Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

Harku valla personaliarvestuse registri asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Lingimärkmikku lisamiseks pead olema MinuRT keskkonda sisse loginud

Väljaandja:Harku Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:09.02.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 06.02.2020, 71

Harku valla personaliarvestuse registri asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Vastu võetud 04.02.2020 nr 2

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõike 2 ja Harku Vallavolikogu 12. oktoobri 2017. a otsuse nr 72 „Avaliku teabe seadusega kohaliku omavalitsuse asutuse pädevusse antud küsimuste delegeerimine Harku Vallavalitsusele“ punkti 1 alusel.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.   Registri asutamine ja registri nimi

  Määrusega asutatakse Harku valla personaliarvestuse register Persona (edaspidi register) ning kinnitatakse selle pidamise kord.

§ 2.   Registri pidamise eesmärgid

  Registri pidamise eesmärk on:
  1) koondada ja süstematiseerida Harku Vallavalitsuse ametiasutuses teenistuses olevate isikute andmeid ja vallavalitsuse hallatavate asutuste juhtide andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada asutusele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;
  2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud kehtivad andmed;
  3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.

§ 3.   Registri pidamine

  (1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.

  (2) Andmeid (sh logifaile registrile juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta) töödeldakse ja säilitatakse digitaalsel kujul.

  (3) Registris peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.

  (4) Registris on aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.

2. peatükk Registri vastutav ja volitatud töötleja 

§ 4.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Harku Vallavalitsus.

  (2) Vastutava töötleja õiguste teostaja on Harku Vallavalitsuse vallakantselei.

  (3) Registri vastutava töötleja juht võimaldab juurdepääsu registrile vallavalitsuse teenistujale niivõrd, kuivõrd see on vajalik tema teenistusülesannete täitmiseks.

  (4) Vastutav töötleja:
  1) korraldab ja juhib registri pidamist ja kasutajate haldamist;
  2) vastutab registrisse sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
  3) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest;
  4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid;
  5) vastutab kõrvaliste isikute andmetele juurdepääsu vältimise ning andmete omavolilisest töötlemisest hoidumise eest.

§ 5.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötleja on AS Fujitsu Estonia.

  (2) Volitatud töötleja:
  1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
  2) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  3) võimaldab andmete ettenähtud juurdepääsu;
  4) osaleb registri juurutamisel ja arendamisel;
  5) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;
  6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

  (3) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklikkus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

§ 6.   Registriandmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid

  (1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutaval töötlejal, vastutava töötleja poolt sõlmitud lepingu alusel või määratud volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

  (2) Registri kasutajarollid on järgmised:
  1) administraator - juurdepääs registri kõigile osadele ja õigus teha registri administreerimiseks vajalikke toiminguid ning personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;
  2) kasutaja- kõik asutuse teenistujad ja hallatavate asutuste juhid, kellel on registri iseteeninduses juurdepääs üksnes endaga seotud andmetele ja saavad esitada (puhkuse)taotluse;
  3) taotluse kinnitaja- struktuuriüksuse juht, kellel on registris juurdepääs vastava struktuuriüksuse teenistujate puhkusega seonduvatele andmetele ja õigus kinnitada talle esitatud taotlused.

§ 7.   Registri kasutamise õiguse lõppemine

  (1) Registri kasutamise õigus lõpeb, kui vastava teenistuja teenistussuhe asutusega lõppeb.

  (2) Registri kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt teenistuja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.

  (3) Administraator võib omal algatusel registri kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
  1) isik on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
  2) isik on korduvalt kandnud registrisse väärad andmed;
  3) isik on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
  4) isik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
  5) registrisse andmete kandmine/kinnitamine ei ole enam isiku teenistusülesanne.

3. peatükk Registrisse kantavad andmed, andmevahetus, muutmine ja väljastamine 

§ 8.   Andmed asutuse kohta

  Asutuse kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
  1) asutuse nimetus;
  2) asutuse asukoha aadress;
  3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed;
  4) ametikohtade arv;
  5) teenistujate arv.

§ 9.   Andmed struktuuriüksuse kohta

  Struktuuriüksuse kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
  1) struktuuriüksuse nimetus;
  2) struktuuriüksuse moodustamise ja likvideerimise kuupäev;
  3) ametikohtade arv;
  4) ametikohtade koormus.

§ 10.   Andmed ametikoha kohta

  Ametikoha kohta kantakse registrisse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed:
  1) ametikoha nimetus;
  2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;
  3) ametikohale ette nähtud struktuuriüksus;
  4) ametikohal ette nähtud koormus;
  5) ametikoha profiil.

§ 11.   Andmed teenistuja kohta

  (1) Teenistuja kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
  1) ees- ja perekonnanimi;
  2) isikukood;
  3) kodakondsus;
  4) aadress, telefon, e-posti aadress;
  5) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;
  6) katseaja kestus;
  7) haridustase ja haridustaseme liik;
  8) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; staaž asutuses;
  9) teenistussuhte tähtajalisus;
  10) teenistuja koormus ametikohal;
  11) teenistuja grupp ja alamgrupp;
  12) tervisekontrolli kuupäev;
  13) koolitused, millel teenistuja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond;
  14) teenistujale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile;
  15) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev (ja vastav dokument);
  16) lähetused;
  17) puhkused;
  18) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;
  19) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpukuupäev;
  20) teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;
  21) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest;
  22) ametnikel ametivande andmise aeg;
  23) teenistusülesannete täitmiseks vajalikud load;
  24) tööaja arvestuse andmed;
  25) töötaja foto (näiteks töötõend, läbipääsukaart);
  26) teenistuja alaealise lapse nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

  (2) Teenistuja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema teenistussuhte lõppemisel.

  (3) Registrisse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

§ 12.   Andmete alusdokumendid

  Andmete alusdokumendid on:
  1) haldusakt;
  2) leping;
  3) isikut tõendav dokument;
  4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;
  5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;
  6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus (taotlus) või teatis;
  7) tõend;
  8) muu dokument, mis on registrisse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.

§ 13.   Andmeandja

  Andmeandja on Harku Vallavalitsuse teenistuja või hallatava asutuse juht.

§ 14.   Andmevahetus teiste registritega

  Registrist on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest. Registrile on juurdepääs turvalise autentimisvahendi abil.

§ 15.   Vastutus andmete õigsuse eest ja väärate andmete parandamine

  (1) Andmete registrisse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

  (2) Kui vastutav töötleja leiab registrist väärad andmed või teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

§ 16.   Andmete väljastamine

  (1) Registrist on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid teenistusülesannete täitmiseks.

  (2) Registrist avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) valla veebilehel.

4. peatükk Andmete säilitamine, järelevalve ja registri lõpetamine 

§ 17.   Andmete säilitamise tagamine ja turvalisus

  (1) Registri turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K1T1S2.

  (2) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopia tehakse andmetest vähemalt kord kuus ning andmebaasi backupi säilitatakse 6 kuud.

  (3) Andmeid väljastatav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

  (4) Vastutav töötleja viib infovarade inventuuri läbi korra aastas.

  (5) Käesoleva määruse § 11 lõikes 1 sätestatud andmeid säilitatakse pärast teenistussuhte lõppemist järgmiselt:
  1) punktides 4, 12, 14, 15, 21 ja 23 nimetatud andmeid kolm aastat;
  2) punktides 7 ja 22 nimetatud andmeid viis aastat;
  3) punktides 6, 9, 13, 16, 17, 19 ja 24 nimetatud andmeid seitse aastat;
  4) punktides 1, 2, 3, 5, 8, 10, 11, 18 ja 20 nimetatud andmeid 75 aastat;
  5) punktides 25 ja 26 nimetatud andmed säilitamisele ei kuulu.

§ 18.   Registri pidamise üle järelevalve teostamine

  (1) Järelevalvet registri pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

  (2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

  (3) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

  (4) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.

§ 19.   Registri pidamise lõpetamine

  (1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Harku Vallavalitsus.

  (2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

  (3) Registri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise registrisse või andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja. Andmete üleandmise või hävitamise kohta koostatakse akt.

5. peatükk Rakendussätted 

§ 20.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Erik Sandla
vallavanem

Ive Eevel
vallasekretär

/otsingu_soovitused.json