Tori valla kalmistute registri põhimäärus
Vastu võetud 10.06.2020 nr 9
Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse 435 lõike 1 ja Tori Vallavolikogu 20.02.2020 määruse nr 107 „Tori valla andmekogude asutamiseks ja andmekogude põhimääruste kinnitamiseks volituste andmine“ alusel.
1. peatükk Üldsätted
§ 1. Reguleerimisala
Määrusega sätestatakse Tori valla haldusterritooriumil asuvate kalmistute registri asutamise ja pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise kord, andmekogust andmete väljastamise tingimused ja kord.
§ 2. Andmekogu ametlik nimi ja omanik
(1) Andmekogu ametlik nimi on Tori valla kalmistute register (edaspidi andmekogu).
(2) Andmekogu omanik on Tori vald.
§ 3. Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärk
(1) Tori valla kalmisturegister on andmekogu, mis on asutatud valla kalmistutele maetud isikute, hauaplatside ja hauaplatsi kasutajate kohta andmete kogumiseks ning kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalike andmete töötlemiseks.
(2) Andmekogu pidamise eesmärk on:
1) süstematiseerida Tori valla kalmistutel asuvate matmiskohtade ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
2) võimaldada kalmistute arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
3) lihtsustada matmiskohtade kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
4) luua tänapäevane infosüsteem, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav register, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalse andmete kättesaadavuse;
5) võimaldada kasutajal leida vajalik matmiskoht;
6) võimaldada avalikkusele kalmistutega seotud e-teenuseid andmekogu avaliku vaate vahendusel;
7) kalmistutega seotud asjaajamise paberivabaks ja igapäevase töö hõlpsamaks muutmine.
2. peatükk Andmekogu pidamine
§ 4. Andmekogu pidamise põhimõtted
(1) Andmekogu peetakse vastavalt käesolevale põhimäärusele, kooskõlas avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse seaduse ja kalmistute kasutamist reguleerivate õigusaktidega.
(2) Andmevahetus Eesti rahvastikuregistriga toimub X-tee kaudu.
(3) Andmekogu pidamisel tuginetakse riiklikele klassifikaatoritele ja standarditele.
§ 5. Andmekogu pidamine
(1) Andmekogu pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust „Kalmistu register“ lühinimega „Haudi“, mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis ja kus andmeid töödeldakse digitaalselt.
(2) Tarkvara koosneb infosüsteemist Haudi ja Haudiga liidestatud avalikust kalmistute portaalist.
(3) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest moodulitest:
1) hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamise moodul;
2) matuse registreerimise moodul;
3) hauaplatsi kasutaja haldamise moodul;
4) arhiivi kiirsisestuse moodul;
5) hauaplatside akteerimise moodul;
6) kaardimoodul.
(4) Andmekogu pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust, andmed ja alusdokumendid säilitatakse digitaalselt.
§ 6. Andmekogu turvaklass ja turbeaste
(1) Andmekogu turvaklass on K1T1S1.
(2) Andmekogu turbeaste on madal (L).
§ 7. Andmekogu vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Tori Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) kui ametiasutus.
(2) Vastutav töötleja:
1) vastutab andmekogu pidamise eest;
2) korraldab ja juhib andmekogu pidamist;
3) sõlmib andmekogu volitatud töötlejaga lepingu andmekogu majutamiseks;
4) määrab teenistujad, kellele antakse andmekogu kasutajaõigused (edaspidi administraator);
5) tagab õigustatud isikute juurdepääsu andmetele;
6) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
7) teeb järelevalvet andmekogu pidamise üle;
8) täidab muid seadustest, õigusaktidest ja põhimäärusest tulenevaid ülesandeid.
§ 8. Andmekogu volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja on Spin TEK AS.
(2) Volitatud töötleja:
1) majutab, hooldab ja haldab andmekogu;
2) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.
§ 9. Andmekogu pidamise kulud
Andmekogu majutamise, hooldamise ja pidamise kulud kaetakse Tori valla eelarve vahenditest.
3. peatükk Andmekogus kogutavad andmed ja andmete kasutamise õigused
§ 10. Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed
(1) Andmekogu koosseisu kuuluvad kalmistuseadusest tulenevad ja kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed, mis on nimetatud käesoleva paragrahvi lõigetes 2-3.
(2) Kalmistuseadusest tulenevad andmed:
1) maetud isiku andmed – ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, surmaaeg, surmatõendi või -teatise number ja kuupäev ning väljastaja, matmise kuupäev, vabal tahtel antud andmed maetu usutunnistuse kohta;
2) hauaplatsi andmed - kalmistuosa, kvartal, rida, sektor, koht, hauaplatsi aadress ja staatus (vaba, kasutuses, mälestis, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu); matuse liik (kirstumatus, urnimatus), kirstu või urni materjal;
3) hauaplatsi kasutaja andmed – ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg ja kontaktandmed;
4) juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja andmed - juriidilise isiku nimetus, registrikood ja kontaktisiku nimi ning kontaktandmed.
(3) Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad andmed:
1) kalmistu üldandmed - nimetus, aadress, kalmistuvahi kontakttelefon, lahtiolekuajad;
2) haldaja osutatavad teenused ja hinnakiri - teenuse nimetus, liik ja kood, ühik, hind ning tariif;
3) hauaplatsi taotleja andmed - ees- ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed, hauaplatsi aadress, taotluse tekst ja menetlemise staatus;
4) hauaplatsi kasutuslepingute andmed - lepingu number, algus- ja lõppkuupäev ning lepingu lõpetamise põhjus;
5) matmise andmed - matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg (juriidilisest isikust matja nimetus ja registrikood), hauaplatsi kasutaja kooskõlastus juhul, kui matjaks ei ole hauaplatsi kasutaja, ümbermatmise korral ümbermaetava säilmete esmase matmiskoha andmed, sealhulgas matmise kuupäev (kui see on teada);
6) hauaplatsi jälgimise ja akteerimise andmed - jälgimise alustamise kuupäev ja põhjus, hoiatussedeli number, akteerimise kuupäev ja otsus.
§ 11. Andmete alusdokumendid
(1) Andmekogusse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise loa taotleja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja.
(2) Andmekogusse kantavate andmete alusdokumendid on:
1) maetu andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist);
2) hauaplatsi kasutaja andmed (X-tee kaudu saadud andmed rahvastikuregistrist või juriidilise isiku kohta vastavast registrist);
3) kalmistu kanderaamat (hauaplatside register);
4) jälgimis- ja akteermisprotokoll ja akt vastavalt kalmistu korrale;
5) hauaplatsi kasutaja taotlus ja kasutusleping;
6) kiriku- või kalmisturaamatud;
7) kalmistu haldaja peetud matmise registreerimise raamatud.
§ 12. Andmete andmekogusse kandja ja tähtajad
(1) Määruses nimetatud andmete andmekogusse kandmise ning uuendamise kohustus on vastutaval töötlejal.
(2) Vastutaval töötlejal on õigus keelduda andmete andmekogusse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas õigusaktidega.
(3) Uue hauaplatsi loomisel kannab administraator selle andmed andmekogusse, sidudes selle kaardiga.
(4) Hauaplatsi liitmise ja jagamise toimingud andmekogus teeb administraator vastavalt vajadusele.
(5) Kalmistu üldandmete muutmisel kannab administraator andmete muudatuse koheselt andmekogusse.
(6) Administraator kannab hauaplatsi, maetu ja hauaplatsi kasutaja ning kasutuslepingu andmed andmekogusse matuse vormistamise või hauaplatsi teenindamise käigus. Hauaplatsi ja kasutuslepinguga seotud andmete muutumisest teadasaamisel uuendab administraator andmekogu andmeid koheselt tagamaks andmekogu ajakohasuse.
(7) Paberkandjal olevad hauaplatside ja kasutuslepingute andmed sisestab administraator andmekogusse ja seostab need kalmistu kaardiga 10 tööpäeva jooksul.
(8) Vastutav töötleja vastutab selle eest, et andmekogusse kantud andmed vastaksid alusdokumentidele.
§ 13. Ebaõigete andmete parandamine
(1) Kui administraator avastab andmekogust ebaõiged andmed või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.
(2) Kui ebaõiged andmed on seotud osutatava teenuse või teenuse kasutajaga, siis teavitab administraator andmete parandamisest andmetega seotud isikuid.
§ 14. Andmete õiguslik tähendus
Andmekogusse kantud andmetel on informatiivne tähendus.
§ 15. Andmekogu andmete avalikkus
(1) Andmekogu avalikus vaates on igal isikul võimalik tutvuda järgmiste andmekogusse kantud andmetega:
1) kalmistu üldandmed;
2) maetu ees- ja perekonnanimi, surmaaeg ning matmise kuupäev;
3) kalmistu kaardid;
4) teenuste hinnakiri;
5) muinsuskaitse all olevad ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed.
(2) Andmekogus on võimalik teha otsinguid:
1) maetu ees- ja perenimega;
2) maetu sünni, surma või matmise kuupäevaga;
3) hauaplatsi asukohaga (kalmistuosa, kvartal, rida, sektor, koht) ning otsingutulemust kuvada kaardimooduliga seostatud kalmistu kaardil;
4) näha hauaplatsi staatust- kasutuses plats, kõlbmatu plats, vaba plats, jälgitav plats, akteeritud plats, muinsuskaitse all olev ja kultuurimälestisega plats.
(3) Andmekogus on võimalik esitada taotlust hauaplatsi kasutuslepingu sõlmimiseks ja hauaplatsi hooldamise teenuse tellimiseks.
(4) Igal hauaplatsi lepingulisel kasutajal on õigus kontrollida andmete olemasolu andmekogus ja esitada taotlus andmete parandamiseks, täiendamiseks, hauaplatsist loobumiseks või hauaplatsi üleandmiseks teisele isikule.
(5) Andmekogusse kantud andmed väljastatakse järgmiselt:
1) andmesubjekti kohta käivaid andmed talle või tema seaduslikule esindajale kooskõlas isikuandmete kaitse seadusega;
2) riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning teistele avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja eraõiguslikele juriidilistele isikutele, kui see on vajalik avaliku ülesande täitmiseks;
3) teistele isikutele, kui see ei ole vastuolus seadusega.
§ 16. Andmekogu kasutamise õiguse andmine
(1) Juurdepääs andmetele on reguleeritud õiguste süsteemiga.
(2) Vastutava töötleja taotlusel loob volitatud töötleja kasutajakonto (edaspidi konto) andmekogu administraatorile.
(3) Konto loomiseks esitab vastutav töötleja volitatud töötlejale avalduse, milles märgitakse:
1) teenistuja ees- ja perekonnanimi ning isikukood;
2) kalmistu, mille andmeid soovitakse töödelda, nimi;
3) loetelu andmekogu pidamisega seotud ülesannetest.
(4) Volitatud töötleja teavitab taotlejat konto loomisest viie tööpäeva jooksul alates avalduse saamisest.
§ 17. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja äravõtmine
(1) Konto sulgemiseks esitab vastutav töötleja volitatud töötlejale taotluse, milles märgib järgmised andmed:
1) teenistuja ees- ja perekonnanimi;
2) andmekogu kasutamise õiguse lõpetamise aeg.
(2) Volitatud töötleja sulgeb konto hiljemalt lõike 1 punktis 2 nimetatud kuupäevale järgneval ööpäeval.
(3) Volitatud töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
4) konto kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmete andmekogusse kandmine ei ole enam isiku ametiülesanne.
4. peatükk Järelevalve ja andmekogu lõpetamine ning rakendussätted
§ 18. Järelevalve andmekogu pidamise üle
(1) Järelevalvet andmekogu pidamise seaduslikkuse üle teostavad andmekogu vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Andmekogu vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul kaebuse saamisest arvates.
(3) Andmekogu vastutatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses märgitud puudused määratud tähtajaks.
§ 19. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab vallavalitsus.
(2) Andmekogu pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.
(3) Andmekogu lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete üleandmise teise andmekogusse või arhiivi ja määrab üleandmise tähtaja.
(4) Andmed antakse üle andmekogu vastutava töötleja vastutusel. Andmete üleandmisel koostatakse vastav akt.
§ 20. Rakendussätted
(1) Kalmistute paberkandjatel (kalmisturaamatutes) olevad andmed maetud isikute, hauaplatside ja platside kasutajate kohta sisestab administraator andmekogusse 10 aasta jooksul alates käesoleva määruse jõustumisest.
(2) Kasutusest väljalangenud kalmisturaamatud säilitatakse alaliselt vallavalitsuse arhiivis.
(3) Määrus jõustub kolmandal päeval pärast avaldamist Riigi Teatajas.
Lauri Luur
vallavanem
Siiri Jõerand
vallasekretär
Facebook
Twitter