KOV määruste valdkondlik liigitus: Rahandus ja eelarve → Finantsjuhtimine

Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Haapsalu linna raamatupidamise sise-eeskiri

Vastu võetud 14.11.2018 nr 11
RT IV, 22.11.2018, 3
jõustumine 25.11.2018

Muudetud järgmiste aktidega (näita)

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lg 1 p 3, raamatupidamise seaduse § 11 ja rahandusministri 11. detsembri 2003 määruse nr 105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Haapsalu linna kui kohaliku omavalitsusüksuse raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk, kohaldamine ja alus

  (1) Haapsalu linna raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi eeskiri) eesmärgiks on Haapsalu linna kui raamatupidamiskohustuslase (edaspidi linn) raamatupidamise ja finantsaruandluse korra kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.

  (2) Haapsalu linn riigi raamatupidamiskohustuslasena korraldab oma ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste raamatupidamist ja finantsaruandlust tsentraliseeritult Haapsalu Linnavalitsuse (edaspidi ametiasutus) kaudu, mis on iseseisev raamatupidamisüksus.

  (3) Haapsalu Linnavalitsuse, kui ametiasutuse hallatavad asutused (edaspidi allasutused) on:
  1) Haapsalu Kesklinna Lasteaiad;
  2) Haapsalu Vanalinna Lasteaiad;
  3) Haapsalu Põhikool;
  4) Haapsalu Linna Algkool;
  5) Ridala Põhikool;
  6) Uuemõisa Lasteaed-Algkool;
  7) Läänemaa Spordikool;
  8) Cyrillus Kreegi nimeline Haapsalu Muusikakool;
  9) Haapsalu Kunstikool;
  10) Haapsalu Noorte Huvikeskus;
  11) Lääne Maakonna Keskraamatukogu;
  12) Haapsalu Kultuurikeskus;
  13) Haapsalu Sotsiaalmaja;
  14) Haapsalu Hariduse Tugiteenuste Keskus.
[RT IV, 09.01.2026, 1 - jõust. 12.01.2026]

  (4) Eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast. Eeskirjas kirjeldatud arvestuspõhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (RTJ) ja avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendist (edaspidi FA juhend).

2. peatükk KONTOPLAAN 

§ 2.   Kontoplaan

  (1) Ametiasutuses ja allasutustes on kasutusel juhendiga kehtestatud kontoplaan ning vajadusel kasutatakse täiendavaid allkontosid ja projektitunnuseid.

  (2) Eelarve liigendamisel kasutatakse eelarvetunnust, tegevusalatunnust, projektitunnust ja teostajatunnust.

3. peatükk ARUANDED 

§ 3.   Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted

  (1) Haapsalu linn koostab konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande lähtudes raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest aastaaruandele ning juhendis esitatud arvestuspõhimõtetest.

  (2) Kui RTJ-s esitatud arvestuspõhimõtted erinevad juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel juhendis sätestatud arvestuspõhimõtetest.

§ 4.   Aruannete esitamine

  (1) Haapsalu Linnavalitsus koostab ja kiidab heaks konsolideeritud majandusaasta aruande. Linnapea allkirjastab aruande digitaalselt. Linnavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Haapsalu Linnavolikogule kinnitamiseks. Haapsalu Linnavolikogu kinnitab aruande oma otsusega.

  (2) Saldoandmik ja makseandmik koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt juhendis kehtestatud korras ja tähtaegadeks.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (3) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.

  (4) Haapsalu Linnavalitsuse ja allasutuste eelarvet ja eelarve täitmise aruandlust kajastatakse eelarvestamise tarkvaras Veera.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (5) Maksudeklaratsioonid- ja aruanded koostatakse ja esitatakse allasutuste raamatupidajate poolt Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

  (6) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

§ 5.   Informatsioon seotud isikutega tehtud tehingute kohta

  (1) Aastaaruandes avaldatakse informatsioon järgmiste isikutega (edaspidi seotud isikud) tehtud tehingute kohta, mis ei vasta õigusaktidele või raamatupidamiskohustuslase sisedokumentide üldistele nõuetele või turutingimustele:
  1) kõrgema juhtorgani ja tegevjuhtkonna liikmed, kelleks on linnavolikogu liikmed, linnavalitsuse liikmed, linna allasutuste juhid, linna tütarettevõtete juhatuse ja nõukogu liikmed ja kõigi eelnimetatute pereliikmed, kelleks loetakse abikaasa, elukaaslane ja laps;
  2) sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud, kelle üle käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud isikutel üksi või koos pereliikmetega on valitsev või oluline mõju.

  (2) Aastaaruandes avaldatakse informatsioon linna olulise mõju all olevate sihtasutuste, mittetulundusühingute ja äriühingutega, kes ei ole avaliku sektori üksused, tehtud tehingute kohta.

  (3) Tehingud, mis tuleb aastaaruandes avaldada kirjendatakse raamatupidamisarvestuses järgmiselt:
  1) Eeskirja § 5 lõikes 1 punktis 1 nimetatud isiku korral tehingupartneri koodiga 800601;
  2) Eeskirja § 5 lõikes 1 punktis 2 nimetatud isiku korral tehingupartneri koodiga 800301 või 800501;
  3) Eeskirja § 5 lõikes 2 nimetatud isiku korral tehingupartneri koodiga, mis algab numbriga 0 kuni 6 ja mille neljas number on 6 või 7.

  (4) Eeskirja § 5 lõike 1 alusel avaldatavate tehingutega seotud raamatupidamise algdokumendi menetlemisel esitavad dokumentide koostajad, kooskõlastajad ja kinnitajad dokumendil kommentaari „tehing seotud isikuga". Algdokumentide menetlemisel elektroonilises raamatupidamise algdokumentide menetlemissüsteemis tuleb kommentaar lisada kommentaari lahtrisse. Kommentaariga dokument esitatakse finantsosakonnale, kes selle alusel kajastab tehingut eeskirja §5 toodud seotud isiku tehingupartneri koodiga.

  (5) Aastaaruandes avaldatakse FA juhendi § 49¹ lõigetes 5 ja 6 sätestatud informatsioon.

4. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS 

§ 6.   Raamatupidamise struktuur

  (1) Haapsalu linna kui riigi raamatupidamiskohustuslase iseseisvaks raamatupidamisüksuseks on Haapsalu Linnavalitsus ametiasutusena.

  (2) Ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste igapäevast majandustegevust juhib ametiasutuse või hallatava asutuse juht (linnapea, juhataja, direktor).

  (3) Hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse ametiasutuses tsentraliseeritult.

  (4) Haapsalu linna raamatupidamise eest vastutab linnapea. Haapsalu linna igapäevast finantsmajanduslikku tegevust korraldab finantsosakond, mida juhib finantsjuht.

  (5) Ametiasutuse ja allasutuste raamatupidamist ja aruandlust korraldab vahetult ametiasutuse pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis ja kellele alluvad ametiasutuse raamatupidajad.

  (6) Ametiasutuse ja allasutuste raamatupidamist peavad ametiasutuse raamatupidajad, kelle tööülesanded kajastuvad nende ametijuhendites ja töölepingutes.

§ 7.   Varade ja kohustuste kajastamine

  (1) Ametiasutuste ja allasutuste vara, nõudeid, finantsinvesteeringuid, kohustusi kajastatakse tsentraliseeritult ametiasutuse koondbilansis eristades need ametiasutusele või allasutusele ainuomase tunnuskoodiga.

  (2) Vara kajastatakse ametiasutuse bilansis selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldeeskirja mõistes üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majandusliku tulu. Varade üle peetakse analüütilist arvestust selle ametiasutuse või allasutuse lõikes, kes vara kasutab.

  (3) Nõuded kajastatakse üldjuhul ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga. Nõuete üle peetakse arvestust selle ametiasutuse või allasutuse lõikes, kes esindab omavalitsust nõude sissenõudmisel.

  (4) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse bilansis.

  (5) Kohustused kajastatakse üldjuhul ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga. Kohustuste üle peetakse analüütilist arvestust selle ametiasutuse või allasutuse lõikes, kes on kas juriidiliselt kohustatud antud kohustust täitma või on varasema tegevuse käigus neid kohustusi täitnud.

  (6) Laenud kajastatakse ametiasutuse bilansis.

  (7) Bilansis ei kajastata varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustuste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse ametiasutuse raamatupidamise aastaaruandes.

§ 8.   Tulude ja kulude kajastamine

  (1) Saadud maksud kajastatakse ametiasutuse tuludes vastavalt edasiandja esitatud teatisele.

  (2) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse iseseisva raamatupidamisüksuse tulemiaruandes selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas. Arvestust tulude osas peetakse ametiasutuse või allasutuse lõikes eraldi.

  (3) Kulud kajastatakse selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, kelle tegevuseks kulu kasutati. Kui omavalitsuse üks asutus finantseerib teise üksuse kulusid, annab finantseerija vastavad kulud üle nendele, kes selle kulu eest kaupu, teenuseid või muid hüvesid said. Arvestust kulude osas peetakse vastava ametiasutuse või allasutuse lõikes eraldi.

  (4) Varast või kohustusest otseselt tekkivad tulud ja kulud kajastatakse üldjuhul selle ametiasutuse või allasutuse tunnuskoodiga, millega on kajastatud vastav vara või kohustus. Arvestust nimetatud tulude ja kulude osas peetakse vastava ametiasutuse või allasutuse lõikes eraldi.

  (5) Allasutusele siirdena edasiantud põhivara sihtfinantseerimise toetust kajastatakse kulutaja teatise alusel ametiasutuse tuludes, järgides tekkepõhisuse printsiipi (FA juhendi § 25 lõige 3)

§ 9.   Raamatupidamise algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

  (1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav digitaalne või paberkandjal kirjalik tõend, millega saab tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust ning millel peavad olema järgmised andmed (raamatupidamise seaduse § 7):
  1) dokumendi number;
  2) tehingu toimumise kuupäev;
  3) tehingu majanduslik sisu ja kirjeldus;
  4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);
  5) tehingu osapoolte nimed;
  6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

  (2) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

  (3) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud allkirjaga paberil, digiallkirjaga või e-arvete operaatori dokumendihalduse infosüsteemis kulusid tegema volitatud isiku või allasutuse juhi; vastava valdkonna aselinnapea või linnapea ning raamatupidaja poolt. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama täiendavalt projektijuht.
[RT IV, 09.01.2026, 1 - jõust. 12.01.2026]

  (4) Ametiasutuses on kulusid tegema volitatud isikud määratud eelarve halduse infosüsteemis Veera vastavalt ametikohtadele ja alaeelarvetele. Juhul, kui kulusid tegema volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud, siis kontrollib ja kinnitab kuludokumendid vastava valdkonna aselinnapea või linnapea.
[RT IV, 09.01.2026, 1 - jõust. 12.01.2026]

  (5) Allasutustes on kulusid tegema volitatud isikuks allasutuse juht.
[RT IV, 09.01.2026, 1 - jõust. 12.01.2026]

  (6) Juhul, kui allasutuse juht või linnapea viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis allkirjastab arved asendama määratud isik või vastava valdkonna aselinnapea.

  (7) Kulusid tegema volitatud isik kontrollib, et:
  1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;
  2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele ja tellimustele;
  3) tehing on õiguspärane;
  4) tehing on kooskõlas kinnitatud linna eelarvega;
  5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;
  6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.
  7) e-arvete dokumendihalduse infosüsteemis oleks dokumendile lisatud eelarve tegevusala, projektitunnus ja teostaja (kulusid tegema volitatud isiku) nimi.
  8) tehing on kooskõlas riigihankeseadusega ja kajastab riigihankeregistri viitenumbrit

  (8) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:
  1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;
  2) tekkepõhise perioodi;
  3) saaja andmete, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontrolli selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;
  4) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;
  5) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt;
  6) maksetähtajast kinnipidamise.

  (9) Rahaliste ülekannete tegemisel, välja arvatud Haapsalu linna ametiasutuste ja allasutuste vahelised sisesed arveldused, osaleb alati 2 isikut. Lisaks finantsosakonna töötajale, kes sisestas algdokumendi ja kontrollis algdokumendi õigsust, kinnitab rahalise ülekande õigsust teine raamatupidaja või pearaamatupidaja või finantsjuht.

  (10) Rahalise ülekande kinnitaja kontrollib maksekorralduse olemasolu raamatupidamise arvestussüsteemis ja selle vastavust käesolevale korrale.

  (11) Sularaha kassa on Haapsalu Linnavalitsuses, Haapsalu Kultuurikeskuses, Haapsalu Sotsiaalmajas ja Lääne Maakonna Keskraamatukogus. Ametiasutuse kassa väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule, pearaamatupidaja ning linnapea. Allasutuse kassa väljaminekuorderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule allasutuse juht.

  (12) Allasutuste sularaha väljamaksed kassast tehakse üldjuhul ainult allasutuse pangakontole. Haapsalu Linnavalitsuse sularaha väljamakseid tehakse üldjuhul ainult pangakontole ja sotsiaaltoetuste saajatele.

  (13) Pangakaardiga tehingute korral sõlmib finantsjuht asutuse juhi ettepanekul pangas volitatud isikule maksevahendina kasutatava personaalse deebetkaardi, määrates tehingute päeva- ja kuulimiidi. Deebetkaardi sularaha limiit on null eurot. Volitatud isik teostab deebetkaardiga majandustoimingud ja hiljemalt järgmisel tööpäeval esitab asutuse juhi poolt kinnitatud ostutšekid raamatupidajale.

5. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED 

§ 10.   Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

  (1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse failina.

  (2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

  (3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:
  1) majandustehingu kuupäev;
  2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;
  3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;
  4) majandustehingu lühikirjeldus;
  5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

  (4) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:
  1) registrid;
  2) ost;
  3) müük;
  4) arveldus sh kassa- pangaarveldused, aruanded;
  5) raamatupidamine sh aruande generaator, raamatupidamine, kontode käibeandmik, kontode saldoandmik, pearaamat;
  6) põhivara;
  7) palk.

  (5) Programmist tehakse igakuiselt väljatrükid ja säilitatakse paberkandjal
  1) panga kanded;
  2) kassa kanded;
  3) palgalehed.

  (6) Programmist tehakse aasta lõpu seisuga väljatrükk ja säilitatakse paberkandjal
  1) põhivarade nimekiri;
  2) bilansiväliste varade nimekiri;
  3) isikukonto kaardid.

  (7) Linna raamatupidamise registreid säilitatakse elektrooniliselt.

§ 11.   Algdokumentide käive

  (1) Raamatupidamise algdokumendid raha väljamaksete tegemiseks esitatakse ametiasutuse raamatupidamisele vastavalt alljärgnevas tabelise märgitule:

  (2) Hallatavate asutuste algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht või tema poolt volitatud isik.

6. peatükk VARADE ARVESTUS 

§ 12.   Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel

  (1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas ametiasutuse ja allasutuste arvelduskontodel.

  (2) Pangaoperatsioonide teostamiseks pangakontoris on esimese allkirja õigus linnapeal ning teise allkirja õigus finantsjuhil ja pearaamatupidajal.

  (3) Ülekannete teostamiseks pangakontoris peavad maksekorralduse allkirjastama esimese ja teise allkirjaõigusega isik.

  (4) Allkirjaõiguste ja limiitide määramise õigus pangaoperatsioonide teostamiseks internetipangas on antud linnapea volituse alusel finantsjuhile.

  (5) Elektroonilise pangaoperatsiooni teostamisel koostab üks finantsosakonna töötaja käesoleva eeskirja kohaselt kinnitatud algdokumendi alusel maksekorralduse ja ekspordib selle raamatupidamisprogrammist pangasüsteemi maksmiseks. Teine finantsosakonna töötaja kontrollib ja aktsepteerib maksekorraldused pangasüsteemis.

§ 13.   Sularahaoperatsioonide arvestus

  (1) Maksimaalseks kassalimiidiks Haapsalu Kultuurikeskuse kassas on 10 000 Eurot, muudel kassadel 5000 Eurot

  (2) Kassaoperatsioone teostab linnapea või allasutuse juhi poolt määratud isik, kelle ametijuhendis või töölepingus on kirjeldatud vastavad kohustused.

  (3) Allasutuse juht võib sularaha operatsioonide tegemise õiguse maksete kogumiseks nimekirjade alusel anda aruandvale isikule. Aruandva isikuga sõlmitakse materiaalse vastutuse leping. Aruandva isiku sularahalimiit on 500 Eurot. Kassaoperatsioone teostav aruandev isik esitab kord kuus aruande sularaha kogumise ja pangaarvele sissemaksete kohta raamatupidamisele.

  (4) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:
  1) kassa sissetuleku order;
  2) kassa väljamineku order;
  3) kassaraamat;
  4) sularaha tšekk;
  5) aruandva isiku aruanne.

  (5) Kassa väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule linnapea või allasutuse juht.

  (6) Kassa sissetuleku-ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha parandusi ega ülekirjutusi.

  (7) Allasutuses kirjutatakse välja kassaorderid, teostatakse kassatehingud ja kajastatakse need kassaraamatus. Allasutus kasutab kassaorderite ja kassaraamatu jaoks Saf´i programmi kassamoodulit.

  (8) Aruandvad isikud annavad sularaha kasutamisest aru vähemalt üks kord kuus avansiaruandega.

  (9) Sularahas tehtud kulutuste aruande alusel kantakse hüvitatavad summad kulutaja pangaarvele.

§ 14.   Tehingud pangakaartidega

  (1) Krediitkaarte maksevahendina üldjuhul ei kasutata. Krediitkaardi kasutamise õigus on Haapsalu Kultuurikeskusel. Maksimaalne limiit ühe krediitkaardi kohta on 1000 eurot. Krediitkaardi kasutamise õiguse ja limiidid määrab pangasüsteemis finantsjuht. Krediitkaartide limiitide summa koos arvelduskrediidi limiidiga ei tohi ületada volikogu poolt eelarveaastaks kehtestatud arvelduskrediidi limiiti. Krediitkaardi võlgnevused peavad olema tasutud aastavahetuse seisuga.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (2) Deebetkaartide kasutamise õiguse ja limiidid annab finantsjuht pangasüsteemis.

  (3) Kaardiga sularaha väljamakse kuulimiit ametiasutuse ja Haapsalu Kultuurikeskuse kontolt on maksimaalselt 15 000 eurot kuus. Muude allasutuste kontodelt sularaha väljamaksed ei ole lubatud.

  (4) Kaardi valdaja vastutab maksekaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Maksekaarti võib kasutada ainult töö- ja teenistusülesannete täitmiseks vajalike tehingute teostamiseks. Isiklike kulude tegemine maksekaardiga on keelatud.

  (5) Kaardi valdaja on kohustatud hüvitama maksekaardi mittesihipärase kasutamise ja kaardi valdaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.

  (6) Kaardi valdaja ei tohi anda maksekaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

  (7) Kaardi valdaja esitab raamatupidamisele tehtud tehingute algdokumendid koheselt peale tehingute teostamist. Algdokumendil peab olema selgitus kulu otstarbe kohta.

§ 15.   Nõuete ja kohustuste arvestus

  (1) Varad ja kohustused on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks, lähtudes sellest, kas vara või kohustuse eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.

  (2) Pikaajalised intressi mitteteenivad nõuded ja kohustused kajastatakse nüüdisväärtuses, kasutades diskontomäära 6% aastas.

  (3) Vähemalt iga kvartali lõpus hinnatakse nõuete laekumise tõenäosust. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul, kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit.

  (4) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud
  1) 90-180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;
  2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.

  (5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, millele kirjutavad alla raamatupidaja ja linnapea või allasutuse juht.

  (6) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Bilansis näidatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete konto jääki miinusmärgiga.

  (7) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, mil laekumine toimus ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

  (8) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki.

  (9) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu.

§ 16.   Ettemaksu arvestus

  (1) FA juhend § 15 lõike 8 kohaselt ettemakseid üldjuhul ei tehta. Kui ettemakse tegemine on vältimatu, siis kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksusumma ülekandmisel (esitatud, kuid maksmata ettemaksuarveid raamatupidamises ei kajastata).

  (2) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti.

  (3) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem kui 2000 eurot (ilma käibemaksuta).

§ 17.   Aruandvate isikutega arvelduste arvestus

  (1) Arveldusi aruandvate isikutega peetakse kontol “Kulude ettemaksed töövõtjatele”.

  (2) Analüütilist arvestust peetakse aruandvate isikute lõikes.

  (3) Majanduskuludeks antakse avanssi asutuse töötajatele vastavalt vajadusele sellekohase avalduse alusel. Avaldusele märgitakse avansi otstarve, finantsallikas ning lähetuse puhul ka lähetuskäskkirja number ja lähetuse aeg. Avalduse kinnitab asutuse juht.

  (4) Avanss kantakse aruandva isiku pangakontole.

  (5) Majanduskuludeks avanssi saanud isik on kohustatud esitama hiljemalt kolm päeva pärast naasmist kulude aruande, millele on lisatud kulutusi tõendavad korrektselt vormistatud originaaldokumendid.

  (6) Kui kuluaruanne on vormistatud korrektselt ning tehtud kulutused osutuvad põhjendatuks, kinnitab linnapea või allasutuse juht aruande. Juhul, kui aruandva isiku kulutused osutuvad suuremaks, kantakse tema pangakontole täiendavad rahalised vahendid vastavalt tegelikele kulutustele 5 kalendripäeva jooksul alates aruande esitamisest. Kõik tehtud lisakulud peavad olema põhjendatud, korrektselt dokumenteeritud ja linnapea või allasutuse juhi poolt kinnitatud.

  (7) Avansisummade ülejääk kuulub töötaja poolt tagastamisele asutuse pangakontole hiljemalt 5 kalendripäeva jooksul pärast aruande esitamist.

§ 18.   Sihtfinantseerimise arvestus

  (1) Sihtfinantseerimisena kajastatakse sihtotstarbeliselt antud ja teatud tingimustega seotud toetusi. Sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna tegevuskulude tegemise või põhivara soetamise perioodil, kui sihtfinantseerimise tingimustega ei kaasne sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk. Kui eksisteerib sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna vastava riski kadumisel.

  (2) Sihtfinantseerimist kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval, milleks loetakse maksetaotluse aktsepteerimise kuupäev (kulude abikõlbulikuks tunnistamise kuupäev).

  (3) Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summad sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksete kontodel.

  (4) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena.

  (5) Tegevuskulude sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse tulude ja kulude vastavuse printsiibist. Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna hetkel, kui selle laekumine on kindel (maksetaotlus on toetuse andja või vahendaja poolt aktsepteeritud), üksus on täitnud sihtfinantseerimisega seonduvaid lisatingimusi ning teinud kulutused, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.

  (6) Vastavalt FA juhendi § 26 lõikele 3 võib tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastada laekumisel kohe tuluna ja ülekandmisel kuluna, kui lepingujärgne summa ei ületa saadud ja antud sihtfinantseerimiste puhul 10000 eurot (FA § 41 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise kahekordne alampiir).
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (7) Põhivara sihtfinantseerimise korral lähtutakse sihtfinantseerimise kajastamisel brutomeetodist – sihtfinantseerimise abil soetatud vara võetakse bilansis arvele tema soetusmaksumuses ning varade soetamise toetuseks saadud sihtfinantseerimise summa kajastatakse bilansis tuluna kontoklassis 3502.

  (8) Vastavalt FA juhendi § 27 lõikele 1 kajastab omavalitsus avaliku sektori üksustelt saadud põhivara sihtfinantseerimist toetuse saamise tekkepõhisel momendil tuluna ning ei kasuta sel juhul tulude ajatamist põhivara kasuliku eluea jooksul.

  (9) Sihtfinantseerimise vahendamist kajastatakse tekkepõhise printsiibi järgi oma tuludes ja kuludes vastavalt FA juhendi § 25 lõikele 3.

  (10) Mitterahaliseks sihtfinantseerimiseks loetakse sihtfinantseerimist kolme osapoole tehingus, kui toetuse andja või vahendaja kannab raha üle otse kaupade või teenuste tarnijale, kellelt toetuse saaja kaupu või teenuseid saab ja sihtfinantseerimist, mille korral toetuse andja annab toetuse saajale üle kaupu või teenuseid ning sellega ei kaasne otseselt nende müük tarnija poolt.

  (11) Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade ja teenuste õiglases väärtuses. Kui sihtfinantseerimisena saadud kaupade ja teenuste õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis selle kohta raamatupidamiskandeid ei tehta. Teiselt avaliku sektori üksuselt saadud mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse vastavalt FA juhendi § 44 lõigetele 3 või 4.

§ 19.   Varude arvestus

  (1) Varud kantakse soetamisel kuluks ja peetakse laoarvestust koguseliselt nii raamatupidamises kui allasutustes.

  (2) Materjalid võib kanda kohe kuludesse, kui ostuarve summa ei ületa 5000 eurot ilma käibemaksuta.

  (3) Remondimaterjalide kuluks kandmisel alates 5000 eurot ilma käibemaksuta, remondiobjekti kohta, koostatakse materjalide kuluks kandmise akt.

  (4) Toiduained kantakse soetamisel kuluks. Toiduainete kulu analüütilist arvestust peetakse laoarvestuse infosüsteemis allasutustes.

§ 20.   Palkade tasude ja hüvitiste arvestus

  (1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on Haapsalu Linnavolikogu või Haapsalu Linnavalitsuse õigusaktid, asutuse juhi käskkiri, leping ja tööaja arvestamise tabel.

  (2) Palka makstakse üks kord kuus, hiljemalt jooksva kuu viimasel tööpäeval ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole. Töötajale võib maksta avanssi poole kuupalga ulatuses vastava taotluse alusel.

  (3) Puhkusetasu makstakse välja palgapäeval. Töötajale võib maksta taotluse alusel puhkusetasu eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist.

  (4) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse raamatupidamisele allasutuse juhi või personalitöö eest vastutava isiku poolt hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks.

  (5) Töötaja või teenistuja esitab raamatupidamisele avalduse, kus avaldab soovi üksikisiku tulumaksu arvestamise kohta. Avaldust võib esitada igakuuliselt hiljemalt 25-ndaks kuupäevaks.

  (6) Maksud peetakse palkadest kinni vastavalt kehtivatele maksuseadustele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.

  (7) Palgalehed koostatakse ametiasutuse ja allasutustes lõikes. Palgalehtede alusel trükitakse igakuuliselt tasuliikide jaotus ja tasuliikide tabel. Töötajale esitatakse palgateatis e-kirja teel.

  (8) Aruandeaasta kohta trükitakse iga töötaja kohta isikukonto.

§ 21.   Materiaalne põhivara

  (1) Materiaalseks põhivaraks loetakse varasid hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 10000 eurot ilma käibemaksuta maksumuses.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (2) Vara, mille kasulik tööiga on üle ühe aasta, kuid mille maksumus on 1000-10000 eurot ilma käibemaksuta maksumuses, kantakse vara kasutusele võtmise hetkel kulusse. ning võetakse arvele bilansiväliselt.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (3) Erandina võetakse bilansiväliselt põhivarana arvele varad, mille väärtus jääb alla 1000 euro ilma käibemaksuta maksumuses juhul, kui seda nõutakse finantseerimisprojektiga kaasnevas lepingu tingimustes;

  (4) Avalikus raamatukogus raamatuid põhivarana arvele ei võeta, vaid nende maksumus kantakse soetamisel kuludesse.

§ 22.   Materiaalse põhivara arvestus

  (1) FA juhendi § 40 lõike 1 alusel lähtutakse materiaalse põhivara arvestuses RTJ 5 esitatud nõuetest. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive (v.a tööjõukuludelt arvestatud maksud).

  (2) Põhivara rekonstrueerimisväljaminekud, mis pikendavad vara kasulikku tööiga ning tõstavad vara kvaliteeti või tööjõudlust üle algselt arvatud taseme, kapitaliseeritakse bilansis põhivarana.

  (3) Parendustega seotud kulutused lisatakse materiaalse põhivara soetusmaksumusele ainult juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele (RTJ 5 tähenduses) ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele ning kulutuse maksumus on vähemalt 10000 eurot ilma käibemaksuta maksumuses. Maa võetakse arvele soetusmaksumuses olenemata maksumusest. Parenduse lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (4) Põhivara jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulud kajastatakse tulemiaruandes perioodi kuluna.

  (5) Peremehetuks tunnistatud vara ja maakatastrisse kantud maad, mida ei ole ükski avaliku sektori üksus varem bilansis arvele võtnud, võetakse arvele põhivara ümberhindlusena olenemata tähtajast.

  (6) Materiaalse põhivara objekt võib koosneda üksteisest eristatavatest komponentidest, millel on erinevad kasulikud eluead.

  (7) Uusehitused ja jooksval aastal rekonstrueeritud hooned võetakse raamatupidamises arvele eraldi varaobjektidena koos inventarinumbriga.

  (8) Varaobjektile määratakse ehitus-ja linnakeskkonna osakonna poolt põhivara jaotuse põhivarakomponentideks ja kehtestatakse komponentide kulunormid vastavalt kasulikule elueale. Varaobjekti soetusmaksumuse jagamisel komponentideks lähtutakse olulisuse printsiibist.

  (9) Komponentide summaarne soetusmaksumus algab vähemalt põhivara kapitaliseerimise alampiirist ilma käibemaksuta.

  (10) Igal komponendil on oma inventarinumber, millest tulenevalt saab koondinfo põhivara kohta kasutades põhivara kogumi tunnust.

  (11) Linna teed, tänavad ja haljastused kuuluvad põhivarasse rajatistena, mille maksumuses kajastuvad neile tehtud kapitaliseeritavad kulud (tänavakatted, suuremahulised haljastuse rajamise kulud jms).

  (12) Teede ja rajatiste alune maa on eraldi arvel maana teises põhivaragrupis juhul, kui maa on linna omandusse saadud.

  (13) Eraldi põhivarana arvestatakse rajatiste grupis tänavavalgustust.

  (14) Põhivara investeeringuobjekti lõpetamise järgselt esitab ehitusspetsialist investeeringuobjekti lõpetamise akti, kus on näidatud objekti maksumus, kasutusiga ja vajadusel väljavahetatud osa proportsioon (%) põhivarast. Raamatupidamises pannakse rekonstrueeritud põhivara puhul põhivara soetusmaksumus ja kulum ning maha kantava osa andmed.

  (15) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

  (16) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul.

  (17) Amortisatsiooninormid uutele soetatud põhivaradele on järgmised:

  (18) Kasutatud varadele ja oluliselt erisugustele uutele põhivahenditele kehtestatakse asutuse juhi käskkirjaga konkreetne individuaalne amortisatsiooninorm.

  (19) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

  (20) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventeerimiskomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga ja kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks.

  (21) Inventeerimiskomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavate muudatuste tegemiseks.

  (22) Amortisatsiooni muutuste mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

  (23) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustamine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga. Põhivara rekonstrueerimisega seotud allahindlusakti kinnitab nende kulude tegemise eest vastutav isik.

  (24) Materiaalne põhivara võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või vastuvõtu-üleandmisakti alusel. Uusehitused ja põhivara rekonstrueerimised võetakse arvele soetusmaksumuses põhivara akti alusel. Ettepaneku vara arvele võtmiseks teeb nende kulude tegemise eest vastutav isik (volitatud isik).
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (25) Põhivara müük, tasuta üleandmine ja maha kandmine toimub Haapsalu linna põhimääruses ja Haapsalu linnavara valitsemise korras sätestatud tingimustel.

§ 23.   Osalused tütar-ja sidusettevõtjates ning mittetulundusühingutes

  (1) Tütarettevõtjat loetakse kontrolli all olevaks, kui aruandekohustuslane omab üle 50% tütarettevõtja hääleõiguslikest aktsiatest või osadest, on võimeline kontrollima tütarettevõtja tegevus- ja finantspoliitikat või omab õigust nimetada või tagasi kutsuda enamikku nõukogu liikmetest.

  (2) Sidusettevõtjaks loetakse ettevõtjat, milles omatakse hääleõigusega aktsiatest või osadest 20% kuni 50%. Osalusi tütar- ja sidusettevõtjate aktsiates ja osades kajastatakse kapitaliosaluse meetodil.

  (3) Aruandekohustuslase bilansis kajastatakse neid osalusi mittetulundusühingutes, mille üle raamatupidamiskohustuslasel on valitsev või oluline mõju. Osalused on bilansis kajastatud kapitaliosaluse meetodil.

§ 24.   Bilansiväline vara ja selle arvestus

  (1) Bilansiväliselt arvestatakse väheväärtuslikku vara, mille soetusmaksumus on 1000 eurot kuni 10000 eurot käibemaksuta maksumuses.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (2) Olenemata maksumusest peetakse nimekirjades arvestust arvutite, arvutikomplektide, mobiiltelefonide, rendile antud vara ja avaliku raamatukogu raamatute kohta.

  (3) Väikevara kantakse kulusse soetamise hetkel.

  (4) Raamatupidamises peetakse bilansiväliselt arvestust ametiasutuse ja allasutuste ning vastutavate isikute lõikes.

  (5) Varad võetakse arvele arve, ostu-müügilepingu või üleandmis-vastuvõtuakti alusel.

  (6) Vara müük ja maha kandmine toimub Haapsalu linna põhimääruses ja Haapsalu linnavara valitsemise korras sätestatud tingimustel.

7. peatükk PROJEKTIPÕHINE ARVESTUS 

§ 25.   Projektipõhine raamatupidamisarvestus

  (1) Ametiasutuses tegeleb struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud tulude ja nende arvel tehtavate kulude üle arvestuse korraldamisega linnapea poolt määratud projektijuht või selle puudumisel vastava valdkonna spetsialist.

  (2) Allasutustes tegeleb struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud tulude ja nende arvel tehtavate kulude üle arvestuse korraldamisega allasutuse juht või tema poolt käskkirjaga määratud projektijuht.

  (3) Projektijuhi teostab seoses projektipõhise raamatupidamise arvestusega järgmised toimingud:
  1) Esitab raamatupidamisele projekti rahastamise lepingu;
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]
  2) Jälgib projekti eelarvet ning kaasfinantseerimise vajadusel esitab Linnavalitsusele taotluse selle rahastamiseks;
  3) Lisaks kulusid volitama tehtud isikule ja asutuse juhile kinnitab oma allkirja, kuupäeva ja projekti nimetusega projekti kuludokumendid;
  4) Korraldab koostöös raamatupidamisega eraldi projektipõhist arvestust ja projekti rahastaja poolt ette nähtud originaaldokumentide arhiveerimise ning säilitamise vastavalt kehtivale korrale;
  5) Esitab määratud tähtajaks ja mahus projekti finantseerijale väljamaksetaotlused, vahe- ja lõpparuanded ning muud nõutavad dokumendid.

§ 26.   Projektipõhine kulude kajastamine

  (1) Tulenevalt perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seaduse § 22 ja perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seaduse § 24 tingimustest eristatakse toetuse kasutamisega seotud kulud raamatupidamises muudest kuludest ning kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja maksedokumentidest.

  (2) Projektiga seotud kulud kajastatakse raamatupidamise infosüsteemis eraldi projektitunnusega varustatud kontodel. Juhul, kui on mitu projekti, eristatakse kulud kõikide erinevate projektide lõikes.

  (3) Kinnitatud ja maksmisele esitatud dokumentidele kantakse raamatupidamise poolt peale raamatupidamise registrist tulenev kood. Projekti kulud eristatakse rahaliste allikate tunnuse järgi järgmiselt:
  1) Projekti abikõlbulikud kulud (toetusest ja abikõlblikust omafinantseeringust makstud);
  2) Projekti mitteabikõlblikud kulud.

  (4) Juhul, kui rahastaja (rakendusüksus) tunnistab projekti jooksul või pärast projekti abikõlblikuna deklareeritud kulud mitteabikõlblikuks, siis tehakse ka raamatupidamises vastav kanne.

§ 27.   Projektipõhine sihtfinantseerimise kajastamine

  (1) Toetust kajastatakse vastavalt RTJ nr 12 Valitsuspoolne abi ja FA juhendis kehtestatud reeglite järgi.

  (2) Sihtfinantseerimise kajastamisel kasutatakse brutomeetodit.

  (3) Raamatupidamise väljatrükkides eristatakse eri allikatest projekti jaoks saadud summasid.

  (4) Sihtfinantseerimise kohta avalikustatakse aastaaruandes järgmine info:
  1) sihtfinantseerimise kajastamisel rakendatav arvestuspõhimõte(brutomeetod);
  2) aruandeperioodil saadud varade ja tegevuskulude sihtfinantseerimise summad toetuse andjate lõikes;
  3) sihtfinantseerimisega seotud tingimuslikud kohustused;
  4) aruandeperioodil tagastatud või tagastamisele kuuluvad sihtfinantseerimise summad.

§ 28.   Projektist teenitav tulu

  Projektist teenitava tulu ja kulu kohta peetakse eraldi arvestust. Projektist saadav tulu eristatakse tulukontole ja kulukontole eraldi tunnuse lisamisega.

8. peatükk SIIRDED 

§ 29.   Siirded

  (1) [Kehtetu - RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (2) [Kehtetu - RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (3) Ametiasutus kajastab allasutusele finantseerimiseks ülekantud summasi antud siiretena eelarvest ja allasutustelt laekunud tulusid saadud siiretena eelarvesse. Samuti kajastatakse siiretena linna allasutuste vahelisi muid tehinguid.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (4) Omavalitsuse koondaruandes siirded elimineeritakse.

9. peatükk INVENTEERIMINE 

§ 30.   Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus

  (1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku jääki raamatupidamiskontodel kajastatuga. Teostaja finantsosakond.

  (2) Iga kuu lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu konto jääkidega. Teostajaks finantsosakond.

  (3) Kord kuus viiakse läbi maksunõuete- ja kohustuste võrdlus e-maksuameti kontokaartidega. Läbi viidud võrdlused fikseeritakse kirjalikult (analüütilisele dokumendile tehakse kontrolli teostaja poolt märge kontrolli teostamise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli teostamist oma allkirjaga). Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse. Teostajaks finantsosakond.

  (4) Kuu lõpu seisuga viiakse läbi toiduainete inventuur ladudes. Teostajaks on allasutuse juht koos tema poolt määratud isikuga.

  (5) Kuu lõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid e-posti teel. Teostajaks finantsosakond.

  (6) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik aastainventuur. Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu. Teostajaks asutuse juhi käskkirjaga määratud komisjon.

  (7) Inventeeritavate varade ja kohustuste hulka kuuluvad:
  1) materiaalse põhivara inventuur;
  2) varude inventuur;
  3) nõuete ja ettemaksude analüütiliste nimekirjade inventuur ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine;
  4) kohustuste ja saadud ettemaksude analüütiliste nimekirjade inventuur;
  5) sularahakassade inventuur;
  6) pangakontode saldode võrdlus;
  7) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine;
  8) bilansivälise vara inventuur;
  9) vajadusel muude varade inventuur.

  (8) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust.

  (9) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

  (10) Asutuse juht määrab käskkirjaga varude ja materiaalse põhivara aastainventuuri läbiviimiseks inventuurikomisjoni, mis koosneb vähemalt kahest liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

  (11) Sularahakassade ootamatut kontrolli viiakse läbi vastavalt vajadusele.

  (12) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse või muudel puhkudel viiakse läbi erakorralised inventuurid.

§ 31.   Inventeerimise ja hindamise protseduurid

  (1) Kassa inventuuri viib läbi ametiasutuse või allasutuse juhi käskkirjaga asutuse töötajatest moodustatud komisjon.

  (2) Kassa inventuuri tulemuste kohta koostatakse dokument, milles kajastuvad alljärgnevad andmed ja rekvisiidid:
  1) inventuuri läbiviimise kuupäev;
  2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;
  3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;
  4) komisjoni liikmete allkirjad.

  (3) Pangakontode kontrollimisel võrdleb finantsosakond igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust raamatupidamisprogrammis. Kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel kontrolli teostanud raamatupidaja poolt vastava märke ja allkirja lisamisega.

  (4) Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel kontrollib raamatupidamisüksus ametiasutuste ja allasutuste lõikes järgmiste toimingute kajastamise õigsust:
  1) nõuete periodiseerimine, arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
  2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;
  3) välisvaluutas fikseeritud nõuete (välja arvatud ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;
  4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
  5) intressi kandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;
  6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega; saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummasid, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi.

  (5) Varude ja materiaalse põhivara inventuuri viib läbi ametiasutuse või allasutuse juhi käskkirjaga töötajatest moodustatud komisjon.

  (6) Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid:
  1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;
  2) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi;
  3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele üle lugemise käigus;
  4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topelt lugemise vältimiseks;
  5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id);
  6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse;
  7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt;
  8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse finantsosakonnas vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse; leitud puudu- ja ülejäägid võetakse arvele.

  (7) Materiaalse põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile, kuid ettetäidetud inventeerimisnimestikes kajastatakse kogused ja maksumused ning andmed varade järelejäänud amortisatsiooniperioodi kohta. Lisaks tehakse inventuuri läbiviimisel järgmised toimingud:
  1) hinnatakse varade ümberhindluse teostamise vajadust;
  2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu (nii füüsiliselt kui moraalselt amortiseerunud) ja kasutuses mitteolev vara ja hinnatakse selle võimalikku netorealiseerimismaksumust;
  3) veendutakse varade amortisatsioonimäärade õigsuses;
  4) inventeerimisnimestikes toodud märkuste põhjal koostatakse varade maha kandmise ja allahindluse aktid ning ja ümberhindlust vajavate varade nimekiri. Nende põhjal koostab raamatupidamisüksus materiaalse põhivara korrigeerimiskanded.

  (8) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimise viib läbi finantsosakond ametiasutuste ja allasutuste lõikes, mille käigus tehakse järgmised toimingud :
  1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
  2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste (va ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;
  3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
  4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus;
  5) maksukohustuste võrdlemine maksuameti väljavõtetega;
  6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;
  7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvele võtmine.

  (9) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kuu lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Maksude saldosid võrreldakse Maksuameti väljavõtete ja teatistega ning nende kohta ei tehta täiendavaid võrdlusi.

  (10) Saldode võrdlemiseks saadab üksus, kes omab nõudeid teisele osapoolele ja tulusid teiselt osapoolelt, tehingupartnerile kõik oma saldod (nii nõudeid, kohustused, tulud kui ka kulud) e-posti teel ning jääb ootama teise poole vastust. Kinnituskirja saaja on kohustatud saldosid võrdlema ja esitajale vastama. Kui omavahelistes saldodes on erinevusi, selgitatakse need välja ja lepitakse parandamine omavahel kokku. Kui tehingupartnerid jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

  (11) Pärast inventeerimisandmete võrdlust raamatupidamisega, koostab komisjoni esimees varude ja põhivarade inventuuri tulemuste lõppakti, millele lisatakse ka nimestikes toodud märkuste põhjal koostatud vara maha kandmise, allahindluse ja amortisatsiooniperioodi muutmise aktid.

  (12) Avastatud üle- ja puudujäägid võetakse raamatupidamises arvele inventeerimiskomisjoni koostatud lõppakti alusel.

  (13) Raamatupidamises kantakse puudujäägid maha kahju hüvitamisel süüdlase poolt. Süüdlase mittetuvastamisel Haapsalu linna põhimääruses ja Haapsalu linnavara valitsemise korras sätestatud tingimustel.

10. peatükk RAAMATUPIDAMISDOKUMENDID 

§ 32.   Raamatupidamisdokumentide säilitamine

  (1) Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt Haapsalu Linnavalitsuse Asjaajamisekorrale kas paberkandjal või digitaalselt e-arvekeskuse arhiivis

  (2) Raamatupidamise algdokumente hoitakse raamatupidamises 7 aastat. Erandina tuleb lähtuda välisfinantseerija poolt rahastavate projektide projektipõhise raamatupidamise algdokumentatsiooni säilitamise tingimustest ja tähtaegadest sh. vastavalt Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 lõige 17, Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus § 18 (1) sätestatule.
[RT IV, 22.03.2023, 7 - jõust. 25.03.2023]

  (3) Dokumendid alatise säilitustähtajaga ja pikaajalise säilitustähtajaga üle 10 aasta, tuleb kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu koondada arhiiviruumi kas paberkandjal või digitaalselt või säilitada e-arvekeskuse servermajutuse andmebaasis digitaalselt.

  (4) Dokumente säilitatakse sarjadena, mille nimetused on kinnitatud Haapsalu Linnavalitsuse dokumentide loetelus.

  (5) Paberkandjal arhivaalide ettevalmistamisel pikaajaliseks säilitamiseks:
  1) arhivaalid võetakse registraatoritest ja kiirköitjatest välja;
  2) liigsed arhivaalide koopiad ja mittearhiiviaines eraldatakse;
  3) arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt.

  (6) Digidokumendid arhiveeritakse ja säilitatakse digitaalselt e-arvekeskuse operaatori või dokumendihalduse Amphora servermajutuse andmebaasis.

§ 33.   Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad

  (1) Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad on kinnitatud Haapsalu Linnavalitsuse dokumentide loetelus.

  (2) Dokumentide vormid on:
  1) Põhivara maha kandmise akt LISA1;
  2) Lähetuskulude ja avansi aruanne LISA2;
  3) Haapsalu Linnavalitsuse ametisõiduki sõidupäevik LISA 3;
  4) Isikliku sõiduki ametiülesanneteks kasutamise aruanne LISA 4.

§ 34.   Projektipõhise raamatupidamise dokumentide säilitamine ja säilitustähtajad.

  (1) Struktuuritoetuste vahenditest sihtfinantseeritavate projektide dokumentide loetelu registraatorite kaupa on järgmine:
  1) Registraator „a“ Projekti toetuse taotlus, otsus, ajagraafik, eelarve, muudatused;
  2) Registraator „b“ Projekti väljamaksetaotlused, projekti aruanded;
  3) Registraator „c“ Nõupidamiste protokollid, kirjavahetus;
  4) Registraator „d“ Hankedokumentatsioon;
  5) Registraator „e“ Raamatupidamise algdokumendid;
  6) Registraator „f“ Personaliga seotud dokumendid.

  (2) Registraatori seljale märgitakse selle nimetus, projekti kood, aastaarv ja säilitamise aeg.

  (3) Projekti raamatupidamise ja personali dokumentide originaalid säilitatakse kronoloogiliselt projekti registraatorites „e“ ja „f“ ning eraldi teistest raamatupidamis- ja personalidokumentidest. Organisatsiooni muude dokumentide juurde jäetakse koopia märkega, kus on kirjas viide originaaldokumendi asukohale. Projektijuhile jääb identne koopia raamatupidamis- ja personalidokumentide originaalidest. Registraatorid „e“ ja „f“ asuvad raamatupidaja juures kuni 1 aasta pärast projekti lõppu. Registraatorid „a“, „b“, „c“ ja „d“ asuvad projektijuhi juures kuni 1 aasta pärast projekti lõppu.

  (4) Üks aasta peale projekti lõppu dokumendid arhiveeritakse ja säilitatakse järgmiselt:
  1) Kõik programmiperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud projektide dokumente säilitatakse paberkandjal kuni 31.12.2025;
  2) Muude projektide dokumente, mida ei rahastata struktuuritoetuste vahenditest, säilitatakse vastavalt rahastatava institutsiooni nõuetele.

§ 35.   Rakendussätted

  (1) [Käesolevast tekstist välja jäetud.]

  (2) [Käesolevast tekstist välja jäetud.]

  (3) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Lisa 1 Põhivara mahakandmise akt

Lisa 2 Lähetuskulude ja avansi aruanne

Lisa 3 Haapsalu Linnavalitsuse ametisõiduki sõidupäevik

Lisa 4 Isikliku sõiduki ametiülesanneteks kasutamise aruanne