Loksa linna taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus
Vastu võetud 02.12.2021 nr 4
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2, avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1, § 435 lõike 1 ja Loksa Linnavolikogu 18.02.2020 määruse nr 5 "Loksa linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine" alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Määruse reguleerimisala
(1) Määrusega asutatakse Loksa linna taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu Spoku (edaspidi andmekogu) ja kinnitatakse andmekogu pidamise kord.
(2) Andmekogu lühinimi on Spoku.
§ 2. Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid
Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid on:
1) parendada ja kaasajastada Loksa linna taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;
2) luua keskkond taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks;
3) tõhustada Loksa Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) sisest asjakohast infovahetust;
4) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;
5) tagada Loksa linna eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
6) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.
2. peatükk ANDMEKOGU VASTUTAV JA VOLITATUD TÖÖTLEJA
§ 3. Andmekogu vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Loksa Linnavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;
2) töötleb sh sisestab ja väljastab andmeid;
3) korraldab taotluste menetlemist;
4) annab andmekogu volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule, andmete sisestamise ja töötlemise õiguse ning juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
5) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
6) tagab andmekogu pidamise ja selles sisalduvate andmete töötlemise vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastu võetud õigusaktidega;
7) rakendab meetmeid andmete kaitse, sh andmetele juurdepääsu ja andmete säilitamise tagamiseks;
8) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse ning andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
9) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(3) Linnasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi administraatori(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
§ 4. Andmekogu volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja (edaspidi volitatud töötleja) on isik, kes peab andmekogu või töötleb andmeid vastutava töötlejaga sõlmitud lepingu alusel.
(2) Volitatud töötleja:
1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;
2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
3) täidab vastutava töötleja poolt antud ülesandeid andmekogu pidamisel ja andmete töötlemisel vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastuvõetud õigusaktidega ning sõlmitud lepinguga;
4) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
6) vastutab tema poolt sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
7) tagab andmekogusse kantud andmete säilimise;
8) tagab andmete kaitsega seotud teabe saladuses hoidmise ka pärast volitatud töötleja volituste lõppemist;
9) korraldab vastutava töötleja ülesandel andmekogu kasutajatele vajalikku väljaõpet;
10) täidab teisi ülesandeid, mis on käesoleva määrusega antud tema pädevusse.
3. peatükk ANDMEKOGU PIDAMISE NÕUDED
§ 5. Andmekogu pidamine
(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3) Andmekogu on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
(4) Andmekogusse kantud andmete ja esitatud dokumentide arhiveerimisel lähtutakse arhiiviseadusest.
§ 6. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
§ 7. Andmete töötlemise nõuded
(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus, parandab vastutav töötleja andmed ühe tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga.
(3) Andmekogu andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.
(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid säilitatakse 12 kuud.
4. peatükk ANDMEKOGUSSE KANTAVAD ANDMED
§ 8. Andmekogusse kantavad andmed
(1) Andmekogusse kantakse järgmised andmed:
1) taotleja andmed;
2) taotlusega seotud isikute (harrastajad, treenerid, juhendajad jms) andmed;
3) taotluse objekti andmed;
4) taotluse menetlusandmed;
5) osutatud teenuse ja selle kasutamise andmed.
(2) Täpsem andmete koosseis on toodud käesoleva määruse lisas.
(3) Andmekogu kaudu avaliku teenuse saamiseks esitatud dokumente ja andmeid töödeldakse vastava avaliku teenuse osutamiseks ette nähtud andmekogus.
§ 9. Andmeandjad
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmeandjatelt:
1) taotluse esitajalt;
2) taotlusega seotud isikult;
3) vastutavalt töötlejalt;
4) volitatud töötlejalt.
§ 10. Andmevahetus
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmiseid päringuid:
1) Eesti Rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;
2) Äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku poolt esindatavate juriidiliste isikute kohta.
3) Eesti Hariduse Infosüsteemist isikukoodi alusel õpilaste kohta;
4) Kinnistusraamatust isikukoodi või registrikoodi alusel kinnistute kohta;
5) Aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta.
§ 11. Andmete õiguslik tähendus
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
5. peatükk JUURDEPÄÄS ANDMETELE
§ 12. Juurdepääs andmetele
(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs.
(2) Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(3) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Loksa linna poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(4) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
1) taotluse esitajal ja taotlejal - juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele;
2) taotlusega seotud isikul - juurdepääs iseenda andmetele;
3) seaduslikul esindajal - juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetavate andmetele;
4) vastutava töötleja õiguste teostajal - juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele;
5) volitatud töötlejal - juurdepääs andmetele lepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel;
6) taotlust menetleval isikul – juurdepääs temale menetlemiseks määratud taotluste andmetele.
§ 13. Andmete väljastamine
(1) Andmekogust kolmanda isiku kohta andmete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Administraator kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed või keeldub andmete või teabe väljastamisest, teavitades sellest andmesubjekti 5 tööpäeva jooksul.
(2) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta.
(3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
6. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 14. Andmete säilitamise aeg
(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus üldjuhul linnavalitsuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Tähtaja saabudes andmed hävitatakse kustutamise teel.
(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse linnavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.
§ 15. Järelevalve andmekogu pidamise üle
Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 16. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab linnavalitsus.
(2) Andmekogu tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
7. peatükk RAKENDUSSÄTTED
§ 17. Määruse jõustumine
Määrus jõustub 01. jaanuaril 2022. aastal.
Värner Lootsmann
linnapea
Karin Kask
linnasekretär
Lisa Andmete koosseis
Facebook
Twitter