Otepää valla kalmistute registri asutamine ja põhimäärus
Vastu võetud 30.03.2020 nr 2
Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse § 435 lõike 1 ja Otepää Vallavolikogu 19. märtsi 2020. a määruse nr 7 „ Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise ülesannete delegeerimine “ alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Kalmisturegistri asutamine
(1) Määrusega asutatakse Otepää valla kalmistute register (edaspidi kalmisturegister) ja sätestatakse selle pidamise kord.
(2) Kalmisturegistri ametlik nimetus on Otepää valla kalmistute register.
(3) Kalmisturegistri omanik on Otepää vald.
§ 2. Kalmisturegistri pidamise eesmärgid
(1) Kalmisturegister on asutatud kalmistuseadusega kalmistu haldajale pandud ülesannete täitmiseks, sealhulgas Otepää valla hallatavate ning matmiseks avatud kalmistute hauaplatside, nendele maetud isikute ja hauaplatside kasutajate andmete kogumiseks ning kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalike andmete töötlemiseks.
(2) Kalmisturegistri pidamise eesmärgid on:
1) viia kalmistutel sisse paberivaba asjaajamine;
2) süstematiseerida kalmistutel asuvate hauaplatside ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
5) luua tänapäevane infosüsteeme, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav andmekogu, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
6) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats;
7) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid andmekogu avaliku vaate vahendusel.
§ 3. Kalmisturegistri pidamise viis
(1) Kalmisturegistrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Kalmisturegistri pidamiseks kasutatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis registreeritud veebipõhist standardlahendust nimetusega Kalmistute Register.
§ 4. Kalmisturegistri vastutav töötleja
(1) Kalmisturegistri vastutav töötleja on Otepää Vallavalitsus kui ametiasutus.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab kalmisturegistri kasutusele võtmise ja pidamise ning tagab kalmisturegistri pidamise õiguspärasuse;
2) korraldab kalmisturegistri tarkvara majutamise või rentimise;
3) määrab kalmisturegistri kasutajaõigustega isikud (registripidajad);
4) annab volitatud töötlejale tema ülesannete täitmiseks juhiseid;
5) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
§ 5. Registripidaja
(1) Registripidaja on vastutava töötleja poolt selleks volitatud isik.
(2) Registripidaja:
1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
2) teeb registris muudatusi ja parandusi;
3) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
4) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
5) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
6) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
7) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
8) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
9) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
10) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3) Registripidaja õigusi omavad ja kohustusi täitvad teenistujad ning nende volitused ja ülesanded määratakse ametijuhendiga ja/või vallavanema käskkirjaga.
§ 6. Kalmisturegistri volitatud töötleja
(1) Kalmisturegistri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(2) Registrit majutav volitatud töötleja Aktsiaselts SPIN TEK:
1) majutab kalmisturegistri, sealhulgas tagab registriandmete säilimise ja kaitse;
2) hooldab ja vajadusel täiustab kalmisturegistri pidamiseks kasutatavat infosüsteemi;
3) tagab õigustatud isikute juurdepääsu registriandmetele;
4) teeb avalikkusele internetis vastava veebilehe kaudu teatavaks avalikustamist võimaldavate kalmistute ja maetute andmed;
5) teeb isikutele kättesaadavaks nende kohta kalmisturegistrisse kantud andmed;
6) täidab muid vastutava töötleja antavaid ülesandeid kalmisturegistri pidamise eesmärkide täitmiseks.
§ 7. Kalmisturegistri andmete kaitse
(1) Kalmisturegistri andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Kalmisturegistri vastutav töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Kalmisturegistri turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass K2T1S1.
2. peatükk KALMISTUREGISTRI ANDMED
§ 8. Registrisse andmete kandmine
Registripidajad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
§ 9. Kalmisturegistri andmete koosseis
(1) Kalmistu andmed:
1) kalmistu nimi;
2) aadress;
3) kalmistu haldaja kontaktandmed;
4) kalmistu haldaja pakutavad teenused.
(2) Maetu andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood või sünniaeg;
3) surmaaeg;
4) surmatõendi number ja väljastaja;
5) vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta.
(3) Matmise andmed:
1) matmise kuupäev;
2) matmise viis: kirstu- või urnimatus;
3) urnimatuse korral tuhastamise kuupäev ja krematooriumi nimi;
4) kirstu või urni materjal;
5) matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, juriidilisest isikust matja puhul ärinimi ja registrikood;
6) ümbermatmise korral ümbermaetavate säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada.
(4) Hauaplatsi andmed:
1) asukoht kalmistul (kvartal, rida, sektor);
2) staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, mälestis vms);
3) hauakohtade arv hauaplatsil;
4) hauaplatsil asuvate hauatähiste, -piirete ja haljastuse kirjeldus.
(5) Hauaplatsi kasutamise andmed:
1) hauaplatsi kasutaja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ning kontaktandmed (kasutaja valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress), juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi, registrikood ja kontaktandmed;
2) kasutusse antud hauaplatsi asukoha andmed;
3) hauaplatsi kasutamisse andmise kuupäev;
4) hauaplatsi kasutamise lõppemise kuupäev ja kasutamise lõppemise põhjendus.
(6) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmed:
1) hauaplatsi tähistamise kuupäev;
2) hauaplatsi tähistamise põhjus;
3) hauaplatsi hooldatuse kontrollimise kuupäev;
4) hauaplatsi kontrollimise tulemus (hooldamata hauaplatsiks tunnistamise või mittetunnistamise otsus).
§ 10. Andmete andjad ja alusdokumendid
(1) Kalmisturegistrisse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise loa taotleja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja.
(2) Kalmisturegistri andmete alusdokumendid on:
1) kalmistute kasutamise eeskirjas ja teiste õigusaktides sätestatud dokumendid (lepingud, taotlused jne);
2) enne kalmisturegistri asutamist Otepää valla kalmistute ja nendele maetute andmete kogud (kiriku- ja kalmisturaamatud, kalmistute haldajate peetud matmise registreerimise raamatud jms).
(3) Alusdokumentide põhjal kalmisturegistrisse kantavate andmete osas, mis on registreeritud rahvastikuregistris, toimub andmevahetus X-tee kaudu.
§ 11. Andmete õiguslik tähendus
Kalmisturegistrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti.
3. peatükk KALMISTUREGISTRI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE
§ 12. Registripidaja õigused ja andmete parandamine
(1) Andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse tagamiseks on registripidajal õigus:
1) küsida kalmisturegistrisse kogutavaid andmeid vastavalt andmete sisule ja iseloomule hauaplatsi kasutusse taotlejalt, hauaplatsi kasutajalt, matjalt, kalmistu haldajalt ja vastutavalt töötlejalt;
2) kontrollida esitatud andmete õigsust ning keelduda andmete kalmisturegistrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas kehtiva õigusega;
3) maetu, matja ja hauaplatsi kasutaja isikuandmete saamiseks või kontrollimiseks teha päringuid rahvastikuregistrisse.
(2) Registripidaja parandab kalmisturegistris ilmnenud ebaõiged andmed:
1) omal algatusel, kui registripidaja valduses on andmete õigsust tõendavaid dokumente;
2) isiku nõudel, kes leiab, et tema või maetu, kelle lähedane ta on, kohta on kalmisturegistris ebaõigeid andmeid ja kes esitab andmete õigsust tõendavad dokumendid.
§ 13. Andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtaeg
(1) Registripidaja kannab andmed kalmisturegistrisse 3 tööpäeva jooksul nende teatavakssaamisest arvates, välja arvatud käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 nimetatud juhul.
(2) Kalmisturegistrisse kantud ebaõiged isikuandmed parandatakse kalmisturegistris viivitamatult.
(3) Enne kalmisturegistri kasutusele võtmist tekkinud andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtajad määrab vastutav töötleja kokkuleppel registripidajaga andmete liikide kaupa vastavalt andmete kalmisturegistrisse kandmise eeldatavale töömahukusele.
§ 14. Kalmisturegistri andmete sidumine kaardiga
Kui kalmistu on kaardistatud, seotakse hauaplatsi ja sinna maetute andmed kalmistu kaardiga.
§ 15. Kalmisturegistriandmete avalikkus ja juurdepääs
(1) Igaühel on õigus kalmistuportaali avaliku vaate kaudu tutvuda järgmiste kalmisturegistris sisalduvate andmetega:
1) kalmistu andmed;
2) maetu ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja surmaaeg;
3) hauaplatsi asukoha andmed;
4) hauaplatsi staatuse andmed;
5) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed;
6) kalmistu kaart.
(2) Lõikes 1 nimetatud andmeid saab kalmistuportaali avalikus vaates otsida maetu nime ning sünni- ja surmaaja järgi.
(3) Juurdepääs lõikes 1 nimetamata kalmisturegistri andmetele on lubatud:
1) kalmisturegistri pidamise ning kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks kalmisturegistri vastutava ja volitatud töötleja ülesandeid täitvatele isikutele personaalsete kasutajakontode kaudu;
2) hauaplatsi kasutajale tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud andmetele.
4. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE
§ 16. Andmete säilitamine kalmisturegistris
(1) Alaliselt säilitatakse kalmisturegistris:
1) maetu andmed;
2) matmise andmed;
3) hauaplatsi andmed;
4) hauaplatsi kasutamise andmed.
(2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:
1) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist;
2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist.
(3) Kalmisturegistri andmetega teostatud toimingud (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logitakse ja logisid säilitatakse 10 aastat toimingu tegemisest arvates.
§ 17. Kalmisturegistri pidamise lõpetamine
(1) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise otsustab ja korraldab Otepää Vallavalitsus.
(2) Kalmisturegistri pidamise lõpetamisel otsustatakse kalmisturegistri andmete teistesse registrisse või arhiivi andmine või nende hävitamine ning määratakse seda korraldavad isikud ning tähtajad.
(3) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise tõttu registriandmete teistesse registritesse üleandmine, arhiveerimine ja hävitamine dokumenteeritakse.
§ 18. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Kajar Lepik
Vallavalitsuse liige vallavanema ülesannetes
Janno Sepp
Vallasekretär
Facebook
Twitter