Nõo kalmistu andmekogu põhimäärus
Vastu võetud 28.05.2015 nr 33
Määrus kehtestatakse “Kalmistuseaduse“ § 6 lõike 1 ja § 11 lõike 1 ning „Avaliku teabe seaduse“ § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Andmekogu asutamine ja nimi
(1) Määrusega asutatakse kohaliku omavalitsuse andmekogu ametliku nimetusega "Nõo kalmistu andmekogu".
(2) Andmekogu asutab, selle põhimääruse kehtestab ja muudab Nõo Vallavolikogu.
(3) Registri omanik on Nõo vald.
§ 2. Reguleerimisala
(1) Kalmistu andmekogu (edaspidi andmekogu) põhimäärusega kehtestatakse andmekogusse kogutavate andmete koosseis ning andmekogu pidamise, selle järelevalve ja lõpetamise kord.
(2) Andmekogusse kogutakse andmeid ainult Nõo kalmistu kohta.
§ 3. Mõisted
Käesolevas määruses ja andmekogus kasutatakse mõisteid Kalmistuseaduse, Nõo kalmistu kasutamise eeskirja ning teiste õigusaktide tähenduses.
§ 4. Andmekogu pidamise eesmärk
Andmekogu pidamise eesmärgid on:
1) hõlbustada igapäevast tööd kalmistul ja kasutusele võtta paberivaba asjaajamine;
2) süstematiseerida kalmistul asuvate hauaplatside andmeid, hauaplatside kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
3) võimaldada kalmistu arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
5) luua tänapäevane infosüsteeme, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav andmekogu, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
6) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats;
7) võimaldada avalikkusele kalmistuga seotud e-teenuseid kalmistute andmekogu avaliku vaate vahendusel.
§ 5. Andmekogu pidamise põhimõtted
(1) Andmekogu peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seadusega, isikuandmete kaitse seadusega ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.
(2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.
(3) Andmekogu pidamisel tuginetakse kehtivatele riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.
2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE JA ANDMED
1. jagu Andmekogu pidamine
§ 6. Andmekogu pidamise viis
(1) Andmekogu peetakse veebipõhise andmekoguna.
(2) Andmeid töödeldakse digitaalselt andmekogu pidamise tarkvaraga Haudi, millega on liidestatud avalikkusele suunatud kalmistute portaal (www.kalmistud.ee).
§ 7. Andmekogu pidamise kulud
Andmekogu pidamisega seotud kulud kaetakse valla eelarvest.
§ 8. Andmekogusse kantud andmete kaitse
(1) Andmekogu turvaklass on K2T1S1.
(2) Andmekogu turbeaste on keskmine (M).
(3) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.
§ 9. Vastutav töötleja
(1) Vastutav töötleja on vallavalitsus.
(2) Vastutava töötleja õiguste teostaja, kellele antakse andmekogu kasutajaõigused, määrab vastutava töötleja juht.
(3) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu tööd;
2) korraldab andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide koostamist ja kehtestamist;
3) korraldab ja juhib andmekogu kasutuselevõttu ning andmekogu tarkvara majutamist ja rentimist;
4) lahendab andmekogu pidamisel tekkinud küsimusi;
5) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
6) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi;
§ 10. Volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja on Spin TEK AS.
(2) Volitatud töötleja:
1) majutab, hooldab ja haldab andmekogu;
2) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
3) täidab vastutava töötleja korraldusi andmekogu pidamisel;
4) rakendab meetmeid andmetele juurdepääsu, andmekaitse ja nende säilimise tagamiseks.
2. jagu Andmekogu ülesehitus ja andmekogusse kogutavad andmed
§ 11. Andmekogusse kogutavad andmed
(1) Kalmistu üldandmed:
1) nimetus;
2) aadress;
3) kontakttelefon.
(2) Hauaplatsi andmed:
1) kvartal;
2) rida/sektor;
3) aadress;
4) staatus;
5) matmiskohtade arv;
6) matuse liik;
7) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete kirjeldus.
(3) Maetu isikuandmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood või sünniaeg;
3) surmaaeg;
4) matmise kuupäev;
5) surmatõendi või surmateatise number ja väljastaja;
6) matmisviis (kirstumatus, urnimatus);
7) vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta.
(4) Hauaplatsi kasutaja andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood;
3) sideandmed (telefoninumber, postiaadress, e-posti aadress).
(5) Hauaplatsi kasutuslepingu andmed:
1) lepingu number;
2) lepingu algus- ja lõpukuupäev;
3) lepingu lõpetamise põhjus.
(6) Hauaplatsi jälgimise ja ülevaatamise andmed:
1) kuupäev;
2) põhjus;
3) hoiatussedeli number;
4) protokolli kuupäev;
5) protokolliline otsus.
3. jagu Andmete kandmine andmekogusse
§ 12. Andmete alusdokumendid
(1) Andmekogusse kantavate andmete alusdokumendid on:
1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
2) platsi kasutajate andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
3) kalmistu hauaplatside register;
4) ülevaatuse protokoll vastavalt kalmistu kasutamise eeskirjale;
5) hauaplatsi kasutamise leping;
6) platsi kasutajaks saamise taotlus avalikust veebist;
7) kiriku- või kalmisturaamatud.
(2) Andmete andmekogusse kandmise aluseks on isiku taotlus, mis on esitatud kalmistute andmekogu avalikust veebiportaalist, paberkandjal või suusõnaliselt registriga tegelevale ametnikule.
§ 13. Andmete andmekogusse kandja ja tähtajad
(1) Määruses nimetatud andmete andmekogusse kandmise ning uuendamise kohustus on vastutaval töötlejal.
(2) Vastutaval töötlejal on õigus keelduda andmete andmekogusse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega. Vastutaval töötlejal on õigusteha järelevalve eesmärgil päringuid riigi registritest § 11 lõikes 4 nimetatud andmete osas.
(3) Uue hauaplatsi loomisel kannab vastutav töötleja andmed andmekogusse, sidudes selle kaardiga.
(4) Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud andmekogus teeb vastutav töötleja vastavalt vajadusele.
(5) Määruse paragrahvis 11 nimetatud andmete muutumise korral uuendab vastutav töötleja andmekogu esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 90 päeva jooksul.
§ 14. Ebaõigete andmete parandamine
(1) Kui vastutav töötleja avastab andmekogust ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
(2) Kui ebaõiged andmed on seotud hauaplatsi kasutajaga, siis teavitab vastutav töötleja andmete parandamisest andmetega seotud isikut.
§ 15. Andmete õigsuse tagamine
Vastutav töötleja vastutab andmekogusse kantud andmete vastavuse eest esitatud alusdokumentidele.
4. jagu Andmete õiguslik tähendus ja juurdepääs andmetele
§ 16. Andmete õiguslik tähendus
Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.
§ 17. Andmetele juurdepääsu õigus
(1) Kalmistuportaalis on avalikkusel võimalik tutvuda järgmiste andmekogusse sisestatud andmetega:
1) kalmistu üldandmed;
2) maetute andmed;
3) kalmistu kaardid;
4) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed.
(2) Kalmistuportaalis ei kuvata § 11 lõike 2 punktides 5-7, ning lõigetes 4-6 nimetatud andmeid.
(3) Kalmistuportaalis on võimalik teha otsinguid:
1) maetu ees- või perekonnanime alusel;
2) maetu sünni-, surma- või matusekuupäeva alusel.
(4) Kaardiga seostatud hauaplatsi puhul on võimalik kuvada otsingutulemus kalmistu kaardil.
(5) Kalmistuportaali kaardimoodulis on võimalik näha:
1) hauaplatsi asukoht;
2) maetu nime ja matmise kuupäev;
3) näha hauaplatsi staatus.
(6) Kalmistuportaalis on võimalik esitada avaldusi hauaplatsi kasutaja registreerimiseks.
(7) Registreeritud hauaplatsi kasutaja näeb kõiki endaga seotud andmekogusse kantud hauaplatside andmeid riigiportaali või kalmistute veebi vahendusel.
(8) Registreeritud hauaplatsi kasutaja võib teha avalduse endaga seotud hauaplatsidele maetute andmete parandamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule.
(9) Andmekogusse kantud andmed väljastatakse järgmiselt:
1) andmesubjekti kohta käivad andmed isikule endale või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega;
2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.
§ 18. Andmekogu kasutamise õiguse andmine
(1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.
(2) Vastutava töötleja taotlusel loob volitatud töötleja kasutajakonto vastutava töötleja õiguste teostajale.
(3) Konto loomiseks esitab vastutav töötleja volitatud töötlejale avalduse, milles märgib järgmised andmed:
1) vastutava töötleja õiguste teostaja ees- ja perekonnanimi;
2) vastutava töötleja õiguste teostaja isikukood;
3) kalmistu, mille andmeid soovib töödelda;
4) vajadusel loetelu andmekogu pidamisega seotud ülesannetest.
(4) Volitatud töötleja teavitab konto loomisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 2 nimetatud taotluse saamisest.
§ 19. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine
(1) Konto ennetähtaegseks sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud vastutav töötleja volitatud töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
1) vastutava töötleja õiguste teostaja ees- ja perekonnanimi;
2) registri kasutamise õiguse lõppemise aeg.
(2) Volitatud töötleja sulgeb konto registri kasutamise õiguse lõppemisel.
3. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 20. Järelevalve andmekogu pidamise üle
(1) Järelevalvet andmekogu pidamise üle teostab vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
(3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtajaks.
§ 21. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab volikogu.
(2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3) Andmekogu likvideerimisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi või nende hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja.
(4) Andmed antakse üle andmekogu vastutava töötleja vastutusel.
(5) Andmete üleandmise või hävitamise korral koostatakse vastav akt.
Marika Saar
Volikogu aseesimees
Facebook
Twitter