Järva-Jaani valla kalmistute registri asutamine ja registri pidamise põhimääruse kinnitamine
Vastu võetud 29.02.2012 nr 4
jõustumine 01.04.2012
Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse § 433, § 434, § 435 lõike 1 ja kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2 alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Registri asutamine ja nimi
(1) Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse register ametliku nimetusega „Järva-Jaani valla kalmistute register” (edaspidi register).
(2) Registri asutab, selle põhimääruse kehtestab ja muudab Järva-Jaani Vallavolikogu (edaspidi volikogu).
(3) Registri omanik on Järva-Jaani vald.
§ 2. Reguleerimisala
(1) Kalmistu register põhimäärusega kehtestatakse registrisse kogutavate andmete koosseis ning registri pidamise, selle järelevalve ja lõpetamise kord.
(2) Registrisse kogutakse andmeid ainult valla haldusterritooriumil asuvate kalmistute kohta.
§ 3. Mõisted
Käesolevas määruses ja registris kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1) hauaplats või plats – maa-ala ühe või mitme surnukeha matmiseks kirstus või tuhaurnis;
2) jälgitav hauaplats – hooldamata hauaplats, mille suhtes on algatatud akteerimismenetlus;
3) akteeritud hauaplats – plats milline on läbi jälgimise protseduuri (1 aasta jooksul) võõrandatud hauaplatsi kasutajalt;
4) hauaplatsi kasutaja – isik, kellel on matmiskoha kasutamise õigus;
5) kalmistu haldaja – kalmistu kasutamist korraldav asutus;
6) maetu – kalmistule maetud põrm;
7) Haudi – kalmistute veebipõhine infosüsteem.
§ 4. Registri pidamise eesmärk
Registri pidamise eesmärgid on:
1) hõlbustada igapäevast tööd kalmistutel ja viia sisse paberivaba asjaajamine;
2) süstematiseerida Järva-Jaani valla kalmistutel asuvate hauaplatside ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
3) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
5) luua tänapäevane infosüsteeme, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav register, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
6) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats;
7) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid kalmistute registri avaliku vaate või riigiportaali vahendusel.
§ 5. Registri pidamise põhimõtted
(1) Registri peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seadusega, isikuandmete kaitse seaduse ja Järva-Jaani valla kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.
(2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.
(3) Registri pidamisel tuginetakse kehtivatele riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.
2. peatükk REGISTRI PIDAMINE JA ANDMED
1. jagu Registri pidamine
§ 6. Registri pidamise viis
(1) Registrit peetakse veebipõhise andmekoguna.
(2) Andmeid töödeldakse digitaalselt andmekogu pidamise tarkvaraga Haudi.
(3) Tarkvara koosneb:
1) infosüsteemist Haudi;
2) temaga liidestatud kalmistute portaalist.
(4) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest põhilistest moodulistest:
1) hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamise moodul;
2) matuse registreerimise moodul;
3) hauaplatsi kasutajate haldamise moodul;
4) arhiivi kiirsisestuse moodul;
5) hauaplatside akteerimise moodul;
6) kaardimoodul.
§ 7. Registri pidamise kulud
Registri majutamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse valla eelarves tsentraliseeritud infotehnoloogia kuludeks ette nähtud vahendite arvelt.
§ 8. Registrisse kantud andmete kaitse
(1) Registri turvaklass on K2T1S1.
(2) Registri turbeaste on keskmine (M).
(3) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.
§ 9. Vastutav töötleja
(1) Registri vastutav töötleja on Järva-Jaani vald. Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri tööd;
2) korraldab registri pidamist reguleerivate õigusaktide eelnõude ning registri pidamiseks vajalike kordade jm dokumentatsiooni koostamist ja kehtestamist;
3) korraldab ja juhib registri kasutuselevõttu ning registri tarkvara majutamist või rentimist;
4) sõlmib registri volitatud töötlejaga lepingu andmete töötlemiseks;
5) volitab töötajaid ja määrab nende ülesanded volitatud töötleja õiguste ning kohustuste täitmiseks;
6) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
7) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle;
8) tagab õigustatud isikute juurdepääsu andmetele;
9) lahendab registri pidamisel tekkinud küsimusi;
10) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest;
11) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.
§ 10. Volitatud töötleja
(1) Registri volitatud töötleja on registri kasutaja, kellele vastutav töötleja on andnud registri kasutamise õiguse.
(2) Volitatud töötleja:
1) osaleb registri juurutamisel;
2) täidab vastutava töötleja korraldusi registri pidamisel;
3) töötleb andmeid ning vastutab nende ajakohasuse ja õigsuse eest;
4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks;
5) teavitab kohe vastutavat töötlejat ebaõigetest andmetest, mille parandamine ei ole tema pädevuses, registri pidamisel tekkinud probleemidest ja talle teatavaks saanud andmete mittesihipärase kasutamise juhtudest.
2. jagu Registri ülesehitus ja registrisse kogutavad andmed
§ 11. Registri ülesehitus
(1) Registri koosseisu kuuluvad käesoleva paragrahvi lõigetes 2-3 nimetatud andmed:
(2) Kalmistuseadusest tulenevad põhiandmed:
1) maetud isiku andmed;
2) hauaplatsi andmed;
3) hauaplatsi kasutaja andmed.
(3) Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad muud andmed:
1) kalmistu üldandmed ja struktuur;
2) platsi kasutuslepingu andmed;
3) kalmistu töötajate andmed;
4) hinnakiri;
5) päevaraamat.
(4) Kalmistu hauaplatsi kohta kogutakse registrisse järgmised andmed:
1) kalmistuosa;
2) kalmistu kvartal;
3) hauaplatsi aadress (rida, koht või ainult koht);
4) hauaplatsi staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu);
5) kirstukohtade arv hauaplatsil;
6) hauaplatsi tüüp (kirstuplaat, urniplats, urnimüür);
7) kultuurimälestise liik (ajaloo- arheoloogia- või arhitektuurimälestis);
8) kultuurimälestiste registri number;
9) kirstu või urni materjal;
10) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete lühikirjeldus.
(5) Maetu andmed:
1) perekonnanimi;
2) eesnimi;
3) sünniaeg;
4) surmaaeg;
5) matmisaeg;
6) hauaplatsi aadress kalmistul;
7) isikukood;
8) matmisviis;
9) hauakoht platsil;
10) lisateave.
(6) Hauaplatsi kasutaja andmed:
1) perekonnanimi;
2) eesnimi;
3) isikukood;
4) postiaadress;
5) telefoninumber või mobiiltelefoni number;
6) e-posti aadress.
(7) Juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja kohta registreeritakse:
1) äriregistrikood;
2) juriidilise isiku nimetus;
3) kontaktisiku nimi ja tema kontaktandmed.
(8) Registri detailne andmekoosseis on esitatud RIHA-s: https://riha.eesti.ee/riha/main/inf/kalmistute_register
3. jagu Andmete kandmine registrisse
§ 12. Andmete alusdokumendid
(1) Registrisse kantavate andmete alusdokumendid on:
1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
2) platsi kasutajate andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
3) kalmistu hauaplatside register;
4) jälgimis- ja akteerimisprotokoll ja akt;
5) hooldusteenuse taotlus;
6) hauaplatsi kasutamise leping;
7) platsi kasutajaks saamise taotlus avalikust veebist;
8) kiriku- või kalmisturaamatud.
(2) Andmete registrisse kandmise aluseks on isiku avaldus/taotlus, mis on esitatud kalmistute registri avalikust veebiportaalist, paberkandjal või suusõnaliselt kalmistu kontoris.
§ 13. Andmete registrisse kandja ja tähtajad
(1) Määruses nimetatud andmete registrisse kandmise ning uuendamise kohustus on volitatud töötlejal.
(2) Volitatud töötlejal on õigus keelduda andmete registrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega. Volitatud töötlejal on õigus teha järelevalve eesmärgil päringuid riigi registritest § 11 lõike 6 punktides 1 ja 2 nimetatud andmete osas.
(3) Uue hauaplatsi loomisel kannab volitatud töötleja selle andmed registrisse, sidudes need kaardiga.
(4) Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud registris teeb volitatud töötleja vastavalt vajadusele.
(5) Määruse §-s 11 lõike 3 punktis 1 toodud andmed kannab registrisse volitatud töötleja kohe, kui andmed on muutunud.
(6) Määruse §-s 11 toodud andmed kannab registrisse volitatud töötleja hauaplatsi kasutaja teenindamise ja matuse vormistamise käigus.
(7) Kui hauaplatsi kasutamise taotlus on esitatud kalmistute portaali kaudu, siis kannab volitatud töötleja § 11 lõikes 6 nimetatud andmed registrisse kolme tööpäeva jooksul alates andmete saamisest.
(8) Määruse §-s 11 lõike 2 punktides 2 ja 3 ning lõike 3 punktis 2 nimetatud andmete muutumise korral uuendab volitatud töötleja registri kohe, et tagada nende aktuaalsus.
(9) Järva-Jaani valla kalmistute paberkandjatel olevad hauaplatside andmed sisestab volitatud töötleja registrisse ja seostab kaardiga selleks kokkulepitud perioodi jooksul.
§ 14. Ebaõigete andmete parandamine
(1) Kui volitatud töötleja avastab registrist ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
(2) Kui ebaõiged andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab volitatud töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.
§ 15. Andmete õigsuse tagamine
Volitatud töötleja vastutab registrisse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.
4. jagu Andmete õiguslik tähendus ja juurdepääs andmetele
§ 16. Andmete õiguslik tähendus
Registrisse kantud andmetel on informatiivne tähendus.
§ 17. Andmetele juurdepääsu õigus
(1) Kalmistuportaalis on avalikkusel võimalik tutvuda järgmiste registrisse registreeritud andmetega:
1) kalmistu üldandmed;
2) maetute andmed;
3) kalmistute kaardid;
4) kalmistuteenuste hinnakiri;
5) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed;
6) jälgitavad platsid ja nende platside kasutajate nimed ja platsi pildid ja akteeritud hauaplatside andmed.
(2) Kalmistuportaalis ei kuvata § 11 lõike 2 punktis 3 ja lõike 3 punktis 2 ning lõike 5 punktides 7-10 nimetatud andmeid.
(3) Kalmistuportaalis on võimalik teha otsinguid:
1) maetu ees- või perekonnanime alusel;
2) maetu sünni- või surma- või matusekuupäeva alusel.
(4) Kaardiga seostatud hauaplatsi puhul on võimalik kuvada otsingutulemus kalmistu kaardil.
(5) Kalmistuportaali kaardimoodulis on võimalik teha otsinguid:
1) hauaplatsi asukoha (kalmistuosa, kvartal, rida, koht) järgi;
2) maetu nime ja matmise kuupäeva järgi;
3) näha hauaplatsi staatusi: kasutuses plats, jälgitav plats, akteeritud plats, kõlbmatu plats, vaba plats, kultuurimälestisega plats.
(6) Kalmistuportaalis on võimalik esitada avaldusi hauaplatsi kasutaja registreerimiseks ning hauaplatsi hooldamise teenuse tellimiseks.
(7) Registreeritud hauaplatsi kasutaja näeb kõiki endaga seotud registrisse kantud hauaplatside andmeid riigiportaali või kalmistute veebi vahendusel.
(8) Registreeritud hauaplatsi kasutaja võib teha avalduse endaga seotud hauaplatsidele maetute andmete parandamiseks.
(9) Registrisse kantud andmed väljastatakse järgmiselt:
1) andmesubjekti kohta käivad andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega;
2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.
§ 18. Registri kasutamise õiguse andmine
(1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.
(2) Vastutava töötleja määratud peaadministraator loob kasutajakonto (edaspidi konto) registri volitatud töötlejale.
(3) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale avalduse, milles märgib järgmised andmed:
1) volitatud töötleja ees- ja perekonnanimi;
2) volitatud töötleja isikukood;
3) kalmistu, mille andmeid soovib töödelda;
4) loetelu registri pidamisega seotud ülesannetest;
(4) Vastutav töötleja teavitab konto loomisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud avalduse saamisest.
(5) Kui registri kasutamise õiguse taotleja on juriidiline isik, siis taotleb ta konto loomist kõigile enda alluvuses töötavatele isikutele, kellel on töökohustuste tõttu vaja registrit kasutada.
(6) Registri kasutamise õiguse saanud isikut käsitatakse registri volitatud töötlejana.
§ 19. Registri kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine
(1) Konto ennetähtaegseks sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud töötleja vastutavale töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
1) volitatud töötleja ees- ja perekonnanimi;
2) registri kasutamise õiguse lõppemise aeg.
(2) Vastutav töötleja sulgeb konto hiljemalt lõike 1 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval tööpäeval.
(3) Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
4) konto kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmete registrisse kandmine ei ole enam isiku ametiülesanne.
3. peatükk JÄRELEVALVE JA REGISTRI PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 20. Järelevalve registri pidamise üle
(1) Järelevalvet registri pidamise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtajaks.
§ 21. Registri pidamise lõpetamine
(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Järva-Jaani Vallavolikogu.
(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3) Registri likvideerimisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi või nende hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.
(5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse vastav akt.
4. peatükk RAKENDUSSÄTTED
§ 22. Registri moodustamine
(1) Registri moodustamisel võetakse aluseks kalmistute kohta peetavatesse perekondade ja koguduste matuseraamatutesse kantud andmeid.
(2) Lõikes 1 nimetatud paberkandjal olevad andmed kannab volitatud töötleja registrisse jooksvalt hauaplatside andmete korrastamise käigus
(3) Isikul on õigus kontrollida andmete olemasolu registris ja esitada volitatud töötlejale taotlus andmete parandamiseks või täiendamiseks. Volitatud töötleja kontrollib saadud andmeid ning kannab andmed andmeandja poolt esitatud kujul registrisse või teatab isikule andmete registrisse kandmata jätmise põhjustest ühe kuu jooksul alates isikult avalduse saamisest.
§ 23. Määruse jõustumine
Määrus jõustub 1. aprillil 2012. a.
Margus Vaas
Volikogu esimees
Facebook
Twitter