Antsla Vallavalitsuse raamatupidamisregistri põhimäärus
Vastu võetud 29.04.2020 nr 9
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 435 lõike 1 ning Antsla Vallavolikogu 17.12.2019. a määruse nr 28 „Antsla valla andmekogude asutamiseks ja andmekogude põhimääruste kinnitamiseks volituste andmine“ § 1 alusel.
§ 1. Reguleerimisala
Määrusega sätestatakse Antsla Vallavalitsuse raamatupidamisregistri (edaspidi registri) asutamise, pidamise ja andmete töötlemise kord, sealhulgas vastutava töötleja ülesanded, kogutavate andmete koosseis, andmete registrisse kandmise ja registri haldamise kord ning andmete väljastamise tingimused.
§ 2. Registri ametlik nimetus
Registri ametlik nimetus on Antsla Vallavalitsuse raamatupidamisprogramm PMen.
§ 3. Registri omanik
Registri omanik on Antsla vald.
§ 4. Registri vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on Antsla Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus).
(2) Ametiasutuse juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).
(3) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri pidamist;
2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;
3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
7) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogude pidamisega seotud ülesandeid.
(4) Registripidaja on vastutava töötleja poolt selleks volitatud teenistuja (edaspidi registripidaja).
(5) Registripidaja:
1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;
3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
11) täidab vastutava töötleja korraldusi.
(6) Raamatupidamisrogrammi PMen arendab ja hooldab sõlmitud lepingu alusel OÜ San Revilo.
§ 5. Registri pidamise eesmärgid
Registri pidamise eesmärk on:
1) võimaldada Antsla Vallavalitsusel korraldada rahvusvaheliselt tunnustatud põhimõtetest lähtuvat raamatupidamist ja finantsaruandlust;
2) tagada valla varade, kohustiste, tulude, kulude ja omakapitali asjakohane ja tõepäraselt esitatud arvestus;
3) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud andmed.
§ 6. Registrisse kantud andmete kaitse
(1) ISKE klassifikatsiooni alusel on r egistri turvaklass K1T1S1 ja turbeaste madal (L).
(2) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(3) Registri vastutava töötlejate ja kohustus on tagada registrite andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
§ 7. Registrite pidamise kulu
Registrite arendamise ja pidamise kulu kaetakse üldjuhul Antsla valla eelarvest.
§ 8. Andmete töötlemise nõuded
(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016. a, lk 1-88), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Registri pidamiseks kasutatakse infosüsteemi standardlahendust "PMen”, mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis (edaspidi RIHA).
(3) Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ja andmed säilitatakse digitaalsel kujul.
(4) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab töötleja väärad andmed hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.
(5) Registrisse kantud andmeid muudetakse alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.
(6) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.
(7) Registrisse andmete sisestamist ja muutmist identifitseeritakse isikuliselt ja ajaliselt.
§ 9. Andmetele juurdepääs
Registrile on juurdepääs turvalise autentimisvahendi abil.
§ 10. Registrisse kantavad andmed
(1) Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile ametijuhendiga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Registrisse kantakse asutuse või isiku kohta andmed:
1) asutuse nimi või isiku ees- ja perekonnanimi;
2) asutuse registrikood või isiku isikukood;
3) postiaadress;
4) e-posti aadress;
5) pangakonto number;
6) e-arve avaldus.
(3) Töötajate ja teenistujate kohta kantakse registrisse lisaks käesolev paragrahvi lõikes 2 toodule:
1) sugu;
2) sünniaeg;
3) residentsus;
4) pensioni II samba liitumine;
5) amet;
6) tööle asumise ja töösuhte lõppemise aeg / teenistusse nimetamise ja teenistusest vabastamise aeg;
7) tulumaksuvabastuse summa suurus;
8) ametipalk/töötasu;
9) töölt puudumise periood ja põhjus.
(4) Müügiarvete koostamisel seostatakse kauba või teenuse saaja arve maksja isikuga.
§ 11. Andmete õiguslik tähendus
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus. Kogutavate andmete alusel koostatakse ja esitatakse aruanded vastavalt õigusaktidega kehtestatud korras.
§ 12. Kasutajaõigused
(1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja õiguste teostajal ja registripidajal ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.
(3) Kasutajaõigused lõpevad teenistus- või töösuhte lõppemisel Antsla Vallavalitsuses.
(4) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub vastavalt Antsla Vallavalitsuse kehtestatud infosüsteemi kasutamise korrale ja infoturbepoliitikale.
§ 13. Andmete säilitamine
(1) Registrisse kantud andmeid säilitatakse vastavalt raamatupidamise seaduses kehtestatule.
(2) Registri alusdokumente säilitatakse Antsla Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud liigitusskeemile.
(3) Turvakoopiaid tehakse üks kord ööpäevas ja säilitatakse üks aasta. Logiandmeid (sisselogimine süsteemi, sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, teistesse registriga ühendatud süsteemidesse tehtud päringud jms) säilitatakse kolm aastat andmete tekkimisest.
§ 14. Järelevalve registri pidamise üle
(1) Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused teiste järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.
§ 15. Registri pidamise lõpetamine
(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Antsla Vallavalitsus.
(2) Registri andmekogud säilitab Antsla Vallavalitsus vastavalt raamatupidamise seaduses toodule. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
(3) Registri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja. Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.
§ 16. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.
Avo Kirsbaum
vallavanem
Kersti Käis
vallasekretär
Facebook
Twitter