Kihnu valla kalmisturegistri põhimäärus
Vastu võetud 05.01.2023 nr 1
Määrus on antud kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lõike 3 punkti 2, kalmistuseaduse § 11, avaliku teabe seaduse 43¹ ja § 43⁵ lõike 1 ning Kihnu Vallavolikogu 20. veebruari 2020 määruse nr 2 “Kihnu valla andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine” § 1 alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Määruse reguleerimisala
Määrusega asutatakse Kihnu valla valla kalmisturegistri Haudi (edaspidi register) ja kinnitatakse registri pidamise kord.
§ 2. Registri eesmärk
Registri eesmärk on:
1) hõlbustada kalmistuseadusega kalmistu haldajale pandud ülesannete täitmist ja viia selle osas sisse paberivaba asjaajamine;
2) süstematiseerida valla kalmistul asuvate hauaplatside ja nende kasutamisega seotud andmeid ning parendada avalike ülesannete täitmiseks nende kasutamise ja analüüsimise võimalusi;
3) võimaldada kalmistu arhiivimaterjalide tänapäevast andmetöötlust;
4) lihtsustada hauaplatside kasutusse andmist, haldamist ja taaskasutusse võtmist;
5) luua tänapäevane infosüsteem, kasutajaid ja andmesisestajaid üheaegselt teenindav andmekogu, muutes andmete haldamise tsentraalseks, hoides ära andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele aktuaalsete andmete kättesaadavuse;
6) võimaldada kasutajal leida vajalik hauaplats;
7) võimaldada avalikkusele kalmistuga seotud e-teenuseid kalmisturegistri avaliku vaate vahendusel.
§ 3. Registri vastutav töötleja
(1) Vastutav töötleja on vallavalitsus ametiasutusena.
(2) Ametiasutuse juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid;
(3) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu tööd;
2) korraldab andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide eelnõude ning andmekogu pidamiseks vajalike kordade jm dokumentatsiooni koostamist ja kehtestamist;
3) korraldab ja juhib andmekogu kasutuselevõttu ning andmekogu tarkvara majutamist ja rentimist;
4) sõlmib andmekogu volitatud töötlejaga lepingu andmete töötlemiseks;
5) volitab töötajaid ja määrab nende ülesanded volitatud töötleja õiguste ning kohustuste täitmiseks;
6) annab volitatud töötlejale juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
7) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle;
8) tagab õigustatud isikute juurdepääsu andmetele;
9) lahendab andmekogu pidamisel tekkinud küsimusi;
10) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
11) täidab muid õigusaktidest tulenevaid kohustusi.
§ 4. Registri volitatud töötleja
Registri volitatud töötlejad on
1) registri pidamist või infosüsteemi kasutamist võimaldava tarkvara omanik (arendaja);
2) registrisse või infosüsteemi sisestatud andmete majutaja;
3) isik, kellele avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust tulenevalt tagatakse registrile juurdepääs.
§ 5. Registri finantseerimine
Registri pidamist finantseeritakse Kihnu valla eelarvest.
2. peatükk REGISTRI PIDAMISE NÕUDED
§ 6. Registri pidamine
(1) Registrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Andmeid töödeldakse digitaalselt andmekogu pidamise tarkvaraga Haudi.
(3) Tarkvara koosneb:
1) infosüsteemist Haudi;
2) temaga liidestatud kalmistute portaalist.
(4) Infosüsteem Haudi koosneb järgmistest põhilistest moodulitest:
1) Hauaplatside ja kalmistu struktuuri haldamise moodul;
2) Matuse registreerimise moodul;
3) Hauaplatsi kasutajate haldamise moodul;
4) Arhiivi kiirsisestuse moodul;
5) Hauaplatside akteerimise moodul;
6) Kaardimoodul.
§ 7. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Registri vastutav töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T1S1.
§ 8. Andmete töötlemise nõuded
(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides, sisekordades ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab vastutav või volitatud töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.
(3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat, kuid mitte kauem kui dokumendi säilitustähtaja lõpuni.
(4) Vastutav töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise.
3. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED
§ 9. Registrisse andmete kandmine
Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
§ 10. Registrisse kantavad andmed
(1) Andmekogu koosseisu kuuluvad käesoleva paragrahvi lõigetes 2-3 nimetatud andmed:
(2) Kalmistuseadusest tulenevad põhiandmed:
1) Maetud isiku andmed;
2) hauaplatsi andmed;
3) hauaplatsi kasutaja andmed;
(3) Kalmistu töökorralduslikest vajadustest tulenevad muud andmed:
1) kalmistu üldandmed ja struktuur;
2) platsi kasutuslepingute andmed;
3) kalmistu töötajate andmed;
4) hinnakiri;
5) päevaraamat;
(4) Kalmistu hauaplatsi kohta kogutakse andmekogusse järgmised andmed:
1) kalmistuosa;
2) kalmistu kvartal;
3) hauaplatsi aadress (rida ja koht või ainult koht);
4) hauaplatsi staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, jälgitav, akteeritud, matmiseks kõlbmatu);
5) kirstukohtade arv hauaplatsil;
6) hauaplatsi tüüp (kirstuplats, urniplats, urnimüür);
7) kultuurimälestise liik (ajaloo-, arheoloogia- või arhitektuurimälestis);
8) kultuurimälestiste registri number;
9) lisateave.
(5) Maetu andmed:
1) perekonnanimi;
2) eesnimi;
3) sünniaeg;
4) surmaaeg;
5) matmisaeg;
6) hauaplatsi aadress kalmistul;
7) isikukood;
8) maetu viimase elukoha aadress;
9) matmisviis;
10) hauakoht platsil;
11) lisateave.
(6) Hauaplatsi kasutaja andmed:
1) perekonnanimi;
2) eesnimi;
3) isikukood;
4) postiaadress;
5) telefoninumber või mobiiltelefoni number;
6) e-posti aadress.
(7) Juriidilisest isikust hauaplatsi kasutaja kohta registreeritakse:
1) äriregistrikood;
2) juriidilise isiku nimetus;
3) kontaktisiku nimi ja tema kontaktandmed.
(8) Andmekogu detailne andmekoosseis on esitatud RIHA-s: https://riha.eesti.ee/riha/main/inf/kalmistute_register.
§ 11. Registrisse kantud andmete muutmine
(1) Registrisse kantud andmeid muudetakse töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.
(2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.
§ 12. Andmete õiguslik tähendus
Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
4. peatükk REGISTRI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE
§ 13. Kasutajaõigused
(1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.
(2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.
(3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub Kihnu vallavalitsuse poolt kehtestatud korras.
§ 14. Juurdepääs registri andmetele
(1) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega.
(2) Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale või volitatud töötlejale kirjalik taotlus, milles on toodud soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.
(3) Andmete väljastamine toimub seaduses sätestatud korras ja on tasuta.
(4) Andmeid väljastav vastutav või volitatud töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.
5. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE
§ 15. Andmete säilitamine
(1) Registrisse kantud andmeid säilitatakse vastavalt kalmistuseaduses sätestatule.
(2) Registrisse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vallavalitsuse asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.
§ 16. Järelevalve registri pidamise üle
Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
§ 17. Registri lõpetamine
(1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Kihnu vallavalitsus.
(2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.
§ 18. Määruse jõustumine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Egon Vohu
Vallavanem
Heldy Põlluste
Vallasekretär
Facebook
Twitter