Järva valla kalmistute registri asutamine ja põhimäärus
Vastu võetud 26.05.2022 nr 12
Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11 lõike 1, avaliku teabe seaduse § 431 lõike 1 ja § 435 lõike 1 alusel.
§ 1. Registri asutamine ja nimetus
(1) Määrusega asutatakse Järva valla kalmistute andmekogu, mille ametlik nimetus on „Järva valla kalmistute register” (edaspidi register). Registri lühinimetus on „Haudi“.
(2) Registri omanik on Järva vald.
§ 2. Registri pidamise eesmärk
(1) Register asutatakse kalmistuseadusega kalmistu haldajale pandud ülesannete täitmiseks, sealhulgas Järva valla hallatavate ning matmiseks avatud kalmistute hauaplatside, nendele maetute ja hauaplatside kasutajate ning kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalike andmete töötlemiseks.
(2) Registrisse kantakse ka lepingu alusel Järva valla haldusesse antud kalmistute andmed.
(3) Registri pidamise eesmärgiks on:
1) hõlbustada igapäevast tööd kalmistutel ja viia sisse paberivaba asjaajamine;
2) süstematiseerida kalmistutel asuvate hauaplatside ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks andmete kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
5) luua tänapäevane infosüsteeme, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav register, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimise ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
6) võimaldada leida vajalik hauaplats;
7) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid kalmistute registri avaliku vaate vahendusel.
§ 3. Registri pidamise viis
(1) Registrit peetakse veebipõhise andmekoguna.
(2) Registri pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust „Kalmistute Register”.
§ 4. Registri turbeaste ja turvaklass
(1) Turbeaste on keskmine (M).
§ 5. Vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on Järva Vallavalitsus ametiasutusena (edaspidi ka ametiasutus).
(2) Vallavanem määrab vastutava töötleja õiguse teostajad ning registri kasutajad, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.
(3) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri tööd ja vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest;
2) korraldab registri pidamist reguleerivate õigusaktide eelnõude ning registri pidamiseks vajalike kordade jm dokumentatsiooni koostamist ja kehtestamist;
3) korraldab ja juhib registri kasutuselevõttu ning registri tarkvara majutamist või rentimist;
4) volitab töötajaid ja määrab nende ülesanded vastutava töötleja õiguste ning kohustuste täitmiseks;
5) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
6) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle;
7) tagab õigustatud isikute juurdepääsu andmetele;
8) lahendab registri pidamisel tekkinud küsimusi;
9) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
10) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.
(4) Registri kasutaja:
1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
2) vastutab registrisse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest temale registreerimiseks esitatud andmete alusel;
3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
4) teeb vastutavale töötlejale ettepanekuid registri ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid või registri kasutamisega seotud ülesandeid.
(5) Andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse tagamiseks on vastutava töötleja õiguste teostajal ja/või registri kasutajal õigus:
1) küsida registrisse kogutavaid andmeid vastavalt andmete sisule ja iseloomule hauaplatsi kasutusse taotlejalt, hauaplatsi kasutajalt, matjalt, kalmistu haldajalt ja vastutavalt töötlejalt;
2) kontrollida esitatud andmete õigsust ning keelduda andmete registrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas kehtiva õigusega;
3) maetu, matja ja hauaplatsi kasutaja isikuandmete saamiseks või kontrollimiseks teha päringuid rahvastikuregistrisse.
§ 6. Volitatud töötleja
(1) Registri volitatud töötleja on registri majutaja, kelle kohustused, ülesanded ja vastutus määratakse kindlaks lepinguga.
(2) Volitatud töötleja ülesanded vastutava töötleja määratud ulatuses on:
1) registri majutamine, sealhulgas registriandmete säilimise ja kaitse tagamine;
2) registri pidamiseks kasutatava infosüsteemi hooldamine ja vajadusel täiustamine;
3) õigustatud isikute juurdepääsu tagamine registriandmetele;
4) avalikustamist võimaldavatele kalmistute ja maetute andmetele juurdepääsu tagamine vastava veebilehe kaudu;
5) muud vastutava töötleja antavad ülesanded registri pidamise eesmärkide täitmiseks.
§ 7. Registri kasutajaõiguste andmine
(1) Isikutele, kes täidavad vastutava või volitatud töötleja ülesandeid, luuakse registri kasutamiseks personaalsed kasutajakontod (edaspidi konto). Konto võimaldab juurdepääsu konto omaniku ülesannete täimiseks vajalikele registri funktsioonidele ja andmetele.
(2) Konto loomiseks esitab vastutav töötleja volitatud töötlejale kontot vajava isiku andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood;
3) volitatud isiku ülesanded, mille täitmiseks on konto vajalik;
4) loetelu registri andmetest ja funktsioonidest, millele isik vajab registri kasutajana juurdepääsu.
§ 8. Registri kasutajaõiguste lõppemine
(1) Registri kasutajaõigused lõpevad konto sulgemisega.
(2) Konto sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud vastutav töötleja konto sulgemise taotluse volitatud töötlejale. Taotluses märgitakse:
1) registri kasutaja nimi, kelle konto sulgemist taotletakse;
2) konto sulgemise päev.
(3) Konto suletakse taotluses esitatud päevale järgnevast tööpäevast.
(4) Vastutav töötleja taotleb konto sulgemist, kui esineb vähemalt üks järgmistest asjaoludest ning registri ja konto kasutaja:
1) on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
3) on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
4) on kasutanud juurdepääsupiiranguga andmeid väljaspool vastutava töötleja ülesannete täitmist;
5) ei ole enam käesoleva määruse § 5 lõikes 2 määratud vastutava töötleja registri kasutaja;
6) ei täida enam vastutava töötleja ülesandeid.
§ 9. Registris töödeldavad andmed
Registris töödeldakse kalmistuseaduse §s 11 nimetatud andmeid ning muid Järva valla hallatavate ning matmiseks avatud kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalikke andmeid vastavalt registri võimalustele.
§ 10. Registri andmete koosseis
(1) Kalmistu andmed:
1) kalmistu nimi;
2) aadress;
3) kalmistu haldaja kontaktandmed;
4) kalmistu haldaja pakutavad teenused ja hinnakiri (olemasolul);
5) kalmistu asendiplaan või kaart.
(2) Maetud isiku andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood või sünniaeg;
3) surmaaeg;
4) surmatõendi või surmateatise number ja väljastaja;
5) andmed maetu usutunnistuse kohta (vabal tahtel antav teave).
(3) Matmise andmed:
1) matmise kuupäev;
2) matuse liik: kirstu- või urnimatus;
3) urnimatuse korral tuhastamise aeg (põletusloa number);
4) matja ees- ja perekonnanimi, juriidilisest isikust matja puhul ärinimi;
5) matja isikukood või sünniaeg juriidilisest isikust matja puhul registrikood;
6) matja kontaktandmed (andmesubjekti valikul telefoninumber või e-posti aadress);
7) hauaplatsi kasutaja kooskõlastus juhul, kui matjaks ei ole hauaplatsi kasutaja;
8) ümbermatmise korral ümbermaetavate säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada.
(4) Hauaplatsi andmed:
1) asukoht kalmistul (kvartal, rida, sektor, sh urnimüüris);
2) staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, mälestis vms);
3) hauakohtade arv hauaplatsil;
4) hauaplatsil asuvate hauatähiste, -piirete ja haljastuse lühikirjeldus.
(5) Hauaplatsi kasutaja andmed:
1) ees- ja perekonnanimi, juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi;
2) isikukood või sünniaeg juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi, registrikood ja kontaktandmed;
3) kontaktandmed (andmesubjekti valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress);
4) kasutusse antud hauaplatsi asukoha andmed;
5) hauaplatsi kasutamise lepingu number ja sõlmimise kuupäev;
6) hauaplatsi kasutamise lõppemise kuupäev ja kasutamise lõppemise põhjendus.
(6) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmed:
1) hauaplatsi tähistamise kuupäev;
2) hauaplatsi tähistamise põhjus;
3) hauaplatsi tähise number;
4) hauaplatsi hooldatuse kontrollimise kuupäev;
5) hauaplatsi kontrollimise tulemus (hooldamata hauaplatsiks tunnistamise või mittetunnistamise otsus).
(7) Käesoleva paragrahvi lõigetes 1-6 nimetatud andmete detailne koosseis on esitatud RIHA-s registreeritud infosüsteemi standardlahenduse „Kalmistute Register” andmeobjektide nimekirjas.
(8) Hauaplatsi ja sinna maetute andmed seotakse kalmistu asendiplaani või kaardiga.
§ 11. Andmete allikad
(1) Registrisse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise korraldaja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja.
(2) Registri andmete alusdokumendid on:
1) taotlus hauaplatsi kasutusse saamiseks;
2) hauaplatsi kasutamise leping;
3) hauaplatsi kasutaja muutmise taotlus;
4) hauaplatsi kasutaja antud kooskõlastus;
5) enne registri asutamist Järva valla kalmistute ja nendele maetute andmete kogud (kiriku- ja kalmisturaamatud, kalmistute haldajate peetud matmise registreerimise raamatud jms).
(3) Alusdokumentide põhjal registrisse kantavate andmete, mis on registreeritud rahvastikuregistris, osas toimub andmevahetus X-tee kaudu.
§ 12. Registrisse kantud andmete muutmine
(1) Registri kasutaja parandab registris ilmnenud ebaõiged andmed:
1) omal algatusel, kui tema valduses on muude andmete õigsust tõendavaid dokumente;
2) isiku nõudel muude andmete õigsust tõendavate dokumentide alusel, kui isik leiab, et tema või maetu, kelle lähedane ta on, kohta on kalmisturegistris ebaõiged andmed.
(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui kümne tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.
§ 13. Andmete õiguslik tähendus
Registrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti.
§ 14. Andmete registrisse kandmise tähtaeg
(1) Registri kasutaja kannab andmed registrisse kolme tööpäeva jooksul nende teatavaks saamisest arvates, v.a käesoleva määruse § 12 lõikes 2 sätestatud juhul.
(2) Enne registri kasutusele võtmist tekkinud andmete registrisse kandmise tähtpäevad määrab vastutav töötleja lähtudes töö mahukusest.
§ 15. Andmetele juurdepääsu õigus
(1) Kalmistuportaalis on avalikkusel võimalik tutvuda järgmiste registrisse kantud andmetega:
1) kalmistu üldandmed;
2) maetute andmed (ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja surmaaeg);
3) kalmistu asendiplaan või kaart;
4) hauaplatsi asukoha ja staatuse andmed;
5) kalmistuteenuste hinnakiri (kui on kehtestatud);
6) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed.
(2) Igal isikul on õigus saada teavet selle kohta, millistel eesmärkidel ja milliseid tema isikuandmeid kalmisturegistris töödeldakse, kes on kalmisturegistri volitatud töötleja tema isikuandmete osas, kellelt saadakse tema kohta käivaid andmeid, kellele võidakse neid isikuandmeid edastada ning kellele ja mis eesmärgil on neid juba edastatud.
(3) Volitatud töötlejal on registris sisalduvatele andmetele juurdepääs vastutava töötlejaga sõlmitud lepingus määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(4) Juurdepääs käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetamata registri andmetele on lubatud:
1) registri vastutava ja volitatud töötleja ülesandeid täitvatele isikutele nende personaalsete kasutajakontode kaudu kalmisturegistri pidamise ning kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks;
2) hauaplatsi kasutajale tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud andmete osas kalmistuportaali kaudu.
§ 16. Andmete säilitamine
(1) Registris säilitatakse alaliselt:
1) maetu andmed;
2) matmise andmed;
3) hauaplatsi andmed;
4) hauaplatsi kasutamise andmed.
(2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:
1) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist;
2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist.
(3) Registriandmete alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
(4) Registri toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse kümme aastat toimingu tegemisest arvates.
§ 17. Järelevalve registri pidamise üle
(1) Järelevalvet registri pidamise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
§ 18. Registri lõpetamise kord
(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Järva Vallavolikogu.
(2) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Vastutav töötleja vastutab andmete üleandmise õiguspärasuse ja üleantavate andmete terviklikkuse eest.
§ 19. Ühinenud omavalitsusüksuste registrite ühendamine
(1) Vabariigi Valitsuse 22.06.2017 määruse nr 96 „Albu valla, Ambla valla, Imavere valla, Järva-Jaani valla, Kareda valla, Koeru valla ja Koigi valla osas haldusterritoriaalse korralduse ja Vabariigi Valitsuse 3. aprilli 1995. a määruse nr 159 „Eesti territooriumi haldusüksuste nimistu kinnitamine“ muutmine“ kohaselt moodustati Albu valla, Ambla valla, Imavere valla, Järva-Jaani valla, Kareda valla, Koeru valla ja Koigi valla ühinemise teel uus haldusüksus – Järva vald.
(2) Järva valla kalmisturegistri asutamisel lõpetatakse eraldi andmekoguna Järva-Jaani ja Koeru valla kalmisturegister ning neis sisalduvad andmed kantakse üle Järva valla kalmistute registrisse.
§ 20. Määruste kehtetuks tunnistamine
(1) Järva-Jaani Vallavolikogu 29.02.2012 määrus nr 4 „Järva-Jaani valla kalmistute registri asutamine ja registri pidamise põhimääruse kinnitamine“ tunnistatakse kehtetuks.
(2) Koeru Vallavolikogu 20.06.2013 määrus nr 12 „Koeru valla kalmistute registri asutamine ja registri pidamise põhimääruse kinnitamine“ tunnistatakse kehtetuks.
§ 21. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Rait Pihelgas
Vallavolikogu esimees
Facebook
X.com