Väljaandja: Põlva Vallavalitsus
Akti liik: määrus
Teksti liik: algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp: 04.10.2019
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: 13.06.2022
Avaldamismärge: RT IV, 01.10.2019, 8

Põlva valla toetuste taotluste menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus

Vastu võetud 25.09.2019 nr 10


Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 43^3  lõike 1 ja § 43^5  lõike 1 ja Põlva Vallavolikogu 21. märtsi 2019. a otsuse nr 20 "Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine Põlva Vallavalitsusele" alusel.

1. peatükk Üldsätted

§ 1. Määruse reguleerimisala

(1)  Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse andmekogu ametliku nimetusega Põlva valla eelarvest mittetulundusliku tegevuse, huvihariduse ja huvitegevuse ning kultuuri-, spordi-, hariduse- ja noorsootööprojektide toetuste taotlemise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.

(2)  Andmekogu lühinimi on PolvaSpoku.

§ 2. Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärk

() Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärk on:
1) luua keskkond Põlva valla eelarvest antavate mittetulundusliku tegevuse, huvihariduse ja huvitegevuse ning kultuuri-, spordi-, hariduse- ja noorsootööprojektide toetuste (edaspidi toetus) taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks;
2) tagada toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.

§ 3. Andmekogu finantseerimine

() Andmekogu pidamist finantseeritakse Põlva valla eelarvest.

§ 4. Andmekogu pidamise viis ja andmete kaitse

(1)  Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna.

(2)  Andmekogu on registreeritud standardlahendust kasutava infosüsteemina riigi infosüsteemi haldussüsteemis (edaspidi RIHA) ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

(3)  Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ja andmed säilitatakse digitaalsel kujul.

(4)  ISKE klassifikatsiooni alusel on andmekogu turbeaste keskmine (M) ja turvaklass K1T1S2.

2. peatükk Andmekogu andmete töötlejad

§ 5. Andmekogu vastutav töötleja

(1)  Andmekogu vastutav töötleja on Põlva Vallavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).

(2)  Vallavanem määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kes täidavad vastutava töötleja ülesandeid. Vastutav töötleja:
1) tagab andmekogu pidamise seaduslikkuse;
2) teostab järelevalvet andmekogu pidamise üle;
3) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.

§ 6. Andmekogu volitatud töötleja

(1)  Andmekogu andmeid töötlevad volitatud töötlejad on Põlva Vallavalitsuse haridus- ja kultuuriosakonna teenistujad.

(2)  Andmekogu andmeid töötlev volitatud töötleja:
1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja volitatud töötlejale omaseid ülesandeid.

(3)  Registrit majutav volitatud töötleja on Piksel OÜ.

(4)  Andmekogu majutav volitatud töötleja:
1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;
2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
3) tagab andmekogu turvalisuse ja andmete säilimise.
4) täidab vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ja andmekogu majutamisel.

3. peatükk Andmekogu andmete koosseis

§ 7. Andmekogusse kantavateandmete koosseis

(1)  Andmekogusse kantakse RIHAs registreeritud taotluste esitamise ja menetlemise süsteem KOV-ile infosüsteemi standardlahenduse dokumentatsioonis loetletud andmed Põlva valla eelarvest mittetulundusliku tegevuse, huvihariduse ja huvitegevuse ning kultuuri-, spordi-, hariduse- ja noorsootööprojektide toetuste taotlemise ja menetlemise kohta.

(2)  Andmekogu andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

§ 8. Andmekogusse kantavad andmed

(1)  Andmekogusse kantavad mittetulundusliku tegevustoetuse taotleja ja taotluse andmed:
1) nimi;
2) registrikood või isikukood;
3) postiaadress;
4) kodulehe või sotsiaalmeediakonto aadress;
5) esindaja nimi;
6) telefon;
7) e-posti aadress;
8) taotletav summa;
9) toetuse kasutamise eesmärk;
10) tegutsemisvorm;
11) tegevuse piirkond;
12) taotleja aastaeelarve kogusumma;
13) liikmete arv vanuses 7–19 eraldi Põlva vallas ja väljaspool Põlva valda;
14) liikmete arv vanuses 20 ja vanemad eraldi Põlva vallas ja väljaspool Põlva valda;
15) tegutsemiskoht;
16) tegevuse juhendajate/treenerite nimekiri koos litsentsi/kutsetunnistuse andmetega;
17) tegevuse eesmärk;
18) toetuse kasutamise tegevuse kirjeldus;
19) aruande esitaja nimi;
20) aruande esitaja kontaktandmed.

(2)  Andmekogusse kantavad huvihariduse ja huvitegevuse tegevustoetuse taotleja ja taotluse andmed:
1) nimi;
2) registrikood või isikukood;
3) postiaadress;
4) kodulehe või sotsiaalmeediakonto aadress;
5) esindaja nimi;
6) telefon;
7) e-posti aadress;
8) taotletav summa;
9) toetuse kasutamise eesmärk;
10) tegevuse valdkond;
11) liikme osalustasu kuus;
12) liikmete nimekiri vanuses 6 ja nooremad;
13) liikmete nimekiri vanuses 7–19 eraldi Põlva vallas ja väljaspool Põlva valda;
14) liikmete nimekiri vanuses 20 ja vanemad eraldi rahvastikuregistrijärgse elukohaga Põlva vallas ja väljaspool Põlva valda;
15) tegutsemiskoht;
16) tegevuse juhendajate/treenerite nimekiri koos litsentsi/kutsetunnistuse andmetega;
17) tegevuse eesmärk;
18) toetuse kasutamise tegevuse kirjeldus;
19) osaleja nimi;
20) osaleja isikukood;
21) osaleja rahvastikuregistrijärgne elukoht;
22) osaleja õppeasutus, huvihariduse või -tegevuse pakkuja;
23) alaealise osaleja seadusliku esindaja nimi, isikukood ja kontaktandmed;
24) osaleja saavutused/tulemused;
25) treeneri või juhendaja nimi;
26) treeneri või juhendaja isikukood;
27) treeneri või juhendaja valdkonnas tegutsemiseks vajalike kompetentside omamist tõendavad andmed (omandatud haridus, kutse, kvalifikatsioon);
28) aruande esitaja nimi;
29) aruande esitaja kontaktandmed.

(3)  Andmekogusse kantavad kultuuri-, spordi-, hariduse- ja noorsootööprojektide toetuse taotleja ja taotluse andmed:
1) nimi;
2) registrikood või isikukood;
3) postiaadress;
4) kodulehe või sotsiaalmeediakonto aadress;
5) esindaja nimi;
6) telefon;
7) e-posti aadress;
8) taotletav summa;
9) toetuse kasutamise eesmärk;
10) projekti valdkond;
11) projekti piirkond;
12) projekti nimetus;
13) projekti toimumise aeg või ajad;
14) projekti läbiviimise koht;
15) projektis osalejate arv;
16) projekti kogueelarve;
17) projekti eesmärk;
18) projekti tegevus(ed);
19) projekti tulemus(ed);
20) projekti rahastusplaan;
21) aruande esitaja nimi;
22) aruande esitaja kontaktandmed.

(4)  Andmekogusse kantavad taotluse menetlusandmed on:
1) taotluse esitamise aeg;
2) taotluse olek;
3) taotlust menetlev isik;
4) puudused ja nende kõrvaldamiseks antud tähtaeg.

(5)  Andmekogusse kantavad toetuse kasutamise andmed on:
1) eraldatud toetuse suurus;
2) sõlmitud lepingu number;
3) tehtud väljamaksed;
4) toetuse sihtotstarbelist kasutamist tõendavad andmed.

(6)  Andmekogusse kantavad taotluse menetleja andmed on:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood;
3) kontaktandmed;
4) organisatsioon.

4. peatükk Andmete töötlemine

§ 9. Andmete töötlemise üldpõhimõtted

() Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 27.04.2016 määruses nr (EL) 2016/679 "Isikuandmete kaitse üldmäärus", avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

§ 10. Andmekogu andmeandjad

() Andmekogusse esitavad andmeid:
1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti, toetuse tegevuse ja toetuse kasutamise kohta;
2) volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 11. Andmevahetus teiste infosüsteemidega

() Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu sooritatakse automaatselt päringud järgmistesse andmekogudesse:
1) äriregistrist kontrollitakse registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmeid ja põhikirja ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavaid juriidilisi isikuid;
2) rahvastikuregistrist kontrollitakse isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukohaandmeid, kontaktandmeid;
3) aadressiandmete süsteemist kontrollitakse objekti aadressi;
4) kinnistusraamatust kontrollitakse isikukoodi ja registrikoodi alusel andmeid kinnistute kohta;
5) Eesti Hariduse Infosüsteemist kontrollitakse isikukoodi alusel andmeid õpilaste kohta;
6) kutseregistrist kontrollitakse isikukoodi alusel andmeid kutsetunnistuste kohta.

§ 12. Andmekogu andmete õigsuse tagamine ja ebaõigete andmete parandamine

(1)  Andmekogusse kantud andmete õigsuse eest vastutab andmeandja.

(2)  Volitatud töötleja parandab ebaõiged andmed andmekogus ühe tööpäeva jooksul arvates teadasaamisest. Võimalusel lisatakse andmekogusse selgitus andmete parandamise põhjuse kohta.

§ 13. Andmetele juurdepääs

(1)  Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs aadressilt https://piksel.ee/spoku/polva. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

(2)  Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele;
2) vastutava töötleja õiguste teostajal ja administraatoril on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele;
3) volitatud töötlejal on juurdepääs andmetele ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 14. Andmete väljastamine

(1)  Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt:
1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega;
2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks.
3) kolmandatele isikutele õigustatud huvi korral, kui see ei ole vastuolus seadusega.

(2)  Andmekogust väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on märgitud soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

(3)  Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta.

(4)  Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 15. Registri kasutajaõigused

(1)  Andmetele juurdepääsu haldamine on registri vastutava töötleja ülesanne ja juurdepääsude (edaspidi konto) loomine vastutava töötleja taotluse alusel registrit majutava volitatud töötleja ülesanne.

(2)  Konto loomiseks esitab vastutav töötleja registrit majutavale volitatud töötlejale taotluse.

(3)  Registri kasutajaõigused lõppevad konto sulgemisega.

§ 16. Andmete säilitamine

(1)  Andmekogusse kantud andmeid säilitatakse andmekogus kümme aastat arvates lepingu lõppemisest. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.

(2)  Andmekogu alusdokumente säilitatakse Põlva Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.

(3)  Andmekogu majutav volitatud töötleja korraldab andmete logimist ja üks kord ööpäevas andmetest turvakoopiate tegemise. Logiandmeid säilitatakse kolm aastat andmete tekkimisest. Turvakoopiaid säilitatakse üks aasta.

5. peatükk Järelevalve ja andmekogu pidamise lõpetamine

§ 17. Järelevalve andmekogu pidamise üle

() Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 18. Andmekogu pidamise lõpetamine

(1)  Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Põlva Vallavalitsus.

(2)  Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse või arhiivi või andmete hävitamine ning andmete üleandmise või hävitamise tähtaeg.

6. peatükk Rakendussätted

§ 19. Andmete kogumine

() Andmeid kogutakse andmekogusse alates 2019. aasta 1. oktoobrist.

§ 20. Määruse jõustumine

() Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Georg Pelisaar
vallavanem

Eliko Saks
vallasekretär