Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Linna ja valla valitsemineLinna- ja vallavalitsus, ametiasutus ja nende töökorraldus

Teksti suurus:

Loksa linna dokumendihaldussüsteemi asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Väljaandja:Loksa Linnavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:20.03.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 17.03.2020, 16

Loksa linna dokumendihaldussüsteemi asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Vastu võetud 12.03.2020 nr 2

Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lg 1 ja § 435 lg 1 ning Loksa Linnavolikogu 18.02.2020 määruse nr 5 „Loksa linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine„ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Määruse reguleerimisala

  Määrusega asutatakse Loksa linna dokumendihaldussüsteem (edaspidi register) ning kehtestatakse selle pidamise kord, sealhulgas vastutava ja volitatud töötleja ülesanded, kogutavate andmete koosseis, andmete registrisse kandmise ja registri haldamise kord ning andmete väljastamise tingimused.

§ 2.   Registri nimetus ja finantseerimine

  (1) Registri ametlik nimetus on Loksa linna dokumendihaldussüsteem Amphora ja lühinimi Amphora.

  (2) Registri omanik on Loksa linn.

  (3) Registri pidamist finantseeritakse Loksa linna eelarvest.

§ 3.   Registri pidamise eesmärgid

  Registri eesmärk on:
  1) Loksa Linnavalitsusele ja Loksa Linnavalitsuse hallatavatele asutustele saabunud ning asutuse poolt koostatud dokumentide haldamine;
  2) õigus- ja haldusaktide menetlemine, istungite ettevalmistamine ja läbiviimine;
  3) juurdepääsu tagamine avalikule teabele.

§ 4.   Registri vastutav töötleja

  (1) Registri vastutav töötleja on Loksa Linnavalitsus ametiasutusena.

  (2) Vastutav töötleja:
  1) korraldab registri pidamist;
  2) teostab järelevalvet registri pidamise üle;
  3) annab juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
  4) kontrollib andmete esitajate poolt sisestatud teabe õigsust;
  5) vastutab andmete töötlemise ja andmete väljastamise õiguspärasuse eest;
  6) korraldab andmete säilimist vastavalt kehtestatud nõuetele;
  7) täidab muid õigusaktidega kohaliku omavalitsuse andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.

  (3) Linnasekretär määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid (kasutajad) ning isikud, kellel on õigus hallata registrit või selle osade juurdepääsuõigusi (süsteemi administraatorid).

§ 5.   Registri volitatud töötleja

  (1) Registri volitatud töötlejad on Loksa Linnavalitsuse teenistujad ja hallatavad asutused ning registri majutaja Interinx OÜ.

  (2) Loksa Linnavalitsuse teenistuja ja hallatava asutuse töötaja volitatud töötlejana:
  1) sisestab, töötleb ja väljastab registri andmeid;
  2) peab arvestust andmete väljastamise kohta;
  3) teeb registris muudatusi ja parandusi;
  4) rakendab meetmeid registri turvalisuse tagamiseks;
  5) tagab registrisse kantud andmete säilimise;
  6) teostab andmete üleandmise registri likvideerimisel;
  7) kasutab registrit ja andmeid üksnes õigusaktides sätestatud avalike ülesannete täitmiseks;
  8) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
  9) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja registri kasutamisel tekkinud probleemidest;
  10) osaleb registri arendustöödel ja juurutamisel;
  11) täidab vastutava töötleja korraldusi.

  (3) Registri majutaja volitatud töötlejana:
  1) majutab, hooldab ja haldab registrit;
  2) võimaldab andmetele juurdepääsu;
  3) tagab registri andmete turvalisuse ja säilimise;
  4) rakendab meetmeid andmekaitse, andmetele juurdepääsu ja nende säilimise tagamiseks.

2. peatükk REGISTRI PIDAMISE NÕUDED 

§ 6.   Registri pidamine

  (1) Registrit peetakse elektroonilise andmekoguna ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.

  (2) Registrisse kantavate andmete ja nende muutmise üle peetakse arvestust digitaalselt.

  (3) Register kuulub riigi infosüsteemi ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (DHX).

§ 7.   Andmete kaitse

  (1) Andmeid kaitstakse:
  1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
  2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
  3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.

  (2) Registri vastutav töötleja tagab registri andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

  (3) Registri turbeaste on keskmine (M) ja andmekogu turvaklass on K2T2S2.

§ 8.   Andmete töötlemise nõuded

  (1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seaduses, muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.

  (2) Töötleja on kohustatud tagama registrisse kantud andmete samasuse alusdokumentidele kantud andmetega. Ebaõigete andmete avastamisel registris parandab töötleja ebaõiged andmed ühe tööpäeva jooksul.

  (3) Registri andmete sisestamist, muutmist, kustutamist, edastamist ja vaatamist logitakse. Logisid säilitatakse 3 aastat.

  (4) Registrit majutav volitatud töötleja teostab andmete varundamist sagedusega üks kord päevas. Varukoopiaid säilitatakse 14 päeva jooksul. Iga kuu esimesel nädalal teostatakse andmete varundamist pikaajaliseks säilitamiseks ja seda varukoopiat säilitatakse 365 päeva jooksul.

3. peatükk REGISTRISSE KANTAVAD ANDMED 

§ 9.   Registrisse andmete kandmine

  Töötlejad kannavad registrisse andmeid neile õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

§ 10.   Registrisse kantavad andmed

  (1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) saatja nimi;
  2) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
  3) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle vms);
  4) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja kellaaeg;
  5) sarja tähis;
  6) pealkiri;
  7) saatja poolt märgitud kuupäev ja number;
  8) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);
  9) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;
  10) dokumendi lisad;
  11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  12) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:
  1) saaja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);
  2) dokumendi edastamise viis (DHX, e-post, post, käsipost, tähitud post jne);
  3) sarja tähis;
  4) pealkiri;
  5) dokumendi registreerimise number ja kuupäev;
  6) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri, teatis vms);
  7) koostaja nimi;
  8) allkirjastaja nimi;
  9) dokumendi lisad;
  10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  11) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;
  12) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev ja kellaaeg;
  13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:
  1) pealkiri;
  2) number, kuupäev;
  3) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);
  4) akti liik;
  5) akti väljaandja;
  6) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);
  7) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;
  8) akti lisad;
  9) akti muutmis- ja lugemisõigused;
  10) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  11) eelnõu kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused;
  12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:
  1) pidaja nimetus;
  2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;
  3) pealkiri;
  4) päevakord;
  5) juhataja;
  6) protokollija;
  7) osavõtjad;
  8) puudujad;
  9) kutsutud;
  10) külalised;
  11) protokolli number, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;
  12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  13) protokolli kantud istungi käik ja otsused;
  14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

  (5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:
  1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;
  2) pealkiri, mis hõlmab lepingu tüüpi ja objekti;
  3) sarja tähis;
  4) lepingu number või tähis;
  5) lepingu objekt/teema;
  6) allkirjastamise kuupäev;
  7) kehtivuse algus ja lõpp;
  8) allkirjastaja nimi;
  9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
  10) muutmis- ja lugemisõigused;
  11) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

§ 11.   Registrisse kantud andmete muutmine

  (1) Registrisse kantud andmeid muudetakse töötleja poolt alusdokumentide alusel alusandmete muutumisel.

  (2) Muudatused kantakse registrisse viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul andmete registrisse kandmise aluseks oleva teabe laekumisest, otsuste tegemisest või sündmuse toimumisest.

§ 12.   Andmete õiguslik tähendus

  Registrisse kantavatel andmetel on informatiivne tähendus.

4. peatükk REGISTRI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE 

§ 13.   Kasutajaõigused

  (1) Registris sisalduvatele andmetele on juurdepääs vastutava töötleja ja töötleja õiguste teostajal õigusakti, ametijuhendi või lepinguga määratud ülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses.

  (2) Kasutajaõiguste ulatus määratakse kasutajaõiguste andmisel.

  (3) Kasutajaõiguste andmine, muutmine, peatamine ja lõpetamine toimub asjaajamiskorras kehtestatud korras.

§ 14.   Juurdepääs registri andmetele

  (1) Igaühel on otsejuurdepääs avalikule dokumendiregistrile Loksa linna veebilehe kaudu aadressilt www.loksalinn.ee seaduses sätestatud korras.

  (2) Igal isikul on õigus tutvuda tema kohta registrisse kantud andmetega. Registrist väljavõtete saamiseks kolmanda isiku kohta esitatakse registri vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele.

  (3) Andmete väljastamise eest tasu ei võeta, välja arvatud avaliku teabe seaduse § 25 lõikes 2 sätestatud juhul.

  (4) Andmeid väljastav vastutav töötleja peab arvestust andmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle.

5. peatükk ANDMETE SÄILITAMINE, JÄRELEVALVE, REGISTRI LÕPETAMINE 

§ 15.   Andmete säilitamine

  Andmekogusse kantud andmete alusdokumente säilitatakse kooskõlas vastutava töötleja asjaajamises kehtestatud dokumentide loetelus sarjadele ette nähtud säilitustähtaegadega, mille lõppemise järel antakse need arhiiviseaduse ja muude seaduste ning nende alusel kehtestatud õigusaktide kohaselt avalikku arhiivi või otsustatakse nende hävitamine.

§ 16.   Järelevalve registri pidamise üle

  Järelevalvet registri pidamise üle teostab vastutav töötleja ning teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

§ 17.   Registri lõpetamine

  (1) Registri tegevuse lõpetamise otsustab Loksa Linnavalitsus.

  (2) Registri tegevuse lõpetamisel otsustatakse andmete üleandmine teise andmekogusse, arhiivi või nende kuulumine hävitamisele ning üleandmise või hävitamise tähtaeg. Andmete üleandmisel või hävitamisel koostatakse vastav akt.

§ 18.   Määruse jõustumine

  Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Värner Lootsmann
Linnapea

Karin Kask
Linnasekretär

/otsingu_soovitused.json