Linna ja valla valitsemineHallatavate asutuste põhimäärused, konkursid, palgad, struktuur ja koosseisud

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

Kambja valla asutuste ühtne asjaajamiskord

Väljaandja:Kambja Vallavolikogu
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:01.10.2009
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 13.12.2013, 84

Kambja valla asutuste ühtne asjaajamiskord

Vastu võetud 17.09.2009 nr 88

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõike 1 punkti 37, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kehtestatud «Asjaajamiskorra ühtsete aluste» § 53 lõike 4, digitaalallkirja seaduse § 43 lõike 3, arhiiviseaduse § 17 lõike 1 punkti 4 alusel, arvestades Tartu Maa-arhiivi arvamust.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.  Reguleerimisala

  Kambja valla asutuste ühtne asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Kambja Vallavolikogus, Kambja Vallavalitsuses ja Kambja Vallavalitsuse hallatavates asutustes (edaspidi asutus). Asjaajamise korraldamise täpsustatud nõuded kehtestab vajadusel asutuse juht.

§ 2.  Üldised nõuded

  Korras reguleeritakse:
 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid;
 2) dokumentide vormistamise nõudeid;
 3) dokumentide registreerimise korraldamist;
 4) asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;
 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri;
 6) dokumentide hoidmise ja säilitamise nõudeid;
 7) asjaajamise üleandmist ametiisiku, ametniku, teenistuja või töötaja (edaspidi ametnik) teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral.

§ 3.   Dokumendi mõiste

  Dokument käesoleva korra mõistes on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

§ 4.  Asjaajamisperiood

  Asutuse asjaajamisperioodiks on reeglina kalendriaasta. Vallavolikogu ja vallavalitsuse kui organi, volikogu komisjonide ning valla valimiskomisjoni asjaajamisperioodiks on kogu nende tegevusperiood. Vallavalitsuse hallatavad asutused võivad määrata ise lähtudes asutuse spetsiifikast oma asjaajamisperioodi, mis ei pea olema kalendriaasta.

§ 5.  Asutuse sideandmed

  Asutuse juht määrab oma asjaajamises kasutatava ametliku elektronposti aadressi ning tagab oma asjaajamises kasutatavate sideandmete avalikustamise, sealhulgas valla elektroonilisel koduleheküljel. Sideandmete muutumisest tuleb avalikkust teavitada (kohaliku lehe ja valla kodulehekülje kaudu) vähemalt kümme tööpäeva varem, elektronposti aadressi muutumisel tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuue kuu jooksul muutumisest.

§ 6.  Asjaajamise korraldamine asutuses

 (1) Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht, kes määrab asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides järgmisi asjaajamistoiminguid korraldavad ameti- või töökohad:
 1) asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine;
 2) dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine;
 3) dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine;
 4) arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine;
 5) dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine.

 (2) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.

 (3) Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.

 (4) Uue töötaja tööle võtmisel tutvustab asjaajamiskorda töötajale tema vahetu juht. Töötaja kinnitab allkirjaga, et on tutvunud asjaajamiskorraga.

§ 7.  Vastutus

  Käesoleva korraga kehtestatud nõudeid on kohustatud täitma kõik asutuste töötajad. Vallavalitsuse ja vallavolikogu nõuetekohase asjaajamise tagab vallasekretär.

2. peatükk DOKUMENTIDE VORMINÕUDED 

§ 8.  Üldnõuded dokumentidele

 (1) Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud ning käesolevas korras toodud nõuetele. Kirjad vormistatakse vastavalt standardile EVS 882-1:2006.

 (2) Dokumendid vormistatakse üldjuhul paberkandjal. Elektrooniliselt vormistatud dokumendist tehakse väljatrükk paberkandjale. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt, tagatakse nende identsus.

 (3) Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.

§ 9.  Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord

 (1) Dokumendiplankidele (edaspidi plank) vormistatakse üldjuhul:
 1) kirjad;
 2) protokollid ja aktid;
 3) õigusaktid;
 4) dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.

 (2) Plankide ühiseks kujunduselemendiks võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks on Kambja valla vapi värviline kujutis.

 (3) Asutusel ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus, peab olema käesoleva korraga kehtestatud vormi kohane üldplank nii paberkandjal kui digitaalsel kandjal.

 (4) Üldplangi alusel moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plank.

 (5) Plangi kirjapeaväljale (ülemine piir 12 mm kaugusel ja alumine piir 37 - 46 mm kaugusel plangi ülaservast) kantakse asutuse nimetus ja ametniku või töötaja ametinimetus (edaspidi autor) nimetavas käändes trükikirja suurusega 16 kuni 20 ning vapi kujutis, mis trükitakse kirjapeavälja keskele asutuse nime kohale.

 (6) Kirjaplangil peavad lisaks lõikes 5 sätestatule olema dokumendi kontaktandmeväljal (allservast 12 - 29 mm kõrgusel) asutuse, ametniku või töötaja sideandmed ning muud olulised andmed (asutuse postiaadress, sidevahendid, registrikood, pangakonto number vms) trükikirja suurusega 8 kuni 10, mis eraldatakse sõnumiväljast normaalse (0,25 mm) või pooljämeda (0,35 mm) pidevjoonega.

 (7) Vallavolikogu ja Vallavalitsuse plankide näidised on toodud käesoleva korra lisadena.

 (8) Planke hoitakse kohas, kuhu puudub kõrvaliste isikute juurdepääs. Nende kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab asutuse juht ja tema poolt määratud ametnik või töötaja.

 (9) Õigusaktid vormistatakse üldplangile. Õigusaktide kirjapeaväljale trükitakse asutuse nimetuse alla õigusakti liik nimetavas käändes trükikirja suurusega 14 kuni 16 kirjapeavälja keskele.

§ 10.  Dokumentide vorminõuded ja vormistamisel kasutatavad elemendid

 (1) Dokumentide vormistamisel kasutatakse paberi formaati A4 (210 × 297 mm) ning kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Vajaduse korral võib formaati kasutada põikilehena.

 (2) Dokumente võib vormistada mõlemale lehe poolele, kui seda võimaldab paberi kvaliteet.

 (3) Dokumentide veerised ehk kirjavabad ääred on järgmised:
 1) vasak veeris 30 mm;
 2) ülemine veeris 12 mm;
 3) parem veeris 15 mm;
 4) alumine veeris 12 mm.
 5) dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasaku veerise laius on 15 mm ja parema veerise laius 30 mm.

 (4) Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest allääres keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.

 (5) Dokumendil on kohustuslikud elemendid (autor, kuupäev, tekst, allkirjastaja) ja lisaks võivad olla vastavale dokumendiliigile omased elemendid (aadress, adressaat, kasutusmärge, kontaktandmed, koostaja, lisaadressaat, lisamärge, pealkiri, seosviit, viit, muud dokumendi elemendid).

 (6) Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.

§ 11.  Dokumendi autor ja kuupäev

 (1) Autor märgitakse dokumendile vastavalt käesoleva korra § 9 lõikele 5.

 (2) Kuupäev märgitakse dokumendi viidaväljale plangi ülaservast 46 - 75 mm ja plangi paremast servast 90 mm kaugusele vastavalt standardile EVS 8 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas» üldjuhul numbrilisel kujul (näide: 24.11.2008).

 (3) Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes (näide: 24. november 2008).

 (4) Dokumendi kuupäevaks on:
 1) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
 2) saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev;
 3) kollegiaalsetel õigusaktidel vastuvõtmise kuupäev, üksikõigusaktidel allkirjastamise kuupäev;
 4) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
 5) lepingu allkirjastamise kuupäev.

 (5) Kellaaeg märgitakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktis ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks. Tunnid, minutid ja sekundid eraldatakse üksteisest kooloniga (näide: 18:06:20). Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.

 (6) Kirjavahetuses esitatakse kuupäev enne viita. Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna „Meie“, seosviida ette „Teie“.

Näide:

Teie  15.11.2008 nr 3-1/142

Meie 24.11.2008 nr 11-10/166

§ 12.  Dokumendi tekst

 (1) Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkade (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord.

 (2) Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti joondatakse vasaku veerise järgi või kasutatakse rööpjoondamist, taandridu ei kasutata. Rööpjoondamise tõttu ei tohi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. Lõikude vahele jäetakse tühi rida.

 (3) Tekst vormistatakse kaks kuni neli põhireavahet pealkirjast allpool. Kirja tekst vormistatakse järjestuses pöördumine, sisu, lõputervitus.

 (4) Mahuka dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod ning vajadusel ka punktid pealkirjastatakse.

 (5) Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures viimase numbri järel punkti ei panda. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid (näide 1). Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.

 (6) Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid nummerdatakse läbiva numeratsiooniga. Õigustloovad aktid (määrused) koosnevad paragrahvidest, mida võib rühmitada nende sisulise seotuse järgi peatükkideks. Paragrahv võib jaguneda lõigeteks või punktideks ning lõige võib jaguneda punktideks. Peatükid ja paragrahvid pealkirjastatakse (näide 2).

Näide 1:

1. Peatükk (osa)

Näide 2:

1. peatükk

1.1 Jagu (alaosa)

§ 1. paragrahv

1.2 ………

(1) lõige

1.2.1 Punkt

1) punkt

1.2.2 ………

2) ………

1.2.2.1 Alapunkt

1.2.2.2 ………

§ 13.  Allkirjastaja ja allkiri

 (1) Allkirjastaja andmed esitatakse kolm kuni viis põhireavahet pärast teksti allkirja all järgmises järjekorras: ees- ja perekonnanimi (nimetavas käändes):

  asutus või organisatsioon;

  ametinimetus või roll.

 (2) Kui dokumendi autorist selgub asutus või organisatsioon, ei pea allkirjastaja koosseisus seda uuesti näitama (näide 1).

 (3) Kui dokumendile kirjutab alla mitu võrdse staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega isikut, paigutatakse allkirjastajad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, s.t järgmine allkirjastaja esitatakse üks kuni kaks põhireavahet allpool (näide 2). Paberdokumendile kirjutatakse alla sinist värvi tindi või pastapliiatsiga.

Näide 1:

.

Näide 2:

.

. (allkiri)

. (allkiri)

.

.

 (allkiri)

Ivar Tedrema

Ivar Tedrema

Vallavanem

Vallavanem

Eha Paade

Pearaamatupidaja

 (4) Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides ning kui kirjaga võetakse kohustusi või antakse õigusi. Omakäeline allkiri kirjutatakse pärast lõputervitust ja enne allkirjastajat selleks jäetud tühjadel põhireavahedel.

 (5) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud digitaalallkirjastatult. Digitaalselt allkirjastataval kirjal märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudes „allkirjastatud digitaalselt“.

§ 14.  Adressaat ja aadress

 (1) Adressaat on isik, asutus või organisatsioon, kellele kiri saadetakse. Adressaat on kirja kohustuslik väli. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Adressaadi alamelemendid esitatakse nimetavas käändes. Ees- ja perekonnanimi esitatakse ühel real, ülejäänud alamelemendid eraldi ridadel üksteise all (näide 1). Soovi korral võib eesnime ja perekonnanime ette lisada viisakusvormeli või akadeemilise tiitli lühendi. Kui personaalselt kedagi ei tunta, siis adresseeritakse kiri asutusele (näide 2).

Näide 1:

Hr Vello Meri

Näide 2:

Sotsiaalministeerium

Sotsiaalministeerium

Hoolekande osakond

Gonsiori 29

Gonsiori 29

10147 Tallinn

10147 Tallinn

 (2) Adressaat ja aadress vormistatakse adressaadiväljale plangi ülaservast 46 – 84 mm kaugusele ja vasakust veerisest kuni 76 mm kauguseni.

 (3) Kui adressaate on rohkem kui mahub aadressiväljale, võib teised adressaadid esitada tekstiväljal kaks kuni neli põhireavahet allkirjastajast allpool, kasutades ees sõna „Sama“. Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate, võib need üldistada. Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, asutusse jääb originaal.

 (4) Kirjal vormistatakse aadress elemendi adressaat alla. Kirja saatmisel posti teel kasutatakse postiaadressi vastavalt standardile EVS 8, e-postiga saadetavate kirjade puhul e-posti aadressi. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: tänav, maja ja korteri number; asula või sidejaoskond; sihtnumber ja linn või maakond, riik (kui kiri saadetakse teise riiki). Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse viimasele kohale aadressis.

§ 15.  Muud dokumendi elemendid

 (1) Dokumendi koostamise või väljaandmise koht märgitakse ainult õigusaktides nimetavas käändes plangi vasakusse veerisesse samale kõrgusele kuupäevaga (näide: Kambja);

 (2) Dokumendile võib lisada menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriva märke. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «EELNÕU», «KIIRE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» ehk «AK») kantakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka suurtähtedega kirjavahemärke kasutamata. Juurdepääsupiirangud digitaaldokumentidele tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega.

 (3) Viit ja/või number märgitakse registreeritavatele dokumentidele peale kuupäeva. Tähistuste (funktsioon, sari, allsari) süsteem määratakse asutuse dokumentide loetelus. Viit koosneb funktsiooni, sarja ja allsarja tähisest ning dokumendi järjekorranumbrist dokumendiregistris. Eri liiki dokumendid nummerdatakse omaette. Registreeritavate dokumentide numeratsioon algab iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.

Näide:

8-1.2/20, kus

8 - funktsiooni tähis

1 - sarja tähis

2 - allsarja tähis

20 - dokumendi järjekorranumber

 (4) Dokumendiliigi nimetus (KÄSKKIRI, OTSUS, MÄÄRUS, KORRALDUS, AKT jne) märgitakse nimetavas käändes suurtähtedega (soovitavalt sõrendatult) tsentreeritult plangile autori alla trükikirja suurusega 14-16. Kirjale dokumendiliiki ei märgita.

 (5) Kinnitusmärkega tuleb kinnitada dokumendi ärakirjad, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte. Ärakirja, koopia, väljavõtte või väljatrüki esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse suurtähtedega sõna «ÄRAKIRI» või «VÄLJAVÕTE» või «VÄLJATRÜKK» ning tehakse viimasele lehele teksti lõppu avaliku teabe seaduses toodud nõuetele vastav kinnitusmärge. Ärakirja õigsuse kinnitusmärget kohaldatakse ka väljavõtte ja väljatrüki ametlikule kinnitamisele.

 (6) Õigusaktiga kinnitatav dokument (põhikiri, põhimäärus, kord, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

Näide:

KINNITATUD

Kambja Vallavanema 24.11.2008. a

käskkirjaga nr 15



Vallavolikogu määruste kehtestamisel kinnitusmärget ei kasutata.

Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumendi hävitamise akt jm) vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

Näide:

KINNITAN

.

.(allkiri)

.

Ivar Tedrema

Vallavanem

24.11.08

 (7) Pealkiri pannakse kõigile dokumentidele. Suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna ka alapealkirjad. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, kaaskirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu. Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes, selle järele kirjavahemärke ei panda. Pikem pealkiri vormistatakse selliselt, et read ei ulatuks üle lehe keskjoone.

 (8) Pöördumist kasutatakse kirjade puhul. Pöördumiseks kasutatakse kõrgemate teenistujate puhul eelkõige ametinimetust nimetavas käändes. Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete jms olemasolu korral on soovitatav neid pöördumisel kasutada. Pöördumisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime ega kirjavahemärke pöördumise lõpus. Pöördumine vormistatakse üks kuni kaks põhireavahet enne sisu.

Näide:

Adressaat

Pöördumine

Rahandusminister Jaak Rannu

Lugupeetud minister

Rektor Kaasik

Lugupeetud rektor

Prof Maria Nõmm

Austatud professor

Pr Riina Pohl

Lugupeetud proua Pohl

 (9) Lõputervitus on viisakas soov adressaadile pärast teksti. Olenevalt kirja tekstist, võib nimetatud rekvisiit ka puududa. Lugupidamisavalduse lõpus kirjavahemärki ei kasutata.

Näide:

Lugupidamisega

Austusega

Edukat koostööd soovides

Edu soovides

 (10) Lisamärge kirjale lisatud dokumentidele osutamiseks vormistatakse kaks kuni neli põhikirjavahet allkirjastajast allpool järjekorras: pealkiri, lehekülgede arv, eksemplaride arv. Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata. Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse.

  Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv.

Näide:

Lisad: 1. Kambja Vallavalitsuse asjaajamiskorra eelnõu 49 lehel

           2. Sisekorraeeskiri 10 lehel 2 eks

           3. Vallasekretäri ametijuhend 3 lehel 2 eks



Lisamärkesse ei lisata pealkirja, kui see on tekstis esitatud.

Näide:

Lisa: 6 lehel 2 eks



Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis või lisana.

Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (lisa 1, lisa 2, lisa 3 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette.

Näide:

Lisa 3

Kambja Vallavanema 24.11.2008 a

käskkirja nr 15 juurde

 (11) Kooskõlastusmärge vormistatakse dokumendile, millele on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga. Kooskõlastusmärge vormistatakse analoogiliselt elemendiga «kinnitusmärge», kasutades sõnu «KOOSKÕLASTAN» (ametiisik ainuisikuliselt) või «KOOSKÕLASTATUD» (kollegiaalse organi arutelu tulemusel).

  Kõik õigusaktide eelnõud tuleb esitada enne vastuvõtmist kooskõlastamiseks vallasekretärile.

  Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. Õigusaktide ja suurema hulga kooskõlastuste puhul kasutatakse kooskõlastuslehte, mis lisatakse dokumendile. Kui dokumendi koostaja ei arvesta kooskõlastaja ettepanekutega, võib dokumendile lisada kirjaliku eriarvamuse.

 (12) Koostaja kui kirja kavandi ettevalmistanud isiku ees- ja perekonnanimi, telefoninumber ja e-posti aadress vormistatakse kirjale viimase elemendina enne kontaktandmeid. Koostajat ei pea kasutama, kui kirja kavandi ettevalmistanud ametiisiku kontaktandmed on toodud kirja tekstis.

Näide:

Elerin Maisväli 741 6205

elerin@kambja.ee

3. peatükk DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE 

§ 16.  Dokumentide registreerimise üldnõuded

 (1) Asutus on kohustatud registreerima asutuse dokumendiregistris tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Dokumentide registreerimine on ühekordne. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.

 (2) Kambja Vallavalitsus ja vallavalitsuse hallatavad asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit.

 (3) Dokumendiregistri infosüsteem tagab igale registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile juurdepääsu või sisaldab iga paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida.

 (4) Dokumendiregistri kasutamine on tasuta, välja arvatud juhul, kui seaduses on sätestatud teisiti. Register on avalik ning registri aktuaalsetele ja registri arhiivis säilitatavatele andmetele on juurdepääs kõigil kasutajatel, välja arvatud juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või on need ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks.

 (5) Juurdepääs dokumendiregistrile on võimalik Kambja valla elektroonilise kodulehekülje kaudu aadressil www.kambja.ee.

 (6) Registreerimisele kuuluvad dokumendid:
 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
 2) lepingud;
 3) asutuses koostatud protokollid;
 4) saabunud ja väljastatavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabe­nõuded jm);
 5) vallavalitsusele tema ametniku või allasutuse poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende koostamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
 6) muud õigusaktide kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

§ 17.  Dokumendiregistrisse kantavad andmed

 (1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:
 1) akti andja nimetus;
 2) akti liik;
 3) pealkiri;
 4) number;
 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg;
 6) jõustumise kuupäev; välja arvatud kui akti jõustumine on seotud selle teatavakstegemise või avaldamisega;
 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.

 (2) Määruste eelnõude kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:
 1) akti andja nimetus;
 2) akti liik (määruse eelnõu);
 3) pealkiri;
 4) eelnõu number;
 5) eelnõu esitamise kuupäev;
 6) eelnõu autor;
 7) eelnõu menetlemise seis;
 8) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).

 (3) Asutuse sõlmitud lepingute kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:
 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või isikukood;
 2) lepingu liik;
 3) number või tähis;
 4) kuupäev;
 5) lepingu objekt;
 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).

 (4) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:
 1) protokollide korral organi nimetus (vallavolikogu, vallavalitsus, komisjon, töögrupp jms);
 2) number;
 3) kuupäev;
 4) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 5) vajadusel muud andmed, mis on nõutavad õigusaktidega.

 (5) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed:
 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
 2) saabumise või saatmise kuupäev;
 3) saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;
 4) dokumendi liik;
 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte;
 6) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
 7) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi, käsipostiga);
 8) dokumendi lisade nimetused ja arv
 9) digitaaldokumendi puhul vormingu tüüp
 10) dokumendi saatja märgitud viit;
 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
 12) sarja tähis;
 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suuatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
 14) lahendamise tähtaeg;
 15) täitmismärge;
 16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

§ 18.  Dokumentide registreerimise kord

 (1) Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile viie tööpäeva jooksul neid asutuses registreerimata.

 (2) Registreerimisele ei kuulu:
 1) kirjad märkega «ISIKLIK». Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab see ametnik, kellele dokument oli adresseeritud;
 2) saabunud anonüümsed dokumendid;
 3) reklaamtrükised, koolituste ja seminaride kavad (kutsed, teadaanded), kaupade ja teenuste pakkumised ja muud informatiivse sisuga trükised;
 4) perioodika (ajalehed, ajakirjad jm);
 5) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;
 6) raamatupidamisdokumendid, millele tehakse ainult saabumismärge, kus märgitakse saabumise kuupäev;
 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile;
 8) elektronpostis olev informatiivne teabevahetus.

 (3) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide registreerimine toimub järgmiselt:
 1) dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi;
 2) saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita, registrisse kantakse korra § 17 lõikes 5 loetletud andmed;
 3) faksiga saabunud kiri registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel ja suunatakse menetlusse. Kui postiga saabub ka originaaldokument, siis tehakse vastav märge selle saabumiskuupäeva kohta ning suunatakse ta antud asjaga tegelevale isikule. Kirjas sisalduva probleemi lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksiga saabumise kuupäevast;
 4) käsipostiga saabunud või ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras üleandmise päeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud isik;
 5) elektronpostiga saabunud dokumendid registreeritakse dokumendi­registris üldistel alustel ja vajadusel trükitakse paberile. Registreerimise eest vastutab töötaja, kelle elektronpostile dokument saabus;
 6) dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», registreeritakse ja edastatakse dokument pärast registreerimist läbivaatamiseks viivitamata;
 7) sama teemat käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutakse sama viita;

 (4) Õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse.

4. peatükk DOKUMENTIDE MENETLEMINE 

§ 19.  Dokumendi läbivaatamine

 (1) Paberkandjal saabunud dokumendid võtab vastu vallakantselei või asutuse sekretär ja esitab need sama tööpäeva jooksul asutuse juhile, kes määrab lahendaja, täitmistähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra, juurdepääsupiirangu ja muud asjaolud või lahendab asja ise. Resolutsioon kirjutatakse dokumendi esimese lehe vabale pinnale ning peab sisaldama täitja nime või nimesid, lahendamise käiku, täitmistähtaega, korralduse andja allkirja ja kuupäeva. Sekretär edastab kirja või avalduse viivitamatult vastutavale täitjale. Dokumendi edastamine täitjale registreeritaksedokumendiregistris.

 (2) Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale.

 (3) Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele üldjuhul viie tööpäeva jooksul. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.

 (4) Dokumendi (kirja, õigusakti jm) eelnõu koostab ametnik, kelle kompetentsi see kuulub või kellele see on tehtud ülesandeks asutuse juhi korraldusega (resolutsiooniga).

 (5) Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.

 (6) Riigikogu liikmete ja vallavolikogu liikmete märgukirjadele ja avaldustele peab kirjalikult vastama kümne päeva jooksul arvates avalduse või märgukirja saabumisest või arupärimise esitamisest. Teabenõudele peab vastama viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul saabumisest.

 (7) Asutuse juht või kõrgemalseisev ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema või pikema tähtaja. Asutuse juhi või kõrgemalseisva ametniku poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab asutuse juht või kõrgemalseisev ametnik.

 (8) Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht või muu pädev isik.

 (9) Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.

 (10) Kui asja saab lahendada operatiivselt, näiteks telefoni teel, siis tehakse saabunud kirjale täitmismärge, kus näidatakse kes-kellega-kuidas lahendas. Sama märge tehakse ka dokumendiregistris. (Näide: Lahendatud telefoni teel Haridusministeeriumi nõuniku Jaan Karuga positiivselt. Lahendaja allkiri, nimi, ametinimetus, kuupäev.)

 (11) Vastutav täitja on kohustatud täitmisel olevat dokumenti hoidma eri kaustas pealkirjaga «Täitmisel», mis peab tema puhkusel või komandeeringus olles olema kättesaadav tema otsesele juhile või tema asendajale.

§ 20.  Dokumendi kooskõlastamine

 (1) Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel. Kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.

 (2) Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle (eelnõu) viseerimine, mis toimub struktuuri järgi. Dokumendi koostaja esitab dokumendi eelnõu kooskõlastamiseks kõigepealt oma vahetule ülemusele ja seejärel kõigile asjaosalistele, keda vastav küsimus puudutab. Finantsküsimusi käsitlevate dokumentide eelnõud ja rahaliste kohustustega lepingud kooskõlastatakse pearaamatupidajaga. Asutuses koostatud dokumendi eelnõu kooskõlastused võib teha dokumendiregistris.

 (3) Ametikirjad viseerib koostaja vahetu ülemus ja seejärel esitatakse dokument allakirjutamiseks.

 (4) Asutusesised dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul ühe tööpäeva jooksul. Mõjuvatel põhjustel võib kooskõlastusaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat.

 (5) Vallavalitsuse korralduste eelnõud kooskõlastatakse ühe tööpäeva jooksul, vallavalitsuse ja vallavolikogu määruste eelnõud ning muud põhjalikumat läbivaatamist nõudvad eelnõud kolme tööpäeva jooksul.

 (6) Kui kooskõlastajal tekib eriarvamus, vormistatakse see eraldi lehel (A4), kusjuures tuuakse välja see, millega kooskõlastaja pole nõus, miks pole nõus ning konkreetne ettepanek muudatuse suhtes. Eriarvamus lisatakse dokumendi eelnõule ja seda säilitatakse koos dokumendiga.

 (7) Kui dokument on asjaomaste ametnike ja asutustega kooskõlastatud, esitatakse see koos kõikide lisade ja muude materjalidega allakirjutamiseks või otsustamiseks (vastuvõtmiseks) seaduse või selle alusel vastavale dokumendiliigile ettenähtud menetluse kohaselt.

§ 21.  Dokumentide allkirjastamine

 (1) Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on määratud õigusaktides, asutuste põhimäärustes või muudes asutuse sisemist töökorda reguleerivates dokumentides.

 (2) Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. Õigusakti lisad allkirjastab nende koostamise eest vastutav ametnik.

 (3) Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Käskkirja lisa(de)le kirjutab alla dokumendi kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest vastutav isik.

 (4) Lepingute ja üleandmis-vastuvõtmisaktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.

 (5) Väljasaadetud kiri allkirjastatakse kahes eksemplaris (originaal ja asutusse jääv ärakiri).

 (6) Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument allkirjastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ja pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale ametnikule.

 (7) Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, tuleb allkirjastaja nimi ja ametinimetus ümber vormistada.

 (8) Asutuse juht sätestab sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides dokumentide ärakirjade ametliku kinnitamise pädevust omavad ametnikud või töötajad ja kinnitamise korra.

 (9) Vallavalitsuse määrused ja korraldused ning vallavolikogu määrused ja otsused väljastatakse ametliku kinnitusmärkega ärakirjana.

 (10) Vallavalitsuse kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutab alla vallavanem, vallasekretär vastavalt nende pädevusse antud küsimustes; tõenditele ja õienditele (v.a rahalisi küsimusi käsitlevatele) üldjuhul vallasekretär; rahalisi küsimusi käsitlevatele dokumentidele lisaks vallavanemale pearaamatupidaja.

§ 22.  Digitaalallkirja kasutamine

 (1) Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud “Digitaalallkirja seaduse“ nõuetele vastavat sertifikaati.

 (2) Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse dokumendihaldussüsteemi või kui dokumendihaldussüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest.

 (3) Digitaaldokument allkirjastatakse selliselt, et digitaalallkiri lisandub dokumendile ja moodustub üks allkirjastatud dokument. Juhul kui digitaaldokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkirjadest moodustuvad dokumendi lahutamatud osad.

 (4) Digitaalallkirjastatud dokumendid säilitatakse dokumendiregistris. Vajadusel, kui ametnik pole kindel, et kogu säilitustähtaja jooksul dokument dokumendiregistris säilib, tehakse dokumendist väljatrükk paberkandjale.

§ 23.  Asja lahendatuks lugemine

 (1) Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

 (2) Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui:
 1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
 2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud.

 (3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse või paberdokumendi korral ka dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.

§ 24.  Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle

 (1) Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik või töötaja, mitme täitja puhul esimesena märgitud isik. Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollib asutuse juht või tema poolt volitatud töötaja.

 (2) Vallavolikogu õigusaktidega pandud ülesannete täitmise järelevalvet peab õigusaktis määratletud isik.

 (3) Vallavalitsuse õigusaktidega ja teiste dokumentidega asutustele, ametnikele ja töötajatele pandud ülesannete, vallavalitsusele saabunud ja registreeritud dokumentide täitmise järelevalvet peab vallavanem või tema poolt volitatud töötaja.

§ 25.  Pitsatite kasutamine

 (1) Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser pannakase dokumendile nii, et see kataks allkirja viimaseid tähti.

 (2) Riigivapiga pitser pannakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktiga ette nähtud ja seadusega või seaduse alusel pandud riiklikku ülesannet täites (sünnitunnistustele, surmatunnistustele, vallasekretäri poolt teostatavatele tõestamistoimingutele jm).

 (3) Kõigil muudel juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kasutatakse asutuse pitsatit vastavalt seadusele, seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele, asutuse või struktuuriüksuse põhimäärusele või teistele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele dokumentidele.

 (4) Asutustes on kasutusel järgmised pitsatid:
 1) väikese riigivapi kujutisega (sinine) pitsat «KAMBJA VALLAVALITSUS - TARTUMAA», mida kasutatakse notariaaltoimingute teostamisel, perekonnaseisudokumentide koostamisel ja teistes riigi nimel teostatavates toimingutes, mis tulenevad seadustest;
 2) Kambja valla vapi kujutisega (sinine) pitsat «KAMBJA VALLAVALITSUS - TARTUMAA», mida kasutatakse vallavalitsuse nimel loodud dokumentide kinnitamisel;
 3) vallavalitsuse hallatavad asutused kasutavad oma nime ja valla vapi kujutisega pitsateid.

 (5) Asutuse pitser pannakse järgmistele dokumentidele:
 1) asutuse juhi volikirjadele;
 2) panga- ja kassadokumentidele;
 3) teenistuslehe ja tööraamatu kannetele;
 4) garantiikirjadele;
 5) tõenditele;
 6) dokumendi ärakirja ja väljavõte ametlikule kinnitusmärkele;
 7) dokumentidele, millele pitseri panemine tuleneb teistest õigusaktidest;
 8) muudele dokumentide vastavalt vajadusele (aktid, tunnistused, piletid).

 (6) Asutuse pitsat on olemas neil hallatavatel asutustel, mille põhimääruses see on ette nähtud. Pitsateid hoitakse lukustatud tulekindlas kapis. Asutuse pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutab asutuse juht. Vallavalitsuse pitsatite kasutamise ja hoidmise eest vastutab vallasekretär.

 (7) Asutuste pitsatid registreeritakse pitsatite registreerimise raamatus, kuhu kantakse järgmised andmed:
 1) järjekorra number;
 2) pitsati jäljend;
 3) pitsati kirjeldus;
 4) kellele üle antud (kuupäev, ametniku ja struktuuriüksuse nimi ja ametniku allkiri);
 5) pitsati tagastamise kuupäev, vastuvõtja nimi ja allkiri;
 6) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number.

 (8) Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse, mille kohta koostatakse hävitamise akt.

5. peatükk DOKUMENTIDE HOIDMINE JA SÄILITAMINE 

§ 26.  Dokumentide hoidmise ja säilitamise üldnõuded

 (1) Asutuse juht kehtestab asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu arhiivieeskirjas sätestatud korras. Dokumentide loetelu on tähtajatu. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse üle avalikku arhiivi kooskõlas arhiivieeskirjaga.

 (2) Dokumendi loetelu muudetakse, kui valla või asutuse struktuuri või ülesandeid muudetakse, kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg või avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel.

§ 27.  Asjaajamises lõpetatud dokumentide hoidmine asutuses

 (1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.

 (2) Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.

 (3) Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm).

 (4) Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati.

 (5) Enne dokumentide digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad asutuses olema kasutusele võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja jooksul.

 (6) Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse kappides või riiulitel lukustatud ruumis, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.

 (7) Alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid antakse asutuse arhiivi kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni kolm aastat) dokumente võib säilitada ametniku kabinetis.

 (8) Dokumente, mille säilitusaeg on möödunud, võib hävitada hävitamiseks eraldatud akti alusel. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis.

 (9) Dokumentide säilitamine, kasutamine ja hävitamine toimub vastavalt õigusaktides sätestatud korrale.

 (10) Lahendatud digitaaldokument salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitusaja jooksul.

 (11) Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitusaja jooksul.

 (12) Säilitamisele kuuluva dokumendi eksemplar peab olema allkirjastatud või tõestatud ametliku kinnitusega. Kui dokument on saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.

 (13) Enne dokumendi ainult digitaalsele säilitamisele üleminekut tuleb kasutusele võtta abinõud, mis tagavad dokumendi säilivuse neile kehtestatud tähtaja jooksul.

 (14) Dokumendiregistris olevad dokumendid arhiveeritakse dokumendiregistri tarkvara abil peale asjaajamisperioodi lõppu analoogselt paberdokumentidega, kusjuures arhiivis säilitatakse ka dokumendi metaandmeid. Dokumendifailid konverteeritakse arhiivipüsivasse failivormingusse, koostatud arhiivitoimikud eraldatakse aktiivsest dokumendiregistrist ja neid säilitatakse terviklikuna vähemalt toimikule kehtestatud säilitamistähtaja jooksul. Arhiivitoimikute säilitamine, hävitamine ja avalikku arhiivi üleandmine toimub analoogselt pabertoimikutega.

6. peatükk ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 

§ 28.  Asjaajamise üleandmise kohustus

 (1) Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale, selle puudumisel asutuse juhile, teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks, kui seadus ei näe ette teisiti. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub asutuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.

 (2) Ametniku või töötaja puhkusele minekul võib asjaajamise üle anda ka suulisel kokkuleppel ja selle fikseerida. Ametniku puhkusele minekul vormistatakse kirjalik üleandmis-vastuvõtmisakt, kui üks osapooltest või kõrgemalseisev ametnik seda nõuab või kui puhkuse ajal saabub oluliste ja üldist tähtsust omavate dokumentide koostamise või täitmise tähtaeg.

§ 29.  Üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded

 (1) Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakti valmistab ette üleandja ja see peab sisaldama:
 1) täitmisel olevate lepingute loetelu;
 2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;
 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.

 (2) Asutuse juhtimise üleandmisel peab akt sisaldama lisaks eelmises lõikes loetletud andmetele veel:
 1) asutuse koosseisunimestiku ja täidetud kohtade arvu;
 2) asutuse eelarvevahendite seisu;
 3) asutuse pitsatite arvu, liike ja asukohta ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimesid ja ametikohti;
 4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indekseid või numbreid vastavalt dokumendiliigile;
 5) üldandmeid asutuse arhiivi kohta;
 6) akti võib kanda muud vajalikud andmed asutuse asjaajamise kohta.

§ 30.  Üleandmis-vastuvõtmisakti vorminõuded

 (1) Akti märgitakse asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus.

 (2) Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad.

 (3) Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Asutuse juhi vahetumisel koostatud akti kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja säilitatakse vähemalt selles asutuses, kus toimus asjaajamise üleandmine.

 (4) Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.

§ 31.  Asjaajamise ühepoolne ülevõtmine

  Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku või töötaja, asutuse juhi või tema määratud ametniku või töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.

7. peatükk LÕPPSÄTTED 

§ 32.  Rakendussätted

 (1) Vallavalitsusel korraldada asjaajamine lähtudes kinnitatud ühtsest asjaajamiskorrast alates 1. jaanuarist 2010. a.

 (2) Hallatavatel asutustel viia kehtivad asjaajamiskorrad käesoleva määrusega kooskõlla 1. jaanuariks 2010. a.

 (3) Määrus jõustub 01. oktoobrist 2009. a.

Mati Luik
Volikogu esimees

Lisa Üldplank

Lisa Kirjaplank

Lisa Vallavalitsuse määruse plank