Haljala Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri
Vastu võetud 28.03.2024 nr 2
jõustumine 15.04.2024
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lõike 1 punkti 3, raamatupidamise seaduse § 11 ja rahandusministri 11.12.2003 määruse nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ alusel.
1. peatükk Üldsätted
§ 1. Haljala valla raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja üldpõhimõtted
(1) Raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Haljala valla kui raamatupidamiskohustuslase (edaspidi vald) raamatupidamisarvestuse ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.
(2) Sise-eeskiri lähtub raamatupidamise seadusest (edaspidi RPS), Raamatupidamise Toimkonna Juhenditest (edaspidi RTJ), Eesti finantsaruandluse standardist, avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri), kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest (edaspidi KOFS), samuti rahvusvahelistest avaliku sektori raamatupidamise standardites (edaspidi IPSAS) toodud põhimõtetest ning vallavalitsuse õigusaktidest.
(3) Vald korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Haljala Vallavalitsuse (edaspidi ametiasutus) kaudu.
(4) Sise-eeskirja kohaldatakse ametiasutusele ja ametiasutuse hallatavatele asutustele (edaspidi hallatavad asutused).
(5) Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, kontoplaani ning koodide ja lühendite kasutamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kasutatavaid arvestuspõhimõtteid ja informatsiooni esitlusviisi, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, aruannete koostamise korda, algdokumentide käivet ja säilitamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, varade ja kohustiste inventeerimist ning raamatupidamise korraldamise ja sellega kaasnevate sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid.
(6) Eelarve koostamise ja täitmise arvestuse korraldus tuleneb kohaliku omavalitsuse korralduse seadusest (KOKS), KOFS-ist ja valla õigusaktidest.
(7) Sise-eeskirja muudetakse ja täiendatakse finantsjuhi või finantsteenistuse töötajate ettepanekul kooskõlastatult Haljala Vallavalitsuse kui täitevorganiga (edaspidi vallavalitsus).
§ 2. Mõisted ja nende tõlgendused sise-eeskirjas
Eeskirjas on kasutatud mõisteid alljärgnevas tähenduses:
1) analüütiline ja sünteetiline arvestus – majandusinformatsiooni liigendamise erinevad detailsuse tasemed. Sünteetiline arvestus on majandusinformatsiooni kirjendamine raamatupidamiskontodele. Analüütiline arvestus on raamatupidamiskontodele kirjendatud majandusinformatsiooni detailiseerimine (nõuded ja kohustised – kelle vastu jms);
2) kinnitamine – majandustehingu toimumise ja õiguspärasuse kinnitamine allkirjaga ning eelarve tunnuse või nimetuse määramine valla eelarveklassifikaatorite liigenduses. Toiming kuulub kuludokumendi kontrollija või vastutava isiku (eelarve vastutav täitja, projekti vastutav täitja või muu kinnitamise õigusega isik) kompetentsi;
3) allkiri (sh raamatupidamise algdokumendi allkiri) – omakäeline allkiri paberdokumendil, digitaalallkiri või dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui selle andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik elektrooniliselt säilitada ja dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada;
4) aruandeperiood – periood, mille jooksul toimunud majandustehingute kirjendid võetakse arvesse aruannete koostamisel. Lühim aruandeperiood on kalendrikuu. Majandusaasta aruandeperiood on kalendriaasta;
5) eelarve vastutav täitja (ka volitatud töötaja, projektijuht) – määratud isik või isikud, kellele on antud õigus käsutada vallaeelarve vahendeid kinnitatud eelarve piires ja struktuuris, millist õigust teostab vastutav isik nii kulude kinnitamisega valla eelarveklassifikaatorite liigenduses kui ka tulude eelarve täitmise tagamisega;
6) Eesti finantsaruandluse standard – rahvusvaheliselt tunnustatud arvestuse ja aruandluse põhimõtetele tuginev raamatupidamistava, mille põhinõuded kehtestatakse RPS-s, mida täiendavad RTJ-d, üldeeskiri ja sise-eeskiri;
7) konsolideerimine – raamatupidamisüksuste aruannete ühendamine nii, nagu oleks tegemist ühe raamatupidamiskohustuslasega. Konsolideerimisega kaasneb elimineerimine, milline tehing on konsolideerimisgruppi kuuluvate isikute omavaheliste vastandtehingute (tulud-kulud, nõuded-kohustised) liitmine nii, et grupi aruandes neid ei esine;
8) majandusinformatsiooni liigendamine – valla majandustehingute kirjendamine, kasutades riigi või valla õigusaktidega kehtestatud tunnuseid (koode), millised võimaldavad majandusinformatsiooni põhjal koostada finantsaruandeid valla juhtimisotsuste tegemiseks ning riigi aruandluse jaoks;
9) tehingupartnerid – avaliku sektori üksuste majandusarvestuses eristatavad majandustehingute osapooled, kellele on omistatud tunnused – tehingupartneri koodid, eesmärgiga võimaldada koostada avaliku sektori üksuste konsolideeritud finantsaruandeid;
10) saldoandmik – üldeeskirja kontokombinatsioonide ja nende saldode järjestatud loetelu üldeeskirja lisades toodud kontoplaani järgi. Makseandmik on aruanne, milles esitatakse info aruandekuul teostatud maksete kohta;
11) saldoandmike infosüsteem – Riigi Tugiteenuste Keskuse saldoandmike infosüsteem;
12) e-arve – RPS paragrahv 7¹ nõuetele vastav masintöödeldav algdokument, mis luuakse, edastatakse, kinnitatakse ja kirjendatakse ning mida säilitatakse elektroonilises keskkonnas.
2. peatükk Kontoplaan ja majandusinformatsiooni liigendamine
§ 3. Kontoplaan
(1) Ametiasutuse raamatupidamisarvestuses on kasutusel üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan, mis koosneb kontode, tehingupartnerite, tegevusalade, allikate ja rahavoo koodidest, mis kokku moodustab kontokombinatsiooni. Raamatupidamise paremaks korraldamiseks võib kontoplaani täiendada alamkontodega.
(2) Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks lisaks kontoplaanile järgmisi täiendavaid tunnuseid:
1) eelarveklassifikaatorid – tunnused valla eelarve koostamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve struktuuris;
2) objekti, projekti, subjekti, tegevussuuna jne koodid – lisatunnused, millised võimaldavad täiendavalt liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni.
3. peatükk Aruanded
§ 4. Üldised alused
Vald tagab aktuaalse (kõiki majandustehinguid tuleb kajastada raamatupidamises kohe või vahetult peale tehingu toimumist), olulise (aruannetes tuleb kajastada kogu oluline informatsioon, väheolulisi objekte võib arvestada ja kajastada lihtsustatud viisil), objektiivse (kajastatud informatsioon peab olema neutraalne ja usaldusväärne) ja võrreldava (tuleb kasutada jätkuvalt samu arvestuspõhimõtteid, aruandlusviise ja aruandeskeeme) informatsiooni saamise finantsseisundist, majandustulemustest ja rahavoogudest vastavalt RPS paragrahvile 16.
§ 5. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted
(1) Valla konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamisel lähtutakse RPS-s ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest ja tähtaegadest ning struktuuriüksuste ja hallatavate asutuste juhtidelt saadud sisendist.
(2) Kui erinevate juhendmaterjalide arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.
§ 6. Aruannete esitamine
(1) Vallavalitsus esitab heakskiidetud ja vallavanema poolt allkirjastatud konsolideeritud majandusaasta aruande Haljala Vallavolikogule (edaspidi volikogu) kinnitamiseks vastavalt KOFS paragrahv 29 lõikes 11 sätestatule. Majandusaasta aruandele lisatakse vandeaudiitori aruanne ja vallavalitsuse protokolliline otsus aruande heakskiitmise kohta. Vallavolikogu kinnitab aruande oma otsusega.
(2) Saldoandmik koostatakse ja esitatakse Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemi üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks.
(3) Makseandmik koostatakse ja esitatakse saldoandmiku esitamise tähtajal Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemi üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadeks.
(4) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemi rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.
(5) Maksudeklaratsioonid ja -aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.
(6) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.
(7) Andmik riigieelarvest puhkusetasu ja keskmise töötasu hüvitise taotlemiseks koostatakse ja esitatakse Sotsiaalkindlustusametile hiljemalt vastava(te) väljamakse(te) kuule järgneval kuul.
(8) Aruannete koostamise ja esitamise kohustus on määratud finantsteenistuse töötajate ametijuhendites või töölepingutes.
(9) Aruanded esitatakse elektrooniliselt.
(10) Vald avaldab oma nõuetekohaselt kinnitatud majandusaasta aruande koos selle kõikide osadega oma veebilehel 7 tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest ning esitab nõuetekohaselt kinnitatud majandusaasta aruande koos selle kõikide osadega Riigi Tugiteenuste Keskusele 7 tööpäeva jooksul aruande kinnitamisest.
4. peatükk Raamatupidamise korraldus ja arvestuse lähtealused
§ 7. Raamatupidamissüsteemi struktuur
(1) Valla ja hallatava asutuse igapäevast tegevust juhib asutuse juht (vallavanem, juhataja, direktor), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.
(2) Valla ja hallatavate asutuste raamatupidamist koordineerib ja korraldab vahetult pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis. Valla ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust teostavad finantsteenistuse töötajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendis.
(3) Majandusaasta pikkus on 12 kuud. Majandusaasta algab 1. jaanuaril ja lõpeb 31. detsembril.
(4) Raamatupidamisarvestuseks kasutatakse raamatupidamistarkvara. Tarkvaras olevad andmed salvestatakse raamatupidamistarkvara arendaja serveris ning andmetest tehakse automaatselt koopiad. Ostuarvete menetlemine ja müügiarvete saatmine e-arvetena toimub e-arvete keskkonnas.
§ 8. Varade ja kohustiste kajastamine
(1) Vallavara valdamine, kasutamine ja käsutamine toimub vallavolikogu kehtestatud Haljala vallavara valitsemise korras sätestatu alusel.
(2) Varasid arvestatakse raamatupidamises eraldi hallatavate asutuste ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle asutuse arvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.
(3) Nõuded kajastatakse vallavalitsuse või selle hallatava asutuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuse tulemusena või eesmärkide saavutamisega seoses need tekkisid.
(4) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.
(5) Kohustised kajastatakse vallavalitsuse või selle hallatava asutuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuse tulemusena või eesmärkide saavutamisega seoses need tekkisid, lähtudes RTJ-dest 3, 8 ja 9.
(6) Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. Kapitalirendi kohustised kajastatakse laenukohustisena vastavalt renditud varade kajastamise kohta antud selgitustele juhindudes RTJ 9 põhimõtetest.
(7) Vallavalitsuse bilansis moodustatakse bilansipäeva seisuga eraldised lubadustest, garantiidest ja muudest kohustistest, mis teatud tingimustel võivad tulevikus muutuda kohustisteks ja mille suurust saab usaldusväärselt hinnata. Eraldiste hindamisel lähtutakse juhtkonna hinnangust ja kogemustest.
(8) Vallavalitsuse bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustisi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse konsolideerimisgrupi raamatupidamise aastaaruandes.
§ 9. Tulude ja kulude kajastamine
(1) Tulude ja kulude arvestust peetakse tekkepõhiselt vastavalt üldeeskirjale.
(2) Maksutulud (füüsilise isiku tulumaks, maamaks, loodusressursside kasutamise- ja jäätmetasud, parkimistasu, reklaamimaks jm) kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.
(3) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse vallavalitsuse või hallatava asutuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuse tulemusena tulu saadakse või kes on õigustatud valla õigusaktide kohaselt tulu koguma või saama.
(4) Kulud kajastatakse vallavalitsuse või hallatava asutuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuses kulu kasutati, eristades neid kulu liigi ja tegevusala koodiga.
(5) Allahinnatavatest nõuetest tulenev kulu kajastatakse vallavalitsuse või hallatava asutuse finantsarvestuses, kelle nõudeid alla hinnatakse.
(6) Varast või kohustisest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse selle asutuse tuludes ja kuludes, kelle valduses on kajastatud vastav vara või kohustis.
§ 10. Raamatupidamise algdokumendid
(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, millel peavad olema rekvisiidid vastavalt RPS paragrahvile 7 ning mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.
(2) Raamatupidamise algdokumentideks võivad olla:
1) müügi- ja ostuarved ja nende aluseks olevad esildised;
2) saatelehed, üleandmis- ja vastuvõtuaktid;
3) lasteaias viibimise päeva- ja toidutabelid;
4) kassadokumendid (sissetuleku/väljamineku orderid) või muud sularaha sisse- või väljamakset tõendavad maksedokumendid;
5) aruandekohustuslike isikute kuluaruanded (avansi- ja lähetusaruanded, sõidupäevikud vms);
6) töötasu arvestamise dokumendid (tööaja arvestuse tabelid, käskkirjad, lepingud);
7) pangakonto väljavõtted;
8) aktid (vara arvelevõtmine, mahakandmine, ümberhindlus, inventuurid);
9) lepingud ja/või lepingute alusel koostatud käskkirjad, esildised, õiendid;
10) raamatupidamisõiendid;
11) avaldused;
12) sihtfinantseerimise teatised;
13) toetuste esildised ja otsused;
14) volikogu otsused, vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad;
15) hallatava asutuse juhi käskkirjad.
(3) Algdokument peab sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:
1) dokumendi nimetus ja number või muu identifitseerimistunnus;
2) majandustehingu toimumisaeg;
3) tehingu majanduslik sisu;
4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
5) tehingu osapoolte nimed koos hallatava asutuse nime ära märkimisega;
6) võimalusel vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.
(4) Reguleerimiskandeid koostab pearaamatupidaja või muu finantsteenistuse töötaja vastavalt vajadusele, lähtudes üldeeskirjast. Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.
(5) Elektroonsel kujul säilitatavaid algdokumente peab olema võimalik kirjalikult taasesitada.
(6) Algdokumentide põhjal koostatud koonddokumentidele kohaldatakse algdokumentidele kehtestatud nõudeid.
(7) Algdokumendid kinnitatakse vahetult peale majandustehingu toimumist või esimesel võimalusel peale majandustehingu toimumist. Algdokumendi kinnitamisega aasta eelarves ettenähtud vahendite piires annab eelarve vastutav täitja nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses, eelarve täitmises ja rahalise tehingu teostamiseks.
§ 11. Eelarve vastutav täitja
(1) Eelarve vastutav täitja määratakse vallavalitsuse korraldusega.
(2) Ametiasutuses on eelarve vastutavaks täitjaks üldjuhul struktuuriüksuse juht. Kui eelarve vastutav täitja viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on vastutava täitja pädevuses olevaid kulusid õigus teha teda vallavanema poolt asendama määratud isikul või vallavanemal endal.
(3) Ametiasutuse hallatavates asutustes on eelarve vastutavaks täitjaks asutuse juht. Kui asutuse juht viibib puhkusel, töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal või temaga on tööleping peatatud, on eelarve vastutavaks täitjaks asutuse juhi poolt volitatud isik.
(4) Vallavanem peab volitatud isikute määramisel tagama dokumente kontrollima volitatud isikute ja raamatupidamist teostavate isikute lahususe.
(5) Eelarve vastutava täitja ülesandeks on:
1) korraldada tema vastutusalas oleva eelarve objekti kulutusi vastavalt eelarvele;
2) kinnitada tema vastutusalas oleva eelarve tegevusalaga seotud kulutuste algdokumendid koos raamatupidamiskonto, kulu liigi, objekti, subjekti, tegevussuuna ja/või projekti tunnuse koodiga;
3) kinnitada, edasi suunata või tagasi lükata e-arvekeskuses olevad kuludokumendid esimesel võimalusel pärast kinnitusteate saamist või teavitama finantsteenistust kinnitamist takistavatest asjaoludest;
4) korraldada tema vastutusalas oleva eelarve objektiga seotud tulueelarve täitmist;
5) osaleda oma vastutusalas oleva eelarve objektiga seotud eelarve ja eelarvestrateegia koostamisel ning vastutada eelarve täitmise eest;
6) teha igakülgset koostööd (sh hanke korraldamisel) finantsteenistuse ja teiste eelarve vastutavate täitjatega valla eesmärkide täitmiseks ning kuluefektiivsuse saavutamiseks.
(6) Allkirja või kinnitusega algdokumendil kinnitab eelarve vastutav täitja, et:
1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;
2) dokumendil olevad arvnäitajad (kogused, hinnad, summad ja muud tingimused) vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele või hinnapakkumustele;
3) tehing on seaduspärane ja vajalik;
4) tehing on kooskõlas eelarvega;
5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;
6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;
7) dokument jõuab raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele on märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus;
8) dokumendile on lisatud kõik vajalikud aktid, lepingud, nimekirjad.
(7) Vallavalitsus kinnitab eelarve vastuvõtmisel iga-aastaselt tegevusalade, hallatavate asutuste, struktuuriüksuste või eelarveridade kaupa eelarve vastutavad täitjad, kes peavad lisaks eelarvest kinnipidamise tagamisele kinnitama algdokumendid oma vastutusalas. Finantsteenistuse töötajad ei ole eelarve vastutavad täitjad.
(8) Eelarve vastutavatel täitjatel on keelatud sooritada tehinguid, teha kulusid ja kinnitada raamatupidamise algdokumente, mis on seotud nende enda isikutega või muid sarnase iseloomuga või huvide konfliktiga seotud tehinguid. Samuti ei või eelarve vastutavad täitjad volitada oma alluvaid tegema vastavaid tehinguid enda asemel.
(9) Tehingutena iseendaga, mis on keelatud, käsitatakse muuhulgas:
1) ametiasutuse poolt tema kätte usaldatud vara osas tehingute sõlmimist iseenda või juriidilise isikuga, mille aktsiad või osad kuuluvad kas täielikult või osaliselt talle või tema lähisugulastele ja -hõimlastele või mille juhtkonna või otsuseid tegeva organi liige ta on;
2) valla esindajana varaliste tehingute tegemist mittetulundusühingu või erakonnaga, mille liige ta on;
3) valla esindajana varaliste tehingute tegemist selle tööandja, äriühingu, mittetulundusühingu või erakonnaga, kelle tegevust ta kontrollib;
4) valla esindajana varaliste tehingute tegemist oma lähisugulaste, -hõimlaste või iseendaga;
5) tehinguid, mis on tehtud korruptsioonivastases seaduses sätestatud toimingupiiranguid rikkudes.
(10) Avaldamisele kuuluvate tehingutega (tehingud seotud osapooltega) seotud raamatu‧pidamise algdokumentide menetlemisel esitavad dokumentide koostajad ja kinnitajad vastavalt neile teadaolevatele andmetele dokumentidel vastavasisulise kommentaari.
(11) Kommentaariga dokumenti kajastab finantsteenistus seotud isiku tehingupartneri koodiga 800301 ja 800501.
§ 12. Dokumentide kirjendamine ja kontrollimine raamatupidamises
(1) Enne raamatupidamiskirjendi koostamist peavad kõik kuludokumendid olema kontrollitud ning kinnitatud eelarve vastutava täitja või tema poolt määratud isikute poolt e-arvekeskuses (ostuarved koos lisadega), elektrooniliselt või paberkandjal (kuluaruanne, ostu-müügileping, sõidupäevik jms). Eelarve vastutavad täitjad võivad teha kulutusi nendele eraldatud eelarve ulatuses.
(2) Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kont‧rollima ja allkirjastama ka vastava projekti juht.
(3) Finantsteenistuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamis‧arvestuse infosüsteemi:
1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;
2) dokumendi vastavus RPS kehtestatud nõuetele;
3) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide ning eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;
4) maksetähtpäev ja tehingu summad;
5) tekkepõhine periood;
6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole varem tasutud;
7) arvete vastavus käibemaksuseadusele (KMS);
8) kas tehing on kinnitatud selleks volitatud isiku(te) poolt.
(4) Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama eelarve vastutava täitja isiku ja majandus-tehingut kirjendava finantsteenistuse töötaja isiku lahususe. Iga algdokument peab olema kinnitatud nii eelarve vastutava täitja kui ka finantsteenistuse töötaja poolt.
(5) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda vähemalt 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning tulevaste rahavoogude planeerimiseks.
(6) Rahaliste ülekannete tegemisel osalevad kaks isikut. Rahalisi ülekandeid teostatakse üldjuhul maksetähtpäevadel.
(7) Ettemakseid võimaluse korral välditakse. Ettemaksu tegemine võib ette tulla juhul, kui ettemakse teostamine tuleneb lepingust.
(8) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:
1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;
2) digitaalallkiri;
3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.
5. peatükk Majandustehingute kajastamise üldpõhimõtted
§ 13. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine
(1) Ametiasutus on kohustatud kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete tähtaegne esitamine.
(2) Raamatupidamisregistrid on andmekogumid, mis sisaldavad informatsiooni kontodel kajastatud raamatupidamiskirjendite (samuti raamatupidamiskirjendite aluseks olevat üksikasjalikku informatsiooni) ja saldode kohta. Raamatupidamisregistrid võimaldavad teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat).
(3) Raamatupidamisregistreid säilitatakse raamatupidamistarkvaras.
(4) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.
(5) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmiseid andmeid:
1) majandustehingu kuupäev;
2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;
3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;
4) majandustehingu lühikirjeldus;
5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.
(6) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektset raamatupidamiskirjendit on lubatud parandada või kustutada üksnes juhul, kui kirjend tuleb viia vastavusse alg- või koonddokumendiga. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).
(7) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu ning oma allkirja. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.
(8) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamistarkvarasse, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate tegevusvaldkondade all.
§ 14. Müügiarved
(1) Müügiarved koostatakse operatiivandmete või lepingutes kajastatu põhjal ja tingimustel.
(2) Arvete vormistamisel järgitakse RPS ja KMS nõudeid.
(3) Arved väljastatakse kas elektroonilise e-arvena, PDF vormingus e-kirjaga või paberkandjal.
(4) Arvete maksetähtaeg on enamasti 7-14 päeva, soovitatavalt mitte pikem kui 21 kalendripäeva.
(5) Arve koostaja vastutab arvete koostamise ja raamatupidamiskirjendi õigsuse eest. Arve aluseks olnud algandmete õigsuse eest vastutab lepingu kinnitaja ja/või operatiivandmete esitaja.
(6) Massteenuse, näiteks piletite müük vms osutamise eest füüsilistele isikutele võib koostada koondarveid. Koondarvete aluseks on väljastatud piletid, kviitungid, makseterminali aruanne vm maksedokumendid. Koondarvete koostamisel peab olema tagatud väljastatud maksedokumentide ja koondarvete seos ning seos laekumiste ja koondarvete vahel – analüütilise ja sünteetilise arvestuse vastavus.
(7) Koostatud ja kliendile väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus. Kreeditarvete koostamisel järgitakse tekkepõhisuse printsiipi.
(8) Müügiarvete esitamise tähtajad on esitatud käesoleva määruse lisas.
§ 15. Ostuarvete elektrooniline käive ja kinnitamine
(1) Tarnijatega sõlmitud lepingute ja operatiivselt tellitavate tööde, teenuste ning kaupade arvete koostamiseks edastatakse tarnijale järgmine informatsioon:
1) arvete saatmiseks asutuse registrikood;
2) ostja ehk arve saaja on vallavalitsus või hallatav asutus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse, arve maksjaks on Haljala Vallavalitsus;
3) riigi raamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades on vallavalitsuse tehingupartneri kood 261101;
4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi.
(2) Ostuarved kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt raamatupidamiskonto liigendusele e-arvete keskkonnas ja imporditakse pärast lõppkinnitaja kinnitust raamatupidamistarkvarasse.
(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:
1) arveid saadab kinnitusringile finantsteenistuse töötaja;
2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele tema poolt kirjalikult määratud isiku(te)le.
(4) Arvete kinnitusringile saatja suunab arve kinnitamisele ja märgib arvele vajalikud tunnused (tegevusala kood, kulu liik, raamatupidamiskonto ja projekti tunnuse). Kinnitaja kontrollib konteeringu õigsust ja kommenteerib vajadusel arve sisu. Kui kulu või tulu on seotud lepinguga, siis tuleb ostuarve juurde märkida ka lepingu number ja/või lepingu registreerimise number dokumendihaldussüsteemis. Seejärel suunatakse arve järgmis(t)ele kinnitaja(te)le vastavalt eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutajatele. Kui arve summa ületab 5000 eurot (v.a igakuised püsikulud), tuleb arve kinnitajaks lisada ka finantsjuht ja vallavanem. Lõppkinnitamiseks suunatakse arve kinnitusringi alustajale, kes lisab vajadusel majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms. Täiendavate dokumentide olemasolul lisab kinnitaja need e-arvete keskkonnas oleva arve juurde (nt leping, tööde vastuvõtu akt, koolitusel osalejate nimekiri, toitlustatavate nimekiri jms).
(5) Allkirja või kinnitusega algdokumendil kinnitab eelarve vastutav täitja, et dokument kajastab majandustehingut õigesti; dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, hinnapakkumustele jms; teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud; tehing on seaduspärane ja vajalik; tehing on kooskõlas eelarvega; tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele ja tehing on kooskõlas riigihangete seadusega; kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist; eelarve vastutav täitja annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande teostamiseks.
(6) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitusega tagasi.
(7) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve otse edasi õigele kinnitajale.
(8) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peale kinnitusteate saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks e-arvete keskkonnas asendaja määrama.
§ 16. Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad
Algdokumentide esitamise tähtajad finantsarvestuse tähtaegseks korraldamiseks on esitatud käesoleva määruse lisas.
6. peatükk Rahaliste vahendite arvestus
§ 17. Raha arvestus arvelduskontodel
(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas ametiasutuse arvelduskontodel ja sularaha ametiasutuse kassas.
(2) Pangaoperatsioonide teostamisel on allkirjaõigusega isikuks ametiasutuses vallavanem ning finantsteenistuse teenistujad.
(3) Elektroonilise pangaoperatsiooni teostamisel koostab finantsteenistuse töötaja käesoleva eeskirja kohaselt kinnitatud algdokumendi alusel maksekorralduse ja ekspordib selle raamatupidamistarkvarast pangasüsteemi maksmiseks.
(4) Maksekorralduse ülekande kinnitamise õigus on finantsjuhil, pearaamatupidajal, raamatupidajal ning vallavanemal. Iga rahalise ülekande tegemisel osaleb kaks inimest.
§ 18. Sularahaoperatsioonide arvestus
(1) Kassaoperatsioonide arvestusega tegeleb finantsteenistuse töötaja, kelle ametijuhendis või töölepingus on kirjeldatud vastavad kohustused ja vastutus.
(2) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:
1) kassa sissetuleku order;
2) kassa väljamineku order;
3) kassaraamat.
(3) Ametiasutuses sisestab kassaoperatsioone teostav isik sularahatehingu kirjendi raamatupidamistarkvarasse. Seejärel trükitakse programmist välja kassaorder tehingu sisu ja arvnäitajatega. Kassaraamat trükitakse välja igakuiselt.
(4) Igakuiselt toimub kassaraamatu esitamine koos sissetuleku ja väljamineku orderitega allkirjastamiseks finantsjuhile. Kassaraamatud kinnitab finantsjuht.
(5) Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderitel ei ole lubatud teha parandusi.
(6) Sularaha vastuvõtmise kohta antakse maksjale kviitung (teine pool orderist), millel on raha vastuvõtja allkiri.
(7) Väljaspool kassat sularaha vastu võtma volitatud isik toob sularaha ametiasutuse kassasse koos sularahatšekkide, kogumislehe või aruandega.
(8) Kaupade, tasuliste teenuste ja ürituste piletitulu kogumiseks hallatavates asutustes tuleks sularaha asemel eelistada kaardimakse terminale.
(9) Hallatava asutuse juhil ei ole õigust teostada sularaha väljamakseid. Sularaha väljamaksed teostatakse ainult ametiasutuse kassast.
(10) Ametiasutuse kassast on lubatud teha väljamakseid hallatava asutuse juhi või eelarve täitmise eest vastutava isiku poolt kinnitatud dokumendi alusel (kulude hüvitamine, toetuste väljamaksed jm). Kassa väljamineku orderi aluseks on väljamaksmise aluseks olevad dokumendid.
(11) Sularahas tehtud kulutuste aruannete alusel hüvitatavad summad kantakse kulu tegija arveldusarvele või makstakse töötaja nõudmisel välja sularahas.
(12) Töötasud, lisatasud ja preemiad kantakse töötaja pangaarvele, erandjuhtudel makstakse sularahas kassast (töötaja kirjaliku avalduse alusel).
(13) Sularaha panka viimise eest vastutab finantsteenistuse töötaja, kelle ametijuhendis või töölepingus on kirjeldatud vastavad kohustused ja vastutus. Töötajate vahetumise puhul (puhkused, ajutine asendamine haigestumise ajal vms) peab sularahakassa jääk olema vastava aktiga üle antud järgmisele töötajale.
(14) Võimalusel tuleb vältida sularahatehinguid ja arveldada panga kaudu.
§ 19. Asutuse pangakaardi kasutamine
(1) Deebetkaartide ja krediitkaartide võtmine ning kasutamise õigust omavate isikute nimekiri kinnitatakse vallavanema käskkirjaga. Sellega kinnitatakse ka krediidi maksimumlimiit. Kaardiga sularaha väljavõttu tuleb üldjuhul vältida.
(2) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. Isiklike kulude tegemine maksekaardiga on keelatud.
(3) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.
(4) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ega PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.
(5) Kaardi valdaja esitab finantsteenistusele kuu jooksul tehtud tehingute algdokumendid Lisas toodud tähtaegadeks. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.
(6) Kaardi kasutaja peab kaardi tagastama hiljemalt teenistus- või töösuhte lõppemise viimasel päeval või asutuse juhi esimesel nõudmisel.
7. peatükk Arvelduste arvestus
§ 20. Tulude ja kulude arvestus
(1) Tulude ja kulude kajastamisel lähtutakse üldeeskirja peatükkidest 6 ja 8. Tulud ja kulud kajastatakse tekkepõhiselt selle hallatava asutuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuse tulemusel tulu või kulu tekib. Tulude ja kulude kajastamisel tulu- ja kululiikide viisi lähtutakse üldeeskirja kontoplaanist.
(2) Tegevuskulude all kajastatakse tööjõukulud ja majandamiskulud. Tööjõukuludena kajastatakse tekkepõhiselt arvestatud töötasud, preemiad, toetused ja lisatasud ning nendelt arvestatud maksud. Aruandeperioodil väljamaksmata tööjõuga seotud kulud kajastatakse kohustisena töövõtjale. Majandamiskulud on mitmesuguste kaupade ja teenuste ostmiseks tehtud kulud: lähetuskulud, koolituskulud, hoonete kulud jne. Kulude arvestust peetakse kuluartiklite lõikes lähtuvalt kulu sisust vastavalt üldeeskirja kontoplaanile.
(3) Personalikulusid kajastatakse tekkepõhiselt kontoklassis 50 perioodis, mille eest kulu arvestati. Maksukulu kajastatakse kontorühmas 506. Tehingupartneri koodiks on füüsilise isiku kood 800699. Maksukohustisi arvestatakse kontogrupis 2030 ning vastava grupi kontod peavad võrduma Maksuameti kontokaartidel kajastatud maksunõuete tekkepõhise saldoga.
(4) Administreerimiskulud hõlmavad kulusid bürootarvetele (paber, kirjutusvahendid, kaustad jms), trükistele (perioodika tellimine, erialane kirjandus), sideteenustele (telefon koos abonent- ja kuutasudega), postikulud (postiteenuste kasutamine, ümbrikud, margid), personaliteenustele (tööpakkumiskuulutused), esinduskulud, kingitused jne.
(5) Lähetuskulud on seotud töö- ja teenistuslähetustega ja nende maksmisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse määruste alusel kehtestatud teenistus- ja töölähetuskulude hüvitamise ja päevaraha maksmise tingimustest, ulatusest ja korrast ning teistest asutuste töökorraldust puudutavatest kordadest. Välislähetuse korral on päevaraha maksmise aluseks volikogu esimehe, vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkiri.
(6) Lähetusest saabumisel esitab lähetatu aruande, mis on kinnitatud ametiasutuse või hallatava asutuse juhi poolt ja finantsteenistus kannab dokumentaalselt tõestatud kuludokumentide alusel lähetusega seotud kulutused lähetatu pangaarvele. Lähetuskulude aruannete alusel teeb finantsteenistuse töötaja kande vastavalt kulu iseloomule. Lähetuskulude käibemaksu kulu eraldatakse juhul, kui kuludokumendil on käibemaks näidatud.
(7) Koolituskulud on oma töötajate koolitamiseks ja täiendõppeks tehtavad kulud, mis on otseselt vajalikud tööülesannete täitmiseks. Välislähetus kajastatakse koolituskuludes ainult sel juhul, kui teenistuja on suunatud ennast täiendama.
(8) Kinnistute, hoonete ja ruumide majandamiskulud hõlmavad kulutusi hoonetele. Kuludesse kandmine toimub kuludokumendi alusel.
(9) Sõidukite ülalpidamiskulud kajastavad ametiasutuse bilansis olevate sõiduautode ja kasutusrendilepingu alusel kasutusele võetud sõiduautode kulutusi ning isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamist.
(10) Igale ametiautole on vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkirjaga kehtestatud kütusekulu limiit.
(11) Kütusekulu kantakse kuludesse vastavalt tegelikule tarbimisele kütuse müüja poolt esitatud arve, kütuse limiitide (nende olemasolu korral) ja sõidupäeviku alusel, kus on näidatud ametisõitude sõiduotstarve, marsruut ja läbisõit. Sõidupäevik esitatakse finantsteenistusele hiljemalt järgneva kuu viiendaks tööpäevaks.
(12) Ametiautode remondi- ja hoolduskulude kuluks kandmise aluseks on kuludokumendid. Isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse määrusest ja vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkirjaga kehtestatud kordadest.
(13) Kasutusrendi puhul renditud vara bilansis arvele ei võeta ja amortisatsiooni ei arvestata. Kasutusrent kantakse koos intressidega kuludesse igakuuliselt esitatud arve alusel.
(14) Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kulude alla kuuluvad kulud riist- ja tarkvara soetamiseks, laua- ja mobiiltelefonide ost, kulud hooldusele ja remondile ja muud kulud.
(15) Inventari majandamiskuludes kajastatakse kulud büroosisustusele (mööbel, laualambid, aknakatted ja muu ruumi sisustus), büroomasinatele (v.a põhivarana käsitletavad), inventari hooldus ja remondikulud, rendikulud jms.
(16) Kulud toiduainetele kajastatakse kontol 552100 ja kulud raamatute soetuseks kontol 552300.
(17) Meditsiini- ja hügieenikulude all kajastatakse töötajate meditsiinilist läbivaatust, hügieenivahendeid.
(18) Kontogrupis 5524 kajastatakse õppevahenditele tehtud kulud.
(19) Kontogrupis 5525 kajastatakse kultuuriürituste ja vaba aja sisustamise kulud.
(20) Kontogrupis 5540 kajastatakse muud mitmesugused majanduskulud, mis ei ole eespool klassifitseeritavad.
(21) Erisoodustusena käsitletakse oma töötajatele (teenistujatele) igasuguse kauba, teenuse või rahaliselt hinnatava soodustuse andmist ja muid tulumaksuseaduse paragrahvis 48 sätestatud hüvesid.
§ 21. Nõuete ja kohustiste arvestus
(1) Varad ja kohustised on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustise eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.
(2) Vähemalt iga poolaasta lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemustele.
(3) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud:
1) 90-180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;
2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.
(4) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks hindamine vormistatakse raamatupidamistarkvaras memoriaalorderiga.
(5) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.
(6) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.
(7) Raamatupidamise hea tava kohaselt hinnatakse nõuded enne lootusetuks kandmist ebatõenäoliselt laekuvaks.
(8) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.
(9) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõude lootusetuks tunnistamine kinnitatakse vallavalitsuse korraldusega. Nõude lootusetuks tunnistamise järgselt nõude esitamisest, hagist või sissenõude pöördumisest loobumine toimub vastavalt Haljala vallavara valitsemise korras sätestatule.
(10) Suure hulga nõuete korral kasutatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete hindamiseks inventeerimismeetodit, mille korral kõik laekumised kajastatakse esialgu ainult nõuete kontol (mitte kontrakontol). Aruandeperioodi lõpus hinnatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete jääki ning tehakse korrigeerimiskanne olenevalt sellest, kas ebatõenäoliste nõuete summa kokku võrreldes eelmise perioodi lõpu seisuga suurenes või vähenes.
(11) Teenuse osutamisel ja kauba müümisel tekkinud võlgnevuse ilmnemisel peab hallatava asutuse juht või struktuuriüksuse juht võtma kasutusele meetmed võlgnevuse likvideerimiseks ja teavitama sellest finantsteenistust. Kui arve tasumistähtaeg on möödunud, võtab hallatava asutuse juht või struktuuriüksuse juht kliendiga ühendust ja tuletab maksmata arvet meelde. Kui arve tasumistähtajast on möödas enam kui kolm kuud, tuleb võla sissenõudmiseks kasutusele võtta täiendavad meetmed (anda nõue üle inkassoettevõttele, krediidi infosüsteemi või kohtusse maksekäsu kiirmenetlusse). Kui reaalset olukorda arvestades pole võlgnevuse kohene ja täies ulatuses tasumine tõenäoline, võib hallatava asutuse juht või struktuuriüksuse juht või ametiasutuse volitatud töötaja sõlmida võlgnikuga maksegraafiku, teavitades sellest finantsteenistust.
(12) Kui võlgnik ei ole lubatud tähtajaks võlga tasunud, alustatakse hallatava asutuse juhi või vastava struktuuriüksuse juhi ettepanekul võla sissenõudmist. Selleks esitab hallatava asutuse juht või struktuuriüksuse juht võlgnevuse algmaterjalid (leping, kokkulepe, arve(d), maksegraafik jms) vallavalitsuse vastavate volitustega teenistujale, kes teavitab finantsteenistust võlgnevuse sissenõudmise alustamisest.
(13) Lootusetud nõuded viiakse bilansist välja vähemalt üks kord kalendriaastas nõuete inventeerimise tulemusel. Lootusetute nõuete kohta koostatakse nimekiri nõuete kaupa, näidates ära nõude summa, vanuse ja lootusetuks tunnistamise põhjuse. Lootusetult laekuvate nõuete nimekirja koostab ja ettepaneku mahakandmiseks teeb struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht.
(14) Struktuuriüksuse või hallatava asutuse juht koostöös finantsteenistusega koostab lootusetult laekuvate nõuete nimekirja ja esitab ettepaneku mahakandmiseks hiljemalt 15. detsembriks finantsteenistusele. Finantsjuht koostab eelnõu vallavalitsusele otsuse tegemiseks. Vallavalitsus otsustab lootusetute nõuete bilansist väljaviimise vallavalitsuse korraldusega.
(15) Kohustiste kajastamisel lähtutakse RTJ-des 3, 8 ja 9 kirjeldatud põhimõtetest. Kohustiste kajastamisel kehtib tekkepõhisuse printsiip, mille järgi kõik aruandeperioodil tekkinud kohustised kajastatakse aruandeperioodi bilansis ka siis, kui kohustise kohta puudub veel arve või kui kohustise olemasolust saadi teada alles peale bilansipäeva. Juhul, kui aruande koostamise ajaks puudub arve või muu dokumentatsioon aruandeperioodiga seostuva kohustise täpse suuruse kohta, kajastatakse see bilansis hinnanguliselt viitvõlgade kontogrupis 2032.
(16) Bilansis kajastatakse laenukohustisi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena vastavalt kontorühmades 208 ja 258. Laenukohustisena kajastatakse bilansis kõik finantseerimistegevuse tulemusena tekkinud võlakohustised, millega kaasneb intressikulu või muu sellelaadne kulu. Laenukohustiste kajastamisel lähtutakse korrigeeritud soetusmaksumuse meetodist. Kui tehingukulud ei ole olulised ning lepingujärgne intressimäär ei erine oluliselt efektiivsest intressimäärast, võib laenukohustiste arvestuses kasutada lepingujärgset intressimäära ning kanda tehingukulud kohe intressikulusse (kontorühm 650).
§ 22. Kasutus- ja kapitalirent
(1) Rendilepingu kvalifitseerimisel kasutus- või kapitalirendiks selgitatakse, kas:
1) omandiõigus läheb rendiperioodi lõpul üle rentnikule;
2) rentnikul on õigus omandada renditav vara turuhinnast oluliselt soodsama hinnaga ja on tõenäoline, et ta seda kasutab;
3) rendileping katab suure osa (>75%) vara kasulikust tööeast;
4) rendimakse nüüdisväärtus on peaaegu sama suur kui renditava vara turuväärtus (>90%);
5) renditav vara on niivõrd spetsiifiline, et ainult praegune rentnik saab seda ilma suuremate modifikatsioonideta kasutada.
(2) Kui vähemalt üks nimetatud tingimustest on täidetud, kajastatakse vara rendile andmist või võtmist kapitalirendina.
(3) Rendimakseid kajastatakse kapitalirendi kohustise vähenemisena, intressikulu finantskuluna.
(4) Kasutusrendi maksed on perioodi kulu ja kajastatakse ühtlaselt kogu rendiperioodi jooksul, st kui näiteks lepingu tingimuste kohaselt makstakse kasutusrendi esimese maksega proportsionaalselt oluline osa lepingu maksest, kajastatakse selline makse saaja raamatupidamises kui ettemakstud tulevaste perioodide kulu kontogrupis 2039 ja kantakse kuludesse rendiperioodi jooksul proportsionaalselt.
§ 23. Ettemaksude arvestus
(1) Ettemaksude tasumist tuleb võimaluse korral vältida. Kui ettemaksu tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmalt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata).
(2) Ettemaksud tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ilma käibemaksuta ettemaksu summa on väiksem kui põhivara kapitaliseerimise alampiir.
§ 24. Arveldused aruandvate isikutega
(1) Arveldusi aruandvate isikutega peetakse kontodel 103920 ja 202050. Analüütilist arvestust peetakse aruandvate isikute lõikes.
(2) Lähetuskulude väljamaksmise aluseks on volikogu esimehe, vallavanema või asutuse juhi käskkiri.
(3) Ametiasutuse hallatava asutuse juht suunatakse lähetusse vallavanema käskkirja alusel ja tema lähetuskulude aruande kinnitab vallavanem.
(4) Lähetuskulude hüvitamiseks esitatakse finantsteenistusele kuluaruanne koos kulu tõendavate dokumentidega.
(5) Lähetus- või majanduskulude avanssi makstakse teenistuja või töötaja kirjaliku avalduse alusel. Avansi väljamakse kooskõlastab teenistuja või töötaja vahetu juht. Majandusavansi kasutamata osa tagastatakse vallavalitsuse arveldusarvele viivitamatult peale lähetusaruande esitamist.
(6) Töötaja poolt ametiasutuse ja hallatavate asutuste tarbeks tehtud majanduskulud hüvitatakse aruande alusel, mis tuleb esitada finantsteenistusele koos kulutusi tõendavate originaaldokumentidega käesoleva sise-eeskirja Lisas toodud tähtajal.
(7) Kui kuluaruanne on vormistatud korrektselt ning tehtud kulutused osutuvad põhjendatuks, kinnitab ametiasutuse või vastava hallatava asutuse juht aruande.
(8) Isikliku sõiduauto kasutamisel teenistus-, töö- või ametiülesanneteks esitatakse kulude hüvitamiseks isikliku sõiduauto sõidupäevik. Sõidupäeviku vormi töötab välja finantsteenistus. Sõidupäeviku kinnitab teenistuja vahetu juht.
(9) Isikliku sõiduauto kasutamisega seotud kulude hüvitamisel lähtutakse vallavanema või hallatava asutuse juhi poolt kehtestatud korrast.
(10) Ametiasutuse auto kasutamisel tuleb pidada ametisõitude kohta arvestust ametiauto sõidupäevikus. Sõidupäeviku kinnitab teenistuja vahetu juht.
8. peatükk Saadud ja antud toetused
§ 25. Toetuste liigid
(1) Toetusena käsitletakse avaliku sektori üksuse poolt saadud vahendeid (saadud toetused), mille eest ei anta otseselt vastu kaupa ega teenuseid, ning avaliku sektori üksuse poolt antud vahendeid (antud toetused), mille eest ei saada otseselt vastu kaupu ega teenuseid.
(2) Toetused jaotatakse järgmisteks liikideks:
1) sotsiaaltoetused – toetused füüsilistele isikutele, v.a toetused ettevõtluseks;
2) sihtfinantseerimine – teatud projektipõhisel sihtotstarbel saadud ja antud toetused;
3) tegevus- ehk mittesihtotstarbelised toetused – antud ja saadud toetused, mis antakse saajale lähtudes tema põhikirjalistest ülesannetest ja arengudokumentides määratud eesmärkidest.
(3) Kui toetus kehtestatakse perioodiliselt makstavana (sotsiaaltoetused), võetakse toetus tuluna või kuluna arvele sellel kuul, mille eest see oli ette nähtud.
§ 26. Sihtfinantseerimise liigid
(1) Sihtfinantseerimine jaotatakse:
1) toetuse päritolu järgi kodumaiseks ja välismaiseks sihtfinantseerimiseks;
2) toetuse kasutamise eesmärgi järgi tegevuskulude ja põhivara sihtfinantseerimiseks.
(2) Kodumaine sihtfinantseerimine on residentidelt saadud ja neile antud sihtfinantseerimine.
(3) Välismaine sihtfinantseerimine on mitteresidentidelt, sealhulgas rahvusvahelistelt organisatsioonidelt saadud sihtfinantseerimine.
(4) Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama või muul viisil soetama teatud põhivara.
§ 27. Rahaline sihtfinantseerimine
(1) Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna kontogrupis 3500 hetkel, kui selle laekumine on kindel ja üksus on teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud. Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse tuluna kontoklassis 3502.
(2) Sihtfinantseerimise andjad ja vahendajad kajastavad antud ja vahendatud sihtfinantseerimist kuludes (vahendajad ka tuludes) samades perioodides kui toetuse saajad. Põhivara sihtfinantseerimise andmist ja vahendamist kajastatakse kuludes (vahendajad ka tuludes) sellel perioodil, millal toetuse saaja kajastab põhivara soetamise, olenemata sellest, kas toetuse saaja kajastab samal ajal saadud toetuse tuludes.
(3) Kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid selle arvel ei ole veel kulutusi tehtud, kajastatakse saadud vahendid saadud ettemaksena (kontogrupp 20385). Kui sihtfinantseerimise saamisega seotud kulutused on tehtud ja puudub sisuline toetuse laekumata jäämise risk, kuid toetus on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena (kontogrupp 10355).
(4) Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib kajastada arvestuse lihtsustamise eesmärgil koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem kahekordsest põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.
§ 28. Mitterahaline sihtfinantseerimine
(1) Mitterahaliseks sihtfinantseerimiseks loetakse sihtfinantseerimist kolme osapoole tehingus, kui toetuse andja või vahendaja kannab raha üle otse kaupade või teenuste tarnijale, kellelt toetuse saaja kaupu või teenuseid saab ja sihtfinantseerimist, mille korral toetuse andja annab toetuse saajale üle kaupu või teenuseid ning sellega ei kaasne otseselt nende müük tarnija poolt.
(2) Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade ja teenuste õiglases väärtuses. Kui sihtfinantseerimisena saadud kaupade ja teenuste õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis selle kohta raamatupidamiskandeid ei tehta. Teiselt avaliku sektori üksuselt saadud mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse vastavalt üldeeskirja paragrahv 44 lõigetele 3 või 4.
§ 29. Projektide juhtimine
(1) Projekti eest vastutav isik viib läbi alljärgnevad toimingud:
1) esitab finantsteenistusele projekti allkirjastatud lepingu koopia;
2) jälgib projekti eelarvet ning kaasfinantseerimise vajadusel esitab vallavalitsusele taotluse selle rahastamiseks;
3) kinnitab oma allkirja ja kuupäevaga projekti kuludokumendid, märgib nimetatud dokumentidele projekti nimetuse;
4) koondab projekti rahastaja poolt ette nähtud dokumendid ühte toimikusse;
5) esitab määratud tähtajaks ja mahus projekti finantseerijale väljamaksetaotlused ning vahe- ja lõpparuanded.
(2) Projektipõhisteks raamatupidamisdokumentideks on esitatud arved, saatelehed, maksekorraldused, pangakonto väljavõtted, töövõtu- jt lepingud, tööde vastuvõtu aktid, tööaja arvestuse tabelid jne. Projektipõhistele kuludele lisatakse raamatupidamistarkvarasse sisestamisel projektiga seotud tulude ja kulude eristamiseks projekti märge (nimetus ja number). Projektipõhised algdokumendid allkirjastab raamatupidamiskohustuslast esindama volitatud isik.
(3) Projektipõhiste kulude originaaldokumentide säilitamine toimub vastavalt ametiasutuse teabehalduse korrale. Kui projekti dokumentatsiooni säilitamise tähtaeg ületab raamatupidamisdokumentidele kehtestatud säilitamistähtaja, säilitatakse projektiga seotud kulude originaaldokumendid eraldi projektiga seotud dokumentide kaustas.
(4) Projekti raames soetatud või renoveeritud põhivara võetakse arvele selle soetusmaksumuses. Juhul, kui materiaalse põhivara objekt koosneb üksteisest eristatavatest komponentidest, millel on erinev kasulik eluiga, võetakse need komponendid raamatupidamises arvele eraldi varaobjektidena. Neile määratakse ka eraldi amortisatsiooninormid vastavalt nende kasulikule elueale. Sel juhul tuleb müügidokumendile märkida ka põhivara eri komponentide hinnad, et nende soetusmaksumust oleks võimalik välja arvutada.
(5) Kogusumma lepingu puhul, mille müügidokumentidel ei ole eraldi maksumusi välja toodud, piisab töövõtja hinnangust või selle puudumisel eksperthinnangust eri osade maksumuse kujunemise kohta. Nimetatud maksumuse kujunemise arvutus tuleb välja tuua kuludokumentidel või lisada arvestusmeetod kuludokumentidele, et oleks võimalik näha projekti kulude kujunemist.
(6) Kui projekti rahastaja esitab eelmises punktis sätestatule erinevaid nõudeid dokumentide säilitamisele, rakendatakse neid nõudeid.
9. peatükk Töötasude ja hüvitiste arvestus
§ 30. Palkade, tasude ja hüvitiste arvestus
(1) Tööjõukulusid kajastatakse tekkepõhiselt kontoklassis 50 ja nendega seotud maksukulusid kontoklassis 506 selles perioodis, mille eest need arvestati.
(2) Kontogruppi 2030 (maksukohustised) kantakse ainult deklareeritud maksukohustis. Vastava grupi kontod peavad võrduma Maksuameti kajastatud maksunõuete tekkepõhise saldoga. Kui mõne maksu osas on maksukohustuslasel ettemaks, peab see kajastuma kontogrupis 1037, mis peab võrduma Maksuameti näidatud ettemaksu saldoga.
(3) Tööjõukuludest kinnipeetud ja tööjõukuludega seotud maksukulud kajastatakse kohustisena kontogrupis 2030 selles perioodis, millises tekkis maksukohustis. Kui arvestatud töötasu makstakse välja järgmisel kuul, eraldatakse kinnipeetud maksud töötasu võlgnevuse kontorühmast 202 maksuvõlgade kontogruppi 2030 selles kuus, millal töötajale tasu välja maksti.
(4) Töötasu, palga (edaspidi töötasu), lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on vallavolikogu või vallavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkirjad, lepingud ja tööaja arvestamise tabelid.
(5) Töötasu arvestamisel juhindutakse töö tasustamist reguleerivatest õigusaktidest. Töötasu makstakse üks kord kuus töölepingus või töökorralduse reeglites kokku lepitud päeval (arvestuskuule järgneval kuul) ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole.
(6) Asutuse juhi poolt kinnitatud tööajatabelid ja töötasu puudutavad käskkirjad jm dokumendid peavad saabuma finantsteenistusse Lisas toodud tähtajaks.
(7) Töötasude ja maksude õigeaegse tasumise eest vastutab finantsteenistus.
(8) Töötaja või teenistuja esitab finantsteenistusele teatise, kus märgib ära oma arvelduskonto numbri, kuhu igakuiselt töötasu kantakse. Töötaja või teenistuja esitab tööle asumisel finantsteenistusele avalduse, kus avaldab soovi maksuvaba tulu arvestamise kohta. Tulumaksuvabastust rakendatakse taotluse esitamisele järgnevast kuust.
(9) Kalendriaasta kohta koostatud puhkuste ajakava esitatakse finantsteenistusele hiljemalt 31. märtsiks. Kui töötaja või teenistuja puhkuse aeg muutub, siis vastav käskkiri (vm dokument) peab finantsteenistusse jõudma esimesel võimalusel.
(10) Tegelik puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulud jaotatakse nendesse kuudesse, milliste eest see oli arvestatud.
(11) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab finantsteenistusele personaliarvestusega tegelev ametnik või töötaja. Puhkusetasu ja sellega seotud maksukohustiste korrigeerimine kontol 202010 kajastatakse lõppenud aruandeperioodi kuluna (vähenemine kulu vähenemisena).
(12) Haigushüvitise arvestamise algdokument on elektrooniline ajutine töövõimetusleht. Töötaja informeerib tööandjat ja hallatava asutuse või struktuuriüksuse juht teavitab finantsteenistust töötaja töövõimetusest esimesel võimalusel. Hallatava asutuse või struktuuriüksuse juht või personaliarvestusega tegelev töötaja vastutavad, et tööajatabelis kajastuvad andmed vastavad töövõimetuslehtede andmetele.
(13) Hüvitised töölepingu lõpetamisel kajastatakse üldjuhul kuluna töölepingu lõpetamise hetkel, sõltumata sellest, millal tegelikult vastav hüvitis välja maksti. Raamatupidamises koostatakse palgaleht ja raha kantakse töötaja pangakontole hiljemalt viimasel tööpäeval.
(14) Maksud peetakse töötasudest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.
(15) Töötajale esitatakse igakuuliselt elektrooniliselt palgalipik temale arvestatud tasu koostisosade, kinnipeetud summade, tema eest arvestatud maksude kohta.
§ 31. Erisoodustuste arvestus
(1) Erisoodustuse mõistet kasutatakse vastavalt tulumaksuseaduse sätestatule. Erisoodustusi ja nendelt arvestatud maksukulusid kajastatakse personalikulude kontogruppides 505 ja 506.
(2) Erisoodustusena käsitletavatel kuludokumentidel peab olema volitatud isiku selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb kajastada erisoodustusena.
(3) Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi kinnitaja lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta.
(4) Erisoodustuse kulud kinnitatakse kuludokumendil, erisoodustusele lisanduvad maksukulud arvestab finantsteenistuse töötaja.
(5) Kui erisoodustuse tekkepõhine moment eelneb erisoodustuse kulude eest tasumisele, kajastatakse ja deklareeritakse erisoodustuse maksude kohustis kontogrupis 2030 erisoodustuse eest tasumise perioodis.
10. peatükk Varude arvestus
§ 32. Varude arvestus
(1) Ametiasutusel ja hallatavatel asutustel varusid strateegiliste varude mõistes ei ole.
(2) Varud on varad, mida hoitakse müügiks. Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kuludest. Soetamisega kaasnev mittetagastatav käibemaks ja lõiv kajastatakse kuludes kontogrupis 6010.
(3) Materjalid (kantseleitarbed, medikamendid, raamatud, töövihikud, majandusmaterjalid jms) kantakse soetamise hetkel kuludesse, vajadusel peetakse materjalide analüütilist arvestust bilansiväliselt vastutavate isikute lõikes.
(4) Toiduained kantakse soetamise hetkel kuludesse ja toiduainevarude analüütilist arvestust (koguselist ja summalist arvestust toiduainete artiklite viisi) peetakse bilansiväliselt hallatavas asutuses kohapeal.
(5) Toiduainete laoarvestust korraldab vahetult töötaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus määratakse tema ametijuhendis.
(6) Toiduainete sissetuleku aluseks on arved, saatelehed, ostu-müügilepingud ja väljamineku aluseks on menüülehed vm dokumendid.
(7) Kord kuus koostab varude eest vastutav isik toiduainete liikumise kuukoondaruande ja esitab finantsteenistusele kontrollimiseks.
(8) Varude kuluks kandmisel kasutatakse FIFO meetodit.
11. peatükk Põhi- ja bilansiväliste varade arvestus
§ 33. Bilansiväliste varade (väheväärtusliku vara) arvestus
(1) Bilansiväline vara kantakse soetamise hetkel kuludesse ja arvestust jätkatakse bilansiväliselt.
(2) Varad, mille kasutamisiga on üle ühe aasta ja mille soetamismaksumus on alates 1000 eurost kuni põhivara kapitaliseerimise alampiirini, (info- ja kommunikatsioonitehnoloogia vahendid hallatava asutuse juhi või IT arendusspetsialisti ettepanekul ka maksumusega alla 1000 euro), arvestatakse bilansivälise varana ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes.
(3) Bilansivälise vara arvele võtmise maksumusega kuni 1000 eurot otsustab hallatava asutuse juht.
(4) Bilansivälise vara arvelevõtmisel teeb hallatava asutuse juht vastava märke arvele e-arvete keskkonnas või mõnele muule vara saamist tõendavale dokumendile. Märge peab sisaldama vara eest vastutavat isikut ja vara asukohta.
(5) Olenemata maksumusest peetakse bilansiväliste varade nimekirjades arvestust rendile antud vara kohta.
(6) Raamatuid raamatukogudes põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse. Arvestust peetakse bilansiväliselt vallavalitsuse hallatavates raamatukogudes (sh kooli raamatukogudes).
(7) Bilansivälise vara arvestust peetakse nimekirjaliselt, koguseliselt, summaliselt ja vastutavate isikute lõikes.
(8) Bilansivälises arvestuses olev vara kantakse arvestusest välja, kui vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks, hävinud või kadunud või kui vajadus vara kasutada on kadunud ja vara ei ole õnnestunud võõrandada.
(9) Väheväärtusliku vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise akti allkirjastab kinnitatud inventuurikomisjon.
(10) Bilansiväliste varade inventuur viiakse läbi koos põhivarade inventuuriga sagedusega kord kahe aasta jooksul vastavalt valimile.
§ 34. Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestus
(1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ 5 esitatud põhimõtetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele kuuluvaid makse ja lõive (va tööjõukuludelt arvestatud maksud).
(2) Materiaalset põhivara kajastatakse sõltuvalt põhivara liigist kontorühmas 155 ja immateriaalset põhivara kontorühmas 156 (tarkvara, litsentsid).
(3) Materiaalseks ja immateriaalseks põhivaraks on vara, mille hinnanguline kasulik tööiga on üle ühe aasta ja soetusmaksumus on ilma käibemaksuta vähemalt üldeeskirja paragrahvi 41 lõikes 1 toodud põhivara kapitaliseerimise alampiir, välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest.
(4) Erandina võetakse arvele olenemata soetusmaksumusest kunstiväärtused, mille väärtus aja jooksul ei vähene.
(5) Põhivara võib arvele võtta kogumina juhul, kui kogum moodustab ühesuguse kasutuseaga terviku ja kogumi soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Kui ühe ja sama vara komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises arvele eraldi varadena (komponentide summaarne soetus-maksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist).
(6) Põhivara võetakse arvele soetusmaksumusega ilma käibemaksuta. Soetusmaksumusse võetakse arvele ka kulutused, mis on vajalikud põhivara viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelevalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma töötajate poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt määratav või oluline. Samuti ei kapitaliseerita varade soetamisega seotud makse ja lõive ning laenukasutuse kulutusi, vaid need kantakse tekkimise perioodil kuludesse.
(7) Tasuta saadud ja üleantud põhivara ühelt riigiasutuselt teisele käsitletakse kui siiret, mille puhul antakse üle ja võetakse arvele vara soetusmaksumus ja kulum. Põhivara soetusel tuleb näidata tehingupartneri kood, mis näitab, kellelt vara soetati ja tegevusala kood, mis näitab, millisel tegevusalal vara kasutatakse. Nimetatud koodid on nõutavad ainult aruandeaasta soetuste korral, kus rahavoo koodiks on 01.
(8) Põhivara arvelevõtmise aluseks on üleandmise-vastuvõtmise akt, ostuarve või ostu-müügileping, mille põhjal koostatakse arvelevõtmise akt. Ettepaneku vara arvelevõtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik kooskõlastatult ametiasutuse finantsteenistusega. Finantsteenistuse töötaja teeb nõuetekohaselt vormistatud ja kinnitatud põhivara arvelevõtmise dokumentide alusel kande.
(9) Iga põhivara objekti kohta peetakse arvestust põhivarakaartidel vastutavate isikute lõikes. Põhivarakaardid on elektroonilised. Põhivarakaardil on kajastatud detailne informatsioon põhivara kohta:
1) kasutuselevõtmise aeg;
2) soetusmaksumus;
3) vastutav isik;
4) unikaalne inventarinumber;
5) nimetus, tüüp, mark, tehnilised andmed;
6) registrikood selle olemasolu korral (maa puhul katastritunnus, hoone puhul aadress, sõidukil registreerimisnumber jne);
7) komplekti tunnus (kui on komplektina arvele võetud);
8) kehtiv amortisatsiooni norm;
9) parendused (renoveerimisel lisandunud summad) ja kajastamise aeg;
10) vara asukoht;
11) arvestatud amortisatsioon.
(10) Parendusega seotud kulud arvestatakse maksumuse suurendamiseks juhul, kui need oluliselt parandavad põhivara kvaliteeti, tõstavad esialgset tootlustaset ja pikendavad järelejäänud kasulikku tööiga ning kulutuste maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt põhivarana kapitaliseerimise alampiir. Parenduse lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.
(11) Põhivara remondi- ja hoolduskulud, mis tehakse eesmärgiga säilitada vara esialgset taset ning parendustega kaasnevad demonteerimis- ja lammutustööde kulud kajastatakse aruandeperioodi kuludes.
(12) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.
(13) Lõpetamata ehitised ja projektid võetakse arvele alles siis, kui need on lõplikult valmis ning ehitise või projekti valmimist tõendav dokument on jõudnud finantsteenistusse. Lõpetamata ehitise või projekti arvelevõtmise aluseks on arvelevõtmise akt, mis on koostatud üleandmise-vastuvõtmise akti, ostuarve, ostu-müügilepingu vms alusel. Ettepaneku vara arvelevõtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik kooskõlastatult ametiasutuse finantsteenistusega.
(14) Teede pindamine võetakse arvele kogumina, kuna nende keskmine eluiga on ühesugune. Kogum kantakse maha, kui selle jääkväärtus jõuab nulli.
(15) Põhivara müük, tasuta üleandmine, tasuta saamine ning mahakandmine toimub Haljala vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.
§ 35. Amortisatsiooni arvestus
(1) Põhivara amortisatsiooni, väärtuse langust (allahindlust) ja põhivara jääkväärtust mahakandmisel kajastatakse kontorühmades 611 ja 613.
(2) Põhivara amortiseeritakse lineaarsel meetodil nende kasuliku eluea jooksul. Vara hakatakse amortiseerima alates selle kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täieliku amortiseerumise või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Kui täielikult amortiseerunud vara on veel kasutuses, kajastatakse bilansis kuni mahakandmiseni nii soetusmaksumust kui ka kogunenud kulumit.
(3) Maad ja varasid, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.
(4) Ettepaneku amortisatsiooni normi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast.
(5) Amortisatsiooninormid aastas ja eeldatav kasulik eluiga aastates uutele soetatud põhivaradele on järgmised:
1) hooned, eluhooned, korterid 2-5% (20-50 aastat);
2) teed ja rajatised 2,5-10% (10-40 aastat);
3) teede pindamine 25% (4 aastat);
4) masinad, seadmed 10-20% (5-10 aastat);
5) transpordivahendid 20% (5 aastat);
6) inventar 10-50% (2-10 aastat);
7) infotehnoloogia seadmed 25% (4 aastat);
8) immateriaalne põhivara 5-50% (2-20 aastat).
(6) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) hinnatakse vara alla. Vara allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Allahindlusakti allkirjastab inventuurikomisjon ja kinnitab vallavalitsus.
(7) Kui ilmneb, et põhivara kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aasta-inventuuri ajal. Muutus kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.
§ 36. Materiaalse põhivara ümberhindlus ja mahakandmine
(1) Üldjuhul põhivara ümber ei hinnata.
(2) Põhivara ümberhindlusena võetakse arvele peremehetuks tunnistatud vara ja maakatastrisse kantud maad, mida ei ole ükski avaliku sektori üksus varem bilansis arvele võtnud (konto 290400).
(3) Pärandvarana saadud rahalisi vahendeid kajastatakse ebatavaliste tuludena (konto 388890).
(4) Materiaalse põhivara ümberhindlust on lubatud läbi viia ainult üks kord.
(5) Põhivara kantakse maha (bilansist välja), kui vara on kasutuskõlbmatu või vara enam ei eksisteeri (on hävinenud vms) mahakandmisakti alusel, mis on vallavalitsuse poolt kinnitatud. Inventeerimiskomisjoni poolt esitatakse finantsteenistusele mahakandmise akt, kuhu on märgitud vara nimetus, inventari number, kogus, soetusmaksumus ja mahakandmise põhjus. Vara mahakandmisel kantakse jääkmaksumus kuluks amortisatsioonina (kontorühm 611 – materiaalse põhivara kulum või 613 – immateriaalse põhivara kulum).
(6) Mahakantud vara kuulub utiliseerimisele või hävitamisele, mille korraldamise eest vastutab vara eest vastutav isik.
(7) Riigiraamatupidamiskohustuslaste üksuste vahelist põhivara müüki, tasuta võõrandamist ja tasuta kasutusse andmist käsitletakse kui siiret, mille puhul antakse üle vara soetusmaksumus ja kulum.
(8) Põhivara müügist saadud kasumit või kahjumit kajastatakse kontogruppides 3811 ja 3813.
§ 37. Kinnisvarainvesteeringud
(1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse juhendi RTJ 6 põhimõtetest.
(2) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või hoone osa, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses. Hooneid ja ruume, mida kasutatakse avaliku sektori üksuste poolt, kajastatakse kui materiaalset põhivara.
(3) Kinnisvarainvesteeringud hinnatakse ühekordselt ümber üldeeskirja paragrahvis 45 nimetatud põhimõtete kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest.
(4) Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse kontorühmas 154 soetusmaksumuse meetodil, st soetusmaksumuses, millest on maha arvatud kogunenud kulum ja võimalikud allahindlused. Parendused ja remont, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele.
(5) Kinnisvarainvesteeringu amortisatsioon kajastatakse kontol 610000. Amortisatsioonimäär kehtestatakse igale kinnisvaraobjektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Kinnisvarainvesteeringu müügi korral kajastatakse müügihinda konto 381000 kreeditis, müügiga seotud kulusid konto 381001 deebetis ja investeeringu bilansilist jääkväärtust müügihetkel konto 381010 deebetis.
(6) Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul, kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varade grupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.
§ 38. Osalused tütar- ja sidusettevõtjates ning mittetulundusühingutes
(1) Valitseva mõju all olevateks üksusteks (tütarettevõte) loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles vald omab mõjuvõimu määrata investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest ning omab äriühingute puhul üle 50% ettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest.
(2) Olulise mõju all olevateks üksusteks (sidusettevõte) loetakse äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud, milles vald osaleb investeeringuobjekti finants- ja tegevuspoliitika üle otsustamisel, omamata valitsevat mõju nende otsuste üle. Olulise mõjuvõimu eelduseks on arvestatud 20-50% hääleõigusest.
(3) Konsolideeritud aruannetes kajastatakse valitseva mõju all olevate üksuste osalused konsolideerituna rida-realt meetodil ja grupisisesed nõuded, kohustised, tulud ja kulud elimineeritakse ning osalusi olulise mõju all olevates üksustes kajastatakse kapitaliosaluse meetodil. Alla 50% hääleõigusega osalusi mittetulundusühingutes ei kajastata bilansis, vaid need on soetamisel kajastatud kuludes.
(4) Tütar- ja sidusettevõtjate netovarad kajastatakse üldjuhul selle aruandekohustuslase üksuse raamatupidamises, kes esindab osanikke üldkoosolekul. Osalused on bilansis kajastatud kapitaliosaluse meetodil ning kontorühmas 150, lähtudes RTJ 11 nõuetest.
12. peatükk Inventeerimine
§ 39. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus
(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga.
(2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega.
(3) Igakuuliselt tehakse maksunõuete ja -kohustiste võrdlus Maksu- ja Tolliametiga vastava teatise järgi. Kuu jooksul toimunud liikumiste kohta tehakse kanded pearaamatus.
(4) Iga kuu lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori üksuste omavahelisi saldosid saldo-andmike infosüsteemi saldode ja ridade võrdlemise päringute alusel. Vajadusel võrreldakse saldosid täiendavalt elektronposti teel. Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.
(5) Vähemalt üks kord aastas tehakse asutuse kõigi oluliste varade ja kohustiste inventuur (aastainventuur). Aastainventuurid korraldatakse kas aastalõpu seisuga või kaks kuud enne aruandeaasta lõppu. Inventeerimise käigus teostatakse:
1) põhivara inventuur;
2) väheväärtusliku vara inventuur (viiakse läbi kord kahe aasta jooksul);
3) nõuete ja ettemaksete analüütiliste nimekirjade inventuur ja oluliste nõuete (alates 15 000 eurost) kohta kinnituskirjade saatmine;
4) kohustiste ja saadud ettemaksete analüütiliste nimekirjade inventuur ja oluliste kohustiste kohta kinnituskirjade saatmine;
5) audiitorpäring pankadele;
6) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine;
7) sularahakassa inventuur.
(6) Inventuurid on korralised ja erakorralised. Erakorralised inventuurid viiakse läbi materiaalselt vastutavate isikute vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel. Inventeerimise eesmärgiks on oluliste varade ja kohustiste tegeliku olemi väljaselgitamine.
(7) Aastainventuuri tegemist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust.
(8) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.
(9) Vallavanema käskkirjaga määratakse inventeerimiskomisjonid. Inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Samuti määratakse käskkirjas inventuuri lõpptähtaeg.
(10) Aastainventuuri tegemist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad komisjoni esimees ja kõik liikmed ning materiaalselt vastutavad isikud. Inventeerimise käigus avastatud puudu- ja ülejäägid kajastatakse raamatupidamises peale inventuuri lõppu. Kasutuskõlbmatuks osutunud vara mahakandmise akt esitatakse finantsteenistusele.
(11) Nõuete ja kohustiste saldode kinnituskirjad saadetakse tehingupartneritele, kui tähtajaks tasumata summa ületab 15 000 eurot või maksetähtajast on möödunud vähemalt 90 päeva. Otsuse muude kinnituskirjade saatmise kohta teeb pearaamatupidaja.
(12) Inventeerimise ajaline jaotus:
1) sularahakassa – igapäevane saldode võrdlus ja vähemalt üks kord aastas ootamatu kontroll. Inventeerimiskomisjoni poolt inventuur aasta lõpus;
2) pangakonto – igapäevane saldode võrdlus ja aasta lõpus kinnituskirjad pankadelt;
3) maksunõuded ja -kohustised – võrdlus e-Maksuameti infosüsteemiga igakuiselt;
4) muud nõuded ja ettemaksed – aasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu saldokinnituskirjad (vastavalt käesoleva paragrahvi lõikele 11), hinnang lootusetute nõuete mahakandmiseks;
5) varud – füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu ja hinnang väheliikuvate varude allahindluse vajaduse kohta;
6) materiaalne ja immateriaalne põhivara, kinnisvarainvesteeringud – füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu;
7) bilansiväline vara – füüsiline inventuur vähemalt kord kahe aasta jooksul aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu;
8) kohustised ja saadud ettemaksed – igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega, aasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu saldokinnituskirjad (vastavalt käesoleva paragrahvi lõikele 11);
9) avaliku sektori üksuste omavahelised saldod – igakuine võrdlus saldoandmike infosüsteemis.
§ 40. Inventeerimise ja hindamise protseduurid
(1) Sularaha inventuuri kassas viib läbi vallavanema käskkirjaga ametiasutuse ametnikest moodustatud inventeerimiskomisjon, mille üheks liikmeks on finantsteenistuse töötaja, kes vastutab inventeeritava kassa eest vastavalt ametijuhendile. Sularaha inventuuri käigus loetakse üle kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha lugemise lehel. Inventuuri tulemuste kohta koostatakse inventuuriakt, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:
1) inventuuri läbiviimise kuupäev;
2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;
3) viimane sissetuleku- ja väljaminekuorderi number;
4) sularaha jääk numbrite ja sõnadega;
5) kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamise andmetega;
6) komisjoni liikmete allkirjad.
(2) Inventuuriakt kinnitatakse finantsteenistuse töötaja poolt allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega. Puudujääk kajastatakse kontol 103690 ja ülejääk võetakse arvele tuluna kontol 388890.
(3) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust.
(4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi:
1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
2) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
3) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;
4) intressi kandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;
5) nõuete ja ettemaksete saldokinnituse saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega.
(5) Varude inventuuri teeb asutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon. Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid:
1) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata eeltäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus;
2) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;
3) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks;
4) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse;
5) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt;
6) allkirjastatud aktide põhjal korrigeerib ametiasutuse finantsteenistus vajadusel raamatupidamise andmeid, avastatud puudujäägid kantakse kuluks või võetakse kuni tasumiseni arvele (konto 103690), ülejäägid võetakse arvele (õiglasema hinnangu puudumisel nullväärtuses).
(6) Materiaalse ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja bilansivälise vara inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud lugemislehtedel kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta.
(7) Inventuuri läbiviimisel tehakse järgmised toimingud:
1) inventeerimisjuhend väljastatakse komisjonile;
2) materiaalse ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja väikevahendite inventuur viiakse läbi 31. oktoobri seisuga;
3) tööülesanded jaotab komisjoni esimees oma liikmete vahel suusõnalise korraldusega;
4) inventeerimisnimekirja väljastab raamatupidaja komisjoni esimehele, kes määrab inventeerimisnimekirja täitja;
5) inventeerimisnimekirjale märgitakse inventeerijate nimed;
6) inventeerimine viiakse läbi igas hallatavas asutuses ja materiaalselt vastutavate isikute lõikes;
7) loetud varad tuleb märgistada topeltlugemise vältimiseks;
8) ettetäidetud lugemislehtedel näidatakse ära inventari number, vara nimetus, soetuse aasta, soetus ja jääkmaksumus. Põhivara ettetäidetud lugemislehed koostatakse materiaalselt vastutavate isikute lõikes. Bilansivälise vara lugemisleht koostatakse raamatupidamistarkvaras peetud arvestuse alusel ning ettetäidetud lugemislehel kajastatakse vara nimetus, kogus ja summa;
9) materiaalse ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja bilansivälise vara inventeerimiseks ettetäidetud lugemislehtedele kantakse komisjoni liikmete poolt inventuuri tegelik seis. Tegeliku seisu võib lugemislehtedel täita käsitsi tindi- või pastapliiatsiga ja parandused nimestikes tohib teha mahatõmbamisega, milline kinnitatakse allkirjaga;
10) raamatupidaja kontrollib ja kinnitab lugemislehe;
11) lugemislehtedes toodud märkuste põhjal koostab inventuurikomisjon varade mahakandmise ja allahindluse aktid ja amortisatsiooninormide muutmise ettepanekud ning esitab need vallavalitsusele.
12) inventuuriaktis tuuakse esile: a) otsused puudu- ja ülejääkide kohta ning nende edaspidiseks vältimiseks meetmete rakendamise ettepanekud; b) ettepanekud varade vastuvõtu, hoiu ja väljaandmise korrastamiseks ning arvestuse ja väärtuste säilivuse kontrolli parandamiseks; c) hinnangu varade ümberhindluse teostamise vajadusest ja amortisatsioonimäärade õigsusest; d) ettepanekud kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui ka moraalselt amortiseerunud) vara ja kasutuses mitteoleva vara allahindluseks või mahakandmiseks;
13) inventuuri aktile kirjutavad alla kõik komisjoni liikmed ja varade eest vastutav isik ning inventuuriaktid esitatakse finantsteenistusele lõppakti koostamiseks. Lõppaktile lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara maha kandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid. Lõppakti kinnitab vallavanem.
14) vallavalitsuse korralduse põhjal koostab finantsteenistuse töötaja korrigeerimiskanded.
(8) Kohustiste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:
1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
2) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
3) maksukohustiste võrdlemine Maksu- ja Tolliameti väljavõtetega;
4) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlemine raamatupidamise andmetega;
5) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.
(9) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Kui saldoandmiku esitaja eeldab, et saldoandmikus võib tõenäoliselt esineda vahesid teiste üksustega, ennetatakse seda saldode võrdluse taotluse esitamisega teisele saldoandmiku esitajale enne saldoandmiku esitamise tähtaja saabumist.
(10) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustisi hinnatakse üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab finantsteenistus ametiasutuse või hallatavate asutuste kohta vastava asutuse volitatud töötajale hiljemalt järgneva aasta 31. jaanuariks. Dokumendi andmete õigsust kinnitavad asutuste juhid oma allkirjaga.
(11) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha:
1) kahju hüvitamisel süüdlase poolt;
2) süüdlase mitteavastamisel Haljala vallavara valitsemise korras sätestatud alustel.
13. peatükk Raamatupidamisdokumentide säilitamine
§ 41. Dokumentide säilitamine
(1) Dokumente säilitatakse seadusandlusega ettenähtud aja jooksul. Raamatupidamise algdokumente säilitatakse üldjuhul seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati.
(2) Raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamisaruandeid ja muid dokumente säilitatakse üldjuhul seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil nendega seotud tehingud on kajastatud.
(3) Pikaajaliste kohustiste või õigustega seotud dokumente säilitatakse seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.
(4) Raamatupidamise sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.
(5) Aruandeperioodil raamatupidamisse esitatud dokumentide hoidmise eest vastutab oma töölõigu piires finantsteenistuse töötaja. Eelmiste perioodide raamatupidamisdokumentide säilitamise eest vastutab finantsteenistus.
(6) Jooksvatest raamatupidamise andmetest, mida hoitakse arvutis, koostatakse varukoopiad automaatselt serveris vähemalt üks kord nädalas.
(7) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilimise tagab e-arvekeskuse operaator. E-arvekeskuses säilitatakse tarnijatelt saabunud ostuarved ja muud kuludokumendid.
(8) Müügiarved saadetakse e-posti aadressilt [email protected] või e-arvetena ning säilitatakse raamatupidamistarkvaras.
14. peatükk Rakendussätted
§ 42. Rakendussätted
(1) Määrusega tunnistatakse kehtetuks:
1) Haljala Vallavalitsuse 29.01.2014 määrus nr 2 "Haljala valla raamatupidamise sise-eeskiri";
2) Vihula Vallavalitsuse 14.12.2016 määrus nr 7 "Vihula valla raamatupidamise sise-eeskirja kehtestamine".
(2) Määrus jõustub 15. aprillist 2024.
Anti Puusepp
vallavanem
Anneli Kivisaar
arendus- ja kogukonnaspetsialist vallasekretäri ülesannetes
Facebook
X.com