Ülemaailmse Postiliidu üldeeskirjade esimene lisaprotokoll
Vastu võetud 12.08.2008
Ülemaailmse Postiliidu 24. kongressi lõppaktide ratifitseerimise seadus
Ülemaailmse Postiliidu 25. kongressi lõppaktide ratifitseerimise seadus (ratifitseerimine kehtetuks tunnistatud)
Välisministeeriumi teadaanne välislepingu jõustumise kohta
Välisministeeriumi teadaanne välislepingu lõppemise kohta
Sisukord
Artikkel
I. (Artikkel 101bis, uus) Kongressi ülesanded
II. (Artikli 102 muutmine) Administratsiooninõukogu koosseis, toimimine ja koosolekud
III. (Artikli 103 muutmine) Administratsiooninõukogu tegevust käsitlev teave
IV. (Artikli 104 muutmine) Postinõukogu koosseis, toimimine ja koosolekud
V. (Artikli 105 muutmine) Postinõukogu tegevust käsitlev teave
VI. (Artikli 106 muutmine) Nõuandekomitee koosseis, toimimine ja koosolekud
VII. (Artikli 107 muutmine) Nõuandekomitee tegevust käsitlev teave
VIII. (Artikli 110 muutmine) Dokumentides, aruteludel ja ametlikus kirjavahetuses kasutatavad keeled
IX. (Artikli 112 muutmine) Peadirektori ülesanded
X. (Artikli 114 muutmine) Postiliidu organite sekretariaat
XI. (Artikli 116 muutmine) Teave. Arvamused. Taotlused aktide tõlgendamiseks ja muutmiseks. Järelepärimised. Kontode sulgemisega seotud ülesanded
XII. (Artikli 118 muutmine) Rahvusvahelises büroos saadaval olevad vormid
XIII. (Artikli 119 muutmine) Piirkondlike postiliitude aktid ja erikokkulepped
XIV. (Artikli 121 muutmine) Postiliidu tegevuse kahe aasta aruanne
XV. (Artikli 122 muutmine) Kongressile ettepanekute esitamise kord
XVI. (Artikli 123 muutmine) Postinõukogule ettepanekute esitamise kord, mis käsitleb kongressi otsustest lähtuvate uute eeskirjade koostamist
XVII. (Artikli 124 muutmine) Ettepanekute esitamise kord kongressidevahelisel ajal
XVIII. (Artikli 125 muutmine) Ettepanekute läbivaatamise kord kongressidevahelisel ajal
XIX. (Artikli 126 muutmine) Kongressidevahelisel ajal vastu võetud otsustest teatamise kord
XX. (Artikli 128 muutmine) Postiliidu tegevuskulude kindlaksmääramine ja reguleerimine
XXI. (Artikli 130 muutmine) Osamaksude suurusklassid
XXII. (Artikli 131 muutmine) Tasumine rahvusvahelisest büroost saadavate materjalide eest
XXIII. (Artikli 132 muutmine) Vahekohtumenetlus
XXIV. (Artikli 135 muutmine) Üldeeskirjade muutmine, jõustumine ja kehtivus
XXV. Ühinemine lisaprotokolliga
XXVI. Üldeeskirjade lisaprotokolli jõustumine ja kehtivus
Ülemaailmse Postiliidu liikmesriikide valitsuste täievolilised esindajad, võttes arvesse 1964. aasta 10. juulil Viinis vastu võetud Ülemaailmse Postiliidu põhikirja artikli 22 lõiget 2, on üksmeelselt ja põhikirja artikli 25 lõike 4 kohaselt võtnud Genfi kongressil vastu järgmised üldeeskirjade muudatused.
I artikkel
(Artikkel 101bis)
Kongressi ülesanded
1. Liikmesriikide, administratsiooninõukogu ja postinõukogu ettepanekute alusel kongress:
1.1. määrab kindlaks üldised tegevuspõhimõtted Postiliidu põhikirja preambulis ja artiklis 1 sätestatud eesmärkide saavutamiseks;
1.2. arutab vajaduse korral liikmesriikide ja nõukogude esitatud põhikirja, üldeeskirjade, konventsiooni ja kokkulepete muudatusettepanekuid ning võtab need vastu kooskõlas põhikirja artikliga 29 ja üldeeskirjade artikliga 122;
1.3. määrab aktide jõustumise kuupäeva;
1.4. võtab vastu oma töökorra ja töökorra muudatused;
1.5. arutab administratsiooninõukogu, postinõukogu ja nõuandekomitee tegevuse üksikasjalikke aruandeid, mis hõlmavad ajavahemikku alates eelmisest kongressist ja mille vastavad organid on esitanud kooskõlas üldeeskirjade artiklitega 103, 105 ja 107;
1.6. võtab vastu Postiliidu strateegia;
1.7. määrab kindlaks Postiliidu kulude ülemmäära kooskõlas põhikirja artikliga 21;
1.8. valib liikmesriigid, kes osalevad administratsiooninõukogu ja postinõukogu tegevuses;
1.9. valib peadirektori ja asepeadirektori;
1.10. määrab oma resolutsiooniga kindlaks Postiliidu kantavate kulutuste ülemmäära, mida tehakse dokumentide esitamiseks hiina, portugali, saksa, ja vene keeles.
2. Kongress kui Postiliidu kõrgeim organ käsitleb ka muid postiteenuseid puudutavaid küsimusi.
II artikkel
(Artikli 102 muutmine)
Administratsiooninõukogu (põhikirja artikkel 17) koosseis, toimimine ja koosolekud
1. Administratsiooninõukogu koosneb 41 liikmest, kes täidavad oma ülesandeid kahe järjestikuse kongressi vahelisel perioodil.
2. Eesistuja on liikmesriik, kus kongress toimub. Kui võõrustav liikmesriik sellest õigusest loobub, käsitatakse teda de iure liikmena ning selle tõttu antakse üks lisakoht sellele geograafilisele rühmale, kuhu asjaomane riik kuulub ning selle lisakoha suhtes ei kohaldata lõiget 3. Sel juhul valib administratsiooninõukogu eesistujaks võõrustava liikmesriigiga samasse geograafilisse rühma kuuluva liikmesriigi.
3. Administratsiooninõukogu ülejäänud 40 liiget valib kongress lähtuvalt tasakaalustatud geograafilise jaotuse põhimõttest. Igal kongressil vahetatakse välja vähemalt pooled liikmed; ühtki liiget ei või valida kolmel järjestikusel kongressil.
4. Iga administratsiooninõukogu liige määrab oma esindaja, kes on pädev postivaldkonnaga seotud küsimustes.
5. Administratsiooninõukogu liikmetele töötasu ei maksta. Nõukogu tegevuskulud kannab Postiliit.
6. Administratsiooninõukogu täidab järgmisi ülesandeid:
6.1. kontrollib Postiliidu tegevust kongressidevahelisel ajal, tagades kongressi otsuste täitmise, käsitledes küsimusi valitsuse postivaldkonnaga seotud tegevuspõhimõtteid silmas pidades ning võttes arvesse näiteks teenuskaubandust ja konkurentsi käsitlevaid rahvusvahelisi õigusakte;
6.2. analüüsib ja oma pädevuse piires kiidab heaks meetmed, et kindlustada ja tõsta rahvusvahelise postiteeninduse kvaliteeti ning seda ajakohastada;
6.3. edendab, kooskõlastab ja kontrollib rahvusvahelise tehnikakoostöö raames kõiki postiteenustega seotud tehnilise abi vorme;
6.4. vaatab läbi ja kinnitab Postiliidu kaheaastase programmi, aastaeelarve ja raamatupidamise aastaaruande;
6.5. annab vajaduse korral loa ületada kulutuste ülemmäära kooskõlas artikli 128 lõigetega 3–5;
6.6. kehtestab Postiliidu rahanduseeskirjad;
6.7. kehtestab reservfondi tegevuse eeskirjad;
6.8. kehtestab erifondi tegevuse eeskirjad;
6.9. kehtestab eritoimingute fondi tegevust reguleerivad eeskirjad;
6.10. kehtestab vabatahtliku fondi tegevust reguleerivad eeskirjad;
6.11. näeb ette rahvusvahelise büroo tegevuse kontrollimise korra;
6.12. lubab taotluse korral valida madalam osamaksude klass artikli 130 lõikes 6 sätestatud tingimustel;
6.13. lubab liikmesriigi taotluse korral vahetada geograafilist rühma, võttes arvesse asjaomastesse geograafilistesse rühmadesse kuuluvate liikmesriikide arvamusi;
6.14. sätestab personalieeskirjad ja valitavate ametnike teenistustingimused;
6.15. loob ja likvideerib rahvusvahelise büroo ametikohti, pidades silmas kindlaksmääratud kulutuste ülemmäärast tulenevaid piiranguid;
6.16. kehtestab sotsiaalfondi eeskirjad;
6.17. kiidab heaks rahvusvahelise büroo ettevalmistatud Postiliidu tegevuse kahe aasta aruande ja finantstegevuse kahe aasta aruande ning esitab vajaduse korral nende kohta märkusi;
6.18. teeb otsuseid liikmesriikidega loodavate sidemete kohta, mida on vaja tema ülesannete täitmiseks;
6.19. teeb pärast postinõukoguga konsulteerimist otsuseid sidemete loomiseks selliste organisatsioonidega, keda de iure ei käsitata vaatlejatena; analüüsib ja kiidab heaks rahvusvahelise büroo aruanded Ülemaailmse Postiliidu suhete kohta teiste rahvusvaheliste organisatsioonidega ning teeb vajalikke otsuseid suhete korraldamise ja nendega seoses võetavate meetmete kohta; vajaduse korral ja pärast konsulteerimist postinõukogu ja peasekretäriga määrab kindlaks rahvusvahelised organisatsioonid, ühendused, ettevõtted ja asjatundjad, kes peaksid olema kongressi ja selle komisjonide eriistungitel esindatud, kui see on vajalik Postiliidu või kongressi töö huvides, ning annab peadirektorile juhiseid kutsete saatmiseks;
6.20. kehtestab vajaduse korral põhimõtted, mida postinõukogu peab silmas pidama märkimisväärse finantsmõjuga küsimuste käsitlemisel (maksud, lõppmaksed, transiidilõivud, põhilised lennupostitariifid ja kirisaadetiste postitamine välismaal); kontrollib tähelepanelikult nimetatud küsimuste käsitlemist ning eespool nimetatud põhimõtete järgmise tagamiseks vaatab läbi ja kiidab heaks postinõukogu ettepanekud nende küsimuste kohta;
6.21. käsitleb kongressi, postinõukogu või liikmesriikide taotluse korral Postiliidu või rahvusvahelise postiteenindusega seotud seadusandlikke, juriidilisi ja haldusküsimusi; eespool nimetatud valdkondades otsustab administratsiooninõukogu, kas liikmesriikide taotletavate uuringute läbiviimine kongressidevahelisel ajal on otstarbekas;
6.22. koostab ettepanekuid, mis esitatakse kinnitamiseks kongressile või liikmesriikidele kooskõlas artikliga 125;
6.23. kinnitab oma pädevuse piires ning kuni kongressi otsuse vastuvõtmiseni postinõukogu poolt vajaduse korral esitatud ettepanekud eeskirjade või uue korra vastuvõtmiseks;
6.24. vaatab läbi postinõukogu koostatud aastaaruande ning võimalikud ettepanekud;
6.25. esitab postinõukogule küsimusi läbivaatamiseks kooskõlas artikli 104 lõike 9 punktiga 16;
6.26. määrab artikli 101 lõikes 4 sätestatud juhul liikmesriigi, kus toimub järgmine kongress;
6.27. määrab õigel ajal ja pärast postinõukoguga konsulteerimist kindlaks kongressi tegevuse elluviimiseks vajalike komisjonide arvu ning määratleb nende ülesanded;
6.28. määrab pärast postinõukoguga konsulteerimist ning kongressi heakskiidu saamist liikmesriigid, kes on valmis:
– täitma kongressi ase-eesistuja ning komisjonide eesistujate ja ase-eesistujate ülesandeid, võttes võimalikult palju arvesse liikmesriikide tasakaalustatud geograafilise jaotuse põhimõtet; ja
– osaleb kongressi piirkondlike komisjonide tegevuses;
6.29. vaatab läbi ja pärast postinõukoguga konsulteerimist kiidab heaks strateegia eelnõu kongressile esitamiseks;
6.30. kiidab heaks rahvusvahelise büroo poolt postinõukoguga konsulteerides koostatud nelja aasta aruande liikmesriikide tulemuste kohta eelmise kongressi heakskiidetud Postiliidu strateegia elluviimisel, mis esitatakse järgmisele kongressile;
6.31. kehtestab nõuandekomitee korraldamise aluse ja jõuab üksmeelele nõuandekomitee korraldamises kooskõlas artikliga 106;
6.32. kehtestab nõuandekomitee liikmeks saamise kriteeriumid ja nende kohaselt võtab vastu või lükkab tagasi liikmeks saamise taotlused, tagades, et taotlustele vastatakse kiirendatud korras administratsiooninõukogu koosolekute vahepeal;
6.33. nimetab enda hulgast need liikmed, kes asuvad tööle nõuandekomitee liikmetena;
6.34. võtab vastu ja arutab läbi nõuandekomitee aruanded ja soovitused ning kaalub nõuandekomitee ettepanekute esitamist kongressile.
7. Administratsiooninõukogu esimesel koosolekul, mille kutsub kokku kongressi eesistuja, valib administratsiooninõukogu oma liikmete hulgast neli ase-eesistujat ning koostab oma töökorra.
8. Administratsiooninõukogu tuleb kokku eesistuja kutsel Postiliidu peakorteris üldjuhul üks kord aastas.
9. Administratsiooninõukogu eesistuja, ase-eesistujad ja komisjoni eesistujad ning strateegilise planeerimise töörühma eesistuja moodustavad korralduskomitee. Korralduskomitee valmistab ette ja juhib kõigi administratsiooninõukogu istungite tööd. Ta kiidab administratsiooninõukogu nimel heaks rahvusvahelise büroo koostatud Postiliidu tegevuse kahe aasta aruande ning täidab kõiki muid ülesandeid, mis administratsiooninõukogu talle annab või mille täitmine osutub strateegilise planeerimise käigus vajalikuks.
10. Iga administratsiooninõukogu liikme esindaja, kes osaleb administratsiooninõukogu koosolekutel, reisikulud kannab tema liikmesriik. Selliste liikmesriikide esindajatel, keda peetakse Ühinenud Rahvaste Organisatsiooni koostatud loetelude alusel arengumaadeks või kõige vähem arenenud maadeks, on siiski õigus, välja arvatud kongressi ajal toimuvatel koosolekutel, saada hüvitist turistiklassi (economy class) edasi-tagasi lennukipileti või esimese klassi edasi-tagasi rongipileti maksumuse ulatuses või muude sõidukulude eest, tingimusel et hüvitatav summa ei ületa turistiklassi edasi-tagasi lennukipileti hinda. Sama õigus on ka kõigil administratsiooninõukogu komisjonide, töörühmade ja muude organite liikmetel, kelle koosolekud toimuvad väljaspool kongressi või nõukogu istungeid.
11. Postinõukogu eesistuja on nõukogu esindajaks sellistel administratsiooninõukogu koosolekutel, mille päevakorras on tema poolt juhitavale organile huvipakkuvad küsimused.
12. Nõuandekomitee eesistuja esindab nimetatud organit administratsiooninõukogu koosolekutel, kui koosoleku päevakord sisaldab nõuandekomiteele huvipakkuvaid küsimusi.
13. Postinõukogu ja administratsiooninõukogu tõhusate kontaktide tagamiseks võib postinõukogu määrata administratsiooninõukogu koosolekutele vaatlejana osalema oma esindaja.
14. Kui liikmesriik, kus administratsiooninõukogu istung toimub, ei ole administratsiooninõukogu liige, kutsutakse asjaomase liikmesriigi esindaja vaatlejana koosolekust osa võtma.
15. Administratsiooninõukogu võib kutsuda oma koosolekutele hääleõiguseta osalema rahvusvahelisi organeid, assotsiatsioonide või ettevõtete esindajaid või muid pädevaid isikuid, keda ta soovib oma tööst teavitada. Samadel tingimustel võib administratsiooninõukogu kutsuda osalema ühe või mitu liikmesriiki, keda päevakorraküsimused puudutavad.
16. Taotluse korral võivad administratsiooninõukogu täiskogu istungitel ja komisjoni koosolekutel osaleda järgmised hääleõiguseta vaatlejad:
16.1. postinõukogu liikmed;
16.2. nõuandekomitee liikmed;
16.3. administratsiooninõukogu tööst huvitatud valitsustevahelised organisatsioonid;
16.4. teised Postiliidu liikmesriigid.
17. Logistilistel põhjustel võib administratsiooninõukogu piirata kohalolijate arvu ühe osaleva vaatleja kohta. Administratsiooninõukogu võib ka piirata nende õigust osaleda aruteludes.
18. Administratsiooninõukogu liikmed osalevad aktiivselt nõukogu töös.
Vaatlejatele võib taotluse korral anda loa osaleda uuringutes tingimustel, mille nõukogu võib kehtestada oma töö tõhususe ja tulemuslikkuse tagamiseks. Peale selle võib neid paluda töörühmade ja projektirühmade eesistujaks, kui see on nende teadmiste või kogemuste seisukohalt põhjendatud. Selliste vaatlejate osalemine ei too Postiliidule kaasa lisakulusid.
19. Kui see on koosoleku teemast või dokumendi konfidentsiaalsusest lähtudes vajalik, võib vaatlejad erandlikel asjaoludel mõnest koosolekust või selle osast eemale jätta või piirata nende õigust saada dokumente. Sellise piirangu kohta langetab otsuse iga juhtumi kohta eraldi asjaomane organ või selle eesistuja. Kui asi puudutab mõnda Postinõukogu huvitavat küsimust, tuleb sellisest olukorrast teatada administratsiooninõukogule ja postinõukogule. Kui administratsiooninõukogu peab vajalikuks, võib ta seejärel piirangud üle vaadata, konsulteerides vajaduse korral postinõukoguga.
III artikkel
(Artikli 103 muutmine)
Administratsiooninõukogu tegevust käsitlev teave
1. Administratsiooninõukogu teavitab pärast iga oma istungit liikmesriike, nende määratud ettevõtjaid, piirkondlikke postiliite ja nõuandekomitee liikmeid oma tegevusest ning saadab neile muu hulgas protokolli kokkuvõtte koos resolutsioonide ja otsustega.
2. Administratsiooninõukogu esitab kongressile oma tegevuse üksikasjaliku aruande ning saadab selle liikmesriikidele, nende määratud ettevõtjatele ja nõuandekomitee liikmetele vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist.
IV artikkel
(Artikli 104 muutmine)
Postinõukogu (põhikirja artikkel 18) koosseis, toimimine ja koosolekud
1. Postinõukogu koosneb 40 liikmest, kes täidavad oma ülesandeid kahe järjestikuse kongressi vahelisel perioodil.
2. Postinõukogu liikmed valib kongress lähtuvalt kvalifitseeritud geograafilise jaotuse põhimõttest. 24 kohta on eraldatud arenevatele liikmesriikidele ning 16 kohta arenenud liikmesriikidele. Igal kongressil vahetatakse välja vähemalt üks kolmandik liikmetest.
3. Iga postinõukogu liige nimetab endale esindaja, kelle ülesandeks on osutada Postiliidu aktides nimetatud teenuseid.
4. Postinõukogu tegevuskulud kannab Postiliit. Nõukogu liikmetele töötasu ei maksta. Postinõukogu tegevuses osalevate liikmesriikide esindajate sõidu- ja elamiskulud kannavad nimetatud liikmesriigid. Selliste liikmesriikide esindajatel, keda peetakse Ühinenud Rahvaste Organisatsiooni koostatud loetelude alusel ebasoodsamas olukorras olevaks riigiks, on siiski õigus, välja arvatud kongressi ajal toimuvatel koosolekutel, saada hüvitist turistiklassi (economy class) edasi-tagasi lennukipileti või esimese klassi edasi-tagasi rongipileti maksumuse ulatuses või muude sõidukulude eest tingimusel, et hüvitatav summa ei ületa turistiklassi edasi-tagasi lennukipileti hinda.
5. Postinõukogu esimesel koosolekul, mille kutsub kokku ja avab kongressi eesistuja, valib nõukogu oma liikmete hulgast eesistuja, ase-eesistuja ning komisjoni eesistuja.
6. Postinõukogu koostab oma töökorra.
7. Postinõukogu tuleb kokku Postiliidu peakorteris üldjuhul üks kord aastas. Koosoleku toimumise kuupäeva ja koha määrab nõukogu eesistuja kokkuleppel administratsiooninõukogu eesistujaga ja rahvusvahelise büroo peadirektoriga.
8. Postinõukogu eesistuja, ase-eesistuja ja komisjoni eesistujad moodustavad korralduskomitee. Korralduskomitee valmistab ette ja juhib kõigi postinõukogu koosolekute tööd ning kohustub täitma kõiki ülesandeid, mis postinõukogu talle annab või mille täitmine osutub strateegilise planeerimise käigus vajalikuks.
9. Postinõukogu täidab järgmisi ülesandeid:
9.1 käsitleb olulisimaid tegevusega seotud küsimusi ning ärilist, tehnilist ja majanduslikku laadi ja tehnikakoostöö probleeme, mis pakuvad huvi kõikidele liikmesriikidele või nende määratud ettevõtjatele, sealhulgas märkimisväärse finantsmõjuga küsimusi (maksud, lõppmaksed, transiidilõivud, lennupostitariifid, postipakkide tariifid ja kirisaadetiste postitamine välismaal), ning valmistab ette neid küsimusi käsitlevat teavet, arvamusi ja tegevussuuniseid;
9.2. vaatab läbi Postiliidu eeskirjad kuue kuu jooksul pärast kongressi lõppu, kui kongress ei otsusta teisiti. Kiireloomulistel juhtudel võib postinõukogu kõnealuseid eeskirju muuta ka muudel istungitel. Mõlemal juhul lähtub postinõukogu põhiprintsiipe käsitlevate küsimuste puhul administratsiooninõukogu juhistest;
9.3. kooskõlastab asjakohaseid meetmeid, mida on vaja rahvusvaheliste postiteenuste arendamiseks ja tõhustamiseks;
9.4. võtab kõik administratsiooninõukogu poolt viimase pädevuse piires heakskiidetud meetmed, mida peetakse vajalikuks selleks, et kindlustada ja tõsta rahvusvahelise postiteeninduse kvaliteeti ning seda ajakohastada;
9.5. sõnastab ettepanekuid, mis esitatakse kinnitamiseks kongressile või liikmesriikidele artiklis 125 sätestatud korras; administratsiooninõukogu pädevuses olevaid küsimusi käsitlevad ettepanekud peavad saama administratsiooninõukogu heakskiidu;
9.6. vaatab liikmesriigi taotluse korral läbi selle liikmesriigi poolt artikli 124 alusel rahvusvahelisele büroole edastatud ettepanekud, et esitada nende kohta märkusi ning anda rahvusvahelisele büroole soovitusi nende märkuste lisamiseks ettepanekule enne, kui see esitatakse liikmesriikidele heakskiitmiseks;
9.7. esitab vajaduse korral pärast administratsiooninõukogu heakskiitu ja kõigi liikmesriikidega konsulteerimist soovitusi eeskirjade või uue korra vastuvõtmiseks kuni kongressi vastavasisulise otsuse langetamiseni;
9.8. valmistab ette ja annab teada liikmesriikidele ning nende määratud ettevõtjatele suunatud soovituste vormis tehnoloogiat, tegevust ja muid tema pädevusse kuuluvaid menetlusi puudutavaid standardeid, kui see on tegevuse ühtsuse seisukohalt oluline. Samal viisil teeb postinõukogu vajaduse korral muudatusi tema poolt juba kehtestatud standardites;
9.9. annab panuse administratsiooninõukogu töösse kongressile esitatava strateegia eelnõu väljatöötamiseks;
9.10. kiidab heaks rahvusvahelise büroo ettevalmistatud Postiliidu tegevuse kahe aasta aruande need osad, mis käsitlevad postinõukogu kohustusi ja ülesandeid;
9.11. teeb otsuseid liikmesriikidega ja nende määratud ettevõtjatega loodavate sidemete kohta, mida on vaja tema ülesannete täitmiseks;
9.12. käsitleb liikmesriikidele ja nende määratud ettevõtjatele ning uutele riikidele ja arenguriikidele huvipakkuvaid õpetamise ja kutseõppega seotud probleeme;
9.13. võtab meetmeid selleks, et käsitleda ja avalikustada teatavate liikmesriikide ja nende määratud ettevõtjate tehtud katseid ja edusamme tehnika, muu tegevuse, majanduse ja kutseõppe valdkonnas, mis on postiteenuste seisukohalt huvipakkuvad;
9.14. käsitleb postiteenuste olukorda ja vajadusi uutes riikides ja arenguriikides ning koostab neile asjakohased soovitused postiteenuste tõhustamiseks;
9.15. võtab pärast administratsiooninõukoguga konsulteerimist asjakohaseid tehnikakoostöö meetmeid koos kõikide Postiliidu liikmesriikidega ja nende määratud ettevõtjatega ning eelkõige uute riikide ja arenguriikidega ja nende määratud ettevõtjatega;
9.16. vaatab läbi kõik muud küsimused, mille on talle esitanud postinõukogu või administratsiooninõukogu liikmed või mõni liikmesriik või määratud ettevõtja;
9.17. võtab vastu ja arutab läbi nõuandekomitee aruanded ja soovitused, mis pakuvad huvi postinõukogule, vaatab läbi kongressile esitatavad nõuandekomitee soovitused ja teeb nende kohta märkusi;
9.18. nimetab enda hulgast need liikmed, kellest saavad nõuandekomitee liikmed.
10. Postinõukogu koostab kongressi poolt vastuvõetud Postiliidu strateegia alusel ning eelkõige selles sisalduvate Postiliidu alaliselt tegutsevate organite tegevust käsitlevate osade alusel oma esimesel kongressijärgsel istungil põhitööprogrammi eelnõu, mis sisaldab rakendusstrateegiaga seotud taktikat. See põhiprogramm, mis sisaldab piiratud arvu ühist huvi pakkuvate teemadega seotud projekte, vaadatakse igal aastal uuesti läbi, pidades silmas uusi asjaolusid ja prioriteete.
11. Administratsiooninõukogu ja postinõukogu tõhusate kontaktide tagamiseks võib administratsiooninõukogu määrata postinõukogu koosolekutele vaatlejana osalema oma esindaja.
12. Soovi korral võivad postinõukogu täiskogu istungitel ja komisjoni koosolekutel osaleda järgmised hääleõiguseta vaatlejad:
12.1. administratsiooninõukogu liikmed;
12.2. nõuandekomitee liikmed;
12.3. postinõukogu tööst huvitatud valitsustevahelised organisatsioonid;
12.4. teised Postiliidu liikmesriigid.
13. Logistilistel põhjustel võib postinõukogu piirata kohalolijate arvu ühe osaleva vaatleja kohta. Postinõukogu võib ka piirata nende õigust osaleda aruteludes.
14. Postinõukogu liikmed osalevad aktiivselt nõukogu töös. Vaatlejatele võib taotluse korral anda loa osaleda uuringutes tingimustel, mille nõukogu võib kehtestada oma töö tõhususe ja tulemuslikkuse tagamiseks. Peale selle võib neid paluda töörühmade ja projektirühmade eesistujaks, kui see on nende teadmiste või kogemuste seisukohalt põhjendatud. Selliste vaatlejate osalemine ei tohi Postiliidule kaasa tuua lisakulusid.
15. Kui see on koosoleku teemast või dokumendi konfidentsiaalsusest lähtudes vajalik, võib vaatlejad erandlikel asjaoludel mõnest koosolekust või selle osast eemale jätta või piirata nende õigust saada dokumente. Sellise piirangu kohta langetab otsuse iga juhtumi kohta eraldi asjaomane organ või selle eesistuja. Igast sellisest olukorrast tuleb teatada administratsiooninõukogule ja postinõukogule. Kui administratsiooninõukogu peab vajalikuks, võib ta seejärel piirangud üle vaadata, konsulteerides vajaduse korral postinõukoguga.
16. Nõuandekomitee eesistuja esindab nimetatud organit postinõukogu koosolekutel, kui koosoleku päevakord sisaldab nõuandekomiteele huvipakkuvaid küsimusi.
17. Postinõukogu võib kutsuda oma koosolekutele hääleõiguseta osalema:
17.1. rahvusvahelisi organeid või muid pädevaid isikuid, keda ta soovib oma tööst teavitada;
17.2. liikmesriike, kes ei kuulu postinõukogusse;
17.3. assotsiatsioone ja ettevõtteid, kellega ta soovib oma tegevuse suhtes konsulteerida.
V artikkel
(Artikli 105 muutmine)
Postinõukogu tegevust käsitlev teave
1. Postinõukogu teavitab pärast iga oma istungit liikmesriike, nende määratud ettevõtjaid, piirkondlikke postiliite ja nõuandekomitee liikmeid oma tegevusest ning saadab neile muu hulgas protokolli kokkuvõtte koos resolutsioonide ja otsustega.
2. Postinõukogu koostab administratsiooninõukogule oma tegevuse aastaaruande.
3. Postinõukogu esitab kongressile oma tegevuse üksikasjaliku aruande ning saadab selle liikmesriikidele, nende määratud ettevõtjatele ja nõuandekomitee liikmetele vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist.
VI artikkel
(Artikli 106 muutmine)
Nõuandekomitee koosseis, toimimine ja koosolekud
1. Nõuandekomitee eesmärgiks on esindada laiema rahvusvahelise postisektori huve ja luua alus sidusrühmade tõhusaks arvamustevahetuseks. Komitee koosneb vabaühendustest, kes esindavad kliente, kohaletoimetamisteenuse pakkujaid, töötajate organisatsioone, postiteenuste sektorile kauba ja teenuste pakkujaid, ning muudest samalaadsetest üksikisikuid ja firmasid ühendavatest organisatsioonidest, kes on huvitatud Postiliidu ülesannete ja eesmärkide toetamisest. Kui need organisatsioonid on registreeritud, peavad nad olema registreeritud Postiliidu liikmesriigis. Administratsiooninõukogu ja postinõukogu nimetavad oma liikmed nõuandekomitee liikmeteks. Välja arvatud administratsiooninõukogu ja postinõukogu nimetatud liikmed, määratakse nõuandekomitee liikmed administratsiooninõukogu kehtestatud taotlemise ja taotluste heakskiitmise korras artikli 102 lõike 6 punkti 31 kohaselt.
2. Iga nõuandekomitee liige määrab ise oma esindaja.
3. Nõuandekomitee tegevuskulud kannavad Postiliit ja komitee liikmed administratsiooninõukogu määratud viisil.
4. Nõuandekomitee liikmed ei saa tasu ega muud hüvitist.
5. Pärast iga kongressi teeb nõuandekomitee ise ümberkorraldused administratsiooninõukogu kehtestatud raamistiku kohaselt. Administratsiooninõukogu eesistuja juhatab nõuandekomitee korralduskoosolekut, kus komitee valib oma eesistuja.
6. Nõuandekomitee määrab oma sisekorra ja koostab oma töökorra, võttes arvesse Postiliidu üldisi põhimõtteid, administratsiooninõukogu nõusolekul, kes on konsulteerinud postinõukoguga.
7. Nõuandekomitee tuleb kokku kaks korda aastas. Koosolekud peetakse üldjuhul Postiliidu peakorteris samal ajal administratsiooninõukogu ja postinõukogu koosolekutega. Iga koosoleku toimumise kuupäeva ja koha määrab nõuandekomitee eesistuja kokkuleppel administratsiooninõukogu ja postinõukogu eesistujaga ning rahvusvahelise büroo peadirektoriga.
8. Nõuandekomitee kehtestab oma programmi järgmiste ülesannete raames:
8.1. vaadata läbi administratsiooninõukogu ja postinõukogu dokumendid ja aruanded. Kui see on koosoleku teemast või dokumendi konfidentsiaalsusest lähtudes vajalik, võib erandlikel asjaoludel piirata õigust saada tekste ja dokumente. Sellise piirangu kohta langetab otsuse iga juhtumi kohta eraldi asjaomane organ või selle eesistuja. Kui asi puudutab mõnda postinõukogu huvitavat küsimust, tuleb sellisest olukorrast teatada administratsiooninõukogule ja postinõukogule. Kui administratsiooninõukogu peab seda vajalikuks, võib ta seejärel piirangud üle vaadata, konsulteerides vajaduse korral postinõukoguga;
8.2. korraldada uuringuid ja arutelusid nõuandekomitee liikmetele olulistes küsimustes;
8.3. arutada postiteenuste sektorit mõjutavaid küsimusi ja esitada nende kohta ettekandeid;
8.4. anda panus administratsiooninõukogu ja postinõukogu töösse ning esitada nende palvel aruandeid, soovitusi ja arvamusi;
8.5. esitada kongressile administratsiooninõukogu heakskiidetud soovitusi; kui need puudutavad Postinõukogu huvitavaid küsimusi, tuleb need lasta postinõukogul läbi vaadata ja nende kohta märkusi teha.
9. Kui nõuandekomitee koosoleku päevakord sisaldab administratsiooninõukogule või postinõukogule huvipakkuvaid küsimusi, esindavad koosolekul neid organeid administratsiooninõukogu eesistuja ja postinõukogu eesistuja.
10. Postiliidu organitega tõhusate kontaktide tagamiseks võib nõuandekomitee määrata esindajad, kes osalevad kongressi, administratsiooninõukogu ja postinõukogu või nende komisjonide koosolekutel hääleõiguseta vaatlejatena.
11. Taotluse korral võivad nõuandekomitee liikmed kooskõlas artikli 102 lõikega 16 ja artikli 104 lõikega 12 osaleda administratsiooninõukogu ja postinõukogu täiskogu istungitel ja komisjoni koosolekutel. Samuti võivad nad kooskõlas artikli 102 lõikega 18 ja artikli 104 lõikega 14 võtta osa töörühmade ja projektirühmade tööst. Nõuandekomitee liikmed võivad viibida kongressil hääleõiguseta vaatlejatena.
12. Taotluse korral võivad nõuandekomitee istungitel osaleda järgmised hääleõiguseta vaatlejad:
12.1. postinõukogu ja administratsiooninõukogu liikmed;
12.2. nõuandekomitee tööst huvitatud valitsustevahelised organisatsioonid;
12.3. piirkondlikud postiliidud;
12.4. teised Postiliidu liikmesriigid.
13. Logistilistel põhjustel võib nõuandekomitee piirata kohalolijate arvu ühe osaleva vaatleja kohta. Nõuandekomitee võib ka piirata nende õigust osaleda aruteludes.
14. Kui see on istungi teemast või dokumendi konfidentsiaalsusest lähtudes vajalik, võib vaatlejad erandlikel asjaoludel mõnest istungist või selle osast eemale jätta või piirata nende õigust saada dokumente. Sellise piirangu kohta langetab otsuse iga juhtumi kohta eraldi asjaomane organ või selle eesistuja. Kui asi puudutab mõnda Postinõukogu huvitavat küsimust, tuleb sellisest olukorrast teatada administratsiooninõukogule ja postinõukogule. Kui administratsiooninõukogu peab seda vajalikuks, võib ta seejärel piirangud üle vaadata, konsulteerides vajaduse korral Postiliiduga.
15. Peadirektori vastutusel tagab rahvusvaheline büroo nõuandekomiteele sekretariaaditeenused.
VII artikkel
(Artikli 107 muutmine)
Nõuandekomitee tegevust käsitlev teave
1. Nõuandekomitee teavitab pärast iga oma istungit administratsiooninõukogu ja postinõukogu oma tegevusest ning saadab nende organite eesistujatele muu hulgas oma koosolekute protokolli kokkuvõtte koos soovituste ja seisukohtadega.
2. Nõuandekomitee koostab administratsiooninõukogule oma tegevuse aastaaruande, mille koopia saadetakse postinõukogule. Aruanne lisatakse administratsiooninõukogu dokumentatsioonile, mille kooskõlas artikliga 103 saavad Postiliidu liikmesriigid, nende määratud ettevõtjad ja piirkondlikud postiliidud.
3. Nõuandekomitee esitab kongressile oma tegevuse üksikasjaliku aruande ning saadab selle liikmesriikidele ja nende määratud ettevõtjatele vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist.
VIII artikkel
(Artikli 110 muutmine)
Dokumentides, aruteludel ja ametlikus kirjavahetuses kasutatavad keeled
1. Postiliidu dokumentides kasutatakse araabia, hispaania, inglise ja prantsuse keelt. Kasutatakse ka hiina, portugali, saksa ja vene keelt, tingimusel et nendes keeltes esitatakse ainult kõige olulisemad dokumendid. Muid keeli võib kasutada tingimusel, et asjakohase taotluse esitanud liikmesriigid tasuvad kõik kaasnevad kulud.
2. Liikmesriik või liikmesriigid, kes on taotlenud mõne mitteametliku keele kasutamist, moodustavad ühe keelerühma.
3. Dokumendid avaldab rahvusvaheline büroo ametlikus keeles ja nõuetele vastavate keelerühmade keeltes kas vahetult või nende keelerühmade piirkondlike kontorite kaudu rahvusvahelise büroo poolt kinnitatud korras. Dokumentide avaldamisel eri keeltes lähtutakse ühistest standarditest.
4. Vahetult rahvusvahelise büroo avaldatavad dokumendid jaotatakse võimaluse korral kõikides taotletud keeltes ühel ajal.
5. Liikmesriikide või nende määratud ettevõtjate ja rahvusvahelise büroo kirjavahetus ning büroo ja Postiliidu väliste üksuste kirjavahetus võib toimuda igas keeles, mille jaoks rahvusvaheline büroo pakub tõlketeenust.
6. Kulud, mis kaasnevad tõlkimisega mis tahes keelde, sealhulgas lõike 5 kohaldamisega kaasnevad kulud, tasub vastava keele kasutamist taotlenud keelerühm. Ametlikku keelt kasutavad liikmesriigid teevad mitteametlike dokumentide tõlkimise eest ühekordse makse, mille suurus makseühiku kohta on sama, mida maksavad need liikmesriigid, kes kasutavad rahvusvahelise büroo teist töökeelt. Kõik ülejäänud dokumentide esitamise kulud kannab Postiliit. Nende Postiliidu kantavate kulutuste ülemmäär, mis tehakse dokumentide esitamiseks hiina, portugali, saksa ja vene keeles, määrab kindlaks kongress oma resolutsiooniga.
7. Keelerühma tasutavad kulud jagatakse selle rühma liikmete vahel vastavalt nende osalusele Postiliidu kulutuste katmisel. Kulud võib keelerühma liikmete vahel jagada ka teistsuguse süsteemi kohaselt, kui asjaomased liikmesriigid on sellega nõus ning teatavad rahvusvahelisele büroole oma otsusest rühma esindaja kaudu.
8. Rahvusvaheline büroo jõustab kõik muudatused liikmesriigi tehtud keelevalikus kahe aasta jooksul.
9. Postiliidu organite koosolekutel toimuvatel aruteludel võib tõlkesüsteemi vahendusel (elektrooniliste seadmete abil või ilma) kasutada hispaania, inglise, prantsuse ja vene keelt, kusjuures valiku teevad koosoleku korraldajad pärast konsulteerimist rahvusvahelise büroo peadirektori ning asjaomaste liikmesriikidega.
10. Sama korra kohaselt võib lõikes 9 nimetatud aruteludel ja koosolekutel kasutada ka teisi keeli.
11. Teisi keeli kasutavad delegatsioonid tagavad sünkroontõlke ühte lõikes 9 nimetatud keelde kas samas lõikes nimetatud süsteemi kaudu, mille korral võib teha vajalikke tehnilisi kohandusi, või tõlkide vahendusel.
12. Tõlketeenuste kulud jagatakse sama keelt kasutavate liikmesriikide vahel vastavalt nende osalusele Postiliidu kulutuste katmisel. Tehniliste seadmete paigaldamis- ja hoolduskulud kannab Postiliit.
13. Liikmesriigid ja/või nende määratud ettevõtjad võivad nendevahelise ametliku kirjavahetuse keele omavahel kokku leppida. Sellise kokkuleppe puudumise korral kasutatakse prantsuse keelt.
IX artikkel
(Artikli 112 muutmine)
Peadirektori ülesanded
1. Peadirektor korraldab, haldab ja juhib rahvusvahelise büroo tööd ning on selle seaduslik esindaja. Tal on õigus liigitada ametikohti astmetel G1 kuni D2 ning määrata ametisse ja edutada nende astmete ametnikke. Töötajate ametissemääramisel astmetele P1 kuni D2 võtab peadirektor arvesse nende liikmesriikide soovitatud kandidaatide erialast kvalifikatsiooni, kelle kodanikud need kandidaadid on või kus nad ametialaselt tegutsevad, pidades mandrite ja keelte seisukohalt silmas tasakaalustatud geograafilise jaotuse põhimõtet. Astme D2 ametikohtadele valitakse võimaluse korral eri piirkondadest pärit kandidaadid, kes ei ole peadirektori või asepeadirektoriga samast piirkonnast, pidades eelkõige silmas rahvusvahelise büroo tegevuse tõhusust. Spetsiaalset kvalifikatsiooni eeldavate ametikohtade puhul võib peadirektor nõuda väljastpoolt esitatavaid taotlusi. Uue ametniku määramisel võtab peadirektor ühtlasi arvesse, et astmetel D2, D1 ja P5 töötavad ametnikud peavad põhimõtteliselt olema pärit Postiliidu erinevatest liikmesriikidest. Seda põhimõtet ei pea järgima rahvusvahelise büroo ametniku edutamisel astmele D2, D1 või P5. Töölevõtmisel peetakse töötaja omadusi tähtsamaks kui geograafilist või keelerühmade tasakaalustatud jaotust. Üks kord aastas teatab peadirektor administratsiooninõukogule ametissemääramistest ja edutamistest astmetele P4 kuni D2.
2. Peadirektor täidab järgmisi ülesandeid:
2.1. on Postiliidu aktide hoiulevõtja ning täidab vahendaja ülesandeid Postiliiduga ühinemisel, Postiliitu vastuvõtmisel ja Postiliidust lahkumisel;
2.2. teatab kongressi otsustest kõikide liikmesriikide valitsustele;
2.3. teavitab kõiki liikmesriike ja nende määratud ettevõtjaid postinõukogu koostatud või läbivaadatud eeskirjadest;
2.4. koostab vastavalt Postiliidu nõuetele Postiliidu võimalikult väiksemahulise aastaeelarve projekti ning esitab selle õigel ajal administratsiooninõukogule läbivaatamiseks; esitab eelarve pärast administratsiooninõukogu heakskiitu Postiliidu liikmesriikidele ning täidab eelarve;
2.5. täidab Postiliidu organite antud või aktidega peadirektorile määratud eriülesandeid;
2.6. võtab kehtestatud poliitika ja kättesaadavate vahendite piires meetmeid Postiliidu organite püstitatud eesmärkide saavutamiseks;
2.7. teeb administratsiooninõukogule või postinõukogule soovitusi ja ettepanekuid;
2.8. esitab pärast kongressi lõppu postinõukogule ettepanekuid kongressi otsustest tulenevate muudatuste tegemiseks eeskirjadesse kookõlas postinõukogu töökorraga;
2.9. koostab administratsiooninõukogu jaoks nõukogude poolt väljaantud direktiivide alusel kongressile esitamiseks strateegia eelnõu;
2.10. koostab administratsiooninõukogule heakskiitmiseks nelja aasta aruande liikmesriikide tulemuste kohta eelmise kongressi heakskiidetud Postiliidu strateegia elluviimisel, mis esitatakse järgmisele kongressile;
2.11. tagab Postiliidu esindamise;
2.12. on vahendajaks järgmiste organite vahel:
– Ülemaailmne Postiliit ja piirkondlikud postiliidud;
– Ülemaailmne Postiliit ja Ühinenud Rahvaste Organisatsioon;
– Ülemaailmne Postiliit ja rahvusvahelised organisatsioonid, kelle tegevus on Postiliidule huvipakkuv;
– Ülemaailmne Postiliit ja rahvusvahelised organisatsioonid, assotsiatsioonid või ettevõtted, kellega Postiliidu organid soovivad konsulteerida või keda nad soovivad oma tööst teavitada;
2.13. täidab Postiliidu organite peasekretäri ülesandeid ning kontrollib peasekretäri pädevuse piires ja käesolevate üldeeskirjade erisätteid silmas pidades eelkõige:
– Postiliidu organite tegevuse ettevalmistamist ja korraldamist;
– dokumentide, aruannete ja protokollide koostamist, esitamist ja levitamist;
– sekretariaadi toimimist Postiliidu organite koosolekutel;
2.14. osaleb hääleõiguseta Postiliidu organite koosolekutel ning aruteludel või saadab sinna oma esindaja.
X artikkel
(Artikli 114 muutmine)
Postiliidu organite (põhikirja artiklid 14, 15, 17, 18) sekretariaat
Peadirektori vastutusel tagab rahvusvaheline büroo Postiliidu organite sekretariaadi. Sekretariaat saadab kõik istungiga seoses väljaantud dokumendid organi liikmesriikidele ja nende määratud ettevõtjatele, nendele liikmesriikidele, kes ei ole organi liikmed, kuid osalevad uuringutes, ja nende määratud ettevõtjatele, piirkondlikele postiliitudele ja teistele liikmesriikidele, kes neid dokumente taotlevad, ja nende määratud ettevõtjatele.
XI artikkel
(Artikli 116 muutmine)
Teave. Arvamused. Taotlused aktide tõlgendamiseks ja muutmiseks. Järelepärimised. Kontode sulgemisega seotud ülesanded (põhikirja artikkel 20, üldeeskirjade artiklid 124, 125, 126)
1. Rahvusvaheline büroo on alati administratsiooninõukogu, postinõukogu ja liikmesriikide ning nende määratud ettevõtjate käsutuses, et anda neile igasugust vajalikku teavet teenistusega seotud küsimustes.
2. Rahvusvahelise büroo ülesanne on eelkõige koguda, võrrelda, avaldada ja levitada igasugust rahvusvahelisele postiteenindusele huvipakkuvat teavet, avaldada asjaomaste poolte taotluse korral arvamust vaidlusaluste küsimuste kohta, täita taotlusi Postiliidu aktide tõlgendamiseks ja muutmiseks ning teha selliseid uuringuid ja sisulist või dokumentidega seotud tööd, mis on talle aktide alusel määratud või Postiliidu huvides ülesandeks tehtud.
3. Liikmesriikide ja nende määratud ettevõtjate taotluse korral teeb rahvusvaheline büroo ka järelepärimisi, et küsida teiste liikmesriikide ja nende määratud ettevõtjate seisukohta teatavas küsimuses. Järelepärimise tulemust ei käsitata häälena ning see ei ole ametlikult siduv.
4. Rahvusvaheline büroo võib täita arvelduskoja ülesandeid postiteeninduse igat liiki kontode sulgemisel.
XII artikkel
(Artikli 118 muutmine)
Rahvusvahelises büroos (põhikirja artikkel 20) saadaval olevad vormid
Rahvusvaheline büroo vastutab rahvusvaheliste vastusekupongide tootmise korraldamise eest ja nende omahinnaga tarnimise eest blankette tellivatele liikmesriikidele või nende määratud ettevõtjatele.
XIII artikkel
(Artikli 119 muutmine)
Piirkondlike postiliitude aktid ja erikokkulepped (põhikirja artikkel 8)
1. Piirkondliku postiliidu asutus või selle puudumise korral üks lepinguosalistest saadab rahvusvahelisele büroole kaks eksemplari piirkondliku postiliidu aktidest ning põhikirja artikli 8 alusel sõlmitud erikokkulepetest.
2. Rahvusvaheline büroo hoolitseb selle eest, et piirkondliku postiliidu aktid ja erikokkulepped ei sisalda avalikkusele Postiliidu aktides sätestatud tingimustest vähem soodsaid tingimusi, ning teavitab liikmesriike ja nende määratud ettevõtjaid selliste liitude ja kokkulepete olemasolust. Rahvusvaheline büroo teatab administratsiooninõukogule kõikidest eeskirjade eiramistest, mis käesoleva sätte kohaldamise käigus avastatakse.
XIV artikkel
(Artikli 121 muutmine)
Postiliidu tegevuse kahe aasta aruanne (põhikirja artikkel 20, üldeeskirjade artikli 102 lõike 6 punkt 17)
Rahvusvaheline büroo koostab Postiliidu tegevuse kahe aasta aruande, mis saadetakse pärast administratsiooninõukogu heakskiitu liikmesriikidele ja nende määratud ettevõtjatele, piirkondlikele postiliitudele ning Ühinenud Rahvaste Organisatsioonile.
XV artikkel
(Artikli 122 muutmine)
Kongressile ettepanekute esitamise kord (põhikirja artikkel 29)
1. Olenevalt lõigetes 2 ja 5 sätestatud eranditest kehtib liikmesriikide poolt kongressile esitatavate ettepanekute kohta järgmine kord:
a) vastu võetakse ettepanekud, mille rahvusvaheline büroo saab kätte vähemalt kuus kuud enne kongressi toimumisaega;
b) kuue kuu jooksul enne kongressi toimumisaega ei võeta vastu ettepanekuid eelnõude kohta;
c) vastu ei võeta sisulisi ettepanekuid, mille rahvusvaheline büroo saab kätte kuus kuni neli kuud enne kongressi toimumisaega, välja arvatud juhul, kui neid toetab vähemalt kaks liikmesriiki;
d) vastu ei võeta sisulisi ettepanekuid, mille rahvusvaheline büroo saab kätte neli kuni kaks kuud enne kongressi toimumisaega, välja arvatud juhul, kui neid toetab vähemalt kaheksa liikmesriiki; pärast seda tähtaega laekuvaid ettepanekuid enam vastu ei võeta;
e) toetusavaldused peavad rahvusvahelisse büroosse jõudma koos ettepanekutega, mille kohta need on esitatud.
2. Põhikirja või üldeeskirju käsitlevad ettepanekud peab rahvusvaheline büroo kätte saama hiljemalt kuus kuud enne kongressi avamist; pärast seda tähtaega, kuid enne kongressi avamist laekunud ettepanekuid ei kaaluta, välja arvatud juhul, kui kongress teeb osalevate riikide kahekolmandikulise häälteenamusega sellekohase otsuse ja kui lõikes 1 sätestatud tingimused on täidetud.
3. Igas ettepanekus tohib üldjuhul olla ainult üks taotlus ning see võib sisaldada ainult sellest taotlusest lähtuvaid muudatusi. Samuti tuleb igale ettepanekule, mis võib Postiliidu jaoks kaasa tuua märkimisväärseid kulusid, lisada märge selle rahandusliku mõju kohta, mille koostab ettepanekut esitav liikmesriik pärast konsulteerimist rahvusvahelise bürooga, et saaks kindlaks määrata ettepaneku rakendamiseks vajalikud rahalised vahendid.
4. Eelnõusid käsitlevatele ettepanekutele panevad need ettepanekud esitanud liikmesriigid pealkirjaks «Ettepanek eelnõu kohta» ning rahvusvaheline büroo avaldab need nummerdatult koos tähega R. Ilma sellise tähistuseta ettepanekud, mis rahvusvahelise büroo arvates käsitlevad ainult eelnõusid, avaldatakse koos asjakohase märkega; rahvusvaheline büroo koostab kongressile nende ettepanekute loetelu.
5. Lõigetes 1 ja 4 nimetatud menetlust ei kohaldata kongresside töökorda käsitlevate ettepanekute suhtes ning juba esitatud ettepanekutesse tehtavate muudatuste suhtes.
XVI artikkel
(Artikli 123 muutmine)
Postinõukogule ettepanekute esitamise kord, mis käsitleb kongressi otsustest lähtuvate uute eeskirjade koostamist
1. Kongressi otsustest lähtudes koostab postinõukogu ülemaailmse postikonventsiooni eeskirjad ja posti makseteenuste kokkuleppe.
2. Ettepanekud, mis käsitlevad konventsiooni või posti makseteenuste kokkuleppe muudatusi, esitatakse rahvusvahelisele büroole samal ajal kongressi ettepanekutega, millega need on seotud. Ettepaneku võib esitada ka üks liikmesriik ilma teiste liikmesriikide toetuseta. Need ettepanekud saadetakse kõikidele liikmesriikidele hiljemalt üks kuu enne kongressi algust.
3. Muud eeskirju käsitlevad ettepanekud, mida postinõukogu peab arutama uute eeskirjade koostamise käigus kuue kuu jooksul pärast kongressi, tuleb esitada rahvusvahelisele büroole vähemalt kaks kuud enne kongressi algust.
4. Liikmesriikide esitatud ettepanekud eeskirjade muutmiseks, mis on vajalikud kongressi otsuste põhjal, peavad jõudma rahvusvahelisse büroosse hiljemalt kaks kuud enne postinõukogu avamist. Need ettepanekud saadetakse kõikidele liikmesriikidele ja nende määratud ettevõtjatele hiljemalt üks kuu enne postinõukogu avamist.
XVII artikkel
(Artikli 124 muutmine)
Ettepanekute esitamise kord kongressidevahelisel ajal (põhikirja artikkel 29, üldeeskirjade artikkel 116)
1. Selleks et ettepanek oleks läbivaatamiseks kõlblik, peab liikmesriigi poolt kongressidevahelisel ajal esitatud konventsiooni või kokkuleppeid käsitlevat ettepanekut toetama veel vähemalt kaks muud liikmesriiki. Kui rahvusvaheline büroo ei saa ettepanekuga koos vajalikku arvu toetusavaldusi, muutub ettepanek kehtetuks.
2. Need ettepanekud saadetakse teistele liikmesriikidele rahvusvahelise büroo kaudu.
3. Eeskirju käsitlevatele ettepanekutele ei pea toetusavaldusi lisama, kuid postinõukogu vaatab sellised ettepanekud läbi üksnes juhul, kui ta peab seda hädavajalikuks.
XVIII artikkel
(Artikli 125 muutmine)
Ettepanekute läbivaatamise kord kongressidevahelisel ajal (põhikirja artikkel 29, üldeeskirjade artiklid 116, 124)
1. Kõigi konventsiooni, kokkuleppeid ja nende lõpp-protokolle käsitlevate ettepanekute kohta kehtib järgmine kord: kui liikmesriik on saatnud rahvusvahelisele büroole ettepaneku, peab büroo edastama selle läbivaatamiseks kõikidele liikmesriikidele. Neile antakse kaks kuud ettepaneku läbivaatamiseks ja tähelepanekute edastamiseks rahvusvahelisele büroole. Muudatusi teha ei ole lubatud. Kui kaks kuud on möödunud, edastab rahvusvaheline büroo liikmesriikidele kõik saadud tähelepanekud ja palub igal liikmesriigil hääletada ettepaneku poolt või vastu.
Kui liikmesriik ei ole oma häält saatnud kahe kuu jooksul, loetakse, et ta on hääletamisest hoidunud. Eespool nimetatud ajavahemikke arvestatakse rahvusvahelise büroo ringkirjade avaldamise kuupäevadest.
2. Eeskirjade muudatusettepanekuid käsitleb postinõukogu.
3. Kui ettepanek käsitleb kokkulepet või selle lõpp-protokolli, võivad lõikes 1 kirjeldatud menetluses osaleda ainult need liikmesriigid, kes on nimetatud kokkuleppe osalised.
XIX artikkel
(Artikli 126 muutmine)
Kongressidevahelisel ajal vastuvõetud otsustest teatamise kord (põhikirja artikkel 29, üldeeskirjade artiklid 124, 125)
1. Konventsioonis, kokkulepetes ja nende aktide lõpp-protokollides tehtavad muudatused saavad kinnituse, kui rahvusvahelise büroo peadirektor teatab nendest liikmesriikide valitsustele.
2. Rahvusvaheline büroo teatab liikmesriikidele ja nende määratud ettevõtjatele muudatustest, mis postinõukogu on teinud eeskirjades ja nende lõpp-protokollides. Sama kord kehtib ka tõlgenduste kohta, millele on osutatud konventsiooni artikli 36 lõike 3 punktis 2 ning kokkulepete asjaomastes sätetes.
XX artikkel
(Artikli 128 muutmine)
Postiliidu tegevuskulude kindlaksmääramine ja reguleerimine (põhikirja artikkel 22)
1. Arvestades lõikeid 2–6 ei tohi Postiliidu organite aastased tegevuskulud 2009. aastal ja järgnevatel aastatel ületada järgmisi summasid: 37 000 000 Šveitsi franki aastatel 2009 ja 2010 ning 37 235 000 Šveitsi franki aastatel 2011 ja 2012. Kui aastal 2012 kongressi ei toimu, kohaldatakse 2012. aasta kohta kehtestatud limiiti ka järgnevatel aastatel.
2. Järgmise kongressi kokkukutsumisega seotud kulud (sekretariaadi sõidukulud, transpordikulud, sünkroontõlkeseadmete paigaldamiskulud, dokumentide kopeerimiskulud kongressi ajal jne) ei tohi ületada 2 900 000 Šveitsi franki.
3. Administratsiooninõukogul on õigus ületada lõigetes 1 ja 2 sätestatud ülemmäärasid, et võtta arvesse astmepalkade tõstmist, pensionimakseid ja hüvitisi, sealhulgas elatusmiinimumi indeksilisasid, mille Ühinenud Rahvaste Organisatsioon on heaks kiitnud ja mida kohaldab ÜRO oma töötajate suhtes Genfis.
4. Lisaks sellele on administratsiooninõukogul õigus igal aastal korrigeerida Šveitsi tarbijahinnaindeksi alusel personalikulutustele lisaks tehtavate kulutuste määra.
5. Olenemata lõikest 1 võib administratsiooninõukogu või äärmiselt pakilistel juhtudel peadirektor anda loa kindlaksmääratud ülemmäärade ületamiseks, et katta rahvusvahelise büroo hoone mahukatele ja planeerimata parandustöödele tehtavad kulutused, tingimusel et ülekulu ei ole suurem kui 125 000 Šveitsi franki aastas.
6. Kui lõigetes 1 ja 2 nimetatud summad ei ole Postiliidu tõrgeteta toimimiseks piisavad, võib neid määrasid ületada ainult Postiliidu liikmesriikide enamuse heakskiidul. Konsulteerimisel tuleb esitada taotlust põhjendavate asjaolude täielik kirjeldus.
7. Postiliiduga ühinevad riigid, Postiliidu liikmeks võetavad riigid ning Postiliidust välja astuvad riigid maksavad osamaksu terve selle aasta eest, mille jooksul nende vastuvõtmine või väljaastumine jõustub.
8. Liikmesriigid tasuvad oma osamaksud Postiliidu aastaste kulutuste katteks ettemaksena administratsiooninõukogu kehtestatud eelarve alusel. Osamaksud tuleb tasuda hiljemalt selle eelarveaasta esimeseks päevaks, millele eelarves on viidatud. Pärast seda tähtpäeva arvestatakse makstavatelt summadelt Postiliidu kasuks viivist 6% alates neljandast kuust.
9. Kui liikmesriigi kohustuslike osamaksude intressivaba võlgnevus Postiliidule on võrdne selle liikmesriigi eelmise kahe rahandusaasta osamaksude summaga või ületab selle, võib see liikmesriik loovutada Postiliidule tagastamatult kõik talle teiste liikmesriikide poolt võlgnetavad summad või osa nendest administratsiooninõukogu sätestatud korras. Laenusummade loovutamistingimused määratakse kindlaks liikmesriigi, selle võlgnike ja võlausaldajate ning Postiliidu kokkuleppel.
10. Liikmesriik, kes ei saa õiguslikel või muudel põhjustel sellist loovutust teha, kohustub koostama oma võlgnevuste amortisatsiooniplaani.
11. Postiliidule võlgnetavate kohustuslike osamaksude hüvitamine ei tohi kesta kauem kui kümme aastat, välja arvatud erandlikel asjaoludel.
12. Erandlike asjaolude korral võib administratsiooninõukogu vabastada liikmesriigi osaliselt või täielikult makstavast viivisest, kui see riik on tasunud kogu võla põhisumma.
13. Peale selle võib liikmesriigi osaliselt või täielikult vabastada kogunenud või kumuleeruva intressi maksmisest administratsiooninõukogu poolt selle liikmesriigi võlgnevuste suhtes heaks kiidetud amortisatsiooniplaani alusel; see vabastamine eeldab siiski amortisatsiooniplaani täielikku ja nõuetekohast täitmist kokkulepitud, maksimaalselt kümne aasta pikkuse ajavahemiku jooksul.
14. Puudujääkide katmiseks Postiliidu tegevuse finantseerimisel luuakse reservfond, mille mahu määrab kindlaks administratsiooninõukogu. Seda fondi peetakse ülal peamiselt eelarve ülejääkide abil. Fondi võib kasutada ka eelarve tasakaalustamiseks või liikmesriikide osamaksude vähendamiseks.
15. Ajutiste finantspuudujääkide korral teeb Šveitsi Konföderatsiooni valitsus vajalikud lühiajalised ettemaksed vastastikusel kokkuleppel kindlaksmääratavas korras. Valitsus kontrollib kongressi poolt kindlaks määratud volituste piires ja tasu nõudmata rahvusvahelise büroo raamatupidamisarvestust ja aruandlust.
16. Lõikeid 9, 10, 11, 12 ja 13 kohaldatakse analoogia alusel tõlkimise kuludele, mille kohta rahvusvaheline büroo väljastab keelerühmadesse kuuluvatele liikmesriikidele arve.
XXI artikkel
(Artikli 130 muutmine)
Osamaksude suurusklassid (põhikirja artikkel 21, üldeeskirjade artiklid 115, 128)
Liikmesriigid osalevad Postiliidu tegevuskulude katmisel vastavalt osamaksude suurusklassile, kuhu nad kuuluvad. Suurusklassid on järgmised:
50 ühiku klass;
45 ühiku klass;
40 ühiku klass;
35 ühiku klass;
30 ühiku klass;
25 ühiku klass;
20 ühiku klass;
15 ühiku klass;
10 ühiku klass;
5 ühiku klass;
3 ühiku klass;
1 ühiku klass;
0,5 ühiku klass; sellesse klassi kuuluvad Ühinenud Rahvaste Organisatsiooni poolt loetletud kõige vähem arenenud riigid ja teised administratsiooninõukogu nimetatud riigid.
2. Olenemata lõikes 1 loetletud suurusklassidest võib iga riik minimaalselt kongressidevahelise aja pikkuse perioodi jooksul vabatahtlikult maksta rohkem ühikuid kui ühikute arv suurusklassis, kuhu see riik kuulub. Suurusklassi vahetusest tuleb teatada hiljemalt kongressil. Kongressidevahelise aja lõpus läheb liikmesriik automaatselt tagasi esialgsesse suurusklassi, kui ta ei otsusta jätkata rohkemate ühikute maksmist. Lisamaksete tegemine suurendab vastavalt kulusid.
3. Liikmesriigid jaotatakse eespool nimetatud suurusklassidesse nende ühinemisel Postiliiduga või Postiliitu vastuvõtmisel põhikirja artikli 21 lõikes 4 sätestatud korras.
4. Liikmesriike võib hiljem paigutada madalamasse suurusklassi, tingimusel et taotlus suurusklassi vahetamise kohta saadetakse rahvusvahelisele büroole vähemalt kaks kuud enne kongressi avamist. Kongress esitab suurusklassi vahetamise taotluste kohta mittesiduva arvamuse. Liikmesriigil on vabadus otsustada, kas ta järgib kongressi arvamust või mitte. Liikmesriigi lõplik otsus tuleb edastada rahvusvahelise büroo sekretariaadile enne kongressi lõppu. Suurusklassi vahetamise taotlus jõustub kongressi koostatud rahanduseeskirja jõustumise kuupäeval. Liikmesriigid, kes ei ole oma suurusklassi vahetamise soovist ettenähtud ajaks teatanud, jäävad samasse suurusklassi, kuhu nad seni kuulusid.
5. Liikmesriik võib korraga nõuda enda ümberpaigutamist ainult ühe suurusklassi võrra madalamasse klassi.
6. Erandlikel asjaoludel, nagu näiteks loodusõnnetuste korral, millega seoses on vaja käivitada rahvusvahelisi abiprogramme, võib administratsiooninõukogu lubada liikmesriigi taotluse korral üks kord kahe kongressi vahelisel ajal ajutist suurusklassi vähendamist, kui liikmesriik tõendab, et ta ei suuda enam maksta esialgsele suurusklassile vastavat osamaksu. Samadel asjaoludel võib administratsiooninõukogu lubada ajutist suurusklassi vähendamist 1-ühikulisse suurusklassi kuuluvatele riikidele, kes ei kuulu vähim arenenud riikide hulka, ning viia nad üle 0,5-ühikulisse suurusklassi.
7. Administratsiooninõukogu võib lõike 6 kohaldamisel lubada ajutist suurusklassi vähendamist kõige rohkem kaheks aastaks või kuni järgmise kongressi toimumiseni, olenevalt sellest, kumb neist tähtaegadest on varasem. Kindlaksmääratud ajavahemiku lõppemisel viiakse asjaomane riik tagasi oma esialgsesse suurusklassi.
8. Olenemata lõigetest 4 ja 5 ei kohaldata mingisuguseid piiranguid ümberpaigutamisel kõrgematesse suurusklassidesse.
XXII artikkel
(Artikli 131 muutmine)
Tasumine rahvusvahelisest büroost saadavate materjalide eest (üldeeskirjade artikkel 118)
Tasuliste materjalide eest, mis liikmesriigid ja nende määratud ettevõtjad saavad rahvusvahelisest büroost, tuleb maksta võimalikult kiiresti ning hiljemalt kuus kuud pärast selle kuu esimest päeva, mis järgneb kuule, mil rahvusvaheline büroo on esitanud arve. Pärast seda tähtaega arvestatakse maksmisele kuuluvatelt summadelt Postiliidu kasuks viivist 5% aastas alates tähtaja möödumisest.
XXIII artikkel
(Artikli 132 muutmine)
Vahekohtumenetlus (põhikirja artikkel 32)
1. Kui vaidlus tuleb lahendada vahekohtumenetluse korras, nimetab iga kohtuasjas osalev liikmesriik ühe sellise liikmesriigi, kes ei ole vaidlusega otse seotud. Kui mitu liikmesriiki algatavad ühise kohtuasja, käsitatakse neid käesoleva sätte kohaldamisel ühe liikmesriigina.
2. Kui üks kohtuasjas osalev liikmesriik ei tee vahekohtumenetlust puudutava ettepaneku kohta otsust kuue kuu jooksul selle saatmise kuupäevast alates, nõuab rahvusvaheline büroo kohustuse täitmata jätnud liikmesriigilt taotluse korral, et viimane määraks vahekohtuniku või määrab selle ise ex officio.
3. Kohtuasja pooled võivad ühisel kokkuleppel esitada üheainsa vahekohtuniku, kelleks võib olla rahvusvaheline büroo.
4. Vahekohtunike otsus tehakse häälteenamusega.
5. Häälte võrdse jagunemise korral valivad vahekohtunikud veel ühe vaidluses mitteosaleva liikmesriigi, kes peab küsimuse lahendama. Kui nad ei suuda valikus kokku leppida, määrab rahvusvaheline büroo liikmesriigi nende hulgast, kelle kohta vahekohtunikud ei ole ettepanekut teinud.
6. Kui vaidlus on seotud mõne kokkuleppega, võib vahekohtunikud nimetada ainult selles kokkuleppes osalevate liikmesriikide hulgast.
7. Kui vaidlus tuleb lahendada vahekohtumenetluse korras määratud ettevõtjate vahel, siis peavad ettevõtjad paluma oma liikmesriikidel toimida lõigetes 1–6 sätestatud korra kohaselt.
XXIV artikkel
(Artikli 135 muutmine)
Üldeeskirjade muutmine, jõustumine ja kehtivus
Kongressi vastuvõetud muudatused vormistatakse lisaprotokollina, mis jõustub samal ajal sama kongressi käigus täiendatud aktidega, kui kongress ei otsusta teisiti.
Üldeeskirjad jõustuvad 2006. aasta 1. jaanuaril ning jäävad kehtima määramata ajaks.
XXV artikkel
Ühinemine lisaprotokolliga
Liikmesriigid, kes ei ole käesolevale protokollile alla kirjutanud, võivad sellega igal ajal ühineda. Asjakohased ühinemiskirjad saadetakse rahvusvahelise büroo peadirektorile, kes peab teavitama liikmesriikide valitsusi nende hoiustamisest.
XXVI artikkel
Üldeeskirjade lisaprotokolli jõustumine ja kehtivus
Lisaprotokoll jõustub 2010. aasta 1. jaanuaril ning jääb kehtima määramata ajaks.
Selle kinnituseks on liikmesriikide valitsuste täievolilised esindajad koostanud lisaprotokolli, millel on samasugune jõud ja kehtivus nagu siis, kui selle sätted oleksid lisatud üldeeskirjade teksti, ning on selle alla kirjutanud ühes eksemplaris, mis antakse hoiule rahvusvahelise büroo peadirektorile. Ülemaailmse Postiliidu rahvusvaheline büroo edastab kõikidele osalistele lisaprotokolli koopia.
Koostatud 2008. aasta 12. augustil Genfis.
First Additional Protocol to the General Regulations of the Universal Postal Union
Contents
Article
I. (art. 101bis new) Functions of Congress
II. (art. 102 amended) Composition, functioning and meetings of the Council of Administration
III. (art. 103 amended) Information on the activities of the Council of Administration
IV. (art. 104 amended) Composition, functioning and meetings of the Postal Operations Council
V. (art. 105 amended) Information on the activities of the Postal Operations Council
VI. (art. 106 amended) Composition, functioning and meetings of the Consultative Committee
VII. (art. 107 amended) Information on the activities of the Consultative Committee
VIII. (art. 110 amended) Languages used for documentation, for debates and for official correspondence
IX. (art. 112 amended) Duties of the Director General
X. (art. 114 amended) Secretariat of the Union's bodies
XI. (art. 116 amended) Information. Opinions. Requests for interpretation and amendment of the Acts. Inquiries. Role in the settlement of accounts
XII. (art. 118 amended) Forms supplied by the International Bureau
XIII. (art. 119 amended) Acts of Restricted Unions and Special Agreements
XIV. (art. 121 amended) Biennial report on the work of the Union
XV. (art. 122 amended) Procedure for submitting proposals to Congress
XVI. (art. 123 amended) Procedure for submitting proposals to the Postal Operations Council concerning the preparation of new Regulations in the light of decisions taken by Congress
XVII. (art. 124 amended) Procedure for submitting proposals between Congresses
XVIII. (art. 125 amended) Consideration of proposals between Congresses
XIX. (art. 126 amended) Notification of decisions adopted between Congresses
XX. (art. 128 amended) Fixing and regulation of the expenditure of the Union
XXI. (art. 130 amended) Contribution classes
XXII. (art. 131 amended) Payment for supplies from the International Bureau
XXIII. (art. 132 amended) Arbitration procedure
XXIV. (art. 135 amended) Amendment, entry into force and duration of the General Regulations
XXV. Accession to the Additional Protocol
XXVI. Entry into force and duration of the Additional Protocol to the General Regulations
The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, met in Congress at Geneva, in view of article 22.2 of the Constitution concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent and subject to article 25.4 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.
Article I
(Article 101bis)
Functions of Congress
1 On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:
1.1 determine the general policies for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;
1.2 consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 122 of the General Regulations;
1.3 set the date for the entry into force of the Acts;
1.4 adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;
1.5 consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 103, 105 and 107 of the General Regulations;
1.6 adopt the Union's strategy;
1.7 fix the maximum amount of the Union's expenditure in accordance with article 21 of the Constitution;
1.8 elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council;
1.9 elect the Director General and Deputy Director General;
1.10 set in a resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.
2 Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.
Article II
(Article 102 amended)
Composition, functioning and meetings of the Council of Administration (Const 17)
1 The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.
2 The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the member countries belonging to the geographical group of the host member country.
3 The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership shall be renewed at each Congress; no member may be chosen by three successive Congresses.
4 Each member of the Council of Administration shall appoint its representative, who shall be competent in postal matters.
5 The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
6 The Council of Administration shall have the following functions:
6.1 to supervise the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition;
6.2 to consider and approve, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service;
6.3 to promote, coordinate and supervise all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation;
6.4 to consider and approve the biennial Programme and Budget and the accounts of the Union;
6.5 to authorize the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 128.3 to 5;
6.6 to lay down the Financial Regulations of the Union;
6.7 to lay down the rules governing the Reserve Fund;
6.8 to lay down the rules governing the Special Fund;
6.9 to lay down the rules governing the Special Activities Fund;
6.10 to lay down the rules governing the Voluntary Fund;
6.11 to provide control over the activities of the International Bureau;
6.12 to authorize election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 130.6;
6.13 to authorize a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned;
6.14 to lay down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials;
6.15 to create or abolish International Bureau posts taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed;
6.16 to lay down the Regulations of the Social Fund;
6.17 to approve the biennial report on the work of the Union and the biennial Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and where appropriate to furnish observations on them;
6.18 to decide on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions;
6.19 after consulting the Postal Operations Council, to decide on the contacts to be established with the organizations which are not de jure observers, to consider and approve the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and to take the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them; to designate in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited to be represented at specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of Congress and to instruct the Director General to issue the necessary invitations;
6.20 to establish principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter-post items), to follow closely the study of these questions, and to review and approve, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions;
6.21 to study, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses;
6.22 to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 125;
6.23 to approve, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter;
6.24 to consider the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council;
6.25 to submit subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 104.9.16;
6.26 to designate the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.4;
6.27 to determine in due course and after consulting the Postal Operations Council, the number of Committees required to carry out the work of Congress and to specify their functions;
6.28 to designate, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:
– to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairman-ships and vicechairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and
– to sit on the restricted Committees of Congress;
6.29 to review and approve, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress;
6.30 to approve the four-yearly report, prepared by the International Bureau in consultation with the POC, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress;
6.31 to establish the framework for the organization of the Consultative Committee and concur in the organization of the Consultative Committee in accordance with the provisions of article 106;
6.32 to establish criteria for membership of the Consultative Committee and to approve or reject applications for membership in accordance with those criteria, ensuring that action on the applications is accomplished through an expedited process between meetings of the Council of Administration;
6.33 to designate those of its members that will serve as members of the Consultative Committee;
6.34 to receive and discuss reports and recommendations from the Consultative Committee and to consider recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
7 At its first meeting, which shall be convened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure.
8 On convocation by its Chairman, the Council of Administration shall meet in principle once a year, at Union headquarters.
9 The Chairman, the Vice-Chairmen and the Committee Chairmen of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the biennial report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
10 The travel expenses of the representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by his member country. However, the representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the cost of either an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees, Working Parties or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.
11 The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration on the agenda of which there are questions of interest to the body which he directs.
12 The Chairman of the Consultative Committee shall represent it at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
13 To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.
14 The member country in which the Council of Administration meets shall be invited to take part in the meetings in the capacity of observer, if it is not a member of the Council of Administration.
15 The Council of Administration may invite any international body, any representative of an association or enterprise, or any qualified person whom it wishes to associate with its work to its meetings, without the right to vote. It may also invite, under the same conditions, one or more member countries concerned with questions on its agenda.
16 If they so request, the following observers may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote:
16.1 members of the Postal Operations Council;
16.2 members of the Consultative Committee;
16.3 intergovernmental organizations interested in the work of the Council of Administration;
16.4 other member countries of the Union.
17 For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
18 The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.
Observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers shall be carried out without additional expense for the Union.
19 In exceptional circumstances, observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
Article III
(Article 103 amended)
Information on the activities of the Council of Administration
1 After each session, the Council of Administration shall inform the member countries, their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.
2 The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries, their designated operators and the members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.
Article IV
(Article 104 amended)
Composition, functioning and meetings of the Postal Operations Council (Const 18)
1 The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.
2 The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing member countries and sixteen seats for developed member countries. At least one third of the members shall be renewed at each Congress.
3 Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative, who shall have responsibilities for delivering services mentioned in the Acts of the Union.
4 The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment. Travelling and living expenses incurred by representatives of member countries participating in the Postal Operations Council shall be borne by these member countries. However, the representative of each of the member countries considered to be disadvantaged according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.
5 At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman, a Vice-Chairman, and the Committee Chairmen.
6 The Postal Operations Council shall draw up its Rules of Procedure.
7 In principle, the Postal Operations Council shall meet every year at Union headquarters. The date and place of the meeting shall be fixed by its Chairman in agreement with the Chairman of the Council of Administration and the Director General of the International Bureau.
8 The Chairman, the Vice-Chairman and the Committee Chairmen of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
9 The functions of the Postal Operations Council shall be the following:
9.1 to conduct the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel-post rates, and the posting abroad of letter-post items), and to prepare information, opinions and recommendations for action on them;
9.2 to revise the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; in case of urgent necessity, the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle;
9.3 to coordinate practical measures for the development and improvement of international postal services;
9.4 to take, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of
and to modernize the international postal service;
9.5 to formulate proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 125; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter's competence;
9.6 to examine, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 124, to prepare observations on it and to instruct the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries;
9.7 to recommend, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter;
9.8 to prepare and issue, in the form of recommendations to member countries and their designated operators, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set;
9.9 to provide input to the Council of Administration for the development of the draft Strategy to be submitted to Congress;
9.10 to approve those parts of the biennial report on the work of the Union prepared by the International Bureau which concern the responsibilities and functions of the Postal Operations Council;
9.11 to decide on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions;
9.12 to study teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators as well as to the new and developing countries;
9.13 to take the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to the postal services;
9.14 to study the present position and needs of the postal services in the new and developing countries and to prepare appropriate recommendations on ways and means of improving the postal services in those countries;
9.15 to take, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators;
9.16 to examine any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator;
9.17 to receive and discuss reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examine and comment on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress;
9.18 to designate those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
10 On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular the part relating to the strategies of the Permanent Bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its first session after Congress, prepare a draft basic work programme, containing a number of tactics aimed at implementing strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.
11 In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.
12 If they so request, the following observers may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote:
12.1 members of the Council of Administration;
12.2 members of the Consultative Committee;
12.3 intergovernmental organizations interested in the work of the Postal Operations Council;
12.4 other member countries of the Union.
13 For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
14 The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work. Observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers shall be carried out without additional expense for the Union.
15 In exceptional circumstances observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council. If it considers this necessary, the Council of Administration may, in consultation with the Postal Operations Council, subsequently review restrictions where appropriate.
16 The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Postal Operations Council when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
17 The Postal Operations Council may invite the following to take part in its meetings without the right to vote:
17.1 any international body or any qualified person whom it wishes to associate with its work;
17.2 any member country not belonging to the Postal Operations Council;
17.3 any association or enterprise that it wishes to consult with respect to its work.
Article V
(Article 105 amended)
Information on the activities of the Postal Operations Council
1 After each session, the Postal Operations Council shall inform the member countries, their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.
2 The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work.
3 The Postal Operations Council shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries, their designated operators and the members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.
Article VI
(Article 106 amended)
Composition, functioning and meetings of the Consultative Committee
1 The aim of the Consultative Committee shall be to represent the interests of the wider international postal sector, and to provide a framework for effective dialogue between stakeholders. It shall consist of non-governmental organizations representing customers, delivery service providers, organizations of workers, suppliers of goods and services to the postal services sector and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union. Where such organizations are registered, they must be registered in a member country of the Union. The Council of Administration and the Postal Operations council shall designate the members of their respective Councils as members of the Consultative Committee. Apart from members designated by the Council of Administration and the Postal Operation Council, membership in the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration, carried out in accordance with article 102.6.31.
2 Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative.
3 The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by the Union and members of the Committee as determined by the Council of Administration.
4 The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.
5 The Consultative Committee shall reorganize itself after each Congress in accordance with the framework established by the Council of Administration. The Chairman of the Council of Administration shall preside at the organizational meeting of the Consultative Committee, which shall elect its Chairman at that meeting.
6 The Consultative Committee shall determine its internal organization and shall draw up its own rules of procedure, taking into account the general principles of the Union and subject to the concurrence of the Council of Administration after having consulted the Postal Operations Council.
7 The Consultative Committee shall meet twice annually. In principle, the meetings will be held at Union headquarters at the same time as meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council. The date and location of each meeting shall be fixed by the Chairman of the Consultative Committee in agreement with the Chairmen of the Council of Administration and the Postal Operations Council and the Director General of the International Bureau.
8 The Consultative Committee shall establish its own programme within the framework of the following functions:
8.1 to examine documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chairman. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration, and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council, where appropriate;
8.2 to conduct studies of and debate issues of importance to the Consultative Committee’s members;
8.3 to consider issues affecting the postal services sector and issue reports on such issues;
8.4 to provide input to the work of the Council of Administration and the Postal Operations Council, including submitting reports and recommendations and giving opinions at the request of the two Councils;
8.5 to make recommendations to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comment by the Postal Operations Council.
9 The Chairman of the Council of Administration and the Chairman of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.
10 In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee may designate representatives to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, and their respective Committees, as observers without the right to vote.
11 If they so request, members of the Consultative Committee may attend plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council in accordance with articles 102.16 and 104.12. They may also participate in the work of project teams and working groups under terms established under articles 102.18 and 104.14. Members of the Consultative Committee may attend Congress as observers without the right to vote.
12 If they so request, the following observers may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote:
12.1 members of the Postal Operations Council and the Council of Administration;
12.2 intergovernmental organizations interested in the work of the Consultative Committee;
12.3 Restricted Unions;
12.4 other member countries of the Union.
13 For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
14 In exceptional circumstances observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
15 The International Bureau, under the responsibility of the Director General, shall provide the secretariat for the Consultative Committee.
Article VII
(Article 107 amended)
Information on the activities of the Consultative Committee
1 After each session, the Consultative Committee shall inform the Council of Administration and the Postal Operations Council of its activities by sending to the Chairmen of those bodies, inter alia, a summary record of its meetings and its recommendations and views.
2 The Consultative Committee shall make to the Council of Administration an annual activity report, with a copy to the Postal Operations Council. This report shall be included in the documentation of the Council of Administration that is provided to Union member countries, to their designated operators and to the Restricted Unions, in accordance with article 103.
3 The Consultative Committee shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries and their designated operators at least two months before the opening of Congress.
Article VIII
(Article 110 amended)
Languages used for documentation, for debates and for official correspondence
1 For the documentation of the Union, the French, English, Arabic and Spanish languages shall be used. The Chinese, German, Portuguese and Russian languages shall also be used provided that only the most important basic documentation is produced in these languages. Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request shall bear all of the costs involved.
2 The member country or countries which have requested a language other than the official language constitute a language group.
3 Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard.
4 Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested.
5 Correspondence between the member countries or their designated operators and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service.
6 The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5, shall be borne by the language group which has asked for that language. The member countries using the official language shall pay, in respect of the translation of non-official documents, a lump-sum contribution, the amount of which per contribution unit shall be the same as that borne by the member countries using the other International Bureau working language. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution.
7 The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the member countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group.
8 The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years.
9 For the discussions at meetings of the Union's bodies, the French, English, Spanish and Russian languages shall be admissible, by means of a system of interpretation – with or without electronic equipment – the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director General of the International Bureau and the member countries concerned.
10 Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.
11 Delegations using other languages shall arrange for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters.
12 The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union.
13 Member countries and/or their designated operators may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding the language to be used shall be French
Article IX
(Article 112 amended)
Duties of the Director General
1 The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative. He shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades. For appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside. He shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union. For the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply that principle. Moreover, the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process. The Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.
2 The Director General shall have the following duties:
2.1 to act as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
2.2 to notify the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;
2.3 to notify all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
2.4 to prepare the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and to submit it in due course to the Council of Administration for consideration; to communicate the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and to execute it;
2.5 to execute the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;
2.6 to take action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
2.7 to submit suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
2.8 following the close of Congress, to submit proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;
2.9 to prepare, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Strategy to be submitted to Congress;
2.10 to prepare, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’ performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;
2.11 to ensure the representation of the Union;
2.12 to act as an intermediary in relations between:
– the UPU and the Restricted Unions;
– the UPU and the United Nations;
– the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
– the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
2.13 to assume the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervise in this capacity and taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
– the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;
– the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
– the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;
2.14 to attend the meetings of the bodies of the Union and take part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
Article X
(Article 114 amended)
Secretariat of the Union’s bodies (Const 14, 15, 17, 18)
The secretariat of the Union’s bodies shall be provided by the International Bureau under the responsibility of the Director General. It shall send all the documents published on the occasion of each session to the member countries of the body and their designated operators, to member countries and their designated operators which, while not members of the body, cooperate in the studies undertaken, to the Restricted Unions and to other member countries and their designated operators which ask for them.
Article XI
(Article 116 amended)
Information. Opinions. Requests for interpretation and amendment of the Acts. Inquiries. Role in the settlement of accounts (Const 20; Gen Regs 124, 125, 126)
1 The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.
2 In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the international postal service, give an opinion, at the request of the parties involved, on questions in dispute, act on requests for interpretation and amendment of the Acts of the Union and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.
3 It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries and their designated operators on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.
4 It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.
Article XII
(Article 118 amended)
Forms supplied by the International Bureau (Const 20)
The International Bureau shall be responsible for arranging the manufacture of international reply coupons and for supplying them, at cost, to member countries or their designated operators ordering them.
Article XIII
(Article 119 amended)
Acts of Restricted Unions and Special Agreements (Const 8)
1 Two copies of the Acts of Restricted Unions and of Special Agreements concluded under article 8 of the Constitution shall be sent to the International Bureau by the offices of such Unions, or failing that, by one of the contracting parties.
2 The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union and shall inform member countries and their designated operators of the existence of such Unions and Agreements. The International Bureau shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision.
Article XIV
(Article 121 amended)
Biennial report on the work of the Union (Const 20; Gen Regs 102.6.17)
The International Bureau shall make a biennial report on the work of the Union, which shall be sent, after approval by the Council of Administration, to member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the United Nations.
Article XV
(Article 122 amended)
Procedure for submitting proposals to Congress (Const 29)
1 Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:
a proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;
b no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;
c proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;
d proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
e declarations of support shall reach the International Bureau within the same period as the proposals to which they refer.
2 Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received arter that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3 Every proposal shall, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.
4 Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5 The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply either to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses or to amendments to proposals already made.
Article XVI
(Article 123 amended)
Procedure for submitting proposals to the Postal Operations Council concerning the preparation of new Regulations in the light of decisions taken by Congress
1 The Regulations of the Universal Postal Convention and the Postal Payment Services Agreement shall be drawn up by the Postal Operations Council in the light of the decisions taken by Congress.
2 Proposals that are consequential on proposed amendments to the Convention or Postal Payment Services Agreement shall be submitted to the International Bureau simultaneously with the Congress proposals to which they relate. They may be submitted by a single member country without the support of other member countries. Such proposals shall be distributed to all member countries no later than one month prior to Congress.
3 Other proposals concerning the Regulations for consideration by the Postal Operations Council in its preparation of the new Regulations within the six months following Congress shall be submitted to the International Bureau at least two months prior to Congress.
4 Proposals concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions that are submitted by member countries must reach the International Bureau no later than two months before the opening of the Postal Operations Council. Such proposals shall be distributed to all member countries and their designated operators no later than one month prior to the opening of the Postal Operations Council.
Article XVII
(Article 124 amended)
Procedure for submitting proposals between Congresses (Const 29; Gen Regs 116)
1 To be eligible for consideration every proposal concerning the Convention or the Agreements submitted by a member country between Congresses shall be supported by at least two other member countries. Such proposals shall lapse if the International Bureau does not receive, at the same time, the necessary number of declarations of support.
2 These proposals shall be sent to other member countries through the intermediary of the International Bureau.
3 Proposals concerning the Regulations shall not require support but shall not be considered by the Postal Operations Council unless the latter agrees to the urgent necessity.
Article XVIII
(Article 125 amended)
Consideration of proposals between Congresses (Const 29; Gen Regs 116, 124)
1 Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: where a member country has sent a proposal to the International Bureau, the latter shall forward it to all member countries for examination. They shall be allowed a period of two months in which to examine the proposal and forward any observations to the International Bureau. Amendments shall not be admissible. Once these two months have elapsed, the International Bureau shall forward to member countries all the observations it has received and invite each member country to vote for or against the proposal. Member countries that have not sent in their vote within a period of two months shall be considered to have abstained. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars.
2 Proposals for amending the Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.
3 If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.
Article XIX
(Article 126 amended)
Notification of decisions adopted between Congresses (Const 29; Gen Regs 124, 125)
1 Amendments made to the Convention, the Agreements and the Final Protocols to those Acts shall be sanctioned by notification thereof to the governments of member countries by the Director General of the International Bureau.
2 Amendments made to the Regulations and their Final Protocols by the Postal Operations Council shall be communicated to member countries and their designated operators by the International Bureau. The same shall apply to the interpretations referred to in article 36.3.2 of the Convention and in the corresponding provisions of the Agreements.
Article XX
(Article 128 amended)
Fixing and regulation of the expenditure of the Union (Const 22)
1 Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed the following sums for 2009 and subsequent years: 37,000,000 Swiss francs for the years 2009 and 2010, and 37,235,000 Swiss francs for the years 2011 and 2012. The basic limit for 2012 shall also apply to the following years in case the Congress scheduled for 2012 is postponed.
2 The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.
3 The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.
4 The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.
5 Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.
6 If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.
7 Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
8 Member countries shall pay their contributions to the Union's annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 6% per annum from the fourth month.
9 Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.
10 A member country which, for legal or other reasons, cannot make such assignment shall undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.
11 Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.
12 In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.
13 A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.
14 To cover shortfalls in Union financing, a Reserve Fund shall be established the amount of which shall be fixed by the Council of Administration. This Fund shall be maintained primarily from budget surpluses. It may also be used to balance the budget or to reduce the amount of member countries' contributions.
15 As regards temporary financing shortfalls, the Government of the Swiss Confederation shall make the necessary short-term advances, on conditions which are to be fixed by mutual agreement. That Government shall supervise, without charge, book-keeping and accounting of the International Bureau within the limits of the credits fixed by Congress.
16 The provisions under paragraphs 9, 10, 11, 12 and 13 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.
Article XXI
(Article 130 amended)
Contribution classes (Const 21; Gen Regs 115, 128)
1 Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. These classes shall be the following:
class of 50 units;
class of 45 units;
class of 40 units;
class of 35 units;
class of 30 units;
class of 25 units;
class of 20 units;
class of 15 units;
class of 10 units;
class of 5 units;
class of 3 units;
class of 1 unit;
class of 0.5 unit, reserved for the least advanced countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration.
2 Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute a higher number of units than that corresponding to the contribution class to which it belongs, for a minimum term equivalent to the period between Congresses. The announcement of a change shall be made at the latest at Congress. At the end of the period between Congresses, the member country shall return automatically to its original number of contribution units unless it decides to maintain its contribution of a higher number of units. The payment of additional contributions shall increase the expenditure accordingly.
3 Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union in accordance with the procedure laid down in article 21.4 of the Constitution.
4 Member countries may subsequently be placed in a lower contribution class, on condition that the change request is sent to the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Congress shall give a non-binding opinion on these requests for a change in contribution class. The member country shall be free to decide whether to follow the opinion of Congress. The final decision of the member country shall be transmitted to the International Bureau Secretariat before the end of Congress. This change request shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress. Member countries that have not made known their wish to change contribution class within the required time shall remain in the class to which they belonged up to that time.
5 Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time.
6 Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen. In the same circumstances, the Council of Administration may also authorize a temporary reduction for the non-least developed countries already in the class of 1 unit by placing them in the class of 0.5 unit.
7 The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class.
8 Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction.
Article XXII
(Article 131 amended)
Payment for supplies from the International Bureau (Gen Regs 118)
Supplies provided by the International Bureau to member countries and their designated operators against payment shall be paid for in the shortest possible time and at the latest within six months from the first day of the month following that in which the account is sent by the Bureau. After that period the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5% per annum reckoned from the date of expiry of that period.
Article XXIII
(Article 132 amended)
Arbitration procedure (Const 32)
1 If a dispute has to be settled by arbitration, each of the member countries party to the case shall select a member country not directly involved in the dispute. When several member countries make common cause, they shall count only as a single member country for the purposes of this provision.
2 If one of the member countries party to the case does not act on a proposal for arbitration within a period of six months from the date of its sending, the International Bureau, if so requested, shall itself call upon the defaulting member country to appoint an arbitrator or shall itself appoint one ex officio.
3 The parties to the case may agree to appoint a single arbitrator which may be the International Bureau.
4 The decision of the arbitrators shall be taken by a majority of votes.
5 In the event of a tie the arbitrators shall select another member country, not involved in the dispute either, to settle the matter. Should they fail to agree on the choice, this member country shall be appointed by the International Bureau from among member countries not proposed by the arbitrators.
6 If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the member countries that are parties to that Agreement.
7 If a dispute has to be settled by arbitration between designated operators, the operators concerned shall ask their member countries to act in accordance with the procedure provided for in paragraphs 1 to 6.
Article XXIV
(Article 135 amended)
Amendment, entry into force and duration of the General Regulations
The amendments adopted by a Congress shall be the subject of an additional protocol and, unless that Congress decides otherwise, shall come into effect at the same time as the other Acts renewed in the course of the same Congress.
These General Regulations shall come into force on 1 January 2006 and shall remain in force for an indefinite period.
Article XXV
Accession to the Additional Protocol
Member countries which have not signed the present Protocol may accede to it at any time. The relevant instruments of accession shall be deposited with the Director General of the International Bureau, who shall notify the governments of the member countries of their deposit.
Article XXVI
Entry into force and duration of the Additional Protocol to the General Regulations
This Additional Protocol shall come into force on 1 January 2010 and shall remain in force for an indefinite period.
In witness whereof the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.
Done at Geneva, 12 August 2008.
Facebook
Twitter