Keskkond ja heakordKalmistu

Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Kohila valla kalmisturegistri asutamine ja põhimäärus

Väljaandja:Kohila Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:06.06.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 03.06.2020, 28

Kohila valla kalmisturegistri asutamine ja põhimäärus

Vastu võetud 01.06.2020 nr 8

Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11 ning avaliku teabe seaduse § 431ja § 435 lõike 1 ning Kohila Vallavolikogu 28.01.2020 määruse nr 1 „Kohila valla andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise volitamine“ § 1 alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Reguleerimisala

  (1) Määrusega asutatakse Kohila valla elektrooniline kalmisturegister, mida peetakse infosüsteemis HAUDI (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord.

  (2) Registri ametlik nimetus on Kohila valla kalmisturegister.

  (3) Registri lühinimi on HAUDI.

§ 2.   Registri eesmärk

  Registri pidamise eesmärgid on:
  1) tagada Kohila valla kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud kohaliku omavalitsuse ülesannete täitmiseks vajalike aktuaalsete andmete, sealhulgas Kohila vallas matmiseks avatud kalmistutel asuvate hauaplatside, matmiskohtade, nende kasutajate ja sinna maetute süstematiseeritud andmete olemasolu;
  2) võimaldada Kohila valla kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamisel elektroonilist asjaajamist ja teabevahetust;
  3) teha avalikustamist võimaldavad kalmistute ja maetute andmed kättesaadavaks internetis vastava veebilehe (edaspidi kalmistuportaal) kaudu.

§ 3.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Kohila Vallavalitsus kui ametiasutus. Ametiasutuse juht määrab isiku või isikud, kes täidavad ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid.

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab registri pidamist ning vastutab registri pidamise õiguspärasuse eest;
  2) tagab registri pidamiseks vajaliku infosüsteemi standardlahenduse kasutamise õiguse olemasolu;
  3) määrab registri volitatud töötlejad ja nende pädevuse ulatuse;
  4) annab volitatud töötlejale juhiseid tema ülesannete täitmiseks;
  5) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle.

§ 4.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid ning andmekogu majutusteenuse osutaja AS Spin Tek.

  (2) Volitatud töötleja:
  1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
  2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;
  3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
  4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
  5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
  6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
  7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
  8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
  9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  11) täidab vastutava töötleja korraldusi.

  (3) Majutusteenuse osutaja volitatud töötlejana:
  1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
  2) võimaldab andmetele juurdepääsu;
  3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise.

§ 5.   Registri finantseerimine

  Registri pidamist finantseeritakse Kohila valla eelarvest.

2. peatükk REGISTRI PIDAMISE NÕUDED 

§ 6.   Registri pidamise viis

  (1) Registrit peetakse veebipõhise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

  (2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (3) Register on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

§ 7.   Andmete kaitse

  (1) Andmeid kaitstakse:
  1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
  2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
  3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

  (2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (3) Registri vastutav ja volitatud töötleja rakendavad tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

  (4) Registri turbeaste on madal (L) ja registri turvaklass on K1T1S1.

§ 8.   Andmete töötlemise nõuded

  (1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

  (2) Volitatud töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Registris ebaõigete andmete avastamisel parandatakse andmed viivitamatult.

  (3) Registris tehtud toimingud logitakse. Logisid säilitatakse 10 aastat toimingu tegemisest arvates.

  (4) Registri majutusteenuse osutaja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

3. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED 

§ 9.   Registrisse andmete kandmine

  (1) Kõik registrisse kogutavad andmed kannab registrisse vastutava töötleja määratud volitatud töötleja ülesannete teostaja (edaspidi registreerija).

  (2) Registreerija tagab registrisse kantud andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse temale registreerimiseks esitatud andmete alusel.

  (3) Andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse tagamiseks on registreerijal õigus:
  1) küsida registrisse kogutavaid andmeid vastavalt andmete sisule ja iseloomule hauaplatsi kasutusse taotlejalt, hauaplatsi kasutajalt, matjalt, kalmistu haldajalt ja vastutavalt töötlejalt;
  2) kontrollida esitatud andmete õigsust ning keelduda andmete registrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas kehtiva õigusega;
  3) maetu, matja ja hauaplatsi kasutaja isikuandmete saamiseks või kontrollimiseks teha päringuid rahvastikuregistrisse.

  (4) Registrisse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise loa taotleja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja.

  (5) Registri andmete alusdokumendid on:
  1) hauaplatsi kasutamise leping;
  2) hauaplatsi kasutaja muutmise taotlus;
  3) hauaplatsi kasutaja poolt antud kooskõlastus;
  4) enne registri asutamist Kohila valla kalmistute ja nendele maetute andmete kogud (kiriku- ja kalmisturaamatud, kalmistute haldajate peetud matmise registreerimise raamatud jms).

  (6) Alusdokumentide põhjal registrisse kantavate andmete osas, mis on registreeritud rahvastikuregistris, toimub andmevahetus X-tee kaudu.

§ 10.   Registrisse kantavad andmed

  (1) Kalmistu andmed:
  1) kalmistu nimi;
  2) aadress;
  3) kalmistu haldaja kontaktandmed;
  4) kalmistu haldaja pakutavad teenused ja hinnakiri.

  (2) Maetu andmed:
  1) ees- ja perekonnanimi;
  2) isikukood või sünniaeg;
  3) surmaaeg;
  4) surmatõendi või surmateatise number;
  5) matmise kuupäev.

  (3) Matmise andmed:
  1) matmise kuupäev;
  2) matmise viis: kirstu-, urni- või sümboolne matus;
  3) urnimatuse korral põletusluba ja krematooriumi nimi;
  4) matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, juriidilisest isikust matja puhul ärinimi ja registrikood;
  5) hauaplatsi kasutaja poolt antud kooskõlastus;
  6) ümbermatmise korral ümbermaetavate säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada.

  (4) Hauaplatsi andmed:
  1) asukoht kalmistul (kvartal, rida, sektor);
  2) staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, mälestis vms);
  3) hauakohtade arv hauaplatsil;
  4) hauaplatsil asuvate hauatähiste, -piirete ja haljastuse kirjeldus.

  (5) Hauaplatsi kasutamise andmed:
  1) hauaplatsi kasutaja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ning kontaktandmed (telefoninumber ja e-posti aadress ning andmesubjekti valikul postiaadress), juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi, registrikood ja kontaktandmed;
  2) kasutusse antud hauaplatsi asukoha andmed;
  3) hauaplatsi kasutamise lepingu number ja andmise kuupäev;
  4) hauaplatsi kasutamise lõppemise kuupäev ja kasutamise lõppemise põhjendus.

  (6) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmed:
  1) hauaplatsi tähistamise kuupäev;
  2) hauaplatsi tähistamise põhjus;
  3) hauaplatsi tähise number;
  4) hauaplatsi hooldatuse kontrollimise kuupäev;
  5) hauaplatsi kontrollimise tulemus (hooldamata hauaplatsiks tunnistamise või mittetunnistamise otsus).

§ 11.   Registrisse kantud andmete muutmine

  (1) Registrisse kantud andmeid muudetakse volitatud töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

  (2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui kolmekümne kalendripäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 12.   Andmete õiguslik tähendus

  Registrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti.

4. peatükk JUURDEPÄÄS ANDMETELE 

§ 13.   Juurdepääs registri andmetele

  (1) Igaühel on õigus kalmistuportaali kaudu tutvuda järgmiste registris sisalduvate andmetega:
  1) kalmistu andmed;
  2) maetu ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja surmaaeg;
  3) hauaplatsi asukoha andmed;
  4) hauaplatsi staatuse andmed;
  5) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed;
  6) kalmistu kaart.

  (2) Lõikes 1 nimetatud andmeid saab kalmistuportaalis otsida maetu nime ning sünni- ja surmaaja järgi.

  (3) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

  (4) Andmete väljastamine on tasuta, välja arvatud avaliku teabe seaduse § 25 lõikes 2 sätestatud juhul, mil teabenõudjal on kohustus tasuda 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest alates 21. leheküljest.

  (5) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 14.   Juurdepääsuõiguste andmine

  (1) Volitatud töötlejal on registris sisalduvatele andmetele juurdepääs vastutava töötleja õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

  (2) Isikutele, kes täidavad vastutava või volitatud töötleja ülesandeid, luuakse kalmisturegistri kasutamiseks personaalsed kasutajakontod (edaspidi konto). Konto võimaldab juurdepääsu konto omaniku ülesannete täitmiseks vajalikele kalmisturegistri funktsioonidele ja andmetele.
09.07.2020 16:07
Veaparandus - Parandatud tähevead sõnades "täitmiseks vajalikele" ja lisatud lõike lõppu punkt. Riigi Teataja seaduse § 10 lg 3 alusel.

  (3) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale kontot vajava isiku andmed:
  1) ees- ja perekonnanimi;
  2) isikukood;
  3) volitatud isiku ülesanded, mille täitmiseks on konto vajalik;
  4) loetelu kalmisturegistri andmetest ja funktsioonidest, millele isik vajab volitatud kasutajana juurdepääsu.

  (4) Ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid täitma määratud isikutele konto loomise vajaduse otsustab vastutav töötleja.

5. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE 

§ 15.   Andmete säilitamine

  (1) Alaliselt säilitatakse registris:
  1) maetu andmed;
  2) matmise andmed;
  3) hauaplatsi andmed;
  4) hauaplatsi kasutamise andmed.

  (2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:
  1) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist;
  2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist.

§ 16.   Järelevalve registri pidamise üle

  (1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad registri vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

  (2) Registri üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta.

  (3) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

  (4) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.

  (5) Registri vastutav töötleja kontrollib volitatud töötlejate poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist. Vastutava töötleja ametnik teavitab andmete esitajat puudustest andmete esitamisel ning tagab puuduste kõrvaldamise.

§ 17.   Registri pidamise lõpetamine

  (1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Kohila Vallavalitsus.

  (2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

  (3) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse akt.

  (4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.

§ 18.   Määruse rakendamine

  Määrust rakendatakse alates 20.03.2020.

Uku Torjus
Vallavanem

Anu Suviste
Vallasekretär

/otsingu_soovitused.json