Saue valla asutuste ühtne dokumendihalduskord
Vastu võetud 02.03.2022 nr 1
Määrus kehtestatakse Saue Vallavolikogu 22. veebruari 2018 määruse nr 11 „Saue valla põhimäärus“ § 55 lõike 6 ja Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõike 3 alusel.
§ 1. Reguleerimisala
Saue valla asutuste ühtne dokumendihalduskord (edaspidi dokumendihalduskord) reguleerib Saue Vallavalitsuse kui kohaliku omavalitsusüksuse ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste (edaspidi ühiselt asutus) tegevuse dokumenteerimist, kehtestab dokumendihalduse üldpõhimõtted, ülesannete ja vastutuse jaotuse dokumendihalduse korraldamisel ja valla asutuste dokumendihalduse korraldamisele esitatavad üld- ja erinõuded.
§ 2. Mõisted
Dokumendihalduskorras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1) arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse;
2) arhiivivorming – andmete olek, mis tagab teabe säilimise autentsena, kasutatavana ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul;
3) asjaajamine − dokumentide koostamine, vormistamine, registreerimine, süstematiseerimine ja menetlemine ning selle tulemusena tekkiva teabe säilitamine;
4) asjaajamisjuhised – kokkuvõtlikud dokumendid asjaajamist reguleerivatest õigusnormidest, vormi-, sisu- ning keelenõuetest ning nende tehnilise teostamise juhistest;
5) asjaajamisperiood − fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise toimingutes;
6) dokumendivahetusprotokoll DHX − standarditud tehniline ja organisatsiooniline lahendus, mis võimaldab asutustel vahetada dokumente hajus- ehk detsentraliseeritud põhimõttel ja mida kasutatakse asutustevaheliseks suhtluseks;
7) dokument − mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks;
8) dokumentide loetelu − liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja haldamise vahend;
9) fail − nimega andmekogum, mida talletatakse või töödeldakse ühe üksusena;
10) funktsioon − tegevus(ed) või protsess(id), millega täidetakse kindlat valla eesmärki või/ja ülesannet;
11) mall − dokumendi elementide paigutuse eelseadistatud ja vormistusreegleid jälgiv vorm;
12) menetlemine − dokumendi saamine ja loomine, vormistamine, hõlmamine, registreerimine, edastamine, kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine, saatmine;
13) plank − paberkandjal mall, millele on vormistatud dokumendi väljad ja osa elemente;
14) registreerimine − hõlmatud dokumendi andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine;
15) sari − liigitus-, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente;
16) säilitustähtaeg − lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada;
17) teenistuja − vallaga teenistus- või töösuhtes olev isik;
18) toimik − asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus;
19) üleandmine − dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest vastutaja vahetamine.
§ 3. Asjaajamise üldpõhimõtted
(1) Asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused” ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri” ning muudest õigusaktidest ja standarditest, samuti heast tavast ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.
(2) Asutused haldavad, jagavad ja vahetavad teavet, sh koostavad ja menetlevad dokumente üldjuhul elektrooniliselt. Asutustevahelisel suhtlemisel tuleb eelistada dokumendivahetusprotokolli DHX kasutamist.
(3) Asutuse ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumente hallatakse ning dokumendiregistrit peetakse valla ühises elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.
(4) Elektroonilise dokumendi koopia või väljavõtte väljastamisel kinnitatakse selle õigsust ametliku kinnitusmärkega või lihtsustatud korras tõestusmärkega.
(5) Paberdokumendid digiteeritakse, välja arvatud juhul, kui see on dokumendi mahu tõttu ebaotstarbekas.
(6) Paberdokumendi digiteerimisel võib originaaldokumendi tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus arhiivieeskirjas sätestatud korras ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.
(7) Asutus ei kogu tarbetut teavet ning väldib teabe dubleerimist, eelistades elektrooniliste andmetena hoitavat teavet dokumendina (paberi, faili või e-kirjana) hoitavale teabele. Elektrooniliste andmetena hoitava teabe taasesitamine säilitustähtaja jooksul tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega.
(8) Asutus peab tagama:
1) täidetavate ülesannete ja tehtud otsuste täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktides ettenähtud ulatuses;
2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
3) kiire teabevahetuse;
4) teabe lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu sellele;
5) teabe juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
6) teabest lähtudes ülesannete tähtaegse täitmise ja asjade lahendamise kontrolli;
7) teabe tõestusväärtuse säilimise säilitustähtaja jooksul, sh dokumentide säilitamise selliselt, et need on autentsed, usaldusväärsed, terviklikud ja kasutatavad arhiivi üleandmiseni või hävitamiseni;
8) asutuse efektiivse töö, inimeste ladusa teeninduse ja avalike teenuste tõhusa osutamise.
§ 4. Ülesanded ja vastutus asjaajamise korraldamisel
(1) Ametiasutus vastutab valla asutuste infotehnoloogilise taristu korraldamise eest.
(2) Vallakantselei korraldab ametiasutuse ja valla omavalitsusorganite ning nende tööorganite asjaajamist, teabe- ja dokumendihaldust, juhendab ja nõustab vajaduse korral hallatavaid asutusi asjaajamise korraldamisel.
(3) Asutuse juht vastutab oma asutuse asjaajamise korraldamise ja asjade lahendamise eest, sealhulgas:
1) tegevuste õige, kõikehõlmava ja asjakohase dokumenteerimise eest;
2) teabe menetlemise, säilitamise, hävitamise ja arhiveerimise eest;
3) teabest tulenevate ülesannete täitmise, asjade tähtaegse lahendamise ja kontrolli korraldamise eest;
4) teabenõuete lahendamise eest;
5) teabe avaldamise ning juurdepääsupiiranguga teabe kaitse eest;
6) asjaajamise ning varade üleandmise ja vastuvõtmise korraldamise eest.
(4) Teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires teabe nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise eest, sh:
1) talle saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh asutuse ülesannete täitmisega seotud e-kirja ja selle manuste) registreerimise eest;
2) teabest tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise ja/või sisu teadmiseks võtmise eest;
3) dokumendi nõuetekohase vormistamise eest;
4) teabe teistele teenistujatele ja isikutele edastamisel nii teabe juurdepääsu- ja kasutuspiirangu järgimise kui ka teadmisvajaduse arvestamise eest.
§ 5. Asjaajamises kasutatavad infosüsteemid
(1) Valla asutuste asjaajamises kasutatakse nii valla kui ka riigi infosüsteeme. Infosüsteemide loetelu on asutuse dokumentide loetelu (liigitusskeemi) lisa.
(2) Valla infosüsteemid asutatakse kooskõlas avaliku teabe seadusega. Asjaajamise toimimise ja korrektsuse ning teabe säilimise infosüsteemis tagab vastutav töötleja.
§ 6. Asjaajamise korraldamine asutuses
(1) Asutuse asjaajamise korraldamisel ning dokumendihalduskorra ja dokumentide liigitusskeemi kehtestamisel juhindutakse Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 181 „Arhiivieeskiri“, asutuse tegevust reguleerivatest õigusaktidest ja dokumendihalduse standarditest, arvestades käesolevas määruses sätestatud erisusi.
(2) Asutuse juht kehtestab asutuse dokumendihalduskorra, milles sätestatakse:
1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;
2) asutuse teabevahetuse ja dokumendiringluse kirjeldus või skeemid;
3) paberplankide ja elektrooniliste vormide kasutamine;
4) asutuse pitsatite hoidmine, kasutamine ja hävitamine;
5) registreeritava teabe liigid ning registreerimine;
6) teabe esitamine läbivaatamiseks ja ülesande andmiseks;
7) asutusesisene teabe kooskõlastamine;
8) asutusesisene teabe teatavakstegemine;
9) dokumentide allkirjastamine ja ametliku kinnitusmärke tegemine ning vastava õigusega ametikohtade loetelu;
10) teabe avalikustamine, sellele juurdepääsu tagamine ja juurdepääsupiirangute kehtestamine;
11) vastust või lahendamist vajavate, teabest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontroll;
12) teabe säilitamine ja hävitamine;
13) asjaajamise üleandmine;
14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.
(3) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta (1. jaanuar kuni 31. detsember), õppeaasta (1. september kuni 31. august), majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.
(4) Asutuse asjaajamiskorras või muus sisemist töökorraldust reguleerivas aktis määratakse kindlaks struktuuriüksused või teenistujad, kes:
1) vastutavad asjaajamisprotseduuride väljatöötamise ja ajakohastamise eest ning koordineerivad asjaajamist;
2) tagavad teabe registreerimise, teabevahetuse ja dokumendiringluse korraldamise;
3) korraldavad kontrolli teabest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle;
4) korraldavad arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise.
(5) Asutus töötab oma teabe liigitamiseks välja selle funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. Arhiivimoodustaja (asutus, kelle tegevuse käigus tekib arhivaale) kooskõlastab liigitusskeemi Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011 määruse nr 181 „Arhiivieeskiri” §-s 8 sätestatud korras Rahvusarhiiviga. Asutus, kelle tegevuse käigus ei teki arhivaale, kooskõlastab liigitusskeemi vallakantseleiga.
(6) Asutus avalikustab asjaajamises kasutatava ametliku postiaadressi, üldtelefoninumbri ja e-posti aadressi asutuse veebilehel ja kirjaplangil.
§ 7. Teabe avalikustamise kohustus
Asutus on kohustatud tagama oma tegevust puudutava avalikustamisele kuuluva teabe nõuetekohase avalikustamise.
§ 8. Teabe avalikkus ja juurdepääsupiirangu seadmine
(1) Asutuse teave on avalik, kui sellel ei ole seadusest tulenevat juurdepääsupiirangut.
(2) Seaduses sätestatud juhul kehtestatakse teabele, sealhulgas dokumendile või selle osale juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiiranguga teave määratakse kindlaks asutuse dokumentide liigitusskeemis.
(3) Teabele, millele ei ole liigitusskeemis määratud juurdepääsupiirangut, kuid sisaldab andmeid, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb kehtestada juurdepääsupiirang eraldi.
(4) Teabelt, millele on liigitusskeemis määratud juurdepääsupiirang, kuid ei sisalda seaduse alusel juurdepääsupiiranguga andmeid, tuleb juurdepääsupiirang eemaldada.
(5) Juurdepääsupiirangu kehtestamisel teabele, sealhulgas dokumendile või dokumendisarjale, arvestab asutus Riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA) registreeritud klassifikaatorit, märkides juurdepääsupiirangu aluseks oleva seadusesätte ja piirangu kehtivuse tähtaja.
(6) Juurdepääsupiirang seatakse infosüsteemi tehniliste võimalustega. Enne teabe infosüsteemi kandmist kontrollib teenistuja sellele juurdepääsupiirangu kehtestamise vajadust ning kehtestab vajaduse korral juurdepääsupiirangu.
(7) Juurdepääsupiiranguga teabega võivad tutvuda teenistujad, kes vajavad seda teenistusülesannete täitmiseks, ja isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 9. Teabe säilitamine
(1) Asutus tagab teabe säilitamise, kasutatavuse ja kaitse kuni üleandmiseni Rahvusarhiivi või hävitamiseni.
(2) Teavet säilitatakse koos metaandmetega, mis kirjeldavad teavet, selle seoseid ja haldamise ajalugu.
(3) Asutus säilitab infosüsteemide tehnilistest võimalustest tulenevalt rohkem kui 10aastase säilitustähtajaga elektroonilisi dokumente arhiivivormingus. Vajaduse korral säilitab asutus lisaks muus vormingus versiooni.
§ 10. Visuaalse identiteedi kasutamine asjaajamises
(1) Asutusel on dokumendiplank (edaspidi plank), kui see on ette nähtud asutuse põhimääruses. Plank peab vastama Saue valla visuaalse identiteedi käsiraamatu (edaspidi stiiliraamat) nõuetele, kui kasutatakse valla sümboolikat.
(2) Asutusel on ühtse kujunduse ja sümboolikaga üldplank, mille alusel moodustatakse eri dokumendiliikide plangid.
(3) Asutuse paberplangil ja mallil kasutatakse Saue valla vapi kujutist või asutuse logo, dokumendi väljaandja nime või nimetust.
(4) Asutuse kirjaplangi all olevad kontaktandmed vormistatakse nõuete kohaselt.
(5) Stiiliraamat on kättesaadav dokumendiregistris.
§ 11. Teabe registreerimise kohustus
(1) Asutus on kohustatud tagama oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud teabe registreerimise hiljemalt dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
(2) Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, siis ei pea pöördumist registreerima.
(3) Asutuses ei registreerita järgmist teavet:
1) valele või märkimata adressaadile saabunud teavet, mis edastatakse õigele adressaadile;
2) teavet märkega „Isiklik”;
3) anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab olulist teavet, mida asutus peab kontrollima);
4) reklaame ja kutseid.
(4) Teenistuja nimelisele e-posti aadressile saabunud ja sellelt välja saadetud e-kiri ja selle manused tuleb registreerida. Teenistuja ei registreeri e-kirja, kui:
1) e-kiri ei ole seotud teenistuja teenistusülesannete täitmisega ega asutuse tegevusega;
2) tegemist on asutusesisese kirjavahetusega või valla asutuste vahelise mitteformaalse kirjavahetusega.
(5) Teave seostatakse registreerimisel infosüsteemis varasema sama teemat puudutava teabega.
(6) Teabe registreerimisel infosüsteemis on keelatud salvestada faili krüpteeritult.
§ 12. Teabe edastamine
(1) Märkega „Isiklik“ ning valele või märkimata aadressile saabunud teave edastatakse õigele adressaadile.
(2) Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse märgukiri, selgitustaotlus või teabenõue pädevale asutusele või organile vastamiseks viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul dokumendi registreerimisest, ning esitajale teatatakse sellest kirjalikult või kokkuleppel muul viisil. Esitajat ei ole vaja teavitada, kui märgukiri, selgitustaotlus või teabenõue edastatakse sama asutuse teisele teenistujale.
(3) Kui saabunud teabes käsitletav küsimus puudutab ka valla teise asutuse tegevusvaldkonda, edastab teabe saanud asutus selle viivitamata vastavale asutusele, andes mõistliku tähtaja seisukoha kujundamiseks.
(4) Olulisi küsimusi käsitlev teave edastatakse viivitamata teadmiseks ka valdkonda kureerivale vallavalitsuse liikmele.
(5) Dokumentide vahetamise asemel vahetatakse võimaluse korral dokumendis sisalduvaid andmeid või võimaldatakse teabele juurdepääs.
§ 13. Asja lahendamise tähtaeg
(1) Asi lahendatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.
(2) Mõjuval põhjusel võib asja lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras ja tingimustel pikendada. Pikendamiseks esitab täitja põhjendatud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab ülesande andja.
(3) Tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjustest teatatakse teabe esitajale ja/või saatjale enne tähtaja saabumist.
(4) Asja lahendamise tähtaega arvestatakse teabe saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
(5) Juhul kui dokumendist ei tulene teisiti, on dokumendist tulenevate teenistusülesannete täitmise piirtähtajad ja pikendamise võimalused järgmised:
| Dokumendiliik | Tähtaeg | Tähtaja pikendamise võimalused |
| Ametikiri (sh selgitustaotlus ja märgukiri) | Viivitamata, kuid mitte rohkem kui 30 kalendripäeva | Tähtaega võib pikendada lähtuvalt vastamise keerukusest 2 kuuni, teavitades pikendamisest ja põhjustest adressaati. |
| Teabenõue | Viivitamata, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva | Tähtaega võib pikendada 15 tööpäevani, teavitades sellest teabenõudjat 5 tööpäeva jooksul. |
| Õiguskantsleri või riigikontrolöri järelepärimine | 10 tööpäeva | Tähtaja pikendamine toimub kokkuleppel dokumendi saatjaga |
| Valesti adresseeritud dokumentide edastamine | 5 tööpäeva. Edastamisest tuleb teavitada ka dokumendi saatjat. | |
| Allkirjastamata dokumendi eelnõu | Kui möödub 6 kuud dokumendi loomisest ja dokument on allkirjastamata, tuleb dokumendi väljaandmise vajadus üle vaadata. | |
| Andmesubjekti päring (isikuandmete kaitse üldmäärus) | Viivitamata, kuid mitte rohkem kui 30 kalendripäeva | Tähtaega võib pikendada kahe kuu võrra, võttes arvesse taotluse keerukust ja teabe hulka. Andmesubjekti tuleb teavitada igast taolisest pikendamisest ja viivituse põhjustest ühe kuu jooksul alates taotluse saamisest |
| Volikogu liikme kirjalik küsimus | 10 tööpäeva jooksul küsimuse esitamisest arvates |
(6) Ülesande andja võib asja lahendamiseks anda õigusaktis ettenähtust lühema tähtaja.
(7) Asja lahendamise tähtaja määramisel arvestatakse dokumendi kooskõlastamisele, allkirjastamisele ja väljasaatmisele kuluvat aega.
(8) Teabest tuleneva ülesande sisulise ja tähtaegse täitmise eest vastutab resolutsioonis märgitud teenistuja. Mitme täitja puhul on vastutus resolutsioonis esimesena märgitul, kes lepib teiste täitjatega kokku ülesande täitmise käigu ja aja.
§ 14. Dokumendi allkirjastamine
(1) Teenistujate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on kindlaks määratud õigusaktides, asutuse või tema struktuuriüksuse põhimääruses või muudes töökorda reguleerivates dokumentides.
(2) Allkiri võib olla nii digitaalne kui ka omakäeline. Allkirja ei asenda selle faksiimile ega muu jäljend.
(3) Dokument allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt. Dokument allkirjastatakse paberil juhul, kui see nõue on sätestatud õigusaktis või tuleneb dokumendi kasutusotstarbest.
(4) Asutus määrab sisemist töökorraldust reguleerivates kordades kindlaks dokumentide koopiate ja väljavõtete ametliku kinnitamise korra, sh ametliku kinnitamise pädevusega ametikohad.
(5) Dokument võib olla allkirjata, kui õigusaktist ei tulene allkirja nõue, dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklikkus on tagatud ning dokumendi andja on turvalisel viisil tuvastatav.
§ 15. Teabe teatavakstegemine ja kättetoimetamine
(1) Teabe koostaja kohustus on tagada selle adressaadile tulemuslik teatavakstegemine või kätte toimetamine. Teabe edastamise viis peab olema mõlemale osalisele kiireim ja adressaadile kättesaadav, arvestades õigusaktidest tulenevaid erisusi ja lisanõudeid.
(2) Teabe teatavakstegemise või kättetoimetamise aega kinnitav info (kättesaamise kinnitus, postiasutuse teade juriidilisele isikule teate jätmise kohta, ajalehes avaldamise andmed vms) säilitatakse kas elektrooniliselt infosüsteemis või paberdokumendina asja toimikus, kui dokumenti ei ole otstarbekas digiteerida mahu tõttu.
(3) Asutus on kohustatud saatma avaliku sektori asutustele dokumente DHXi kaudu. Füüsilistele isikutele dokumentide kättetoimetamisel tuleb võimalusel eelistada dokumendihaldussüsteemi iseteeninduskeskkonda.
§ 16. Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine
(1) Teenistuja on kohustatud enne teenistuskohalt lahkumist asjaajamise üle andma vastuvõtjaks määratud teenistujale teenistusest lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks.
(2) Teenistuja algatatud eelnõud ja tööülesanded tuleb teenistuskohalt lahkumisel infosüsteemides edastada vahetule juhile.
(3) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui lahkub asutuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.
(4) Asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise täpsem kord sätestatakse asutuse dokumendihalduskorras.
(5) Asutuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt sisaldama järgmisi andmeid:
1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
2) menetluses olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
3) üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu;
4) infosüsteemides algatatud ja/või menetluses olevate dokumentide loetelu;
5) asutuse koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
6) asutuse eelarvevahendite seis;
7) asutuse pitsatite loetelu ja nende eest vastutavate teenistujate nimed ja ametikohad;
8) viimasel päeval allkirjastatud dokumentide nimekiri;
9) üldandmed asutuse arhiivi kohta.
(6) Kui teenistuja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, võetakse asjaajamine üle ühepoolselt kõrgemalseisva teenistuja, asutuse juhi või tema määratud teenistuja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti sellekohane märge.
§ 17. Määruse rakendamine
(1) Saue Vallavalitsuse hallatavatel asutustel viia oma dokumendihalduskord ja dokumentide loetelu kooskõlla käesoleva määrusega 31. augustiks 2022. a ja asutuse asjaajamist korraldada uutel alustel alates 1. septembrist 2022. a.
(2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Andres Laisk
vallavanem
Kirsti Saar
vallasekretär
Facebook
Twitter