Teksti suurus:

Eesti Vabariigi ja Soome Vabariigi rahvastikuregistri dokumentide legaliseerimisnõude tühistamise kokkulepe

Väljaandja:Vabariigi Valitsus
Akti liik:välisleping
Teksti liik:algtekst
Jõustumise kp:01.07.2012
Avaldamismärge:RT II, 22.06.2012, 3

Eesti Vabariigi ja Soome Vabariigi rahvastikuregistri dokumentide legaliseerimisnõude tühistamise kokkulepe

Vastu võetud 12.12.2011

Vabariigi Valitsuse 08.12.2011 korraldus nr 513 kokkuleppe eelnõu heakskiitmise kohta

Välisministeeriumi teadaanne välislepingu jõustumise kohta

 

Eesti Vabariik ja Soome Vabariik, edaspidi lepingupooled,

tiheda koostöö vaimus,

soovides lihtsustada mõlemas riigis koostatud avalike dokumentide kasutamist;

soovides kohaldada kahepoolsetes suhetes välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise 5. oktoobri 1961. aasta Haagi konventsiooni artikli 3 lõiget 2,

on kokku leppinud järgmises.

Artikkel 1

1. Artiklis 2 nimetatud avalikud dokumendid, mis on väljastatud ühe lepingupoole territooriumil, ei vaja teise lepingupoole territooriumil legaliseerimist ega muu samalaadse formaalsuse täitmist, sealhulgas apostille’ga kinnitamist.

2. Nimetatud dokumendid peavad olema koostatud inglise keeles, kinnitatud pitsati või ametliku templiga, olema alla kirjutatud pädeva ametiisiku poolt ja sisaldama allakirjutanud isiku ametikoha nimetust.

Artikkel 2

Kokkuleppes käsitatakse avaliku dokumendina:

a) järgmisi perekonnaseisuandmete väljavõtteid, mis on väljastatud Eesti Vabariigi Siseministeeriumi haldusalas:
     i. sünnitõend – väljavõte;
     ii. surmatõend – väljavõte;
     iii. abielutõend – väljavõte;
     iv. abielulahutuse tõend – väljavõte;
     v. abieluvõimetõend – väljavõte;
     vi. rahvastikuregistri väljavõte;
     vii. nimemuutuse tõend – väljavõte;

b) järgmisi väljavõtteid ja tõendeid, mis sisaldavad rahvastikualast informatsiooni ning mida väljastavad Soome pädevad ametkonnad perekonnaseisu ja abielu käsitlevate õigusaktide kohaselt:
     i. Soome rahvastikuregistri väljavõte;
     ii. Soome evangeelse luteri kiriku või Soome ortodoksse kiriku liikmeregistri tõend;
     iii. Soome õiguse järgi välisriigis abiellumise võimet kinnitav tõend.

 

Artikkel 3

1. Kui artiklis 2 nimetatud avalik dokument esitatakse ühe lepingupoole territooriumil ja selle allkirja, allakirjutanud isiku ametikoha või ka templi või pitsatijäljendi ehtsuses on tõsiseid kahtlusi, siis saadetakse selle kohta järelepärimine otse:

Eesti Vabariigis
     – Siseministeeriumi rahvastiku toimingute osakonnale,

Soome Vabariigis
     – Rahvastikuregistri keskasutusele.

2. Lõikes 1 osutatud ametkonnad edastavad pädeva isiku, asutuse või ametkonna vastuse.

3. Võimaluse korral lisatakse järelepärimisele originaaldokument või selle skannitud või paljundatud koopia.

 

Artikkel 4

1. Lepingupooled väljastavad teineteisele artikli 2 lõigetes a ja b nimetatud väljavõtteid või tõendeid teise lepingupoole kodanike kohta, kui seda taotletakse põhjendatud üksikjuhtudel ametlikuks kasutuseks.

2. Taotluse esitab pädevale ametkonnale diplomaatiline või konsulaarasutus. Selles peab olema lühidalt viidatud ametialasele põhjusele, miks taotlus on esitatud.

3. Nimetatud taotluste täitmise eest ei tohi nõuda kulutuste hüvitamist.

Artikkel 5

Lepingupoolte keskregistri andmete eest vastutavad ametkonnad on kohustatud säilitama ajakohastatud ja teisele lepingupoolele ligipääsetavat informatsiooni riigi pädevate ametkondade kohta, kes väljastavad selle kokkuleppe artiklis 2 nimetatud avalikke dokumente.

 

Artikkel 6

1. Kokkulepe on sõlmitud määramata tähtajaks. Lepingupooled teatavad teineteisele kirjalikult kokkuleppe jõustumiseks vajalike riigisiseste nõuete täitmisest. Kokkulepe jõustub teise kuu esimesel päeval teate saamisest.

2. Kokkulepet võib muuta kirjalikult lepingupoolte vastastikusel nõusolekul. Muudatused jõustuvad lõike 1 kohaselt.

3. Kumbki lepingupool võib kokkuleppe lõpetada, teatades sellest eelnevalt diplomaatiliste kanalite kaudu, kokkuleppe lõpetamine jõustub kuue kuu möödumisel teate saamisest.

Koostatud 12. detsembril 2011 Turus kahes eksemplaris inglise keeles.

 

Eesti Vabariigi nimel

Soome Vabariigi nimel

Andrus Ansip

Jyrki Katainen

 

Agreement between the Republic of Finland and the Republic of Estonia
on abolishing the requirement of legalisation for population register documents

 

The Republic of Finland and the Republic of Estonia, hereinafter referred to as “the Contracting States”,

in a spirit of close co-operation,

desiring to facilitate the use in either of the Contracting States of public documents drawn up in the other Contracting State,

wishing to supplement in their mutual relations the provisions of the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, in accordance with its Article 3(2),

have agreed as follows:

Article 1

1. Public documents referred to in Article 2, executed in either Contracting State and presented to authorities in the other Contracting State shall not require legalisation, or any similar formality, including the apostille.

2. These documents must be drawn up in English, bear a seal or an official stamp, the signatures of the competent authority and an indication of the capacity in which the person signing the document has acted.

 

Article 2

For the purposes of this Agreement, the following are deemed to be public documents:

a) the following civil status records emanating from the jurisdiction of the Ministry of the Interior of the Republic of Estonia:
     i. Birth certificate – extract;
     ii. Death certificate – extract;
     iii. Marriage certificate – extract;
     iv. Divorce certificate – extract;
     v. Marriage non-impediment certificate – extract;
     vi. Population register – extract;
     vii. Change of name certificate – extract.

b) the following extracts and certificates containing population information, the issuance of which in Finland is based on the competence vested in authorities by the legislation on the registration of population data and on marriage:
     i. Extract from the population information system in Finland;
     ii. Certificate from the member register of the Evangelical Lutheran Church of Finland or the Finnish Orthodox Church;
     iii. Certificate on the capacity under Finnish law to contract marriage before a foreign authority.

 

Article 3

1. When a public document referred to in Article 2 is produced in either Contracting State and there are serious reasons for doubting the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the documents acted and, where appropriate, the identity of the seal or official stamp which it bears, a request for verification may be addressed directly:

In the Republic of Estonia:
     – to the Population Facts Department in the Ministry of the Interior,

In the Republic of Finland:
     – to the central government authority responsible for population registry.

2. Authorities referred to in paragraph 1 shall be responsible for transmitting the reply of the competent person, body or authority.

3. The requests for verifications shall, where possible, be accompanied by the original, scanned image or photocopy of the document.

 

Article 4

1. Contracting States shall undertake to issue to the other Contracting State extracts or certificates described in paragraphs a and b of Article 2 concerning nationals of the requesting Contracting State when requested for official purposes in justifiable individual cases.

2. The request shall be made by diplomatic missions or consular posts to the competent authority or by the competent authority directly to the competent authority in the other Contracting State. It shall indicate briefly official purposes for which the request is made.

3. The fulfilment of such requests shall not entail payment of any charge or fee.

 

Article 5

The central government authorities responsible for the central population registry records of the Contracting States are obliged to keep updated and accessible to the other Contracting State the information on the country’s competent authorities authorised to issue public documents as specified in Article 2 of this Agreement.

 

Article 6

1. This Agreement has been concluded for an indefinite period of time. The Contracting States shall notify each other in writing when their internal legal procedures necessary for the entry into force of this Agreement have been fulfilled. This Agreement shall enter into force on the first day of the second month following the date of receipt of the latter notification.

2. This Agreement may be amended in writing by the mutual consent of the Contracting States. Such amendments shall enter into force according to paragraph 1.

3. This Agreement may be terminated by either of the Contracting States by giving prior notification through diplomatic channels and shall remain valid six months following the date of the receipt of such notification.

Done at Turku on the 12th of December 2011 in duplicate in English.

 

For the Government of the Republic of Estonia

For the Government of the Republic of Finland

Andrus Ansip

Jyrki Katainen