Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

Harku valla dokumendihaldussüsteemi registri asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Väljaandja:Harku Vallavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:18.04.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 15.04.2020, 14

Harku valla dokumendihaldussüsteemi registri asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Vastu võetud 14.04.2020 nr 6

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõike 2 ja Harku Vallavolikogu 12. oktoobri 2017. a otsuse nr 72 „Avaliku teabe seadusega kohaliku omavalitsuse asutuse pädevusse antud küsimuste delegeerimine Harku Vallavalitsusele“ punkti 1 alusel.

1. peatükk Üldsätted 

§ 1.   Registri asutamine ja registri nimi

  Määrusega asutatakse Harku valla dokumendihaldussüsteemi register Amphora Professional (edaspidi register) ja kinnitatakse selle pidamise kord.

§ 2.   Registri pidamise eesmärk

  Registri pidamise eesmärk on:
  1) koondada ja süstematiseerida Harku valla ametiasutustele saabunud ning neis koostatud dokumente;
  2) suunata tööalaseid ülesandeid, jälgida nende täitmist, pidada arvestust andmete kasutamise üle ning tagada kehtivate andmete kättesaadavus tööülesannete täitmiseks;
  3) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;
  4) dokumendiarvestuse pidamine ning juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

2. peatükk Registri vastutav ja volitatud töötleja 

§ 3.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Harku Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus).

  (2) Registri vastutava töötleja õiguste teostaja on vallavalitsuse vallakantselei.

  (3) Vastutav töötleja:
  1) korraldab registri pidamist;
  2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;
  3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
  4) kontrollib volitatud töötlejate poolt sisestatud teabe õigsust;
  5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
  6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
  7) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

  (4) Vallasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid) lähtudes vallavalitsuse asjaajamiskorrast.

§ 4.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötlejad (edaspidi volitatud töötlejad) on Harku Vallavolikogu Kantselei, muud asutused ja juriidilised isikud, kes täidavad vallavalitsuse ülesandeid ning andmekogu standardlahenduse pakkuja.

  (2) Töötleja:
  1) sisestab registrisse andmeid, töötleb ja väljastab neid;
  2) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
  3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
  4) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  5) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  6) võimaldab andmetele juurdepääsu;
  7) tagab andmekogu andmete turvalisuse ja säilimise;
  8) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
  9) täidab vastutava töötleja korraldusi.

3. peatükk Registri pidamise nõuded 

§ 5.   Registri pidamine

  (1) Registrit peetakse infotehnoloogilise standardlahendusena andmekoguna.

  (2) Andmeid (sh logifaile registrile juurdepääsu õiguse andmise ja muutmise kohta) töödeldakse ja säilitatakse digitaalsel kujul.

  (3) Registrit peetakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, isikuandmete kaitse üldmääruse, käesolevas määruses ja teistes õigusaktides sätestatud korras.

  (4) Register on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga DHX.

§ 6.   Registri turvalisus

  (1) Registri vastutav ja volitatud töötleja tagavad registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (2) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S2.

  (3) Registri andmete sisestamisi ja muutmisi logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.

  (4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.

  (5) Andmekogu standardlahenduse pakkuja teostab andmete varundamist sagedusega üks kord päevas. Varukoopiaid säilitatakse 14 päeva.

  (6) Registri osas peavad töötlejad oma tegevuse raames arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

§ 7.   Registrisse andmete kandmine

  Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

4. peatükk Registrisse kantavad andmed 

§ 8.   Registrisse kantavad andmed

  (1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) saatja nimi;
  2) dokumendi registreerimise number, kuupäev;
  3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon jmt);
  4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);
  5) pealkiri;
  6) dokumendi lisad;
  7) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);
  8) saatja märgitud kuupäev ja number;
  9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);
  10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  11) sarja tähis;
  12) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;
  13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) koostaja nimi ja ametinimetus;
  2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;
  3) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon jmt);
  4) registreerimisnumber ja kuupäev;
  5) sarja tähis;
  6) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev;
  7) pealkiri;
  8) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);
  9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  11) dokumendi lisad;
  12) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);
  13) adressaat;
  14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:
  1) akti väljaandja;
  2) akti liik;
  3) pealkiri;
  4) number, kuupäev;
  5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;
  6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);
  7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);
  8) akti muutmis- ja lugemisõigused;
  9) staatus (kehtiv, kehtetu);
  10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);
  11) eelnõu puhul kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

  (4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:
  1) pidaja nimetus;
  2) toimumise alguse ja lõpu kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
  3) pealkiri;
  4) juhataja;
  5) protokollija;
  6) osavõtjad;
  7) puudujad;
  8) kutsutud ja külalised (vajadusel);
  9) protokolli number, allkirjastaja(d), adressaadid, muutmis- ja lugemisõigused;
  10) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);
  11) protokoll.

  (5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:
  1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;
  2) vastutav isik;
  3) täitmise kontrollija nimi;
  4) lepingu number;
  5) registreerimisnumber;
  6) allkirjastamise kuupäev;
  7) lepingu objekt/teema;
  8) kehtivuse algus ja lõpp;
  9) sarja indeks;
  10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);
  11) muutmis- ja lugemisõigused;
  12) lepingu sarja nimi.

§ 9.   Andmete õiguslik tähendus

  (1) Registris sisalduvatel kehtivatel õigusaktidel on õiguslik tähendus.

  (2) Registrisse kantavatel muudel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.

5. peatükk Juurdepääs andmetele 

§ 10.   Juurdepääs registri andmetele

  (1) Registrile on kõigil otsejuurdepääs aadressilt https://www.harku.ee/dokumendiregister, kust on avalikult kättesaadavad avalikuks kasutamiseks ettenähtud dokumendid:
  1) õigusaktid;
  2) lepingud;
  3) kirjavahetus;
  4) eelnõud ja päevakorrad.

  (2) Registris sisalduvatele andmetele on isikul teenistujana juurdepääs andmetele, mis on vajalikud tema teenistuskohustuste täitmiseks (isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil, milleks on ID-kaart, Smart-ID või mobiil-ID).

  (3) Juurdepääsuõigused muudetakse või lõpetakse isiku suhtes koheselt, kui registris andmete töötlemine pole enam isiku ameti- või tööülesanne, samuti kui on toimunud usalduse kuritarvitamine isiku poolt süülise andmetöötlusnõuete rikkumise läbi.

  (4) Juurdepääsuõigused on vastavalt vajadusele piiratud registri sarjade/moodulite või kasutajaõigustega.

§ 11.   Juurdepääsuõiguse andmine vastutava töötleja ülesannetes

  Registri vastutava töötlejana vallasekretär annab nõusoleku administraatoril võimaldada juurdepääs registrile vallavalitsuse teenistujale niivõrd, kuivõrd see on vajalik tema ülesannete täitmiseks. Juurdepääsuõigused võimaldatakse kaalutletud otsuse alusel.

§ 12.   Juurdepääsuõiguse andmine volitatud töötlejale

  (1) Vastutav töötleja määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d) või annab lepingu alusel juurdepääsu isikutele, kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

  (2) Volitatud töötleja õiguste teostajad kannavad andmeid registrisse üle läbi turvakanali ligipääsetava veebilehe kaudu. Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.

  (3) Juurdepääsuõiguse saamiseks registrisse andmete kandmiseks esitatakse vastutavale töötlejale taotlus, milles märgitakse:
  1) volitatud töötleja nimi ja registrikood;
  2) volitatud töötleja nimel andmeid sisestama hakkava isiku ees- ja perekonnanimi ning isikukood;
  3) loetelu ülesannetest ja õiguslik alus, miks on vajadus andmete töötlemiseks.

  (4) Andmekogu süsteemi administraator loob kasutajakontod vastutava töötleja õiguste teostajatele ning vastutav töötleja teavitab kasutajakonto loomisest või sellest keeldumisest taotlejat kolme tööpäeva jooksul alates lõikes 3 nimetatud taotluse saamisest.

§ 13.   Juurdepääsuõigus kolmandatel isikutel

  Lisaks avalikult kättesaadavatele andmetele on kolmandatel isikutel enda kohta või esindusõiguse alusel võimalik saada taotluse alusel neid puudutavaid isikuandmeid. Vastutav töötleja väljastab andmed õigusliku aluse olemasolul.

6. peatükk Registritoimingud 

§ 14.   Registrisse andmete kandmine

  Vastutav töötleja või volitatud töötleja kannavad registrisse andmeid neile õigusakti või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 15.   Andmevahetus

  (1) Register võimaldab dokumendihaldussüsteemidel ja teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada. Hajuslahenduse puhul liiguvad dokumendid asutuste vahel otse saatjalt saajale.

  (2) Andmete eest tasu ei maksta.

§ 16.   Andmete muutmine

  (1) Registrisse kantud andmeid muudetakse ja parandatakse kas automaatselt teiste kontrollitud registrite andmete põhjal või tõendipõhiselt vastutava või volitatud töötleja poolt.

  (2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

§ 17.   Andmete säilitamine

  (1) Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide liigitusskeemis sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

  (2) Registrist tehakse iga kuu esimesel nädalal andmebaasi varukoopia, mida säilitakse 365 päeva.

7. peatükk Andmete järelevalve ja registri likvideerimine 

§ 18.   Järelevalve registri pidamise üle

  (1) Järelevalvet registri pidamise seaduslikkuse üle teostavad registri vastutav töötleja ja järelevalveasutus vastavalt oma pädevusele.

  (2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud registri pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

  (3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on registri volitatud töötleja kohustatud kõrvaldama järelevalvet teostanud isiku ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.

  (4) Registri vastutav töötleja kontrollib volitatud töötlejate poolt esitatud andmete õigsust ja andmete tähtaegset esitamist. Vastutava töötleja ametnik teavitab vajadusel andmete esitajat puudustest andmete esitamisel ning annab tähtaja puuduste kõrvaldamiseks.

  (5) Vastutav töötleja teostab korda aastas infovarade inventuuri kontrollimaks nende vastavust nõuetele, kontrollib rakendamisele kuuluvate turvameetmete kasutamist ja turbekontseptsiooni täitmist.

§ 19.   Registri likvideerimine

  (1) Registri likvideerimise otsustab vallavalitsus.

  (2) Registri pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

  (3) Registri pidamise lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse akt.

  (4) Andmed antakse üle registri vastutava töötleja vastutusel.

8. peatükk Rakendussätted 

§ 20.   Rakendussätted

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Erik Sandla
vallavanem

Ive Eevel
vallasekretär

/otsingu_soovitused.json