Keila linna huvitegevuse registri põhimäärus
Vastu võetud 29.06.2023 nr 1
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2, § 30 lõike 1 punkti 4, avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1, § 435 lõike 1 ja Keila Linnavolikogu 27. veebruari 2018. a otsuse nr 5 „Keila linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise volituse andmine“ alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Reguleerimisala
Määrusega asutatakse Keila linna huvihariduse, huvitegevuse ja noorsootöö teenuste haldamise andmekogu ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
§ 2. Registri nimetus
(1) Andmekogu ametlik nimetus on Keila linna huvitegevuse register (edaspidi register).
(2) Andmekogu lühinimi on KEHUVI.
(3) Registri pidamist finantseeritakse Keila linna eelarvest.
§ 3. Mõisted
Määruses kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1) huviharidus – pikaajaline süsteemne juhendatud tegelemine vaba tahte alusel üldhariduse tasemeõppest ja õppetööst vabal ajal, et omandada süvendatud teadmisi ja oskusi valitud huvialal. Huvihariduse õppekavad registreeritakse Eesti Hariduse Infosüsteemis;
2) huvitegevus – süsteemne juhendatud tegelemine vaba tahte alusel;
3) teenusepakkuja – asutus, mis pakub huvihariduse, huvitegevuse ja noorsootöö teenust Keila linnas;
4) asutuse haldaja – huviharidust, huvitegevust või noorsootööd pakkuva asutuse määratud töötaja, kes vastutab teenust pakkuva asutuse andmete registrisse esitamise eest.
§ 4. Registri pidamise eesmärk
Registri pidamise eesmärk on koguda ja töödelda vajalikku teavet huvihariduse, huvitegevuse ja noorsootöö korraldamiseks Keila linna haldusterritooriumil, et võimaldada:
1) rühmadesse registreerimist;
2) koguda statistilist informatsiooni ja teha analüüsi huvihariduses, huvitegevuses ja noorsootöös osalemise kohta;
3) teha järelevalvet Keila linnavalitsuse poolt eraldatud toetuste kasutamise üle;
4) digitaalsete huvitegevuse päevikute pidamist;
5) pidada arvestust tasulistes rühmades osalemise kohatasu üle;
6) arvestada juhendajate töötasu;
7) koondada ja avalikustada infot Keila linna haldusterritooriumil huvihariduses, huvitegevuses ja noorsootöös pakutavate teenuste kohta.
2. peatükk REGISTRI PIDAMINE, REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE
1. jagu Registri pidamine
§ 5. Registri vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on Keila Linnavalitsus (edaspidi ka vastutav töötleja).
(2) Vastutav töötleja registri pidamisel:
1) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest;
2) korraldab ja juhib registri pidamist enda vastutusala ulatuses;
3) annab volitatud töötlejale juurdepääsu registrile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda tema ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;
4) kontrollib volitatud töötlejate ning andmete esitajate sisestatud teabe õigsust;
5) korraldab andmete säilitamist vastavalt kehtestatud nõuetele;
6) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Keila Linnavalitsus määrab vastutava töötleja õiguste teostajad ehk isikud, kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, sh hallata registri või selle osade juurdepääsuõigusi.
§ 6. Registri volitatud töötleja
(1) Registri volitatud töötlejad on:
1) teenusepakkujad;
2) registri juurutus-, arendus-, hooldus-, majutusteenuse osutaja.
(2) Teenusepakkuja:
1) nimetab oma asutuses haldaja, kes kannab andmed registrisse ja töötleb andmeid talle määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses;
2) vastutab oma asutuse andmete õigsuse eest;
3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
4) kasutab registrit ja andmeid üksnes registriga seotud tööülesannete täitmiseks.
(3) Registri juurutus-, arendus-, hooldus-, majutusteenuse osutaja:
1) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
2) peab eelnevalt vastutava töötlejaga kooskõlastama vajaduse allvolitatud töötlejate kasutamiseks juurutus-, arendus-, hooldus-, ja majutusteenuse puhul;
3) täidab vastutava töötleja korraldusi;
4) peab kinni registri majutusega seotud geograafilise piirangu nõudest (andmete väljaspool Euroopa Liitu majutuse keeld).
2. jagu Registrisse kantavad andmed ja andmete registrisse kandmise kord
§ 7. Registrisse andmete kandmine ja muutmine
(1) Teenusepakkujad kannavad registrisse andmed asutuse teenuse sisu ja rühmades osalemise kohta.
(2) Lapsevanem kannab registrisse andmed iseenda ning endaga seotud laste kohta.
(3) Teenusepakkuja andmed kannab registrisse asutuse haldaja.
(4) Andmete muutumise korral esitab asutuse haldaja registrisse kohe uued andmed.
(5) Kui vastutav töötleja avastab registris ebaõigeid andmeid või teda teavitatakse registris olevatest ebaõigetest andmetest, peab ta viivitamatult teavitama sellest asutuse haldajat.
(6) Teenusepakkujal on esmalt kohustus oma tegevuse lõpetamisest teavitada vastutavat töötlejat ja seejärel kustutada registrist kõik asutuse andmed.
§ 8. Registrisse kantavad andmed
(1) Registrisse kantakse seoses huvihariduses, huvitegevuses ja noorsootöös osalemisega järgmised andmed:
1) osaleja eesnimi;
2) osaleja perekonnanimi;
3) osaleja isikukood;
4) kool/lasteaed/klass;
5) lapsevanema isikukood alaealise lapse registreerimisel registrisse;
6) osaleja elukoht;
7) lapsevanema eesnimi;
8) lapsevanema perekonnanimi;
9) lapsevanema e-posti aadress;
10) lapsevanema telefoninumber;
11) lapsevanema nõusolek tema ja lapse isikuandmete töötlemiseks Keila Linnavalitsuse poolt;
12) rühma nimi.
(2) Registrisse kantakse teenusepakkuja kohta järgmised andmed:
1) teenusepakkuja asutuse nimi;
2) registrikood;
3) teenusepakkuja tüüp;
4) haldaja isikukood;
5) haldaja nimi;
6) haldaja e-post;
7) haldaja kontakttelefon;
8) teenusepakkuja veebilehe aadress.
(3) Registrisse kantakse seoses rühmadega järgmised andmed:
1) teenusepakkuja asutuse nimi;
2) rühma nimetus;
3) tegevuse lühikirjeldus;
4) tegevusaasta;
5) valdkond;
6) juhendaja isikukood;
7) juhendaja nimi;
8) juhendaja e-post;
9) juhendaja telefon;
10) huvitegevuse päevikut täitvate juhendajate isikukoodid;
11) osalejate minimaalne arv;
12) osalejate maksimaalne arv;
13) tundide arv nädalas;
14) perioodi pikkus nädalates;
15) osalemise tasu;
16) registreerimise periood;
17) registreerimise tähtaeg;
18) kohtade arv;
19) vanuseklass;
20) sugu (p/t);
21) osalustasu soodustuse summa;
22) soodustuse saamise tingimused.
(4) Registrisse kantakse seoses huvitegevuse päeviku pidamisega järgmised andmed:
1) rühma nimi;
2) rühma juhendaja nimi;
3) tunni toimumise kuupäev;
4) tunni toimumise kellaaeg;
5) tundide arv;
6) tunni tegevus;
7) osalejad/puudujad.
§ 9. Andmete õigsuse tagamine
(1) Registrisse esitatud andmete õigsuse eest vastutab andmete esitaja.
(2) Vastutaval töötlejal on kohustus teha järelepärimisi, kui on tekkinud kahtlus esitatud andmete õigsuses ja tagada õigete andmete registrisse kandmine.
§ 10. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad oma vastutusvaldkonnas registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehniliste turvameetmetega.
(3) Registri vastutav töötleja on kohustatud registri pidamisega seotud infoturbe intsidendid registreerima ja teavitama nendest lapsevanemaid, Andmekaitse Inspektsiooni ja Riigi Infosüsteemi Ameti küberturvalisuse teenistust (CERT-EE) vastavalt kehtivatele õigusaktidele.
(4) Registri turvaklass on K1T1S1ja turbeaste madal (L).
(5) Registri andmete vaatamisi, sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse kuus kuud alates logi tekkimise hetkest.
§ 11. Andmete õiguslik tähendus
(1) Registri kanded on aluseks tasuliste rühmade kohatasu ja juhendajate tööaja arvestamiseks ning toetuste eraldamisel huvitegevuses osalemise kontrolliks.
(2) Registrisse kantavaid andmeid kasutatakse riiklike statistiliste aruannete koostamiseks.
3. jagu Juurdepääs registri andmetele
§ 12. Juurdepääs registri andmetele
(1) Registri avalik vaade asub aadressil: https://keila.huviregister.ee.
(2) Avalikus vaates on võimalik näha teateid, teenusepakkujate loetelu ning huvihariduse, huvitegevuse ja noorsootöö üldist informatsiooni.
(3) Isiku autentimisel tekib juurdepääs järgmistele andmetele:
1) huvihariduses, huvitegevuses ja noorsootöös osalejal on juurdepääs iseenda andmetele;
2) lapsevanemal, kes sisestas oma lapse andmed registrisse, on juurdepääs oma alaealiste laste andmetele;
3) taotluse esitajal on juurdepääs iseenda ja esitatud taotlusega seotud andmetele;
4) volitatud töötlejal on juurdepääs tema poolt registrisse kantud andmetele ja tema kohta registrisse kantud andmetele;
5) vastutaval töötlejal on juurdepääs kõikidele registri andmetele.
§ 13. Volitatud töötlejale juurdepääsuõiguse andmine ja volituste lõpetamine
(1) Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse veebilehe https://keila.huviregister.ee kaudu. Isik tuvastatakse isikutunnistuse (ID-kaardi), Mobiil-ID vormis digitaalse isikutunnistuse või isikutuvastusvahendi Smart-ID abil.
(2) Registrisse andmete kandmiseks juurdepääsuõiguse saamiseks esitatakse vastutavale töötlejale taotlus, milles märgitakse:
1) teenusepakkuja nimi;
2) teenusepakkuja liik;
3) haldaja isikukood;
4) haldaja nimi;
5) haldaja e-posti aadress;
6) haldaja telefoninumber;
7) teenusepakkuja veebilehe aadress.
(3) Registri vastutav töötleja loob kasutajakontod volitatud töötleja õiguste teostajale ning teavitab taotlejat kasutajakonto loomisest.
(4) Haldaja volituste lõpetamisel teavitab volitatud töötleja vastutavat töötlejat sellest esimesel võimalusel. Teavituse alusel suletakse volitatud kasutaja õigused registris.
§ 14. Registri andmete säilitamine ja arhiveerimine
Registrisse kantud isikuandmeid ning andmeid huvihariduses, huvitegevuses ja noorsootöös osalemise kohta säilitatakse registris kaks aastat.
3. peatükk JÄRELEVALVE JA REGISTRI PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 15. Järelevalve registri pidamise üle
Järelevalvet registri pidamise üle teeb vastutav töötleja ning teised isikud ja asutused, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 16. Registri lõpetamine
(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab vastutav töötleja.
(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse või arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.
(3) Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
§ 17. Rakendussäte
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Enno Fels
linnapea
Marju Vipper
õigusnõunik linnasekretäri ülesannetes
Facebook
X.com