Kohtla-Järve linna kalmisturegistri põhimäärus
Vastu võetud 26.09.2019 nr 59
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 1, kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse § 431, § 434 lõike 1 ja § 435 lõike 1 alusel.
1. peatükk Üldsätted
§ 1. Kalmisturegistri asutamine
Kohtla-Järve linna kalmisturegistri põhimäärusega (edaspidi määrus) asutatakse Kohtla-Järve linna andmekogu „Kohtla-Järve linna kalmisturegister“ (edaspidi kalmisturegister).
§ 2. Kalmisturegistri asutamise ja pidamise eesmärk
(1) Kalmisturegister asutatakse kalmistuseadusega kalmistu haldajale pandud ülesannete täitmiseks, sealhulgas Kohtla-Järve linna hallatava ning matmiseks avatud Raudi kalmistu (edaspidi kalmistu) hauaplatside, nendele maetute ja hauaplatside kasutajate andmete kogumiseks ning kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalike andmete töötlemiseks.
(2) Kalmisturegistri pidamise eesmärgid on:
1) süstematiseerida kalmistul asuvate hauaplatside ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
2) võimaldada kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamisel elektroonilist asjaajamist ja teabevahetust;
3) avalikustada kalmistu ja maetute andmed internetis vastava veebilehe (edaspidi kalmistuportaal) kaudu.
§ 3. Kalmisturegistri pidamise viis
(1) Kalmisturegistrit peetakse veebipõhise andmekoguna.
(2) Kalmisturegistri pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust "Kalmistute Register” (lühinimi “75001017-haudi”), mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA).
(3) Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust, andmed säilitatakse digitaalsel kujul ja alusdokumendid säilitatakse digitaalselt või paberkandjal.
§ 4. Registri andmete kaitse ja säilimine
(1) Turbeaste on keskmine (M).
(3) Isikuandmete töötlemisel peavad vastutav ja volitatud töötleja tagama isikuandmete kaitse üldmääruse ja avaliku teabe seaduse nõuete järgimise.
(4) Registri andmete töötlemisel käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks rakendatakse füüsilisi ja organisatsioonilisi infotehnoloogilisi turvameetmeid.
(5) Registri andmete sisestamisi, muutmisi, kustutamisi ja päringute tegemist, sealhulgas eraldi logifailide vaatamist, logitakse. Logisid säilitatakse 12 kuud.
§ 5. Kalmisturegistri vastutav töötleja
(1) Kalmisturegistri vastutav töötleja on Kohtla-Järve Linnavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus). Ametiasutuse juht määrab isiku või isikud, kes täidavad ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab kalmisturegistri pidamist ning vastutab kalmisturegistri pidamise õiguspärasuse eest;
2) tagab kalmisturegistri pidamiseks vajaliku infosüsteemi standardlahenduse kasutamise õiguse olemasolu;
3) korraldab kalmisturegistri turvalise majutamise, sealhulgas võib sõlmida lepinguid kalmisturegistri majutamiseks väljaspool ametiasutust;
4) määrab kalmisturegistri volitatud töötlejad ja nende pädevuse ulatuse;
5) annab volitatud töötlejale juhiseid tema ülesannete täitmiseks;
6) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle.
§ 6. Kalmisturegistri volitatud töötleja
(1) Kalmisturegistri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.
(2) Kalmisturegistri volitatud töötleja ülesanded vastutava töötleja määratud ulatuses on:
1) registri majutamine, sealhulgas registriandmete säilimise ja kaitse tagamine;
2) registri pidamiseks kasutatava infosüsteemi hooldamine ja vajadusel täiustamine;
3) andmete kogumine ja registrisse kandmine;
4) registriandmete aktuaalsuse ja õigsuse tagamine;
5) õigustatud isikute juurdepääsu tagamine registriandmetele;
6) avalikustamist võimaldavate kalmistute ja maetute andmete avalikkusele teatavaks tegemine internetis vastava veebilehe kaudu;
7) isikutele nende kohta registrisse kantud andmete kättesaadavaks tegemine;
8) muud vastutava töötleja antavad ülesanded kalmisturegistri pidamise eesmärkide täitmiseks.
§ 7. Andmete õiguslik tähendus
Kalmisturegistrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti.
§ 8. Kalmisturegistri pidamise kulud
Kalmisturegistri pidamisega seotud kulu kaetakse Kohtla-Järve linna eelarvest.
28.08.2020 15:57
Veaparandus - Parandatud täheviga sõnas "seotud". Riigi Teataja seaduse § 10 lg 3 alusel.
2. peatükk Kalmisturegistri andmed
§ 9. Kalmisturegistris töödeldavad andmed
Kalmisturegistris töödeldakse kalmistuseaduse § 11 nimetatud andmeid ning muid kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalikke andmeid vastavalt määruse § 3 lõikes 2 nimetatud infosüsteemi võimalustele.
§ 10. Kalmisturegistri andmete koosseis
(1) Kalmistu andmed:
1) kalmistu nimi;
2) aadress;
3) kalmistu haldaja kontaktandmed;
4) kalmistu haldaja pakutavad teenused ja hinnakiri.
(2) Maetu andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood või sünniaeg;
3) surmaaeg;
4) surmatõendi või surmateatise number ja väljaandja;
5) andmed maetu usutunnistuse kohta (omaste vabal tahtel antav teave).
(3) Matmise andmed:
1) matmise kuupäev;
2) matmise viis: kirstu- või urnimatus;
3) kirstu või urni materjal;
4) matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ning kontaktandmed (andmesubjekti valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress), juriidilisest isikust matja puhul ärinimi ja registrikood;
5) matmise registreerimise avalduse number ja esitamise kuupäev;
6) ümbermatmise korral ümbermaetavate säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada.
(4) Hauaplatsi andmed:
1) asukoht kalmistul (kvartal, rida, koht);
2) staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, mälestis või muu säärane);
3) hauakohtade arv hauaplatsil;
4) hauaplatsil asuvate hauatähiste, -piirete ja haljastuse kirjeldus, suuremõõtmeliste hauatähiste ja -piirete paigaldamiseks ning haljastuse rajamiseks antud loa andmed.
(5) Hauaplatsi kasutamise andmed:
1) hauaplatsi kasutaja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ning kontaktandmed (andmesubjekti valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress), juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi, registrikood ja kontaktandmed;
2) kasutusse antud hauaplatsi asukoha andmed;
3) hauaplatsi kasutuslepingu number ja sõlmimise kuupäev;
4) hauaplatsi kasutuslepingu lõpetamise kuupäev ja põhjus.
(6) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmed:
1) hauaplatsi jälgimise alustamise kuupäev;
2) hauaplatsi jälgimise põhjus;
3) hauaplatsi sedeli number;
4) hauaplatsi jälgimise kontroll kuupäev;
5) hauaplatsi kontrollimise tulemus (hooldamata hauaplatsiks tunnistamise või mittetunnistamise otsus).
(7) Lõigetes 1-6 nimetatud andmete detailne koosseis on esitatud RIHA-s registreeritud infosüsteemi standardlahenduse "Kalmistute Register” andmeobjektide nimekirjas.
§ 11. Andmete allikad
(1) Kalmisturegistrisse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise loa taotleja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja.
(2) Kalmisturegistri andmete alusdokumendid on:
1) taotlus hauaplatsi kasutuslepingu sõlmimiseks;
2) hauaplatsi kasutusleping;
3) hauaplatsi kasutuslepingu lisa kasutaja muutmiseks;
4) avaldus matmise registreerimiseks;
5) avaldus hauaplatsist loobumiseks;
6) enne kalmisturegistri asutamist kalmistu ja sinna maetute andmete kogud (kiriku- ja kalmisturaamatud, kalmistute haldajate peetud matmise registreerimise raamatud ja muu säärane).
(3) Alusdokumentide põhjal kalmisturegistrisse kantavate andmete osas, mis on registreeritud rahvastikuregistris, toimub andmevahetus X-tee kaudu.
3. peatükk Kalmisturegistri pidamine
§ 12. Kalmisturegistri kasutajaõiguste andmine
(1) Isikutele, kes täidavad vastutava või volitatud töötleja ülesandeid, luuakse kalmisturegistri kasutamiseks personaalsed kasutajakontod (edaspidi konto). Konto võimaldab juurdepääsu konto omaniku ülesannete täitmiseks vajalikele kalmisturegistri funktsioonidele ja andmetele.
(2) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale kontot vajava isiku andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood;
3) volitatud isiku ülesanded, mille täitmiseks on konto vajalik;
4) loetelu kalmisturegistri andmetest ja funktsioonidest, millele isik vajab volitatud kasutajana juurdepääsu.
(3) Vastutav töötleja korraldab konto loomise kolme tööpäeva jooksul alates käesoleva paragrahvi lõikes 2 nimetatud andmete saamisest.
(4) Konto omanikku käsitletakse kalmisturegistri volitatud töötlejana tema pädevuses olevate ülesannete ulatuses.
(5) Ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid täitma määratud isikutele konto loomise vajaduse otsustab vastutav töötleja linnapea käskkirjaga.
§ 13. Kalmisturegistri kasutajaõiguste lõppemine
(1) Kalmisturegistri kasutajaõigused lõpevad konto sulgemisega.
(2) Konto sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud isik konto sulgemise taotluse vastutavale isikule. Taotluses märgitakse:
1) isiku nimi, kelle konto sulgemist taotletakse;
2) konto sulgemise tähtpäev.
(3) Konto suletakse konto sulgemise tähtpäevale järgnevast tööpäevast.
(4) Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest asjaoludest:
1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
4) konto kasutaja on kasutanud andmeid väljaspool volitatud isiku ülesannete täitmist;
5) konto loomise taotluse esitanud isik ei ole enam volitatud isik;
6) konto kasutaja ei täida enam vastutava töötleja ülesandeid.
§ 14. Andmete kalmisturegistrisse kandja ja tema pädevus
(1) Kõik kalmisturegistrisse kogutavad andmed kannab kalmisturegistrisse vastutava töötleja määratud volitatud töötleja (edaspidi registreerija).
(2) Registreerija tagab kalmisturegistrisse kantud andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse temale registreerimiseks esitatud andmete alusel.
(3) Andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse tagamiseks on registreerijal õigus:
1) küsida kalmisturegistrisse kogutavaid andmeid vastavalt andmete sisule ja iseloomule hauaplatsi kasutuslepingu taotlejalt, hauaplatsi kasutajalt, matmise registreerimise taotlejalt, matjalt, kalmistu haldajalt ja vastutavalt töötlejalt;
2) kontrollida esitatud andmete õigsust ning keelduda andmete kalmisturegistrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas kehtiva õigusega;
3) maetu, matja ja hauaplatsi kasutaja isikuandmete saamiseks või kontrollimiseks teha päringuid rahvastikuregistrisse.
(4) Registreerija parandab kalmisturegistris ilmnenud ebaõiged andmed:
1) omal algatusel, kui registreerija valduses on muude andmete õigsust tõendavaid dokumente;
2) isiku nõudel muude andmete õigsust tõendavate dokumentide alusel, kui isik leiab, et tema või maetu, kelle lähedane ta on, kohta on kalmisturegistris ebaõigeid andmeid.
§ 15. Andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtaeg
(1) Registreerija kannab andmed kalmisturegistrisse 3 tööpäeva jooksul nende teatavaks saamisest arvates, välja arvatud käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 nimetatud juhul.
(2) Kalmisturegistrisse kantud ebaõiged isikuandmed parandatakse kalmisturegistris andmesubjekti põhjendatud nõudmisel ja muude andmete õigsuse tõendamise korral viivitamatult.
(3) Enne kalmisturegistri kasutusele võtmist tekkinud andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtpäevad määrab vastutav töötleja kokkuleppel registreerijaga andmete liikide kaupa vastavalt andmete kalmisturegistrisse kandmise eeldatavale töömahukusele.
§ 16. Kalmisturegistri andmete sidumine kaardiga
Hauaplatsi ja sinna maetute andmed seotakse kalmistu kaardiga, mille tulemusel on selgesti arusaadav, kus asub kalmisturegistrisse kantud hauaplats ja kes on sinna maetud.
§ 17. Kalmisturegistri andmetega tehtud toimingute logimine
Kalmisturegistri andmete töötlemise seaduslikkuse tagamiseks logitakse kõik kalmisturegistri andmetega kalmisturegistris tehtud toimingud.
§ 18. Kalmisturegistri pidamise lõpetamine
(1) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise otsustab Kohtla-Järve Linnavolikogu.
(2) Kalmisturegistri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja kalmisturegistri andmete teistesse registrisse või arhiivi andmise ning määrab seda korraldavad isikud ning tähtajad.
(3) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise tõttu registriandmete teistesse registritesse üleandmine ja arhiveerimine dokumenteeritakse.
(4) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise õiguspärase korraldamise eest vastutab Kohtla-Järve Linnavalitsus.
§ 19. Kalmisturegistriandmete avalikkus
(1) Igaühel on õigus kalmistuportaali kaudu tutvuda järgmiste kalmisturegistris sisalduvate andmetega:
1) kalmistu andmed;
2) maetu ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja surmaaeg;
3) hauaplatsi asukoha andmed;
4) hauaplatsi staatuse andmed;
5) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed;
6) kalmistu kaart.
(2) Lõikes 1 nimetatud andmeid saab kalmistuportaalis otsida maetu nime ning sünni- ja surmaaja järgi.
§ 20. Piiratud juurdepääsuga andmed
Juurdepääs § 19 lõikes 1 nimetamata kalmisturegistri andmetele on lubatud:
1) kalmisturegistri vastutava ja volitatud töötleja ülesandeid täitvatele isikutele nende personaalsete kasutajakontode kaudu kalmisturegistri pidamise ning kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks;
2) hauaplatsi kasutajale tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud andmete osas kalmistuportaali kaudu.
§ 21. Andmesubjekti õigus saada teavet
Igal isikul või tema seaduslikul või volitatud esindajal on õigus saada vastutavalt töötlejalt teavet selle kohta, millistel eesmärkidel ja milliseid tema isikuandmeid kalmisturegistris töödeldakse, kes on kalmisturegistri volitatud töötleja tema isikuandmete osas, kellelt saadakse tema kohta käivaid andmeid, kellele võidakse neid isikuandmeid edastada ning kellele on neid juba edastatud.
§ 22. Andmete säilitamine kalmisturegistris
(1) Alaliselt säilitatakse kalmisturegistris:
1) maetu andmed;
2) matmise andmed;
3) hauaplatsi andmed;
4) hauaplatsi kasutamise andmed.
(2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:
1) hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise korral üks aasta;
2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise korral alaliselt.
4. peatükk Rakendussätted
§ 23. Matmise andmete muus vormis registreerimise lõpetamine
(1) Alates kalmisturegistri kasutusele võtmisest lõpetab volitatud töötleja matmise andmete registreerimise matmise registreerimise raamatutesse.
(2) Matmise registreerimise raamatud arhiveeritakse ja säilitatakse vastutava töötleja juures alaliselt.
Riina Ivanova
volikogu esimees
Facebook
Twitter