Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Põlva valla asutuste taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu põhimäärus

Väljaandja:Põlva Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:14.06.2022
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 11.06.2022, 5

Põlva valla asutuste taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu põhimäärus

Vastu võetud 07.06.2022 nr 5

Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lõike 1 ja § 435 lõike 1 ja Põlva Vallavolikogu 21. märtsi 2019. a otsuse nr 20 "Andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine Põlva Vallavalitsusele" alusel.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.   Määruse reguleerimisala

  (1) Määrusega kehtestatakse Põlva valla asutustele taotluste esitamise ja menetlemise andmekogu (edaspidi andmekogu) pidamise kord.

  (2) Andmekogu lühinimi on PolvaSpoku.

§ 2.   Andmekogu pidamise eesmärk

  Andmekogu pidamise eesmärk on:
  1) tagada Põlva Vallavalitsuse ja Põlva Vallavalitsuse hallatavatele asutustele (edaspidi koos asutus) keskkond taotluste elektrooniliseks esitamiseks ja menetlemiseks;
  2) parendada ja kaasajastada taotluste esitamise ja menetlemise protsessi;
  3) tagada antavate toetuste (edaspidi toetus) sihtotstarbelise kasutamise kontroll ja aruandlus;
  4) pidada arvestust esitatud taotluste ja taotlejatele antud toetuste üle.

§ 3.   Andmekogu finantseerimine

  Andmekogu pidamist finantseeritakse Põlva valla eelarvest.

§ 4.   Andmekogu pidamise viis ja andmete kaitse

  (1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmekoguna elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

  (2) Andmekogu on registreeritud standardlahendust kasutava infosüsteemina riigi infosüsteemi haldussüsteemis (edaspidi RIHA) ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (X-tee).

  (3) Andmekogusse kantavate andmete ja nende töötlemise üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (4) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 27.04.2016 määruses nr (EL) 2016/679 "Isikuandmete kaitse üldmäärus" (edaspidi üldmäärus), avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes kohalduvates õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

  (5) Andmekogu turbeaste on keskmine (M) ja turvaklass on K1 T1 S2.

2. peatükk Andmekogu andmete töötlejad 

§ 5.   Andmekogu vastutav töötleja

  (1) Andmekogu vastutavad töötlejad on Põlva Vallavalitsus ja Põlva Vallavalitsuse hallatavad asutused (edaspidi vastutav töötleja).

  (2) Vastutav töötleja:
  1) tagab andmekogu pidamise seaduslikkuse;
  2) teostab järelevalvet andmekogu pidamise üle;
  3) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.

§ 6.   Andmekogu volitatud töötleja

  (1) Andmekogu andmeid töötlev volitatud töötleja on asutuse juht kes määrab vajadusel volitatud töötleja õiguseid teostava(d) isiku(d).

  (2) Andmekogu andmeid töötlev volitatud töötleja:
  1) töötleb, sealhulgas sisestab ja väljastab andmeid;
  2) rakendab meetmeid andmete kaitse, sealhulgas andmetele juurdepääsu ja andmete säilimise tagamiseks;
  3) teeb andmekogu vastutavale töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
  4) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
  5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja volitatud töötlejale omaseid ülesandeid.

  (3) Andmekogu majutav volitatud töötleja on Piksel OÜ.

  (4) Andmekogu majutav volitatud töötleja:
  1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;
  2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
  3) tagab andmekogu turvalisuse ja andmete säilimise;
  4) täidab vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ja andmekogu majutamisel.

3. peatükk Andmekogusse kantavad andmed 

§ 7.   Andmekogusse kantavate andmete koosseis

  (1) Andmekogusse kantakse RIHAs registreeritud Taotluste esitamise ja menetlemise süsteem KOV-ile infosüsteemi standardlahenduse dokumentatsiooni ning RIHAs registreeritud andmekogu dokumentatsiooni andmete alajaotuses andmekoosseisu kantud andmed.

  (2) Andmekoosseisu muudetakse vajaduse tekkimisel, vastavalt lisatavale või kustutatud taotluse liigile.

  (3) Andmekogu andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

4. peatükk Andmete töötlemine 

§ 8.   Andmeandjad

  (1) Andmekogusse esitavad andmeid:
  1) taotluse esitaja iseenda, taotlusega seotud isikute, toetuse objekti, toetuse tegevuse ja toetuse kasutamise kohta;
  2) andmeid töötlev volitatud töötleja esitatud taotluse ja selle menetlemise kohta ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

  (2) Infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu sooritatakse päringuid ja saadakse andmekogusse andmeid riigi andmekogudest. Nende riigi andmekogude loetelu on RIHAs registreeritud andmekogu andmete alajaotuses andmekoosseisu kirjelduses.

§ 9.   Andmekogu andmete õigsuse tagamine ja ebaõigete andmete parandamine

  (1) Andmekogusse kantud andmete õigsuse eest vastutab andmeandja.

  (2) Andmeid töötlev volitatud töötleja parandab ebaõiged andmed andmekogus ühe tööpäeva jooksul arvates teadasaamisest. Võimalusel lisatakse andmekogusse selgitus andmete parandamise põhjuse kohta.

§ 10.   Andmekogu kasutajaõigused

  (1) Andmetele juurdepääsu haldamine on vastutava töötleja ülesanne ja juurdepääsude (edaspidi konto) loomine vastutava töötleja taotluse alusel andmekogu majutava volitatud töötleja ülesanne.

  (2) Konto loomiseks esitab vastutav töötleja andmekogu majutavale volitatud töötlejale taotluse administraatoriõigustes andmeid töötleva volitatud töötleja isiku määramiseks.

  (3) Andmekogu andmeid töötleva volitatud töötleja kasutajaõigused lõppevad konto sulgemisega.

§ 11.   Andmetele juurdepääs

  (1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs aadressilt https://piksel.ee/spoku/polva. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

  (2) Otsejuurdepääsu kaudu on andmetele juurdepääs:
  1) taotluse esitajal ja taotlejal on iseenda, esitatud taotluse ja aruandega seotud andmetele;
  2) vastutava töötleja õiguste teostajal ja administraatoril kõikidele andmekogu andmetele vastavalt kasutajaõigustele;
  3) volitatud töötlejal andmetele ametiülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 12.   Andmete väljastamine

  (1) Andmekogusse kantud andmeid väljastab vastutav töötleja järgmiselt:
  1) andmesubjektile või tema seaduslikule esindajale tema kohta käivaid andmeid kooskõlas isikuandmete kaitse seaduse ja üldmäärusega;
  2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui selleks on olemas õiguslik alus ja see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
  3) kolmandatele isikutele õigustatud huvi korral, kui see ei ole vastuolus seadusega.

  (2) Andmekogust väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on märgitud soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

  (3) Andmekogu vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 13.   Andmete säilitamine

  (1) Andmekogusse kantud andmed, mida ei registreerita asutuse dokumendiregistris, säilitatakse andmekogus kolm aastat arvates dokumendi loomisest. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.

  (2) Andmekogusse kantud isikute, liikmete ja osalejate nimekirju säilitatakse üks aasta peale toetuse andmise otsustamist. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel.

  (3) Andmekogu alusdokumente säilitatakse Põlva Vallavalitsuse dokumendiregistris vastavalt kinnitatud dokumentide loetelule.

  (4) Andmekogu majutav volitatud töötleja korraldab andmete säilitamist ja logimist ning teeb üks kord ööpäevas andmetest turvakoopia. Logiandmeid säilitatakse kolm aastat andmete tekkimisest. Turvakoopiaid säilitatakse üks aasta.

5. peatükk Järelevalve ja andmekogu pidamise lõpetamine 

§ 14.   Järelevalve andmekogu pidamise üle

  Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 15.   Andmekogu pidamise lõpetamine

  (1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Põlva Vallavalitsus.

  (2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse või arhiivi või andmete hävitamine ning andmete üleandmise või hävitamise tähtaeg.

6. peatükk Rakendussätted 

§ 16.   Andmete kogumine

  Andmeid kogutakse andmekogusse alates 2019. aasta 1. oktoobrist.

§ 17.   Määruse rakendamine

  (1) Tunnistada kehtetuks Põlva Vallavalitsuse 25.09.2019 määrus nr 10 "Põlva valla toetuste taotluste menetlemise andmekogu asutamine ja põhimäärus".

  (2) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Koit Nook
abivallavanem vallavanema ülesannetes

Heiki Kolk
vallasekretär

https://www.riigiteataja.ee/otsingu_soovitused.json