KOV määruste valdkondlik liigitus: Linna ja valla valitsemine → Andmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Keila linna taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu SPOKU põhimäärus

Vastu võetud 10.12.2020 nr 6
RT IV, 11.12.2020, 47
jõustumine 14.12.2020

Muudetud järgmiste aktidega (näita)

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2, § 30 lõike 1 punkti 4, avaliku teabe seaduse § 43³ lõike 1, § 43⁵ lõike 1 ja Keila Linnavolikogu 27. veebruari 2018. a otsuse nr 5 „Keila linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise volituse andmine“ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Reguleerimisala

  (1) Määrusega asutatakse andmekogu ametliku nimetusega „Keila linna taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“ (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.

  (2) Andmekogu lühinimi on „SPOKU“.

§ 2.   Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid

  Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid on:
  1) parendada ja kaasajastada Keila linna taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;
  2) luua keskkond taotluste elektrooniliseks vastuvõtmiseks ja menetlemiseks;
  3) tõhustada Keila Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus) sisest asjakohast infovahetust;
  4) võimaldada standardsete andmevahetusprotokollide abil vahetada andmekogu andmeid riigi andmekogudega;
  5) tagada Keila linna eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
  6) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.

2. peatükk ANDMEKOGU VASTUTAV JA VOLITATUD TÖÖTLEJA  

§ 3.   Andmekogu vastutav töötleja

  (1) Andmekogu vastutav töötleja on linnavalitsus (edaspidi vastutav töötleja).

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;
  2) töötleb, sh sisestab ja väljastab andmeid;
  3) korraldab taotluste menetlemist;
  4) annab andmekogu volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule, andmete sisestamise ja töötlemise õiguse ning juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
  5) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
  6) tagab andmekogu pidamise ja selles sisalduvate andmete töötlemise vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastu võetud õigusaktidega;
  7) rakendab meetmeid andmete kaitse, sh andmetele juurdepääsu ja andmete säilitamise tagamiseks;
  8) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse ning andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
  9) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.

§ 4.   Andmekogu volitatud töötleja

  (1) Andmekogu volitatud töötleja (edaspidi volitatud töötleja) on isik, kes peab andmekogu või töötleb andmeid vastutava töötlejaga sõlmitud lepingu alusel.

  (2) Volitatud töötleja:
  1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;
  2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
  3) täidab vastutava töötleja poolt antud ülesandeid andmekogu pidamisel ja andmete töötlemisel vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastuvõetud õigusaktidega ning sõlmitud lepinguga;
  4) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
  5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
  6) vastutab tema poolt sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
  7) tagab andmekogusse kantud andmete säilimise;
  8) tagab andmete kaitsega seotud teabe saladuses hoidmise ka pärast volitatud töötleja volituste lõppemist;
  9) korraldab vastutava töötleja ülesandel käesoleva määruse § 5 lg 1 p 1 ja 3-6 loetletud andmekogu kasutajatele vajalikku väljaõpet;
  10) täidab teisi ülesandeid, mis on käesoleva määrusega antud tema pädevusse.

3. peatükk ANDMEKOGU KASUTAJAD 

§ 5.   Andmekogu kasutajad ja kasutajarollid

  (1) Andmekogu kasutajad on:
  1) administraator – linnapea poolt määratud vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d);
  2) väline kasutaja – avaliku e-keskkonna kaudu taotluse esitaja;
  3) ametnik – isik, kes koostab ja haldab taotluste vorme;
  4) menetleja – isik, kes näeb temaga seotud valdkondade taotlusi, saab neid menetleda (sisestada, muuta) ning lisada taotlusele muud vajalikku infot;
  5) hindaja – isik, kes näeb temale hindamiseks määratud taotlusi ning saab täita hindamislehti;
  6) allkirjastaja – isik, kes allkirjastab ja kooskõlastab taotlusi, lepinguid, kokkuleppeid jm vajalikke dokumente.

  (2) Administraator:
  1) haldab andmekogu, annab andmekogu kasutajatele linnavalitsuse vastava valdkonna juhi ettepanekul juurdepääsuõigused ja määrab kasutajarollid;
  2) väljastab andmekogust andmeid või otsustab teabe andmisest keeldumise;
  3) haldab logisid ja keskkonna üldhäälestust;
  4) teeb koostöös andmekogu kasutajatega andmekogu vastutavale ja volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
  5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja andmekogu kasutamisega seotud vastutava töötleja ülesandeid.

4. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE JA KOGUTAVAD ANDMED 

§ 6.   Andmekogu pidamise üldnõuded

  (1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

  (2) Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (3) Andmekogu on registreeritud standardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (edaspidi X-tee).

  (4) Andmekogu asutamise, kasutuselevõtmise, pidamise ja arendamisega, andmete kogumise, töötlemise ja väljastamisega seotud kulud kaetakse Keila linna eelarves ette nähtud vahenditest.

§ 7.   Kogutavad andmed

  (1) Andmekogusse kogutakse andmed:
  1) Taotlejate ning menetluste kohta;
  2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;
  3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.

  (2) Täpsem andmete koosseis on toodud määruse lisas 1.

  (3) Andmekogus loodavaid ja andmekogusse esitatavaid dokumente, v.a huvitegevuse ja kogukonnategevuse toetuse ja liikluspiirangu alasse sissesõidu loa taotlused, ei registreerita asutuste dokumendisüsteemis Webdesktop.
[RT IV, 06.10.2021, 22 - jõust. 09.10.2021]

§ 8.   Andmete õiguslik tähendus

  (1) Andmekogu andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

  (2) Andmetel on õiguslik tähendus seadusega antud juhtudel.

5. peatükk ANDMEANDJAD JA ANDMEVAHETUS 

§ 9.   Andmeandjad

  Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmeandjatelt:
  1) taotluse esitajalt;
  2) taotlusega seotud isikult;
  3) vastutavalt töötlejalt;
  4) volitatud töötlejalt.

§ 10.   Andmevahetus teiste infosüsteemidega

  Lisaks käesoleva määruse §-s 9 loetletud andmeandjatele sooritatakse X-tee kaudu automaatselt päringuid:
  1) Eesti Rahvastikuregistrist - isikukoodi alusel, eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;
  2) äriregistrist - registrikoodi alusel, füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta;
  3) aadressiandmete süsteemist koha-aadressi kohta;
  4) kinnistusraamatust isikule kuuluvate kinnistute kohta;
  5) Eesti Hariduse Infosüsteemist õpilaste kohta;
  6) kutseregistrist kutsetunnistuste kohta.

6. peatükk ANDMETE TÖÖTLEMINE 

§ 11.   Andmete töötlemise nõuded

  (1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu isikuandmete kaitse üldmääruses, isikuandmete kaitse seaduses ning muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

  (2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus, parandab vastutav töötleja andmed ühe tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga.

  (3) Andmekogusse sisenemine ning kogutud andmetega teostatud toiminguid logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.

§ 12.   Andmete kandmine andmekogusse

  Vastutav ja volitatud töötleja kannavad andmed andmekogusse vastavalt oma tööülesannetele.

§ 13.   Andmete kaitse

  (1) Andmeid kaitstakse:
  1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
  2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
  3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

  (2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (3) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.

  (4) Süsteemi andmetest tehakse perioodiliselt turvakoopiad, mida säilitatakse 30 päeva.

§ 14.   Andmete säilitamise aeg

  (1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus üldjuhul linnavalitsuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Tähtaja saabudes andmed hävitatakse kustutamise teel.

  (2) Taotlusi, mis esitatakse ühekordselt ja mille alusel makstakse toetusi pikaajaliselt, ning nendega seotud dokumente, säilitatakse viimase makse teostamisele või toetuse maksmise eelduste ära langemisele järgneva kalendriaasta lõpuni.

  (3) Pooleliolevaid (esitamata) taotlusi ning sinna juurde kuuluvaid dokumente säilitatakse 180 kalendripäeva, misjärel nende kustutamine tagatakse volitatud töötleja poolt.

§ 15.   Juurdepääs andmetele

  (1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs.

  (2) Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

  (3) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Keila linna poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.

  (4) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
  1) taotluse esitajal ja taotlejal - juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele;
  2) taotlusega seotud isikul - juurdepääs iseenda andmetele;
  3) seaduslikul esindajal - juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetavate andmetele;
  4) administraatoril - juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele;
  5) käesoleva määruse § 5 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajatel - juurdepääs andmetele vastavalt konkreetsele kasutajale määratud kasutajaõigustele;
[RT IV, 19.02.2021, 2 - jõust. 22.02.2021]
  6) volitatud töötlejal - juurdepääs andmetele lepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.

§ 16.   Andmekogule juurdepääsu sulgemise tingimused ja kord

  (1) Käesoleva määruse § 5 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajate juurdepääsud sulgeb administraator linnavalitsuse vastava valdkonna juhi ettepanekul.
[RT IV, 19.02.2021, 2 - jõust. 22.02.2021]

  (2) Administraator võib omal algatusel käesoleva määruse § 5 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajate andmekogule juurdepääsuõiguse lõpetada kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
[RT IV, 19.02.2021, 2 - jõust. 22.02.2021]
  1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
  2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;
  3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
[RT IV, 19.02.2021, 2 - jõust. 22.02.2021]
  4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
  5) andmekogusse andmete kandmine (sisestamine) ei ole enam kasutaja tööülesanne.

  (3) Volitatud töötlejale suletakse juurdepääs andmekogu andmetele lepingu lõppemisel või andmekogu pidamise lõpetamisel.

§ 17.   Andmete väljastamine

  (1) Andmekogust kolmanda isiku kohta andmete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Administraator kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed või keeldub andmete või teabe väljastamisest, teavitades sellest andmesubjekti 5 tööpäeva jooksul.

  (2) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta.

  (3) Arvestust juurdepääsupiiranguga isikuandmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle peavad administraator ja volitatud töötleja.

7. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE 

§ 18.   Järelevalve andmekogu pidamise üle ja kaebuste lahendamise kord

  (1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teevad vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

  (2) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.

  (3) Andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks esitatud kaebusi lahendab vastutav töötleja. Kaebuse läbivaatamise tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

§ 19.   Andmekogu pidamise lõpetamine

  (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Keila Linnavalitsus.

  (2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse:
  1) andmete üleandmine teise andmekogusse või avalikku arhiivi või
  2) andmete kuulumine hävitamisele ning
  3) andmete üleandmise või hävitamise tähtaeg.

8. peatükk RAKENDUSSÄTTED 

§ 20.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Lisa  Spoku andmete koosseis
[RT IV, 19.02.2021, 2 - jõust. 22.02.2021]