Otepää Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi põhimäärus
Vastu võetud 30.03.2020 nr 3
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 11 lõike 1, § 435 lõike 1 ja Otepää Vallavolikogu 19. märtsi 2020. a määruse nr 7 „ Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise ülesannete delegeerimine “ alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Määruse reguleerimisala
(1) Määrusega sätestatakse Otepää Vallavalitsuse (edaspidi vallavalitsus) dokumendihaldussüsteemi (edaspidi register) pidamise kord.
(2) Registri ametlik nimetus on Otepää Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteem.
§ 2. Registri pidamise eesmärgid
Registri pidamise eesmärgid on:
1) vallavalitsusele saabunud ja vallavalitsuses koostatud dokumentide registreerimine;
2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine;
3) avalikule teabele juurdepääsu tagamine.
§ 3. Registri pidamise viis
(1) Registrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Registri pidamiseks kasutatakse veebipõhist standardlahendust nimetusega Amphora dokumendihaldussüsteem.
(3) Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (DHX).
§ 4. Registri vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on vallavalitsus ametiasutusena.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri pidamist;
2) annab registri pidamiseks juhiseid ja teostab järelevalvet;
3) kontrollib registrisse sisestatud teabe õigsust;
4) vastutab andmete töötlemise ja väljastamise õiguspärasuse eest;
5) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
6) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
§ 5. Registripidaja
(1) Registripidaja on vastutava töötleja poolt selleks volitatud isik.
(2) Registripidaja:
1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
2) peab andmete väljastamise kohta arvestust;
3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
11) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(3) Registripidaja õigusi omavad ja kohustusi täitvad teenistujad ning nende volitused ja ülesanded määratakse ametijuhenditega ja/või vallavanema käskkirjaga.
§ 6. Registri volitatud töötleja
(1) Registri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(2) Registrit majutav volitatud töötleja Interinx OÜ:
1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
2) võimaldab andmetele juurdepääsu;
3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;
4) rakendab meetmeid andmekaitseks, andmetele juurdepääsu ja säilimise tagamiseks.
§ 7. Registri andmete kaitse
(1) Registri andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Registri vastutav töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass K2T2S2.
§ 8. Andmete töötlemise nõuded
(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seaduses, käesolevas põhimääruses ja muudes õigusaktides sätestatud eesmärkidel, tingimustel ja korras.
(2) Vastutav töötleja ja registripidaja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab registripidaja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.
(4) Registrit majutav volitatud töötleja teostab andmete varundamist sagedusega üks kord päevas. Varukoopiaid säilitatakse 14 päeva jooksul. Iga kuu esimesel nädalal teostatakse andmete varundamist pikaajaliseks säilitamiseks ja seda varukoopiat säilitatakse 365 päeva jooksul.
2. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED
§ 9. Registrisse andmete kandmine
Registripidajad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
§ 10. Registrisse kantavad andmed
(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:
1) saatja nimi;
2) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
3) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle vms);
4) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;
5) sarja tähis;
6) pealkiri;
7) saatja poolt märgitud kuupäev ja number;
8) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);
9) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;
10) dokumendi lisad;
11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
12) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:
1) saaja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
2) dokumendi edastamise viis (DHX, e-post, post, käsipost, tähitud post jne);
3) sarja tähis;
4) pealkiri;
5) dokumendi registreerimise number ja kuupäev;
6) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri, teatis vms);
7) koostaja nimi;
8) allkirjastaja nimi;
9) dokumendi lisad;
10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
12) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev ja kellaaeg;
13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:
1) pealkiri;
2) number, kuupäev;
3) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);
4) akti liik;
5) akti väljaandja;
6) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);
7) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;
8) akti lisad;
9) akti muutmis- ja lugemisõigused;
10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
11) eelnõu kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused;
12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:
1) pidaja nimetus;
2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
3) pealkiri;
4) päevakord;
5) juhataja;
6) protokollija;
7) osavõtjad;
8) puudujad;
9) kutsutud;
10) külalised;
11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;
12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
13) protokolli kantud istungi käik ja otsused;
14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:
1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;
2) pealkiri, mis hõlmab lepingu tüüpi ja objekti;
3) sarja tähis;
4) lepingu number või tähis;
5) lepingu objekt/teema;
6) allkirjastamise kuupäev;
7) kehtivuse algus ja lõpp;
8) allkirjastaja nimi;
9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
10) muutmis- ja lugemisõigused;
11) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
§ 11. Registrisse kantud andmete muutmine
(1) Registrisse kantud andmeid muudetakse registripidaja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.
(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.
§ 12. Andmete õiguslik tähendus
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.
3. peatükk REGISTRI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE
§ 13. Kasutajaõigused
(1) Registris sisalduvate andmete kasutajaõigused on vastutava töötleja, volitatud töötleja ja registripidaja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse nende andmisel.
(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub asjaajamiskorras või muus eeskirjas kehtestatud korras.
§ 14. Juurdepääs registri andmetele
(1) Igaühel on juurdepääs avalikule dokumendiregistrile valla veebilehe kaudu õigusaktides sätestatud korras.
(2) Igal isikul on õigustutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve, võimalusel koos viitega õiguslikule alusele.
(3) Andmete väljastamise eest tasu ei võeta, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhul.
(4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
4. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE
§ 15. Andmete säilitamine
Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse alusdokumendid õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
§ 16. Järelevalve registri pidamise üle
Järelevalvet registri pidamise üle teostavad vastutav töötleja ning muud isikud, kellel on selleks õigusaktidest tulenev õigus.
§ 17. Registri lõpetamine
(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Otepää Vallavalitsus.
(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
§ 18. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Kajar Lepik
Vallavalitsuse liige vallavanema ülesannetes
Janno Sepp
Vallasekretär
Facebook
Twitter