Keskkond ja heakordKalmistu

Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Anija valla kalmistute registri põhimäärus

Väljaandja:Anija Vallavolikogu
Akti liik:määrus
Teksti liik:terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:09.10.2018
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 06.10.2018, 35

Vali redaktsioon:

Eelmine...

Hetkel kehtiv

Anija valla kalmistute registri põhimäärus

Vastu võetud 23.08.2018 nr 30
RT IV, 31.08.2018, 36
jõustumine 03.09.2018

Muudetud järgmiste aktidega (näita)

VastuvõtmineAvaldamineJõustumine
27.09.2018RT IV, 06.10.2018, 2309.10.2018

Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse § 433, § 434, § 435 lõike 1 alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.  Reguleerimisala

 (1) Määrusega sätestatakse Anija valla kalmistute registri asutamise ja pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise kord, andmekogust andmete väljastamise tingimused ja kord.

 (2) Andmekogusse kogutakse andmeid ainult Anija valla haldusterritooriumil asuvate kalmistute kohta.

§ 2.  Andmekogu ametlik nimi ja omanik

 (1) Andmekogu ametlik nimi on „Anija valla kalmistute register“ (edaspidi andmekogu).

 (2) Andmekogu omanik on Anija vald.

 (3) Registri asutab ning selle põhimääruse kehtestab ja muudab Anija Vallavolikogu (edaspidi volikogu).

§ 3.  Mõisted

  Käesolevas määruses ja andmekogus kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
 1) hauaplats või plats – maa-ala ühe või mitme surnukeha matmiseks kirstus või tuhaurnis;
 2) jälgitav hauaplats – hooldamata hauaplats, mille suhtes on algatatud akteerimismenetlus;
 3) akteeritud hauaplats – plats, mis on läbi akteerimise protseduuri (1 aasta jooksul) võõrandatud hauaplatsi kasutajalt;
 4) hauaplatsi kasutaja – isik, kellel on hauaplatsi kasutamise õigus;
 5) kalmistu haldaja – kalmistu kasutamist korraldav asutus;
 6) maetu – kalmistule maetud põrm;
 7) Haudi – kalmistute veebipõhine infosüsteem.

§ 4.  Andmekogu pidamise eesmärgid

  Andmekogu pidamise eesmärgid on:
 1) hõlbustada igapäevast tööd kalmistutel ja viia seal sisse paberivaba asjaajamine;
 2) süstematiseerida valla kalmistutel asuvate hauaplatside ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
 3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
 4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
 5) luua tänapäevane infosüsteem, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav andmekogu, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
 6) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats;
 7) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid kalmistute andmekogu avaliku vaate vahendusel.

§ 5.  Andmekogu pidamise põhimõtted

 (1) Andmekogu peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seadusega, isikuandmete kaitse seaduse ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.

 (2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.

 (3) Andmekogu pidamisel tuginetakse kehtivatele riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.

2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE JA ANDMED 

§ 6.  Andmekogu pidamise viis

 (1) Andmekogu peetakse veebipõhise andmekoguna.

 (2) Andmeid töödeldakse digitaalselt andmekogu pidamise tarkvaraga Haudi.

 (3) Tarkvara koosneb:
 1) infosüsteemist Haudi;
 2) Haudiga liidestatud kalmistute portaalist (avalik vaade).

 (4) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest põhilistest moodulitest:
 1) hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamise moodul;
 2) matuse registreerimise moodul;
 3) hauaplatsi kasutajate haldamise moodul;
 4) arhiivi kiirsisestuse moodul;
 5) hauaplatside akteerimise moodul;
 6) kaardimoodul.

§ 7.  Andmekogusse kantud andmete kaitse

 (1) Andmekogu turvaklass on K1T1S1.

 (2) Andmekogu turbeaste on madal (L).
[RT IV, 06.10.2018, 23 - jõust. 09.10.2018]

 (3) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.

§ 8.  Andmekogu vastutav töötleja

 (1) Andmekogu vastutav töötleja on Anija vallavalitsus.

 (2) Vastutav töötleja:
 1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja tööd;
 2) korraldab andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide eelnõude ning andmekogu
 3) pidamiseks vajalike kordade jm dokumentatsiooni koostamist ja kehtestamist;
 4) korraldab ja juhib andmekogu kasutuselevõttu ning andmekogu tarkvara majutamist ja rentimist;
 5) sõlmib andmekogu volitatud töötlejaga lepingu andmete töötlemiseks;
 6) volitab töötajaid ja määrab nende ülesanded volitatud töötleja õiguste ning kohustuste täitmiseks;
 7) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
 8) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle;
 9) tagab õigustatud isikute juurdepääsu andmetele;
 10) lahendab andmekogu pidamisel tekkinud küsimusi;
 11) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
 12) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.

§ 9.  Andmekogu volitatud töötleja

 (1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu kasutaja, kellele vastutav töötleja on andnud andmekogu kasutamise õiguse.

 (2) Volitatud töötleja:
 1) osaleb andmekogu juurutamisel;
 2) täidab vastutava töötleja korraldusi andmekogu pidamisel;
 3) töötleb andmeid ning vastutab nende ajakohasuse ja õigsuse eest;
 4) majutab, hooldab ja haldab andmekogu;
 5) võimaldab andmetele juurdepääsu;
 6) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
 7) rakendab tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis vastavad isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.
 8) teavitab kohe vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, mille parandamine ei ole tema pädevuses, andmekogu pidamisel tekkinud probleemidest ja talle teatavaks saanud andmete mittesihipärase kasutamise juhtudest.

§ 10.  Andmekogu pidamise kulud

  Andmekogu majutamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Anija valla eelarve vahendite arvelt.

§ 11.  Andmekogu ülesehitus ja andmekogusse kogutavad andmed

 (1) Andmekogu koosseisu kuuluvad käesoleva paragrahvi lõigetes 2−3 nimetatud andmed.

 (2) Kalmistuseadusest tulenevad põhiandmed:
 1) maetud isiku andmed;
 2) hauaplatsi andmed;
 3) hauaplatsi kasutaja andmed.

 (3) Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed:
 1) kalmistu üldandmed;
 2) platsi kasutuslepingute andmed;
 3) hinnakiri;
 4) päevaraamat;
 5) kasutusankeedi andmed;
 6) hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed.

 (4) Kalmistu hauaplatsi kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed:
 1) kalmistu kvartal;
 2) rida/sektor;
 3) hauaplatsi aadress;
 4) hauaplatsi staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu);
 5) matmiskohtade arv hauaplatsil;
 6) matuse liik (kirstuplats, urniplats, urnimüür);
 7) muinsuskaitse staatus (ajaloo-, arheoloogia- või arhitektuurimälestis);
 8) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete kirjeldus.

 (5) Maetu andmed:
 1) perekonnanimi;
 2) eesnimi;
 3) sünniaeg;
 4) surmaaeg;
 5) matmisaeg;
 6) surmadokument;
 7) isikukood;
 8) maetu viimase elukoha aadress;
 9) matmisviis;
 10) vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta.

 (6) Hauaplatsi kasutaja andmed:
 1) perekonnanimi;
 2) eesnimi;
 3) isikukood;
 4) postiaadress;
 5) telefoninumber;
 6) e-posti aadress.

 (7) Juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja kohta registreeritakse:
 1) äriregistrikood;
 2) juriidilise isiku nimetus;
 3) kontaktisiku nimi ja tema kontaktandmed.

 (8) Kalmistu üldandmed:
 1) nimetus;
 2) aadress;
 3) kontakttelefon;
 4) lahtiolekuajad;
 5) lepingu standardpikkus.

 (9) Hauaplatsi kasutuslepingu andmed:
 1) lepingu number;
 2) lepingu alguskuupäev;
 3) lepingu lõpukuupäev;
 4) lepingu lõpetamise põhjus.

 (10) Hauaplatsi kasutusavalduse andmed:
 1) avaldaja eesnimi;
 2) avaldaja perekonnanimi;
 3) avaldaja isikukood;
 4) avaldaja postiaadress;
 5) avaldaja telefon;
 6) avaldaja e-posti aadress;
 7) hauaplatsi aadress;
 8) avalduse tekst;
 9) avalduse menetlemise staatus.

 (11) Teenuste hinnakiri:
 1) teenuse nimetus;
 2) teenuse kood;
 3) liik;
 4) ühik;
 5) hind;
 6) tariif.

 (12) Päevaraamat:
 1) teenuse nimetus;
 2) kogus;
 3) hauaplatsi aadress;
 4) plaaniline teostamisaeg;
 5) tegelik teostamisaeg;
 6) teostaja.

 (13) Hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed:
 1) jälgimise alustamise kuupäev;
 2) jälgimise põhjus;
 3) hoiatussedeli number;
 4) akteerimise kuupäev;
 5) akteerimise otsus.

§ 12.  Andmete alusdokumendid

 (1) Andmekogusse kantavate andmete alusdokumendid on:
 1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
 2) platsi kasutajate andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
 3) kalmistu kanderaamat (hauaplatside register);
 4) jälgimis- ja akteerimisprotokoll ning akt;
 5) hauaplatsi kasutamise luba või leping;
 6) platsi kasutajaks saamise taotlus avalikust veebist;
 7) kiriku- või kalmisturaamatud.

 (2) Andmete andmekogusse kandmise aluseks on isiku taotlus, mis on esitatud kalmistute andmekogu avalikust veebiportaalist, paberkandjal või suusõnaliselt kalmistu kontoris.

§ 13.  Andmete andmekogusse kandja ja tähtajad

 (1) Põhimääruses sätestatud andmete andmekogusse kandmise ning uuendamise kohustus on volitatud töötlejal.

 (2) Volitatud töötlejal on õigus keelduda andmete andmekogusse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega. Volitatud töötlejal on õigus teha järelevalve eesmärgil päringuid riigi registritest käesoleva määruse § 11 lõigetes 6 ja 7 nimetatud andmete osas.

 (3) Uue hauaplatsi loomisel kannab volitatud töötleja selle andmed andmekogusse, sidudes selle kaardiga.

 (4) Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud andmekogus teeb volitatud töötleja vastavalt vajadusele.

 (5) Käesoleva määruse § 11 lõikes 8 toodud andmed kannab andmekogusse volitatud töötleja kohe, kui andmed on muutunud.

 (6) Käesoleva määruse § 11 lõigetes 4, 5, 6 ja 9 toodud andmed kannab andmekogusse volitatud töötleja hauaplatsi kasutaja teenindamise ja matuse vormistamise käigus.

 (7) Käesoleva määruse § 11 lõigetes 4, 5 ja 9 nimetatud andmete muutumise korral uuendab volitatud töötleja andmekogu kohe, et tagada selle aktuaalsus.

 (8) Kalmistute paberkandjatel olevad hauaplatside andmed sisestab volitatud töötleja andmekogusse ja seostab kaardiga selleks kokkulepitud perioodi jooksul.

§ 14.  Ebaõigete andmete parandamine

 (1) Kui volitatud töötleja avastab andmekogust ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

 (2) Kui ebaõiged andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab volitatud töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.

§ 15.  Andmete õigsuse tagamine

  Vastutav töötleja vastutab andmekogusse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.

§ 16.  Andmete õiguslik tähendus

  Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.

§ 17.  Andmetele juurdepääsu õigus

 (1) Kalmistuportaalis on avalikkusel võimalik tutvuda järgmiste andmekogusse registreeritud andmetega:
 1) kalmistu üldandmed;
 2) maetu andmed (eesnimi; perekonnanimi; sünniaeg; surmaaeg; matuse aeg; platsi aadress; kalmistu nimi);
 3) kalmistu kaart;
 4) kalmistuteenuste hinnakiri;
 5) muinsuskaitse all ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed.

 (2) Kalmistuportaalis ei kuvata käesoleva määruse § 11 lõike 5 punktides 6- 11 ning § 11 lõigetes 6, 7, 9 ja 10 nimetatud andmeid.

 (3) Kalmistuportaalis on võimalik teha otsinguid:
 1) maetu ees- ja perekonnanime alusel;
 2) maetu sünni-, surma- või matusekuupäeva alusel.

 (4) Kaardiga seostatud hauaplatsi puhul on võimalik kuvada otsingutulemus kalmistu kaardil.

 (5) Kalmistuportaali kaardimoodulis on võimalik teha otsinguid:
 1) hauaplatsi asukoha (kalmistuosa, kvartal, rida, koht) järgi;
 2) maetu nime ja matmise kuupäeva järgi.
 3) näha hauaplatsi staatusi: kasutuses plats, kõlbmatu plats, vaba plats, jälgitav plats, akteeritud plats, kultuurimälestisega plats.

 (6) Kalmistuportaalis on võimalik esitada avaldusi hauaplatsi kasutaja registreerimiseks ning hauaplatsi hooldamise teenuse tellimiseks.

 (7) Registreeritud hauaplatsi kasutaja näeb kõiki endaga seotud andmekogusse kantud hauaplatside andmeid riigiportaali või kalmistuportaali vahendusel.

 (8) Registreeritud hauaplatsi kasutaja võib teha avalduse endaga seotud hauaplatsidele maetute andmete parandamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule.

 (9) Andmekogusse kantud andmeid väljastatakse järgmiselt:
 1) andmesubjekti kohta käivad andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse ja isikuandmete kaitse seadusega
 2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
 3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.

§ 18.  Andmekogu kasutamise õiguse andmine

 (1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.

 (2) Vastutava töötleja taotlusel loob peaadministraator kasutajakonto (edaspidi konto) registri volitatud töötlejale.

 (3) Konto loomiseks esitab vastutav töötleja volitatud töötlejale avalduse, milles märgib järgmised andmed:
 1) teenistuja ees- ja perekonnanimi;
 2) isikukood;
 3) kalmistu, mille andmeid soovib töödelda.
 4) loetelu andmekogu pidamisega seotud ülesannetest.

 (4) Volitatud töötleja teavitab konto loomisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul lõikes 3 nimetatud avalduse saamisest.

 (5) Kui andmekogu kasutamise õiguse taotleja on juriidiline isik, taotleb ta konto loomist kõigile enda alluvuses töötavatele isikutele, kellel on töökohustuste tõttu vaja andmekogu kasutada.

 (6) Andmekogu kasutamise õiguse saanud isikut käsitatakse andmekogu volitatud töötlejana.

§ 19.  Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine

 (1) Konto sulgemiseks esitab vastutav töötleja volitatud töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
 1) teenistuja ees- ja perekonnanimi;
 2) andmekogu kasutamise õiguse lõppemise aeg.

 (2) Volitatud töötleja sulgeb konto hiljemalt käesoleva paragrahvi lõike 1 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.

 (3) Volitatud töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
 1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
 2) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
 3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
 4) konto kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
 5) andmete andmekogusse kandmine ei ole enam isiku ametiülesanne.

3. peatükk JÄRELEVALVE JA LÕPETAMINE 

§ 20.  Järelevalve andmekogu pidamise üle

 (1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad andmekogu vastutav töötleja ja andmekaitse järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

 (2) Andmekogu üle järelevalvet teostaval isikul on õigus tutvuda andmekogusse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta.

 (3) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

 (4) Andmekogu pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on andmekogu volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.

§ 21.  Andmekogu pidamise lõpetamine

 (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Anija Vallavolikogu.

 (2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

 (3) Andmekogu likvideerimisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi ning määrab üleandmise tähtaja.

 (4) Andmed antakse üle andmekogu vastutava töötleja vastutusel.

 (5) Andmete üleandmise korral koostatakse vastav akt.

4. peatükk RAKENDUSSÄTTED 

§ 22.  Andmekogu likvideerimine

 (1) Määrusega likvideeritakse Aegviidu ja Anija valla ühinemise tulemusena moodustunud Anija vallale kuuluv Aegviidu valla kalmisturegister ja likvideeritava andmekogu andmed antakse üle käesoleva määrusega asutatavasse Anija valla kalmistute registrisse.

 (2) Paberkandjal olevad andmed kannab volitatud töötleja andmekogusse jooksvalt hauaplatside andmete korrastamise käigus.

 (3) Isikul on õigus kontrollida andmete olemasolu andmekogus ja esitada volitatud töötlejale taotlus andmete parandamiseks või täiendamiseks. Volitatud töötleja kontrollib saadud andmeid ning kannab andmed andmeandja poolt esitatud kujul andmekogusse või teatab isikule andmete andmekogusse kandmata jätmise põhjustest ühe kuu jooksul alates isikult avalduse saamisest.

§ 23.  Määruse rakendamine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamisest.