Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Anija valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

Teavituste nimekirja lisamiseks pead olema MinuRT keskkonda sisse loginud

Väljaandja:Anija Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:14.02.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 11.02.2020, 37

Anija valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

Vastu võetud 04.02.2020 nr 1

Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 alusel.

§ 1.   Reguleerimisala

  Määrusega sätestatakse Anija Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi register) asutamise ja pidamise kord, sealhulgas vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, kogutavate andmete koosseis, andmete registrisse kandmise ja registri haldamise kord ning andmete väljastamise tingimused.

§ 2.   Registri nimetus

  Registri ametlik nimetus on Anija Vallavalitsuse dokumendihaldussüsteem Amphora ja lühinimi Amphora.

§ 3.   Registri omanik

  Registri omanik on Anija vald.

§ 4.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Anija Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus).

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab registri pidamist;
  2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;
  3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
  4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
  5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
  6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
  7) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.

  (3) Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).

§ 5.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri töötlejad on Anija Vallavalitsuse teenistujad ja töötajad (edaspidi töötleja) ning registri standardlahenduse pakkuja.

  (2) Töötleja:
  1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
  2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;
  3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
  4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
  5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
  6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
  7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
  8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
  9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  11) täidab vastutava töötleja korraldusi.

§ 6.   Registri pidamise eesmärgid

  Registri eesmärk on:
  1) Anija Vallavalitsusele saabunud ning selles koostatud dokumentide haldamine;
  2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;
  3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

§ 7.   Registri pidamise alused

  (1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusega andmekoguna.

  (2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (3) Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.

§ 8.   Registrisse kantud andmete kaitse

  (1) Registri turvaklass on K2T1S2.

  (2) Registri turbeaste on keskmine (M).

  (3) Registri vastutava ja volitatud töötleja kohustus on tagada registri andmete käideldavus, terviklus ja konfidentsiaalsus töötleja organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

§ 9.   Registri pidamise kulu

  Registri arendamise ja pidamise kulu kaetakse üldjuhul Anija valla eelarvest.

§ 10.   Andmete töötlemise nõuded

  (1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (ELT L 119, 04.05.2016. a, lk 1-88), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

  (2) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Väärate andmete avastamisel registris parandab töötleja väärad andmed ühe tööpäeva jooksul.

  (3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.

  (4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

§ 11.   Registrisse andmete kandmine

  Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 12.   Registrisse kantavad andmed

  (1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) saatja nimi;
  2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;
  3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
  4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);
  5) pealkiri;
  6) dokumendi lisad;
  7) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);
  8) saatja märgitud kuupäev ja number;
  9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  11) sarja tähis;
  12) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;
  13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) koostaja nimi;
  2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;
  3) vormistaja nimi;
  4) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);
  5) registreerimisnumber ja kuupäev;
  6) sarja tähis;
  7) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, kellaaeg;
  8) pealkiri;
  9) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);
  10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  12) dokumendi lisad;
  13) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);
  14) teavitatavate nimed;
  15) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:
  1) akti väljaandja;
  2) akti liik;
  3) pealkiri;
  4) number, kuupäev;
  5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;
  6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);
  7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  8) akti muutmis- ja lugemisõigused;
  9) staatus (kehtiv, kehtetu);
  10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);
  11) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

  (4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:
  1) pidaja nimetus;
  2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
  3) pealkiri;
  4) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
  5) juhataja;
  6) protokollija;
  7) osavõtjad;
  8) puudujad;
  9) kutsutud;
  10) külalised;
  11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;
  12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetukstunnistamine ja muud olulised andmed);
  13) protokolli kantud istungi käik ja otsused.

  (5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:
  1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;
  2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi ja ametikoht;
  3) vormistaja nimi;
  4) täitmise kontrollija nimi;
  5) lepingu number või tähis;
  6) registreerimisnumber;
  7) allkirjastamise kuupäev;
  8) lepingu objekt/teema;
  9) kehtivuse algus ja lõpp;
  10) sarja indeks;
  11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  12) muutmis- ja lugemisõigused;
  13) lepingu liik.

§ 13.   Registrisse kantud andmete muutmine

  (1) Registrisse kantud andmeid muudab töötleja alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

  (2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 14.   Andmete õiguslik tähendus

  Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.

§ 15.   Kasutajaõigused

  (1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

  (2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.

  (3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Anija Vallavalitsuse kehtestatud korras.

§ 16.   Juurdepääs registri andmetele

  (1) Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Anija valla veebilehe kaudu aadressilt www.anija.ee seaduses sätestatud korras.

  (2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

  (3) Andmete väljastamise eest tasu ei võeta, välja arvatud avaliku teabe seaduse § 25 lõike 2 sätestatud juhul, mil teabenõudjal on kohustus tasuda 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest alates 21. leheküljest.

  (4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 17.   Andmete säilitamine

  (1) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

  (2) Registrist tehakse arhiivikoopia üks kord aastas seisuga 1. jaanuar.

§ 18.   Järelevalve registri pidamise üle

  (1) Järelevalvete registri pidamise seaduslikkuse üle teostab Anija Vallavolikogu revisjonikomisjon ning teenistusliku järelevalve käigus Anija Vallavalitsus.

  (2) Riikliku järelevalvet isikuandmete kaitse nõuete ning andmekogude pidamise nõuete täitmise osas teostab Andmekaitse Inspektsioon.

  (3) Riiklikku järelevalvet registri infosüsteemide turvameetmete rakendamise ning infosüsteemi andmevahetuskihiga liitumise üle teostab Riigi Infosüsteemi Amet.

  (4) Riiklikku järelevalvet andmehalduse nõuete täitmise üle teostab Statistikaamet.

  (5) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.

§ 19.   Registri pidamise lõpetamine

  (1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Anija Vallavalitsus.

  (2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 20.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Riivo Noor
vallavanem

Heldi Laks
vallasekretär

/otsingu_soovitused.json