Eesti avaliku dokumendi tunnistusega (apostille’ga) kinnitamise kord ja tunnistuste (apostille’de) andmise registri pidamine
[RT I 2008, 14, 103 - jõust. 30.03.2008]
Vastu võetud 31.10.2005 nr 279
RT I 2005, 59, 467
jõustumine 17.11.2005
Muudetud järgmise määrusega (kuupäev, number, avaldamine Riigi Teatajas, jõustumise aeg):
13.03.2008 nr 67 (RT I 2008, 14, 103) 30.03.2008
Määrus kehtestatakse «Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse» § 5 alusel, lähtudes välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooni artiklist 7 ning kooskõlas “Avaliku teabe seaduse” § 435 lõikega 1
[RT I 2008, 14, 103 – jõust.30.03.2008]
1.
peatükk
ÜLDSÄTTED
§ 1. Määruse reguleerimisala
Määrusega
kehtestatakse:
1) asutuste pädevus Eestis väljaantud avaliku dokumendi
(edaspidi dokument) välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude
tühistamise konventsiooni (edaspidi konventsioon) artikli 3 lõikes 1
nimetatud tunnistusega (apostille’ga) (edaspidi
tunnistus (apostille ))
kinnitamisel;
2) dokumendi tunnistusega (apostille’ga) kinnitamise tähtajad ja kord;
3)
dokumendi tunnistusega ( apostille’ga) kinnitamise taotlemisel
esitatavate andmete loetelu;
4) tunnistuse (apostille’) kehtetuks tunnistamise tähtajad ja kord.
§ 2. Pädev asutus
Pädev asutus käesoleva määruse tähenduses on «Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse» §-s 2 nimetatud asutus.
§ 3. Asutuste pädevus
(1)
Haridus- ja Teadusministeerium annab tunnistuse (apostille’):
1) tunnistusele, lõputunnistusele,
hinnetelehele, diplomile, akadeemilisele õiendile;
2) eesti keele oskuse
tunnistusele;
3) Haridus- ja Teadusministeeriumi enda dokumendile ning
Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas oleva asutuse dokumendile.
(2)
Justiitsministeerium annab tunnistuse (apostille’):
1) kohtu dokumendile;
2) notari
dokumendile;
3) vandetõlgi dokumendile;
4) kohtutäituri dokumendile;
5)
prokuratuuri dokumendile;
6) vangla ja interneeritute vastuvõtupunkti
dokumendile;
7) advokaadi poolt «Advokatuuriseaduse» § 41 lõike 1 punkti 5
alusel kinnitatud dokumendile;
8) Justiitsministeeriumi enda dokumendile ning
Justiitsministeeriumi valitsemisalas oleva asutuse dokumendile.
(3)
Siseministeerium annab tunnistuse (apostille’):
1) kohaliku omavalitsuse
dokumendile;
2) kiriku, koguduse või koguduste liidu sellise vaimuliku
dokumendile, kellele regionaalminister on andnud abielu sõlmimise õiguse;
3)
rahvastikuregistri volitatud töötleja tõendile;
4) Siseministeeriumi enda
dokumendile ning Siseministeeriumi valitsemisalas oleva asutuse dokumendile.
(4)
Sotsiaalministeerium annab tunnistuse (apostille’):
1) pensionitunnistusele;
2)
arstitõendile;
3) haldusasutuse väljastatud töötamist või tööstaaži
tõendavale dokumendile;
4) Sotsiaalministeeriumi enda dokumendile ning
Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas oleva asutuse dokumendile.
(5)
Välisministeerium:
1) annab tunnistuse (apostille’) dokumendile, mille tunnistusega (apostille’ga) kinnitamine ei kuulu ühegi lõigetes 1–4 nimetatud ministeeriumi pädevusse;
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
2) peab tunnistuste (apostille’de) andmise registrit.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
2.
peatükk
DOKUMENDI TUNNISTUSEGA (APOSTILLE’GA) KINNITAMINE
§ 4. Dokumendi tunnistusega (apostille’ga) kinnitamise taotlemine
(1) Dokumendi tunnistusega (apostille’ga) kinnitamise taotleja esitab pädevale asutusele kirjaliku taotluse dokumendi tunnistusega ( apostille’ga) kinnitamise kohta. Taotluse võib esitada posti teel.
(2)
Taotluses esitatakse järgmised andmed:
1) ees- ja perekonnanimi / juriidilise
isiku nimi;
2) dokumendi nimetus;
3) riik, kus soovitakse dokumenti
kasutada;
4) tunnistusega (apostille ’ga) kinnitatud dokumendi kättetoimetamise viis;
5)
kontaktandmed;
6) kuupäev;
7) allkiri.
(3) Taotlusele lisatakse §-s 6 nimetatud dokument, mille tunnistusega
(apostille’ga) kinnitamist taotletakse, ning §-s 5 ettenähtud dokument või andmed riigilõivu tasumise kohta.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust.
30.03.2008]
§ 5. Riigilõiv
(1) Isik
esitab taotlemisel riigilõivu tasumist tõendava dokumendi või järgmised andmed
riigilõivu tasumise kontrollimiseks:
1) isiku nimi, kes riigilõivu
tasus;
2) isiku nimi, kelle eest riigilõiv tasuti;
3) toimingu nimetus,
mille eest riigilõiv tasuti;
4) viitenumber;
5) kuupäev, millal riigilõiv
tasuti;
6) krediidiasutuse nimi ja konto, kuhu ja millelt riigilõiv
tasuti;
7) tasutud summa.
(2) Taotluse esitamisel posti teel lisab taotleja riigilõivu tasumist tõendava dokumendi või lõikes 1 loetletud andmed taotlusele.
§ 6. Dokumendi kohta esitatavad nõuded
Tunnistusega (apostille’ga) kinnitatakse vorminõuetele vastav originaaldokument, selle notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakiri, väljatrükk või väljavõte, millel on sellele dokumendile allakirjutanud ametiisiku allkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning vajaduse korral dokumendi väljaandnud asutuse pitser.
[RT I
2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 61. Tunnistuse (apostille’) vormistamine ja dokumendile kinnitamine
(1) Konventsiooni artikli 3 lõikes 1 nimetatud tunnistusele (apostille’le) kantakse kõik selles ettenähtud andmed ning tunnistuse (apostille’) allkirjastab pädev ametiisik, kes lisab allkirja juurde tunnistuse (apostille’) väljaandnud asutuse pitseri.
(2) Tunnistus (apostille) kinnitatakse öösiga §-s 6 nimetatud dokumendi esilehe vasakusse nurka. Juhul, kui dokument koosneb mitmest leheküljest, kinnitatakse öös läbi kõikide lehekülgede.
(3) Kui mitmeleheküljelisele dokumendile ei ole võimalik öösi kinnitada lõikes 2 nimetatud viisil, kinnitatakse tunnistus (apostille) leheküljele, kus asub dokumendi allkirjastaja nimi, tema ametikoha nimetus ja vajaduse korral dokumendi väljaandnud asutuse pitser.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust.
30.03.2008]
§ 7. Tunnistuse (apostille’) keel
Tunnistuse (apostille’) väljad täidetakse inglise keeles või dokumendi esitaja nõudel eesti keeles. Tunnistuse (apostille ’) väljad võib dokumendi esitaja soovil täita ka muus konventsiooni osapoole keeles, kui ametnik seda keelt piisavalt valdab.
§ 8. Dokumendi edastamine pädevale asutusele
Kui asutus, kellele taotlus posti teel esitati, ei ole pädev seda menetlema, saadab ta taotluse viivitamata edasi pädevale asutusele ja teatab sellest taotlejale.
§ 9. Menetlusse võtmisest keeldumine
(1)
Isiklikult esitatud taotluse menetlusse võtmisest keeldumise korral selgitatakse taotlejale keeldumise põhjust, viidates “Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse” §-s 3 nimetatud keeldumise alustele, ning tagastatakse taotlusele lisatud dokumendid koos lisadega.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust.
30.03.2008]
(2) Posti teel esitatud taotluse menetlusse võtmisest keeldumise ja selle põhjused vastavalt “Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse” §-s 3 nimetatud keeldumise alustele teatab pädev asutus taotlejale kirjalikult viie tööpäeva jooksul taotluse saabumise päevast arvates ning tagastab talle taotlusele lisatud dokumendid koos lisadega taotluses märgitud aadressil.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 10.
Dokumendi edastamine taotlejale
Kui taotleja soovib saada tunnistusega (apostille’ga) kinnitatud dokumenti posti teel, edastatakse see koos lisadega taotlejale tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil.
3.
peatükk
TUNNISTUSEGA (APOSTILLE’GA)
KINNITAMISE TÄHTAJAD
§ 11. Tunnistusega (apostille’ga) kinnitamise taotluse läbivaatamise tähtaeg
(1) Taotlus võetakse pädevas asutuses menetlusse taotluse esitamise päeval. Posti teel esitatud taotlus võetakse menetlusse hiljemalt pädevasse asutusse saabumise päevale järgneval tööpäeval.
(2)
Pädev
asutus annab tunnistuse (apostille’)
välja viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust.
30.03.2008]
§ 12. Menetlustähtaja pikendamine
(1)
Paragrahvi 11 lõikes 2 sätestatud menetlustähtaega võib pikendada, kui dokumendi
allkirjastanud ametiisiku pädevuse kohta kinnituse saamine kestab taotluse
läbivaatamiseks ettenähtud tähtajast kauem.
[RT I
2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
(2) Menetlustähtaja igakordsel pikendamisel ei tohi uus tähtaeg ületada esialgset määruses sätestatud menetlustähtaega.
(3) Menetlustähtaja pikendamisest teatab pädev asutus taotlejale viivitamata, avaldades menetlustähtaja pikendamise põhjused ja nimetades uue tähtaja.
4.
peatükk
TUNNISTUSE (APOSTILLE’) KEHTETUKS TUNNISTAMINE
§ 13. Tunnistuse (apostille’) kehtetuks tunnistamine
(1)
Tunnistuse (apostille’) kehtetuks tunnistamise alusest teadasaamise korral tunnistab tunnistuse (apostille’)
väljastanud asutus selle kehtetuks, tehes tunnistuste (apostille’de) andmise registrisse tunnistuse (apostille’) registrikande
juurde märke “kehtetu” koos viitega kehtetuks tunnistamise alusele “Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse” § 4 kohaselt.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust.
30.03.2008]
(2) Tunnistuse (apostille’) kehtetuks tunnistamise aluse ilmnemise korral pädevas asutuses, kes ei ole tunnistuse ( apostille’) väljastanud asutus, eemaldab see asutus dokumendilt tunnistuse (apostille’), kui see ei ole kaotsi läinud või hävinud, ja edastab sellekohase teabe koos tunnistusega ( apostille’ga) viivitamata tunnistuse (apostille’) väljastanud asutusele.
(3) Tunnistus (apostille’) tunnistatakse kehtetuks hiljemalt viie tööpäeva jooksul tunnistuse (apostille’) kehtetuks tunnistamise aluse kohta teabe saamise päevast arvates.
(4) Tunnistuse (apostille’) väljastanud asutus teeb võimaluse korral kehtetuks tunnistatud tunnistusele (apostille’le) asjakohase märke või muudab selle muul viisil kasutamiskõlbmatuks.
(5) Tunnistust taotlenud isikut teavitatakse tunnistuse (apostille ’) kehtetuks tunnistamisest viie tööpäeva jooksul tunnistuse ( apostille’) kehtetuks tunnistamisest arvates.
5. peatükk
TUNNISTUSTE (APOSTILLE’DE) ANDMISE REGISTRI PIDAMINE
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 14. Registri nimi
Konventsiooni artiklist 7 tuleneva kohustuse täitmiseks peetakse tunnistuste (apostille’de) andmise üle arvestust “Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooni artikli 3 lõikes 1 nimetatud tunnistuste (apostille’de) andmise registris” (edaspidi register).
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 15. Registri pidamise eesmärk
Registri pidamise eesmärk on pidada arvestust “Välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ühinemise seaduse” §-s 2 nimetatud asutuste antud tunnistuste (apostille’de) üle ja nõudmise korral teha kindlaks, kas tunnistusele (apostille’le) kantud andmed vastavad registrisse kantud andmetele.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 16. Registri vastutav ja volitatud töötleja
Registri vastutav töötleja on Välisministeerium (edaspidi vastutav töötleja) ning volitatud töötlejad on Haridus- ja Teadusministeerium, Justiitsministeerium, Siseministeerium ja Sotsiaalministeerium ning Välisministeerium oma pädevuse piires (edaspidi volitatud töötleja).
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 17. Registri objekt
Registri objektiks on §-s 3 nimetatud asutuste antud tunnistused (apostille’d) ja nendele kantavad andmed.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 18. Registri ülesehitus
Registrit peetakse digitaalselt ühetasandilise infotehnoloogilise andmekoguna ning paberkandjal alusdokumentide toimikutena.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 19. Registriandmete turvaklass ja registri turbeaste
Registriandmete turvaklass on K1T1S1. Registri turbeaste on madal.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 20. Registrisse kantavad andmed
Registrisse kantakse iga väljaantud tunnistuse (apostille’) kohta järgmised andmed:
1) toimingu registreerimise number;
2) tunnistuse (apostille’) plangi number;
3) dokumendi väljaandnud ja vajaduse korral pitseriga kinnitanud asutuse nimi;
4) dokumendi allkirjastaja nimi ja ametikoht;
5) tunnistuse (apostille’) allkirjastaja nimi;
6) tunnistuse (apostille’) allkirjastaja ametikoht;
7) tunnistuse (apostille’) väljaandmise kuupäev;
8) sihtriik, kus soovitakse dokumenti kasutada;
9) isiku ees- ja perekonnanimi, kes esitab konventsiooni artiklis 1 nimetatud dokumendi tunnistusega (apostille’ga) kinnitamiseks;
10) dokumendi nimetus;
11) märkused.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 21. Andmete registrisse kandmise alusdokumendid
Andmete registrisse kandmise aluseks olevad dokumendid on konventsiooni artiklis 1 nimetatud dokumendid ning §-s 4 nimetatud taotlus.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 22. Registrisse kantavate andmete esitaja
Registrisse kantavate andmete esitaja on isik, kes esitab konventsiooni artiklis 1 nimetatud dokumendi tunnistusega (apostille’ga) kinnitamiseks.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 23. Andmete registrisse kandmine
Volitatud töötleja kannab esitatud dokumendi andmed registrisse viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 24. Registrisse kantud andmete õigsuse tagamine
(1) Registrisse kantud ja sealt väljastatavate andmete vastavuse eest alusdokumentidel esitatud andmetele vastutab volitatud töötleja oma pädevuse piires.
(2) Kui volitatud töötleja avastab registris tunnistuse (apostille’) kohta ebaõiged andmed või teda teavitatakse ebaõigetest andmetest, on ta kohustatud registrikande ja tunnistuse (apostille’) tühistama viie tööpäeva jooksul, arvates ebaõigetest andmetest teadasaamise päevast.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 25. Juurdepääs registrisse kantud andmetele
(1) Andmesubjektidele ning isikutele, kellele on andmed vajalikud töö- või teenistusülesannete täitmiseks, võimaldatakse registriandmetele juurdepääs “Avaliku teabe seaduse” ning “Isikuandmete kaitse seaduse” kohaselt.
(2) Volitatud töötleja väljastab registrisse kantud andmed huvitatud isiku nõudel kolme tööpäeva jooksul päringu saamise päevast arvates.
(3) Registrist väljastatakse andmeid sõltuvalt päringu tegemise viisist kas paberkandjal, elektrooniliselt või suuliselt.
(4) Registrist andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu ja andmete saaja kohta tehakse märge registrisse.
(5) Registrist andmete väljastamise eest tasu ei võeta.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 26. Registrisse kantud andmete säilitamine
(1) Registrisse kantud andmeid säilitatakse alaliselt.
(2) Andmete registrisse kandmise alusdokumente säilitatakse viis aastat ja hävitatakse “Arhiiviseaduses” sätestatud korras.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 27. Järelevalve registri pidamise üle
(1) Registri pidamise üle järelevalvet teostama volitatud isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega, siseneda eelnevalt kokkulepitud ajal ruumidesse, kus andmeid töödeldakse või kus paiknevad töötlemiseks kasutatavad seadmed, ning saada teavet andmete väljastamise ja kasutamise kohta.
(2) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on vastutav ja volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isikute ettekirjutustes kajastatud puudused nende määratud tähtaja jooksul.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
§ 28. Registri rahastamine
Registri hooldus- ja arendustöid ning registri pidamist rahastatakse riigieelarvest registri vastutavale töötlejale eraldatud vahenditest.
[RT I 2008, 14, 103 – jõust. 30.03.2008]
Facebook
Twitter