) Raamatupidamises kontrollitakse kuludokumentide vastavust aruandvale isikule väljamakstud avansiga.
(4) Lähetuse kulude ja päevarahade hüvitamise aluseks on asutuse juhi käskkiri lähetusse suunamiseks ja lähetatu poolt esitatud ja vahetu ülemuse poolt kinnitatud lähetusaruanne. Hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse linnapea käskkirja alusel ja tema lähetusaruande kinnitab linnapea (linnapea lähetuse käskkirja annab ja aruande kinnitab Volikogu esimees).
(5) Lähetus hõlmab nii tööalaseid- kui koolituslähetusi.
(6) Asutuse ametiautode ja isiklike sõidukite kasutamine ning arvlemine töötajatega toimub vastavalt Valga Linnavalitsuse kehtestatud korrale.
(7) Asutuse mobiiltelefonidele kehtestatud limiitide ületamisel tasub mobiiltelefoni kasutaja ülekulu linnavalitsuse pangaarvele arvel märgitud kuupäevaks. Tähtajaks tasumata ülekulu peab raamatupidamine kasutaja järgmise kuu töötasust kinni.
9. peatükk
VARUDE ARVESTUS
§ 19. Varude arvestus.
(1) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kulutustest. Vastavalt üldeeskirjale kantakse soetamisel lisandunud maksud ja lõivud maksukulu kontole.
(2) Bilansikirjetes on arvel varudest ostetud kaubad müügiks ja kingitusteks. Nende saamist ja väljaminekut arvestatakse algdokumentide põhjal koguselises ja rahalises väljenduses kogumisandmikus. Varude sissetuleku aluseks on arved, saatelehed, ostu-müügilepingud ja väljamineku aluseks on kuluaktid või müügiarved. Varusid võib kajastada bilansikirjetes koos käibemaksuga.
(3) Ülejäänud materjalid kantakse kuluks soetamise hetkel, nõuetekohaselt kinnitatud kuludokumentide alusel. Bensiin kantakse kuluks sõidulehel läbitud kilomeetrite ja ostutðekkide alusel, mida võrreldakse kütusefirma poolt esitatud aruandega. Materjalide analüütilist arvestust peetakse bilansiväliselt asutuste kaupa.
(4) Varude jäägi hindamisel kasutatakse kaalutud keskmise soetushinna meetodit. Varud inventeeritakse aastainventuuri käigus.
10. peatükk
PALKADE, TASUDE JA HÜVITISTE ARVESTUS
§ 20. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus.
(1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on kehtiv seadusandlus, Valga Linnavolikogu või Valga Linnavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkirjad, lepingud ja tööaja arvestuse tabelid.
(2) Palka makstakse linnavalitsuse sise-eeskirjades määratud kuupäeval ( kuu viimasel tööpäeval) pangaülekandega töötaja või teenistuja pangakontole.
(3) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minekut või töötaja avalduse alusel muul ajal.
(4) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga.
(5) Haiguslehed täidetakse ja edastatakse koos kaaskirjaga vähemalt kord nädalas haigekassale.
(6) Allasutustest saadud informatsiooni põhjal teostab töötajate ravikindlustusega kindlustamist ja arvelt mahavõtmist selleks volitatud raamatupidamistöötaja
(7) Maksud peetakse palkadelt kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt. Deklaratsioonid koos lisadega trükitakse välja kord kuus.
(8) Igakuuliselt trükitakse välja tasuliikide tabelid ja palgalehed asutuste lõikes. Töötaja nõudmisel esitatakse talle palgalipik.
11. peatükk
PÕHI- JA BILANSIVÄLISTE VARADE ARVESTUS
§ 21. Kinnisvarainvesteeringud.
(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 6 põhimõtetest ja üldeeskirjast. Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetusega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele lisatakse edasisel arvestamisel parendused, remont ja hooldus, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega.
(2) Kinnisvaraobjekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varadegrupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.
(3) Kinnisvarainvesteeringu arvele võtmiseks on vara soetusdokumendid ja/või volikogu vastavasisuline otsus.
§ 22. Materiaalne põhivara.
(1) Materiaalse põhivara kajastamisel lähtutakse RTJ 5 põhimõtetest ja üldeeskirjast. Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates põhivara kapitaliseerimise alampiirist.
(2) Varad, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille soetusmaksumus on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kuludesse.
§ 23. Materiaalse põhivara arvestus.
(1) Põhivara rekonstrueerimisväljaminekud, mis pikendavad vara kasulikku tööiga ning tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme, kapitaliseeritakse bilansis põhivarana.
(2) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset, ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodi kuludes.
(3) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.
(4) Teede kajastamisel ei eristata teede erinevaid komponente.
(5) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni norm määratakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.
(6) Ettepaneku kulunormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast.
(7) Amortisatsiooninormid aastas uutele soetatud põhivaradele on järgmised:
1) hooned, eluhooned, korterid 2 – 5%
2) rajatised 2 – 10%
3)
masinad ja seadmed 10 – 30%
4) transpordivahendid 10 – 25%
5)
Info- ja kommunikatsiooniseadmed 20 – 50%
6) muu inventar,
tööriistad ja sisseseade 10 – 50%
7) immateriaalne
põhivara 10 – 50%
(8) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.
(9) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks.
(10) Inventeerimiskomisjoni akt esitatakse raamatupidamisele vastava muudatuse tegemiseks.
(11) Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse raamatupidamisregistrites nende kehtestamise kuust.
(12) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, hävimine, kahjustumine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti kinnitab linnavalitsus.
(13) Materiaalse põhivara ümberhindamisel õiglasele väärtusele lähtutakse üldeeskirja nõuetest.
(14) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve(te), ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmiseakti alusel.
(15) Vara müük, tasuta üleandmine, kasutusvaldusse andmine ja mahakandmine toimub vastavalt Valga Linnavolikogu poolt kehtestatud korrale.
§ 24. Immateriaalne põhivara.
(1) Immateriaalse põhivara arvestuse korraldamisel lähtutakse RTJ 5 põhimõtetest ja üldeeskirjast.
(2) Immateriaalne põhivara kajastatakse bilansis soetusmaksumuses.
(3) Juhul kui vara omab nii materiaalse kui immateriaalse põhivara tunnuseid, lähtutakse sellest, millistele tunnustele vara rohkem vastab.
(4) Arvutitarkvara klassifitseeritakse materiaalseks põhivaraks juhul, kui see on lahutamatult seotud teatud riistvaraga. Juhul kui arvutitarkvara on sõltumatu riistvarast, klassifitseeritakse see immateriaalseks põhivaraks.
§ 25. Bilansiväline vara ja selle arvestus.
(1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on alates 1000 kroonist kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini ja mille kasutamisiga on üle ühe aasta.
(2) Olenemata maksumusest peetakse nimekirjades arvestust raamatute kohta raamatukogus.
(3) Bilansiväline vara kantakse kuludesse soetamise hetkel ning arvestust jätkatakse bilansiväliselt.
(4) Raamatupidamises peetakse bilansivälise vara arvestust nimekirjaliselt, koguseliselt ning summaliselt (raamatute arvestust koguseliselt ja summaliselt) asutuste ja vastutavate isikute lõikes.
(5) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel ilma käibemaksuta.
(6) Vara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine toimub vastavalt Valga Linnavolikogu poolt kehtestatud korrale.
12. peatükk
INVENTEERIMINE
§ 26. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus.
(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki pangakontodel raamatupidamiskontodel kajastatuga.
(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse nõuete ja ettemaksete analüütiliste allregistrite saldosid ning võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.
(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja kohustuste võrdlus.
(4) Iga kvartali lõpu seisuga võrreldakse tehingupartneri koodi omavate asutustega omavahelisi saldosid e-posti teel või rahandusministeeriumi lehel oleva saldoandmikuga. Võrdlused säilitatakse kas arvutifailina või paberkandjal.
(5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu.
(6) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad:
1) materiaalne põhivara;
2) kinnisvarainvesteeringud;
3)
nõuded ja ettemaksed, analüütiliste nimekirjade koostamine ja oluliste
nõuete kohta saldo kinnituskirjade saatmine;
4) kohustused ja
saadud ettemaksete analüütiliste nimekirjade koostamine;
5)
sularahakassad;
6) pangakontod;
7) avaliku sektori saldoandmikke
esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine;
8)
bilansivälised varud;
9) range arvestuse blanketid;
10) muu
vara (toiduained jms.).
(7) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.
(8) Inventuuride läbiviimiseks moodustatakse keskinventeerimiskomisjon.
(9) Linnapea käskkirjaga kinnitatakse inventuuride kalenderplaan ja raamatupidamistöötajate jaotus allasutuste ja struktuuriüksuste vahel, nende osavõtuks kohalikest inventeerimiskomisjonidest. Selle käskkirja alusel määravad allasutuste juhid kohalikud inventeerimiskomisjonid. Varaliselt vastutav isik osaleb inventuuris selgituste andjana ja ei kuulu komisjoni koosseisu.
(10) Inventeerimiskomisjonid teevad kindlaks materiaalsete väärtuste jäägid, võrdlevad raamatupidamisandmetega, koostavad otsused puudu- ja ülejääkide kohta. Inventeerimisnimestikesse kantud raamatupidamisandmed tõestatakse raamatupidamistöötaja allkirjaga. Kõigi puudu- ja ülejääkide, riknemiste jt. kahjude kohta peab komisjon nõudma töötajatelt kirjalikud seletused. Inventuuri materjalid vaatab läbi ja kinnitab keskinventeerimiskomisjon.
(11) Keskinventeerimiskomisjonil on õigus teostada moraalselt ja füüsiliselt kasutamiskõlbmatuks muutunud varade mahakandmist või taotleda selleks luba Volikogult (vastavalt Valga Linnavolikogu poolt kehtestatud korrale).
13. peatükk
KONSOLIDEERIMISE PROTSEDUURID
§ 27. Konsolideerimise protseduurid.
(1) Valga Linnavalitsuse valitseva mõju all olevas iseseisvat raamatupidamist omavad asutused koostavad saldoandmikud kontokombinatsioonide viisi vastavalt üldeeskirjas sätestatule. Saldod sisestatakse Rahandusministeeriumi poolt ettevalmistatud infosüsteemi.
(2) Saldode õigeaegse sisestamise ja sisestatud andmete õigsuse eest vastutab vastava asutuse pearaamatupidaja.
(3) Rahandusministeeriumi infosüsteemi sisestatud saldode õigsust kontrollib linna pearaamatupidaja, kes lahendab üksuste omavahel saldode võrdlemisel tekkinud probleemid või edastab lahenduseta probleemid Rahandusministeeriumile.
(4) Kui kõik konsolideeritud aruande koostamiseks vajalikud saldoandmikud on edastatud, kõik erinevused leitud ja parandatud, võtab linna pearaamatupidaja saldoandmike infosüsteemist oma konsolideerimisgrupi üksuste andmed osaluste kajastamiseks ning teeb konsolideerija aruannetesse vastavad kanded. Seejärel kinnitab Linna pearaamatupidaja protseduuri lõppemist, misjärel viib Rahandusministeerium läbi saldode lõpliku kontrolli.
(5) Rahandusministeeriumi infobaasi sisestatud saldoandmike põhjal on võimalik süsteemist genereerida konsolideeritud saldoandmikud, kus on elimineeritud grupisisesed omavahelised tehingud.
16. peatükk
RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE
§ 28. Raamatupidamisdokumentide hoidmine.
Raamatupidamise dokumente hoitakse raamatupidamises vähemalt 3 aastat. Seejärel antakse dokumendid linnavalitsuse arhiivi tsentraliseeritud hoiule, kus neid säilitatakse vastavalt seadustega kehtestatud normidele.
§ 29. Raamatupidamisdokumentide säilitusajad.
(1) Raamatupidamise aastaaruannet säilitatakse alaliselt.
(2) Isikukonto kaarte säilitatakse 50 aastat.
(3) Ülejäänud raamatupidamisdokumente kas 7 või 10 aastat vastavalt RPS-e nõuetele.
17. peatükk
MÄÄRUSE RAKENDAMINE
§ 30. Määruse jõustumine
Määrus jõustub 16. veebruaril 2007.a.
Linnapea Margus LEPIK |
Linnavara- ja registriteameti juhataja linnasekretäri ülesannetes Pille MERIROOS |