Märjamaa valla personaliarvestuse registri põhimäärus
Vastu võetud 03.03.2021 nr 4
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõike 2 ja Märjamaa Vallavolikogu 17. detsembri 2019. a määruse nr 87 „Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine Märjamaa Vallavalitsusele“ § 1 alusel.
§ 1. Reguleerimisala
Määrusega sätestatakse Märjamaa valla personaliarvestuse andmekogu (edaspidi register) pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise, andmete kasutamise ning andmekogu haldamise kord.
§ 2. Registri nimetus
Registri ametlik nimi on Märjamaa valla personaliarvestuse register Persona.
§ 3. Registri omanik
Registri omanik on Märjamaa vald.
§ 4. Registri pidamise eesmärgid
Registri pidamise eesmärk on:
1) koondada ja süstematiseerida Märjamaa valla ametiasutuses ja Märjamaa vallavalitsuse hallatavates asutustes (ametiasutus ja hallatav asutus edaspidi koos nimetatud asutus) tööl või teenistuses olevate isikute andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada asutustele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;
2) teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed;
3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.
§ 5. Registri pidamise alused
(1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna kooskõlas käesoleva määruse, teiste asjaomaste riigi ja valla õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.
(2) Registris säilitatakse andmeid digitaalsel kujul, sh logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta.
(3) Registris peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade (edaspidi ametikoht) kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.
(4) Märjamaa valla Personas on liidestatud aruandluskeskkond valla ja riigi aruannete koostamiseks.
§ 6. Registrisse kantud andmete kaitse
(1) Registri turvaklass on K1T1S2.
(2) Registri turbeaste on keskmine (M).
(3) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
§ 7. Registri pidamise kulu
(1) Registri arendamise ja pidamise kulu kaetakse üldjuhul Märjamaa valla eelarvest.
(2) Registri pidamise finantseerimine võib olla tagatud ka Märjamaa valla ning teise kohaliku omavalitsuse või juriidilise isikuga sõlmitud lepingu alusel.
§ 8. Registri vastutav ja volitatud töötleja
(1) Registri vastutav ja volitatud töötleja on Märjamaa Vallavalitsus.
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab registri pidamist ja tööd ning kavandab selle arendamist;
2) vastutab registrisse oma sisestatud andmete õigsuse eest;
3) vastutab registri pidamise seaduslikkuse eest;
4) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Vastutav töötleja on kohustatud vältima kõrvaliste isikute juurdepääsu andmetele ning ära hoidma andmete omavolilise töötlemise andmekogus.
(4) Vastutava töötleja õiguseid teostava isiku(d) määrab vallasekretär.
(5) Vastutaval töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks esitada päringuid riigi andmekogudesse.
(6) Registri vastutava töötleja õigustega isik(ud):
1) sisestab registrisse käesoleva määruse §-des 9-11 nimetatud andmed;
2) teeb registrist päringuid;
3) vormistab aruanded;
4) kasutab registrit üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;
5) täidab vastutava töötleja korraldusi;
6) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest;
7) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
8) osaleb registri arendustöödel ja nende juurutamisel;
9) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
§ 9. Andmed asutuse kohta
Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
1) asutuse nimetus;
2) asutuse asukoha aadress;
3) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed.
§ 10. Andmed ametikoha kohta
Ametikoha kohta kantakse registrisse struktuuriüksuste kaupa järgmised andmed:
1) ametikoha nimetus;
2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;
3) ametikohale ette nähtud töötaja grupp ja alamgrupp;
4) ametikoha koosseisulisus;
5) ametikoha tähtajalisus;
6) ametikohal ette nähtud koormus protsentides täiskoha koormusest;
7) ametikohal ettenähtud normtööaeg;
8) ametikoha hõivatus.
§ 11. Andmed töötaja kohta
(1) Töötaja kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood, selle puudumisel sünnikuupäev;
3) isikut tõendava dokumendi andmed;
4) sugu;
5) kodakondsus;
6) aadress, telefon, e-posti aadress;
7) töö- või teenistussuhte alguse kuupäev;
8) katseaja kestus;
9) haridustase ja haridustaseme liik;
10) keeleoskus ja selle tase;
11) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; asutuse staaž;
12) töö- või teenistussuhte tähtajalisus;
13) töötaja koormus ametikohal;
14) töötaja grupp ja alamgrupp;
15) tervisekontrolli kuupäev;
16) koolitused, millel töötaja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond;
17) töötajale tehtud hoiatus, hoiatuse tegemise kuupäev või määratud distsiplinaarkaristus, distsiplinaarkaristuse määramise kuupäev, karistuse liik ja karistuse kehtivuse periood viitega karistuse määramise ja kustutamise alusdokumendile;
18) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev;
19) lähetused;
20) puhkused;
21) üleviimised, üleviimise kuupäev ja tähtaeg;
22) avaliku võimu teostamise õiguse peatumise või töö tegemisest keeldumise õiguse teostamise alguse ja lõpukuupäev;
23) töö- või teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide töö- või teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;
24) andmesubjekti nõusolekul tegevussektor, kust töötaja teenistusse või tööle tuleb ning kuhu teenistus- või töösuhte lõppemisel siirdub;
25) tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele, kui nõuded tulenevad seadusest;
26) ametnikel ametivande andmise aeg;
27) tööülesannete täitmiseks vajalikud load;
28) tööaja arvestuse andmed;
29) vajadusel töötaja foto (näiteks töötõend);
30) töötaja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.
(2) Töötaja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema töö- või teenistussuhte lõppemisel.
(3) Registrisse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.
§ 12. Andmeandja
Andmeandja on Märjamaa vallaga töö- või teenistussuhtes olev isik.
§ 13. Andmete alusdokumendid
Andmete alusdokumendid on:
1) haldusakt;
2) leping;
3) isikut tõendav dokument;
4) kvalifikatsiooni tõendav dokument;
5) isiku teenistuskäiku või töösuhet kajastav dokument;
6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis;
7) tõend;
8) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.
§ 14. Vastutus andmete õigsuse eest ja väärate andmete parandamine
(1) Andmete registrisse kandja vastutab andmete õigsuse eest.
(2) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust väärad andmed või teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
§ 15. Andmevahetus teiste registritega
Registrist on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning saada andmeid riigi andmekogudest. Registrile on juurdepääs turvalise autentimisvahendi abil.
§ 16. Andmete väljastamine
(1) ( 1) Registrist on õigus andmeid saada isikul, kes vajab andmeid tööülesannete täitmiseks.
(2) Registrist avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber, e-posti aadress) valla veebilehel.
§ 17. Andmete säilitamine
Käesoleva määruse § 11 lõikes 1 sätestatud andmeid säilitatakse pärast töö- või teenistussuhte lõppemist järgmiselt:
1) punktides 3, 6, 10, 15, 17, 18, 25 ja 27 nimetatud andmeid kolm aastat;
2) punktides 9, 24 ja 26 nimetatud andmeid viis aastat;
3) punktides 8, 12, 16, 19, 20, 22 ja 28 nimetatud andmeid seitse aastat;
4) punktides 1, 2, 4, 5, 7, 11, 13, 14, 21 ja 23 nimetatud andmeid 75 aastat.
§ 18. Registriandmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid
(1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutava töötleja õiguseid teostava(te)l isiku(te)l, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele.
(2) Registri kasutajarollid on järgmised:
1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha registri administreerimiseks vajalikke toiminguid;
2) personalijuht - juurdepääs registri määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;
3) asutuse juht - juurdepääs hallatava asutuse andmekogu osale ja õigus teha asutuse andmekogus personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid;
4) raamatupidaja - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus vaadata personaliandmeid ja töötasu arvestuse tegemine
§ 19. Registri kasutamise õiguse lõppemine
(1) Registri kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam Märjamaa Vallavalitsuses või hallatava asutuse juhina.
(2) Registri kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt kasutaja töösuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.
(3) Administraator võib omal algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse väärad andmed;
3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja tööülesanne.
§ 20. Registri pidamise üle järelevalve teostamine
(1) Järelevalvet registri pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.
(4) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.
§ 21. Registri pidamise lõpetamine
(1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Märjamaa Vallavalitsus.
(2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3) Registri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise registrisse või andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
Meelis Välis
vallavanem
Maigi Linna
vallasekretär
Facebook
Twitter