Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määruse nr 308 "Arhiivieeskirja kinnitamine" muutmine

Vastu võetud 04.03.2003 nr 65

Määrus kehtestatakse «Arhiiviseaduse» (RT I 1998, 36/37, 552; 1999, 16, 271; 2000, 92, 597; 2001, 88, 531; 93, 565; 2002, 53, 336; 61, 375; 63, 387; 82, 480) §-de 15 ja 55 alusel.

Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 308 kinnitatud «Arhiivieeskirjas» (RT I 1998, 118–120, 1904; 1999, 2, õiend; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59; 2002, 32, 193) tehakse järgmised muudatused:

1) eeskirja täiendatakse punktiga 1¹ järgmises sõnastuses:

« 1¹. Eeskiri kehtib ka digitaalarhivaalide kohta, mille all peetakse silmas neid arhiivimoodustajate asjaajamises digitaalselt loodud või saadud dokumente, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse nende väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule, ning automatiseeritud andmetöötlusega andmekogusid andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77; 2002, 61, 375; 63, 387) § 2 lõike 1 mõistes.»;

2) eeskirja täiendatakse punktiga 33¹ järgmises sõnastuses:

« 33¹. Arhiivimoodustaja esitab avaliku arhiivi taotlusel digitaalarhivaalide hindamise läbiviimiseks lisaks punktis 33 sätestatule tehnilise dokumentatsiooni arhivaalide senise säilitamise protseduuride, kasutajate ning arhivaalide haldamiseks kasutatud riist- ja tarkvara kohta.»;

3) eeskirja täiendatakse punktidega 70¹,70² , 70³, 70⁴, 70⁵, 70⁶ ja 70⁷ järgmises sõnastuses:

«Nõuded digitaalarhivaalide arhiivi üleandmiseks

70¹. Digitaalarhivaalid antakse avalikku arhiivi elektrooniliselt loetaval kandjal, milleks on ühekordseks salvestamiseks mõeldud kompaktplaat (CD). Avaliku arhiivi nõudel esitatakse arhivaalid ka paberile väljatrükituna.

70². Digitaalarhivaal antakse avalikku arhiivi tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus. Vajaduse korral viiakse arhivaalid sobivasse vormingusse enne üleandmist. Vormingu ja konverteerimisprotseduurid otsustab avalik arhiiv koostöös arhiivimoodustajaga.

70³. Üleantav digitaalarhivaal peab olema ühes järgmistest vormingutest:
1) Standard Generalized Markup Language (SGML), sealhulgas World Wide Web Consortium’i (W3C) soovitustele vastav Extensible Markup Language (XML);
2) Portable Document File Format (PDF);
3) lihttekst, mis vastab käesoleva eeskirja punktis 70⁴ viidatud standarditele;
4)  Tagged Image File Format (TIFF);
5) Portable Networks Graphics (PNG).

70⁴. Üleantavates tekstifailides kasutatakse 8-bitiseid märgikoode Latin-1 ISO 8859-1 või Latin-9 ISO 8859-15. Mitte-eestikeelsete tekstide puhul on lubatud kasutada UTF-8 (Unicode) ISO 10646 märgikoodi.

70⁵. Tabelarvutuse tabelid ja andmebaaside tabelid konverteeritakse andmevälja varieeruva pikkusega (kuni 2048 sümbolit) lihttekstiks koos andmevälja eraldajaga, milleks on etteantud sümbol. Üldjuhul salvestatakse andmebaaside tabelitevahelised seosed säilitamiseks Structured Query Language’is (SQL) ja lihtteksti kujul. Erandid kooskõlastatakse avaliku arhiiviga.

70⁶. Digitaalarhivaalid antakse avalikku arhiivi tihendamata ja krüpteerimata. Erandid on lubatud arhiivi nõusolekul.

70⁷. Digitaalarhivaalid antakse avalikku arhiivi üle kahe identse eksemplarina.»;

4) eeskirja täiendatakse punktidega 95¹ ja 95 ² järgmises sõnastuses:

« 95¹. Digitaalarhivaalide kirjeldus peab avaliku arhiivi nõudmisel lisaks käesolevas peatükis eelnevalt sätestatule sisaldama:
1) arhivaalide haldamiseks kasutatud riist- ja tarkvara tehnilist dokumentatsiooni;
2) teavet failide loogilise paigutuse ja nimetuste kohta.

95². Digitaalarhivaalide kirjeldus esitatakse digitaalsel ja paberkandjal või avaliku arhiivi loal ühel neist.»;

5) eeskirja täiendatakse punktiga 106¹ järgmises sõnastuses:

« 106¹. Mitme arhiivimoodustaja poolt ühiselt töödeldud andmekogu antakse arhiivi tervikuna. Andmekogu arhiivile üleandja määrab niisugusel juhul arhiiviasutus koostöös andmekogu omanikuga.»;

6) eeskirja täiendatakse punktiga 123¹ järgmises sõnastuses:

« 123¹. Digitaalarhivaalide omaduste ja kasutatavuse kindlakstegemiseks võib avalik arhiiv enne arhivaalide lõplikku vastuvõtmist katseliselt vastu võtta osa üleandmisele kuuluvate digitaalarhivaalide kogumist.»;

7) eeskirja täiendatakse punktiga 124¹ järgmises sõnastuses:

« 124¹. Kui punkti 123¹ kohaselt katseliselt vastu võetud digitaalarhivaalide kogumi osa seisukord ei võimalda tagada nende säilimist ja kasutamist, võib arhiiv keelduda kogumi vastuvõtmisest.»;

8) punkt 209 sõnastatakse järgmiselt:

« 209. Arhivaalide korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasutamise, sealhulgas digitaalarhivaalide vormingu, dokumenteerimise, andmekandja, selle pakendamise ning tähistamise nõuete täitmiseks annab Rahvusarhiiv soovituslikke juhiseid riigi- ja kohaliku omavalitsuse organitele ja asutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ning seaduse või selle alusel avalikke ülesandeid täitvatele eraõiguslikele isikutele.»

Peaminister Siim KALLAS

Kultuuriminister Margus ALLIKMAA

Riigisekretär Aino LEPIK von WIRÉN