Süstemaatiline liigitus: HALDUSÕIGUS → Välissuhtlemine → Sõpruse ja koostöö lepingud

Välislepingute liigitus poolte alusel: Riigid ja territooriumid → Šveits

Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vaheline laienenud Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamise Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamise raamkokkulepe

Vastu võetud 07.12.2007

“Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise laienenud Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamise Eesti ja Šveitsi koostööprogrammi rakendamise raamkokkuleppe” eelnõu heakskiitmine ja volituse andmine

Koostööprogrammi rakendamise raamkokkuleppe lisa 1 "Eesti-Šveitsi koostööprogrammi üldine raamistik" muudatused

Välisministeeriumi teadaanne välislepingu jõustumise kohta

Välisministeeriumi teadaanne välislepingu lõppemise kohta

Eesti Vabariigi valitsus (edaspidi Eesti) ja Šveitsi Liidunõukogu (edaspidi Šveits), edaspidi ühiselt pooled,
olles teadlikud Euroopa Liidu (EL) laienemise olulisusest Euroopa stabiilsuse ja õitsengu seisukohalt;
arvestades Šveitsi solidaarsust ELi püüdlustega vähendada majanduslikke ja sotsiaalseid erinevusi ELis;
tuginedes kahe riigi edukale koostööle Eesti üleminekuprotsessis, mille tulemuseks oli Eesti ühinemine ELiga;
arvestades kahe riigi sõbralikke suhteid;
soovides tugevdada neid suhteid ja kahe riigi viljakat koostööd;
kavatsedes veelgi edendada Eesti sotsiaalset ja majanduslikku arengut;
arvestades asjaolu, et Šveitsi liidunõukogu on 27. veebruaril 2006. aastal Euroopa Liidu Nõukoguga allkirjastatud vastastikuse mõistmise memorandumis (edaspidi vastastikuse mõistmise memorandum) väljendanud kavatsust toetada laienenud ELis majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamist 1 000 000 000 (ühe miljardi) Šveitsi frangiga,

on leppinud kokku järgmises.

Artikkel 1. Mõisted

Kokkuleppes kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses, kui kontekstist ei tulene teisiti:
toetus – tagastamatu rahaline toetus, mida Šveits annab käesoleva kokkuleppe alusel;
projekt – konkreetne projekt või programm või muu ühistegevus, mis kuulub kokkuleppe kohaldamisalasse. Programm koosneb projektidest, mis on seotud sama teema või samade eesmärkide kaudu;
kulukohustus – toetusest teatud summa eraldamine poolte vahel kokku lepitud projekti tarbeks;
projektileping – poolte (ja vajaduse korral muude osaliste) leping poolte vahel kokku lepitud projekti elluviimise kohta;
toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja – Eesti üksus, mis vastutab Eesti-Šveitsi koostööprogrammi kooskõlastamise eest;
Šveitsi Arengu- ja Koostööamet (SDC) ning Riiklik Majandusasjade Sekretariaat (SECO) – Šveitsi üksus, mis vastutab Eesti-Šveitsi koostööprogrammi rakendamise eest (SDC/SECO);
toetuse taotleja – avalik-õiguslik või eraõiguslik üksus, mis tegutseb toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja vastutusel või täidab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ülesandeid seoses projekte elluviivate toetuse saajatega;
toetuse saaja – riigiasutus, riigi- või eraettevõte või muu organisatsioon, mida pooled on tunnustanud ja volitanud ellu viima konkreetset käesoleva kokkuleppe alusel rahastatavat projekti;
rakendusleping – toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja/või toetuse taotleja ja toetuse saaja leping projekti elluviimise kohta;
toetusfond – selgelt kindlaksmääratud eesmärgil loodud fond, millest antakse toetust organisatsioonidele või asutustele, et hõlbustada mitut väikest projekti hõlmavate programmide tõhusat haldamist;
projekti ettevalmistamise fond – rahalise toetuse võimaldamine lõplike projektitaotluste ettevalmistamiseks;
tehnilise abi fond – fond, millest rahastatakse Eesti ametiasutuste poolt täiendavate ja ainult käesolevas kokkuleppes käsitletava toetusega seotud ülesannete täitmist;
stipendiumifond – fond, millest rahastatakse Šveitsi kõrgkoolidesse ja teadusasutustesse vastu võetud Eesti üliõpilaste ja teadlaste stipendiume.

Artikkel 2. Eesmärgid

1. Pooled kohustuvad kaasa aitama laienenud ELis majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamisele kahepoolselt kokkulepitud projektide kaudu ning kooskõlas vastastikuse mõistmise memorandumi ja kokkuleppe lisas 1 toodud Eesti-Šveitsi koostööprogrammi üldise raamistikuga.

2. Kokkuleppe eesmärk on sätestada poolte koostöö kavandamise ja elluviimise tingimused ja kord.

Artikkel 3. Toetuse summa

1. Selleks, et vähendada majanduslikke ja sotsiaalseid erinevusi laienenud ELis, nõustub Šveits andma Eestile tagastamatut toetust maksimaalses summas 39 920 000 (kolmkümmend üheksa miljonit üheksasada kakskümmend tuhat) Šveitsi franki; kulukohustuse perioodi kestus on viis aastat ja väljamakseperioodi kestus on kümme aastat, alates 14. juunist 2007, mil toetuse kinnitas Šveitsi parlament.

2. Šveits võtab rahaliste vahendite eraldamiseks lisa 2 punkti 2 alusel esitatavaid lõplikke projektitaotlusi vastu kuni kuupäevani, mil kulukohustuse perioodi lõpuni jääb kaks kuud.

3. Rahalisi vahendeid, mida ei ole kulukohustuse perioodil konkreetsete projektidega seostatud, Eesti-Šveitsi koostööprogrammi elluviimiseks enam ei eraldata.

Artikkel 4. Kohaldamisala

Kokkulepet kohaldatakse Šveitsi rahastatavate või koos mitmepoolsete institutsioonide ja muude rahastajatega ühiselt kaasrahastatavate riigisiseste ja rahvusvaheliste projektide suhtes, milles pooled on kokku leppinud ja mille viib ellu toetuse saaja.

Artikkel 5. Toetuse kasutamine

1. Toetust võib kasutada projektide rahastamiseks ja seda võidakse anda järgmistes vormides:
a) rahaline abi, sealhulgas toetused, krediidiliinid, garantiisüsteemid, osalemine äriühingute omakapitalis, laenud ja tehniline abi;
b) toetusfondid;
c) projektide ettevalmistamise fond;
d) tehnilise abi fond;
e) stipendiumid.

2. Toetust tuleb kasutada kooskõlas lisas 1 toodud üldises raamistikus kindlaksmääratud eesmärkide, põhimõtete, strateegiate ja prioriteetidega.

3. Šveits kasutab 5% toetusest kokkuleppe täitmise omapoolseks haldamiseks. See osa toetusest hõlmab muu hulgas personali, konsultantide, haldusinfrastruktuuri, ametilähetuste, järelevalve ja hindamise kulusid.

4. Šveitsi toetus ei või ületada 60% projekti kõikidest abikõlblikest kuludest; erandiks on projektid, mida rahastavad täiendavalt riiklikud, piirkondlikud või kohalikud asutused eelarvelistest vahenditest, sellisel juhul võib Šveitsi toetus moodustada kuni 85% projekti kõikidest abikõlblikest kuludest. Institutsioonide tugevdamisele suunatud projekte, tehnilise abi projekte, vabaühenduste projekte ning erasektori arendamiseks mõeldud abi (krediidiliinid, garantiid, osalus äriühingute omakapitalis ja võlakohustustes) võib Šveitsi toetusest rahastada täies ulatuses.

5. Šveitsi toetus ei hõlma järgmisi kulusid: poolte kantud kulud enne asjaomase projektilepingu sõlmimist, võlaintressid, kinnisvara ost, Eesti valitsuse personalikulud ning kokkuleppe artiklis 7 määratletud tagastatav käibemaks.

Artikkel 6. Koordineerimine ja tegevuskord

1. Et tagada projektide võimalikult suur mõjusus ning vältida struktuurifondide ja/või ühtekuuluvusfondi ning muude rahastamisallikate kaudu rahastatavate projektide dubleerimist ja kattumist, kohustuvad pooled korraldama koostööprogrammi tõhusa koordineerimise ja jagama selleks vajalikku teavet.

2. Kogu poolte kirjavahetus, sealhulgas aruanded ja projektidokumendid, koostatakse inglise keeles.

3. Üldjuhul peab iga projekti aluseks olema projektileping, milles sätestatakse toetuse andmise tingimused ning lepinguosaliste ülesanded ja kohustused.

4. Eesti vastutab Šveitsi toetuse arvelt rahastatavate projektide kindlaksmääramise eest. Šveits võib teha Eestile ettepanekuid projektide, sealhulgas mitmepoolsete, riiklike või rahvusvaheliste institutsioonide projektide rahastamiseks. Projektide valimise ja rakendamise tingimused ja kord on toodud lisas 2; toetusfondide, projektide ettevalmistamise fondi, tehnilise abi fondi ja stipendiumifondi kasutamise tingimused ja kord on toodud lisas 3.

5. Kõiki rahastatavaid projekte peab Eesti olema toetanud ja Šveits heaks kiitnud. Pooled pööravad suurt tähelepanu projektide ning Eesti–Šveitsi koostööprogrammi seirele, hindamisele ja auditeerimisele, nagu on kirjeldatud lisas 2. Šveitsil või tema volitatud ja tema nimel tegutseval kolmandal isikul on õigus vaadelda, teostada järelevalvet, kontrollida, auditeerida ja hinnata kõiki tegevusi ja menetlusi, mis on seotud Šveitsi toetuse arvelt rahastatavate projektide elluviimisega, kui Šveits peab seda vajalikuks. Eesti on kohustatud esitama kogu nõutud ja vajaliku teabe ning rakendama või laskma rakendada kõiki meetmeid, mis on vajalikud eespool viidatud volituste edukaks teostamiseks.

6. Kokkuleppe jõustumisel avab Eesti eraldi pangakonto, millele kantakse Šveitsi toetus. Nimetatud pangakonto kaudu ei hallata kokkuleppe artikli 5 lõikes 3 viidatud Šveitsi halduskulusid. Kogunenud puhasintressist teatatakse Šveitsile üks kord aastas.

7. Maksete tegemise kord on toodud kokkuleppe lisa 2 punktis 4.

Artikkel 7. Käibemaks ja muud maksud ning kulud

1. Käibemaks loetakse abikõlblikuks kuluks ainult siis, kui see on toetuse saaja tegelik ja lõplik kulu. Mis tahes viisil tagastatavat käibemaksu ei käsitleta abikõlbliku kuluna ka siis, kui seda ei tagastata tegelikult toetuse saajale või toetuse lõppsaajale.

2. Muid makse, lõive ja kulusid, iseäranis palkadelt tasutavaid otseseid makse ja sotsiaalkindlustusmakseid, käsitletakse abikõlbliku kuluna ainult siis, kui on tegemist toetuse saaja tegeliku ja lõpliku kuluga.

Artikkel 8. Iga-aastased kohtumised ja aruandlus

1. Pooled kohustuvad korraldama aastakoosolekuid, et tagada Eesti–Šveitsi koostööprogrammi mõjus elluviimine. Esimene koosolek peetakse kokkuleppe jõustumisest arvates hiljemalt ühe aasta pärast

2. Eesti korraldab koosolekud koostöös Šveitsiga. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja esitab üks kuu enne koosolekut koostööprogrammi elluviimise kohta aastaaruande. Aruanne peab muu hulgas sisaldama lisas 2 loetletud teemasid.

3. Pärast kokkuleppe alusel viimase väljamakse tegemist on Eesti kohustatud esitama Šveitsile lõpparuande, milles hinnatakse kokkuleppe eesmärgi saavutamist, ning projektide finantsauditite põhjal koostatud lõpparuande Šveitsi toetuse kasutamise kohta.

Artikkel 9. Pädevad asutused

1. Eesti on volitanud Rahandusministeeriumi, mis tegutseb välisfinantseerimise osakonna kaudu, esindama Eestit Eesti-Šveitsi koostööprogrammi raames enda nimel toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajana. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajal lasub üldine vastutus toetuse haldamise eest Eestis, sealhulgas vastutus finantskontrolli ja auditeerimise eest.

2. Šveits on volitanud
oma välisministeeriumi, mis tegutseb Šveitsi Arengu- ja Koostööameti (SDC) kaudu,
ja
majandusministeeriumi, mis tegutseb Riikliku Majandusasjade Sekretariaadi (SECO) kaudu,

esindama Šveitsi Eesti-Šveitsi koostööprogrammi rakendamisel.

Projektid jagatakse nimetatud institutsioonide vahel nende pädevusvaldkondade järgi.

3. Riias asuv Šveitsi saatkond tegutseb toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja kontaktasutusena ja vahendab Šveitsi toetust puudutavat ametlikku teavet. Igapäevastes küsimustes võivad pädevad asutused suhelda otse.

Artikkel 10. Ühine huvi

Poolte ühine soov on tõkestada korruptsiooni, mis ohustab head haldustava ja arenguks vajalike vahendite asjakohast kasutamist ning mis seab ohtu hindadel ja kvaliteedil põhineva ausa ja avatud konkurentsi. Seetõttu teatavad pooled oma kavatsusest ühendada jõupingutused võitluses korruptsiooni vastu ning kinnitavad, et mis tahes isikule suunatud otsest või kaudset pakkumist, kingitust, makset ja muud hüve, mille eesmärk on saada kokkuleppe alusel või selle täitmise perioodil mingit volitust või lepingut, käsitletakse ebaseadusliku toimingu või korruptiivse teona. Iga selletaoline tegu on piisav alus käesoleva kokkuleppe, asjaomase projektilepingu, hanke või hanke tulemusena sõlmitud lepingu lõpetamiseks või tühistamiseks või selleks kohaldatavates õigusaktides sätestatud muude korrigeerivate tegevuste elluviimiseks.

Artikkel 11. Lõppsätted

1. Lisad 1, 2 ja 3 on kokkuleppe lahutamatud osad.

2. Kokkuleppe täitmisel tekkivad vaidlused lahendatakse diplomaatilisel teel.

3. Kokkuleppe muudatused vormistatakse poolte kirjaliku kokkuleppena kummagi poole menetlusreeglite alusel. Kokkuleppe lisade 1, 2 ja 3 muudatused vormistatakse artiklis 9 nimetatud pädevate asutuste kirjaliku kokkuleppena.

4. Kumbki pool võib kokkuleppe igal ajal lõpetada sellest kuus kuud kirjalikult ette teatades. Sellisel juhul kohaldatakse kokkulepet edasi nende projektilepingute kohta, mis sõlmiti enne kokkuleppe lõpetamist. Pooled otsustavad vastastikuse kokkuleppe alusel, millised on muud kokkuleppe lõpetamise tagajärjed.

5. Kokkulepe jõustub kuupäeval, mil kumbki pool on teatanud kokkuleppe heakskiitmise menetluse lõpuleviimisest. Kokkulepe hõlmab viie aasta pikkust kulukohustuse perioodi ja kümne aasta pikkust väljamakseperioodi. Kokkulepet kohaldatakse kuni ajani, mil Eesti esitab artikli 8 lõike 3 alusel lõpparuande koos hinnanguga kokkuleppe eesmärgi saavutamise kohta. Kulukohustuse periood algab artikli 3 lõikes 1 viidatud kuupäeval. Kui kulukohustuse periood algab enne kokkuleppe jõustumise kuupäeva, siis kohaldavad pooled kokkulepet tinglikult alates selle allkirjastamise kuupäevast.

Allkirjastatud 20. detsembril 2007 Bernis kahes originaaleksemplaris inglise keeles.

Eesti Vabariigi valitsuse nimel	Šveitsi liidunõukogu nimel
Ivari PADAR	Micheline CALMY-REY Doris LEUTHARD

 

Lisa 1

EESTI–ŠVEITSI KOOSTÖÖPROGRAMMI ÜLDINE RAAMISTIK

Üldine raamistik moodustab Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi liidunõukogu vahel Eesti–Šveitsi koostööprogrammi kohta sõlmitud raamkokkuleppe lahutamatu osa. Üldises raamistikus määratakse kindlaks koostööprogrammi eesmärgid, põhimõtted, strateegiad ja prioriteedid ning soovituslikud rahaeraldised.

1. Eesmärgid

Eesti–Šveitsi koostööprogrammiga taotletakse kahte eesmärki:
– aidata kaasa Eesti ja laienenud Euroopa Liidu (EL) enim arenenud riikide majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamisele ning
–aidata Eestis kaasa dünaamiliste linnapiirkondade ja struktuuriliselt nõrkade perifeersete piirkondade majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamisele.

Eesti–Šveitsi koostööprogramm hõlmab riigisiseseid ja rahvusvahelisi projekte, millega toetatakse jätkusuutlikku ning majanduslikult ja sotsiaalselt tasakaalustatud arengut.

Šveitsi toetuse rakendamise perioodi lõpu lähenedes võivad pooled otsustada viia läbi Eesti–Šveitsi koostööprogrammi abil saavutatud tulemuste üldine hindamine.

2. Põhimõtted

Eesti–Šveitsi koostöö aluseks on järgmised põhimõtted.

Läbipaistvus. Läbipaistvus ja avatus on kõikide koostöömeetmete alus ning selle põhimõtte järgimine on kohustuslik kõikidel tasanditel. Erilist tähelepanu tuleb pöörata läbipaistvusele projektide valimisel, lepingute sõlmimisel ja finantsjuhtimisel.

Sotsiaalne kaasamine. Koostöö eesmärk on laiendada arenguga kaasnevaid võimalusi ja hüvesid sotsiaalselt ja majanduslikult ebasoodsas olukorras olevatele inimestele ja rahvastikurühmadele.

Võrdsed võimalused ja õigused. Koostöö eesmärk on anda naistele ja meestele paremad võimalused nende õiguste võrdseks teostamiseks soopõhise lähenemisviisi kaudu.

Keskkonnaalane jätkusuutlikkus. Koostöö eesmärk on rakendada keskkonnaalase jätkusuutlikkusega seonduvaid nõudeid.

Kõikide sidusrühmade pühendumine. Kõik Eesti–Šveitsi koostööprogrammis osalevad institutsioonid ja otsustajad on pühendunud kokkulepitud projektide tõhusale ja mõjusale rakendamisele.

Subsidiaarsus ja detsentraliseerimine. Koostöö eesmärk on tagada subsidiaarsus ja detsentraliseerimine ennekõike kohalikul ja piirkondlikul tasandil elluviidavate projektide puhul.

3. Strateegiad

3.1. Peamised strateegilised kaalutlused

Eesti–Šveitsi koostööprogramm moodustab ühe osa üldisest riiklikust planeerimisest, mis hõlmab ELi struktuuri- ja ühtekuuluvusprogramme, aga ka Euroopa Majanduspiirkonna programme ja Norra finantsmehhanisme. Šveitsi toetus lisandub neile programmidele ja seda eraldatakse peamiselt projektidele, mida ei rahastata teistest finantsallikatest või rahastatakse teistest finantsallikatest ainult osaliselt.

Peamised strateegilised kaalutlused on järgmised.

a. Prioriteetidele keskendumine. Šveitsi liidunõukogu ja Euroopa Liidu Nõukogu sõlmitud vastastikuse mõistmise memorandumis määrati Šveitsi toetuse neli peamist rahastamise suunitlust:
– julgeolek, stabiilsus ja reformide toetamine;
– keskkond ja infrastruktuur;
– erasektori edendamine; ning
– inim- ja sotsiaalne areng.

Need rahastamise suunitlused ja asjakohased esmatähtsad valdkonnad võimaldavad teha laiapõhjalist koostööd. Olulised on mõjususe ja tõhususega seotud kaalutlused ning olemasolevate vahendite optimaalne jaotamine ja kasutamine. Vältida tuleb teistest allikatest saadava rahastamise dubleerimist. Seetõttu peavad Eesti–Šveitsi koostööprogrammil olema selged strateegilised prioriteedid, mille aluseks on järgmised kaalutlused:
– keskendumine kõige rohkem kuuele esmatähtsale valdkonnale, kus kulutatakse märkimisväärne osa Šveitsi toetusest (temaatiline prioriteetide seadmine); esmatähtsate valdkondade valimine peab olema vajadustepõhine, arvestades muid Eesti käsutuses olevaid eelarvelisi rahastamisvõimalusi, ja valimisel võib arvesse võtta konkreetset oskusteavet, mida Šveits saab pakkuda;
– keskendumine võrdlemisi väikesele arvule projektidele.

b. Programmipõhine lähenemine. Programm koosneb projektidest, mis on omavahel seotud sama teema või samade eesmärkide kaudu. Üldjuhul kohaldatakse programmipõhist lähenemist kõikides esmatähtsates valdkondades, mida iseloomustavad mitmed järgmistest tunnusjoontest: suured finantskohustused; erinevate tasandite (riiklik, piirkondlik, kohalik) vahelised seosed; erinevad osalised; panus poliitika väljatöötamisesse; märkimisväärne panus suutlikkuse tugevdamisesse ning ühtsete eeskirjade rakendamine. Programmipõhine lähenemine tähendab konkreetsete projektide korral otsuste tegemise volituste delegeerimist. Programmipõhine lähenemine hõlmab esmatähtsa valdkonna eelhindamist; eesmärkide, suuniste ja eelarvete määramist; programmi elluviimise kava ning sektori seire ja hindamise kontseptsiooni. Mõjususe ja tõhususe tagamiseks peab konkreetsele programmile eraldatav toetus moodustama vähemalt 2 000 000 Šveitsi franki.

c. Projektipõhine lähenemine. Projektipõhist lähenemist rakendatakse sellistes esmatähtsates valdkondades, kus viiakse ellu eraldiseisvaid projekte. Mõjususe ja tõhususe tagamiseks peab projektipõhise lähenemise alusel konkreetsele projektile eraldatav toetus üldiselt moodustama vähemalt 1 000 000 Šveitsi franki. Kokku võib leppida suuremates miinimummahtudes (vt käesoleva lisa punkti 4). Üldtoetuse kaudu on võimalik rahastada väiksemaid projekte (vt lisa 3).

d. Rahvusvahelised projektid. Šveitsi toetust võib kasutada rahvusvaheliste projektide rahastamiseks. Rahvusvahelised projektid on projektid, mida viiakse ellu enam kui ühes riigis. Need projektid peavad olema kooskõlas Šveitsi poolt ELile antava toetuse üldise eesmärgiga, st eesmärgiga vähendada laienenud ELis majanduslikke ja sotsiaalseid erinevusi.

e. Partnerid ja abisaajad. Eesti–Šveitsi koostööprogramm peab hõlmama partnereid ja abisaajaid nii avalikust kui ka erasektorist ning vabaühendustest ja muudest kodanikuühiskonna organisatsioonidest.

f. Partnerlus. Šveitsi ja Eesti partnerite suhted rikastavad Eesti–Šveitsi koostööprogrammi. Koostöö ja partnerlus on väga soovitatavad, eriti neis esmatähtsates valdkondades, kus Šveits võib aidata konkreetsete kogemuste, tehnoloogiate ja oskusteabega.

g. Paindlikkus. Et suurendada rakendamise paindlikkust ja tekkivatele võimalustele reageerimise väljavaadet, tuleb esialgu ligikaudu 10% Šveitsi toetusest jätta määratud esmatähtsatele valdkondadele ja projektidele eraldamata. Kui Eesti–Šveitsi koostööprogrammi algusest on möödunud kaks aastat, hindavad pooled ühiselt programmi rakendamist, suunavad esialgsed rahaeraldised vajaduse korral ümber ja määravad Šveitsi toetuse veel eraldamata osa prioriteedid.

h. Nähtavus. Eesti–Šveitsi koostööprogrammi nähtavus nii Eesti kui ka Šveitsi elanikele on oluline aspekt, mida võib võtta arvesse projektide valimisel ja rakendamisel. Pooled kohustuvad koostööst eelnevalt teada andma.

3.2. Rakendusstrateegiad

a. Projektide kindlaksmääramine. Projektide kindlaksmääramine mõjutab märkimisväärselt Eesti–Šveitsi koostööprogrammi kvaliteeti. Eesti vastutab Šveitsi toetuse arvelt rahastatavate projektide kindlaksmääramise eest. Šveits võib teha Eestile ettepanekuid projektide kohta.

b. Projektide valimise kriteeriumide kehtestamine. Projektide valimise aluseks peavad olema selgelt määratletud kriteeriumid. Üldised projektide valikukriteeriumid peavad hõlmama järgmist:
– vastavus Eesti–Šveitsi koostööprogrammi eesmärkidele;
– vastavus Eesti–Šveitsi koostööprogrammi põhimõtetele, mida kirjeldatakse käesoleva lisa punktis 2;
– vastavus käesoleva lisa punktis 3.1 määratletud strateegilistele kaalutlustele;
– seos riikliku arengu kavandamisega ning võimaluse korral riikliku strateegilise raamistikuga;
– uuenduslikkus ja/või potentsiaal pakkuda uusi lahendusi, mida on võimalik hiljem ulatuslikumalt rakendada (katseprojektid);
– toetuse saaja suutlikkus;
– finantsvõimenduse potentsiaal (täiendavate rahaliste vahendite kaasamine);
– teostatavus kindlaksmääratud ajavahemikul ja
– tulemuste jätkusuutlikkus.

Enne Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamise algust võib iga esmatähtsa valdkonna tarbeks määratleda spetsiifilised valikukriteeriumid.

c. Projektide kavandamise toetamine. Projektide ettevalmistamine ja üksikasjalik kavandamine on projektide rakendamise mõjususe ja tõhususe seisukohalt ülisuure tähtsusega. Eesti võib ettevalmistamise rahastamist taotleda ja Šveits võib seda soovitada. Selleks on ette nähtud projektide ettevalmistamise fond (vt lisa 3). Kui projektide ettevalmistamise rahastamiseks ette nähtud vahenditest ei piisa mõne konkreetse projekti ettevalmistamiseks, võib Eesti taotleda vajaminevate vahendite ülekandmist asjakohasest esmatähtsast valdkonnast või Šveitsi toetuse veel eraldamata osast.

d. Rakendussuutlikkuse suurendamine. Projektide edukas elluviimine sõltub rakendavate ja järelevalvet teostavate organisatsioonide suutlikkusest. Vajaduse korral võib Eesti suutlikkuse suurendamise toetamist taotleda ja Šveits võib seda soovitada. Suutlikkuse suurendamist võib rahastada Šveitsi toetuse arvelt projektide rahastamise raames.

4. Rahastatavad valdkonnad ja soovituslik rahajaotus

Eesti–Šveitsi koostööprogrammis lähtutakse alljärgnevatest rahastatavatest valdkondadest ja soovituslikest rahajaotustest.

1. Julgeolek, stabiilsus ja reformide toetamine
Nr	Esmatähtsad valdkonnad	Lähenemisviis, eesmärgid ja abikõlblikud projektid	Soovituslik rahajaotus
1	Meetmed piiride kindlustamiseks ja kohtusüsteemi ajakohasta-miseks	Valdkonnas rakendatakse programmipõhist lähenemist ja lähtutakse järgmisest eesmärgist: suurendada suutlikkust mitmesugustes kriminalistikavaldkondades ning kohtueelsete menetluste ja kuritegude ärahoidmise vallas, samuti suurendada kiirreageerimise võimekust.
		Abikõlblike projektide liigid: – Schengeni õigusruumi piiride kindlustamisega ja kohtusüsteemi ajakohastamisega tegelevate riiklike organisatsioonide tegevuse hõlbustamiseks mõeldud vahendid; – võrgustamine.	3,5 miljonit Šveitsi franki
2	Looduskatastroofide ärahoidmine ja ohjamine	Valdkonnas rakendatakse programmipõhist lähenemist ja lähtutakse järgmistest eesmärkidest:
		1. eesmärk: tuleohutuse suurendamine. Abikõlblike projektide liigid: – standardite analüüs ja kohandamine; – õnnetuste ja tulekahjudega seotud koolitus; – tuleohutuse suurendamine sotsiaalhoolekande- ja raviasutustes; – kohalike omavalitsuste ja tuletõrjujate koolitus ennetus- ja kaitsemeetmete alal. 2. eesmärk: häirekeskuste side- ja infotehnoloogiasüsteemide arendamine. Abikõlblike projektide liigid: – abivajajate ning abi andvate sõidukite ja asutuste positsioonimiseks jätkusuutlike süsteemide loomine; – andmeedastussüsteemide arendamine; – geograafilise informatsiooni süsteemide (GIS) rakendamine päästetöödel.	3 miljonit Šveitsi franki
2. Keskkond ja infrastruktuur
3	Põhiinfrastruktuuri korrastamine ja ajakohastamine ja keskkonna parandamine	Valdkonnas rakendatakse projekti- või programmipõhist lähenemist ja lähtutakse järgmistest eesmärkidest:
		1. eesmärk: suurendada suutlikkust keskkonnaseire vallas, et vähendada keskkonna saastamist, tõsta elatusstandardit ja edendada jätkusuutlikku majandusarengut. Abikõlblike projektide liigid: Programmid maksumusega vähemalt 5 miljonit Šveitsi franki järgmistes valdkondades: – keskkonnaseiresüsteemide ajakohastamine; – tänapäevaste keskkonnaseireseadmete tarnimine; – uuringute tegemine.
		2. eesmärk: vähendada kasvuhoonegaase ja muid heitmeid, suurendades üldkasutatavate hoonete energiatõhusust ja arendades uusi ehitusstandardeid. Abikõlblike projektide liigid: Projektid või programmid maksumusega vähemalt 3 miljonit Šveitsi franki järgmistes valdkondades: – tänapäevaste ehitusstandardite kehtestamine; – energiatõhusate ehitusmeetodite juurutamine; – uuringud ning teadmiste ja oskusteabe levitamine; – energiaauditid. Neid pehmeid meetmeid tuleks täiendada – katse- või näidisprojektidega üldkasutatavate hoonete renoveerimise valdkonnas (sh soojustus, küttesüsteemid ja vee soojendamise süsteemid).	15 miljonit Šveitsi franki
3. Erasektori edendamine
4	Finantssektori reguleerimise parandamine1	Valdkonnas rakendatakse projektipõhist lähenemist ja lähtutakse järgmisest eesmärgist: toetada äriühingute finantsaruandlust reguleeriva ühenduse õigustiku tõhusat rakendamist ja jõustamist.
		Abikõlblike projektide liigid: institutsionaalse ja järelevalvealase suutlikkuse tugevdamine seoses äriühingute finantsaruandlusega ja auditeerimisega riiklikul tasandil.	2 miljonit Šveitsi franki
4. Inim- ja sotsiaalne areng
5	Uurimis- ja arendustegevus	1. eesmärk: tugevdada teaduspotentsiaali haridusele parema juurdepääsu võimaldamise ning valikuliste edutamisprogrammide kaudu.
		Abikõlblike projektide liigid: – stipendiumid edasiseks kraadiõppeks ja kõrghariduse järgnevate astmete õppeks Šveitsis (stipendiumifond).	Kuni 1,58 miljonit Šveitsi franki
6	Tervishoid	Valdkonnas rakendatakse programmipõhist lähenemist ja lähtutakse järgmistest eesmärkidest:
		1. eesmärk: tervishoiusektori sidesüsteemide ajakohastamine. Abikõlblike projektide liigid: – raadioside kiirreageerimise koordineerimise parandamiseks.	6,92 miljonit Šveitsi franki
		2. eesmärk: vanemliku hoolitsuseta lastele tervisliku kasvukeskkonna loomine. Abikõlblike projektide liigid: – kahe lastekodu renoveerimise raames hoonete ehitamise toetamine.

¹  Kui prioriteeti nr 4 ei kasutata, siis suunatakse asjakohane eraldis ümber prioriteeti nr 3.

5. Eriotstarbelised eraldised
Rahastamisvahend	Sisu	Soovituslik rahajaotus
Vabaühenduste fond	Valdkonnas rakendatakse programmipõhist lähenemist ja lähtutakse järgmisest eesmärgist: suurendada kodanikuühiskonna panust majandusliku ja sotsiaalse ühtekuuluvuse kui arengu ja osaluse olulise aspekti arendamisse	Kuni 2,5 miljonit Šveitsi franki
	Abikõlblike projektide liigid: – väikesed projektid, mis on suunatud teenuste arendamisele kohalikele elanikele tervist soosiva elukeskkonna loomisel.
Projektide ettevalmistamise fond	Eesmärk Toetada lõplike projektitaotluste ettevalmistamist.	Kuni 0,2 miljonit Šveitsi franki
Šveitsi-poolne programmihaldus	Eesti-Šveitsi koostööprogrammi Šveitsi-poolsed halduskulud.	2 miljonit Šveitsi franki
Eesti tehnilise abi fond	Eesti-Šveitsi koostööprogrammi Eesti-poolsed halduskulud, sealhulgas ettevalmistamine, rakendamine, järelevalve ja hindamine.	Kuni 0,6 miljonit Šveitsi franki

Rahaeraldiste soovitusliku jaotuse ülevaatamine
Rahastamise suunitlused	Soovituslik rahajaotus (miljonit Šveitsi franki)
1. Julgeolek, stabiilsus ja reformide toetamine	6,5
2. Keskkond ja infrastruktuur	15
3. Erasektori edendamine	2
4. Inim- ja sotsiaalne areng	8,5
5. Eriotstarbelised eraldised	5,3
6. Veel eraldamata	2,62
Soovituslikud eraldised kokku	39,92

Lisa 2

EESTI-ŠVEITSI KOOSTÖÖPROGRAMMI RAKENDAMISE TINGIMUSED JA KORD

Lisa 2 moodustab Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi liidunõukogu vahel Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamise kohta sõlmitud raamkokkuleppe lahutamatu osa. Lisas 2 määratakse kindlaks Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamise kontrollimine programmi tasandil, tegevused projektide tasandil, projektitaotlustele esitatavad nõuded, erinevate üksuste ülesanded ja kohustused ning erisätted rahalise abi kohta.

Toetusfondide, projektide ettevalmistamise fondi ning tehnilise abi fondi ja stipendiumifondi kasutamise tingimused ja kord on toodud lisas 3.

1. Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamise kontrollimine programmi tasandil

1.1. Järelevalve

Lõppvastutus Eesti–Šveitsi koostööprogrammi seire ja järelevalve eest lasub Eesti ametiasutustel. Eesti–Šveitsi koostööprogrammi käivitamisel töötavad pooled ühiselt välja seiresüsteemi, mida selle rakendamise ajal vajaduse korral parendatakse.

1.2. Iga-aastased kohtumised

Et tagada Eesti–Šveitsi koostööprogrammi mõjus rakendamine, korraldavad pooled iga-aastaseid kohtumisi. Iga-aastasel kohtumisel esitleb toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja aastaaruannet, mis saadetakse laiali üks kuu enne koosoleku toimumist ja mis muu hulgas hõlmab alljärgnevat:
– saadud üldised kogemused ja saavutatud tulemused;
– Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamise edusammud võrreldes üldises raamistikus kokkulepituga;
– teave Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamise ja hetkeolukorra kohta, sealhulgas:
• kokkuvõte kinnitatud projektidest, projektide kindlaksmääramise/ ettevalmistamise kulg ning prognoositavad kulukohustused;
• koondaruanne tehtud ja ligikaudsete eelseisvate väljamaksete ning kulukohustuste kohta kogu Eesti-Šveitsi koostööprogrammi kestuse vältel;
• projektide finantsauditite kokkuvõte ja peamised järeldused punkti 3 alapunkti 6 kohaselt;
• statistika pakkumiste, sõlmitud lepingute ja võitnud pakkujate kohta;
• teave konkreetsete projektidega seotud oluliste küsimuste kohta;
• teave toetusfondide, tehnilise abi fondi, projektide ettevalmistamise fondi ja stipendiumifondi kohta;
• ettepanekud veel eraldamata rahaliste vahendite jaotuse kohta;
• teave programmi rakendamise haldusküsimuste kohta;
• strateegia ja tegevused, mille eesmärk on teavitada avalikkust Eesti–Šveitsi koostööprogrammist ja elluviidud projektidest;
• arutamist vajavad küsimused, soovitused ja järgmised sammud;
• raamkokkuleppe lisade ülevaatamine ja vajaduse korral muutmine.

Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja vastutab iga-aastaste koosolekute korraldamise eest. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja peab koosoleku korraldamise, sisu, päevakorra, osalejate ning muude korralduslike ja logistiliste küsimuste üle nõu Riias asuva Šveitsi saatkonnaga.

Aastakoosolekule võib kutsuda toetuse taotlejate, toetuse saajate ja muude institutsioonide esindajaid ning muid isikuid, kui toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja või Šveits peab seda soovitavaks.

Pooled võivad vaatlejatena osalema kutsuda ka Euroopa Ühenduste Komisjoni esindajaid.

Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja protokollib kohtumisi ja esitab protokolli Šveitsile kinnitamiseks 15 päeva jooksul pärast kohtumise toimumist.

2. Projektide rahastamise taotlemise kord

Rahastamistaotlust käsitletakse kahes etapis, mis võimaldab juba otsustamisprotsessi alguses saada vajaminevat teavet. Esimeses etapis esitatakse projekti lühikirjeldus ja tehakse põhimõtteline otsus. Esimese etapi eduka läbimise korral läheb taotlus edasi teise etappi. Teises etapis esitatakse lõplik projektitaotlus ja Šveits teeb lõpliku otsuse.

2.1. Esimene etapp: projekti lühikirjelduse esitamine ja kinnitamine

Nr	Sammud	Tegevused ja konkreetsed reeglid	Organisatsioonid
1.	Projekti kindlaksmääramise algatamine	Algatamise aluseks on alljärgnev: – valitsuse esitatud esmatähtsate projektide nimekiri – toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ettepanek – toetuse taotleja või toetuse saaja esitatud ettepanek – avatud taotlusvoor – Šveitsi ettepanek – mõne rahvusvahelise organisatsiooni ettepanek	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja Kaasatud: toetuse taotleja, toetuse saaja, Eesti partnerid, Šveitsi ametiasutused
2.	Projekti lühikirjelduse koostamine	Projekti lühikirjelduse koostamine projektide lühikirjeldustele esitatavate nõuete (punkt 2.2) alusel. Koos projekti lühikirjeldusega võib esitada taotluse lõpliku projektitaotluse ettevalmistamise rahastamiseks projektide ettevalmistamise fondist.	Vastutaja: toetuse taotleja, toetuse saaja
3.	Projekti lühikirjelduse eelhindamine	Võimalus mitteametlikult konsulteerida Riias asuva Šveitsi saatkonnaga.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja
4.	Hindamine	Projekti lühikirjelduse hindamine programmi üldise raamistiku, raamkokkuleppe lisas 1 sätestatud projektide valikukriteeriumite ja projektide lühikirjeldustele esitatavate nõuete (punkt 2.2) alusel.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja Kaasatud: seirekomisjon, toetuse taotleja (kui on olemas)
5.	Projekti lühikirjelduse esitamine	Kui projekti lühikirjeldus on vastu võetud, esitatakse see Riias asuvale Šveitsi saatkonnale koos valimisprotsessi kirjeldava kaaskirjaga. Projekti lühikirjelduse formaalne kontrollimine Riias asuvas Šveitsi saatkonnas ning lühikirjelduse ja toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja kaaskirja edastamine Šveitsile.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja Vastutaja: Riias asuv Šveitsi saatkond
6.	Lõplik otsus projekti lühikirjelduse kohta	Lõplik otsus projekti lühikirjelduse kohta (sealhulgas vajaduse korral otsus projekti ettevalmistamise rahastamise taotluse kohta). Kui Šveits on projekti lühikirjelduse heaks kiitnud, tuleb koostada lõplik projektitaotlus (asjakohased nõuded on toodud punktis 2.4). Šveits võib esitada märkusi, mida tuleb lõpliku projektitaotluse koostamisel arvesse võtta.	Vastutaja: Šveitsi Arengu- ja Koostööamet (SDC) või Riiklik Majandusasjade Sekretariaat (SECO)

2.2. Projektide lühikirjeldustele esitatavad nõuded

Projekti lühikirjeldus (u 5 lk) peab sisaldama kogu teavet, mis on vajalik kavandatava projekti üldiseks hindamiseks.

Komponent	Sisu
Üldinformatsioon	Projekti nimetus, kavandatud kestus, esmatähtis valdkond, rakendamise koht/piirkond.
Taotleja	Nimi ja kontaktandmed; kui on, siis varasemad asjakohased kogemused; projektipartnerid; kui on, siis seos Šveitsiga (oskusteave, tehnoloogia, partnerid või muu koostöö Šveitsiga).
Asjakohasus	Panus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamisse riigis ning riigi ja ELi arenenumate liikmesriikide vahel (projekti mõju); kooskõla riigi/piirkonna ja valitud sektori arengustrateegiatega; sekkumismeetme strateegia.
Projekti sisu	Kirjeldus, sealhulgas eesmärgid (tulemused), eeldatavad tulemused (väljundid) ja tegevused (komponendid); abisaajad, sihtrühm; riskid ja võimalused (potentsiaal); projekti jätkusuutlikkus.
Projektiorganisatsioon	Organisatsiooni struktuur, vastutusvaldkonnad jne.
Eelarve	Abikõlblikud kulud / abikõlbmatud kulud; omafinantseerimine, toetuse suurus, kaasrahastamine, ELi rahastamine ja muust rahastamisallikast saadavad summad; kulutõhusus võrreldes alternatiividega.
Horisontaalsed aspektid	Projekti keskkonna-, sotsiaal- ja majandusaspektid; soolise võrdõiguslikkuse ja hea valitsemistavaga seotud aspektid.
Projekti väljatöötatuse aste	Projekti staatus: väljatöötamisel või täiesti ettevalmistatud; võimalik taotlus lõpliku projektitaotluse ettevalmistamiseks rahalise toetuse saamise kohta asjakohase rahastamisvahendi kaudu (nt teostatavusuuringuteks või keskkonnamõju hindamiseks jne).
Lisad	Vajaduse korral lisadokumendid.

2.3. Teine etapp:
lõpliku projektitaotluse esitamine ja kinnitamine

Nr	Sammud	Tegevused ja konkreetsed reeglid	Organisatsioonid
1.	Lõpliku projektitaotluse koostamine	Lõpliku projektitaotluse koostamine lõplikele projektitaotlustele esitatavate nõuete (punkt 2.4) ja Šveitsi märkuste alusel.	Vastutaja: toetuse taotleja, toetuse saaja
2.	Hindamine	Lõpliku projektitaotluse hindamine.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja Kaasatud: toetuse taotleja (kui on olemas)
3.	Otsus lõpliku projektitaotluse esitamise kohta	Kui lõplik projektitaotlus on vastu võetud, esitatakse see koos kaaskirjaga Riias asuvale Šveitsi saatkonnale, arvestades lõplikele projektitaotlustele esitatavaid nõudeid ja Šveitsi märkusi.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja Kaasatud: seirekomisjon
		Lõpliku projektitaotluse formaalne kontrollimine Riias asuvas Šveitsi saatkonnas ning projektitaotluse ja toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja kaaskirja edastamine Šveitsile.	Vastutaja: Riias asuv Šveitsi saatkond
4.	Lõplik otsus	Lõplik otsus rahastamistaotluse kohta, arvestades lõplikku projektitaotlust, toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja kaaskirja ja projektdokumentatsiooni. Šveits jätab enesele õiguse viia vajaduse korral läbi omapoolne hindamine.	Vastutaja: SDC või SECO

2.4. Lõplikele projektitaotlustele esitatavad nõuded

Projekti põhjaliku hindamise võimaldamiseks tuleb lõplikule projektitaotlusele lisada kõik vajalikud dokumendid (nt teostatavusuuring, projektdokumentatsioon, keskkonnamõju uuring). Lõplik projektitaotlus (5–10 lk, suurte infrastruktuuriprojektide korral 10–20 lk, ning lisad) peab sisaldama piisavalt üksikasjalikku teavet muu hulgas alljärgneva kohta.

Komponent	Sisu
Projekti kokkuvõte (1 lk)	Teabeleht: projekti nimetus, lühikirjeldus, sh eesmärgid, eelarve, partnerid ja kestus.
Asjakohasus	Panus riigi ja ELi arenenumate liikmesriikide majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamisse; kooskõla riigi/piirkonna ja valitud sektori arengustrateegiatega; sekkumismeetme strateegia.
Projekti sisu	Kirjeldus, sealhulgas eesmärgid, eeldatavad tulemused ja väljundid, tegevused ja nendega seotud näitajad; abisaajad, sihtrühm; riskid ja võimalused (potentsiaal); projekti jätkusuutlikkus.
Projekti põhjendatus (majanduslik ja juriidiline analüüs)	Teostatavusuuringu peamised järeldused (kui on nõutud).
Projektiorganisatsioon	Organisatsiooni struktuur, vastutusvaldkonnad jne.
Üksikasjalik rakenduskava	Rakendamisetapid ja kindlaksmääratud näitajate alusel projekti kulgemise jälgimine.
Eelarve	Abikõlblikud kulud / abikõlbmatud kulud; omafinantseerimine, toetuse, kaasrahastamise, ELi rahastamise ja muust rahastamisallikast saadava summa suurus; kulutõhususega seotud aspektid.
Hange	Kaupade ja teenuste hankemenetlused.
Mõju arengule	Väljundi/tulemuse/mõju näitajate jälgimine ja hindamine.
Horisontaalsed aspektid	Projekti keskkonna-, sotsiaal- ja majandusaspektid; soolise võrdõiguslikkuse ja hea valitsemistavaga seotud aspektid.
Lisad	Nt teostatavusuuring, projektdokumentatsioon, keskkonnamõju uuring.

3. Projektide rakendamise kord

Projektide rakendamine hõlmab alljärgnevat.

Nr	Sammud	Tegevused ja konkreetsed reeglid	Organisatsioonid
1.	Projektileping	Eesti ja Šveitsi projektilepingu koostamine.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ning Šveitsi poolel SDC või SECO
2.	Allkirjastamine	Projektilepingu allkirjastamine. Projektilepingu võivad sõlmida enam kui kaks lepinguosalist (st tegemist on kolme- või enamapoolse lepinguga: SDC või SECO, toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja toetuse taotleja, toetuse saaja).	Vastutaja: tavaliselt Šveitsi saatkond Riias SDC või SECO nimel. Eesti-poolsed allkirjastajad otsustab Eesti.
3.	Hange ja lepingute sõlmimine	Hange tuleb korraldada asjaomaste riigisiseste õigusaktide kohaselt ja kooskõlas ELi direktiividega. Šveitsile tuleb esitada kinnitus hanke vastavuse kohta asjaomastele hanke-eeskirjadele. Läbipaistvuse suurendamiseks ja korruptsiooni tõkestamiseks peab pakkumise kutse dokumentides sisalduma ausust käsitlev säte. Üldiselt tuleb riigihankeid käsitlevate ELi direktiivide (2004/17/EÜ ja 2004/18/EÜ) kohaldamisalasse kuuluvate riigihangete puhul esitada Šveitsile tutvumiseks pakkumise ametliku hindamise ingliskeelne tõlge hiljemalt 30 kalendripäeva pärast hanke võitjaga lepingu sõlmimisest arvates. Lisaks eeltoodule võib Šveits 500 000 Šveitsi franki ületavate pakkumiste puhul taotleda pakkumise kutse dokumentide koopiate esitamist, veendumaks, et tal ei ole pakkumise suhtes vastuväiteid, ja tutvumiseks ka lepingute koopiate esitamist. Need dokumendid tuleb esitada vastavalt hiljemalt 20 kalendripäeva enne pakkumiste esitamise algust ja hiljemalt 20 kalendripäeva pärast lepingu sõlmimist. Samuti võib Šveits 500 000 Šveitsi franki ületavate pakkumiste puhul nõuda, et pakkujatele ja teistele lepinguosaliste tehtaks kättesaadavaks pakkumise kutse dokumentide ja lepingute eelnõude ingliskeelsed tõlked. Võimalikud tõlkekulud kantakse projektile eraldatava toetuse arvelt. Raamkokkuleppe artikli 6 lõike 5 kohaselt kohustuvad pooled esitama pakkumisprotsessi kohta täieliku teabe ja lisaks eelnimetatule ka muid dokumente, mida teine pool võib mõistlikult nõuda. Šveitsil on õigus vaatlejana osaleda pakkumismenetluse komisjoni töös. Samuti võib Šveits läbi viia üldise hankekorralduse ja hanke-eeskirjade auditi. Pakkumisprotsessis tahtlike või hooletusest tulenevate rikkumiste avastamise korral on Šveitsil õigus kulude hüvitamine kohe lõpetada, kohustada toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajat lõpetama maksed Šveitsi toetuse arvelt ja nõuda projekti mis tahes etapis ebaseaduslikult hüvitatud summade tagastamist.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, toetuse taotleja, toetuse saaja
4.	Järelevalve	Järelevalve kord sätestatakse projektilepingus. Järelevalve kord hõlmab alljärgnevat: aruandlusvahemikud, seiresüsteem ja konsultant, juhtimiskomiteed, tegevuste ja tulemuste ajakavad, auditeerimine jne.	Vastutaja: toetuse saaja Kaasatud: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, toetuse taotleja
5.	Aruandlus	Vahearuanded, mis toetavad käesoleva lisa punktis 4 nimetatud maksenõudeid ja hüvitustaotlusi. Iga-aastased projektiaruanded kirjeldavad projekti kulgemist. Nendes aruannetes tuleb esitada kokkuvõte aruandeaastal rahaliste vahendite kasutamise kohta ning koondandmed aruande koostamise seisuga. Aruannetes tuleb võrrelda tegelikke kulusid ja edusamme kavandatud kulude ja edusammudega, tuginedes koguseliselt kindlaksmääratud väljunditele ja võimaluse korral ka tulemusnäitajatele. Kõrvalekalded peavad olema põhjendatud ning teatada tuleb kavandatud parandusmeetmetest. Iga-aastased projektiaruanded ei ole seotud hüvitustaotlustega. Viimase väljamakse tegemise aluseks on projekti lõpparuanne, viimane vahearuanne ja viimane finantsaruanne (vt punkti 6). Selles aruandes tuleb esitada kõik saavutatud väljundid ja tagajärjed, võrreldes neid esialgse plaaniga, kirjeldada vastavust kehtestatud põhimõtetele (nt valdkonnaülesed prioriteedid ja jätkusuutlikkus) ning tuua välja saadud kogemused ja tehtud järeldused.	Vastutaja: toetuse saaja Kaasatud: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, toetuse taotleja
6.	Auditeerimine	Kõikidele Šveitsi toetuse abil rahastatavate projektide rakendamise eest vastutavatele toetuse taotlejatele peab Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond tegema vastavushindamise. Vastavushindamine sisaldab rakendus- ja kontrollisüsteemide hindamist enne projekti rakendamise algust. Riskide hindamise alusel tuleb koostada iga-aastaste süsteemiauditite kava. Lisaks riskide hindamisele võib Šveits teatada muudest nõudmistest, mida tuleb iga-aastaste süsteemiauditite kavas arvesse võtta. Nimetatud kava alusel viivad Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond ja pädevad auditeerimisüksused (nt toetuse taotleja kontrolliüksus) läbi kontrollimist ja auditeid riigisiseste õigusaktide kohaselt.	Vastutaja: Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond
	Finantsaudit projekti tasandil	Enam kui kaks aastat kestvate ja 500 000 Šveitsi franki ületavate projektide puhul viib organisatsioonisisene või -väline sertifitseeritud auditeerimisüksus läbi vahefinantsauditeid, kui projektilepingus ei ole sätestatud teisiti. Auditi järeldused ja soovitused tuleb edastada Šveitsile. Iga projekti lõppedes viib organisatsioonisisene või -väline sertifitseeritud auditeerimisüksus läbi lõpliku finantsauditi. Šveitsile tuleb edastada auditi järeldused ja soovitused koos projekti lõpparuandega ning lõpliku finantsaruandega.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, toetuse taotleja
7.	Hinnangu andmine	Projekti lõppedes võivad pooled taotleda projekti sõltumatut hindamist. Asjakohased kulud kannab hindamist taotlenud pool.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, SDC või SECO

4. Maksete tegemise ja hüvitamise kord

Eesti Rahandusministeerium on Šveitsi toetuse makseasutus. Põhimõtteliselt kaetakse kõik Šveitsi toetuse arvelt tehtavad väljamaksed kõigepealt Eesti riigieelarvest või toetuse saaja poolt. Erandjuhtudel võib Šveits korraldada eelrahastamise. Toetuse saaja esitab antud perioodi abikõlblike kulude maksetaotlused koos kõikide tõendavate dokumentide kinnitatud koopiatega ja vahearuandega toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja kontrollib esitatud dokumentide täielikkust ja kinnitab nende õigsust. Makseasutus esitab maksetaotlused Šveitsile kinnitamiseks ja väljamaksmiseks.

Kulude hüvitamise üksikasjalik kord sätestatakse projektilepingutes ja see peab hõlmama alljärgnevat, kui ei ole kokku lepitud teisiti.

Nr	Sammud	Tegevus	Organisatsioonid
1.	Esialgse arve väljastamine	Esialgse arve väljastamine.	Vastutaja: toote müüja või teenuse osutaja; töövõtja, konsultant, organisatsioon (isik, kellele toote või teenuse eest võlgu ollakse)
2.	Esialgse arve kontrollimine ja maksetaotluse koostamine	• Esialgse arve kontrollimine, arvestades projektilepingus, rakenduslepingus, toote müügilepingus või teenuse osutamise lepingus sätestatut ning kokkulepitud tasumäärasid. • Töö tegemise, toodete tarnimise, teenuse osutamise jne (kvantiteedi ja kvaliteedi) ning eritingimuste kontrollimine. • Toodete müüjale või teenuse osutajale esialgse arve tasumine. • Maksetaotluse, vahearuande ja arvete koopiate esitamine toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale ja/või toetuse taotlejale. Maksetaotlus hõlmab antud perioodil kantud abikõlblikke kulusid. Vahearuanne sisaldab teavet kulude kandmise ja projekti kulgemise kohta, tegelike ja kavandatud kulude võrdlust, ajakohastatud teavet projekti käsiloleva etapi kohta ning kaasrahastamise kinnitust. Kõrvalekalded peavad olema põhjendatud ning teatada tuleb kavandatud parandusmeetmetest. Vahearuandeid tuleb esitada vähemalt iga kuue kuu järel.	Vastutaja: toetuse saaja
3.	Maksetaotluse kinnitamine makseasutuse poolt ja ettemaksete tegemine	• Kontrollimine, kas maksetaotlus on kooskõlas raamkokkuleppe, projektilepingu ja rakenduslepinguga. • Dokumentatsiooni (arvete ja muude raamatupidamisdokumentide koopiad) täielikkuse ja vahearuande asjakohasuse kontrollimine. Vajaduse korral raha kasutamise õigsuse kontrollimine kontrollkäikude abil. • Makseasutusele maksetaotluse õigsuse ja seaduslikkuse kinnitamine.	Vastutaja: toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja Kaasatud: toetuse taotleja
4.	Maksetaotluse esitamine Šveitsile	• Maksetaotluste formaalse nõuetekohasuse, sealhulgas kaasrahastamise ja võimaliku topeltrahastamise kontrollimine. • Maksetaotlused esitatakse Šveitsile ja kinnitatakse nende vastavust tõendavatele dokumentidele ja lepingutes kokkulepitule. Šveitsile edastatakse koopiad taotlustega seotud dokumentidest, näiteks vahearuandest, aastaaruandest ja projekti lõpparuandest (vt punkte 3.5 ja 3.6), auditiaruanded või nende kokkuvõte, nagu on sätestatud projektilepingus.	Vastutaja: makseasutus
5.	Makse tegemine Šveitsi poolt Eestile	• Maksetaotluste ja tõendavate dokumentide vastavuse kontrollimine. • Taotletud summa ülekandmine makseasutusele 30 päeva jooksul.	Vastutaja: Šveits
6.	Makse edastamine toetuse saajale	• Makse edastamine toetuse saajale.	Vastutaja: makseasutus

Pooled võivad konkreetsetel juhtudel määrata projektilepingutes teistsuguse maksete tegemise korra.

Projektilepingus tuleb sätestada tähtaeg, mille vältel loetakse kulusid abikõlblikeks. See tähtaeg peab lõppema 12 kuu möödudes projekti lõpuleviimise kavandatud kuupäevast, ent hiljemalt kümne aasta möödudes raamkokkuleppe artiklis 3 märgitud kuupäevast, mil Šveitsi parlament Šveitsi toetuse kinnitas. Lõplikud maksetaotlused peavad olema Šveitsile laekunud hiljemalt kuus kuud pärast kulude abikõlblikkuse tähtaja lõppu.

Rikkumiste korral on Šveitsil õigus kulude hüvitamine kohe lõpetada, kohustada toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajat lõpetama maksed Šveitsi toetuse arvelt ja nõuda projekti mis tahes etapis ebaseaduslikult hüvitatud summade tagastamist. Sellise korralduse põhjustest tuleb kirjalikult teatada toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale ja teistele asjaosalistele.

5. Ülesanded ja kohustused

Alljärgnevalt kirjeldatakse peamiste programmiosaliste ülesandeid ja kohustusi. Konkreetsele juhtumile kohandatud kohustused ja tegevused sätestatakse üksikasjalikumalt projektilepingutes.

5.1. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja

Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja vastutab Eesti-Šveitsi koostööprogrammi üldise suunamise ning projektide kindlaksmääramise, kavandamise, rakendamise, finantsjuhtimise kontrollimise ja hindamise eest, aga ka Šveitsi toetuse kasutamise eest raamkokkuleppe kohaselt. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajal on järgmised kohustused:
– tagada projektide rakendamiseks ja jälgimiseks vajalike riigisiseste õigusaktide vastuvõtmine;
– kooskõlastada Šveitsi toetus teiste toetustega ning tagada vastavus riiklikule strateegilisele raamistikule ja rakenduskavadele;
– tagada riigieelarves vastavate eraldiste olemasolu projektide raames toodete müüjatele, teenuste osutajatele jms maksete tegemiseks;
– kinnitada kaasrahastamise olemasolu vastavalt projektilepingus sätestatule;
– tagada, et projekti mis tahes osa ei rahastata muudest rahastamisallikatest (topeltrahastamise vältimine);
– tagada projektitaotluste taotlusvoorude korraldamine ning projektitaotluste vastuvõtt ja hindamine;
– luua seirekomisjon, milles on esindatud vähemalt toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, valitud ministeeriumid, sotsiaalpartnerid, kohalikud omavalitsused ja Riias asuv Šveitsi saatkond;
– edastada seirekomisjoni poolt heaks kiidetud projektitaotlused Šveitsile;
– esitada Šveitsile korrektselt dokumenteeritud projektide rahastamise taotlused kinnitatud projektide lühikirjelduste alusel;
– jälgida ja juhtida projektide rakendamist projektilepingute kohaselt ning piisava kontrolli- ja seiresüsteemi loomise kaudu;
– kontrollida toetuse saajatelt saadud arveid ja dokumentatsiooni piisavust;
– esitada maksetaotlused makseasutusele ning kinnitada maksetaotluste õigsust ja seaduslikkust;
– tagada Eestile võimaldatud rahaliste vahendite tõhus ja asjakohane kasutamine;
– kontrollida iga projekti puhul, kas toetuse saajal on võimalik käibemaks tagasi saada, ja teavitada sellest Šveitsi ametiasutusi taotleja deklaratsiooni vormis (mis moodustab projektdokumentatsiooni ühe osa);
– tagada kõikide asjaomaste institutsioonide finantskontroll, sealhulgas täielikud ja piisavad auditid;
– esitada igal aastal koondaruanne kõikide rahaülekannete kohta Šveitsi ja makseasutuse vahel ning makseasutuse ja kõikide programmiosaliste vahel (nt toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, toetuse taotleja, toetuse saaja);
– esitada igal aastal kokkuvõte rahastatud projektide auditiaruannete, sealhulgas järelduste ja soovituste kohta. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja esitab kokkuvõtte lisas kõik auditiaruannete esialgsed järeldused ja soovitused;
– tagada korrapärane aruandlus Šveitsile viimase toetuse arvelt rahastatud projektide rakendamise kohta ning teatada viivitamata igasugustest rikkumistest;
– korraldada iga-aastasi kohtumisi Eesti-Šveitsi koostööprogrammi tasandil koostöös Riias asuva Šveitsi saatkonnaga ning esitada aastaaruandeid;
– vastutada Šveitsi toetuse arvelt põhjendamatult makstud summade Šveitsile tagastamise eest;
– tagada avalikkuse teavitamine Eesti-Šveitsi koostööprogrammist;
– tagada Eesti-Šveitsi koostööprogrammi raames ellu viidud projektidega seotud asjakohaste dokumentide säilitamine kümne aasta jooksul pärast nende projektide rakendamist.

Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja võib delegeerida osa eeltoodud ülesannetest ja kohustustest ühele või mitmele toetuse taotlejale ja toetuse saajale.

5.2. Toetuse taotleja

Toetuse taotleja on igasugune avalik-õiguslik või eraõiguslik üksus, mis tegutseb toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja vastutusel või täidab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ülesandeid seoses projekte ellu viivate toetuse saajatega.

Toetuse taotlejate peamised ülesanded on:
– kuulutada välja projektitaotluste konkursse, võtta projektitaotlusi vastu, kontrollida nende vastavust projektitaotlustele esitatavatele nõuetele (punkt 2) ja hinnata esitatud taotluste kvaliteeti;
– esitada projektitaotlused koos hindamisraportitega toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale;
– korraldada pakkumismenetlusi või delegeerida see ülesanne toetuse saajatele;
– juhtida projektide rakendamist ning jälgida ja kontrollida nende vastavust projektilepingutele ja rakenduslepingutele;
– kontrollida toetuse saajatelt saadud arveid, esitatud dokumentide autentsust ja õigsust ning maksetaotluste aluseks olevate kulude abikõlblikkust;
– kinnitada arveid ja esitada kinnitatud arved toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale või makseasutusele;
– anda toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale aru projekti rakendamise kulgemise kohta;
– kontrollida, et ei ole ilmnenud rikkumisi, ja rikkumiste ilmnemise korral teatada nendest toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale;
– arutada auditite tulemusi asjaomaste partneritega, sealhulgas Šveitsiga, ja tagada auditiaruande alusel tehtud otsuste täitmine;
– tagada Eesti-Šveitsi koostööprogrammi raames ellu viidud projektidega seotud asjakohaste dokumentide säilitamine kümne aasta jooksul pärast nende projektide rakendamist.

5.3. Toetuse saaja

Toetuse saaja on riigiasutus, omavalitsusele kuuluv ettevõte või eraettevõte või muu organisatsioon, mida pooled on tunnustanud ja volitanud ellu viima konkreetset raamkokkuleppe alusel rahastatavat projekti. Seega on toetuse saaja kinnitatud projektide raames sõlmitavate teenuse- ja tarnelepingute üks osaline.

Projektilepingus peab olema märgitud toetuse saaja nimi. Toetuse saaja ülesanded ja kohustused tuleb kindlaks määrata rakenduslepingus.

5.4. Rahandusministeeriumi Euroopa Liidu maksete osakond kui makseasutus

Rahandusministeeriumi Euroopa Liidu maksete osakond kui makseasutus vastutab Šveitsi toetuse kasutamise üle piisava finantskontrolli tagamise eest. Osakond:
– kontrollib maksetaotluste nõuetekohasust;
– esitab asjakohased maksetaotlused Šveitsile;
– peab arvet Šveitsile esitatud maksetaotluste üle;
– annab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale korrapäraselt aru rahavoogude kohta.

Makseasutus tagab, et maksed tehakse asjaomastele lepinguosalistele kehtestatud tähtaegadel.

5.5. Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond

Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamisel vastutab Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond auditisüsteemide tõhusa toimimise eest ning pettuste ja rikkumiste tõkestamise eest.

Rahandusministeeriumi finantskontrolliosakonna peamised ülesanded on:
– tagada auditeerimiseks piisav õiguslik alus, mis tagab piisava auditeerimisulatuse ja aruandluse Šveitsi institutsioonidele;
– koostada iga-aastaste süsteemiauditite ja kontrollikava, milles on arvesse võetud Šveitsi nõudmisi;
– viia Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendusstruktuuri raames auditeid läbi ja teatada tulemustest Šveitsile;
– esitada igal aastal kokkuvõte rahastatud projektide auditiaruannete, sealhulgas järelduste ja soovituste kohta. Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond esitab kokkuvõtte lisas kõik auditiaruannete esialgsed järeldused ja soovitused;
– osutada Šveitsi ametiasutustele või nende poolt volitatud isikutele omapoolset abi;
– tagada Eesti–Šveitsi koostööprogrammi raames elluviidud projektide auditiaruannete säilitamine kümne aasta jooksul pärast nende projektide rakendamist.

Pädevad asutused on Eesti Vabariigi valitsuse täielikul toetusel kohustatud uurima väidetavaid pettuse- ja rikkumisjuhtumeid. Tõendatud pettusejuhtumite puhul tuleb algatada kohtumenetlus kohaldatavate õigusaktide kohaselt.

5.6. Auditeerimisüksus

Kui projektilepingus ei ole sätestatud teisiti, määrab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja/või toetuse taotleja iga projekti jaoks auditeerimisüksuse. Tehnilise abi fondi, toetusfondide, projektide ettevalmistamise fondi ja stipendiumide puhul võib kohaldada teistsugust auditeerimiskorda. Auditeerimisüksus peab olema hea professionaalse mainega avalik-õiguslik institutsioon või eraõiguslik äriühing, mis tegutseb kooskõlas rahvusvaheliste auditeerimisstandarditega.

Auditi läbiviimise tingimused määratakse kindlaks projektilepingus. Välisauditi puhul hüvitatakse auditiga seotud kulud ja need peavad sisalduma projekti eelarves. Siseauditite kulud kannab asjakohane auditeerimisüksus.

Kui projektilepingus ei ole sätestatud teisiti, viib auditeerimisüksus läbi selliste projektide vahefinantsauditeid, mille kestus ületab kaks aastat ja mille maksumus ületab 500 000 Šveitsi franki, ning projektide lõplikke finantsauditeid kooskõlas rahvusvaheliste auditeerimisstandarditega. Auditite käigus kontrollivad auditeerimisüksused rahaliste vahendite asjakohast kasutamist, esitavad soovitusi kontrollisüsteemi tugevdamiseks ja annavad teada tegelikest või väidetavatest pettustest ja rikkumistest. Finantsauditite aruanded edastatakse toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale. Pädevad asutused on Eesti Vabariigi valitsuse täielikul toetusel kohustatud uurima väidetavaid pettuse- ja rikkumisjuhtumeid. Tõendatud pettusejuhtumite puhul tuleb alustada kohtumenetlust kohaldatavate õigusaktide kohaselt.

5.7. Seirekomisjon

Seirekomisjon on organ, mis annab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale nõu projektitaotluste kindlaksmääramise, arendamise, valiku ja juhtimise alal.

Seirekomisjoni liikmed nimetab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja. Seirekomisjoni liikmete nimetamise aluseks on asjaomaste institutsioonide ettepanekud.

Seirekomisjonis peavad olema esindatud:
• toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja;
• asjaomased ministeeriumid või muud valitsusasutused;
• sotsiaal- ja majanduspartnerid (sh vabaühendused);
• piirkondlik ja kohalik omavalitsus.

Seirekomisjon täidab muu hulgas järgmisi ülesandeid:
• esitab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale arvamusi ja soovitusi projektide valimise kohta;
• jälgib eeskirja ja korra täitmist;
• kontrollib programmi üldist kulgu ja finantsaruandeid;
• kinnitab toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja koostatud aastaaruandeid.

Vajaduse korral võivad seirekomisjoni koosolekutel vaatlejatena osaleda teiste institutsioonide ja organisatsioonide esindajad.

5.8. Riias asuv Šveitsi saatkond

Šveitsi saatkond Riias on Eesti–Šveitsi koostööprogrammi raames Šveitsi ametlik kontaktasutus. Seoses Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamisega teeb saatkond järgmist:
– hõlbustab kontakte ning aitab kaasa partnerite suhtluse ja koostöö toimimisele;
– annab partneritele teavet ja nõuandeid Šveitsi toetuse tingimuste ja korra kohta;
– edastab Šveitsi ja Eesti ametiasutuste ametlikku teavet ja ettepanekuid;
– korraldab koostöös toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajaga Šveitsi esindajate külastusi Eestisse;
– osaleb Eesti–Šveitsi koostööprogrammi alastel kohtumistel;
– annab avalikkusele teavet Eesti-Šveitsi koostööprogrammi ja Šveitsi toetuse kohta;
– osaleb seirekomisjoni töös vaatlejana.

5.9. Šveitsi Arengu- ja Koostööamet (SDC) ning Riiklik Majandusasjade Sekretariaat (SECO)

Šveitsi poolel on pädevad ametiasutused Šveitsi Arengu- ja Koostööamet (SDC) ning Riiklik Majandusasjade Sekretariaat (SECO). Nende asutuste peamised ülesanded on:
– tagada Eesti–Šveitsi koostööprogrammi strateegiline ja tegevusalane juhtimine programmi üldtasandil;
– osaleda toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja korraldatavatel iga-aastastel kohtumistel;
– olla toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja teiste partneritega pidevas dialoogis, mille käigus käsitletakse projektide kindlaksmääramist ja rakendamist ning kogu Eesti–Šveitsi koostööprogrammi kulgemist;
– anda tuge projektide kindlaksmääramisel ja ettevalmistamisel;
– otsustada esitatud projektitaotluste rahastamise üle;
– teha otsuseid muudes Eesti–Šveitsi koostööprogrammiga seotud küsimustes;
– jälgida kogu Eesti–Šveitsi koostööprogrammi kulgemist kohakülastuste ja kontrollimiste kaudu;
– teha koostööd riiklike ja rahvusvaheliste institutsioonidega, mis on seotud Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamisega;
– hallata Eesti–Šveitsi koostööprogrammi Šveitsi poolel.

Šveits võib mõne neist ülesannetest delegeerida oma Riias asuvale saatkonnale.

6. Rahalist abi reguleerivad erisätted

Erasektori arendamiseks mõeldud rahastamisvahendite (sealhulgas krediidiliinide, garantiisüsteemide, omakapitalis osalemise ja laenude) arvelt tehtavate maksete suhtes kohaldatakse järgmisi tingimusi:
– tingimusel, et rahalise abi andmiseks võimaldatud toetus hüvitatakse (krediidiliinid, osalus omakapitalis ja laenud), kantakse põhisumma tähtaja saabudes üle ükskõik millisele institutsioonile, mis on seadnud enesele poolte kokkulepitud eesmärgiga sarnase eesmärgi;
– sama tingimus on kohaldatav ka garantiideks eraldatud summade suhtes tingimusel, et instrumendi kehtivusaja jooksul ei ole garantiisummasid realiseeritud.

Tegevuskord, sealhulgas omandi üleandmine, sätestatakse asjakohases projektilepingus või kirjavahetuses.

 

Lisa 3

EESTI–ŠVEITSI KOOSTÖÖPROGRAMMI RAAMES TOETUSFONDIDE, PROJEKTIDE ETTEVALMISTAMISE FONDI NING TEHNILISE ABI FONDI JA STIPENDIUMIFONDI KASUTAMISE TINGIMUSED JA KORD

Lisa 3 moodustab Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi liidunõukogu vahel Eesti-Šveitsi koostööprogrammi rakendamise kohta sõlmitud raamkokkuleppe lahutamatu osa. Lisas 3 määratakse kindlaks alljärgnevalt nimetatud rahastamisvahendid ning kirjeldatakse nende eesmärki, rakendusasustuste valimist, lepingute sisu, kulude abikõlblikkust ja kaasrahastamist ning nende rahastamisvahenditega seotud ülesandeid ja kohustusi:
A. toetusfondid;
B. projektide ettevalmistamise fond;
C. tehnilise abi fond;
D. stipendiumifond.

A. Toetusfondid

1. Määratlus ja eesmärk

Toetusfond tähendab selgelt kindlaksmääratud eesmärgil loodud fondi, millest antakse toetust organisatsioonidele või asutustele, et hõlbustada mitmeid väikesemahulisi projekte hõlmavate programmide tõhusat haldamist.

Toetusfonde võib luua riiklikul, piirkondlikul või kohalikul tasandil. Toetusfondid võimaldavad organisatsioonidel ja institutsioonidel lahendada asjakohaseid küsimusi väikesemahuliste projektide kaudu ja suurendada oma võimekust.

Üldiselt loetakse väikesemahulisteks projekte, mille eesmärk ei ole tulu teenimine ja mille maksumus on vahemikus 5000–100 000 Šveitsi franki.

2. Toetusfondi toetuse taotleja valimine

Toetusfondi toetuse taotleja võib olla avalik-õiguslik või eraõiguslik institutsioon või vabaühendus, mis on Eestis juriidilise isikuna registreeritud ja mis tegutseb avalikes huvides.

Põhimõtteliselt peaksid toetusfondi toetuse taotlejal olema tugevad sidemed sektoriga, milles toetusfondi kui rahastamisvahendit kavatsetakse kasutada.

Toetusfondi toetuse taotleja võib valida kaheetapilise menetluse käigus, milles lepivad kokku toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja Šveitsi Arengu- ja Koostööamet (SDC). Taotlejad võivad enne täieliku taotluse esitamist esitada kavandatava toetusfondi lühikirjelduse. Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja kommenteerib lühikirjeldusi ja täielikke taotlusi ning esitab need SDCle kinnitamiseks.

SDC hindab, kas kavandatav toetusfondi toetuse taotleja on abi andmiseks sobiv ja kas kavandatud rakendusstruktuur on adekvaatne. Sellele hinnangule tuginedes annab SDC korraldusaustusele ja toetusfondi toetuse taotlejale tagasisidet ning teeb otsuse toetusfondi rahastamise kohta.

3. Toetusfondi leping

Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja koostab iga toetusfondi kohta lepingu, võttes aluseks SDC esitatud standardlepingu. Toetusfondi lepingu allkirjastavad toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja, SDC ja valitud toetusfondi toetuse taotleja. Toetusfondi leping peab muu hulgas sisaldama alljärgnevat:
– toetusfondi eesmärgid;
– organisatsiooni struktuur, ülesanded ja kohustused (sealhulgas juhtimiskomitee ja väikesemahuliste projektide kinnitamise komitee koosseis);
– väikesemahuliste projektide hindamise ja valimise kord (sealhulgas valikukriteeriumid);
– kaasrahastamise eeskiri ja kord;
– rakendamise ajakava;
– eelarve ja finantsplaanimine (sealhulgas juhtimiskulud);
– väljamaksete tegemise ja auditeerimise kord;
– seire ja juhtimine;
– aruandlus;
– avalikustamine.

4. Kulude abikõlblikkus ja kaasrahastamine

Toetusfondi haldamise abikõlblikud kulud määratakse kindlaks toetusfondi lepingus.

Toetusfondi toetuse taotleja elluviidavate väikesemahuliste projektide kulusid ei või toetusfondi arvelt rahastada.

Toetusfondi osakaal väikesemahuliste projektide rahastamisel lepitakse igal konkreetsel juhul eraldi kokku ja see võib moodustada kuni 100%.

Toetusfond ei asenda subsideeritud rahastamist ega pangalaene.

5. Ülesanded ja kohustused

Toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ülesanded ja kohustused:
– teha ettepanekuid toetusfondide loomise kohta;
– tagada toetusfondide loomine, sh projektitaotluste konkursside korraldamine, toetusfondi toetuse taotleja eelvalimine ja lepingu ettevalmistamine;
– tagada toetusfondide kasutamise järelevalve, luues piisavad seire-, juhtimis- ja auditeerimissüsteemid;
– määrata kindlaks finantskontrolli mehhanismid;
– määrata oma esindaja juhtkomisjoni ja väikesemahuliste projektide kinnitamise komisjoni;
– kontrollida toetusfondide mõjusat ja tõhusat kasutamist;
– tagada korrapärane aruandlus SDCle toetusfondide kasutamise kohta, sealhulgas rikkumistest viivitamatu teatamine;
– tagada auditeerimine ja audiitorite soovituste järgimine;
– tagada, et Šveitsi toetusest teavitamisel antaks avalikkusele teavet ka toetusfondide kohta.

Toetusfondi toetuse taotleja ülesanded ja kohustused:
– toetusfondi kasutamise üldine haldamine;
– luua juhtkomisjon ja väikesemahuliste projektide kinnitamise komisjon ning tegutseda selle sekretariaadina;
– luua piisav väikesemahuliste projektide rakendamise finants- ja tegevuskontrollisüsteem;
– kuulutada välja projektitaotluste konkursse, võtta projektitaotlusi vastu, kontrollida nende vastavust projektitaotlustele esitatavatele nõuetele ja esitada valikusoovitusi;
– määrata kindlaks väikesemahulisi projekte rakendavate organisatsioonide ja institutsioonidega lepingute sõlmimise kord;
– kohaldada kontrollisüsteeme ja vajaduse korral sekkuda; teavitada toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajat viivitamata rikkumistest;
– anda toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale aru; aruandlus hõlmab vähemalt iga-aastast eduaruannet ja finantsaruandeid;
– teavitada avalikkust toetusfondi kasutamisest.

Juhtkomisjoni ja väikesemahuliste projektide kinnitamise komisjoni ülesanded ja kohustused:
– rakendatavate väikesemahuliste projektide valimine;
– eduaruannete arutamine;
– väikesemahuliste projektide valikukriteeriumite kontrollimine ja kohandamine.

SDC ülesanded ja kohustused:
– toetusfondide loomise põhimõtteline kinnitamine;
– toetusfondide lühikirjelduste kohta tagasiside andmine;
– toetusfondide rahastamise kohta otsuste tegemine;
– juhtkomisjoni ja väikesemahuliste projektide kinnitamise komisjoni omapoolse esindaja või vaatleja nimetamine;
– rakendamise kulgemise jälgimine üldtasandil;
– rakendamise kulgemise hindamine ja arutamine koos toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajaga, tuginedes viimase iga-aastastele aruannetele.

Ülesanded ja kohustused võidakse aeg-ajalt uuesti üle vaadata. Esimest korda analüüsitakse neid poolte esimesel iga-aastasel kohtumisel.

B. Projektide ettevalmistamise fond

1. Määratlus ja eesmärk

Projektide ettevalmistamiseks antava toetuse arvelt rahastatakse lõplike projektitaotluste ettevalmistamist (näiteks teostatavusuuringute, keskkonnamõju hindamiste jms läbiviimist).

2. Taotlemise ja kinnitamise kord

Projekti ettevalmistamise fondi taotlus peab moodustama ühe osa projekti lühikirjeldusest (vt lisa 2 punkti 2.1).

SDC või SECO hindab, kas projekti ettevalmistamiseks taotletud abi on rahalise toetuse vormis andmiseks sobiv.

Projekti ettevalmistamiseks rahalise abi andmise otsus moodustab ühe osa Šveitsi otsusest projekti lühikirjelduse kohta.

3. Projektide ettevalmistamise fondi haldamine

Projektide ettevalmistamise fondi toetuse taotleja on toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja.

4. Projektide ettevalmistamise fondi leping

Projektide ettevalmistamise fondi lepingu koostab ja sõlmib Eesti poolelt toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja Šveitsi poolelt SDC/SECO. Projektide ettevalmistamise fondi leping peab muu hulgas sisaldama alljärgnevat:
– projektide ettevalmistamise fondi eesmärgid;
– ülesanded ja kohustused;
– abikõlblike kulude üksikasjalik loetelu;
– kaasrahastamine;
– auditeerimise, seire ja aruandluse kord.

5. Kaasrahastamine

Projektide ettevalmistamise fondi puhul peab vähemalt 15% ulatuses olema tagatud toetuse saaja või mis tahes kolmanda isiku kaasrahastamine. Kaasrahastamise määr nähakse igal konkreetsel juhtumil eraldi ette.

C. Tehnilise abi fond

1. Määratlus ja eesmärk

Tehnilise abi fondi võib luua selleks, et katta Eesti poolt Šveitsi toetuse tõhusa ja mõjusa rakendamisega seoses kantud mõningaid lisakulusid.

2. Abikõlblikud kulud

Üldiselt ei hüvitata Eesti ametiasutuste kulusid, mis on seotud Šveitsi toetuse haldamise, rakendamise ja kasutamise jälgimise ning kontrollimisega. Mõned Eesti ametiasutuste poolt täiendavate ja ainult Šveitsi toetuse kasutamise haldamisega seotud ülesannete täitmisel kantud kulud võidakse hüvitada, kui need kuuluvad mõnda alljärgnevalt toodud kategooriasse:
a) Eesti–Šveitsi koostööprogrammi raames loodud komisjonide kulud, mis on märgitud tehnilise abi fondi lepingus;
b) potentsiaalsete toetuse saajate koolitus eesmärgiga valmistada neid ette Eesti–Šveitsi koostööprogrammi rakendamiseks;
c) konsultantide palkamine toetuse taotlemise ja kasutamise korraldajale esitatud projektitaotluste ülevaatamiseks ja Šveitsile edastatavate rahastamistaotluste ettevalmistamiseks;
d) konsultantide palkamine Šveitsi toetuse abil rahastatavate projektide ning kogu Eesti–Šveitsi koostööprogrammi seireks ja kontrollimiseks;
e) Šveitsi toetusega seotud tegevuste auditeerimine ja kohapealne kontrollimine, kui ei ole tegemist Eesti tavapäraste kohustustega;
f) Šveitsi toetusest avalikkusele teadaandmine;
g) Šveitsi ametiasutuste esindajatega väljaspool Eestit toimuvatel kohtumistel osalemise kulud;
h) toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja toetuse taotlejate tõlkekulud, mis on seotud Šveitsi toetuse üldise haldamisega;
i) spetsiaalselt Šveitsi toetuse rakendamiseks soetatud lisaseadmed, sealhulgas tarkvara.

3. Tehnilise abi fondi toetuse taotleja

Tehnilise abi fondi toetuse taotleja on toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja.

4. Tehnilise abi fondi leping

Tehnilise abi fondi lepingu koostab ja sõlmib Eesti poolelt toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja Šveitsi poolelt SDC/SECO. Tehnilise abi fondi leping peab muu hulgas sisaldama alljärgnevat:
– tehnilise abi fondi eesmärgid;
– abikõlblike kulude üksikasjalik loetelu;
– organisatsiooni struktuur, ülesanded ja kohustused;
– tegevuskord;
– eelarve ja finantsplaanimine;
– auditeerimise kord;
– seire ja juhtimine;
– aruandlus.

D. Stipendiumifond

1. Määratlus ja eesmärk

Programmi raames luuakse stipendiumifond. Fondist rahastatakse Šveitsi kõrgkoolidesse ja teadusasutustesse vastu võetud Eesti üliõpilaste (kes õpivad kõrghariduse teises astmes) ja teadlaste õppe- ja teadustöö stipendiume.

Õppestipendiumide abil aidatakse kaasa kvaliteetsete inimressursside arendamisele, soodustatakse võrgustike loomist ja noorte akadeemikute koostööd.

Teadustöö stipendiumide abil edendatakse teadustöö kvaliteeti, võimaldatakse noortel ja vanematel teadlastel jõuda silmapaistvate isiklike tulemusteni, soodustatakse koostöövõrgustike loomist ja arendatakse Šveitsi ja Eesti teaduskoostööd. Teadustöö stipendiumid võivad olla seotud rahvusvaheliste meeskondade loomise ja ühiste teadusprojektidega.

2. Stipendiumifondi toetuse taotleja

Stipendiumifondi toetuse taotleja on mõni Šveitsi institutsioon.

3. Stipendiumifondi leping

Stipendiumifondi lepingu koostab toetuse taotleja. Lepingule kirjutab Eesti poolelt alla toetuse taotlemise ja kasutamise korraldaja ja Šveitsi poolelt SDC. Stipendiumifondi leping peab muu hulgas sisaldama alljärgnevat:
– stipendiumifondi eesmärgid;
– abikõlblike kulude üksikasjalik loetelu;
– organisatsiooni struktuur, ülesanded ja kohustused;
– tegevuskord;
– eelarve ja finantsplaanimine;
– auditeerimise kord;
– seire ja juhtimine;
– aruandlus.

4. Abikõlblikud kulud

Abikõlblike kuludena käsitletakse stipendiumidega seotud kulusid, näiteks ümberasumise kulusid, elamiskulusid, kindlustuskulusid, immatrikuleerimistasusid ning konkreetseid uurimis- ja avaldamiskulusid.

 

FRAMEWORK AGREEMENT BETWEEN THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF ESTONIA AND THE SWISS FEDERAL COUNCIL CONCERNING THE IMPLEMENTATION OF THE ESTONIAN–SWISS COOPERATION PROGRAMME TO REDUCE ECONOMIC AND SOCIAL DISPARITIES WITHIN THE ENLARGED EUROPEAN UNION
Signed at Bern on 20 December 2007, in force as of 29 April 2008

The Government of the Republic of Estonia (hereinafter referred to as “Estonia”)
and

the Swiss Federal Council (hereinafter referred to as “Switzerland”)
hereinafter collectively referred to as “the Parties”,

– Aware of the importance of the enlargement of the European Union (EU) for the stability and prosperity in Europe;

– Noting the solidarity of Switzerland with the endeavours of the EU to reduce economic and social disparities within the EU;

– Building upon the successful cooperation between the two countries during Estonia’s transition process leading to its accession to the EU;

– Having regard to the friendly relations between the two countries;

– Desirous of strengthening these relations and the fruitful cooperation between the two countries;

– Intending to promote further the social and economic development in Estonia;

– In view of the fact that the Swiss Federal Council has expressed, in a Memorandum of Understanding with the Council of European Union of 27 February 2006, the intention that Switzerland shall contribute up to 1’000’000’000 CHF (one billion CHF) to reduce economic and social disparities within the enlarged EU (hereinafter referred to as « Memorandum of Understanding»);

have agreed as follows:

Article 1 – Definitions

For the purpose of this Agreement, unless the context otherwise requires:
– “Contribution” means the non-reimbursable financial contribution granted by Switzerland under this Agreement;
– “Project” means a specific project or programme or other joint activities in the framework of this Agreement. A programme consists of component projects linked by a common theme or shared objectives;
– “Commitment” means the allocation of a certain amount of the Contribution to a Project agreed upon by the Parties;
– “Project Agreement” means an agreement between the Parties and, if need be, additional contracting parties, on the implementation of a Project agreed upon by the Parties;
– “National Coordination Unit” (NCU) means the Estonian unit in charge of the coordination of the Estonian-Swiss Cooperation Programme;
– “Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) and State Secretariat for Economic Affairs (SECO)” (SDC/SECO) means the Swiss unit in charge of the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme;
– “Intermediate Body” means any legal public or private entity which acts under the responsibility of the NCU or which carries out duties on behalf of the NCU with regard to Executing Agencies implementing Projects;
– “Executing Agency” means any public authority, any public or private corporation as well as any organization recognized by the Parties and mandated to implement a specific Project financed under this Agreement;
– “Implementation Agreement” means an agreement between the NCU and/or the Intermediate Body and the Executing Agency for the implementation of the Project;
– “Block Grant” means a fund set up for a clearly defined purpose, providing assistance to organizations or institutions, facilitating a cost-effective administration mainly in programmes with many small projects;
– “Project Preparation Facility” means the Facility providing financial support for the preparation of the Final Project Proposals;
– “Technical Assistance Fund” means the Fund for the financing of tasks performed by the Estonian authorities additionally and exclusively for the implementation of the Contribution;
– “Scholarship Fund” means the Fund for the financing of scholarships for Estonian students and researchers admitted at higher education and research institutions in Switzerland.

Article 2 – Objectives

1. The Parties shall promote the reduction of economic and social disparities within the enlarged EU through Projects mutually agreed upon between the Parties and in line with the Memorandum of Understanding and the Conceptual Framework for the Estonian-Swiss Cooperation Programme as outlined in Annex 1 of this Agreement.

2. The objective of this Agreement is to establish a framework of rules and procedures for the planning and implementation of the cooperation between the Parties.

Article 3 – Amount of the Contribution

1. Switzerland agrees to grant a non-reimbursable Contribution towards the reduction of economic and social disparities within the enlarged EU of up to CHF 39,920 million (thirty nine million and nine hundred twenty thousand Swiss Francs) to Estonia for a Commitment period of five years and a disbursement period of ten years, starting from the approval date of the Contribution by the Swiss Parliament, which is 14 June 2007.

2. Switzerland shall accept submissions of Final Project Proposals according to Annex 2, Chapter 2 for Commitment of funds until two months before the end of the Commitment period.

3. Funds not committed during the Commitment period shall not be available anymore for the Estonian-Swiss Cooperation Programme.

Article 4 – Scope

The dispositions of this Agreement shall apply to national and trans-national Projects financed by Switzerland or co-financed by Switzerland with multilateral institutions and other donors, mutually agreed upon by the Parties, executed by an Executing Agency.

Article 5 – Utilization of the Contribution

1. The Contribution shall be used for the financing of Projects and can take any of the following forms:
a) Financial assistance including grants, credit lines, guarantee schemes, equity participations, loans and technical assistance
b) Block Grants
c) Project Preparation Facility
d) Technical Assistance Fund
e) Scholarships

2. The Contribution shall be used in line with the objectives, principles, strategies and thematic focus as outlined in the Conceptual Framework in Annex 1.

3. 5% of the Contribution shall be used by Switzerland for its administration of this Agreement. This includes, inter alia, expenses for staff and consultants, administrative infrastructure, missions, monitoring and evaluation.

4. The Contribution, in the form of grants, may not exceed 60% of the total eligible costs of the Project, except in the case of Projects receiving additional financing in the form of budget allocations from national, regional or local authorities, in which case the Contribution may not exceed 85% of the total eligible costs. Institution-building and technical assistance Projects, Projects implemented by non-governmental organisations as well as financial assistance benefiting the private sector (credit lines, guarantees, equity and debt participations) may be fully financed by the Contribution.

5. The following costs shall not be eligible for grant support: expenditures incurred before the signing of the respective Project Agreement by all parties, interests on debt, the purchase of real estate, staff costs of the Estonian Government and recoverable value added tax as specified in Article 7 of this Agreement.

Article 6 – Coordination and Procedures

1. To make sure that Projects have the greatest possible impact and in order to avoid duplication and overlapping with projects financed through means of structural and/or cohesion funding as well as by any other funding source, the Parties shall assure an effective coordination and share any information needed to that end.

2. All the correspondence exchanged between the Parties, including reports and Project documents, shall be drafted in English.

3. As a general rule, each Project shall be subject to a Project Agreement, which shall set out the terms and conditions of grant assistance as well as the roles and responsibilities of the contracting parties.

4. Estonia is responsible for the identification of Projects to be financed by the Contribution. Switzerland can offer Estonia proposals to finance Projects, including Projects of multilateral, national or trans-national institutions. The rules and procedures for the selection and implementation of Projects are defined in Annex 2 and for Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund in Annex 3.

5. All Projects shall be supported by Estonia and approved by Switzerland. The Parties attach high importance to the monitoring, the evaluation and the audit of Projects and of the Estonian-Swiss Cooperation Programme as stipulated in Annex 2. Switzerland, or any mandated third party acting on its behalf, is entitled to visit, monitor, review, audit and evaluate all activities and procedures related to the implementation of the Projects financed by the Contribution, as deemed appropriate by Switzerland. Estonia shall provide all requested or useful information and shall take or cause to be taken all actions allowing the successful realisation of such mandates.

6. Upon entry into force of this Agreement, Estonia shall open a separate bank account in which the funds received from the Swiss Contribution shall be deposited. The Swiss administration costs referred to in Article 5, Paragraph 3 of this Agreement shall not be managed through this account. The accumulated net interest shall be yearly reported to Switzerland.

7. Payment procedures are outlined in Annex 2, Chapter 4 of this Agreement.

Article 7 – Value Added Tax and other Taxes and Charges

1. Value added tax (VAT) shall be considered eligible expenditure only if it is genuinely and definitively borne by the Executing Agency. VAT which is recoverable, by whatever means, shall not be considered eligible even if it is not actually recovered by the Executing Agency or by the final recipient.

2. Other levies, taxes or charges, in particular direct taxes and social security contributions on salaries and wages, shall constitute eligible expenditure only if they are genuinely and definitively borne by the Executing Agency.

Article 8 – Annual Meetings and Reporting

1. In order to ensure effective implementation of the Estonian–Swiss Cooperation Programme, the Parties agree to hold annual meetings. The first meeting shall be held no later than one year after the beginning of the application of this Agreement.

2. Estonia shall organize the meetings in cooperation with Switzerland. The NCU shall present one month before the meetings an annual report. Its content shall include but not be limited to the issues listed in Annex 2.

3. Upon the final disbursement under this Agreement, Estonia shall submit to Switzerland a final report assessing the accomplishment of the objective of this Agreement and a final financial statement on the use of the Contribution, based on the financial audits of the Projects.

Article 9 – Competent Authorities

1. Estonia has authorized the Ministry of Finance of Estonia, acting through the Foreign Financing Department, to act on its behalf as the NCU for the Estonian-Swiss Cooperation Programme. The NCU shall have the overall responsibility for the management of the Contribution in Estonia, including the responsibility for financial control and audit.

2. Switzerland has authorized:
the Federal Department of Foreign Affairs, acting through the Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC)
and
the Federal Department of Economic Affairs, acting through the State Secretariat for Economic Affairs (SECO)

to act on its behalf for the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme.

Projects are assigned to one or the other institution according to their respective fields of competence.

3. The Swiss Embassy in Riga shall act as the contact point for the NCU with regard to official information referring to the Contribution. Day-to-day communication between the competent authorities may be maintained directly.

Article 10 – Common Concern

The Parties share a common concern in the fight against corruption, which jeopardises good governance and the proper use of resources needed for development, and, in addition, endangers fair and open competition based upon price and quality. They declare, therefore, their intention of combining their efforts to fight corruption and, in particular, declare that any offer, gift, payment, remuneration or benefit of any kind whatsoever, made to whomsoever, directly or indirectly, with a view to being awarded a mandate or contract within the framework of this Agreement, or during its execution, will be construed as an illegal act or corrupt practice. Any act of this kind constitutes sufficient grounds to justify termination or annulment of this Agreement, the respective Project Agreement, the procurement or resulting award, or for taking any other corrective measure laid down by applicable law.

Article 11 – Final Provisions

1. Annexes 1, 2 and 3 shall form an integral part of this Agreement.

2. Any dispute which may result from the application of this Agreement shall be resolved by diplomatic means.

3. Any amendment to this Agreement shall be made in writing with the mutual agreement of the Parties and according to their respective procedures. Any amendment to the Annexes 1, 2 and 3 of this Agreement shall be made in writing with the mutual agreement of the competent authorities mentioned in Article 9.

4. This Agreement can be terminated at any time by one of the Parties upon a six-month prior written notice. In this case, the provisions of this Agreement shall continue to apply to the Project Agreements concluded before the termination of this Agreement. The Parties shall decide by mutual agreement any other consequences of the termination.

5. This Agreement shall enter into force on the date of the notification confirming the completion by both Parties of their respective approval procedures. The Agreement covers a Commitment period of five years and a disbursement period of ten years. It applies until the final report by Estonia assessing the accomplishment of the objective of this Agreement is submitted according to Article 8 Paragraph 3. The Commitment period shall start according to Article 3 Paragraph 1. In the case that the Commitment period starts before the entry into force of this Agreement, the Parties shall apply this Agreement provisionally starting on the day of its signing.

Signed at Bern on 20 December 2007, in two authentic copies in the English language.

For the Government of the Republic of Estonia	For the Swiss Federal Council
Ivari PADAR Minister of Finance of the Republic of Estonia	Micheline CALMY-REY President of the Swiss Confederation Doris LEUTHARD Federal Councillor of the Swiss Confederation

Annex 1

CONCEPTUAL FRAMEWORK OF THE ESTONIAN–SWISS COOPERATION PROGRAMME

The Conceptual Framework is an integral part of the Framework Agreement between the Government of Estonia and the Swiss Federal Council concerning the Estonian–Swiss Cooperation Programme. The Conceptual Framework defines objectives, principles, strategies and thematic focus, as well as indicative financial allocations.

1. Objectives

The Estonian–Swiss Cooperation Programme pursues two objectives:
– To contribute to the reduction of economic and social disparities between Estonia and the more advanced countries of the enlarged European Union (EU); and
– To contribute within Estonia to the reduction of economic and social disparities between the dynamic urban centres and the structurally weak peripheral regions.

The Estonian–Swiss Cooperation Programme includes national and trans-national Projects that support a sustainable, economically and socially balanced development.

Towards the end of the implementation period of the Swiss Contribution, both Parties may jointly decide on a global evaluation of the results achieved by the Estonian–Swiss Cooperation Programme.

2. Principles

The Estonian-Swiss cooperation is guided by the following principles:
Transparency. Transparency and openness are key to all cooperation activities and are binding at all levels. Special emphasis shall be given to transparency in project selection, contract awarding and financial management.
Social inclusion. Cooperation activities aim at including socially and economically disadvantaged individuals and groups in the opportunities and benefits of development.
Equal opportunities and rights. Cooperation activities aim at increasing women’s and men’s opportunities to exercise their rights equally through a gender-based approach.
Environmental sustainability. Cooperation activities aim at incorporating requirements of environmental sustainability.
Commitment by all stakeholders. All institutions and decision-makers involved in the Estonian-Swiss Cooperation Programme are committed to an efficient and effective implementation of the agreed Projects.
Subsidiarity and decentralisation. Cooperation activities aim at including considerations of subsidiarity and decentralisation primarily in Projects at the municipal and regional levels.

3. Strategies

3.1. Main Strategic Considerations

The Estonian-Swiss Cooperation Programme is part of a comprehensive national development planning that includes the structural and cohesion programmes of the EU as well as the programmes of the EEA and the Norwegian Financial Mechanisms. The Swiss Contribution shall be complementary to these programmes and mainly focus on Projects that are not or only partially covered by other financial sources.

Main strategic considerations include:

a. Focusing. The Memorandum of Understanding between the Swiss Federal Council and the Council of the European Union defines four funding guidelines for the Contribution:
– Security, stability and support for reforms;
– Environment and infrastructure;
– Promotion of the private sector; and
– Human and social development.

These funding guidelines and the related focus areas provide a broad base for cooperation. Efficiency and effectiveness considerations as well as concern for the optimal allocation and use of available resources are important. Duplication of funding from other resources shall be avoided. Therefore, the Estonian–Swiss Cooperation Programme shall have a clear strategic focus, guided by the following considerations:
– Concentration on a maximum of six focus areas in which a high percentage of the Contribution shall be spent (thematic concentration). The selection of the focus areas will be need-based while taking into account other budgetary funding opportunities in Estonia, and may take specific Swiss know-how into account.
– Concentration on a relatively small number of Projects.

b. Programme approach. A programme consists of component projects linked by a common theme or shared objectives. In general a programme approach shall be applied in all focus areas which display several of the following characteristics: large financial Commitments; linking of different levels (national, regional, local); variety of actors; contribution to policy development; significant contributions to capacity building; and application of a common set of rules and procedures. A programme approach implies a delegated authority for decision-making on individual projects. A programme approach includes: an initial assessment of the focus area; the definition of objectives, guidelines and budgets; a programme implementation plan; and a sector monitoring and evaluation concept. To assure efficiency and effectiveness, the contribution to a specific programme shall represent a minimum amount of CHF 2 million.

c. Individual project approach. An individual project approach shall be applied in a focus area in which stand-alone projects shall be implemented. To assure efficiency and effectiveness, the contribution for each project under the individual project approach shall represent in general a minimum amount of CHF 1 million. Higher minimal financial volumes may be agreed upon (see Chapter 4 of this Annex). Block Grant financing may provide a means to accommodate smaller projects (see Annex 3).

d. Trans-national Projects. The Contribution may be used to finance trans-national Projects. Trans-national Projects are Projects which are implemented in more than one country. These Projects have to be in conformity with the overall goals of the Swiss Contribution to the enlarged EU, namely with the goal of the reduction of economic and social disparities within the enlarged EU.

e. Partners and beneficiaries. The Estonian-Swiss Cooperation Programme shall include partners and beneficiaries from the public and private sectors, non-governmental organisations and other civil society organisations.

f. Partnerships. Partnerships between Swiss and Estonian partners are an enriching element of the Estonian–Swiss Cooperation Programme. Cooperation and partnerships are strongly encouraged, especially in focus areas in which Switzerland may contribute particular experience, know-how and technologies.

g. Flexibility. In order to increase flexibility of implementation and the possibility to react to arising opportunities, initially about 10% of the Contribution shall not be allocated to chosen focus areas and special items. After two years of the beginning of the Estonian-Swiss Cooperation Programme, a review shall be undertaken in cooperation between the Parties to assess the implementation of Programme, redirect the initial financial allocations if required and determine the priorities for the not yet allocated part of the Contribution.

h. Visibility. Visibility of the Estonian-Swiss Cooperation Programme for Estonian and Swiss citizens is an important aspect that may be taken into account when selecting and implementing Projects. Both Parties undertake to inform proactively on their cooperation.

3.2. Implementation Strategies

a. Identifying Projects. Project identification significantly impacts the quality of the Estonian-Swiss Cooperation Programme. Estonia is responsible for the identification of Projects to be financed by the Contribution. Switzerland can offer Estonia Project proposals.

b. Setting Project selection criteria. Project selection shall be based on a clear set of criteria. General Project selection criteria shall include:
– Responsiveness to the objectives of the Estonian–Swiss Cooperation Programme;
– Adherence to the principles of the Estonian-Swiss Cooperation Programme described in Chapter 2 of this Annex;
– Responsiveness to the strategic considerations outlined in Chapter 3.1 of this Annex;
– Anchoring in the national development planning and, if possible, the National Strategic Reference Framework;
– Innovation and/or the potential to offer new solutions that can be applied subsequently on a larger scale (pilot Projects);
– Capacity of the Executing Agency;
– Leverage potential (mobilisation of additional resources);
– Feasibility in the given time-span; and
– Sustainability of results.

Specific selection criteria for each focus area may be formulated prior to starting the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme.

c. Supporting Project planning. Project preparation and detailed Project planning are of paramount importance for efficiency and effectiveness in Project implementation. Preparation support may be requested by Estonia or recommended by Switzerland and shall be financed through the Project Preparation Facility (see Annex 3). Should there be insufficient funds available in the Project Preparation Facility to prepare a specific Project, Estonia may request to transfer the required funds from the respective Focus area or from the not yet allocated part of the Contribution to the Project Preparation Facility.

d. Enhancing implementation capacities. Successful Project implementation depends on the capacities of the implementing and monitoring organisations. If need be, capacity enhancement may be requested by Estonia or recommended by Switzerland and may be financed by the Contribution as an integral part of Project financing.

4. Thematic Focus and Indicative Financial Allocations

The following thematic focus and indicative financial allocations shall apply to the Estonian-Swiss Cooperation Programme:

No	Focus areas	Approach, objectives and eligible projects	Indicative financial allocation
1. Security, Stability and Support for Reforms
1	Measures for securing borders and Modernisation of judiciary	Programme approach with the following objective: To enhance the capacity in various areas of forensic science and pretrial procedures to prevent crimes and the capacity of emergency response.	3.5 million CHF
		Types of eligible projects: – Equipment to facilitate the performance of government organisations involved in securing the Schengen border and in modernising the judiciary. – Networking
2	Prevention and management of natural disasters	Programme approach with the following objectives: Objective 1: To increase fire safety.	3 million CHF
		Types of eligible projects: – Analysis and adaptation of standards – Training for accident and fire disasters – Increasing of fire safety in social welfare and medicine institutions – Training for the municipalities and fire fighters on prevention and protection measures.
		Objective 2: To strengthen information and communication technology systems of emergency centre(s). Types of eligible projects: – Establish sustainable systems for positioning persons in need of help and help providing vehicles and facilities. – Strengthen data transmission systems. – Application of Geographic Information Systems (GIS) in rescue works.
2. Environment and Infrastructure
3	Rehabilitation and modernisation of basic infrastructure and Improvement of the environment	Individual project or programme approach with the following objective: Objective 1: To enhance public environmental monitoring capacities in order to reduce environmental pollution, increase living standards and promote sustainable economic development. Types of eligible projects: Programmes of a minimum value of CHF 5 million each in the field of: – Upgrading of environmental monitoring system(-s) – Supply of up to date environmental measuring equipment – Conducting research
		Objective 2: To reduce greenhouse gases and other emissions by increasing energy efficiency in public buildings and development of new building standards. Types of eligible projects: Projects or programmes of a minimum value of CHF 3 million each in the field of: – establishment of modern building standards, – introduction of energy efficient construction methods, – research and dissemination of knowledge and know-how, – energy audits. These soft measures should be complemented by – pilot or demonstration projects in the domain of the rehabilitation of public buildings (e.g., insulation, heating and warm water systems)	15 million CHF
3. Promotion of the Private Sector
4	Improved regulation of the financial sector1	Individual project approach with the following objective: To support the effective implementation and enforcement of the Acquis Communautaire targeted to Corporate Financial Reporting.
		Types of eligible projects: Institutional and regulatory capacity building for corporate sector financial reporting and auditing at the national level	2 million CHF
		4. Human and Social Development
5	Research and development	Objective 1: To strengthen the scientific potential through enhanced access to education and through selective promotion programmes. Types of eligible projects: – Scholarships for advanced degree and post-graduation programmes in Switzerland (Scholarship Fund).	Up to 1.58 million CHF
6	Health	Programme approach with two objectives: Objective 1: To modernize communication systems in the health sector. Types of eligible projects: – Radio communication to increase coordination for emergency response.
		Objective 2: To create a healthy growth environment to children with no parental care. Types of eligible projects: – Support to constructing buildings in the framework of renovating two orphanages.	6.92 million CHF

¹ If Focus area No 4 is not retained, the respective allocation shall be assigned to focus area No 3.

5. Special Allocations
Item	Content	Indicative financial allocation
NGO Block Grant	Programme approach with the following objective: To promote civil society’s contribution to economic and social cohesion as important actors of development and participation. Types of eligible projects: – Small projects addressing development of services for local residents in creating healthy living environment.	Up to 2.5 million CHF
Project Preparation Facility	Objective: To support the preparation of final project proposals.	Up to 0.2 million CHF
Swiss Programme Management	Swiss administration of the Estonian–Swiss Cooperation Programme.	2 million CHF
Estonian Technical Assistance	Estonian administration of the Estonian-Swiss Cooperation Programme including preparation, implementation, monitoring, evaluation.	Up to 0.6 million CHF

Overview on the Indicative Allocations
Funding guidelines	Indicative financial allocation (million CHF)
1. Security, Stability and Support for Reforms	6.5
2. Environment and Infrastructure	15
3. Promotion of the Private Sector	2
4. Human and Social Development	8.5
5. Special Allocations	5.3
6. Not yet allocated	2.62
Total indicative allocations	39.92

 

Annex 2

RULES AND PROCEDURES FOR THE ESTONIAN–SWISS COOPERATION PROGRAMME

Annex 2 is an integral part of the Framework Agreement between the Government of Estonia and the Swiss Federal Council and concerning the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme. Annex 2 defines the controlling at the Estonian-Swiss Cooperation Programme level, procedures at Project level, requirements for Project proposals, roles and responsibilities and special provisions for financial assistance.

Rules and procedures for Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund are defined in Annex 3.

1. Controlling at the Estonian-Swiss Cooperation Programme level

1.1. Supervision

The Estonian authorities have the final responsibility for the monitoring and supervision of the Estonian-Swiss Cooperation Programme. A monitoring system shall be developed jointly by the Parties at the beginning of the Estonian-Swiss Cooperation Programme and be enhanced during its implementation as necessary.

1.2. Annual meetings

In order to ensure an effective implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme, the Parties shall hold annual meetings. At the annual meetings, the National Coordination Unit (NCU) shall present an annual report to be distributed one month before the meeting which shall amongst other things address:
– General experience and results achieved;
– Progress made in the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme against the Conceptual Framework;
– Reporting on the status of the Estonian-Swiss Cooperation Programme, including:
° Statements on approved Projects, progress of Project identification/preparation and foreseeable Commitments;
° Overall financial statement on past and tentative future disbursements and Commitments for the entire Estonian-Swiss Cooperation Programme;
° Summary and main conclusions of the financial audits of the Projects in accordance with Chapter 3, No. 6;
° Statistics on tenders, contract awards and successful bidders;
° Information about important issues with regard to particular Projects.
– Reporting on Block Grants, the Technical Assistance Fund, the Project Preparation Facility and the Scholarship Fund;
– Proposals for the allocation of non-committed funds;
– Reporting on administrative implementation issues;
– Strategy and activities to inform the general public about the Estonian-Swiss Cooperation programme and the Projects implemented;
– Further issues to be discussed; recommendations, next steps.
– Review and, if needed, amend the Annexes of the Agreement.

The NCU is responsible for the organisation of the annual meetings. It shall consult the Swiss Embassy in Riga on the organisation, the contents, the agenda, the participants and other organisational and logistical matters.

The Intermediate Bodies, the Executing Agencies and other institutions and persons may be invited to the annual meetings whenever this is felt desirable by the NCU or by Switzerland.

The Parties may invite the Commission of the European Communities to participate as an observer.

Minutes of the meetings shall be drafted by the NCU and be submitted to Switzerland for approval within 15 days after the meeting.

2. Procedures of Project Financing Requests

The financing request undergoes a two-loop approach that allows guidance early in the decision making process. In the first loop, a Project outline is submitted and a decision in principle is made. In case of a successful first loop, the second loop is initiated. In the second loop, the Final Project Proposal is submitted and a final decision is made by Switzerland.

2.1. First loop: Application and approval procedure of the Project outline

No.	Steps	Activities and specific rules	Organisations
1.	Initiation of Project identification	Initiation on the basis of: – Lists of priority Projects provided by the Government – A proposal by the NCU – A proposal by an Intermediate Body / Executing Agency – Call for proposals – A proposal by Switzerland – A proposal by an international organisation	Responsible: NCU Involved: Intermediate Body, Executing Agency, Estonian partners, Swiss authorities
2.	Elaboration of the Project outline	Preparation of the Project outline based on the requirements for Project outlines (cf. 2.2). This may include a request for financial support for the preparation of a Final Project Proposal through the Project Preparation Facility.	Responsible: Intermediate Body, Executing Agency
3.	Pre-screening of the Project outline	Possibility of informal consultations with the Swiss Embassy in Riga.	Responsible: NCU
4.	Screening	Examination of the Project outline based on the Conceptual Framework, the Project selection criteria in Annex 1 and the requirements for Project outlines (cf. 2.2).	Responsible: NCU Involved: Monitoring committee, Intermediate Body (when existent)
5.	Submission of the Project outline	If accepted, submission of the Project outline(s) with a cover letter comprising a description of the selection process to the Swiss Embassy in Riga. Formal check by the Swiss Embassy in Riga and submission of the Project outline with the cover letter of the NCU to Switzerland.	Responsible: NCU    Responsible: Swiss Embassy in Riga
6.	Final decision on Project outline	Final decision on the Project outline (including, if relevant, decision on the request for financing of Project preparation). If accepted by Switzerland, request for the elaboration of the Final Project Proposal (requirements specified in 2.4). Switzerland may submit comments which have to be considered during the elaboration of the Final Project Proposal.	Responsible: Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) or State Secretariat for Economic Affairs (SECO)

2.2. Requirements for Project Outlines

The Project outline (approximately 5 pages) shall include all necessary information to allow a general appraisal of the proposed Project.

Item	Content
General information	Project title, planned project duration, priority sector, location/region
Applicant	Name and contact details; previous, relevant experience, if any; project partners; Swiss link, if any (know-how, technology, partners or any other cooperation with Switzerland)
Relevance	Contribution to the reduction of economic and social disparities within the country and between the country and the more advanced member states of the EU (impact); fit within the development strategies of the country/region and chosen sector; strategy of the intervention
Project content	Description including objectives (outcome), expected results (outputs) and activities (components); beneficiaries, target group; risks and potentials; sustainability of project
Project organisation	Organisational chart, responsibilities, etc.
Budget	Eligible costs / non-eligible costs; own contribution, amount of grant, co-financing, EU-funding and any other financial source etc.; cost efficiency aspects versus alternatives
Horizontal issues	Environmental, social and economical aspects of the project, gender equality, good governance
Maturity of project	Status of project: in elaboration or fully prepared and possible request for financial support for preparation of Final Project Proposal through the Project Preparation Facility (e.g. feasibility studies, environmental impact assessment, etc.) if deemed necessary
Annexes	Additional documentation as deemed appropriate

2.3. Second loop:

Application and approval procedure of the Final Project Proposal

No.	Steps	Activities and specific rules	Organisations
1.	Elaboration of the Final Project Proposal	Preparation of the Final Project Proposal based on the requirements for Final Project Proposals (cf. 2.4) and the comments of Switzerland.	Responsible: Intermediate Body, Executing Agency
2.	Screening	Examination of the Final Project Proposal.	Responsible: NCU Involved: Intermediate Body (when existent)
3.	Decision to submit the Final Project Proposal	If accepted, submission of the Final Project Proposal with a cover letter taking into account the requirements for Final Project Proposals and the comments of Switzerland to the Swiss Embassy in Riga. It will also confirm the compliance of the Executing Agency with legal and financial obligations.	Responsible: NCU   Involved: Monitoring Committee
		Formal check by the Swiss Embassy in Riga and submission of the Final Project Proposal with the cover letter of the NCU to Switzerland.	Responsible: Swiss Embassy in Riga
4.	Final decision	Final decision on the financing request by taking into account the Final Project Proposal, the cover letter of the NCU, and the Project document. Switzerland reserves the right to carry out its own appraisal if needed.	Responsible: SDC or SECO

2.4. Requirements for Final Project Proposals

The Final Project Proposal shall be accompanied by all necessary documents (e.g. feasibility study, Project document, environmental impact study) to allow a thorough appraisal. The Final Project Proposal (5–10 pages; for large infrastructure Projects 10–20 pages, plus annexes) shall provide adequately detailed information on inter alia:

Item	Content
Project summary (1 page)	Fact sheet: Project title, short description including objectives, budget, partners, duration
Relevance	Contribution to the reduction of economic and social disparities between the country and the more advanced countries of the EU; fit within the development strategies of the country/region and chosen sector; strategy of the intervention
Project content	Description including objectives, expected outcomes/outputs, activities and the respective indicators; beneficiaries, target group; risks and potentials; sustainability of the Project
Project justification (Due diligence)	Main conclusions of the feasibility study (if requested)
Project organisation	Organisational chart, responsibilities, etc.
Detailed implementation schedule	Including milestones and monitoring of progress based on defined indicators
Budget	Eligible costs / non-eligible costs; own contribution, amount of grant, co-financing, EU-funding and any other financial sources etc.; cost efficiency aspects
Procurement	Procurement procedures for goods and services
Development Impact	Monitoring and evaluation of output/outcome/impact indicators
Horizontal issues	Environmental, social and economical aspects of the Project, gender equality, good governance
Annexes	E.g. feasibility study, Project document, environmental impact study

3. Project Implementation Procedures

The Project implementation procedures are as follows:

No.	Steps	Activities and specific rules	Organisations
1.	Project Agreement	Preparation of the Project Agreement between Estonia and Switzerland.	Responsible: NCU on the Estonian side; SDC or SECO on the Swiss side
2.	Signing	Signing of the Project Agreement. The Project Agreement can be signed by more than two contracting parties (e.g. tripartite or multipartite agreement: SDC or SECO, NCU and Intermediate Body, Executing Agency).	Responsible: Normally the Swiss Embassy in Riga on behalf of SDC or SECO. The Estonian signatory or signatories shall be decided by Estonia.
3.	Procurement and award of contracts	Procurement is to be made in accordance with the respective national law and regulations and in compliance with the respective EU directives. A confirmation of compliance with the relevant procurement rules shall be provided to Switzerland. To increase transparency and to prevent corruption, tender documents shall contain an integrity clause. In general, for public tenders within the scope of the EU directives on public procurement (2004/17/EC and 2004/18/EC), an English translation of the official tender evaluation report shall be provided to Switzerland for information at the latest 30 calendar days after the award of contract. In addition to the above, for tenders above the threshold of CHF 500’000, Switzerland may also request a copy of the tender documents for non-objection and of the contracts for information. These documents shall be submitted at the latest 20 calendar days before the commencement of tendering and 20 calendar days after the signing of the contract, respectively. Furthermore, for tenders above the threshold of CHF 500’000, Switzerland may also request that an English translation of the tender documents and the draft contracts are made available to tenderers and contractors, respectively. Possible translation costs shall be borne by the Project and financed under the Contribution. In line with Art. 6.5. of the Framework Agreement, both Parties agree to provide all such information pertaining to the tender process and beyond the documents listed above that the other Party may reasonably request. Switzerland shall have the right to participate in the tender committee as an observer. Switzerland shall also have the right to conduct an audit of the procurement practices and procedures in general. In case of irregularities, wilfully or negligently caused in the framework of the tender process, Switzerland is entitled to stop reimbursements immediately, to instruct the NCU to stop payments from the Swiss Contribution and to ask repayment of illegitimately paid reimbursements at any stage of the Project.	Responsible: NCU, Intermediate Body, Executing Agency
4.	Controlling (Monitoring)	Controlling procedures are defined in the Project Agreement. Procedure description includes: periodicity of reporting, monitoring system and consultant, steering committees, time table for operations and results, auditing, etc.	Responsible: Executing Agency Involved: NCU, Intermediate Body
5.	Reporting	Interim Reports for supporting payment claims and reimbursement requests as specified in chapter 4 of this Annex. Annual Project Reports describe the progress of the Project. They include summary data on financial progress for the reporting year as well as cumulative data to date. They compare actual with planned expenses and progress, based on quantified targets for output and where possible outcome indicators. Any deviation has to be justified and corrective measures suggested. Annual project reports are not linked to reimbursement requests. The Project Completion Report, together with the last Project interim report and the final financial report (cf. 6), is the base for the final reimbursement. It documents and comments the overall achievement of outputs and outcomes against the original plan, the compliance with principles such as cross cutting themes and sustainability, and it contains lessons learned and conclusions.	Responsible: Executing Agency   Involved: NCU, Intermediate Body
6.	Audit	Each Intermediate Body responsible for the implementation of a Project under the Contribution shall have performed a Compliance Assessment by the Financial Control Department of the Ministry of Finance. The Compliance Assessment concerns the evaluation of the management and control system set up before implementing the scheme.	Responsible: Financial Control Department of the Ministry of Finance
		Based on a risk assessment, an annual system audit planning will be established. In addition to this risk assessment, Switzerland may announce requirements that are taken into account in the annual system audit planning. In accordance with the planning, the Financial Control Department of the Ministry of Finance and the entitled audit organisations (e.g. control unit of the Intermediate Body) shall perform control and audits in accordance with the national law.	Responsible: NCU, Intermediate Body
	Financial Audit at Project level	For each Project lasting longer than two years and exceeding the amount of CHF 500’000, an internal or an external certified audit organisation will carry out intermediary Financial Audit(s), unless otherwise specified in the Project Agreement. The conclusions and recommendations shall be transmitted to Switzerland. At the completion of each Project an internal or external certified audit organisation will carry out a Final Financial Audit. The conclusions and recommendations shall be transmitted to Switzerland together with the Project Completion Report and a Final Financial Report.
7.	Evaluation	After Project completion, the Parties may request an independent evaluation. The cost will be borne by the requesting Party.	Responsible : NCU, SDC or SECO

4. Payment and Reimbursement Procedure

The Ministry of Finance of Estonia is the Paying Authority for the Contribution. In principle, all disbursements under the Contribution will be pre-financed out of the national budget of Estonia or by the Executing Agency. In exceptional cases the pre-financing may be arranged by Switzerland. The Executing Agency shall submit payment claims covering eligible expenses over the current period to the NCU, together with certified copies of all supporting documentation and the interim report. The NCU shall verify the completeness and certify the correctness of the submitted documents. The Paying Authority shall submit the reimbursement requests to Switzerland for approval and payment.

The detailed reimbursement procedures are laid down in the Project Agreements and must, if not otherwise specified, comply with the following procedures:

No.	Steps	Activities	Organisations
1.	Issue of the original invoice	Issue the original invoice.	Responsible: Supplier of a product or service; contractor, consultant, organisation (claimant)
2.	Examination of the original invoice and the elaboration of the payment claim	• Control the original invoice with regard to the specifications of the Project Agreement, the Implementation Agreement, the supply / services contract and the agreed tariffs. • Verify the correctness of the execution (quantity and quality) of the work, the supply of goods / services, etc., and the special conditions etc. • Payment to the supplier(s) of the original invoice. • Submit the payment claim including an interim report and copy of the invoices to the NCU and/or the Intermediate Body. The payment claim comprises eligible costs incurred during a given period. The interim report includes information on financial and physical progress, a comparison of actual with planned expenses, an update on progress status, while confirming the co-financing. Any deviation has to be justified and corrective measures suggested. Interim reports are due at least every six months.	Responsible: Executing Agency
3.	Certification of the payment claims to the Paying Authority and pre-financing payments	• Check the conformity of the payment claim with the Framework Agreement and the Project Agreement and the Implementation Agreement. • Verify the completeness of the documentation (i.e. copy of invoices and other accounting documents) and the relevance of the interim report. If necessary, verify the correctness of the use of funds by means of fact-finding missions. • Certify the correctness and legality of the payment claims to the Paying Authority.	Responsible: NCU   Involved: Intermediate Body
4.	Submission of the reimbursement request to Switzerland	• Check the formal conformity of the payment claims, including co-financing and possible double-financing. • Submit the reimbursement requests to Switzerland and confirm the compliance with supporting documentation and contractual agreements. Transmit to Switzerland a copy of the related documentation, such as interim, annual and completion reports (cp. 3.5, 3.6), audit reports, or their consolidated summary as requested in the Project Agreement.	Responsible: Paying Authority
5.	Payment from Switzerland to Estonia	• Check the conformity of reimbursement requests and supporting documentation. • Transfer the requested amount to the Paying Authority within 30 days.	Responsible: Switzerland
6.	Payment to the Executing Agency	• Payment to the Executing Agency	Responsible: Paying Authority

In particular cases, other payment procedures may be defined by the Parties in the respective Project Agreements.

The final date for eligibility of costs shall be specified in the Project Agreement. It shall be 12 months after the scheduled date for Project completion, but shall not be later than ten years after the approval of the Contribution by the Swiss Parliament according to Article 3 of the Framework Agreement. Final reimbursement requests must have been received by Switzerland not later than six months after the final date of eligibility.

In the case of irregularities, Switzerland is entitled to stop reimbursements immediately, to instruct the NCU to stop payments from the Swiss Contribution and to ask repayment of illegitimately paid reimbursements at any stage of the Project. The reasons for the respective instructions shall be communicated in writing to the NCU and other partners involved.

5. Roles and Responsibilities

The roles and responsibilities of the main actors are outlined below. Project Agreements will contain more detailed responsibilities and activities tailored to the individual case.

5.1. The National Coordination Unit (NCU)

The National Coordination Unit (NCU) is responsible for the overall Estonian-Swiss Cooperation Programme orientation and for the identification, planning, implementation, financial management controlling and evaluation of Projects, as well as for the use of funds under the Contribution in accordance with the Framework Agreement. This includes to:
– Ensure the adoption of the necessary national legal documents on the implementation and monitoring of Projects;
– Coordinate the Swiss Contribution with other contributions, with the National Strategic Reference Framework and with the operational programmes;
– Ensure that the appropriate provisions are included in the National Budget in order to safeguard that claimants have the necessary funds;
– Confirm that the co-financing part has been provided according to the Project Agreement;
– Ensure that there is no double financing of any part of the Project by any other source of funds;
– Ensure the organisation of calls for, the collection of and the appraisal of Project proposals;
– Establish a monitoring committee, in which at least the NCU and selected line ministries, the social partners, local governments and the Swiss Embassy in Riga are represented;
– Transmit to Switzerland the Project proposals approved by the monitoring committee;
– Submit well documented Project financing requests to Switzerland resulting from approved Project outlines;
– Supervise and steer the implementation of Projects in accordance with the Project Agreements and by the establishment of an adequate check and monitoring system.
– Check the invoices received from the Executing Agencies and verify the sufficiency of documentation;
– Submit payment claims to the Paying Authority and certify their correctness and legality;
– Ensure the efficient and correct use of available funds;
– Verify in each Project if the value added tax (VAT) can be recovered by the Executing Agency and to inform the Swiss authorities accordingly in the form of a declaration by the applicant as part of the Project documentation;
– Ensure the financial control, including complete and sufficient audit trails in all involved institutions;
– Provide a yearly overall financial statement on all transfers of funds between Switzerland and the Paying Authority on one side and between the Paying Authority and all national involved bodies (e.g. NCU, Intermediate Body, Executing Agency) on the other side;
– Submit yearly a summary with conclusions and recommendations of all audit reports of the financed Projects. The NCU presents in an annex all original conclusions and recommendations of the audit reports;
– Ensure regular reporting to Switzerland on the implementation of Projects financed by the Contribution, as well as to immediately report any irregularities;
– Organise annual meetings at overall Estonian-Swiss Cooperation Programme level in consultation with the Swiss Embassy in Riga and to present an annual report;
– Be responsible for the reimbursement to Switzerland of unduly paid sums financed by the Contribution;
– Ensure information and publicity about the Estonian-Swiss Cooperation Programme;
– Ensure storing of all relevant documents relating to Projects implemented within the Estonian–Swiss Cooperation Programme for 10 years after the completion of Projects.

The NCU can delegate part of the tasks and responsibilities mentioned above to one or more Intermediate Bodies and Executing Agencies.

5.2. Intermediate Body

Intermediate Body means any legal public or private entity which acts under the responsibility of the NCU or which carries out duties on behalf of the NCU with regard to Executing Agencies implementing Projects.

The main tasks of the Intermediate Bodies are to:
– Call for and collect Project proposals, review compliance with the requirements for Project proposals (Chapter 2) and assess the quality of applications submitted;
– Submit Project proposals with appraisal reports to the NCU;
– Implement tender processes or delegate this task to an Executing Agency;
– Supervise and steer the implementation of Projects in accordance with the Project Agreements and the Implementation Agreements, and carry out the necessary controls;
– Check the invoices received from the Executing Agencies, verify the authenticity and correctness of submitted documents as well as the eligibility of costs on payment claims;
– Certify invoices and submit certified invoices to the NCU or to the Paying Authority;
– Report to the NCU on the progress of Project implementation;
– Check for irregularities and report them to the NCU;
– Discuss the audit results with the partners involved, including Switzerland, and ensure the implementation of the decisions made based on the audit report;
– Ensure storing of all relevant documents related to Projects implemented within the Estonian–Swiss Cooperation Programme for 10 years after the completion of Projects.

5.3. Executing Agency

An Executing Agency is any public authority, any public or private corporation as well as any organization, recognized by the Parties and mandated to implement a specific Project financed under this Framework Agreement. Consequently, the Executing Agency is the contracting party for service and supply contracts in the framework of approved Projects.

The Project Agreement shall contain the name of the Executing Agency. Its tasks and responsibilities shall be defined in the Implementation Agreement.

5.4. European Union Payments Department of the Ministry of Finance as Paying Authority

The European Union Payments Department of the Ministry of Finance as Paying Authority is responsible for ensuring appropriate financial control over the use of the Swiss Contribution. It shall in particular:
– Check the conformity of the payment claims;
– Submit the respective reimbursement requests to Switzerland;
– Keep accounts of all reimbursement requests made to Switzerland;
– Report periodically to the NCU on financial flows.

The Paying Authority ensures that payments are made to the claimants within the specified deadlines.

5.5. Financial Control Department of the Ministry of Finance (FCD)

For the implementation of the Cooperation Programme between Estonia and Switzerland the Financial Control Department of the Ministry of Finance (FCD) is responsible for ensuring effective functioning of audit systems as well as frauds and irregularities prevention.

The main task of the Financial Control Department of the Ministry of Finance (FCD) are to:
– Ensure the adequate regulatory framework for auditing that ensures the required audit coverage and reporting to Swiss authorities;
– Establish an annual system audit and control plan, which takes Swiss requirements into account;
– Perform audits within the implementation structure of the Cooperation Programme between Switzerland and Estonia and report to Switzerland;
– Submit yearly a summary with conclusions and recommendations of all audit reports of the financed Projects. The FCD presents in an annex all original conclusions and recommendations of the audit reports;
– Provide competent Swiss authorities or mandatees acting on their behalf with its assistance;
– Ensure storing of all reports from audits preformed by audit organisations related to Projects implemented within the Estonian-Swiss Cooperation for ten years after the completion of Projects.

The competent authorities with the full support of the Government of Estonia shall investigate alleged cases of fraud or irregularity. Proven cases of fraud shall be prosecuted according to existing regulations.

5.6. Audit Organisation

If not otherwise specified in the Project Agreement, for each Project an audit organisation is appointed by the NCU and/or by the Intermediate Body. For Technical Assistance, Block Grants, the Project Preparation Facility and Scholarships different audit procedures may apply. The audit organisation has to be a public institution or a private company of recognised professional reputation which operates in line with international auditing standards.

The requirements regarding the audits have to be mentioned in the Project Agreement. The scope of the audit will be defined in an annex to the Project Agreement. In case of external audit, the costs are eligible for reimbursement and must be included in the Project budget. Costs of internal audits are borne by the respective audit organisation.

If not otherwise specified in the Project Agreement, the audit organisation shall carry out intermediary financial audit(s) for Projects lasting longer than two years and exceeding the amount of CHF 500’000 and a Final Financial Audit of the Projects according to international auditing standards. In doing so, it shall verify the correct use of funds, make recommendations to strengthen the control system and report any actual or alleged fraud or irregularity. These financial audit reports are transmitted to the NCU. The competent authorities with the full support of the Government of Estonia shall investigate alleged cases of fraud or irregularity. Proven cases of fraud shall be prosecuted accordingly to existing regulations.

5.7. Monitoring Committee

The Monitoring Committee is an advisory body to the NCU regarding the identification, development, selection and management of proposals.

The NCU will appoint the members of the Monitoring Committee. The appointment of the representatives of the Monitoring Committee will be made on the basis of proposals from the relevant bodies.

The Monitoring Committee shall include representatives of
• the National Coordination Unit;
• relevant line ministries or governmental bodies;
• social and economic partners (incl NGOs);
• regional and local level government.

The Monitoring Committee is to, among other tasks:
• give an opinion and make recommendations to the NCU on the selection of projects;
• monitor compliance with the Rules and Procedures;
• review overall progress and financial reports;
• approve the Annual Report prepared by the National Coordination Unit.

Where appropriate, representatives of other institutions and organizations can participate to observe the meetings of the Monitoring Committee.

5.8. Swiss Embassy in Riga

The Swiss Embassy in Riga is the official Swiss contact as far as the Estonian-Swiss Cooperation Programme is concerned. Referring to the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme, its function is to:
– Facilitate contacts; assure the liaison and the networking between partners;
– Inform and give advice to partners on procedures and conditions of the Contribution;
– Transmit official information and proposals to and from the Swiss authorities;
– Organise, together with the NCU, missions of Swiss delegations;
– Participate in meetings on the overall Estonian-Swiss Cooperation Programme;
– Provide information to the general public on the Estonian-Swiss Cooperation Programme and the Contribution.
– Participate in the monitoring committee as an observer.

5.9. Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) and State Secretariat for Economic Affairs (SECO)

On the Swiss side, there are two competent authorities for the Estonian-Swiss Cooperation Programme: SDC and SECO. Their main tasks are to:
– Ensure the strategic and operational steering at the overall Estonian-Swiss Cooperation Programme level;
– Participate in the annual meetings organised by the NCU;
– Engage in a regular dialogue with the NCU and the other partners involved on the identification and the implementation of Projects as well as on the progress of the overall Estonian-Swiss Cooperation Programme;
– Provide support for Project identification and preparation;
– Decide on the financing of Projects submitted for funding;
– Decide on overall Estonian-Swiss Cooperation Programme issues;
– Supervise the overall Estonian-Swiss Cooperation Programme development through field visits and reviews;
– Network with the national and international actors relevant to the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme;
– Administrate the Estonian-Swiss Cooperation Programme on the Swiss side.

Switzerland may delegate some of these tasks to the Swiss Embassy in Riga.

6. Special Provisions for Financial Assistance

Repayments and redemptions from financial instruments benefiting the private sector (including credit lines, guarantee schemes, equity participation and loans) are to be dealt with as follows:
– Provided that the contribution for financial assistance is redeemed (credit lines, equity participation and loans), the value of the principal shall be transferred upon maturity to any institution aiming at the same overall objective agreed upon by the two Parties.
– The same shall apply to amounts committed as guarantees, provided that the funds have not been called upon during the life of the instrument.

The modalities, including the transfer of the ownership, shall be laid down in the respective Project Agreement or by exchange of letters.

 

Annex 3

RULES AND PROCEDURES FOR BLOCK GRANTS, THE PROJECT PREPARATION FACILITY, THE TECHNICAL ASSISTANCE FUND AND THE SCHOLARSHIP FUND IN THE FRAMEWORK OF THE ESTONIAN-SWISS COOPERATION PROGRAMME

Annex 3 is an integral part of the Agreement between the Government of Estonia and the Swiss Federal Council concerning the implementation of the Estonian-Swiss Cooperation Programme. Annex 3 describes definition and purpose, selection of Intermediate Bodies, content of agreements, eligibility of costs and co-financing as well as roles and responsibilities for:
A. Block Grant
B. Project Preparation Facility
C. Technical Assistance Fund
D. Scholarship Fund

A. Block Grant

1. Definition and purpose

Block Grants are funds, set up for a clearly defined purpose, providing assistance to organizations or institutions, facilitating a cost-effective administration in programmes with many small projects.

Block Grants may be established on national, regional or local level. They enable organisations or institutions to: address pertinent issues through small projects and enhance their capacities.

In general, small projects shall: have a non-profit character and be in the range of 5’000 to 100’000 Swiss francs.

2. Selection of the Block Grant Intermediate Body

A Block Grant Intermediate Body may be a public or private sector body or a non-governmental organisation constituted as a legal entity in Estonia and operating in the public interest.

In principal, the Block Grant Intermediate Body should have strong ties to the sector in which a Block Grant is to be implemented.

The selection of the Block Grant Intermediate Body may follow a two step procedure agreed between the National Coordination Unit (NCU) and the Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC). Applicants may submit an outline of the envisaged Block Grant before submitting a complete application. Outlines and full applications shall be commented by the NCU and submitted to SDC for approval.

SDC shall assess whether a proposed Block Grant Intermediate Body is suitable for granting assistance and whether the suggested implementation set-up is adequate. Based on the assessment, SDC shall provide feedback to the NCU and the Block Grant Intermediate Body and shall decide on the financing of the Block Grant.

3. Block Grant Agreement

For each Block Grant, an agreement shall be prepared by the NCU based on a standard Block Grant Agreement provided by SDC. The Block Grant Agreement shall be signed by the NCU, SDC and the selected Block Grant Intermediate Body. The content of the Block Grant Agreement shall include i.a.:
– Objectives of the Block Grant;
– Organisational structure, roles and responsibilities (incl. constitution of a steering and small project approval committee);
– Procedures for the assessment and selection of small projects (incl. selection criteria);
– Co-financing rules and procedures;
– Implementation schedule;
– Budget and financial planning (incl. management costs);
– Disbursement and audit procedures;
– Monitoring and steering;
– Reporting;
– Publicity measures.

4. Eligibility of costs and co-financing

Eligible costs for the management and administration of the Block Grant shall be defined in the Block Grant Agreement.

Small projects implemented by the Block Grant Intermediate Body on its own are not eligible for funding by the Block Grant.

The Block Grant’s contribution to small projects shall be determined on a case-by-case basis and may reach up to 100%.

Support by the Block Grant shall not replace subsidised facilities and bank loans.

5. Roles and Responsibilities

Roles and responsibilities of the NCU include:
– Propose the establishment of Block Grants;
– Ensure the establishment of Block Grants including invitation or call for proposals, Block Grant Intermediate Body pre-selection, preparation of agreement;
– Ensure the supervision of Block Grants by establishing adequate monitoring, steering and auditing systems;
– Establish financial control mechanisms;
– Nominate a representative in the steering and small project approval committee;
– Control the efficient and effective use of the Block Grants;
– Ensure regular reporting to SDC on the implementation progress of Block Grants, as well as ensure immediate reporting in case of any irregularities;
– Ensure auditing and follow-up to audit recommendations;
– Ensure inclusion of the Block Grants in the general publicity on the Contribution.

Roles and responsibilities of the Block Grant Intermediate Body include:
– Overall management of the Block Grant;
– Establish a steering and small project approval committee and act as its secretary;
– Establish an adequate financial and operational controlling system for small project implementation;
– Call for and collect proposals for small projects, review compliance with the proposal requirements and establish selection recommendations;
– Establish contracting arrangements with the organisations and institutions implementing the small projects;
– Apply controlling systems and intervene if required. Inform the NCU on irregularities immediately;
– Report to the NCU. Reporting includes at least an annual progress report and financial reports;
– Publicity on the Block Grant implementation.

Roles and responsibilities of the steering and small project approval committee include:
– Select small projects for implementation;
– Discuss progress reports;
– Review and adapt small project selection criteria.

Roles and responsibilities of SDC include:
– Approve in principle the establishment of Block Grants;
– Provide feedback on outlines for Block Grants;
– Decide on the financing of Block Grants;
– Nominate a representative or an observer in the steering and small project approval committee;
– Monitor implementation progress on a general level;
– Assess and discuss implementation progress with the NCU based on annual reporting by the NCU.

Roles and responsibilities may periodically be reviewed. A first review shall take place during the first annual meeting of the Parties.

B. Project Preparation Facility

1. Definition and purpose

A “Project Preparation Facility” provides financial support for the preparation of the Final Project Proposals (e.g. feasibility studies, environmental impact assessments, etc.).

2. Request and approval procedures

A request for financial support within the Project Preparation Facility must be part of the Project outline (cf. Annex 2, Chapter 2.1).

SDC or SECO shall assess whether the requested assistance for project preparation is suitable for financial support.

The decision on the provision for financial support for the project preparation is part of the final decision by Switzerland on the Project outline.

3. Management of the Project Preparation Facility

The Intermediate Body of the Project Preparation Facility is the NCU.

4. Project Preparation Facility Agreement

The Project Preparation Facility Agreement shall be prepared and signed by the NCU on the Estonian side and by SDC / SECO on the Swiss side. The content of the Project Preparation Facility Agreement shall include i.a.:
– Objectives of the Project Preparation Facility;
– Roles and responsibilities;
– Detailed listing of costs eligible for financing;
– Co-financing;
– Audit procedures, monitoring and reporting.

5. Co-financing

Financial means provided by the Project Preparation Facility require a minimum co-financing of 15% by the recipient or any third party. The co-financing rate shall be determined on a case-by-case basis.

C. Technical Assistance Fund

1. Definition and purpose

A Technical Assistance Fund may be established to contribute to some additional costs incurred by Estonia for the efficient and effective implementation of the Contribution.

2. Eligible costs

Costs incurred by the Estonian authorities for the management, implementation, monitoring and control of the Contribution are in general not eligible for financing. However, some costs incurred by the Estonian authorities for tasks performed additionally and exclusively for the implementation of the Contribution are eligible for financing, if they belong to one of the following categories:
a) Costs of the committees established in the framework of the Estonian-Swiss Cooperation Programme as defined in the Technical Assistance Fund Agreement;
b) Training for potential Executing Agencies with the objective to prepare them for the Estonian-Swiss Cooperation Programme;
c) Hiring of consultants for the review of Project proposals addressed to the NCU and the preparation of financing requests to Switzerland;
d) Hiring of consultants for the monitoring and for the review of Projects financed by the Contribution and of the overall Estonian-Swiss Cooperation Programme;
e) Audits and on the spot checks of operations related to the Contribution, where this relates to activities above and beyond the normal obligations of Estonia;
f) Publicity measures related to the Contribution;
g) Costs for the participation in meetings with Swiss authorities held outside of Estonia;
h) Translation costs of the NCU and Intermediate Bodies at the level of the management of the Swiss Contribution;
i) Additional equipment, including software, specifically procured for the implementation of the Contribution.

3. Intermediate Body for the Technical Assistance Fund

The Intermediate Body of the Technical Assistance Fund is the NCU.

4. Technical Assistance Fund Agreement

The Technical Assistance Fund Agreement shall be prepared and signed by the NCU on the Estonian side and by SDC / SECO on the Swiss side. The content of the Technical Assistance Fund Agreement shall include inter alia:
– Objectives of the Technical Assistance Fund;
– Detailed listing of costs eligible for financing;
– Organisational structure, roles and responsibilities;
– Procedures;
– Budget and financial planning;
– Audit procedures;
– Monitoring and steering;
– Reporting.

D. Scholarship Fund

1. Definition and purpose

A Scholarship Fund shall be established. It shall provide financing for educational and research scholarships for Estonian graduate students and researchers admitted at higher education and research institutions in Switzerland.

Educational scholarships shall enhance the development of high quality human resources, encourage networking and initiate cooperation among young academics.

Research scholarships shall promote excellence in research, allow outstanding personal achievements of junior and senior researchers, stimulate networking and enhance Estonian-Swiss research cooperation. Research scholarships may be linked to the creation of trans-national teams and joint research projects.

2. Intermediate Body for the Scholarship Fund

The Intermediate Body for the management of a Scholarship Fund is a Swiss institution.

3. Scholarship Fund Agreement

The Scholarship Fund Agreement shall be prepared by the Intermediate Body. It shall be signed by the NCU on the Estonian side and by the SDC on the Swiss side. The content of the Scholarship Fund Agreement shall include inter alia:
– Objectives of the Scholarship Fund;
– Detailed listing of costs eligible for financing;
– Organisational structure, roles and responsibilities;
– Procedures;
– Budget and financial planning;
– Audit procedures;
– Monitoring and steering;
– Reporting.

4. Eligible costs

Eligible costs include scholarships costs such as displacement, living expenses, insurance, matriculation fees, specific research and publication costs.