Linna ja valla valitsemineHallatavate asutuste põhimäärused, konkursid, palgad, struktuur ja koosseisud

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Linna ja valla valitsemineVolikogu töökorraldus

Teksti suurus:

Antsla valla asutuste ühtse asjaajamiskorra kehtestamine

Antsla valla asutuste ühtse asjaajamiskorra kehtestamine - sisukord
Väljaandja:Antsla Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:01.06.2012
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 06.06.2014, 22

Antsla valla asutuste ühtse asjaajamiskorra kehtestamine

Vastu võetud 18.05.2012 nr 7
jõustumine 01.06.2012

Määrus kehtestatakse „Avaliku teabe seaduse“ paragrahvi 58 lõike 2, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kehtestatud “Asjaajamiskorra ühtsed alused“ paragrahvi 53 lõike 4 ning Antsla Vallavolikogu 30. aprilli 2004.a otsuse nr 11 „Antsla valla asutuste ühtse asjaajamise korra kehtestamiseks volituste andmine“ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.  Reguleerimisala

 (1) Antsla valla (edaspidi: vald, vastavas käändes) asutuste ühtne asjaajamise kord (edaspidi: kord, vastavas käändes) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhimõtted Antsla Vallavolikogus (edaspidi: vallavolikogu, vastavas käändes), Antsla Vallavalitsuses (edaspidi: vallavalitsus, vastavas käändes) ja valla hallatavates asutustes (edaspidi: valla asutus, vastavas käändes). Asjaajamise korraldamise täpsustatud nõuded valla asutustes kehtestab vajadusel asutuse juht.

 (2) Korraga reguleeritakse:
 1) asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavaid nõudeid;
 2) dokumentide vormistamise nõudeid;
 3) dokumentide registreerimise korraldamist;
 4) dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;
 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri;
 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutumise korral.

§ 2.  Üldised nõuded

 (1) Asjaajamine peab tagama:
 1) vallavolikogu, vallavalitsuse ja valla asutuste ülesannete täitmise ning otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
 3) dokumentide kiire ringluse;
 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
 6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
 7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul;
 8) vallavolikogu, vallavalitsuse ja valla asutuste töö efektiivsuse ning isikute ladusa teenindamise.

 (2) Vallavalitsuse, vallavolikogu ja valla asutuste asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. Haldusmenetluse keel on eesti keel.

 (3) Kord sätestab asutuse:
 1) asjaajamisperioodi;
 2) dokumendiringluse dokumendi saabumisest kuni selle väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni;
 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise korra;
 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise korra ja dokumentide tähistuste süsteemi;
 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;
 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise korra;
 7) asutusesisese dokumentide kooskõlastamise korra;
 8) asutusesisese dokumentide teatavakstegemise korra;
 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise korra;
 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korra;
 11) vastutust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korra;
 12) dokumentide hoidmise ja hävitamise korra;
 13) ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus- ja töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise korra.

 (4) Ühtse asjaajamise aluseks on põhimõte, et igat dokumenti töötleks kompetentne ametiisik. Dokumendid liiguvad vallavalitsuses (valla asutuses) ametiisikute pädevuse järjekorras. Ametiisik lahendab tekkivad küsimused iseseisvalt ja ainult sel juhul, kui tema pädevus ei võimalda lõplikku otsust teha, pöördub ta lahenduse saamiseks järgmise instantsi poole.

§ 3.  Normatiivne keskkond

  Korra koostamise aluseks on:
 1) „Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus“;
 2) „Avaliku teabe seadus“;
 3) „Isikuandmete kaitse seadus“;
 4) „Haldusmenetluse seadus“;
 5) „Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus“;
 6) „Riigikogu liikme staatuse seadus“;
 7) „Digitaalallkirja seadus“;
 8) „Arhiiviseadus“;
 9) Vabariigi Valitsuse 26.02.2001. a määrusega nr 80 kehtestatud „Asjaajamiskorra ühtsed alused“;
 10) Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a määrusega nr 181 vastu võetud Arhiivieeskiri“;
 11) EVS 882-1:2006 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded“ Osa 1: Kiri;
 12) Antsla Vallavolikogu 15. aprilli 2003. a määrusega nr 9 kinnitatud “Antsla valla põhimäärus”;
 13) Antsla Vallavalitsuse 07. mai 2003. a määrusega nr 7 kehtestatud “Antsla Vallavalitsuse istungite kavandamise ja õigusaktide eelnõude esitamise kord”;
 14) Elioni soovituslik juhend telefoninumbrite grupeerimiseks, mis on vastavuses ITU (International Telecommunication Union) soovitustega;
 15) Rahvusarhiivi juhised ja hindamisotsused.

§ 4.  Asjaajamise korraldamine asutuses ja vastutus

 (1) Asjaajamist korraldavaks struktuuriüksuseks vallavalitsuses on vallakantselei (edaspidi:
kantselei, vastavas käändes), mis allub vallasekretärile.

 (2) Vallavalitsuses vastutab dokumentide avalikustamise korraldamise ja neis sisalduvate isikuandmete kaitse eest vallasekretär, valla asutustes asutuse juht või tema poolt määratud töötaja.

 (3) Vallavalitsus avaldab oma veebilehel kasutajasõbraliku teabe dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta asutuses, mis hõlmab muu hulgas teavet:
 1) isikuandmete töötlemise eesmärgi, ulatuse ja viisi kohta;
 2) isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamise kohta;
 3) isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemise kohta;
 4) inimese poolt enda andmetega tutvumise õiguse ja korra kohta.

 (4) Kantselei põhiülesandeks on vallavolikogu, tema alaliste ja ajutiste komisjonide, vallavolikogu liikmete ning vallavalitsuse töö organisatsiooniline ja tehniline teenindamine.
Kantselei:
 1) tagab valla õigusaktide avalikustamise;
 2) tagab valla õigusaktide väljavõtete ja ärakirjade edastamise;
 3) tagab posti vastuvõtmise, registreerimise edastamise;
 4) vastutab vallavolikogu ja vallavalitsuse kirjavahetuse teostamise eest;
 5) väljastab õiendeid, tõendeid, arhiiviteatisi;
 6) teostab rahvastikuregistri toiminguid;
 7) teostab perekonnaseisutoiminguid seaduses ettenähtud ulatuses ja korras;
 8) teostab notariaaltoiminguid seaduses ettenähtud korras ja pädevuses;
 9) vastutab personalitöö eest;
 10) tagab kogu valla asjaajamise käigustekkinud dokumentide nõuetekohase säilitamise ja hävitamise;
 11) vastutab arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise eest;
 12) täidab vallavolikogu esimehe või tema asendaja, vallavanema või tema asendaja seaduslikke korraldusi;
 13) tagab asjaajamises vajaminevate materjalide muretsemise/varustamise.
 14) tagab vallavolikogu valimiste toimingute korraldamise;
 15) tagab majandustegevuse registrisse andmete sisestamise.

 (5) Korras sätestatud asjaajamise põhinõuded on kohustuslikud kõigile vallateenistujatele ja valla asutuste töötajatele. Uue töötaja tööle võtmisel tutvustab asjaajamiskorda allkirja vastu vallasekretär, valla asutuses selle juht.

 (6) Asjaajamisperioodid:
 1) vallavolikogul ja vallavalitsusel ning teistel valla asutustel kalendriaasta (01. jaanuarist - 31. detsembrini);
 2) koolil ja lasteaial õppeaasta (01. septembrist - 31. augustini);
 3) kooli raamatupidamise dokumentatsioonil kalendriaasta (01. jaanuarist - 31. detsembrini);
 4) töörühmadel, ja -gruppidel, komisjonidel ja teiste ühekordse kindla ülesandega üksustel võib olla ka nende tegevusperiood.

 (7) Dokumentide registreerimist alustatakse igal asjaajamisperioodil numbrist 1.

 (8) Arhiiviregistrile andmete edastamine toimub veebipõhiselt haldusliidese kaudu.
Sissepääs vallavalitsuse (valla asutuse) andmete juurde toimub Arhiiviregsitri poolt antud kasutajatunnuse ja parooliga. Andmete esitamise tähtaeg on 01. aprill või jooksvalt.

 (9) Andmete esitamise eest vallavalitsuses vastutab personalitöötaja-arhivaar, valla asutuses asutuse juht või tema poolt määratud isik. Valla asutused saavad vajadusel abi või juhendamist personalitöötaja-arhivaarilt.

§ 5.  Kontaktandmete avalikustamine

 (1) Asutuse ametlik:
 1) postiaadress on F. R. Kreutzwaldi tn 1 Antsla linn, postiindeks 66403;
 2) elektronposti aadress vald@antsla.ee
 3) üldtelefon 785 5164, faksinumber 785 5276;
 4) veebilehe aadress antsla.ee.

 (2) Vallavalitsuse sideandmete muutumisel avalikustab arenguspetsialist uued sideandmed veebilehel vähemalt 10 tööpäeva enne andmete muutumist.

 (3) Elektronposti aadressi muutumisel tagatakse kantselei vana aadressi kasutamine vähemalt 6 kuud pärast aadressi muutmist.

 (4) Valla asutuste sideandmed avalikustab valla veebilehel arenguspetsialist.

§ 6.  Infosüsteemid ja andmekogud

 (1) Asjaajamises loodud ja saadud teavet hallatakse peamiselt järgmistes infosüsteemides:
 1) dokumendihaldussüsteem (DHS) AMPHORA - saabuvate ja saadetavate kirjade/dokumentide ning õigusaktide registreerimiseks. Vastutaja vallasekretär;
 2) personalihaldustarkvara „Persona V3“ - ametnike teenistusandmete ja töötajate personaalsete andmete haldamiseks. Vastutaja personalitöötaja-arhivaar;
 3) raamatupidamise tarkvara PMen - kõigi raamatupidamist puudutavate andmete sisestamiseks ja nende töötlemiseks. Vastutaja pearaamatupidaja;
 4) STAR (SotsiaalTeenuste AndmeRegister) - sotsiaalvaldkonna juhtumite haldamiseks. Vastutaja - sotsiaalnõunik;
 5) MapInfo Professional 9.5 - Antsla valla maade kaardi-andmebaasi loomiseks ja ajakohasena hoidmiseks. Vastutaja - maakorraldaja;
 6) Jäätmevaldajate register - usaldusväärsete andmete kogumine, säilitamine ja omamine valla territooriumil, kus kehtib korraldatud jäätmevedu (Antsla linn, Kobela alevik, Vana-Antsla alevik) elavate või asuvate jäätmevaldajate (jäätmetekitajate) ja nende kasutuses olevate jäätmemahutite kohta. Vastutaja ehitus- ja keskkonnaspetsialist;
 7) Raamatukogude Info- ja Kataloogisüsteem RIKS. Vastutajad raamatukogude direktorid.

 (2) Valla ametnikud kasutavad omavalitsusele pandud avalike ülesannete täitmiseks erinevaid riiklikke registreid ja infosüsteeme, neis on ametnik volitatud töötleja.

 (3) Valla ametnik võib töödelda nende peetavates andmekogudes oma seadustest tulenevate ülesannete täitmiseks vajalikke andmeid, mille töötlemine on ette nähtud seadustes või seaduse alusel vastuvõetud õigusaktides.

 (4) Asutuses peetavad registrid (ka dokumendiregister), andmekogud ja muud infosüsteemid on asutuse olulised inforessursid ja nad kantakse dokumentide loetelusse. Andmekogude kohta, mille haldajaks asutus ise ei ole (teave säilitatakse andmekogu valdaja juures), on dokumentide loetellu tehtud kanne andmekogu valdaja kohta.

§ 7.  Andmekandjate hoidmine, kasutamine ja vastutus

 (1) Kõigil ametnikel (töötajatel) tuleb järgida arvutikasutaja eeskirja, et tagada andmekandjate (sülearvutid, mälupulgad, fotoaparaadid, diktofonid, CD-d, DVD-d, mälukaardid vmt) hoidmine nii, et need ei oleks kõigile juurdepääsetavad.

 (2) Andmekandjaid tohib majast välja viia erand korras otsese tööjuhi või asutuse juhi nõusolekul. Ametnik peab seejuures jälgima IT-turvameetmeid (viirustõrje, konfidentsiaalsus, säilitamine, sülearvuti kasutamine avalikus kohas jne).Väljapoole asutuse ruume sattuvate töökohtade andmekandjatel olevad konfidentsiaalsed andmed peavad olema krüpteeritud.

 (3) Kõik ametnikud ja töötajad on vastutavad siseinfo (siinhulgas igasuguse tööülesandeid täites teatavaks saanud info) kaitsmise eest nii asutuses töötamise ajal kui ka töösuhte lõppemise järgselt (on määratletud ametijuhendis).

 (4) Aktiivsest asjaajamisest antakse andmekandjad (CD-d, DVD-d) asutuse arhiivihoidlatesse säilitamiseks. Nõuetekohase säilitamise eest vastutab personalitöötaja-arhivaar.

 (5) Asutustevahelise dokumentide ja andmekandjate üleandmise ning vastuvõtmise dokumenteerib otsene üleandja.

 (6) Asutuse faksi eest vastutab sekretär-asjaajaja, valla asutuses asutuse juht või tema poolt määratud isik, kelle tööülesannete hulka kuuluvad järgnevad tegevused:
 1) sissetulnud fakside edastamine nende adressaatidele;
 2) faksiseadmele vajaminevate materjalidega varustamine;
 3) kohalviibimine hooldus ja remonditööde juures.

2. peatükk DIGITAALNE DOKUMENDIHALDUS 

§ 8.  Digitaalallkirja kasutamine

 (1) Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati.

 (2) Vallavalitsus (valla asutus) kasutab vajadusel dokumentide digitaalallkirjastamist isikutega ja teiste asutustega suhtlemisel. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi saatmine lepitakse eelnevalt asutuse või isikuga kokku, et tagada teise poole võimalused dokumendi avamisel.

 (3) Vallavalitsuses omavad digitaalse allkirjastamise õigust vallavanem ja abivallavanem, valla asutuses asutuse juht. Digitaalset allkirjastamist kasutavad ka ametnikud, kelle tööst tulenevad kohustused seaduste raames seda nõuavad.

§ 9.  Autentimise võimaldamine

 (1) Infosüsteemidesse ja dokumendihaldussüsttemi sisenemisel toimub ametniku autentimine paroolipõhiselt või isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel.

 (2) Paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisestamisel dokumendihaldussüsteemi vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse eest.

3. peatükk DOKUMENTIDE VORMISTAMINE  

§ 10.  Üldnõuded dokumentidele

 (1) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.

 (2) Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul lähtutakse:
 1) dokumendi liigist;
 2) sarjast, kuhu dokument kuulub ja säilitustähtajast;
 3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;
 4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

 (3) Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.

 (4) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärkmed peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

 (5) Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende sisu samasus.

 (6) Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide koostamisel kasutatakse vorminguid, mis vastavad digitaalarhivaalide arhiivi üleandmise nõuetele.

 (7) Käesoleva paragrahvi lõikes 6 sätestatud nõuet rakendatakse ka üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumentidele.

 (8) Digitaaldokumentide menetlemise tagamiseks kasutatakse prinditud koopiaid.

§ 11.  Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord

 (1) Asutuses on kasutusel:
 1) eestikeelne kirjaplank - ametikirjade vormistamiseks (lisa 1);
 2) üldplank - õigusaktid, protokollid, aktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi (lisa 2).

 (2) Plankidele kehtib formaat A4 (210 x 297).

 (3) Dokumente, mis on kinnitatavad korraldava dokumendiga, ei vormistata plangile, vaid valgele paberile ning kuuluvad lisana korraldava dokumendi juurde (põhikirjad, juhendid, eeskirjad jm).

 (4) Asutusesiseses asjaajamises planke ei kasutata, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides.

 (5) Vallal on erivormistusega tänukirja plangid, mida antakse välja töötajatele juubelite puhul, heade töötulemuste ja pikaajalise töötamise eest ning teistele asutustele hea koostöö eest vm põhjustel.

 (6) Dokumendiplangi võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks kasutatakse plangi valmistamisel turvaelemendina värvitrükki (valla vapi kujutis - sinisel kilbil ülestõstetud tiibadega lendav kuldne haugas). Turvalisuse suurendamiseks võib kasutada vesimärgiga või toonitud paberit. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldavad dokumente paljundada. Valla asutuse plangi turvaelemendid määrab asutuse juht. Turvaelemendi puudumise korral tuleb kasutada templijäljendit.

 (7) Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse.

 (8) Planke hoitakse vallasekretäri ametiruumis. Nende tellimise, kasutamise ja hoidmise eest vastutab vallasekretär.

4. peatükk DOKUMENDI ELEMENDID JA NENDE VORMISTAMINE  

§ 12.  Dokumendi elemendid

 (1) Dokumendi kohustuslikud elemendid:
 1) autor;
 2) kuupäev;
 3) tekst;
 4) allkirjastaja.

 (2) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud selliselt, et võimaldab sisestaja või looja autentimise.

 (3) Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks käesoleva paragrahvi lõikes 1 toodud elementidele järgmisi elemente:
 1) aadress;
 2) adressaat;
 3) kasutusmärge;
 4) kontaktandmed;
 5) koostaja;
 6) lisaadressaat;
 7) lisamärge;
 8) pealkiri;
 9) seosviit (võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja);
 10) viit (kirjale või asjale registreerimisel antud tähistus, mis osutab kirja kohale dokumendisüsteemis);
 11) muud dokumendi elemendid.

 (4) Juhul kui allkirjastaja ei otsusta teisiti, märgitakse väljasaadetavale kirjale selle koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi, elektronposti aadress ja telefoninumber. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult elektronposti aadress ja telefoninumber.

 (5) Plankidele trükitakse elemendid või tähistatakse asukohad järgmiselt:
 1) kirjaplangile:
- asutuse sümbol (embleem);
- dokumendi väljaandja nimi või nimetus;
- asutuse registrikood;
- kontaktandmed.
 2) üldplangile asutuse sümbol (vapp).

 (6) Vallavalitsuses on kõikide ametnike arvutitesse ja ka valla asutuste juhtide arvutitesse sisestatud ametkirja- ja õigusakti eeltäidetud mallid/vormid. Selleks et tagada elementide püsivad asukohad ja dokumentide korrektne vormistamine, on nende kasutamine kohustuslik.

 (7) Dokumendi veerised ehk kirjavabad ääred on järgmised:
 1) vasak veeris 30 mm;
 2) parem veeris 15 mm;
 3) ülemine veeris 12 mm;
 4) alumine veeris 12 mm.

§ 13.  Kuupäeva ja kellaaja märkimine

 (1) Kuupäeva märkimiseks kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi.

 (2) Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi.
Näited:
 1) Ametkirjal
25.01.2012
 2) Üldplangile vormistatud dokumendil
25. jaanuar 2012
 3) Teksti osas
25. novembril 2011. aastal
9. jaanuaril 2012. a
 4) Väliskirjavahetuses
2012-01-26
February 23, 2012

 (3) Dokumendi kuupäevaks on:
 1) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise kuupäev;
 2) õigusaktil istungi toimumise kuupäev;
 3) akti allkirjastamise kuupäev;
 4) lepingu allkirjastamise kuupäev;
 5) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
 6) saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäeva;
 7) dokumendile või nende kohta dokumendiregistrisse märgitavateks kuupäevadeks võivad olla muud dokumendi menetlemise toiminguid kajastavad kuupäevad;
 8) kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi kuupäevaks viimase allkirja andmise kuupäev.

 (4) Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg. Kellaaja kirjutamisel eraldatakse tunnid ja minutid üksteisest punktiga. Kellaajas numbrite vahele tühikut ei jäeta.
Näide:
Kell 14.25

 (5) Digitaalselt allkirjastatud või kinnitatud dokumentide puhul on dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduvad kuupäev ja kellaaeg.

§ 14.  Dokumendi viit ja seosviit

 (1) Dokumendid nummerdatakse asjaajamisperioodi piires. Viit on dokumendi registreerimisel antud tähis, mis osutab dokumendi kohale dokumentide liigitusskeemis. Registreeritavatel kirjadel on viit kohustuslik.

 (2) Ametkirja viit koosneb:
 1) dokumentide loetelu liigitusskeemi järgi antud:
- funktsiooni (allfunktsiooni) tähisest;
- sarja (allsarja) tähisest;
 2) järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi.
Näide:
19.3-19/ 799, milles:
19 funktsioon - ametiasutuste teenistuse korraldamine;
3 allfunktsioon – asjaajamine;
19 sari - kirjavahetus teatiste väljastamise kohta;
799 - kirja number registri järgi.

 (3) Seosviida eesmärk on ühes asjas peetava kirjavahetuse haldamise hõlbustamine, mis võimaldab omavahel siduda algatuskirja ja vastuskirja. Seosviit koosneb saabunud dokumendi kuupäevast ja viidast. Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna „Meie“ Vastuskirjas on kohustuslik viidata sissetulnud algatuskirja kuupäevale ja dokumendiregistri viidale jälgides täpselt selle kirjapilti. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja viita eristatakse sõnade "Teie" ja "Meie" abil.
Näide:
Teie 19.11.2011 nr 7-10/239
Meie 29.11.2011 nr 19.3-19/799

§ 15.  Pealkiri

  Kõigile dokumentidele pannakse pealkiri (v.a õnnitlus- ja tänukirjad ning kaastundeavaldused), mis peab võimalikult lühidalt avama dokumendi sisu. Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.

§ 16.  Pöördumine

 (1) Pöördumine vormistatakse 2-4 rida pealkirjast allpool.

 (2) Pöördumises kasutatakse isiku ametinimetust, viisakustiitlit ( hr, pr, prl), auastmeid või isiku nime.

 (3) Pöördumise vormistamisel
 1) ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime, kirjavahemärke pöördumise lõpus;
Näide:
Lugupeetud kultuuriminister
Austatud pr Kuukiir
 2) eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluliseks täpsustuseks, kui asutuses on mitu samanimelist isikut;
 3) pöördumisel kõrgete valitsusametnike poole ei lisata nende ametikoha nimetusele perekonnanime.
Näide : Austatud härra President

 (4) Olenevalt ametkirja sisust võib pöördumine ka puududa.

§ 17.  Adressaat

 (1) Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist.

 (2) Adressaadid üldistatakse juhul kui tegemist on adresseerimisega üheliigilistele asutustele, ametnikele või töötajate grupile.

 (3) Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.
Näited:
 1) Personaalne adresseerimine:
Pr Liina Leevike
Antsla Vallavalitsus
F. R. Kreutzwald tn 1
66403 ANTSLA
 2) Isiklikult adresseerimine (ainult selline kiri antakse avamatult adressaadile).
ISIKLIK
Hr Uku Palm
Antsla Vallavalitsus
F. R. Kreutzwaldi tn 1
66403 ANTSLA
 3) Asutusele adresseerimine
Antsla Vallavalitsus
F. R. Kreutzwaldi tn 1
66403 ANTSLA
 4) Adressaatide üldistamine
Adressaadiväljal:
Antsla Vallavalitsus
F. R. Kreutzwaldi tn 1
66403 ANTSLA
Lisaadressaatide väljal:
Sama:
Sõmerpalu Vallavalitsus
Urvaste Vallavalitsus
Teadmiseks:
Võru Maavalitsus
Võrumaa Omavalitsuste Liit

§ 18.  Tekst

  Teksti sisestamisel kasutatakse 2 või 3 reavahet. Ühe konkreetse dokumendi vormistamisel võib kasutada ainult ühte kahest võimalusest. Trükitakse plokkstiilis, s.t. kõik read algavad samast vertikaalist.

§ 19.  Allkiri

 (1) Kui õigusaktid ei reguleeri teisiti, kirjutab valla ja vallavalitsuse nimel alla vallavanem. Vallavanema äraolekul abivallavanem. Kui ka abivallavanem on ära, siis vallavanema käskkirjaga määratud ametiisik (üks vallavalitsuse liikmetest).

 (2) Vallavolikogu nimel kirjutab dokumentidele alla vallavolikog u esimees. Vallavolikogu esimehe äraolekul vallavolikogu aseesimees.

 (3) Valla asutuse nimel kirjutab dokumentidele alla asutuse juht või teda asendama määratud töötaja.

 (4) Dokumentide allkirjastamine:
 1) õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti;
 2) lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse dokumendis;
 3) väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse;
 4) allkirja juurde tuleb kirjutada allkirja andja nimi;
 5) allkirja facsimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja;
 6) kui dokumendi projektis ettenähtud isik ei saa ise allkirja anda ja seda teeb keegi teine, tuleb allkirja dešifreering ja ametinimetus ümber vormistada.
Näide :
(allkiri)
Jaanus Jalak
abivallavanem
vallavanema asendaja
 7) Kui dokumendi allkirjastab volitatud isik, tuleb tema ametinimetus vormistada koos volitaja ametinimetusega.

 (5) Dokumentidele kirjutatakse alla sinist värvi tindi või pastapliiatsiga.

 (6) Allkirja eesmärk on dokumendi autentsuse ja usaldusväärsuse kinnitamine. Allkiri on dokumendi sisu eest vastutajaga siduv kas omakäeline kirjatähtedega kirjutatud või digiallkiri, mis seob allkirjastatava andmed andmetega allkirjastaja kohta. Allkiri on dokumendi kohustuslik element, allkirjastamata teksti ametidokumendiks ei tunnistata. Allkirjastaja võtab endale vastutuse dokumendi sisu eest. Kaasallkirjastajad vastutavad dokumendi sisu eest osas, mis puudutab nende töövaldkonda.

 (7) Element "Allkiri" koosneb paberdokumendi alla kirjutanud isiku allkirjast ehk signatuurist, selle dešifreeringust (allakirjutaja ees- ja perekonnanimest) ja ametinimetusest. Allkirja jaoks tuleb jätta vähemalt viis (5) rida.
Näide:
(allkiri)
Uku Palm
vallavanem

 (8) Digitaalselt allkirjastatud dokumendile märgitakse omakäelise allkirja asemele sulgudesse „allkirjastatud digitaalselt“.
Näide:
(allkirjastatud digitaalselt)
Uku Palm
vallavanem

 (9) Rahvusvahelistes kirjades võib allkirja reale lisada ka asutuse nime, mis kirjutatakse tervituse alla isikliku allkirja kohale suurtähtedes.
Näide:
Lugupidamisega
ANTSLA VALLAVALITSUS
(allkiri)
Uku Palm
vallavanem

 (10) Mitut allkirja vajavate dokumentide allkirjad vormistatakse järgmiselt:
 1) kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti "Allkiri" ühe rea võrra allapoole.
Näide:
allkiri
allkiri
Uku Palm
vallavanem Marju Mari
pearaamatupidaja
 2) Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele.
Näide:
Uku Palm Tiit Lepp
Antsla vallavanem Rõuge vallavanem

 (11) Õigusaktiga kinnitatavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud ametnik või dokumendi sisu eest vastutav ametnik (koostaja), tulenevalt dokumendi liigist. Õigusaktiga kinnitatavatel dokumentidel peavad olema dokumendile vajalikud elemendid: pealkiri, allkiri, vajadusel koostamise kuupäev, kooskõlastusmärked, viisad.

§ 20.  Dokumendi koostaja

 (1) Väljasaadetavatele dokumentidele märgitakse kontaktandmete välja kohale vasakule koostaja ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ning e-posti aadress.
Näide:
Jaanus Jalak 785 5164
e-post jaanus@antsla.ee

 (2) Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja, märgitakse ainult telefoninumber ja elektronposti aadress.

§ 21.  Kontaktandmed ja telefoninumbrite märkimine

 (1) Kontaktandmeteks on autori aadress, asutuse registrikood, telefoni- ja faksinumber,
e-posti aadress ning arvelduskonto number ja panga nimetus.

 (2) Vallavalitsuse registrikood Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklikus registris on 75010418

 (3) Telefoninumbrite kirjutamine (Rahvusvahelise Telekommunikatsiooni Liidu (ITU)
soovitused):
 1) numbrid rühmitatakse sõltuvalt nende arvust, kuni neljakohaline number kirjutatakse kokku – 1234
 2) seitsmekohalises numbris eraldatakse tühimikuga 4 viimast numbrit – 123 4567
 3) rahvusvaheline kaugsidenumber +372 731 3005, kus 372 on Eesti riigi kood, 731 3005 abonentnumber. Rahvusvahelise kaugsideindeksi märgina kasutatakse + (plussi).
 4) üldreeglina grupeeritakse telefoninumbrid tagantpoolt neljakaupa. Riigi kood eraldatakse numbrist kahe tühikuga.
Näide:
785 5164
5xxx xxxx
+372 xxx xxxx

§ 211.  Ümbriku vormistamine

 (1) Ümbrikud valitakse sõltuvalt saadetavate dokumentide mõõtudest ja mahust. Kui standardformaadis A4 dokumente ei tohiks murda, valitakse ümbriku formaat C4.

 (2) Postisaadetised peavad kandma selgelt ja arusaadavalt kirjutatud saaja nime ja aadressi. Aadressis ei ole lubatud lühendatud nimetusi, tinglikke tähti, numbreid või märke, mis ei ole üldtuntud ja tekitavad raskusi saadetiste väljastamisel adressaadile. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Kui sihtriigis on kasutusel teised tähed ja numbrid, on soovitav aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega. Sihtriigi nimetus kirjutatakse ühes tuntud rahvusvahelises keeles.

 (3) Saaja aadressandmed peavad olema kantud postisaadetisele järgmiselt: saaja nimi või nimetus, tänav, maja- ja korterinumber, (maakohas küla ja vald), sihtnumber, linn või maakond, riik. Riigisisestel postisaadetistel riigi nimetust ei kirjutata. Posti sihtnumber kirjutatakse viimasele reale enne linna või maakonna nimetust.

 (4) Aadress märgitakse postisaadetisel pika küljega samasuunaliselt.

 (5) Vallavalitsuses vormistatakse ümbrikud arvutis või kasutatakse aknaga ümbrikuid.

5. peatükk ASUTUSE DOKUMENDILIIGID JA NENDE VORMING 

§ 22.  Haldusakt

 (1) Haldusakt on haldusorgani poolt haldusülesannete täitmisel avalik-õiguslikus suhtes üksikjuhtumi reguleerimiseks antud, isiku õiguste või kohustuste tekitamisele, muutmisele või lõpetamisele suunatud korraldus, otsus, ettekirjutus, käskkiri või muu õigusakt.

 (2) Üldkorraldus on haldusakt, mis on suunatud üldiste tunnuste alusel kindlaksmääratud isikutele või asja avalik-õigusliku seisundi muutmisele.

 (3) Haldusakt on õiguspärane, kui ta on antud pädeva haldusorgani poolt andmise hetkel kehtiva õiguse alusel ja sellega kooskõlas, proportsionaalne, kaalutlusvigadeta ning vastab vorminõuetele. Haldusakt peab olema selge ja üheselt mõistetav.

 (4) Haldusakt antakse kirjalikus vormis, kui seaduse või määrusega ei ole sätestatud teisiti. Haldusakti võib anda muus vormis edasilükkamatu korralduse tegemiseks. Isiku taotlusel, kellel on selleks põhjendatud huvi, tuleb muus vormis antud haldusakt tagantjärele viivituseta kirjalikult vormistada. Haldusaktid tuleb eranditult registreerida olenevalt dokumendi liigist dokumendiloetelus määratud registrites.

§ 23.  Käskkiri

 (1) Käskkiri on v allavalitsuse (valla asutuse) tegevust korraldav haldusakt, mida annab välja vallavanem (valla asutuse juht).

 (2) Käskkiri antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemalseisva õigusjõu dokumentide täitmiseks, millele ka konstateerivas osas viidatakse.

 (3) Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad Antsla vallavanema poolt välja antud käskkirjad (Lisa 3) :
 1) üldkäskkirjad (põhitegevuse ja sisemise töökorralduse kohta);
 2) käskkirjad teenistusse ja tööle võtmiseks, teisele ametikohale üleviimiseks, ametikohalt vabastamiseks ning palgaastme või töötasu määramiseks;
 3) käskkirjad puhkusele lubamiseks;
 4) käskkirjad teenistus- ja töölähetusele saatmiseks;
 5) käskkirjad ergutamiseks ja karistamiseks.

 (4) Valla asutuse juhi poolt väljaantavad käskkirjad on loetletud valla asutuse dokumendiloetelu liigitusskeemis.

 (5) Igal käskkirja liigil on omaette numeratsioon. Käskkiri vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris. Erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse alati kahes originaaleksemplaris. Vallavanema põhitege vuse käskkirjad vormistab sekretär-asjaajaja, personalialased käskkirjad personalitöötaja-arhivaar. Valla asutuse juhi käskkirjad vormistab asutuse juht või tema poolt asjaajamist teostama määratud töötaja.

§ 24.  Korraldus

 (1) Korraldus on haldusakt, mis on suunatud üldiste tunnuste alusel kindlaksmääratud isikutele või asja avalik-õigusliku seisundi muutmisele (Lisa 4).
Korraldusega sätestatakse käitumisvariandid üksikjuhuks või ajaliselt piiratud tähtajaks.

 (2) Korraldus on õiguspärane, kui see on kooskõlas kehtiva õigusega, vastab vorminõuetele ja kui selle on seaduses ettenähtud korras volitusnormi alusel andnud volitusnormis nimetatud haldusorgan.

 (3) Korraldus antakse reeglina initsiatiivkorras haldusfunktsioonide teostamiseks. Korralduse aluseks võib olla ka kõrgemalseisva organi dokument.

 (4) Korraldusi annab vallavalitsus ning sellele kirjutavad alla vallavanem ja vallasekretär või nende asendajad.

 (5) Korraldus vormistatakse vallavalitsuse üldplangile.

§ 25.  Määrus

 (1) Määrus on õigusakt, mille haldusorgan annab piiritlemata arvu juhtude reguleerimiseks. Määrus on õiguspärane, kui see on kooskõlas kehtiva õigusega, vastab vorminõuetele ja kui selle on seaduses ettenähtud korras volitusnormi alusel andnud volitusnormis nimetatud haldusorgan.
Kohaliku elu küsimuse korraldamiseks võib kohaliku omavalitsuse organ anda määruse volitusnormita, välja arvatud juhul, kui seaduses on volitusnorm olemas.

 (2) Määrusi annavad kirjalikult üldaktidena vallavalitsus ja vallavolikogu.

 (3) Vallavalitsuse määrusele kirjutavad alla vallavanem ja vallasekretär või nende asendajad. Vallavolikogu määrusele vallavolikogu esimees või tema asendaja.

 (4) Määrus vormistatakse üldplangile.

§ 26.  Otsus

 (1) Otsus on õigusakt, mis ei sisalda üldnorme, ta on adresseeritud kas individualiseeritud subjektile või konkreetse üksikjuhtumi lahendamisele.

 (2) Otsuseid võtab vastu vallavolikogu ja nendele kirjutab alla vallavolikogu esimees või tema asendaja.

 (3) Otsuseid võtavad vastu ka vallavolikogu alatised ja ajutised komisjonid oma pädevuse piires. Need vormistatakse protokollilises vormis. Protokollile kirjutavad alla vastava komisjoni esimees ja protokollija. Komisjonide otsused on ettepanekud vallavolikogule või vallavalitsusele, v.a. revisjonikomisjon, kes võtab oma pädevuse piires vastu ka eraldiseisvaid otsuseid.

 (4) Vallavalitsus võib moodustada oma pädevuses olevate küsimuste läbitöötamiseks komisjone ja töögruppe. Koosoleku toimumise kohta koostatakse protokoll, millele kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija. Komisjoni või töögrupi otsustused on vallavalitsuse määruste ja korralduste vastuvõtmisel soovitusliku iseloomuga.

 (5) Otsus vormistatakse üldplangile.

§ 27.  Protokoll

 (1) Protokoll on õiguslikku jõudu omav dokument, mis koostatakse istungi, nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e, määrus(t)e ning korraldus(t)e fikseerimiseks (Lisa 5).

 (2) Protokollimise viis:
 1) digitaalse diktofoni salvestus;
 2) kirjalikud märkmed.

 (3) Protokoll vormistatakse üldplangile määratud või volitatud protokollija poolt üldjuhul kolme päeva jooksul pärast nõupidamise või koosoleku toimumist või õigusaktides sätestatud aja jooksul ühes eksemplaris.

 (4) Protokolli allkirjastavad koosoleku juhataja ja protokollija.

§ 28.  Õigusakti eelnõu

 (1) Õigusakte valmistavad ette ja esitavad vallavolikogu istungile arutamiseks vallavolikogu alatised komisjonid, vallavolikogu liikmed, vallavalitsus ja valla valimiskomisjon seadusega pandud ülesannete täitmiseks.

 (2) Vallavolikogu õigusakti eelnõu vaadatakse vastavas komisjonis ja vallavalitsuses läbi kolme nädala jooksul pärast selle registreerimist valla kantseleis.

 (3) Õigusakti eelnõule lisatakse seletuskiri, mis peab sisaldama:
 1) eelnõu esitaja, allkiri, esitamise kuupäev, koostaja nimi ning nimekiri, keda kutsuda istungile ja kellele saata määrus või otsus;
 2) vallavalitsuse arvamus sellise eelnõu kohta, mida ei ole esitanud vallavalitsus;
 3) muid esitaja poolt vajalikuks peetavaid andmeid või seisukohti.

 (4) Eelnõu peab olema normitehniliselt ja keeleliselt korrektne.

 (5) Vallavolikogu õigusakti eelnõu, mida vallavolikogu menetleb mitmel lugemisel, võivad esitajad anda arutamiseks vallavolikogu istungile uue terviktekstina, arvestades tehtud muudatusi

 (6) Vallavolikogu õigusakti eelnõu koostaja nimetab ettekandja vallavolikogu istungile.

 (7) Õigusakti eelnõu ja seletuskiri vormistatakse valgele paberile. Õigusakti eelnõu vormistamisel järgitakse üldplangi elemente.

§ 29.  Leping

 (1) Leping on tehing kahe või enama isiku (lepingupooled) vahel, millega lepingupool kohustub või lepingupooled kohustuvad midagi tegema või tegemata jätma. Leping on lepingupooltele täitmiseks kohustuslik.

 (2) Leping sõlmitakse pakkumuse esitamise ja sellele nõustumuse andmisega, samuti muul viisil vastastikuste tahteavalduste vahetamise teel, kui on piisavalt selge, et lepingupooled on saavutanud kokkuleppe.

 (3) Lepingu võib sõlmida suuliselt, kirjalikult või mis tahes muus vormis, kui seaduses ei ole sätestatud lepingu kohustuslikku vormi.

 (4) Kirjalik leping loetakse sõlmituks, kui lepingupooled on lepingudokumendi allkirjastanud või vahetanud kummagi lepingupoole poolt allkirjastatud lepingudokumendid või kirjad. Seaduses võib sätestada, et kirjalik leping loetakse sõlmituks ka siis, kui lepingudokumendile on alla kirjutanud üksnes kohustatud lepingupool.

 (5) Kui leping tuleb notariaalselt kinnitada või notariaalselt tõestada, on leping sõlmitud lepingu notariaalsest kinnitamisest või notariaalsest tõestamisest alates. Kui lepingu sõlmimiseks tehtud vastastikused tahteavaldused kinnitatakse või tõestatakse eraldi, on leping sõlmitud viimase tahteavalduse kinnitamisest või tõestamisest alates.

 (6) Lepingu teksti projekti valmistab ette valla jurist. Kui lepingu teksti on ette valmistanud teine pool, esitab jurist vallavanemale oma seisukoha lepingu sisu kohta. Enne allakirjutamist peavad kõik lepingu projekti tekstid olema viseeritud valla juristi poolt, kes kontrollib lepingu seaduslikkust.

 (7) Valla nimel kirjutab lepingutele alla vallavanem või abivallavanem. Valla asutuse nimel sõlmitud lepingule kirjutab alla asutuse juht või teda asendama määratud töötaja.

§ 30.  Haldusleping

 (1) Haldusleping on kokkulepe, mis reguleerib haldusõigussuhteid. Halduslepingu võib sõlmida kas üksikjuhtumi või piiritlemata arvu juhtumite reguleerimiseks.

 (2) Vähemalt üks halduslepingu pool on riik, kohaliku omavalitsuse üksus, muu avalik-õiguslik juriidiline isik, eraõiguslik juriidiline isik või füüsiline isik, kes seaduse alusel täidab avaliku halduse ülesandeid.

 (3) Riigi või kohaliku omavalitsuse üksuse nimel sõlmib halduslepingu haldusorgan, kelle pädevuses on täita halduslepingu esemeks olev ülesanne.

 (4) Piiritlemata arvu juhtumite reguleerimiseks võib sõlmida halduslepingu vaid seaduses sisalduva volitusnormi alusel. Haldusorgan võib sõlmida halduslepingu üksnes oma pädevuse piirides. Haldusorgan ei või võtta endale halduslepinguga kohustusi, mis ületavad tema pädevuse.

 (5) Haldusorgan võib haldusakti andmise asemel sõlmida üksikjuhtumi reguleerimiseks halduslepingu isikuga, kellele haldusakt oleks muidu suunatud, kui seadus või määrus ei näe otseselt ette üksnes haldusakti andmist. Haldusakti andmise asemel sõlmitud halduslepinguga isikule pandavad kohustused peavad olema vastavuses lepingu eesmärgiga ja lepingust tulenevate haldusorgani kohustustega. Haldusleping sõlmitakse kirjalikult.

 (6) Halduslepingutele kohaldatakse tsiviilõiguslike lepingute kohta käivaid sätteid, arvestades haldusmenetluse seadusega kehtestatud erisusi. Halduslepingutele, mille esemeks on riigi või kohaliku omavalitsuse haldusülesannete täitmiseks üleandmine muule isikule, kohaldatakse lisaks tsiviilõiguslike lepingute kohta käivate sätete ka haldusülesannete üleandmist reguleeriva seaduse nõudeid.

§ 31.  Akt

 (1) Akt on dokument, mille koostab komisjon või volitatud isik(ud) mingi fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks (Lisa 6). Fakt kujutab endast teadmist mingi eseme olemasolu või toimunud sündmuse kohta. Akt on otsuse vastuvõtmise alus ning määratluse järgi ei sisalda kunagi otsust. Kõige sagedamini koostab akti vallavanema (valla asutuse juhi) poolt käskkirjaga määratud komisjon.

 (2) Vallavalitsuses koostatakse:
 1) ekspertiisiakte;
 2) inventeerimisakte;
 3) materiaalse vara mahakandmise akte;
 4) raha üleandmise ja vastuvõtmise akte;
 5) vara arvelevõtmise akte;
 6) üleandmise-vastuvõtmise akte.

 (3) Akt vormistatakse üldplangile. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust.

 (4) Akti lisad – kui mõnel komisjoni liikmel tekib eriarvamus, vormistab ta selle eraldi lehel ja lisab aktile. Lisadele viidatakse allkirjadest allpool.

 (5) Akti kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik komisjoni liikmed. Allkirjastatakse kõik koostatud eksemplarid. Pärast allkirjastamist esitatakse akt kinnitamiseks vallavanemale (valla asutuse juhile).

§ 32.  Ametikiri ja ametkirjade liigid

 (1) Kirja saatjaks võib olla asutus või ametiisik (Lisa 7).

 (2) Ametikiri koostatakse kahes eksemplaris, originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis valgele paberilehele. Mõlemad eksemplarid allkirjastatakse vallavanema või tema asendaja poolt, valla asutuses asutuse juhi või tema asendaja poolt.

 (3) Ametkirjade liigid:
 1) algatuskiri algatab asjaajamise;
 2) vastuskiri koostatakse vastuseks mitmesugustele järelpärimistele;
 3) kaaskiri on kirjalik teadeanne adressaadile dokumendi saatmisest.

§ 33.  Ametikirjade eriliigid

 (1) Volikiri
Volikirjaga antakse asutuse poolt kirjalik nõusolek mingiks tegevuseks konkreetselt määratud tähtjaks. Volikirjad koostab vallasekretär ja allkirjastab vallavanem või tema asendaja.

 (2) Garantiikiri
Garantiikiri on kirjalik lubadus. Rahaliste garantiikirjade puhul allkirjastavad selle vallavanem ja pearaamatupidaja või nende asendajad.

 (3) Järelepärimine
Järelepärimine on informatsiooni paluv kiri. E-postiga saadetavaid järelpärimisi koostavad vastava ala ametnikud, kes oma tööks informatsiooni vajavad. Paberkandjal järelpärimiskirja allkirjastab vallavanem või tema asendaja, valla asutuses asutuse juht või tema asendaja.

 (4) Võlanõue
Võlanõudega nõutakse sisse võlgnevusi. Võlanõuded vormistab üldjuhul jurist ja allkirjastab vallavanem või tema asendaja.

 (5) Pretensioon
 1) Pretensioon esitatakse, kui esinevad lahkhelid või vastuolud teenuste või toodete saamise puhul.
 2) Vastus pretensioonile ehk vabanduskiri tuleb saata kontrollitud ja tõestatud tulemustega võimalikult kiiresti.
 3) Pretensioonid koostab üldjuhul jurist ja allkirjastab vallavanem või tema asendaja, valla asutuses asutuse juht või tema asendaja.

 (6) Tänukiri
 1) Tänukiri on viisakusavaldus, mis väljendab austust ja üldjuhul kinnitab soovi jätkata kontakte.
 2) Tänukirju antakse valla töötajatele, valla hallatavate asutuste juhtidele ja töötajatele teenete eest, seoses juubeliga, pensionile minemisega vms ning teistele asutustele/ettevõtetele hea koostöö vms eest.
 3) Tänukirjad trükitakse selleks otstarbeks kujundatud blanketile.
 4) Tänukirjale kirjutab alla vallavanem või tema asendaja, valla asutuses asutuse juht või tema asendaja.

 (7) Tellimiskiri
 1) Tellimiskiri vormistatakse ja saadetakse välja kirjablanketil või elektronposti teel.
 2) Tellimiskirjas võib kinnitada maksetingimusi, kokkulepitud allahindlusi ja kättetoimetamise tähtaega ning kohta.
 3) Näidiste või teiste dokumentide lisamisel tuleb vormistada märge lisa kohta.
 4) Tellimiskirjale kirjutab alla vallavanem või tema asendaja, valla asutuses asutuse juht või tema asendaja.

 (8) Tõend
 1) Tõend on mingit fakti tõendav dokument.
 2) Vallavalitsus väljastab palgatõendeid, notariaaltehingute juurde vajaminevaid tõendeid, elukohatõendeid jms.
 3) Tõendid allkirjastatakse tulenevalt tõendi sisust vallavanema või tema asendaja, vallasekretäri või tema asendaja, pearaamatupidaja või tema asendaja poolt. Sekretär-registripidajal on õigus allkirjastada endapoolt väljastatud elukohatõendit.

 (9) Teade on lühike kiri informatsiooni edastamiseks. Teateid saadetakse e-postiga, käsipostiga või sideteenust kasutades. Teatele kirjutab alla vallavanem või tema asendaja või teate koostaja. Valla asutuses asutuse juht või tema asendaja.

 (10) Memo (memorandum) on kirjalik esildis, milles antakse ülevaade probleemist või
asutusevälisest sündmusest koos autoripoolse selgituse, hinnangu või ettepanekutega. Memo adresseeritakse asjaomastele isikutele. Memole kirjutab alla koostaja. Memos märgitakse:
- dokumendiliigi nimetus;
- koostamise kuupäev;
- pealkiri;
- koostaja;
- adressaadid;
- sisu.

 (11) Faks on faksi teel saadetud või saadud dokument.

 (12) E-kiri
 1) Väljasaadetava e-kirja kirjapeavälja ja tekstivälja elemendid on:
- kuupäev (millal kiri saadeti);
- kellelt (saatja e-posti aadress);
- kellele (saaja e-posti aadress);
- vasta (e-posti aadress, kuhu saata vastuskiri);
- koopia (e-posti aadress, kuhu saata kiri teavitamise eesmärgil);
- pimekoopia (e-posti aadress, kuhu saata kiri nii, et teised saajad seda ei näe);
- teema (lühike e-kirja sisu esitus, pealkiri);
 2) Igale väljale järgnev tühi lahter tuleb täita vastavasisulise korrektse informatsiooniga
- seosviit ja/või viit;
- kuupäev;
- viisakusvormel, ees- ja perekonnanimi;
- asutus ja/või isik;
- ametinimetus;
- pöördumine;
- sisu;
- lisamärge;
- lõputervitus;
- saatja ja/või koostaja ees- ja perekonnanimi;
- asutuse nimetus;
- ametinimetus;
- telefoninumber;
- faksinumber;
- e-posti aadress.
 3) Reeglina käsitleb üks e-kiri ainult ühte probleemi või teemat. Sõnum peab olema lühike ja konkreetne ning mahtuma tavapäraselt tervikuna ekraanile. Kirjale vastates lisatakse vastusele ka originaalteade, et saajal oleks kohe selge, milles on küsimus.
 4) E-kirjale võib lisada manusfaile. Vastuvõetud manusfailide avamisel tuleks olla ettevaatlik, kuna need võivad sisaldada viirusi. Need võiks koheselt salvestada kettale, kus viirustõrjeprogramm nad eelnevalt üle loeb.
 5) Ärakirju sõnumitest tohib saata ainult vajalikele inimestele - nagu tavapärase kirjavahetusegi puhul.
 6) Enne kirjade kustutamist tuleks kontrollida, kas nendest on tehtud varukoopiad hilisemaks kasutuseks, seda nii saabunud kui saadetud teadete puhul.
 7) E-postiga saabunud dokumente käsitletakse nagu tavapostiga saabuvaid registreerimisele kuuluvaid dokumente.
 8) Ametniku e-posti aadressile saabunud vastamist nõudev kiri tuleb edastada sekretär-asjaajale selle registreerimiseks.
 9) Ametniku e-posti aadressilt saadetud kiri, mis on kas algatuskiri mingi asjaajamise algatamiseks või vastuskiri, mis on eelnevalt registreeritud, tuleb edastada sekretär-asjaajajale selle registreerimiseks.
 10) E-kiri, mis algatab asjaajamise või on teise asutuse või kodaniku poolt algatatud asjaajamisele vastuskiri vallavalitsuse nimel, allkirjastab vallavanem või abivallavanem. Seadusliku jõu saamiseks lisatakse e-kirjale manusena vallavanema või abivallavanema poolt digitaalselt allkirjastatud dokument. Kirja registreerimisel lisab sekretär-asjaajaja digitaalse dokumendi ka dokumendiregistrisse.

 (13) Teabenõue
 1) Teabenõue on teabenõudja poolt teabevaldajale esitatud taotlus teabe saamiseks.
 2) Teabenõue esitatakse kas:
- suuliselt, pöördudes teabevaldaja poole vahetult või telefoni teel;
- kirjalikult, andes teabenõude üle isiklikult või edastades selle posti, faksi või elektronpostiga.
 3) Teabevaldaja on kohustatud võimaldama juurdepääsu tema valduses olevale teabele seaduses sätestatud korras.
 4) Vallas on kehtestatud eraldiseisva dokumendina teabenõude menetlemise ja asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsupiirangute kehtestamise ning juurde pääsupiiranguga teabe hoidmise kord. Asutuse juhi käskkirjaga määratakse asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teave ja juurdepääsupiirangud.
 5) Teabevaldaja poolt teabele juurdepääsu seadusekohase korraldamise eest vastutab vallavalitsuses vallavanem ja valla asutuses asutuse juht.
 6) Teabenõude nõuetekohase täitmise eest vastutab iga ametnik või töötaja, kellele teabenõue on täitmiseks antud või kellele see on esitatud.

 (14) Arhiiviteatis, arhivaalide ärakiri ja väljavõte arhivaalist

 (1) Arhiiviteatis koostatakse vastuseks kodaniku või asutuse päringule, mis on esitatud vallavalitsusele (valla asutusele) kirjalikus vormis. Päringus peab sisaldama vähemalt järgmisi andmed:
 1) päringu esitanud isiku nimi või asutuse nimetus;
 2) päringu esitaja kontaktandmed;
 3) faktilised asjaolud, mille kohta teavet taotletakse.

 (2) Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on:
 1) päringu kokkuvõtlik taasesitus;
 2) kasutatud arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt arhiivi nimetus ning dokumendi liik ja daatum;
 3) arhivaalidel põhinev kokkuvõtlik teave päringus püstitatud küsimuse kohta või koopiate väljastamist kinnitav märge juhul, kui vastavat teavet asendavad taotluse eesmärgist tulenevalt arhivaali koopiad;
 4) arhiiviteatise koostamisel kasutatud arhivaalide leidandmed.

 (3) Kui arhiiviteatise koostamisel kasutatud arhivaalis esineb iseärasusi, millel võib olla sisuline tähendus (lünk, läbikriipsutus või vahelekirjutus; muudatus või loetamatu tekstiosa, kustutamisjäljed või muud dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavad asjaolud, kaasa arvatud asjaolu, et arhiiviteatise aluseks olev arhivaal on tõestatud või tõestamata ärakiri), siis fikseeritakse see arhiiviteatises.

 (4) Personalitöötaja-arhivaar (valla asutuse asjaajamist korraldav töötaja) koostab arhiiviteatise või valmistab arhivaali ärakirja või väljavõtte paljundamise teel.

 (5) Arhiiviteatis vormistatakse kirjalikult dokumendiplangile.

 (6) Arhiiviteatisele kirjutab alla vallavanem (valla asutuse juht) ja sellele lisatud arhivaali/dokumendi koopiad allkirjastatakse arhivaari poolt. Koopiad vormistatakse viisil, mis võimaldab tuvastada nende vastavust originaalile.

 (7) Arhiiviteatis väljastatakse ühe kuu jooksul päringu saamisest alates. Kui teatise väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse päringu esitajale tähtaja pikenemisest esimesel võimalusel, või kui arhiiviteatist ei ole võimalik väljastada, siis selle põhjus.

6. peatükk DOKUMENTIDE VORMISTAMINE 

§ 34.  Dokumendi vormistamine arvutil

 (1) Dokumendi vormistamisel kasutatakse vasaku veerise joondamist ja plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad mõttelised osad või lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse reavahega. Taandrida ei kasutata.

 (2) Tekst trükitakse 2-4 rida allpool pöördumist või pealkirja. Reavahega 1, kirja suurusega 12 punkti,šriftiga Times New Roman või selle rahvusvaheline vaste.

 (3) Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada paksus- või kaldkirjas.

 (4) Dokumendid salvestatakse DOC (Microsoft Word), OpenDocumenti tekstivormingus (.odt) või PDF (Portable Document Format) failivormis. PDF faile kasutatakse eeskätt virtuaalse paberina ja dokumentide arhiveerimiseks, kuna ta säilitab dokumendi väljanägemise nii ekraanil kui väljatrükil ja raskendab dokumendi muutmist. Digitaaldokument salvestatakse pdf. (Portable Dokument Format), või muus nõuetekohases vormingus. Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide koostamisel kasutatakse vorminguid, mis vastavad digitaalarhivaalide arhiivi üleandmise nõuetele.

 (5) Dokumentide arvutisse salvestamisel tuleks jälgida dokumentide loetelu järgset liigitusskeemi. Faili nimed peavad olema unikaalsed, s.t. ühe ja sama nimetusega salvestatud faili ei tohiks eksisteerida. Dokument peab olema kergesti leitav ka põhitöötajat asendava töötaja poolt.

§ 35.  Tekst ja selle liigendamine

 (1) Kiri koosneb tavaliselt kolmest osast:
 1) sissejuhatav lause või lõik, milles märgitakse kirja koostamise põhjus või eesmärk või viidatakse samas küsimuses varem peetud kirjavahetusele;
 2) kirja sisu seletav lõik või lõigud ehk probleemi esitus, milles tuuakse ära faktid, kaalutlused või selgitused asja kohta;
 3) lõpetav lause või lõik ehk lõppkokkuvõte, mis lõpetab arutelu ning milles esitatakse ka teemat puudutav ettepanek, palve või järeldus.

 (2) Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid ja alapunktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures viimase numbri järel punkti ei panda. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.
Näide:
1. Peatükk (osa)
1.1 Jagu (alaosa)
1.2
1.2.1 Punkt
1.2.2
1.2.2.1 Alapunkt

 (3) Õigusakti liigendamine ja vormistamine.
 1) Õigusakt koosneb paragrahvidest. Paragrahvid võib rühmitada nende sisulise seotuse järgi peatükkideks. Peatükid võib rühmitada osadeks.
 2) Paragrahv sisaldab õigusnormi või õigusnormi osa. Üldist sätet sisaldavale paragrahvile võivad järgneda üldist sätet täpsustavad või üldise sätte erandeid kehtestavad paragrahvid.
 3) Paragrahv võib jaguneda lõigeteks või punktideks ning lõige võib jaguneda punktideks.
 4) Paragrahvi esimeses lõikes sõnastatakse üldine säte ning järgmistes lõigetes selle sätte täpsustused või erandid. Kui paragrahvis või selle lõikes esitatakse loendeid, siis jaotatakse paragrahv või lõige punktideks, mis nummerdatakse.

 (4) Õigusakti teksti osade tähistamine
 1) teksti osad tähistatakse araabia numbritega;
 2) paragrahvide, peatükkide ja osade numeratsioon on läbiv.

 (5) Pealkirjad
 1) õigusakti osal, peatükil, jaol ja paragrahvil on pealkiri;
 2) pealkiri peab kokkuvõtlikult väljendama teksti osa sisu;
 3) pealkiri esitatakse nimetavas käändes;
 4) ühest või kahest paragrahvist koosneva seaduse eelnõu paragrahv võib olla pealkirjata.

 (6) Õigusakti lisa on õigusakti osa. Lisa võib olla tabel, vorm, näidis, kaart, kavand, skeem või muu materjal, mis kuulub õigusakti reguleerimisalasse. Kui õigusaktil on mitu lisa, siis need nummerdatakse.

§ 36.  Lehtede nummerdamine ja märkus lisade kohta

 (1) Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehekülje numbrid alates teisest lehest alla, keskele või paremasse nurka, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.
Näide: 4(20).

 (2) Märkus lisade kohta:
 1) Dokumendi tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale nende lehtede ja eksemplaride arv.
Näide:
Lisa: 3 lehel 2 eks
 2) Tekstis märkimata lisade puhul, tuleb lisade reale märkida ka lisade nimetus, lehtede ja eksemplaride arv.
Näide:
Lisa: Dokumentide liigitusskeem 32 lehel 1 eks
 3) Kui lisataval dokumendil on omakorda lisa, vormistatakse märkus lisa kohta alljärgnevalt:
Näide:
Lisa: Antsla Vallavalitsuse asjaajamise korra eelnõu 57 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 10 lehel 1 eks
 4) Õigusaktides ja protokollides viidatakse lisale teksti sees vastava punkti järel.
Näide:
Kinnitan Antsla valla töökorralduse reeglid (lisatud)
 5) Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Kui lisasid on mitu, nummerdatakse need (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette.
Näide:
Lisa 1
Antsla valla töökorralduse reeglite juurde
Lisa
vallavanema 27. novembri 2011. a
käskkirja nr 17 juurde

§ 37.  Märkus lisaadressaatide või ärakirja saajate kohta

 (1) Kui dokument saadetakse mitmele adressaadile või on tema sisuga vaja tutvustada ka teisi ametiisikuid või asutusi, siis vormistatakse adressaadi väljale üks adressaat ning ülejäänud kirjutatakse lisaadressaadi reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu „Sama“, „Teadmiseks“ või „Ärakirjad“.
Näide:
Sama: Antsla Gümnaasium
Teadmiseks:
Lusti Lasteaed

 (2) Dokumendi jaotuskava (käskkirja ja teiste sisedokumentide puhul) märgitakse dokumendi originaali tagaküljele, mitmeleheliste dokumentide korral viimase lehe tagaküljele, või eraldi lehele.
Näide:
Ärakirjad: raamatupidamine, maakorraldaja

§ 38.  Dokumendi kooskõlastamine

 (1) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult.

 (2) Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.

 (3) Dokumendid saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale.

 (4) Kui dokument on asjaomaste asutuste, ametnike või töötajatega kooskõlastatud, saadetakse see allkirjastamiseks koos kõikide lisade ja teiste asjasse puutuvate dokumentidega.

 (5) Kui dokumendi kooskõlastaja ei kooskõlasta dokumenti, tuleb dokumendi allkirjastamisel lisada selle juurde kooskõlastaja kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine.

 (6) Kooskõlastusmärge koosneb kas sõnast „Kooskõlastan“, elementidest allkiri ja kuupäev või sõnast "Kooskõlastatud", kooskõlastava dokumendi autorist, väljaandmise kuupäevast, dokumendiliigi nimetusest ning numbrist. Sõnad "KOOSKÕLASTAN" või "KOOSKÕLASTATUD" märgitakse suurtähtedega ning kirjavahemärkideta. Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.
Näide:
KOOSKÕLASTAN
(allkiri)
Juhan Juurikas
Võru maavanem
25.11.2011

 (7) Kui dokument kooskõlastatakse kollegiaalse arutelu tulemusena, vormistatakse see järgmiselt:
Näide:
KOOSKÕLASTATUD
Antsla Vallavalitsuse
26. novembri 2011. a
korraldusega nr 222

 (8) Dokumente võib kooskõlastada digitaalallkirjaga kasutades selleks isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati.

§ 39.  Viisa

 (1) Dokumendi asutusesiseseks kooskõlastamise vormiks on selle viseerimine. Viisa koosneb viseerija allkirjast ja kuupäevast, vajadusel ka allkirja dešifreeringust ja ametinimetusest.
Näide:
(signatuur)
Uku Palm
vallavanem
27.01.2012

 (2) Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele, allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad ka dokumendi viimase lehe pöördele.

 (3) Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril.

 (4) Erandina viseeritakse kõrgemalseisvatele asutustele esitatavad õigusaktide eelnõud esimesel (väljasaadetaval) eksemplaril.

§ 40.  Kinnitusmärge

 (1) Kinnitamine on dokumendi tõendamise erivorm. Dokument võib olla kinnitatud korraldava dokumendiga (õigusaktiga) või konkreetse ametiisiku poolt. Dokument kinnitatakse peale allakirjutamist.

 (2) Mõned dokumendid omavad juriidilise jõu peale kinnitamist. Kinnitamist vajavad asutuse- sisesed dokumendid:
 1) põhikiri, põhimäärus;
 2) eeskiri, juhend, kord, akt jt.

 (3) Kinnitusmärge on dokumenti kinnitav märge. Kinnitusmärge koosneb kas sõnast „Kinnitan“, elementidest allkiri ja kuupäev või sõnast "Kinnitatud", kinnitava dokumendi autorist, väljaandmise kuupäevast, dokumendiliigi nimetusest ning numbrist. Sõnad "KINNITAN" või "KINNITATUD" märgitakse suurtähtedega ning kirjavahemärkideta.

 (4) Dokument kinnitatakse korraldava dokumendiga, kui dokumendi rakendamiseks on vaja täita ettekirjutusi või on vaja tühistada eelnev kehtiv dokument. Õigusaktiga kinnitatav dokument vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimesele lehele ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.
Näide:
KINNITATUD
Antsla Vallavolikogu 22. novembri 2011. a
määrusega nr 17

 (5) Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem, kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta.
Näide:
KINNITATUD
Antsla Vallavalitsuse
27. novembri 2011
määrusega nr 112
Lisa 2

 (6) Kui dokumendi kinnitab ametiisik, siis dokument vormistatakse üldplangile (asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumentide hävitamise akt jne).
Näide:
KINNITAN
(signatuur)
Uku Palm
Antsla vallavanem
27.01.2012. a.

§ 41.  Ärakirja, väljatrüki, väljavõtte ametlik kinnitamine

 (1) Asutuses väljastatud ja arhivaalina säilitatavast dokumendist võib väljastada sellise dokumendi ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada.

 (2) Isikult dokumendi vastu võtmisel, võib teha sellest ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada. Kui koos ärakirjaga esitatakse dokumendi originaal, ei või nõuda ärakirja ametlikku ega notariaalset kinnitamist.

 (3) Asutus võib ametlikult kinnitada enda peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust.

 (4) Asutus võib seaduse või määrusega sätestatud juhtudel ametlikult kinnitada teise haldusorgani väljastatud dokumendi ärakirja või väljavõtte õigsust või teise haldusorgani peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust.

 (5) Ärakirja õigsuse ametlikuks kinnitamiseks tuleb sellel oleva teksti lõppu lisada kinnitusmärge, mis peab sisaldama:
 1) selle dokumendi väljaandjat, väljaandmise kuupäeva ja asukohaviita dokumendiregistris;
 2) kinnitust, et ärakiri on originaaliga samane;
 3) kui originaali ei ole väljastanud ärakirja õigsust kinnitav haldusorgan, siis märkust, et ärakiri on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud haldusorganitele;
 4) andmeid dokumendis sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, vahelekirjutuste, loetamatute tekstiosade, kustutamisjälgede, muude dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavate asjaolude või mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta;
 5) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning asutuse pitsati jäljendit.

 (6) Käesoleva paragrahvi lõiget 5 kohaldatakse ka väljavõtte ja väljatrüki ametlikule kinnitamisele.

 (7) Dokumendi ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlikku kinnitamist teostab vallasekretär või tema asendaja. Dokumendi ametlikku kinnitamist vallavolikogu õigusaktidest tehtud ärakirjade osa s teostab sekretär-registripidaja või tema asendaja, personalialaste dokumentide ja arhiiviärakirjade, -väljavõtete osas personalitöötaja-arhivaar või tema asendaja.
Näide:
Kinnitan dokumendi (2 lehel), tähis 2-1/25
välja antud Antsla Vallavalitsuse poolt
21.08.2011
ärakirja samasust originaaliga.
(allkiri, pitsat)
Piia Piht
vallasekretär
Antslas 21.01.2012. a.
Näide:
Kinnitan dokumendi (3 lehel),
Riikliku ehitisregistri poolt peetava
automatiseeritud andmekogu
väljatrüki õigsust
väljatrükk teostatud 13.02.2012
väljastatud esitamiseks
Ameerika Ühendriikide Suursaatkonnale
(allkiri, pitsat)
Piia Piht
vallasekretär
Antslas 13.02.2012. a.

 (8) Dokumendi samasust originaaliga võib vajadusel ametlikult kinnitada digitaalallkirjaga. Selleks kinnitatakse digitaalallkirjaga originaaldokumendi skänneeritud eksemplar. Dokumendikonteiner saadetakse e-postiga. Kaaskirja märgitakse dokumendi taotleja nimi, tema kontaktandmed, päringu esitamise viis ja aeg. Dokumendi väljastamisel tuleb jälgida dokumendile kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Digitaalallkirjaga tõestamise õigust omavad käesoleva paragrahvi lõikes 7 nimetatud ametnikud.

 (9) Valla asutuse asjaajamise käigus vajaminevad dokumendiärakirjad ja -väljavõtted, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tõestab tõestusmärke ja pitseriga asutuse juhi poolt asjaajamist teostama määratud töötaja. Selleks kirjutatakse ärakirja esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale sõna „ÄRAKIRI“ või „VÄLJAVÕTE“ ning tehakse viimasele lehele vastav tõestusmärge.
Näide:
ÄRAKIRI ÕIGE
(ALLKIRI)
Ilme Ilves
sekretär-juhiabi
02.04.2012

§ 42.  Pitsatid, nende kasutamine ja vastutus

 (1) Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend dokumendil.

 (2) Vallas olevad pitsatid:
 1) riigivapi kujutisega valla vapipitsat;
 2) vallavapi kujutisega valla vapipitsat;
 3) vallavalitsuse nimega raamatupidamise pitsat.

 (3) Pitsatite hoidmine ja vastutus:
 1) riigivapiga ja vallavapiga pitsatid asuvad kantseleis. Pitsatite sihipärase kasutamise ja hoidmise eest vastutab vallasekretär;
 2) valla nimega raamatupidamise pitsat asub raamatupidamises. Pitsati sihipärase kasutamise ja hoidmise eest vastutab pearaamatupidaja;
 3) uute pitsatite tellimist ja vanade hävitamist korraldab vallasekretär. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse hävitamisakti alusel.

 (4) Valla asutuse pitsati sihipärase kasutamise ja hoidmise eest vastutab asutuse juht või tema poolt määratud töötaja. Valla asutuse pitsatit kasutatakse asutuse juhi allkirjastatud erilist autentsust nõudvate haldusdokumentide kinnitamiseks (asutuse nimel sõlmitud lepingud, õiendid, diplomid, tõendid, pangadokumendid, volitused jms) või väljaantud dokumendi turvaelemendina.

 (5) Riigivapi kujutisega valla pitsatit kasutatakse üksnes vallale seadusega või seaduse alusel pandud riiklike ülesannete täitmisel. Näiteks:
 1) notariaaltoimingute tegemisel;
 2) sünni- ja surmatõenditel;
 3) teistel riigi funktsioonide täitmisega seotud dokumentidel;
 4) välisriiki esitatavatel tõenditel.

 (6) Vallavapiga pitsatit kasutatakse kohaliku omavalitsust esindavatel dokumentidel. Näiteks:
 1) vallavolikogu, - valitsuse või -vanema poolt antud volikirjadel;
 2) tsiviilõiguslikel ja halduslepingutel;
 3) dokumentidel, mis on aluseks valla raha ja teiste materiaalsete väärtuste kasutamisel ja kulutamisel;
 4) töölepingutel;
 5) sõprus- või koostöö kokkulepetel ja lepingutel;
 6) au- ja tänukirjadel;
 7) dokumentide ja kirjade ärakirjade või väljavõtete kinnitamiseks;
 8) tõenditel;
 9) muudel juhtudel.

 (7) Vallavalitsuse nimega raamatupidamise pitsatit kasutatakse kassadokumentide tõestamiseks.

 (8) Pitsatit kasutatakse allkirja kinnitamiseks. Pitser pannakse dokumendile nii, et see riivaks allkirja viimaseid tähti. Üldjuhul pannakse pitser kontaktandmete välja kohale vasakul pool. Mitmelehelise dokumendi puhul pannakse pitser kõikidele lehtedele.

7. peatükk DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE JA DOKUMENDIRINGLUS 

§ 43.  Dokumentide registreerimise üldnõuded

 (1) Asutus registreerib dokumendiregistris kõik oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid olenemata dokumendi loomise, saamise, saatmise viisist või teabekandjast.

 (2) Dokument on registreeritud, kui sellele on antud viit ning tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.

 (3) Registreeritavate dokumentide numeratsioon algab iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.

 (4) Dokumentide registreerimine on asutuses ühekordne.

 (5) Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutakse sama viita ja numbrit, lisades sellele dokumenti individualiseeriva numbri (nt 1, 2, 3 jne) ning vajaliku kuupäeva ning registri lahtrisse "Täitmismärge" tehakse vastav sissekanne .

§ 44.  Registreerimisele kuuluvad ja mittekuuluvad dokumendid

 (1) Registreerimisele kuuluvad dokumendid on:
 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
 2) asutuses koostatud protokollid ja aktid;
 3) vallavanema (asutuse juhi) käskkirjad;
 4) lepingud;
 5) saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, tõendid, teabenõuded, avaldused, taotlused, märgukirjad vms);
 6) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult;
 7) hallatavate asutuse juhtide esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
 8) muud õigusaktide korra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

 (2) Registreerimisele ei kuulu:
 1) kutsed, õnnitlused, kaastundeavaldused;
 2) reklaamtrükised;
 3) perioodilised trükised;
 4) informatiivse sisuga trükised (teated, kutsed, koosolekute teadaanded jms);
 5) kirjad märkega "ISIKLIK";
 6) dokumendid, millel puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;
 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud aadressile viie päeva jooksul. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata;
 8) raamatupidamise dokumendid.

 (3) Registreerimisele mittekuuluvatele dokumentidele märgitakse saabumise kuupäev.

§ 45.  Dokumendiregister

 (1) Dokumendiregistri pidamisega tagatakse:
 1) registreeritud dokumentide arvestus;
 2) dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu;
 3) dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus.

 (2) Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta.

 (3) Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest.

 (4) Dokumendiregister on varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel.

 (5) Vallas registreeritakse dokumente digitaalses dokumendiregistris Amphora alates 01. märtsist 2003. a ja ka käsitsipeetavas registris. Elektroonilise registri sarjadest tehakse väljatrükk asjaajamisaasta lõppedes ja pannakse see vastava sarja toimikusse esimeseks leheks.

 (6) Antsla Gümnaasium kasutab alates 01.09.2011 digitaalset dokumendiregistrit Amphora.

 (7) Valla asutustes on kasutusel käsitsipeetavad dokumendiregistrid.

 (8) Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.

 (9) Paberkandjal dokumendiregistrite pidamise lõpetamisel hakatakse tegema dokumendiregistrist piisava ajaperioodi tagant (kord kuus) varukoopiaid.

§ 46.  Juurdepääs dokumendiregistrile ja registreeritud dokumentidele, vastutus ja kasutamine

 (1) Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile on tagatud valla veebilehe kaudu.

 (2) Dokumendiregistri infosüsteem tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta dokumendile ja sisaldab paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviita.

 (3) Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirangud, sisaldab register andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.

 (4) Dokumendiregistri avalikus vaates kuvatakse vähemalt:
 1) dokumendi saatja/saaja (lähtutakse juurdepääsupiirangust);
 2) dokumendi vastuvõtmise/väljastamise kuupäev;
 3) mil viisil dokument tuli (faks, posti, e-posti, käsipostiga või DVK kaudu jne);
 4) dokumendi elemendid:
- pealkiri või lühikokkuvõte (lähtutakse juurdepääsupiirangust);
- koostamise/kinnitamise kuupäev;
- dokumendi viit (asutuse enda ja kui teada, siis ka kirjavahetuspartneri oma);
 5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, teabenõue, selgitustaotlus vms);
 6) dokumendi juurdepääsupiirangud;
 7) saabunud ning lahendamist ja vastamist vajavate dokumentide kohta märgitakse ka lahendamise/vastamise tähtaeg, menetleva üksuse ja teenistuja nimi.

 (5) Dokumendiregister on tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest.

 (6) Dokumendiregistrit kasutatakse saabuvate ja saadetavate dokumentide/kirjade ning õigusaktide registreerimiseks. Avalikustamise eesmärgil lisatakse manusena võimalusel või vajadusel DHSi registreeritud dokumendid.

 (7) Dokumendiregistrisse andmete sisestajad on hetkel vallasekretär, sekretär-asjaajaja, sekretär-registripidaja ja personalitöötaja-arhivaar. Teised ametnikud omavad õigust dokumentide lugemiseks. Võimalus dokumendihaldussüsteemi kasutamiseks on soovi või vastava otsuse vastuvõtmise korral võimalik kõigil ametnikel.

 (8) Dokumendiregistri pidamise eest vastutavad:
 1) õigusaktide osas vallasekretär ja sekretär-registripidaja;
 2) sissetuleva ja väljamineva posti osas sekretär-asjaajaja;
 3) personalialaste käskkirjade osas personalitöötaja-arhivaar;
 4) funktsiooni tervishoid ja sotsiaalhoolekanne sarjade osas sotsiaaltöötaja;
 5) administraatori õigused on vallasekretäril, sekretär-asjaajajal ja personalitöötaja-arhivaaril;
 6) administreerimise eest vastutab personalitöötaja-arhivaar;
 7) sisestatud dokumentide arhiveerimise eest vastutab personalitöötaja-arhivaar.

 (9) Valla asutuste dokumentide registreerimise eest vastutab asutuse juht või tema poolt määratud töötaja.

§ 47.  Dokumendiregistrisse kantavad andmed

 (1) Asutuses väljaantud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
 1) akti andja nimi;
 2) akti liik;
 3) pealkiri;
 4) number;
 5) kuupäev;
 6) jõustumise kuupäev;
 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jms);
 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
 9) andmed muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta;
 10) kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta.

 (2) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
 1) organi nimetus (protokollide korral);
 2) number;
 3) kuupäev;
 4) päevakord, teema või pealkiri;
 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jms).

 (3) Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
 1) lepingupoolte nimed;
 2) lepingu liik;
 3) number või tähis;
 4) kuupäev;
 5) lepingu objekt;
 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm).

 (4) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse § 44 lõikes 1 punktides 5-7 nimetatud dokumendid koos kõikide lisadega. Registrisse kantakse järgmised andmed:
 1) saatja või saaja nimi või nimetus;
 2) saabumise või saatmise kuupäev;
 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;
 4) dokumendi liik;
 5) pealkiri;
 6) dokumendi lisade nimetused ja arv;
 7) dokumendi kuupäev;
 8) vormingu tüüp;
 9) mil viisil dokument saabus või väljastati;
 10) dokumendi saatja poolt märgitud viit;
 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm);
 12) sarja tähis;
 13) ametniku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
 14) lahendamise tähtaeg;
 15) täitmismärge.

§ 48.  Väljasaadetavate dokumentide vormistamine ja registreerimine

 (1) Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumentide koostamist, vormistamist, signeerimist, registreerimist ja väljasaatmist.

 (2) Enne ettevalmistatud dokumendi esitamist allakirjutamiseks peab dokumendi koostaja kontrollima selle sisu, vormistamise õigsust, viisade ja lisade olemasolu. Dokument esitatakse allakirjutamisele koos dokumendiga, mille alusel ta koostati. Dokumendile kirjutab alla pädev ametiisik, üldjuhul vallavanem või tema asendaja (valla asutuse juht või tema asendaja).

 (3) Enne väljasaatmist kontrollib sekretär-asjaajaja (asjaajamise eest vastutav töötaja) veel kord dokumendi vormistamise õigsust ja põhidokumendi tekstis näidatud lisade olemasolu. Valesti või puudulikult täidetud/vormistatud dokumendid tagastab sekretär-asjaajaja koostajale.

 (4) Allkirjastatud dokumendid registreeritakse sekretär-asjaajaja poolt dokumendiregistris AMPHORA ja valmistatakse ette ärasaatmiseks. Väljasaadetav algatuskiri või vastuskiri lisatakse arvutist dokumendiregistrisse manusena. Dokumendiregister peab väljasaadetavate doku mentide kohta sisaldama kõiki nõutud andmeid.

 (5) Igale dokumendile antakse viit dokumentide loetelu liigitusskeemi järgi ja järjekorranumber dokumendiregistri järgi. Väljasaadetavast dokumendist võetakse arvele iseseisvalt ainult algatuskiri, mis on koostatud vallas (valla asutuses). Väljasaadetavale vastuskirjale iseseisvat registreerimisnumbrit ei anta. Vastuskiri saab saabunud algatuskirja registreerimisnumbri (seosviida) ning täitmismärke lahtrisse kirjutatakse kuupäev ja tehakse märge vastuse väljasaatmise või küsimuse lahendamise kohta.

 (6) Asutusest väljasaadetavale teise asutuse või isiku algatuskirjale vastamisel tuleb märkida viiteks “Teie” selle asutuse või isiku algatuskirja kuupäev ja viit. Samuti asutusest samas küsimuses korduva kirja väljasaatmisel tuleb märkida viide “Meie” kohale algatuskirja kuupäev ja viit.

 (7) Väljasaadetava dokumendi (algatuskirja) teine eksemplar paigutatakse dokumendiloetelu kohaselt vastavasse toimikusse. Vastuskirja saabumisel pannakse see algatuskirja juurde. Kogu ühe algatuskirjaga seotud asjaajamine moodustab ühe terviku.

 (8) Dokumendid saadetakse üldjuhul välja registreerimise päeval. Dokumendid märkega "KIIRE" saadetakse välja või edastatakse pärast registreerimist viivitamata.

 (9) Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad dokumendid saadetakse üldjuhul välja koos kaaskirjaga.

 (10) Juhul, kui väljasaadetavale dokumendile lisatakse ka saabunud algatusdokument, tehakse selle kohta vastav märge registrisse.

 (11) Kõik käsipostiga, faksiga või muul viisil väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras.

 (12) Faksi ja arvutipostiga väljasaadetavad dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile.

 (13) Vallas toimetatakse väljasaadetav post hiljemalt kell 14.00 sekretär-asjaajaja kätte kontrollimiseks, registreerimiseks ja postitamiseks. Hiljem laekunud dokumendid kuuluvad postitatamisele järgmisel päeval.

 (14) Valla allasutuses määrab asutuse juht kirjade postitamise eest vastutaja.

§ 49.  Dokumendi läbivaataja

  Dokumentide läbivaataja on vallavanem (valla asutuse juht) või tema poolt määratud ametnik.

§ 50.  Dokumendiringlus ja sissetulnud dokumentide menetlemine

 (1) Dokumendiringlus sisaldab:
 1) dokumendi vastuvõtmist, selle esialgset töötlemist ja läbivaatamist;
 2) dokumendi registreerimist;
 3) dokumendi täitmise tähtaja määramist;
 4) dokumendi täitja määramist ja dokumendi edastamist täitjale ja kaastäitjatele;
 5) dokumendi tähtajalise täitmise kontrollimist;
 6) dokumendi toimikusse paigutamist;
 7) asja lahendatuks lugemist:
 8) dokumendi teatavaks tegemist;
 9) dokumendi avalikustamist;
 10) posti välja saatmist.

 (2) Asutusse saabunud posti võtab vastu, selekteerib, vajadusel registreerib ja edastab vallavanemale läbivaatamiseks ja täitja määramiseks sekretär-asjaajaja, valla asutuses asutuse juht või tema poolt määratud töötaja.

 (3) Dokumendid sorteeritakse:
 1) registreerimisele kuuluvateks;
 2) registreerimisele mittekuuluvateks.

 (4) Kõik saabunud dokumendid avatakse, välja arvatud ümbrikud märkega „ISIKLIK“. Kui selgub, et märkega „ISIKLIK“ saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument oli adresseeritud.

 (5) Enne dokumendi registreerimist kontrollitakse dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid asutuses registreerimata. Dokumendi nõuetele mittevastamisest teatatakse võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale ning dokument registreeritakse juhul, kui puudused on kõrvaldatud. Erandjuhul võib need dokumendid registreerida, kui nad sisaldavad asutusele olulist teavet. Sel juhul tehakse dokumendile sellekohane märge ning informeeritakse sellest dokumendi saatjat. Ümbrik säilitatakse ja lisatakse dokumendile juhul, kui postitempel on vajalik dokumendi saabumise kuupäeva tõestamiseks või saab saatja aadressi kindlaks määrata ainult ümbriku järgi.

 (6) Dokumendiregistrisse kantakse esmased andmed dokumendi kohta saabumise päeval või hiljemalt sellele järgneval tööpäeval, üldjuhul enne läbivaatamist vallavanema (valla asutuse juhi) poolt, et kindlustada info dokumendi saabumise kohta ja vältida registreerimata dokumentide sattumist täitjate kätte. Kui dokumendil on märge „KIIRE“, siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. Sissetulnud kiri või dokumendid, tulenevalt tähtsuse astmest, skänneeritakse sekretär-asjaajaja poolt PDF formaadis ja lisatakse manusena dokumendiregistrisse.

 (7) Saabunud dokument loetakse dokumendiregistris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud kõik nõutud andmed.

 (8) Kõik vallavanema vastuvõtul esitatud avaldused, märgukirjad ja pöördumised registreeritakse samal päeval üldises korras. Käsipostiga saabunud dokumendi registreerimiseks andmise eest vastutab adressaat või ametnik, kes dokumendi vastu võttis.

 (9) Faksiga saabunud kiri registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse asutuse asjaajamise korra kohaselt. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumismärkele selle saabumiskuupäev, registrisse tehakse täiendav sissekanne originaali saabumise kohta ja suunatakse antud asjaga tegelevale ametiisikule. Kirja lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksiga saabumise kuupäevast. Faksi teel saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab sekretär-asjaajaja (asjaajamise eest vastutav töötaja).

 (10) Arvutipostiga saabunud dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kelle elektronposti aadressile dokument saabus. Registreerimiseks trükitakse dokument paberkandjale.

 (11) Märget "KONFIDENTSIAALNE" kandvad ja üksnes asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumendid registreeritakse ühtses dokumendiregistris koos vastava märkega.

 (12) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis sisaldab asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita.

 (13) Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile viit, mis koosneb asutuse dokumendiloetelu liigitusskeemi järgsest funktsiooni (allfunktsiooni), sarja (allsarja) tähisest, kus dokument koostati või kuhu dokument läbivaatamiseks saadeti, ja dokumendiregistri järjekorra numbrist.

 (14) Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutatakse sama viita ja numbrit, lisades sellele dokumenti individualiseeriva numbri (nt 1, 2, 3 jne) ning vajaliku kuupäeva ning registri lahtrisse "Täitmismärge" tehakse vastav sissekanne .

 (15) Saabunud vastuskiri sisaldab viidet “Teie”, mis viitab varem väljasaadetud algatuskirjale. Algatuskirja täitmismärke lahtrisse märgitakse saabunud dokumendi kuupäev ja viit.

 (16) Läbivaadatud dokumendid tagastatakse sekretär-asjaajajale (asjaajamist korraldavale töötajale) dokumendi täitmise eest vastutaja ja lahendamise tähtaja kandmiseks dokumendiregistrisse ning edastamiseks täitjatele.

 (17) Mitme täitja puhul edastab sekretär-asjaajaja (asjaajamist korraldav töötaja) paberdokumendi koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teisele täitjale edastatakse paberdokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale.

 (18) Digitaaldokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega edastatakse sekretär-asjaajaja (asjaajamist korraldava töötaja) poolt täitjaks määratud ametniku e-posti aadressile.

 (19) Kõik ametnikud on kohustatud saabunud posti läbi vaatama samal päeval, eraldama sellest dokumendid, mis vajavad kiiret lahendamist ja korraldama nende täitmist.

 (20) Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ning tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse.

 (21) Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult.

 (22) Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.

 (23) Teabenõude menetlemist kajastatakse teabenõuete menetlemise ja asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele juurdepääsupiirangute kehtestamise ning juurdepääsupiiranguga teabe hoidmise korras.

§ 51.  Sisedokumendid

 (1) Sisedokumente koostatakse, vormistatakse ja täidetakse vallavalitsuses (valla asutuses) asutuse sisemise töö korraldamiseks.

 (2) Sisedokumentide ringlus on nende koostamise ja vormistamise etapil kooskõlas väljasaadetavate dokumentide ringlusega, täitmisel aga saabuvate dokumentide ringlusega.

 (3) Kõik dokumendid (käskkirjad, protokollid, aktid jm) kuuluvad registreerimisele dokumendiregistris dokumendiliikide järgi peetavates allregistrites.

 (4) Korraldavad dokumendid registreeritakse nende allakirjutamise päeval. Pärast allakirjutamist ja registreerimist suunatakse korraldavate dokumentide ärakirjad vastavalt jaotuskavale ametnikele täitmiseks või tutvumiseks. Originaaldokument paigutatakse liigi järgi toimikusse. Vajadusel antakse käskkiri vm korraldav dokument üle allkirja vastu. Personalikäskkirju tutvustab personalitöötaja-arhivaar, üldkäskkirju sekretär-asjaajaja.

 (5) Korraldavate dokumentide täitmist jälgib koostaja või dokumendis selleks määratud isik.

 (6) Sisemist tegevust reglementeerivad juhendid ja eeskirjad registreeritakse nende kinnitamise päeval. Pärast kinnitamist ja registreerimist suunatakse dokumendid ametnikele täitmiseks või tutvumiseks. Tutvustab kas koostaja või sekretär-asjaajaja.

§ 52.  Dokumendi täitmine ja tähtajad

 (1) Vastata tuleb kõikidele dokumentidele, mis oma sisult seda nõuavad, kas suuliselt või kirjalikult. Vastama ei pea anonüümsetele kirjadele.

 (2) Täitmisele suunatud dokumendile vastamise tähtajast kinnipidamist kontrollib sekretär-asjaajaja (asjaajamise eest vastutav töötaja), kes vajadusel tuletab täitjale meelde lähenevat tähtaega. Dokumendi tähtajalise lahendamise eest vastutab täitjaks märgitud ametnik.

 (3) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ning saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.

 (4) Kõrgemalseisev ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kõrgemalseisva ametniku poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev ametnik.

 (5) Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut või asutust teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest. Vastamise pikendamise vajaduse otsustab asutuse juht või muu pädev isik.

 (6) Riigikogu liikmete märgukirjadele ja avaldustele on vallavalitsus kohustatud vastama 10 päeva jooksul, arvates avalduse või märgukirja saabumisest. Täiendava uurimise vajadusel võib vallavalitsuses dokumendi täitmise eest vastutav ametiisik tähtaega pikendada kuni ühe kuuni. Tähtaja pikendamisel on kohustus sellest märgukirja või avalduse esitajat kirjalikult informeerida.

 (7) Vallavolikogu liikme kirjalikule arupärimisele tuleb saata kirjalik vastus 10 tööpäeva jooksu l, arvates selle registreerimisest valla kantseleis (arupärimises nähakse ette sellele vastamise viis). Kui arupärimises oli ette nähtud suuline vastamine või kui kirjalik vastus ei rahulda arupärimise esitajat või arupärimisele vastaja seda soovib, esitatakse vallavolikogu esimehele kahe nädala jooksul vastuse saamisest taotlus võtta arupärimisele vastamine vallavolikogu istungi päevakorra projekti.

 (8) Kui asja lahendamine ei kuulu valla (valla asutuse) pädevusse, edastatakse see vastavalt kuuluvusele viie tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale. Keelatud on suunata kaebusi sisaldavaid märgukirju lahendamiseks neile organitele või ametiisikutele, kelle tegevuse peale kaevatakse.

 (9) Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul. Kui teabenõuet ei ole võimalik teabenõudja esitatud andmete puudulikkuse tõttu täita, siis teavitatakse sellest teabenõudjat viie tööpäeva jooksul teabenõude täpsustamiseks. Kui vallal on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendusega teatatakse teabenõudjale viie tööpäeva jooksul. Teabenõude menetluse tähtaegu arvestatakse alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast.

 (10) Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või kuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on sideasutustele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval.

§ 53.  Kättetoimetamise viisid ja aeg

 (1) Haldusakt, kutse, teade või muu dokument toimetatakse menetlusosalisele kätte vastavalt seaduses või määruses ettenähtud korrale või taotluses tehtud valikule kas postiga, dokumendi väljastanud haldusorgani poolt või elektrooniliselt.

 (2) Seaduses sätestatud juhtudel antakse dokument allkirja vastu kätte väljakutsutud menetlusosalisele või avaldatakse ajalehes.

 (3) Dokument toimetatakse kätte juhul, kui see on seaduse või määrusega ette nähtud. Muudel juhtudel piisab dokumendi teatavakstegemisest vabas vormis.

 (4) Kättetoimetamine postiga
 1) Dokumendi postiga kättetoimetamise korral saadetakse dokument menetlusosalisele taotluses märgitud aadressil tähtkirjaga. Seaduses või määruses sätestatud juhtudel võib dokumendi kätte toimetada lihtkirjaga või väljastusteatega tähtkirjaga.
 2) Kui menetlusosalisel on esindaja, võib dokumendi saata ka üksnes esindajale.
 3) Dokument loetakse menetlusosalisele kättetoimetatuks, kui see on kohale toimetatud menetlusosalise elu- või asukoha aadressil või kui see on menetlusosalisele postiasutuses allkirja vastu üle antud.
 4) Kui menetlusosaline ei ole haldusorganile oma aadressi muutmisest teatanud, saadetakse dokument viimasel haldusorganile teadaoleval aadressil ja sellega loetakse dokument kättetoimetatuks.
 5) Dokumendi kättetoimetamine välisriigis toimub välislepingus sätestatud korras. Kui välislepingut ei ole sõlmitud ja seadus või määrus näeb ette dokumendi kättetoimetamise posti teel, toimetatakse dokument kätte käesoleva paragrahvi punktis 4 sätestatud korras.

 (5) Elektrooniline kättetoimetamine
 1) Dokumendi elektroonilise kättetoimetamise korral saadetakse dokument taotleja poolt taotluses näidatud elektronposti aadressil. Dokumendile peab olema lisatud digitaalallkiri.
 2) Dokument toimetatakse isikule elektrooniliselt kätte, kui isik on sellega nõus.

 (6) Kättetoimetamine haldusorgani poolt
 1) Dokumendi kättetoimetamisel menetlusosalisele dokumendi väljastanud haldusorgani poolt antakse dokument menetlusosalisele kätte allkirja vastu teatisel, millel märgitakse dokumendi üleandmise aeg.
 2) Dokument loetakse dokumendi väljastanud haldusorgani poolt menetlusosalisele kättetoimetatuks ka juhul, kui selle toimetab ametiabi korras kätte teine haldusorgan.
 3) Menetlusosalise esindajale dokumendi kätteandmisel loetakse dokument ka tema volitajale kättetoimetatuks.
 4) Dokument loetakse menetlusosalisele kättetoimetatuks ka siis, kui see on allkirja vastu kätte antud menetlusosalisega koos elavale vähemalt 10-aastasele perekonnaliikmele.
 5) Menetlusosalise ajutise äraoleku korral, kui dokumenti ei olnud võimalik kätte anda ka käesoleva paragrahvi lõikes 6 punktides 3 ja 4 märgitud isikule, märgib dokumenti kättetoimetav haldusorgan dokumendile lisatud teatisele kellaaja ja kuupäeva, millal dokumendi kättetoimetamine ebaõnnestus. Kirjeldatud juhul võib menetlusosalise dokumendi kätteandmiseks välja kutsuda.

 (7) Haldusorgani poolt kättetoimetamise aeg
 1) Haldusorgan võib dokumendi kätte toimetada tööpäeviti ajavahemikul kella 8.00-st 20.00-ni.
 2) Ajavahemikul kella 20.00-st 8.00-ni või puhkepäevadel võib dokumendi kätte toimetada adressaadi nõusolekul või viivitusest tuleneva kahju vältimiseks haldusorgani juhi loal.
 3) Do kumendi kättetoimetamisel ajavahemikul kella 20.00-st 8.00-ni või puhkepäevadel tuleb esitada käesoleva paragrahvi lõikes 7 punktis 2 nimetatud luba.
 4) Kui dokument toimetati kätte korra lõike 7 sätteid rikkudes, kuid dokumendi vastuvõtja ei keeldunud dokumendi vastuvõtmisest, loetakse dokument kättetoimetatuks.

 (8) Kui menetlusosaline keeldub dokumenti vastu võtmast, teeb dokumendi kättetoimetaja kindlaks keelduja isiku ning teeb dokumendile märke, mille kinnitab oma allkirjaga. Märkega dokumendi tagastab ta haldusorganile. Sel juhul loetakse dokument menetlusosalisele kätte toimetatuks, välja arvatud juhul, kui dokumendi vastuvõtmisest keelduti käesoleva paragrahvi lõike 7 punktide 1, 2 ja 3 rikkumise tõttu.

 (9) Dokumendi avaldamine ajalehes
 1) Dokumendi resolutiivosa avaldatakse üleriigilise levikuga ajalehes või seaduses sätestatud juhtudel ametlikus väljaandes „Ametlikud Teadaanded“, kui:
- dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
- puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
- haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.
 2) Kui dokument puudutab ainult kohaliku elu küsimusi, võib dokumendi resolutiivosa avaldada kohalikus lehes.
 3) Dokumendi resolutiivosa loetakse avaldatuks pärast esimest avaldamise korda.
 4) Dokumendi avaldamise kulud kannab kättetoimetaja.
 5) Avaldamisega loetakse dokument kättetoimetatuks.
 6) Dokument avaldatakse ulatuses, mis ei sisalda riigi- ja ärisaladust, asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud andmeid, sealhulgas eraelulisi isikuandmeid.

§ 54.  Asja lahendatuks lugemine, täitmise kontroll

 (1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ette nähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

 (2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui:
 1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
 2) dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
 3) on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud (dokumendiregistrisse on tehtud vastav märge (täitmismärge) lahenduskäigu kohta.

 (3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. Sama märge kantakse ka dokumendiregistrisse.
Näide:
Lahendatud telefoni teel Võru maavanemaga positiivselt.
(allkiri)
Jaanus Jalak
abivallavanem
23.01.2012

 (4) Lahendatud dokument koos vastusega säilitatakse kantseleis, kus see on registreeritud ning paigutatakse toimikusse vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.

 (5) Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollivad:
 1) vallavolikogu õigusaktide osas sekretär-registripidaja;
 2) vallavalitsuse õigusaktide osas vallasekretär;
 3) kirjavahetuse osas sekretär-asjaajaja;
 4) korraldavate dokumentide täitmist jälgib koostaja või dokumendis selleks määratud isik;
 5) valla asutuses asutuse juht või tema poolt määratud töötaja.

8. peatükk DOKUMENTIDE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE 

§ 55.  Dokumentide loetelu järgne liigitusskeem ja selle ajakohastamine ning kooskõlastamine

 (1) Vallavalitsus (valla asutus) kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsutingimusi.

 (2) Liigitusskeem sisaldab:
 1) asutuse nimetust;
 2) funktsiooni nimetust (allfunktsiooni nimetust) ja nende tähiseid;
 3) sarjade nimetusi ja nende tähiseid;
 4) teabekandjat;
 5) juurdepääsupiirangut ja selle alust;
 6) struktuuriüksust või ametikohta, kes vastutab dokumentide säilitamise eest;
 7) infosüsteemi, kus dokumendid registreeritakse/hallatakse;
 8) eelhindamisel hindamisotsuse kuupäeva ja viita.

 (3) Liigitusskeemi tasandid on:
 1) funktsiooni tasand;
 2) sarja tasand.

 (4) Liigitusskeemi igal tasandil luuakse vajadusel alltasandeid.

 (5) Liigitusskeemi funktsiooni tasandil võib esitada asutuse struktuuriüksuse nimetuse.

 (6) Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:
 1) dokumendiliik;
 2) sisu või teema;
 3) funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse;
 4) koht asjaajamissüsteemis;
 5) säilitustähtaeg;
 6) juurdepääsutingimus.

 (7) Sarjade pealkirjad sõnastatakse lühidalt, selgesti mõistetavalt ja erialaterminoloogiast lähtuvalt.

 (8) Säilitustähtaegade määramisel lähtutakse seadustest ja teistest õigusaktidest. Asutus võib kehtestada vajadusel pikema tähtaja kui seadusest tulenev.

 (9) Igal skeemis oleval toimikul on kindlaks määratud tähis, mis koosneb funktsiooni/allfunktsiooni tähisest, sarja/allsarja tähisest.
Näide:
- 19 funktsioon - ametiasutuste teenistuse korraldamine;
- 3 allfunktsioon – asjaajamine;
- 19 sari - kirjavahetus teatiste väljastamise kohta.

 (10) Vallavalitsus (valla asutus-gümnaasium) esitab liigitusskeemi kavandi või liigitusskeemi muudatuse kavandi kooskõlastamiseks Riigiarhiivi Valga osakonnale (avalikule arhiivile), kui:
 1) koostatakse uus liigitusskeem;
 2) liigitusskeemi lisanduvad sarjad, mis on tekkinud vallavalitsuse (valla asutuse) funktsioonide või struktuuri muutumise tulemusena;
 3) arhivaale sisaldav sari või allsari liidetakse arhivaale mittesisaldava sarjaga;
 4) arhivaalidest moodustuv sari jaotatakse kaheks või enamaks sarjaks.

 (11) Avalik arhiiv võib liigitusskeemi kooskõlastamise käigus algatada hindamise arhivaalide väljaselgitamiseks. Avalik arhiiv teavitab vallavalitsust (valla asutust) liigitusskeemi kavandi või selle muudatuse kavandi kooskõlastamise käigus algatatud hindamisest. Liigitusskeemi kooskõlastamata jätmisel esitatakse motiveeritud põhjendus.

 (12) Dokumentide loetelu koostamise ja kaasaegsena hoidmise eest vastutab personalitöötaja-arhivaar. Dokumentide loetelu valmib koostöös ametnikega.

§ 56.  Toimikute koostamine, vormistamine ja moodustamine

 (1) Dokumente hoitakse toimikutes (registraatorites, kiirköitjates, mappides, karpides), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.

 (2) Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (töölepingud, teenistuslehed jne.). Otstarbekas ei ole avada igal aastal uusi toimikuid sarjade kohta, millistesse saadud või loodud dokumentide hulk on liiga väike. Sellisel juhul tuleb erinevad asjaajamisperioodid eraldada vahelehega. Jälgida tuleks, et toimik ei kasvaks paksemaks kui arhivaalide füüsilise korrastamise nõuetes lubatud - ca 250 lk või 3 cm. Suurema dokumendi hulga puhul avatakse sama sarja kohta uus toimik ja eelmine lõpetatakse, märkides sellele lõpetamise aja, milleks on toimikusse paigutatud viimase dokumendi kuupäev (vallavalitsuse korraldused jms). Sarjapõhised väljatrükid registriandmetest paigutatakse aasta lõpus vastavasse toimikusse esimeseks leheks.

 (3) Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid (puudub kuupäev, allkiri vms) tagastatakse koostajale lõplikuks vormistamiseks.

 (4) Toimikusse pannakse vaid asjakohased dokumendid, mis võivad olla nii originaalid kui ka koopiad (ainueksemplarid). Hoiduda tuleb liigsete koopiate toimikusse paigutamisest. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus) kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigustekkinud dokumentidega (ettepanekud, arvamused, seletuskirjad jms.). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.

 (5) Suure mahuga lisad köidetakse reeglina eraldi ja dokumendile tehakse vastav märge.

 (6) Põhikirjad, põhimäärused, juhendid jms, mis kinnitatakse haldusaktiga, on viimaste lisadeks ja rühmitatakse koos märgitud aktidega. Kui need on kinnitatud iseseisvate dokumentidena, rühmitatakse need eraldi toimikutesse.

9. peatükk ÜLEVAADE ARHIIVI KOOSSEISU KOHTA, DOKUMENTIDE HOIDMINE JA NENDELE JUURDEPÄÄSU KORRALDAMINE 

§ 57.  Ülevaade arhiivi koosseisu kohta

  Vallavalitsus omab elektrooniliselt hoitavat ülevaadet arhiivi koosseisu kohta. Ülevaatesse lisatakse iga-aastaselt asjaajamises lõpetatud sarjad. Ülevaade sisaldab:
 1) funktsiooni nimetust;
 2) sarja kehtivat ja varem kehtinud tähist, nimetust ja säilitustähtaega;
 3) viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud;
 4) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste kogust, pealkirju, piirdaatumeid, asukohti ja juurdepääsupiiranguid;
 5) viidet hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud.

§ 58.  Dokumentide hoidmine

 (1) Asjaajamises peetavaid dokumente ja arhivaale hoitakse lukustatavates kappides või riiulitel ruumis, kus on välditud neile kõrvaliste isikute juurdepääs. Aktiivses asjaajamises lõpetatud sarjad koondatakse tsentraliseeritud säilitamiseks kohandatud arhiivihoidlasse üldjuhul kuni kolm aastat peale asjaajamisperioodi lõppu. Erandjuhu moodustavad toimikud, mille hoidmine asjaajamises on otstarbekam nende sagedase kasutamise tõttu.

 (2) Vallavalitsuse (valla asutuse) arhiivihoidlas on arhivaalid paigutatud riiulitele arhiivide kaupa.

 (3) Arhiivi moodustamisel on lähtutud algse korra austamise põhimõttest, mille kohaselt säilitatakse kord, mille arhiiv sai asutuse tegevuse käigus.

 (4) Dokumente hoitakse alles kuni säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni liigitusskeemist tulenevate sarjade kaupa.

 (5) Arhivaalide loomisel, korrastamisel ning hoidmisel kasutab vallavalitsus (valla asutus) arhiivipüsivaid materjale. Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja tervikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

 (6) Vallavalitsuse arhiivihoidla on väljaspool tööaega maja üldise signalisatsiooni all.

 (7) Arhivaalide kahjustamise või hävimise ärahoidmiseks on koostatud ohuplaan, mis näeb ette:
 1) arhivaalide kaitset (niiskus, tulekahju, veekahju jms);
 2) päästmise ja taastamise meetmeid hädaolukordades;
 3) hädaolukorraga kaasnevate tagajärgede likvideerimist.

§ 59.  Arhivaalidele ja dokumentidele juurdepääsu korraldamine ning nende kasutamine

 (1) Vallavalitsus (valla asutus) tagab arhivaali kasutamise selliselt, et see ei kahjusta arhivaali seisundit ega ohusta selle edasist säilimist.

 (2) Arhiivihoidlas asuvatele arhivaalidele ja dokumentidele juurdepääsu korraldab personalitöötaja-arhivaar.

 (3) Juurdepääsu põhimõtteks on teabe vahendamine isiku või asutuse päringule. Teave juurdepääsupiiranguga arhivaalide olemasolu ja kasutustingimuste kohta on avalik. Vastuseks suulisele päringule vahendatakse vaid teavet arhivaalide olemasolu kohta. Vastuseks kirjalikule päringule teabe saamiseks konkreetse juhtumi kohta väljastatakse arhiiviteatisi.

 (4) Ametnikel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada asutuse arhiivihoidlast toimikuid või dokumente.

 (5) Seaduses või selle alusel sätestatud avaliku ülesande täitmiseks või avalikku huvi silmas pidades võib kirjaliku taotluse alusel anda arhivaale tähtajaliseks kasutamiseks väljaspool vallavalitsust (valla asutust). Võimalust kasutatakse vaid äärmisel vajadusel. Loa selleks annab vallavanem (valla asutuse juhi) või asjaajamise korraldamise eest vastutav ametnik. Nõuetele vastava akti dokumentide kasutamiseks andmise kohta koostab personalitöötaja-arhivaar. Aktis märgitakse:
 1) taotleja nimi, ametiisiku puhul ka ametinimetus;
 2) arhivaalide leidandmed, pealkirjad ja daatumid;
 3) arhivaalide hulk;
 4) arhivaalide kasutamise eesmärk;
 5) arhivaalide kasutamise tähtaeg;
 6) arhivaalide tagastamise kuupäev;
 7) juurdepääsupiirang selle olemasolu korral;
 8) arhivaalide kasutamise ja säilitamise nõuded;
 9) arhivaalide üleandja ja vastuvõtja nimi, ametinimetus ja allkiri;
 10) kasutaja kohustused.

10. peatükk DOKUMENTIDE HÄVITAMINE 

§ 60.  Dokumentide eraldamine hävitamiseks

 (1) Vallavalitsus ja gümnaasium on Rahvusarhiivi 30.12.2011 hindamisotsusega nr 548 määratletud arhiivimoodustajana.

 (2) Avalikule arhiivile esitatakse kirjalik taotlus loa saamiseks oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud.

 (3) Vallavalitsus ja gümnaasium dokumenteerivad oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga.
Hävitamisaktis esitatakse hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta järgmised andmed:
 1) viide avaliku arhiivi hindamisotsusele;
 2) tähis liigitusskeemi või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi;
 3) sarja nimetus või toimiku pealkiri;
 4) piirdaatumid;
 5) toimikute või muude üksuste hulk;
 6) dokumentide säilitustähtaeg;
 7) viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas;
 8) märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta.

 (4) Vallavalitsuse dokumentide hävitamist dokumenteerib personalitöötaja-arhivaar. Gümnaasiumi dokumentide hävitamise korraldamise eest vastutab direktori poolt määratud töötaja.

 (5) Rahvusarhiivi 30.12.2011 hindamisotsusega nr 548 on valla hallatavad asutused - Antsla Linnaraamatukogu, Lusti Lasteaed, Antsla Kultuuri- ja Spordikeskus, Tsooru Rahvamaja, Tsooru Raamatukogu, Haabsaare Raamatukogu, Linda Raamatukogu ja Antsla Muusikakool – määratletud asutuste hulka, kelle tegevuse käigus ei teki arhivaale. Hindamise käigus veenduti, et nende tegevus on piisavalt dokumenteeritud valla dokumentides. Eelnimetatud asutuste tegevuse käigus loodud või saadud dokumentidel puudub arhiiviväärtus. Dokumendid võib hävitada pärast dokumentide säilitustähtaja möödumist.
Hindamisotsust rakendatakse tagasiulatuvalt alates 1945. a loodud dokumentidele.

 (6) Vallavanema 29.03.2011 käskkirjaga nr 19.2-1/8 moodustatud arhiivikomisjon vaatab üle ja hindab lihtsustatud korras ja eelnevas punktis nimetatud valla asutustes hävitamisele kuuluvad dokumendid. Igas hallatavas asutuses võib tekkida huvitavat ning teaberikast dokumentatsiooni. Näiteks kroonikaraamatud, külalisraamatud, fotod, videod jmt. Selliseid dokumente hoitakse asutuste juures ning vajaduse ja soovi korral on neid võimalik üle anda erinevatesse muuseumidesse või Antsla Vallavalitsusse.

 (7) Personalialast dokumentatsiooni säilitatakse valla asutuses järgides nende säilivusaega. Asutuse likvideerimise korral antakse dokumendid üle vallavalitsusele.

 (8) Valla asutuses vastutab arhivaalide hävitamiseks eraldamise ja hävitamise eest asutuse juht saades vajadusel juhendamist valla personalitöötaja-arhivaarilt.

 (9) Toimikute eraldamine, mille säilitustähtaeg on möödunud, toimub vastavalt otstarbekusele vähemalt iga viie aasta tagant ja üksnes struktuuriüksuse ametniku nõusolekul, kelle dokumente hävitamiseks eraldatakse.

 (10) Dokumendid hävitatakse:
 1) füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine, hävitamisteenus jm);
 2) teabe kustutamisega selle kandjalt.

 (11) Hävitamise viisi otsustab asutus, arvestades teabekandja tüüpi ja dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

 (12) Vallavalitsus ja Gümnaasium hävitavad avalikud arhivaalid avaliku arhiivi hindamisotsuse aluseks oleva hävitamisaktiga kindlaks määratud mahus ühe kuu jooksul pärast arhivaalide hävitamist lubava hindamisotsuse saamist. Teised allasutused käituvad samalaadselt peale asutuse arhiivikomisjoni otsuse saamist.

11. peatükk DOKUMENTIDE SÄILITAMISEKS ETTEVALMISTAMINE JA ÜLEANDMINE 

§ 61.  Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine

 (1) Paberarhivaalide korrastamisel:
 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest;
 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid;
 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;
 4) lehed nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga;
 5) lisatakse arhiivipüsivast dokumendipaberist leht säiliku esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu;
 6) lehed paigutatakse köitepaeltega arhiivikaantesse.

 (2) Paberarhivaalidest moodustatud säilikud paigutatakse horisontaalselt hoiustatavasse arhiivikarpi, säilikud ja arhiivikarbid tähistatakse vastavalt avaliku arhiivi nõuetele.

 (3) Kahjustunud paberarhivaalide puhul konsulteeritakse edasise tegevuse osas avaliku arhiiviga.

 (4) Mitte-arhiivivormingus digitaalarhivaalid konverteeritakse enne arhiivi üleandmist arhiivivormingusse. Vormingu ja konverteerimistoimingud otsustab vallavalitsus (valla asutus) koostöös avaliku arhiiviga.

 (5) Lühiajalise säilitusajaga dokumente (tähtaeg 10 aastat ja vähem) ei ole vaja füüsiliselt korrastada. Neid võib hoida registraatorites, kiirköitjates vms nii, nagu nad asjaajamises on tekkinud ja ladestunud.

 (6) Vallavalitsuse arhiivi korrastab personalitöötaja-arhivaar vastavalt arhiivieeskirjades kirjeldatud nõuetele.

§ 62.  Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg

 (1) Arhivaalid antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine.

 (2) Andmekogu avalikule arhiivile üleandja ja üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga.

 (3) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 20 (01.01.2012 alates 10) aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. Vallavalitsuse arhivaalide üleandmise dokumenteerib personalitöötaja-arhivaar vastavalt arhiivieeskirjades kirjeldatud nõuetele.

 (4) Arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmise tähtaja pikendamiseks esitab vallavalitsus (valla asutus) riigiarhivaarile taotluse, milles märgib ära:
 1) kõnealuste arhivaalide koosseisu;
 2) põhjenduse üleandmise tähtaja pikendamiseks;
 3) ettepaneku uueks üleandmise tähtajaks.

12. peatükk ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE-VASTUVÕTMINE 

§ 63.  Asjaajamise üleandmine

 (1) Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vallavanema (asutuse juhi) määratud ajaks.

 (2) Üleandmiseks-vastuvõtmiseks annab vallavanem (asutuse juht) käskkirja, kus märgitakse komisjoni koosseis, üleandja, vastuvõtja jms.

 (3) Akti koostab komisjoni esimees või asjaajamise üleandja ja sellele kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ning komisjoni liikmed. Akt koostatakse kahes eksemplaris, millest üks jääb asjaajamise üleandjale, teine - vastuvõtjale.

 (4) Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti võib vormistada koos vara üleandmise aktiga.

 (5) Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti kantakse reeglina:
 1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
 2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu;
 5) asutuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktis sisalduma ka:
- asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
- asutuse eelarvevahendite seis;
- asutuse pitsatid, liigid, asukoht ning hoidmise eest vastutavate ametnike nimed ja ametikohad;
- viimasena allakirjutatud dokumentide viidad või numbrid vastavalt dokumendiliigile;
- muud asutuse asjaajamise vajalikud andmed.

13. peatükk RAKENDUSSÄTTED 

§ 64.  Määruse rakendamine ja jõustumine

 (1) Tunnistada kehtetuks Antsla Vallavalitsuse 27. mail 2004. a määrus nr 6 „Antsla valla asutuste ühtse asjaajamiskorra kehtestamine“.

 (2) Käesolev määrus avaldada valla koduleheküljel.

 (3) Määrus jõustub 1. juunil 2012. a.

Tiit Tõnts
vallavanem

Tiina Vares
vallasekretär

Lisa 1  Kirjaplank

Lisa 2 Üldplank

Lisa 3 Käskkiri

Lisa 4 Korraldus

Lisa 5 Protokoll

Lisa 6 Akt

Lisa 7 Ametikiri