Hanila valla ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregistri põhimäärus
Vastu võetud 18.12.2001 nr 58
jõustumine 01.01.2002
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse (RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 775; 2000, 51, 322) paragrahvi 6 lõike 3 punkti 1 ja paragrahvi 22 lõike 1 punkti 37, andmekogude seaduse (RT I 1997, 28, 423; 1998, 36/37, 552; 1999, 10, 155; 2000, 50, 317; 57, 373; 92, 597; 2001, 7, 17; 17, 77) paragrahvi 43 lõike 1 ja paragrahvi 44, avaliku teabe seaduse (RT I 2000, 92, 597) paragrahvide 11 ja 12 ning Hanila Vallavolikogu 18. detsembri 2001. a otsuse nr 114 «Hanila valla ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregistri asutamine» alusel ning arvestades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» (RT I 2001, 20, 112).
§ 1. Registri asutamise ja kasutuselevõtmise eesmärk
Hanila valla ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregister on andmekogu, mille pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ning mida peetakse andmekogude seaduse ja avaliku teabe seaduse alusel Hanila valla ametiasutusele ja ametiasutuse hallatavatele asutustele (edaspidi asutus) saabunud ning nende poolt koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks.
§ 2. Registri ametlik nimi
Registri ametlik nimi on Hanila valla ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregister (edaspidi register).
§ 3. Registris registreerimisele kuuluvad dokumendid
Registris kuuluvad registreerimisele:
1) koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
2) määruste eelnõud;
3) lepingud;
4) koostatud protokollid ja aktid;
5) saabunud ja väljastatavad dokumendid (kirjad, avaldused, taotlused, õiendid, tõendid, volikirjad, aruanded, tegutsemis-, kauplemis-, ehitus- ja muud load, märgukirjad, teabenõuded jm);
6) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
7) valla ametiasutuse ametniku või ametiasutuse hallatava asutuse töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks;
8) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
§ 4. Registri ülesehitus
(1) Register jaguneb kahte ossa:
1) aktuaalsed andmed;
2) registri arhiiv.
(2) Registri ülesehituse ja registreerimise aluseks on asutuse asjaajamiskorras ettenähtud dokumentide loetelu.
(3) Iga aasta 31. detsembri seisuga kantakse aasta jooksul registrisse kantud andmed registri arhiivi, väljaarvatud andmed õigusaktide, kehtivate lepingute ja volikogu tegevuse kohta.
(4) Õigusakti andmed kantakse registri arhiivi, kui registrisse kantakse õigusakti kehtetuks tunnistav või tühistav õigusakt.
(5) Lepingute andmed kantakse registri arhiivi lepingu lõppemisel.
(6) Andmed volikogu tegevuse kohta kantakse arhiivi volikogu valimise aasta lõpul eelmise volikogu koosseisu volituste lõppemise seisuga.
§ 5. Registrisse kantavad andmed
(1) Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) akti andja nimetus;
2) akti liik;
3) pealkiri;
4) number;
5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg;
6) jõustumise kuupäev, väljaarvatud kui akti jõustumine on seotud selle teatavakstegemise või avaldamisega;
7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.
(2) Määruste eelnõude kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) akti andja nimetus;
2) akti liik (määruse eelnõu);
3) pealkiri;
4) eelnõu number;
5) eelnõu menetlemise seis;
6) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).
(3) Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;
2) lepingu liik;
3) number või tähis;
4) kuupäev;
5) lepingu objekt;
6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).
(4) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
1) protokollide korral organi nimetus (vallavolikogu, vallavalitsus, komisjon, töögrupp jms);
2) number;
3) kuupäev;
4) päevakord, teema või pealkiri;
5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
6) vajadusel muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.
(5) Ajutiste töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega.
(6) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentidena registreeritakse käesoleva põhimääruse paragrahvi 3 punktides 5 kuni 7 nimetatud dokumendid (koos lisadega). Registrisse kantakse järgmised andmed:
1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
2) saabumise või saatmise kuupäev;
3) saatja või saaja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;
4) dokumendi liik (kiri, õiend, tõend, volikiri, aruanne, avaldus, taotlus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue vms);
5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte;
6) dokumendi lisade nimetused ja arv;
7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
8) digitaaldokumendi puhul vormingu tüüp;
9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle);
10) dokumendi saatja poolt märgitud indeks või number;
11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
12) sarja tähis;
13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
14) lahendamise tähtaeg;
15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);
16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
(7) Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide registreerimisel antakse igale dokumendile indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist
dokumendiregistri järgi.
(8) Registri infosüsteem tagab igale registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile juurdepääsu või sisaldab iga paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida.
§ 6. Registriandmete esitajad ja dokumentide registreerimine
(1) Registrisse kandmiseks võivad andmeid esitada kõik vallavolikogu ja vallavalitsuse liikmed, vallavalitsuse ametnikud ning vallavalitsuse hallatavate asutuste töötajad.
(2) Andmete kandmist registrisse ja nende töötlemist korraldab registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja (edaspidi volitatud töötleja), kes määratakse vallavanema (vallavalitsuse dokumendiregistri puhul) või vallavalitsuse hallatava asutuse juhi (vallavalitsuse hallatava asutuse dokumendiregistri puhul) poolt.
(3) Enne andmete registrisse kandmist kontrollib volitatud töötleja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust.
(4) Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile ilma neid registreerimata.
(5) Kui dokument ei vasta sätestatud nõuetele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud.
(6) Saabunud või väljasaadetav dokument loetakse registris registreerituks, kui tema kohta on registrisse kantud käesoleva põhimääruse paragrahvi 5 lõike 6 punktides 1 kuni 9 nimetatud andmed.
(7) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit. Elektronpostiga saabunud või väljastatava dokumendi registreerimise eest vastutab ametnik, kelle elektronposti aadressile dokument saabus või kes dokumendi elektronpostiga väljastas. Asutuse elektronposti üldaadressil saabunud dokumendi registreerib volitatud töötleja.
(8) Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
(9) Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis see registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
(10) Andmete vastuvõtmise ja väljastamise kohta peetakse kanderaamatut. Kanderaamatusse kantakse:
1) andmete esitaja nimi;
2) andmete esitamise aeg;
3) andmete registrisse kandja nimi, kui andmeid ei kanna registrisse registriandmete esitaja;
4) andmete saaja nimi ja kontaktandmed, kui andmed edastati posti teel;
5) andmete väljastamise aeg, kui andmed edastati posti teel.
§ 7. Andmete õigsuse tagamine, ebaõigete andmete parandamine ja sellest informeerimise kord
(1) Registrisse kantud andmete õigsus tagatakse tarkvara abil, tõkestades vastuoluliste ja ilmselt ebaõigete andmete kandmist registrisse ning andmete seoste võrdlemisega andmete kandmisel registrisse ja andmete registris muutmisel.
(2) Registriandmete esitaja on kohustatud tagama registrisse kandmiseks üle antavate andmete samasuse andmete registrisse kandmise alusdokumentidele kantud andmetega.
(3) Vea ilmnemisel registrisse kantud andmetes on vea avastaja kohustatud sellest koheselt teavitama volitatud töötlejat, kes on kohustatud kontrollima andmete õigsust ja vajadusel vea parandama vastava teate saamise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
(4) Volitatud töötleja on kohustatud tegema registriandmete esitajale andmete õigsuse kohta järelepärimise juhul, kui:
1) andmesaaja on vaidlustanud registrisse kantud andmete õigsuse;
2) samade andmete kohta esitatakse mitmed andmekujud. Kui registrisse kandmiseks esitatakse rohkem kui üks samade ühest identifitseerimist võimaldavate andmetega dokumenti, loetakse neist õigeks esimesena esitatu ja teis(t)e kohta edastatakse viivitamatult teade registriandmete esitajale;
3) esitatud andmed ei ole loogiliselt seotud teiste andmetega;
4) andmekuju on ilmselt ebaõige.
(5) Ilmnenud vea parandamisest annab volitatud töötleja viivitamatult teada isikule, kes on saanud valesid andmeid vale kande avastamisele eelnenud kuu jooksul, v.a kui kanne andmete andmise ajal oli õige.
§ 8. Juurdepääs registrisse kantud andmetele
(1) Registri kasutamine on tasuta, v.a juhul, kui seaduses on sätestatud teisiti. Register on avalik ning registri aktuaalsetele ja registri arhiivis säilitatavatele andmetele on juurdepääs kõigil kasutajatel, v.a juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või on need ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks.
(2) Juurdepääs registrile on võimalik Hanila valla veebilehe kaudu aadressil http://www.hanila.ee.
§ 9. Andmetele juurdepääsu sulgemise tingimused ja kord
(1) Juurdepääsu registrile saab sulgeda vallavanema (vallavalitsuse dokumendiregistri puhul) või vallavalitsuse hallatava asutuse juhi (hallatava asutuse dokumendiregistri puhul) määratud ametnik. Ettepaneku registri või selle osa sulgemiseks teeb volitatud töötleja või muu isik, kui:
1) ilmneb oluline kuritarvitus;
2) ilmneb oht andmete hävimiseks;
3) ilmneb oluline andmekogu pidamist reguleeriva õigusakti rikkumine.
(2) Lõikes 1 nimetatud ametnik taastab juurdepääsu registrile pärast sulgemise aluseks olnud asjaolude äralangemist.
§ 10. Andmete töötlemise, säilimise ja kaitsmise nõuded
(1) Registrisse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määruses nr 80 "Asjaajamiskorra ühtsed alused" ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Andmete töötlemise kohta peab volitatud töötleja turvapäevikut, kus fikseeritakse:
1) andmete töötleja kasutajanimi;
2) töötluse tegemise aeg;
3) töötluse sisu;
4) väljavõtte tegemise aeg.
(3) Registrist tehakse perioodiliselt turvakoopia. Turvakoopia tehakse mitte harvem kui üks kord kahe nädala jooksul. Turvakoopia salvestatakse korduvkasutatavale andmekandjale ja säilitatakse vähemalt kaks kuud vallakantseleis.
(4) Registrist tehakse arhiivikoopia üks kord aastas seisuga 01. jaanuar ühekordselt kirjutatavale andmekandjale. Arhiivikoopia salvestatakse kahes eksemplaris, mis säilitatakse vallavalitsuse arhiivis.
(5) Arhiivikoopiast tehakse ümbersalvestisi vastavalt vajadusele.
(6) Turvakoopia, arhiivikoopia ja arhiivikoopia ümbersalvestiste tegemine fikseeritakse turvapäevikus.
§ 11. Järelevalve registri pidamise üle
(1) Registri pidamise üle teostab järelevalvet selleks volitatud vallavalitsuse ametnik ja andmekaitse järelevalveasutus.
(2) Järelevalve teostajal on õigus tutvuda registrisse kantud andmete ja nende alusdokumentidega ning saada teavet andmete registrist väljastamise ja kasutamise kohta.
(3) Registri pidamisel tekkinud puuduste ilmnemisel on volitatud töötleja kohustatud likvideerima järelevalve teostaja ettekirjutuses kajastatud puudused määratud tähtajaks.
§ 12. Registri finantseerimine
Registri pidamist finantseeritakse valla eelarvest.
§ 13. Registri likvideerimine
(1) Registri likvideerimise otsustab vallavolikogu.
(2) Registri likvideerimine toimub seaduses sätestatud korras.
§ 14. Määruse jõustumine
Määrus jõustub 01. jaanuaril 2002.
Kalju Hallik
Volikogu esimees
Facebook
Twitter