Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste kinnitamine

Vastu võetud 02.07.1996 nr 183

Vabariigi Valitsuse seaduse (RT I 1995, 94, 1628; 1996, 49, 953) paragrahvi 27 lõike 3 ja avaldustele vastamise seaduse (RT I 1994, 51, 857) paragrahvi 11 alusel Vabariigi Valitsus määrab:
1. Kinnitada «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused» (juurde lisatud).
2. Avaldustele vastamise seaduse alusel esitatud avalduste ja märgukirjade lahendamisega seotud asjaajamise osas kehtivad «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused» ka teistele riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele.
3. Valitsusasutustel viia ühe aasta jooksul oma asjaajamiskord kooskõlla käesoleva määrusega ning tagada hallatavate riigiasutuste asjaajamiskorra käesoleva määrusega kooskõlla viimine, arvestades nende asutuste ülesandeid, ülesehitust ja asjaajamise mahtu.
4. Tunnistada kehtetuks:
1) Eesti NSV Ministrite Nõukogu 30. mai 1977. a. määrus nr. 286 «Eesti NSV ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide asjaajamise näidisjuhendi kinnitamise kohta» (ENSV Teataja 1977, 40, 467; RT 1992, 21, 304), välja arvatud punktiga 1 kinnitatud «Eesti NSV ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide asjaajamise näidisjuhendi» osa 2 ja lisad 1—4 ning 16;
2) Vabariigi Valitsuse 3. märtsi 1992. a. korraldus nr. 119-k.
5. Käesolev määrus jõustub 1. septembril 1996. a.

Justiitsminister peaministri ülesannetes Paul VARUL

Justiitsminister Paul VARUL

Riigikantselei peadirektor riigisekretäri ülesannetes Tarmo MÄND

K i n n i t a t u d Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996. a määrusega nr 183

Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused
I. ÜLDALUSED

1. «Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused» (edaspidi – alused) määravad kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded valitsusasutustele.
2. Asjaajamine aluste mõttes on dokumentide vormistamise, töötlemise, registreerimise, edastamise ja süstematiseerimisega seotud tegevus. Alustes reguleeritakse:

1) haldusdokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduuri;
2) haldusdokumentidele esitatavaid vorminõudeid;
3) dokumendiringluse korraldamist asutuses alates dokumendi asutusse saabumisest või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paiguta­miseni;
4) toimikute ettevalmistamist säilitamiseks;
5) dokumentide säilitamist, kasutamist ja hävitamist;
6) asjaajamise üleandmist ametniku teenistusest vabastamise või teenistussuhte peatumise korral tulenevalt avaliku teenistuse seaduse (RT I 1995, 16, 228; 50, 764; 97, 1664; 1996, 15, 265) paragrahvi 65 lõikest 1.
3. Haldusdokumendid aluste mõttes on dokumendid, mis koostatakse asutuste juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks, näiteks korraldused, käskkirjad, protokollid, aktid, analüüsid, arvamused, avaldused, esildised, kirjad, märgukirjad, teatised, tõendid jm.
4. Valitsusasutuse (edaspidi asutus) asjaajamise korraldamise eest vastutab asutuse põhimääruses määratud struktuuriüksus või ametnik, kellele see on ülesandeks tehtud (edaspidi asjaajamisteenistus).
5. Asjaajamine peab tagama asutuse efektiivse töö: koostatavate dokumentide optimaalse koosseisu ja hulga, dokumentide kiire ringluse, operatiivse infootsingu, asjade tähtaegse lahendamise kontrolli, dokumentide säilimise. Hästi korraldatud asjaajamine eeldab tema mitteloominguliste operatsioonide maksimaalset automatiseerimist, unifitseeritud dokumendivormide ja trafaretsete tekstide kasutamist, samuti asjade operatiivset lahendamist telefoni või läbirääkimiste teel, kui dokumentide koostamine ei ole tingimata vajalik.
6. Alused ei reguleeri tööd dokumentidega, millega seotud asjaajamine on reguleeritud riigisaladuse seaduse (RT I 1994, 45, 720; 1996, 42, 809) ja selle alusel antud õigusaktidega.
7. Alustele on lisatud määruse, käskkirja, protokolli, kirja, asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti ja avalduse näidised eesmärgiga abistada ametnikke dokumentide vormistamisel. Näidistega ei esitata nõudeid dokumendi sisule.

II. HALDUSDOKUMENTIDE VORMINÕUDED

Dokumendiplangid
8. Haldusdokumendid (edaspidi — dokumendid) vormistatakse plankidele. Plank on asutusel, asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, või ametiisikul, kellel on õigusakti andmise õigus.
9. Dokumendiplangi võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks tuleb plangi valmistamisel kasutada vähemalt ühte turvaelementi. Võimalikud plankide turvamise moodused on: värvitrükk, vesimärgiga või toonitud paber, reljeeftrükis riigivapi või muu sümboli kujutis, polügraafiliselt või muu meetodiga valmistatud turvaelement jm.
10. Asutusesiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada arvutil või koopiamasinal.
11. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada.
12. Asutusel peab olema valitsusasutuste poolt väljaantavate dokumentide näidiste registris registreeritud üldplank ja kirjaplank. Üld- ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate rekvisiitide koosseis. Üldplangi alusel valmistatakse konkreetse dokumendiliigi planke.
13. Valitsuskomisjonid või valitsusasutuses tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad komisjoni ja nõukogu teenindava valitsusasutuse dokumendiplanke, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid.
14. Dokumente (välja arvatud õigusaktid) võib vormistada mõlemale lehepoolele, kui seda võimaldab paberi kvaliteet.
15. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse kahte paberi formaati – A4 (210 × 297 mm) ja A5 (210 × 148 mm). Vajaduse korral võib formaati A4 kasutada põikilehena.
16. Õigusaktid ja mitteadresseeritavad dokumendid vormistatakse üldplangile või näidisvormingu alusel kehtestatud vormi kohaselt, väljasaadetavate kirjade originaalid aga kirjaplangile. Dokumendi eelnõu töövariante trükitud plangile ei vormistata.
17. Dokumendiplangid kujundatakse käesolevale korrale lisatud näidisvormingute alusel (lisad 1 ja 2).
Dokumentide rekvisiitide paigutus peab vastama näidisvormingule.
18. Näidisvormingu veeriste laiused on:

vasak	30 mm
ülemine	8 mm
parem	12 mm
alumine	9 mm

Dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasaku veerise laius on 12 mm ja parema veerise laius 30 mm.
19. Dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetuse trükkimiseks tuleb kasutada trükikirja suurusega 12 kuni 24 punkti, kontaktandmete trükki­miseks — 8 kuni 10 punkti. Kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis. Suurema kirjaga võib esile tõsta ainult dokumendi väljaandja nime ja dokumendiliigi nimetust.
Kontaktandmete väli eraldatakse sõnumiväljast normaalse (0,25 mm) või pooljämeda (0,35 mm) pidevjoonega.
20. Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde (võõrkeeltesse).
Kahes või enamas keeles trükitud plankidel trükitakse esikohale (ülespoole või vasakule) dokumendi väljaandja (asutuse ja tema struktuuriüksuse nimi või ametiisiku ametinimetus) eesti keeles, seejärel võõrkeeltes keelte tähestikulises järjekorras.
Näide:  Riigikantselei
            State Chancellery of the Republic of Estonia
            Государственная канцелярия Эстонской Республики

Dokumendi rekvisiidid
21. Dokumentide vormistamiseks kasutatakse järgmisi rekvisiite:
1) vapi kujutis või asutuse logo (embleem);
2) dokumendi väljaandja (asutuse ja tema struktuuriüksuse nimi või ametiisik);
3) asutuse registrinumber;
4) dokumendiliigi nimetus;
5) kuupäev;
6) dokumendiregistri indeks (number);
7) viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri indek­sile;
8) väljaandmise koht;
9) dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge («KIIRE», «KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK»), «ASUTUSE­SISESEKS KASUTAMISEKS»);
10) adressaat;
11) kinnitusmärge;
12) pealkiri;
13) pöördumine;
14) tekst;
15) tervitusvormel;
16) allkiri;
17) märkus lisade kohta;
18) lisaadressaadid (jaotuskava);
19) kooskõlastusmärge;
20) viisa;
21) pitser;
22) märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklik­kuse kohta («EELNÕU», «ÄRAKIRI» («KOOPIA»), «VÄLJAVÕTE»);
23) ärakirja, koopia, väljavõtte tõestusmärge;
24) koostaja nimi ja telefoninumber;
25) arvutifaili tähis;
26) kontaktandmed.
Näidisvormingul on rekvisiidi number märgitud ümarsulgude vahele.
22. Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutuse kord peab olema püsiv.
Kõigi paberkandjale vormistatavate dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on «Dokumendi väljaandja», «Dokumendiliigi nimetus» (välja arvatud kirjal), «Kuupäev», «Dokumendiregistri indeks» (registreeritavatel dokumentidel), «Tekst» ja «Allkiri».
23. Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse nende asukohad järg­miselt:
1) kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2, 3 ja 26 ning võidakse tähis­tada rekvisiitide 5, 6 ja 7 asukohad;
2) üldplangile trükitakse rekvisiidid 1, 2 ja 3 ning võidakse tähistada rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad;
3) dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 1, 2, 3 ja 4 ning vastava­le dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 5, 6 ja 8 asukohad võidakse tähistada.

Rekvisiitide vormistamise nõuded
24. Asutused võivad dokumendiplankidel kasutada riigivapi kujutist vasta­valt riigivapi seadusele (RT I 1993, 43, 619) ja selle alusel antud õigusaktidele. Valitsusasutused kasutavad dokumendiplankidel väikese riigivapi kujutist või kehtestatud korras registreeritud muid sümboleid.
25. Riigivapi kujutis trükitakse kirjapeaväljale asutuse nimest vasakule või keskele asutuse nime kohale või eesti- ja võõrkeelse nime vahele.
26. Asutuse nimi peab täielikult vastama õigusaktis, millega asutus on moodustatud, märgitud nimele. Asutuse ja struktuuriüksuse nimi plangil on nimetavas käändes.
27. Kuupäeva märkimiseks dokumendi rekvisiidina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.

Näited:	03.04.1995, kus 03 märgib kuupäeva, 04 kuud
	03.04.95
	3. aprill 1995

Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna «aasta» vajalikus käändes või lühendi «a».
Õigusaktides ja välisriikide korrespondentidega peetavas kirjavahetuses tuleb eelistada kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi.
28. Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja dokumendiregistri indeks. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade «Teie» või «Viide (Viited)» ja «Meie» abil.
29. Üldplangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes.
30. Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või tema kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge («KIIRE», «KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK»), «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS») suurtähtedega nii dokumendile kui ümbrikule.
31. Kiri adresseeritakse ametiisikule, asutuse struktuuriüksusele, asutusele, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond.

Näited:	Hr Mait Mets	N.ministeerium
	N.ministeerium	personaliosakond
	Kase 37	Kase 37
	EE0100 TALLINN	EE0100 TALLINN

32. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati.
33. Kirja adresseerimisel välismaale on soovitatav järgida «Ülemaailmse postikonventsiooni täitevreglementi». Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles. Riigi nime asemel võib kasutada rahvusvahelisele standardile ISO 3166 vastavat kahetähelist lühendit.
34. Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt:
1) mitmele adressaadile lahendamiseks või informatsiooniks saadetavad kirjad vormistatakse asutuse kirjaplangile. Asutusse jääv ärakiri vormistatakse valgele paberile või valmistatakse koopiamasinal enne kirja viseeri­mist ja allakirjutamiseks esitamist. Valitsusasutustele ja teistele püsikorrespondentidele saadetavate kirjade adressaadiväljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, kusjuures adressaa­tide vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla. Kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu «Sama», «Teadmiseks» või «Koopia(d)».

Näide 1:	Adressaadiväljal	Lisaadressaatide real
	L.minister Peeter Puu M.minister Laine Lepp N.minister Mait Mets	Koopia: Eesti Linnade Liit
Näide 2:	J.minister Kalju Kadakas	Sama:L.minister Peeter Puu M.minister Laine Lepp N.minister Mait Mets S.minister Rein Saar T.minister Toivo Tamm Teadmiseks: R. maavanem Ivo Laas S. maavanem Uno Vaher

Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast. Kui konkreetseid kirja saajaid on rohkem kui üks, tõmmatakse vastavale adressaadile joon alla;
2) valitsusasutuste ja teiste püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita.

Näide:	Adressaadiväljal	Lisaadressaatide real
	Pärnu Linnavalitsus Uus 4 EE3600 PÄRNU	Sama:Narva Linnavalitsus Tartu Linnavalitsus

3) kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja;
4) valitsusasutuse poolt üheliigiliste hallatavate asutuste või alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi.
Näide:Maavalitsused
Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, asutusse jääb originaal;
5) paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus «Vastavalt nimekirjale».
35. Õigusaktiga kinnitatav dokument (näiteks põhimäärus, sisekorraees­kiri, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

KINNITATUD
N.ministri 18. aprilli 1996. a
käskkirjaga nr 27

Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt:

KINNITATUD
N.ministri 18. aprilli 1996. a
käskkirjaga nr 27
Lisa 5

Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumentide hävitamise akt jm), vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

KINNITAN
.
.(allkiri)
.
Karl Kask
Kantsler
18.04.1996

36. Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata võivad olla lühi­kesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu. Üldjuhul märgitakse pealkiri nimetavas käändes.
Näide:Personali täienduskoolitus
Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse ka alapealkirjad.
37. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ja üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus.
38. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord.
39. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid.
Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid (näide 1).
Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse (näide 2).

Näide 1:	Näide 2:
1.               Peatükk (osa) 1.1             Jagu (alaosa) 1.2.            ......... 1.2.1          Punkt 1.2.2.         ......... 1.2.2.1        Alapunkt	I. Osa 1. Punkt 2. ............... 1) Alapunkt 2) ................ 3) ................

40. Rekvisiit «Allkiri» koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 rida.

Näide:	.
	. (allkiri)
	.
	Karl Kask
	Kantsler

41. Valitsuskomisjoni või valitsusasutuses tegutseva komisjoni või nõukogu nimel allakirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele ametinimetuse vastavas komisjonis.
42. Mitut allkirja vajavate dokumentide allkirjad vormistatakse järgmiselt. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järg­mist rekvisiiti «Allkiri» ühe rea võrra allapoole.

Näide:	.	.
	(allkiri)	(allkiri)
	.	.
	Laine Lepp	Karl Kask
	Minister	Kantsler

Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele.
43. Kui dokumendi eelnõus ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, tuleb allkirja dešif­reering ja ametinimetus ümber vormistada.
44. Õigusaktiga kinnitatavatel dokumentidel peavad olema dokumendile vajalikud rekvisiidid: pealkiri, allkiri, vajadusel koostamise kuupäev, kooskõlas­tusmärked, viisad. Õigusaktiga kinnitatavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud ametnik või dokumendi sisu eest vastutav ametnik (koostaja), tulenevalt dokumendi liigist.
45. Ainult must-valgetele plankidele vormistatud dokumentidele ei ole soovitatav alla kirjutada musta värvi tindi või pastapliiatsiga.
46. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv.
Näide:   Lisa: 8 lehel 2 eks
Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.
Näide:Lisa: Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste eelnõu 10 lehel 1 eks
Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt:
Näide:  Lisa:  Riigiarhiivi arhiiviteatis 15.04.1995 nr 1-17/925
                     2 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 5 lehel 1 eks
47. Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis.
48. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette.
Näide:  Lisa 3
            R. maavalitsuse asjaajamiskorra juurde
49. Dokumendi jaotuskava märgitakse dokumendi originaalile või eraldi lehele.
Näide:   Ärakirjad:  Personaliosakond, raamatupidamine
50. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «Kinnitusmärge». Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.
51. Dokumendi eelnõu viseeritakse asjaomaste ametiisikute poolt. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest.
52. Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad dokumendi viimase lehe pöördele.
Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril.
Erandina viseeritakse kõrgemalseisvatele asutustele esitatavad õigusaktide eelnõud esimesel (väljasaadetaval) eksemplaril.
Õigusaktide eelnõude asutusesiseseks kooskõlastamiseks võib kasutada eraldi kooskõlastuslehte, mis paigutatakse õigusakti originaali juurde.
53. Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Kõigil muudel juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kasutatakse vapi- või asutuse või struktuuriüksuse pitsatit vastavalt seadusele, seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele, asutuse või struktuuriüksuse põhimäärusele või teistele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele dokumentidele.
Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Ei ole soovitatav kasutada musta pitserit.
54. Dokumendi eelnõu esimese lehe ülemises parempoolses nurgas peab olema märge «EELNÕU» koos eelnõu vastava variandi valmimise kuupäevaga.
55. Asjaajamise käigus võib kasutada paljundatud allkirjafaksiimilega dokumendikoopiaid.
Dokumendiärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» («KOOPIA») ning tehakse viimasele lehele vastav tõestusmärge.

Näide:	ÄRAKIRI ÕIGE
	.
	. (allkiri)
	.
	Tiina Tamm
	Kantselei juhataja
	16.08.1995

56. Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse asutuse plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «VÄLJAVÕTE». Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtete õigsust võib tõestada ainult pitseriga. Väljavõtte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga analoogiliselt punktis 55 märgitule.
57. Üldjuhul märgitakse kirjale selle koostaja (vastutava täitja) ees- ja perekonnanimi ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja, märgitakse ainult telefoninumber.
58. Arvutis salvestatud dokumentide viimase lehe alumisse vasakpoolsesse nurka võib märkida arvutifaili tähise.

Dokumendi vormistamine arvutil ja kirjutusmasinal
59. Dokumentide vormistamisel kasutatakse järgmisi kirjasamme, kirja suurusi ja šrifte:
1) kirjutusmasinal kirjasammu 2,54 mm või 2,117 mm;
2) arvutil püstkirja šriftiga Helvetica, Times, Times New Roman, Arial või Courier suurusega 12 kuni 14.
60. Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitatav kasutada mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas.
61. Dokumentide vormistamisel kasutatakse järgmisi reavahesid:
1) kirjutusmasinal 1 või 1,5;
2) arvutil üks reavahe, 1,5 reavahet või automaatne reavahe.
Dokumentide eelnõude ja käsikirjade vormistamiseks on soovitatav kasu­tada kirjutusmasinal reavahet 2, arvutil kahekordset reavahet.
62. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike võib joondada vasaku veerise järgi või kasu­tada taandrida. Kui lõiku alustatakse taandreaga, algab see vasakust veerisest 15 mm kaugusel.
Teksti erinevaid lõike ei ole soovitatav kirjutada erineva reavahega.
63. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.
Näide:   3(7)
64. Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki.

III. DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE

Dokumentide registreerimise üldnõuded
65. Asutuses registreeritavad dokumendiliigid määratakse asutuse asjaajamiskorras.
66. Dokumendiregistri pidamise eest vastutavad struktuuriüksused määratakse kindlaks asutuse põhimääruses ja asjaajamiskorras.
67. Dokumendiregistrit võib asutuses pidada tsentraliseeritult või detsentraliseeritult.
68. Üldjuhul peetakse dokumendiregistrit tsentraliseeritult asutuse asjaajamisteenistuses.
69. Detsentraliseeritud registrit võib pidada juhul, kui asutuse struktuuriüksused paiknevad eraldi hoonetes või asutuse asjaajamise maht ja iseloom eeldab dokumentide detsentraliseeritud registreerimist. Dokumentide detsentraliseeritud registri pidamise korral toimub dokumentide registreerimine asutuse struktuuriüksustes.
70. Asutusse saabunud ja asutusest väljasaadetavad, kaasa arvatud arvutipostiga, faksiga või muul viisil saabunud või edasitoimetatavad dokumendid, registreeritakse dokumendiregistris.
71. Dokument kantakse asutuse dokumendiregistrisse üks kord. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti ei registreerita uuesti struktuuriüksuses.
72. Dokumendiregistrit peetakse arvutis, kartoteegikaartidel või registreerimisraamatus.
73. Dokumendiregistri pidamisel peab olema tagatud registri kontrollseisus hoidmine, st register peab sisaldama kõiki andmeid viimase kande tegemise päeva seisuga. Registri pidamine peab vastama andmekaitse nõuetele.
74. Riigisaladust sisaldavate dokumentide registrit peetakse eraldi, lähtudes riigisaladuse seadusest ja selle alusel kehtestatud õigusaktidest.
75. Õigusaktide kehtestamisel registreeritakse need teistest dokumentidest eraldi. Neile antakse üksnes järjekorranumber. Personalialase õigusakti numbrile võib lisada tähe p.
76. Märget «KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK») kandvad dokumendid ja üksnes asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorra kohaselt kas ühtses dokumendiregistris või eraldi.
77. Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile registriindeks, mis koosneb:
1) järjekorranumbrist;
2) toimiku indeksist, mis koosneb selle struktuuriüksuse (tegevussuuna või ametiisiku) tähisest, kus dokument koostati või kuhu dokument läbivaatamiseks või lahendamiseks saadeti, ja toimiku loetelujärgsest järjekorranumbrist. Küsimust korduvalt käsitleva dokumendi registreerimisel võib kasutada individualiseerivat numbrit.
Näide: Väljasaadetud kirja indeks on 10-12/267-3, kus 10 on struktuuriüksuse tähis, 12 toimiku loetelujärgne number, 267 järjekorranumber ja 3 dokumenti individualiseeriv number.
78. Üldjuhul algavad dokumendi järjekorranumbrid uuel kalendriaastal numbrist 1. Kindla ülesandega loodud komisjonide protokollid ja muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.
79. Kartoteegikaartidel või registreerimisraamatus dokumendiregistrit pidavad asutused peavad uuel aastal uuesti registreerima eelmisel aastal saabunud või saadetud dokumendid, mis käesoleva aasta 1. märtsiks on lahendamata.
80. Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorranumber vaid saabunud ja väljasaadetava esmase dokumendi registreerimisel. Samas asjas saabunud ja väljasaadetavad vastusdokumendid, samuti korduvalt saabunud ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse esmase dokumendi registriindeksi all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri.
81. Asutusesiseselt adresseeritud dokumentide registreerimine määratakse kindlaks asutuse asjaajamiskorras.
82. Registreerimisele ei kuulu, kui asutuse asjaajamiskorras ei ole ette nähtud teisiti:
1) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;
2) reklaamtrükised;
3) perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm);
4) informatiivse sisuga trükised, kui nende esitamine konkreetsele asutusele ei ole kohustuslik vastavalt seadusele või kõrgemalseisva asutuse või ametniku korraldusele;
5) kirjad märkega «ISIKLIK»;
6) dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;
7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile.

Saabunud dokumentide registreerimine
83. Esmased andmed dokumendi kohta (punkti 88 alapunktid 1–8) kantakse dokumendiregistrisse dokumendi saabumise päeval.
84. Saabumisel kontrollitakse asjaajamisteenistuses dokumendi vastavust olulisematele vorminõuetele, loetletud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Kui dokument ei vasta olulisematele vorminõuetele, siis võetakse ühendust dokumendi saatjaga ning vajadusel märgitakse dokumendile puuduvad andmed. Lisade puudumise korral dokumenti registrisse ei kanta, vaid teatatakse sellest saatjale.
85. Kui dokumendil ei ole ettenähtud allkirju, saadetakse dokument tagasi.
86. Saabunud kirja esimese lehekülje vabale pinnale tehakse registreerimisel saabumismärge.
87. Saabumismärge peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:
1) asutuse nimi ja vajadusel (dokumentide detsentraliseeritud registreerimise korral) dokumendi registreerinud struktuuriüksuse tähis;
2) saabumise kuupäev;
3) järjekorranumber dokumendiregistris.
88. Saabunud dokumendi kohta kantakse registrisse peale registriindeksi järgmised andmed:
1) saatja nimi;
2) saatja postiaadress (füüsiliste isikute avalduste ja märgukirjade puhul);
3) dokumendi saatja poolt märgitud registriindeks;
4) dokumendi kuupäev;
5) saabumise kuupäev;
6) dokumendi (või lisa) liik;
7) pealkiri ja/või dokumendi lühike sisukokkuvõte;
8) põhidokumendiga koos saabunud lisade arv (vajadusel nende nimetused);
9) struktuuriüksus või ametnik, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;
10) läbivaatamise või vastamise tähtaeg;
11) lahendamise käik ja täitmismärge.
89. Faksiga saabunud kiri registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse asutuse asjaajamiskorra kohaselt. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele tema saabumiskuupäev, suunatakse ta antud asjaga tegelevale struktuuriüksusele ja tehakse dokumendiregistrisse täiendav sissekanne originaali saabumise kuupäeva kohta. Kirja lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksiga saabumise kuupäevast.
90. Punkti 88 alapunktides 9, 10 ja 11 ettenähtud andmed kantakse registrisse pärast dokumentide läbivaatamist ja lahendamisele suunamist vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
91. Dokumendi menetluse lõppedes kantakse registrisse märge asja lahendamise kohta (täitmismärge).
92. Kõik asutuse juhi vastuvõttudel esitatud avaldused, märgukirjad ja pöördumised registreeritakse vastuvõtu päeval üldises korras. Sel juhul vastutab registreerimise eest ametnik, kes korraldab asutuse juhi vastuvõtte.
93. Kõik käsipostiga asutusse saabunud või asutuse ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras üleandmise päeval. Sel juhul vastutab registreerimise eest dokumendi vastuvõtnud ametnik.
94. Arvutipostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab ametnik, kelle kasutuses olevale faksile või arvutipostiaadressile dokument saabus.
95. Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on adresseeritud.

Väljasaadetavate dokumentide registreerimine
96. Kõik väljasaadetavad dokumendid registreeritakse. Dokumendiregister peab väljasaadetavate dokumentide kohta sisaldama järgmisi andmeid:
1) adressaat või adressaadid;
2) dokumendi kuupäev ja registriindeks;
3) dokumendi väljasaatmise kuupäev;
4) dokumendi (või lisa) liik;
5) dokumendi pealkiri või sisukokkuvõte;
6) dokumendi koostaja;
7) dokumendi allakirjutaja;
8) dokumendi lisade arv ja nimetused;
9) lahendamise käik ja täitmismärge.
97. Välja ei saadeta ega registreerita konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Sel juhul tagastab registreerimise ja väljasaatmise eest vastutav ametnik dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks.
98. Kõik käsipostiga, faksiga või muul viisil väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras. Arvutipostiga saadetavad dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab sel juhul dokumendi koostaja.
99. Kui asutuse põhimääruses on struktuuriüksustele antud õigus oma nimel dokumente välja saata, registreeritakse ka need üldises korras.
100. Dokumendid saadetakse üldjuhul välja registreerimise päeval. Dokumendid märkega «KIIRE» saadetakse välja või edastatakse pärast registreeri­mist viivitamata.
101. Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad dokumendid saadetakse üldjuhul välja koos kaaskirjaga.
102. Märget «KONFIDENTSIAALNE» («USALDUSLIK») kandvad dokumendid ja üksnes asutusesiseseks kasutamiseks ettenähtud dokumendid saadetakse või antakse välja asutuse juhi kirjalikul korraldusel vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.

Dokumentide koostamine, kooskõlastamine ja allakirjutamine
103. Dokumentide koostamisel lähtutakse konkreetsele dokumendiliigile seadustes või teistes õigusaktides ettenähtud sisu- ja vorminõuetest.
104. Kõigil dokumentide eelnõudel peab olema koostaja viisa.
105. Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametnikule või asutusele ning seejärel astmelt kõrgemale ametnikule või kõrgemalseisvale asutusele.
106. Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle eelnõu viseerimine. Koostaja kooskõlastab dokumendi eelnõu kõigepealt struktuuriüksuse juhiga ning seejärel kõikide asjaomaste struktuuriüksuste ja ametnikega vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
107. Asutusesisesed dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul koostaja poolt antud tähtajaks. Mõjuvatel põhjustel võib kooskõlastustähtaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat.
108. Kui dokumendi koostaja ei arvesta kooskõlastaja märkuste ja ettepanekutega, siis võib dokumendi eelnõule lisada kooskõlastaja kirjaliku eriarvamuse.
109. Kõik õigusaktide eelnõud vajavad enne vastuvõtmiseks ja allakirjutamiseks esitamist selle ametiisiku kooskõlastust, kes vastavalt asutuse asjaajamiskorrale vastutab õigusakti eelnõu juriidilise korrektsuse eest.
110. Asutustevaheliselt vormistatakse dokumendi eelnõu kooskõlastamine kirja või kooskõlastusmärkega. Kui dokumendi jõustamine on seotud tema kohustusliku kooskõlastamisega asutuse või ameti­isikuga, vormistatakse see kooskõlastusmärke abil.
Õigusakti eelnõu kooskõlastatakse kirjaga, kus esitatakse märkused ja ettepanekud dokumendi kohta, mille arvestamisega võidakse siduda dokumendi kooskõlastamine.
111. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumendid kooskõlastatakse 10 tööpäeva jooksul dokumendi saabumise kuupäevast, kui dokumendis ei ole antud teist tähtaega. Kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumendi kooskõlastuskirja või kooskõlastatud dokumenti tagasi saabunud või kooskõlastamistähtaja pikendamist taotletud, loetakse dokument kooskõlastatuks.
112. Käesolevas korras sätestatud dokumendi kooskõlastamise tähtajad kehtivad niivõrd, kuivõrd seadusest või seaduse alusel antud õigusaktidest ei tulene teisiti.
113. Kui dokument on asjaomaste ametnike ja asutustega kooskõlastatud, esitatakse see allakirjutamiseks või otsustamiseks (vastuvõtmiseks) seaduse või selle alusel vastavale dokumendiliigile ettenähtud menetluse või asutuse asjaajamiskorra kohaselt.
114. Ametnike õigused ja pädevus dokumentide allakirjutamisel on määratletud asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärustes või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides, kui see ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud õigusaktiga.
115. Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade ja muude vajalike materjalidega.
116. Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ja pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale ametnikule.
117. Õigusaktid kirjutatakse alla ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.
118. Väljasaadetava kirja asutusse jääv ärakiri kirjutatakse alla või tõestatakse allakirjutaja allkirja faksiimilega (allkirja­templiga).
119. Dokumendi õige menetlemise eest asutuses vastutab dokumendi koostaja.

Dokumentide läbivaatamine ja asjade lahendamise vormistamine
120. Dokumendiregistrisse kantud dokument antakse asutuse asjaajamiskorra kohaselt läbivaatamiseks asutuse juhtkonnale või selle asjaga tegelevale struktuuriüksusele dokumendi saabumise päeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», antakse dokument läbivaatamiseks viivitamata.
121. Asutuse juht saadab dokumendi struktuuriüksuse juhile või struktuuriüksuse juht ametnikule lahendamiseks resolutsiooniga, milles määrab vajadusel kindlaks asja lahendamise korra ja tähtaja ning muud asjaolud. Dokumendi läbivaatamisel määratud täitja(d) (struktuuriüksus või ametnik) märgitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorrale dokumendiregistrisse.
Juht kirjutab resolutsiooni dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale või eraldi resolutsioonilehele vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Eraldi resolutsioonilehena kasutatakse püstasendis planki formaadiga A5.
122. Dokument edastatakse täitjale, ühelt täitjalt teisele, samuti lahendatud asi juhtkonnale allakirjutamiseks ainult asjaajamisteenistuse kaudu, kus dokumendi liikumise kohta tehakse vastav märge dokumendiregistrisse.
123. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi originaal koos selle juurde kuuluva materjaliga resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist. Ülejäänud täitjatele edastatakse ärakirjad.
124. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik.
125. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt ühe kuu jooksul, kui seadustest ei tulene teisi tähtaegu.
126. Kõrgemalseisev asutus või ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kõrgemalseisva asutuse või ametniku poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev asutus või ametnik.
127. Asja lahendamise tähtaega võib seadustes ettenähtud korras ja tingimustel pikendada. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht, ministeeriumides oma pädevuse piires ka kantsler. Tähtaja pikendamisest teatatakse avalduse, märgukirja, pöördumise, kirja või resolutsiooni autorile enne esialgse tähtaja saabumist.
128. Riigiasutuste kirjadele vastamise tähtaegu võib pikendada kahe kuuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseks.
129. Kui asja lahendamine või avaldusele, märgukirjale või pöördumisele vastamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele see saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust, märgukirja või pöördumist kohtule edastamata.
130. Dokumentide lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui seadustest ei tulene teisiti. Dokument loetakse tähtaegselt vasta­tuks, kui vastus on side­asutusele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval. Sideasutusele esitamisega võrdsustatakse dokumendi teksti edastamine faksi või muu sidevahendiga.
131. Vastust või lahendamist vajavad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla. Tähtaja saabumisel tehakse meeldetuletus täitjale vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
132. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on sooritatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.
133. Kõik avaldused, märgukirjad ja pöördumised loetakse vormiliselt lahendatuks, kui nende saatjatele on sisuliselt vastatud ning lahendamisest asjaomastele isikutele või asutustele teatatud.
134. Andmed asja lahendamise kohta (täitmismärge) kantakse dokumendiregistrisse vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.

Toimikute loetelu koostamine ja toimikute moodustamine
135. Dokumentide süstematiseerimise, säilitustähtaegade määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks asutuse asjaajamises on toimikute loetelu.
136. Asutuse toimikute loetelu koostatakse asjaajamisteenistuses asutuse struktuuriüksuste poolt esitatud ettepanekute põhjal. Toimikute loetelu väljatöötamise ja kehtestamise täpne kord nähakse ette asutuse asjaajamiskorras.
137. Toimikute loetelu koostatakse igaks aastaks. Loetelu kehtestab iga aasta 1. jaanuarist ametnik, kes vastavalt seadusele või asutuse põhimäärusele vastutab asutuse asjaajamise eest.
138. Üks kord kolme aasta jooksul enne uue asjaajamisaasta algust kooskõlastatakse toimikute loetelu arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab.
139. Juhul kui asutuse struktuuri või ülesandeid muudetakse aasta kestel, viiakse toimikute loetelu kooskõlla asutuse uue struktuuri ja ülesannetega. Teisest asutusest selle ümberkorraldamisel või lõpetamisel ülevõetud toimikud, mille pidamine asjaajamises jätkub, kantakse jooksva aasta toimikute loetelusse. Koos toimikutega tuleb üle anda ümberkorraldatava või lõpetatava asutuse dokumendiregister.
140. Toimikute loetelu vormistatakse vastavalt käesoleva korra lisale 3.
Kui toimikute loetelu kasutatakse toimikute arhiivi üleandmisel üleandmis-vastuvõtmisaktina või ajutise säilitustähtajaga toimikute nimistuna, täiendatakse loetelu lahtriga «Toimikute arv».
141. Toimikute loetelule kirjutab alla asutuse asjaajamisteenistuse juhataja.
142. Struktuuriüksuse ja selle allüksuse tähis(ed) ning toimiku järjekorranumber moodustavad toimiku indeksi. Struktuuriüksust ja selle allüksust tähis­tatakse araabia numbrite või ladina tähtedega vastavalt asutuse asjaajamis­korrale. Indeksi komponendid võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või muu märgi abil.
Näide 1:1.2-3, kus 1 on struktuuriüksuse tähis, 2 struktuuriüksuse allüksuse tähis ja 3 struktuuriüksuses peetava toimiku järjekorranumber.
Näide 2:A2-3, kus A on struktuuriüksuse tähis, 2 struktuuriüksuse allüksuse tähis ja 3 struktuuriüksuses peetava toimiku järjekorranumber.
143. Dokumendi säilitustähtajad määratakse seadusega või seaduse alusel. Ajaloolise väärtusega dokumentidele võib arhiiv, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab, määrata alatise säilitusaja.
144. Ministeeriumid töötavad välja oma valitsemisalasse kuuluvate asutuste toimikute näidisloetelud koos säilitustähtaegadega ja kooskõlastavad need Riigikantseleiga. Näidisloetelud kinnitatakse ministri käskkirjaga.
145. Toimikute loetelusse kantakse kõik asutuses peetavad toimikud, kataloogid, kartoteegid, registreerimisraamatud jm dokumentide registrid, sh arvutis peetavad registrid ja andmekogud. Arvutis peetavate registrite ja andmekogude puhul märgitakse, millisel alusel neid säilitatakse, kas tehakse väljatrükid, samuti märgitakse nende tegemise periood või tingimused.
146. Toimikute loetelusse ei kanta riiklikke registreid ja teisi registreid, millel on oma põhimäärus.
Asutuse sisedokumentide koopiatest moodustatud toimikuid ei kanta toimikute loetelusse, kui selleks ei ole asutuse paiknemisest või muudest iseärasustest tingitud vajadust.
147. Toimikute loetelusse kantakse ka ajutiselt tegutsevate komisjonide, nõukogude ja töörühmade dokumendid vastavalt asutuse asjaajamiskorrale, samuti asjaajamises jätkatavad eelmise aasta toimikud.
148. Ühte toimikusse ei panda alatise, pikaajalise (10–100 aastat) ja lühiajalise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitusajaga dokumente.
149. Dokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale või kaanele märgitakse toimiku pealkiri ja indeks toimikute loetelu järgi ning aastaarv.
150. Toimiku pealkiri peab üldistatud vormis kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu.
151. Toimiku pealkirja koostamisel kasutatakse järgmisi tunnuseid või nende kombinatsioone:
1) dokumendi liigitunnus;
2) sisutunnus;
3) autoritunnus (dokumendi väljaandja või kirja saatja);
4) korrespondenditunnus;
5) geograafiline tunnus;
6) kronoloogiline tunnus.
152. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse saabunud või väljasaadetav esmane kiri koos vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab kajastama vähemalt dokumendiliiki ja sisu.
Näide:Kirjavahetus õiguskantsleriga õigustloovate aktide kooskõlla viimiseks põhiseaduse ja seadustega.
153. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (näiteks: isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm).
154. Toimikutesse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid (puudub kuupäev, indeks, viisa(d), allkiri) tagastatakse koostajale lõplikuks vormistamiseks.
155. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus loogilises (näiteks tähestikulises) järjestuses.
Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult: igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument.
Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati.

Näide:	Lahendatud telefoni teel (asutuse nimi) osakonnajuhataja hr Karuga.
	(allkiri)
	Toomas Tamm
	Üldosakonna juhataja
	30.01.1996

IV. TOIMIKUTE ETTEVALMISTAMINE SÄILITAMISEKS

156. Pärast asjaajamisaasta lõppemist valmistatakse struktuuriüksuses dokumendid ette järgnevaks säilitamiseks ja kasutamiseks. Selleks:
1) tehakse dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis;
2) vormistatakse toimikud;
3) koostatakse toimikute nimekirjad (üleandenimistud) või täidetakse toimikute loetelu lahter «Toimikute arv»;
4) antakse toimikud üle asutuse arhiivi.
157. Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis seisneb asjaajamisaasta jooksul moodustunud toimiku väärtuse hindamises. Ekspertiisi tulemusena otsustatakse, kas toimikute loetelu järgi toimikule antud pealkiri avab piisavalt tema sisu ja kas säilitustähtaeg on määratud õigesti. Vajaduse korral täpsustatakse pealkirja või muudetakse säilitustähtaega. Ühtlasi eemaldatakse toimikust sinna sattunud dokumendimustandid ja koopiaeksemplarid.
Kui toimikus on ühest dokumendist nii faksiga tulnud eksemplar kui ka postiga tulnud originaal, säilitatakse mõlemad juhul, kui faksiga saabunud dokumenti on asutud lahendama enne originaali saabumist. Kui toimikust ei nähtu, et faksiga saabunud dokumenti on enne menetletud, säilitatakse ainult originaal.
158. Dokumentide väärtuse ekspertiisi korraldus asutuses nähakse ette asutuse asjaajamiskorras. Vajaduse korral moodustatakse ekspertiisikomisjon.
159. Alatisele ja pikaajalisele säilitamisele jäetavad toimikud vormistatakse arhiivitehniliselt järgmiselt:
1) dokumendid võetakse registraatorist või kiirköitjast välja;
2) dokumendid süstematiseeritakse;
3) eemaldatakse metallkinnitid;
4) dokumendid paigutatakse arhiivikaante vahele, mappidesse või arhiivikarpidesse, s.o moodustatakse säilik;
5) säiliku lehed nummerdatakse;
6) koostatakse säiliku lehtede arvu tõestav kirje;
7) vormistatakse säiliku kaas.
160. Dokumendid peavad olema kinnitatud nii, et nad ei saaks säilikust välja kukkuda. Dokumentide kinnitamisviis ei tohi nende kasutamisel põhjus­tada dokumentide füüsilist kahjustamist.
161. Säiliku piires järjestatakse dokumendid kronoloogiliselt või muu formaalse tunnuse alusel.
162. Säiliku lehtede numbrid pannakse lehtede paremale ülemisele nurgale grafiitpliiatsi või numeraatoriga. Suureformaadilised dokumendid (A3) nummerdatakse avatult. Toimikus olevate lehtede arv märgitakse tõestavas kirjes.
Näide:   Toimikus on 25 (kakskümmend viis) nummerdatud lehte
             jrk nr-ga 1—25.
Tõestavale kirjele kirjutab alla säiliku korrastaja, lisades kuupäeva.
163. Säiliku kaanele kantakse järgmised andmed:
1) asutuse nimi;
2) struktuuriüksuse nimi;
3) indeks toimikute loetelu järgi;
4) säiliku pealkiri;
5) säiliku alustamise ja lõpetamise kuupäevad (piirdaatumid);
6) säilitustähtaeg;
7) lehtede arv;
8) leidandmed nimistu järgi.
164. Asutuse või struktuuriüksuse nimi on seaduses või põhimääruses sätestatud nimi. Kui asutuse nimi on aasta kestel muutunud, kantakse säiliku kaanele mõlemad nimed.
165. Säiliku piirdaatumiteks on esimese ja viimase dokumendi kuupäev. Saabunud kirja kuupäevaks loetakse selle asutusse saabumise, st registreerimistemplil olev kuupäev. Aastaplaanide ja aruannete puhul toimiku piirdaatumeid ei märgita, vaid näidatakse pealkirjas aasta.
Näide:    1996. aasta eelarve.
166. Säilitamiseks ettevalmistatud säilikud annab struktuuriüksus toimikute loetelu või nimekirja alusel üle asutuse arhiivi.
167. Asutuse asjaajamiskorras võib ette näha arhiivitehniliste tööde tegemise asutuse arhiivis.
168. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga säilikud antakse asutuse arhiivi hiljemalt kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Lühiajalise säilitusväärtusega dokumente säilitatakse vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
169. Alatise ja pikaajalise säilitusajaga säilikud süstematiseeritakse asutuse arhiivis ja kantakse nimistusse.
Nimistu on säilikute pealkirjade süstematiseeritud loetelu koos säiliku järjekorranumbri, lehtede arvu ja piirdaatumitega.
Nimistu vormistatakse vastavalt käesolevate aluste lisale 4.
Nimistu alusel märgitakse toimiku kaanele nimistu number ja säiliku number (leidandmed).
170. Toimikute loeteluga kehtestatud skeem on säilikute süstematiseerimise aluseks. Vajaduse korral on lubatud süstematisee­rimise skeemi muuta kooskõlastatult arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab.
171. Nimistul on eessõna, kus märgitakse asutuse alluvus, struktuur, alluvuse ja struktuuri muudatused ning selgitatakse nimistu ülesehituse põhimõtteid ja iseloomustatakse dokumentide koosseisu. Eessõna täiendatakse perioodiliselt.
172. Nimistu kooskõlastatakse vastava arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab, hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Nimistu kinnitab asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik.

V. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE, KASUTAMINE JA HÄVITAMINE
173. Asutus peab tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle.
174. Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse lukustatavates kappides või riiulitel ruumis, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.
175. Asutuse arhiivis peavad olema dokumentide säilitamiseks vajalikud tingimused ja säilikute arvestusdokumentatsioon.
176. Asutuse dokumentide avalikustamise ja kasutamise piirangud seatakse asutuse asjaajamiskorras vastavalt seadusele.
177. Ametnikel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada asutuse arhiivist toimikuid või dokumente. Laenutamine registreeritakse.
178. Teistele asutustele või juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava ametniku loal.
179. Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:
1) asutus või isik, kellele dokumente laenutatakse;
2) laenutamise eesmärk;
3) toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed (asjaajamises oleva toimiku indeks, toimiku või dokumendi pealkiri ja aasta, arhiivis – leidandmed);
4) tagastamise tähtaeg.
Aktis fikseeritakse laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmandate isikute kätte ja dokumentides sisalduva informatsiooni avaldamine ilma asutuse loata. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad osapooled.
180. Kohtu, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nende tõestatud koopiad. Dokumentide väljaandmise kohta vormistatakse akt vastavalt käesoleva korra punktile 179. Originaaldokumendi tagastamisel pannakse see tagasi toimikusse oma kohale.
181. Asutus väljastab asutuse arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt isikute päringutele teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid. Teatisele kirjutavad alla asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik ja arhivaar ning see tõestatakse asutuse pitseriga.
182. Dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis.
183. Dokumentide hävitamine toimub akti alusel. Akti märgitakse:
1) hävitatavate toimikute aastaarvud;
2) toimikute pealkirjad (üheliigiliste toimikute gruppidena või toimikute kaupa);
3) toimikute arv;
4) vajaduse korral selgitused.
Aktile kirjutavad alla selle struktuuriüksuse juht, mille toimikuid hävitatakse, ja asutuse arhiivi korrasoleku eest vastutav ametnik (arhivaar). Akti kooskõlastab arhiiv, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele annab, ja kinnitab asutuse juht või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik.

VI. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

184. Enne ameti- või abiteenistuskohalt vabastamist, teenistuskoha muutumisel, samuti enne puhkusele minekut on ametnik kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud ametnikule asutuse juhi poolt selleks määratud tähtaja jooksul.
185. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
186. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama:
1) üleandja lahendamisel olevate tsiviilõiguslike lepingute loetelu;
2) pooleliolevate õigusaktide eelnõude loetelu;
3) kooskõlastamisel olevate dokumentide loetelu;
4) ametniku pooleliolevate tööde ja vastavate dokumentide loetelu;
5) tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
6) ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu vastavalt asutuses kinnitatud toimikute loetelule.
Alapunktides 15 nimetatud dokumentide loetelud märgitakse üleandmis-vastuvõtmisakti juhul, kui vastavate toimingute tähtaeg langeb ametniku äraoleku ajale.
187. Asutuse või asutuse struktuuriüksuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama peale käesoleva korra punktis 186 nimetatud andmete asutuse või struktuuriüksuse kohta tervikuna järgmisi andmeid:
1) asutuse koosseisunimestik ja asutuses, allasutustes või struktuuriüksuses teenistuses olevate isikute arv;
2) riigiasutuse eelarvevahendite seis (asutuse juhi ametist lahkumise korral);
3) asutuse või struktuuriüksuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava ametniku kohta;
4) asutuse juhi ametist lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud õigusakti ja kirja registreerimisindeks (number);
5) muud olulised andmed asutuse asjaajamise kohta.
Asutuse juhi vahetumise korral koostatav üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama koondandmeid asutuse arhiivi kohta.
188. Asjaajamise üleandmise korra ministrite vahetumisel sätestab Vabariigi Valitsuse reglement.
189. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele. Akti märgitakse ka selle allakirjutamise koht, allakirjutamise kuupäev ja akti allakirjutamise juures viibiv(ad) ametnik(ud).
190. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt võidakse vormistada koos vara üleandmise aktiga vastavalt riigivaraseaduse paragrahvile 12.
191. Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt vormistatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutatavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibiv(ad) ametnik(ud). Akti kinnitab kõrgemalseisev ametnik. Asutuse juhi vahetumise korral koostatav akt vormistatakse kolmes eksemplaris ja selle kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akti üks eksemplar jääb kinnitajale, teine asutusele ja kolmas asjaajamise üleandjale.
192. Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, siis esitab ta enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
193. Kui lahkuv ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt asutuse juhi või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.

Lisa 1 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde

Rekvisiitide asukoht üldplangil. Näidisvorming

Sulgudes olevad numbrid tähistavad rekvisiitide järjekorranumbreid loetelu järgi.
Ühe ja sama rekvisiidinumbri kordamine mitmes eri kohas näitab nende võimalikke asukohti olenevalt teiste rekvisiitide olemasolust.
* Märgitud rekvisiidid võivad sellel infoväljal paikneda kas tsentreeritult (rekvisiidi iga rida algab ja lõpeb võrdsel kaugusel vasakust ja paremast veerisest) või veermiselt (rekvisiidi iga rida algab vasemast veerisest).

Lisa 2 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde

Rekvisiitide asukoht kirjaplangil. Näidisvorming

Sulgudes olevad numbrid tähistavad rekvisiitide järjekorranumbreid loetelu järgi.
Ühe ja sama rekvisiidinumbri kordamine mitmes eri kohas näitab nende võimalikke asukohti olenevalt teiste rekvisiitide olemasolust.
* Märgitud rekvisiidid võivad sellel infoväljal paikneda kas tsentreeritult (rekvisiidi iga rida algab ja lõpeb võrdsel kaugusel vasakust ja paremast veerisest) või veermiselt (rekvisiidi iga rida algab vasemast veerisest).

Lisa 3 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde (Asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava ametniku kinnitusmärge)

(Asutuse nimi)
199 . aasta toimikute loetelu

Toimiku indeks	Struktuuriüksus ja allüksus või tegevussuund. Toimiku pealkiri	Säilitus- tähtaeg	Märkused

 

(Asjaajamisteenistuse juhi allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus)
	(Arhiivi, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele üle annab, kooskõlastusmärge)

                                                      Toimikute loetelu vorm

Lisa 4 Valitsusasutuste asjaajamiskorra aluste juurde (Asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava ametniku kinnitusmärge)

(Asutuse nimi)
(Nimistu number)

Säiliku nr	Indeks asja- ajamises	Säiliku pealkiri	Piirdaatumid	Lehtede arv	Märkused

Nimistu . . . . . . . aastajaotisesse on kantud . . . . . . . toimikut järjekorranumbritega . . . . . . . . . .

(Asjaajamisteenistuse juhi allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus)	(Arhivaari (koostaja) allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus)
	(Arhiivi, kuhu asutus oma dokumente alatisele säilitamisele üle annab, kooskõlastusmärge)

                                                      Arhiivinimistu vorm

             

Näidis 1 EELNÕU         VABARIIGI VALITSUS MÄÄRUS   Tallinn, Toompea                                                                       aprill 1996 nr;   N.ministeeriumi põhimääruse kinnitamine   Vastavalt Vabariigi Valitsuse seaduse (RT I 1995, 94, 1628) paragrahvi 42 lõikele 1 Vabariigi Valitsus määrab:       1. Kinnitada N.ministeeriumi põhimäärus (lisatud).       2. Tunnistada kehtetuks Vabariigi Valitsuse 00. mai 1994. a määrus nr 000 «N.ministeeriumi põhimääruse kinnitamine» (RT I 1994, 00, 0000).     Ees- ja perekonnanimi Peaminister Ees- ja perekonnanimi N.minister   Ees- ja perekonnanimi Riigisekretär         (Kantsleri viisa)         (Ministri viisa)

 

KINNITATUD Vabariigi Valitsuse      aprilli 1996. a määrusega nr N.MINISTEERIUMI PÕHIMÄÄRUS I. Üldsätted       1. N.ministeerium (edaspidi – ministeerium) on valitsusasutus, mis täidab seadusest tulenevaid ja Vabariigi Valitsuse poolt seaduse alusel antud ülesandeid. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .       5. Ministeeriumil on väikese riigivapi kujutise ja oma nimega pitsat, oma eelarve ning pangaarve. Ministeeriumil on Vabariigi Valitsuse poolt kehtestatud korras registreeritud sümbolid. II. N.ministeeriumi ülesanded       6. N.ministeerium täidab järgmisi Vabariigi Valitsuse seaduses ja teistes seadustes sätestatud ülesandeid:       1) korraldab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .;       2) koordineerib . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VII. Teenistuslik järelevalve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .       38. Teenistusliku järelevalve algatamine vormistatakse ministri käskkirjaga. Ees- ja perekonnanimi N.minister

 

             

Näidis 2 (väikese riigivapi kujutis) N.MINISTER KÄSKKIRI Tallinn                                                                                         juuli 1996 nr Sisekorraeeskirja kinnitamine Lähtudes avaliku teenistuse seaduse (RT I 1995, 16, 228; 50, 764; 97, 1664; 1996, 15, 265) paragrahvidest 77 ja 78: 1. Kinnitan N.ministeeriumi sisekorraeeskirja (lisatud). 2.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Tunnistan kehtetuks N.ministri 20. mai 1994. a käskkirja nr 22 «Töösisekorraeeskirjade kehtestamine».   (allkiri) Mait Mets (Koostaja viisa)                                 (Kooskõlastusviisad)

 

KINNITATUD N.ministri      juuli 1996. a käskkirjaga nr   SISEKORRAEESKIRI 1. ÜLDSÄTTED 1.1  Sisekorraeeskirja reguleerimisala 1.1.1  Käesolev sisekorraeeskiri kehtestab teenistujate käitumisreeglid teenistussuhetes ja ametiruumides. 1.1.2  Sisekorraeeskirjaga määratakse kindlaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. TEENISTUSSE VÕTMINE JA TEENISTUSEST VABASTAMINE 2.1  Ametnike teenistusse võtmine 2.1.1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Abiteenistujate teenistusse võtmine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .     (allkiri) Karl Kask Kantsler

             

Näidis 3 (väikese riigivapi kujutis) N.MINISTEERIUMI KANTSLER KÄSKKIRI Tallinn                                                                                         juuni 1996 nr Ametisse nimetamine Avaliku teenistuse seaduse (RT I 1995, 16, 228; 50, 764; 97, 1664; 1996, 15, 265) paragrahvide 19–21 ja paragrahvi 24 ning riigiteenistujate ametinimetuste ja palgaastmestiku seaduse (RT I 1996, 15, 265) paragrahvide 6 ja 10 alusel: 1. Nimetan Kristi Kirsipuu N.ministeeriumi üldosakonna sekretäri-asjaajaja ametikohale 1. juulist 1996. a. 2. Kohaldan Kristi Kirsipuu ametisse nimetamisel neljakuulist katseaega. 3. Määran Kristi Kirsipuu kuupalgamääraks 18. palgaastme järgi 2400.00 krooni.   (allkiri) Karl Kask (Koostaja viisa)                                 (Kooskõlastusviisad)

             

Näidis 4 (väikese riigivapi kujutis) N.MINISTEERIUM M.komisjon KOOSOLEKU PROTOKOLL Tallinn                                                                                  30. aprill 1996 nr 4 Algus kell 10.30, lõpp kell 13.00 Juhatas (eesnimi või eesnime esitäht ja perekonnanimi) Protokollis (eesnimi või eesnime esitäht ja perekonnanimi) Võtsid osa: (loetelu tähestiku järjekorras või             > 15 osalejat registreerimislehel) Puudus(id): (eesnimi või eesnime esitäht ja perekonnanimi) Kutsutud: (ametinimetus, ees- ja perekonnanimi) Läbirääkimised päevakorra asjus. Otsustati (poolt – x häält, vastu – y häält, erapooletuid – z häält) kinnitada järgmine päevakord: 1. Komisjoni töökorra kinnitamine. 2. Ülesannete jaotamine komisjoni liikmete vahel. 1. Komisjoni töökorra kinnitamine Kuulati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                             (ettekandja nimi ja ettekande lühike sisu) Küsimused: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vastused küsimustele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sõnavõtud:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                             (sõnavõtja nimi ja sõnavõtu lühike sisu) Otsustati: 1.1. Kinnitada komisjoni töökord (lisatud) 1.2.  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (allkiri)                                                                                    (allkiri) Ees- ja perekonnanimi                                                             Ees- ja perekonnanimi Juhataja                                                                                   Protokollija

 

             

Näidis 5 (väikese riigivapi kujutis) N.MINISTEERIUM Hr Ants Kuusk AS Prisma Vabaduse pst 532                                                               03.1996 nr 2-5/          EE0016 TALLINN   Trükitööde tellimine Austatud härra Kuusk Palume meile trükkida vastavalt lisatud näidistele järgmised dokumendiplangid: 1. N.ministeeriumi eesti- ja ingliskeelne kirjaplank – neljavärvitrükis, turvaelemendiga, pealistatud 100-grammine paber – 1000 eks. 2. N.ministeeriumi üldplank – kahevärvitrükis, turvaelemendiga, pealistatud 100-grammine paber – 500 eks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lugupidamisega (allkiri) Karl Kask Kantsler Lisa: 2 lehel 1 eks   Tiiu Pärn 652 4444 Metsaplats 7 EE0100 TALLINN 2 Telefon  (8-2) 652 0000 Faks  (8-2) 652 0010 Internet  [email protected] Reg nr  0000000

             

Näidis 6 (väikese riigivapi kujutis) N.MINISTEERIUM AKT Tallinn      03.1996 KINNITAN (allkiri) Karl Kask Kantsler      03.1996 Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Käesolev akt on koostatud selle kohta, et N.ministeeriumi üldosakonna juhataja Tiiu PÄRN andis üle ja N.ministeeriumi üldosakonna juhataja Toomas TAMM võttis vastu järgmised lahendamisel olevad dokumendid, asjaajamises lõpetatud toimikud, pitsatid ja plangid. 1. Täitmisel olevad dokumendid 1.1. Tsiviilõiguslikud lepingud Jrk nr Lepingu liik, kuupäev ja nr Lepingu osapooled 1.2. Teised dokumendid Jrk nr Dokumendi registrinumber ja kuupäev Dokumendi väljaandja või saatja Dokumendi liik ja sisu Märkused 2. Asjaajamises lõpetatud toimikud Jrk nr Toimiku indeks Toimiku pealkiri Aasta Toimikute hulk Märkused 3. Pitsatid Üldosakonna ümarpitsat tekstiga: N.ministeerium. Üldosakond.                                                                                                             (pitsati jäljend) 4. Plangid  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Akt on koostatud kahes eksemplaris, millest üks jääb üleandjale, teine N.ministeeriumile.   Andis üle: (allkiri)                                                                               Võttis vastu: (allkiri) Juures viibis: N.ministeeriumi arhivaar Liina Pihlakas. Lisa: Toomas Tamme eriarvamus 2 lehel.

             

Näidis 7 Hr Karl Kask N.ministeeriumi kantsler                                       20.06.1996     Avaldus   Palun lubada mind põhipuhkusele 35 kalendripäevaks ja lisapuhkusele teenistusstaa˛i eest 5 kalendripäevaks 1. juulist kuni 9. augustini 1996. a.     (allkiri) Tiina Tamm Üldosakonna juhataja