Keskkond ja heakordKalmistu

Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Linna ja valla valitsemineHallatavate asutuste põhimäärused, konkursid, palgad, struktuur ja koosseisud

Teksti suurus:

Lääne-Harju valla kalmistute registri põhimäärus

Väljaandja:Lääne-Harju Vallavolikogu
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:04.11.2019
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 01.11.2019, 24

Lääne-Harju valla kalmistute registri põhimäärus

Vastu võetud 29.10.2019 nr 18

Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11 ja avaliku teabe seaduse § 433, § 434 ja 435 lõike 1 alusel.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.   Reguleerimisala

  (1) Määrusega sätestatakse Lääne-Harju valla omandis oleval maa-alal asuvate kalmistute registri asutamise ja pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise kord, andmekogust andmete väljastamise tingimused ja kord.

  (2) Registrisse kogutakse andmeid ainult Lääne-Harju valla haldusterritooriumil asuvate kalmistute kohta.

§ 2.   Andmekogu ametlik nimi ja omanik

  (1) Andmekogu ametlik nimi on „Lääne-Harju valla kalmistute register“ (edaspidi andmekogu).

  (2) Andmekogu omanik on Lääne-Harju vald.

  (3) Registri asutab ning selle põhimääruse kehtestab ja muudab Lääne-Harju Vallavolikogu (edaspidi volikogu).

§ 3.   Mõisted

  Käesolevas määruses ja andmekogus kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
  1) matmiskoht - kalmistul olev hauaplats, kolumbaarium, tuhapuisteala, ühiskalm või ridahaud;
  2) hauaplats või plats – maa-ala ühe või mitme surnukeha matmiseks;
  3) jälgitav hauaplats – hooldamata hauaplats, mille suhtes on algatatud akteerimismenetlus;
  4) akteeritud hauaplats – jälgitav hauaplats, mis on vähemalt üheaastase jälgimise tulemusena võõrandatud hauaplatsi kasutajalt;
  5) hauaplatsi kasutaja – isik, kellel on hauaplatsi kasutamise õigus;
  6) kalmistu haldaja – kalmistu kasutamist korraldav asutus;
  7) kalmistukorraldaja – kalmistu haldaja määratud töötaja, kes tegeleb hauaplatside eraldamise, kalmistu kasutamise nõuete täitmise kontrollimise ja kalmistu korrashoiuga;
  8) maetu – kalmistule maetud põrm;
  9) Haudi – kalmistute veebipõhine infosüsteem.

§ 4.   Andmekogu pidamise eesmärgid

  Andmekogu pidamise eesmärgid on:
  1) süstematiseerida Lääne-Harju valla kalmistutel asuvate matmiskohtade ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
  2) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
  3) lihtsustada matmiskohtade kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
  4) luua tänapäevane infosüsteem, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav register, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
  5) võimaldada kasutajal leida vajalik matmiskoht;
  6) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid kalmistute registri avaliku vaate vahendusel;
  7) viia kalmistutel sisse paberivaba asjaajamine ja hõlbustada seal igapäevast tööd.

§ 5.   Andmekogu pidamise põhimõtted

  (1) Andmekogu peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse seaduse ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.

  (2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.

  (3) Andmekogu pidamisel tuginetakse riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.

2. peatükk Andmekogu pidamine 

§ 6.   Andmekogu pidamine

  (1) Andmekogu pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust „Kalmistute register“, lühinimega „Haudi“, mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis ja kus andmeid töödeldakse digitaalselt.

  (2) Tarkvara koosneb infosüsteemist Haudi ja Haudiga liidestatud avalikust kalmistute portaalist.

  (3) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest moodulitest:
  1) hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamine;
  2) matuse registreerimine;
  3) hauaplatsi kasutajate haldamine;
  4) arhiivi kiirsisestus;
  5) hauaplatside akteerimine;
  6) kalmistute kaardid.

  (4) Andmekogu pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust, andmed ja alusdokumendid säilitatakse digitaalselt.

§ 7.   Andmekogusse kantud andmete kaitse

  (1) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K2T1S1.

  (2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.

§ 8.   Andmekogu vastutav töötleja

  (1) Andmekogu vastutav töötleja on Lääne-Harju Vallavalitsus kui ametiasutus.

  (2) Andmekogu vastutav töötleja:
  1) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
  2) korraldab ja juhib andmekogu pidamist;
  3) teeb järelevalvet andmekogu pidamise üle;
  4) täidab muid seadustest, õigusaktidest ja põhimäärusest tulenevaid ülesandeid.

§ 9.   Andmekogu volitatud töötleja

  (1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu kasutaja, kellele vastutav töötleja on andnud andmekogu kasutamise õiguse ja volitanud täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid. Vallavanem või tema volitatud isik määrab isiku või isikud, kes täidavad volitatud töötleja ülesandeid.

  (2) Andmekogu volitatud töötleja:
  1) täidab vastutava töötleja korraldusi andmekogu pidamisel;
  2) töötleb andmeid ning vastutab nende ajakohasuse ja õigsuse eest;
  3) rakendab tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;
  4) teavitab koheselt vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, mille parandamine ei ole tema pädevuses, andmekogu pidamisel tekkinud probleemidest ja talle teatavaks saanud andmete mittesihipärase kasutamise juhtudest;
  5) täidab muid vastutava töötleja antud ülesandeid andmekogu pidamise eesmärkide täitmiseks.

§ 10.   Andmekogu pidamise kulud

  Andmekogu majutamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Lääne-Harju valla eelarve vahenditest.

3. peatükk Andmekogus kogutavad andmed ja andmete kasutamise õigused 

§ 11.   Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed

  (1) Andmekogu koosseisu kuuluvad kalmistuseadusest tulenevad ja kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed, mis on nimetatud käesoleva paragrahvi lõigetes 2–3.

  (2) Kalmistuseadusest tulenevad andmed:
  1) maetud isiku andmed (sh kolumbaariumisse paigutatud või tuhapuistealale puistatud tuhastatud isikud) – ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, surmaaeg, maetu viimase elukoha aadress, surmatõendi või -teatise number ja kuupäev ning väljastaja, matmise kuupäev, matuse liik, kirstu või urni materjal ning vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta;
  2) hauaplatsi andmed – kalmistuosa, kvartal, rida, sektor, koht, hauaplatsi aadress ja staatus (vaba, kasutuses, mälestis, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu), matmiskohtade arv hauaplatsil, matuse liik (kirstuplats, urniplats, urnimüür, puisteala), muinsuskaitse staatus (ajaloo-, arheoloogia- või arhitektuurimälestis) ning hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete kirjeldus;
  3) hauaplatsi kasutaja andmed – ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, kontaktandmed;
  4) juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja andmed – juriidilise isiku nimetus, registrikood ja kontaktisiku nimi ning kontaktandmed.

  (3) Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed:
  1) kalmistu üldandmed – nimetus, aadress, haldaja kontaktandmed, lahtiolekuajad, info lepingute kohta;
  2) haldaja osutatavad teenused ja hinnakiri – teenuse nimetus, liik ja kood, ühik, hind ning tariif;
  3) hauaplatsi taotleja andmed – ees- ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed, hauaplatsi aadress, taotluse tekst ja menetlemise staatus;
  4) hauaplatsi kasutuslepingute andmed – lepingu number, algus- ja lõpukuupäev ning lepingu lõpetamise põhjus;
  5) matmise andmed – matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg (juriidilisest isikust matja nimetus ja registrikood), hauaplatsi kasutaja kooskõlastus juhul, kui matjaks ei ole hauaplatsi kasutaja, ümbermatmise korral ümbermaetava säilmete esmase matmiskoha andmed, sealhulgas matmise kuupäev (kui see on teada);
  6) päevaraamatu andmed – teenuse nimetus, kogus, hauaplatsi aadress, plaaniline teostamisaeg, tegelik teostamisaeg ja teostaja;
  7) hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed – jälgimise alustamise kuupäev ja põhjus, hoiatussedeli number, akteerimise kuupäev ja otsus.

§ 12.   Andmete alusdokumendid

  Andmekogusse kantavate andmete alusdokumendid on:
  1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
  2) hauaplatsi kasutajate andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist või juriidilise isiku kohta vastavast registrist);
  3) kalmistu kanderaamat (hauaplatside register);
  4) jälgimis- ja akteerimisprotokoll ning akt;
  5) hauaplatsi kasutaja taotlus ja kasutusleping;
  6) kiriku- või kalmisturaamatud;
  7) kalmistu haldaja peetud matmise registreerimise raamatud.

§ 13.   Andmete andmekogusse kandja ja tähtajad

  (1) Käesolevas määruses sätestatud andmete andmekogusse kandmise ja uuendamise kohustus on volitatud töötlejal.

  (2) Volitatud töötlejal on õigus keelduda andmete andmekogusse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega. Volitatud töötlejal on õigus teha järelevalve eesmärgil riigi registritest päringuid hauaplatsi kasutaja andmete osas.

  (3) Uue hauaplatsi loomisel kannab volitatud töötleja selle andmed andmekogusse, sidudes selle kalmistu kaardimooduliga. Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud andmekogus teeb volitatud töötleja vastavalt vajadusele.

  (4) Kalmistu üldandmete muutumisel kannab volitatud töötleja andmete muudatuse koheselt andmekogusse.

  (5) Volitatud töötleja kannab hauaplatsi-, maetu- ja hauaplatsi kasutaja ning kasutuslepingu andmed andmekogusse matuse vormistamise või hauaplatsi kasutaja teenindamise käigus. Hauaplatsiga seotud ja kasutuslepingu andmete muutumisest teadasaamisel uuendab volitatud töötleja andmekogu andmeid koheselt tagamaks andmekogu ajakohasust.

  (6) Paberkandjal olevad hauaplatside ja kasutuslepingute andmed sisestab volitatud töötleja andmekogusse ja seostab kalmistu kaardiga selleks kokkulepitud perioodi jooksul.

  (7) Vastutav töötleja vastutab selle eest, et andmekogusse kantud andmed vastaksid esitatud alusdokumentidele.

§ 14.   Ebaõigete andmete parandamine

  (1) Volitatud töötleja korraldab viivitamata andmekogus andmete parandamise, kui ta avastab andmekogust ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud.

  (2) Kui ebaõiged andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab volitatud töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.

§ 15.   Andmete õiguslik tähendus

  Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.

§ 16.   Andmetele juurdepääsu õigus

  (1) Andmekogu avalikus vaates on igal isikul võimalik tutvuda järgmiste andmekogusse kantud andmetega:
  1) kalmistu üldandmed;
  2) maetu andmed (välja arvatud isikukood), maetu viimase elukoha aadress, surmatõendi või -teatise andmed, matuse liik, kirstu või urni materjal ja vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta;
  3) kalmistu kaardid;
  4) teenuste hinnakiri;
  5) muinsuskaitse all ja kultuuriväärtusega hauaplatside andmed.

  (2) Juurdepääs käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetamata andmekogu andmetele on lubatud:
  1) andmekogu vastutava ja volitatud töötleja ülesannete täitjatele personaalsete kasutajakontode kaudu andmekogu pidamise ning kalmistu kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks;
  2) hauaplatsi kasutajale kasutuslepingu alusel tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud ja andmekogusse kantud andmetele.

  (3) Andmekogus on võimalik teha otsinguid:
  1) maetu ees- ja perenimega;
  2) maetu sünni-, surma- või matmise kuupäevaga;
  3) hauaplatsi asukohaga (kalmistuosa, kvartal, rida, sektor, koht) ning otsingutulemust kuvada kaardimooduliga seostatud kalmistu kaardil;
  4) näha hauaplatsi staatust – kasutuses plats, kõlbmatu plats, vaba plats, jälgitav plats, akteeritud plats, muinsuskaitse all ja kultuurimälestisega plats.

  (4) Andmekogus on võimalik esitada taotlust hauaplatsi kasutuslepingu sõlmimiseks ja hauaplatsi hooldamise teenuse tellimiseks.

  (5) Igal hauaplatsi lepingulisel kasutajal on õigus kontrollida andmete olemasolu andmekogus ja esitada volitatud töötlejale taotlus andmete parandamiseks, täiendamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule. Volitatud töötleja kontrollib saadud andmeid ja kannab andmed taotleja esitatud kujul andmekogusse või teavitab taotlejat andmete andmekogusse kandmata jätmise põhjustest 30 päeva jooksul taotluse saamisest arvates.

  (6) Andmekogusse kantud andmeid väljastatakse järgmiselt:
  1) andmesubjekti kohta käivad andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse ja isikuandmete kaitse seadusega;
  2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
  3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.

§ 17.   Andmekogu kasutamise õiguse andmine

  (1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.

  (2) Vastutava töötleja taotlusel loob peaadministraator kasutajakonto (edaspidi konto) andmekogu volitatud töötlejale.

  (3) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
  1) volitatud töötleja ees- ja perekonnanimi ning isikukood;
  2) kalmistu nimi, mille andmeid soovitakse töödelda;
  3) loetelu andmekogu pidamisega seotud ülesannetest;
  4) tähtajalise õiguse andmisel konto sulgemise tähtaeg.

  (4) Vastutav töötleja teavitab käesoleva paragrahvi lõikes 3 nimetatud taotlejat konto loomisest viie tööpäeva jooksul arvates taotluse saamisest.

  (5) Kui andmekogu kasutamise õiguse taotleja on juriidiline isik, siis taotleb ta konto loomist kõigile oma töötajatele, kellel on tööülesannete tõttu vaja andmekogu kasutada.

  (6) Andmekogu kasutamise õiguse saanud isikut käsitatakse andmekogu volitatud töötlejana.

§ 18.   Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine

  (1) Konto sulgemiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
  1) volitatud töötleja, kelle konto vajab sulgemist, ees- ja perekonnanimi;
  2) andmekogu kasutamise õiguse lõpetamise aeg.

  (2) Vastutav töötleja sulgeb konto hiljemalt käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.

  (3) Vastutav töötleja võib omal algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
  1) korduvalt on rikutud andmete töötlemise korda;
  2) korduvalt on kantud andmekogusse väärad andmed;
  3) kontot on võimaldatud kasutada isikul, kellele ei ole kasutamise õigust antud;
  4) andmeid on kasutatud mittesihipäraselt;
  5) andmekogu pidamisega seotud ülesannete täitmine on lõppenud.

4. peatükk Andmete säilitamine, järelevalve ja andmekogu lõpetamine 

§ 19.   Andmete säilitamine

  (1) Alaliselt säilitatakse andmekogus:
  1) maetu andmed;
  2) matmise andmed;
  3) hauaplatsi andmed;
  4) hauaplatsi kasutamise andmed.

  (2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:
  1) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist;
  2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist.

  (3) Kalmisturegistri andmetega tehtud toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse 1 aasta toimingu tegemisest arvates.

§ 20.   Järelevalve andmekogu pidamise üle

  (1) Järelevalvet andmekogu pidamise seaduslikkuse üle teostavad andmekogu vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

  (2) Andmekogu üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmekogust andmete väljastamise ja kasutamise kohta.

  (3) Andmekogu vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul kaebuse saamisest arvates.

  (4) Andmekogu volitatud töötleja on kohustatud järelevalve käigus ilmnenud puudused kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses määratud tähtajaks.

§ 21.   Andmekogu pidamise lõpetamine

  (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab volikogu.

  (2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

  (3) Andmekogu lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi ja määrab üleandmise tähtaja.

  (4) Andmed antakse üle andmekogu vastutava töötleja vastutusel. Andmete üleandmisel koostatakse vastav akt.

5. peatükk Rakendussätted 

§ 22.   Andmekogu moodustamine

  (1) Andmekogu moodustamisel võetakse aluseks kalmistute kohta peetavatesse matmiste registreerimise raamatusse ja koguduste matuseraamatutesse kantud andmeid.

  (2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud ja paberkandjal olevad andmed kannab volitatud töötleja andmekogusse jooksvalt hauaplatside andmete korrastamise käigus.

  (3) Isikul on õigus kontrollida andmete olemasolu andmekogus ja esitada volitatud töötlejale taotlus andmete parandamiseks või täiendamiseks. Volitatud töötleja kontrollib saadud andmeid ja kannab andmed andmeandja poolt esitatud kujul andmekogusse või teatab isikule andmete andmekogusse kandmata jätmise põhjustest ühe kuu jooksul alates isikult avalduse saamisest.

§ 23.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Külli Tammur
vallavolikogu esimees

/otsingu_soovitused.json