Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

Räpina valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

Väljaandja:Räpina Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:18.04.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 15.04.2020, 1

Räpina valla dokumendihaldussüsteemi põhimäärus

Vastu võetud 09.04.2020 nr 2

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 30 lõike 1 punkti 2 ning Räpina Vallavolikogu 25.03.2020 määruse nr 6 "Räpina valla andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise volituse andmine" alusel kooskõlas avaliku teabe seaduse § 11, § 433 lõikega 1 ja § 435.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Määruse reguleerimisala

  (1) Määrusega asutatakse ja kehtestatakse Räpina valla dokumendihaldussüsteemi (edaspidi register) pidamise kord.

  (2) Registri lühinimi on Delta.

§ 2.   Registri eesmärk

  Registri eesmärk on:
  1) Räpina Vallavalitsusele ja Räpina Vallavalitsuse hallatavatele asutustele saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide haldamine;
  2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;
  3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

§ 3.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Räpina Vallavalitsus.

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab registri pidamist;
  2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;
  3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
  4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
  5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
  6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
  7) täidab muid õigusaktidest kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega tulenevaid ülesandeid.

  (3) Vallavanem määrab käskkirjaga vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).

§ 4.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötlejad (edaspidi töötleja) on Räpina Vallavalitsuse teenistujad ning teenuse osutaja Andmevara AS.

  (2) Töötleja:
  1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
  2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;
  3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
  4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
  5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
  6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
  7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
  8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
  9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  11) täidab vastutava töötleja korraldusi.

  (3) Teenuse osutaja volitatud töötlejana:
  1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
  2) võimaldab andmetele juurdepääsu;
  3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;
  4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

§ 5.   Registri finantseerimine

  Registri pidamist finantseeritakse Räpina valla eelarvest.

2. peatükk REGISTRI PIDAMISE NÕUDED 

§ 6.   Registri pidamine

  (1) Registrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

  (2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

§ 7.   Andmete kaitse

  (1) Andmeid kaitstakse:
  1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
  2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
  3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

  (2) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T2S2.

§ 8.   Andmete töötlemise nõuded

  (1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse vastavalt kehtestatud nõuetele.

  (2) Vastutav töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Registris ebaõigete andmete avastamisel parandatakse andmed viivitamatult.

  (3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.

  (4) Andmete varundamist korraldab vastutav töötleja.

3. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED 

§ 9.   Registrisse andmete kandmine

  Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 10.   Registrisse kantavad andmed

  (1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) saatja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
  2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
  3) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);
  4) pealkiri;
  5) dokumendi lisad;
  6) dokumendi saabumise viis (DVK, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);
  7) saatja kuupäev ja viit;
  8) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  9) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  10) sarja tähis;
  11) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;
  12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) koostaja nimi;
  2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;
  3) adressaadi nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);
  4) registreerimisnumber ja kuupäev;
  5) sarja tähis;
  6) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg;
  7) pealkiri;
  8) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);
  9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  11) dokumendi lisad;
  12) edastamise viis (DVK, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);
  13) teavitatavate nimed;
  14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:
  1) akti väljaandja;
  2) akti liik;
  3) pealkiri;
  4) number, kuupäev;
  5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;
  6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);
  7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  8) akti muutmis- ja lugemisõigused;
  9) staatus (kehtiv, kehtetu);
  10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);
  11) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused;
  12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:
  1) pidaja nimetus;
  2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
  3) pealkiri;
  4) päevakord;
  5) juhataja;
  6) protokollija;
  7) osavõtjad;
  8) puudujad;
  9) kutsutud;
  10) külalised;
  11) protokolli registreerimisnumber, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;
  12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  13) sisu ja otsused.

  (5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:
  1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;
  2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi, ametinimetus, ametikoht;
  3) koostaja;
  4) täitmise kontrollija;
  5) lepingu number või tähis;
  6) registreerimisnumber;
  7) allkirjastamise kuupäev;
  8) lepingu objekt/teema;
  9) funktsiooni, sarja ja toimiku indeks;
  10) kehtivuse algus ja lõpp;
  11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  12) muutmis- ja lugemisõigused.

§ 11.   Registrisse kantud andmete muutmine

  (1) Registrisse kantud andmeid muudetakse volitatud töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

  (2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 12.   Andmete õiguslik tähendus

  Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.

4. peatükk REGISTRI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE 

§ 13.   Kasutajaõigused

  (1) Kasutajad on vastutava töötleja poolt selleks volitatud teenistujad.

  (2) Kasutajal on juurdepääs registris sisalduvatele andmetele ametijuhendi, õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

  (3) Kasutajad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud kohustuste ulatuses.

  (4) Kasutaja juurdepääsuõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Räpina Vallavalitsuse kehtestatud korras.

§ 14.   Juurdepääs registri andmetele

  (1) Juurdepääs dokumendiregistri avalikule vaatele on tagatud Räpina valla veebilehelt aadressil www.rapina.ee seaduses sätestatud korras.

  (2) Igal isikul on õigustutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale või volitatud töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

  (3) Andmete väljastamine on tasuta, välja arvatud avaliku teabe seaduse sätestatud juhul.

  (4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

5. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE 

§ 15.   Andmete säilitamine

  (1) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötlejaga ja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

  (2) Teenuse osutaja teostab andmete varundamist sagedusega üks kord päevas. Varukoopiate tegemine ja nende säilitamine toimub vastavalt teenuslepingus kokkulepitud sagedustel ja viisil.

§ 16.   Järelevalve registri pidamise üle

  (1) Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

  (2) Riiklikku järelevalvet isikuandmete kaitse nõuete ning andmekogude pidamise nõuete täitmise osas teostab Andmekaitse Inspektsioon.

  (3) Riiklikku järelevalvet registri infosüsteemide turvameetmete rakendamise ning infosüsteemi andmevahetuskihiga liitumise üle teostab Riigi Infosüsteemi Amet.

  (4) Riiklikku järelevalvet andmehalduse nõuete täitmise üle teostab Statistikaamet.

  (5) Vastutav töötleja on kohustatud likvideerima registri pidamisel ilmnenud puudused järelevalvet teostanud isikute määratud tähtajaks.

§ 17.   Registri pidamise lõpetamine

  (1) Registri pidamise lõpetamise otsustab Räpina Vallavalitsus.

  (2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 18.   Määruse rakendamine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Enel Liin
vallavanem

Piret Paulson
vallasekretär

/otsingu_soovitused.json