Väljaandja: Loksa Linnavalitsus
Akti liik: määrus
Teksti liik: algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp: 20.03.2020
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge: RT IV, 17.03.2020, 18

Loksa linna personaliarvestuse andmekogu asutamine ja andmekogu pidamise põhimäärus

Vastu võetud 12.03.2020 nr 3


Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 2, avaliku teabe seaduse § 43^3  lg 1, § 43^4  lg 1 ja § 43^5  lg 1 ning Loksa Linnavolikogu 18.02.2020 määruse nr 5 „Loksa linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruste kinnitamise delegeerimine„ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED

§ 1. Andmekogu asutamine ja ametlik nimetus

(1) Käesoleva määrusega asutatakse Loksa linna personaliarvestuse andmekogu (edaspidi andmekogu) ning kehtestatakse selle pidamise kord, andmete koosseis, andmete andmekogusse kandmise ja sealt väljastamise ning kasutamise kord.

(2) Andmekogu ametlik nimetus on Loksa linna personaliarvestuse andmekogu.

(3) Andmekogu lühinimi on Loksa Persona.

§ 2. Andmekogu pidamise eesmärk

() Andmekogu pidamise eesmärgiks on:
1) koondada ja süstematiseerida Loksa Linnavalitsuse ametiasutuses teenistuses olevate isikute ja hallatavate asutuste juhtide andmeid, pidada nende alusel personaliarvestust ning tagada Loksa Linnavalitsusele strateegiliseks ja personalijuhtimiseks vajaliku teabe olemasolu;
2) teha kasutajatele kättesaadavaks teenistusülesannete täitmiseks vajalikud aktuaalsed andmed;
3) tagada personalialaste statistiliste andmete olemasolu ja aruannete koostamine.

2. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE, ANDMEKOGUSSE KANTAVAD ANDMED JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE

§ 3. Andmekogu pidamine

(1) Andmekogu peetakse kooskõlas käesoleva määrusega, teiste asjaomaste riigi ja Loksa linna õigusaktidega ning lähtudes personaliarvestuse üldtunnustatud praktikast.

(2) Andmekogu pidamisel kasutatakse standardlahendust PERSONA V-3, mis on liidestatud X-teega.

(3) Andmekogus säilitatakse andmeid digitaalsel kujul.

(4) Andmekogus säilitatakse logifailid andmekogule juurdepääsu õiguse andmise, muutmise ja lõpetamise kohta.

(5) Andmekogus on aruandluskeskkond linna ja riigi aruannete koostamiseks.

§ 4. Andmekogu pidamise kulud

() Andmekogu asutamise, kasutusele võtmise, pidamise ja arendamisega, andmete kogumise, registreerimise, töötlemise ja väljastamisega seotud kulud kaetakse Loksa linna eelarvest.

§ 5. Andmekogusse kantud andmete kaitse

(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

(2) Andmekogu turvaklass on K1T2S2, turbeaste on keskmine (M).

(3) Volitatud töötleja korraldab andmetest perioodiliselt turvakoopiate tegemise. Turvakoopia tehakse andmetest vähemalt kord kuus. Varundatud andmeid säilitatakse üks aasta.

§ 6. Vastutav töötleja

(1) Andmekogu vastutav töötleja on Loksa Linnavalitsus.

(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab ja juhib andmekogu pidamist ja kasutajate haldamist;
2) vastutab andmekogusse sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
3) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
4) teeb andmekogu avalikustatavad andmed avalikuks Loksa linna veebilehel;
5) teostab andmekogu pidamise üle järelevalvet ning lahendab seaduses sätestatud ulatuses ja korras vaidlusi andmekogu pidamisel tekkinud küsimustes;
6) vastutab kõrvaliste isikute andmetele juurdepääsu vältimise ning andmete omavolilisest töötlemisest hoidumise eest;
7) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

(3) Vastutava töötleja õiguseid teostav isik on Loksa Linnavalitsuse personalitöötaja (isik, kelle teenistusülesannete hulka kuulub ametijuhendi kohaselt personalitöö teostamine).

(4) Vastutava töötleja õiguseid teostav isik:
1) sisestab andmed andmekogusse;
2) teeb andmekogust päringuid;
3) vormistab aruanded;
4) täidab vastutava töötleja korraldusi;
5) kasutab andmekogu üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;
6) vastutab sisestatud andmete õigsuse ja asjakohasuse eest;
7) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat, infoturbespetsialisti ja personalihaldustarkvaraga seotud teenuse osutajat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
8) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

§ 7. Volitatud töötleja

(1) Vastavalt poolte vahel sõlmitud lepingule on käesoleva andmekogu volitatud töötlejaks Aktsiaselts Fujitsu Estonia.

(2) Volitatud töötleja:
1) majutab, hooldab ja haldab andmekogu;
2) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
3) võimaldab andmetele ettenähtud juurdepääsu;
4) osaleb andmekogu juurutamisel ja arendamisel;
5) tagab andmekogus olevate andmete turvalisuse ja säilimise;
6) täidab vastutava töötleja korraldusi.

§ 8. Andmekogu ülesehitus

(1) Andmekogu peetakse pilvepõhise infotehnoloogilise andmebaasina, mis koosneb digitaalsetest andmetest.

(2) Andmekogus peetakse personaliarvestust ameti- ja töökohtade kaupa, lähtudes asutuse struktuurist ja teenistuskohtade koosseisust.

§ 9. Andmed asutuse kohta

() Asutuse kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
1) asutuse nimetus;
2) asutuse moodustamise, ümberkorraldamise või tegevuse lõpetamise andmed;
3) asutuse kontaktandmed.

§ 10. Andmed ametikoha kohta

() Ametikoha kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
1) ametikoha nimetus;
2) ametikoha moodustamise, muutmise ja likvideerimise kuupäev;
3) ametikohal ette nähtud koormus.

§ 11. Andmed teenistuja kohta

(1) Teenistuja kohta kantakse andmekogusse järgmised andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood;
3) sugu;
4) kodakondsus;
5) aadress, telefon, e-posti aadress;
6) teenistussuhte alguse kuupäev;
7) katseaja kestus;
8) haridustase ja haridustaseme liik;
9) staaž liikide kaupa: avaliku teenistuse staaž avaliku teenistuse seaduse alusel; staaž asutuses;
10) teenistussuhte tähtajalisus;
11) teenistuja koormus ametikohal;
12) töötundide arv nädalas;
13) teenistuja grupp ja alamgrupp;
14) teenistuja palk või töötasu tasuliikide kaupa;
15) tervisekontrolli kuupäev ja tervisliku seisundi vastavus ametikoha nõuetele;
16) koolitused, millel teenistuja on osalenud, sh koolituse nimetus, koolituse alguse ja lõpu kuupäev, koolitaja või koolitusasutuse nimetus, koolituse maht akadeemilistes tundides, koolituse maksumus otseste ja kaudsete kulude kaupa, koolituse vorm, koolituse liik ja koolituse valdkond;
17) arenguvestluse ja katseaja vestluse läbiviimise kuupäev (ja vastav dokument);
18) puhkused;
19) üleviimised ja üleviimise kuupäev;
20) teenistussuhte peatumise alguse ja lõpu kuupäev;
21) teenistussuhte lõppemise kuupäev, liik, õiguslik alus ning viide teenistussuhte lõppemise aluseks olevale õigusaktile, paragrahvile, lõikele ja punktile;
22) ametnikel ametivande andmise aeg;
23) tööaja arvestuse andmed;
24) teenistuja alaealiste laste nimi ja isikukood, kui see on vajalik seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks;
25) teenistujale väljastatud esemed.

(2) Teenistuja üle arvestuse pidamist alustatakse tema ametikohale asumise esimesest päevast arvates ja arvestuse pidamine lõpetatakse tema teenistussuhte lõppemisel.

(3) Andmekogusse võib sisestada teisi seadusest, töölepingust või asutuse reeglitest tulenevate kohustuste täitmiseks vajalikke andmeid.

§ 12. Andmete ristkasutus

() Andmekogu vastutaval töötlejal on lubatud seadusega või seaduse alusel antud õigusaktiga talle pandud ülesannete täitmiseks anda andmeid ning esitada päringuid riigi andmekogudest.

§ 13. Andmeandja

() Andmeandja on Loksa Linnavalitsuse teenistuja või hallatava asutuse juht.

§ 14. Andmete kandmine andmekogusse

() Andmekogusse sisestab andmed, muudab neid ja kustutab vastutava töötleja õiguseid teostav isik.

§ 15. Andmete alusdokumendid

() Andmete alusdokumendid on:
1) haldusakt;
2) leping;
3) isikut tõendav dokument;
4) haridust tõendav dokument;
5) isiku teenistuskäiku või teenistussuhet kajastav dokument;
6) füüsilise või juriidilise isiku avaldus või teatis;
7) tõend;
8) muu dokument, mis on andmekogusse sisestatavate andmete aluseks ja kinnitab või tõendab sisestatavate andmete õigsust.

§ 16. Vastutus andmete õigsuse eest ja ebaõigete andmete parandamine

(1) Andmete andmekogusse kandja vastutab andmete õigsuse eest.

(2) Kui vastutav või volitatud töötleja leiab andmekogust ebaõigeid andmeid või kui teda on nendest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete parandamise.

§ 17. Andmete väljastamine

(1) Andmekogust on õigus saada andmeid isikul, kes vajab andmeid teenistusülesannete täitmiseks.

(2) Andmekogust avaldatakse avaliku teabe seaduse alusel nõutavad andmed (ees- ja perekonnanimi, ametikoht, haridus, eriala, telefoninumber ja e-posti aadress) linna veebilehel.

§ 18. Andmete säilitamine

(1) Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus Loksa Linnavalitsuse dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani. Seejärel andmed hävitatakse kustutamise teel. Arhiveerimisele kuuluvad andmed arhiveeritakse.

(2) Andmekogu alusdokumente säilitatakse Loksa Linnavalitsuse dokumendiregistris vastavalt dokumentide loetelus kehtestatud säilitustähtajani.

§ 19. Andmekogu andmetele juurdepääsu andmine ja kasutajarollid

(1) Andmetele juurdepääsu õigus on vastutava töötleja õiguseid teostavatel isikutel ja volitatud töötlejal, kes näevad ja saavad muuta andmeid vastavalt neile antud kasutajarollidele. Isik tuvastatakse turvalise audentimisvahendi abil.

(2) Andmekogu kasutajarollid on järgmised:
1) administraator - juurdepääs andmekogu kõigile osadele ja õigus teha andmekogu administreerimiseks vajalikke toiminguid;
2) personaliarvestaja - juurdepääs andmekogu määratud osadele ja õigus teha personaliarvestuseks vajalikke muutmistoiminguid.

§ 20. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine

(1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui kasutaja ei tööta enam Loksa Linnavalitsuses.

(2) Andmekogu kasutamise õiguse lõpetab administraator hiljemalt kasutaja teenistussuhte lõppemise päevale järgneval tööpäeval.

(3) Administraator võib oma algatusel andmekogu kasutamise õiguse lõpetada, kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;
3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmekogusse andmete kandmine ei ole enam kasutaja teenistusülesanne.

3. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU LÕPETAMINE

§ 21. Järelevalve andmekogu pidamise üle

(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teeb vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

(3) Andmekogu pidamist reguleerivate õigusaktide rikkumise ja andmete ebaseadusliku töötlemise eest vastutavad selles süüdi olevad isikud seaduses ette nähtud korras.

§ 22. Andmekogu lõpetamine

(1) Andmekogu lõpetamise otsustab Loksa Linnavalitsus.

(2) Andmekogu lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

(3) Andmekogu lõpetamisel otsustab vastutav töötleja andmete teise andmekogusse või arhiivi üleandmise või hävitamise ning määrab üleandmise või hävitamise tähtaja. Andmete üleandmise või hävitamise kohta koostatakse akt.

§ 23. Määruse jõustumine

() Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.

Värner Lootsmann
Linnapea

Karin Kask
Linnasekretär