Saaremaa valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu põhimäärus
Vastu võetud 05.01.2021 nr 1
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 ning Saaremaa Vallavolikogu 24. mai 2018. a määruse nr 29 „Saaremaa valla andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise volituse andmine“ § 1 alusel.
§ 1. Määruse reguleerimisala
(1) Määrusega asutatakse Saaremaa valla (edaspidi vald) ametiasutuse Saaremaa Vallavalitsuse taotluste esitamise ning menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
(2) Andmekogu ametlik nimetus on „Saaremaa valla taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu“.
(3) Andmekogu lühinimi on „SV-SPOKU“.
§ 2. Andmekogu eesmärk
(1) Andmekogu pidamise eesmärgiks on:
1) luua elektrooniline keskkond taotluste esitamiseks ja/või menetlemiseks;
2) tagada valla eelarvest antavate toetuste sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
3) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle;
4) tõhustada ja optimeerida vallavalitsuse menetlusprotsesse;
5) võimaldada andmete ristkasutust riiklike andmekogudega;
6) tõhustada vallavalitsuse sisest asjakohast infovahetust.
(2) Andmekogu kasutatakse muuhulgas teabeväravana, mille kaudu pakutakse juurdepääsu kohaliku omavalitsuse muudele e-teenustele.
§ 3. Andmekogu vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on valla ametiasutus Saaremaa Vallavalitsus (edaspidi ametiasutus).
(2) Vallavanem määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostajad, andmekogu kasutajad, kellel on andmekogule valdkondlik püsijuurdepääsuõigus ning andmekogu peakasutajad, kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi ning kasutajarolle.
(3) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;
2) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
3) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
4) korraldab sisestatud taotluste õigsuse kontrolli;
5) korraldab taotluste menetlemist;
6) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
7) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
8) edastab vajadusel taotlused kooskõlastajale täiendavaks kooskõlastamiseks;
9) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
10) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(4) Andmekogu kasutaja:
1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid või andmekogu kasutamisega seotud ülesandeid.
§ 4. Andmekogu volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja on andmekogu majutaja, kelle kohustused, ülesanded ja vastutus määratakse kindlaks lepinguga.
(2) Volitatud töötleja eelkõige:
1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;
2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
3) täidab vastutava töötleja korraldusi;
4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
5) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
6) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
7) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
8) peab digitaalselt arvestust andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle.
§ 5. Andmekogu pidamine
(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Andmekogu on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).
§ 6. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, terviklikkuse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K1T1S2.
§ 7. Andmete töötlemise nõuded
(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus korraldab vastutav töötleja ebaõigete andmete parandamise 1 (ühe) tööpäeva jooksul.
(3) Andmekogusse sisenemine ning andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 1 (üks) aasta.
(4) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt varukoopiate tegemise. Varukoopiaid säilitatakse 1 (üks) aasta.
§ 8. Kogutavad andmed
(1) Andmekogusse kogutakse andmed:
1) taotlemise ning menetluse käigus tekkivate andmete kohta;
2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;
3) andmekogu pidamise ja järelevalve kohta.andmekogu pidamise ja järelevalve kohta.
(2) Detailne andmete koosseis on toodud määruse lisas.
§ 9. Andmeandjad
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmekogudelt ja andmeandjatelt:
1) taotluse esitajalt;
2) taotlusega seotud isikult;
3) vastutavalt töötlejalt esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta;
4) rahvastikuregistrist;
5) kinnistusraamatust;
6) aadressiandmete süsteemist;
7) äriregistrist;
8) Eesti Hariduse Infosüsteemist;
9) kutseregistrist;
10) maakatastrist.
§ 10. Andmevahetus
X-tee kaudu sooritatakse automaatselt järgmisi päringuid:
1) rahvastikuregistrist isikukoodi alusel eesnime, perekonnanime, elukoha ja suhete kohta;
2) äriregistrist registrikoodi alusel füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta;
3) aadressiandmete süsteemist objekti aadressi kohta;
4) kinnistusraamatust isiku kinnistu kohta;
5) Eesti Hariduse Infosüsteemist õpilaste kohta;
6) kutseregistrist kutsetunnistuste kohta;
7) maakatastrist katastritunnuse kohta.
§ 11. Andmete õiguslik tähendus
(1) Andmekogusse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2) Andmetel on õiguslik tähendus, kui neile on õiguslik tähendus antud seadusega.
§ 12. Juurdepääs andmekogu andmetele
(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
1) taotluse esitajal ja taotlejal on juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandlusega seotud andmetele;
2) taotlusega seotud isikul on juurdepääs iseenda andmetele;
3) seaduslikul esindajal on juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetava andmetele;
4) vastutava töötleja õiguste teostajal ja volitatud töötlejal on juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele.
§ 13. Andmekogu andmetele juurdepääsu korraldamine
(1) Kolmanda isiku kohta andmekogust väljavõtete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Vastutav töötleja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed kolmandale isikule õigusliku aluse olemasolul.
(2) Andmete väljastamine on tasuta.
(3) Vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
§ 14. Andmete säilitamine
(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.
(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse ametiasutuse dokumendihaldussüsteemis vastavalt kinnitatud dokumentide liigitusskeemile.
§ 15. Järelevalve andmekogu pidamise üle
Andmekogu pidamise täitmist kontrollivad vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 16. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Saaremaa Vallavalitsus. Enne andmekogu lõpetamist kooskõlastatakse andmekogu tehniline dokumentatsioon avaliku teabe seaduses sätestatud korras.
(2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg.
§ 17. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Mikk Tuisk
vallavanem
Liis Juulik
vallasekretär
Lisa Andmekogusse kantavate andmete loetelu
Facebook
Twitter