Narva Linnavalitsuse Linnamajandusameti andmekogu LIMIS põhimäärus
Vastu võetud 11.07.2024 nr 16
Määrus kehtestatakse avaliku teabe seaduse § 433 lg 1 ja § 435 lg 1, kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 2 ja § 22 lõike 2 ja Narva Linnavolikogu 15. juuni 2023. a otsuse nr 30 „Narva linna andmekogude asutamise ja andmekogude põhimääruse kinnitamise volitamine“ alusel.
1. peatükk ÜLDSÄTTED
§ 1. Reguleerimisala
(1) Määrusega asutatakse andmekogu ametliku nimetusega „Narva Linnavalitsuse Linnamajandusameti andmekogu“ (edaspidi andmekogu) ja kehtestatakse andmekogu pidamise kord.
(2) Andmekogu lühinimi on „LIMIS“.
§ 2. Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid
Andmekogu asutamise ja pidamise eesmärgid on:
1) linnavara üle arvestuse pidamine;
2) kontroll linnavara sihtotstarbelise kasutamise ja ohutuse üle;
3) linnavara andmete kogumine ja levitamine;
4) täiustada ja kaasajastada linnavara andmete esitamise ja töötlemise protsessi;
5) luua platvorm müüdava või renditava linnavara kulutuse näitamiseks;
6) tagab andmekogu andmete vahetamise riigi andmekogudega standardseid andmevahetusprotokolle kasutades;
7) tagab Narva linna eelarvest eraldatavate toetuste sihipärase kasutamise kontrolli ja aruandluse;
8) luua korrakaitseteenistusele kaasaegne menetluse infosüsteem.
2. peatükk ANDMEKOGU VASTUTAV JA VOLITATUD TÖÖTLEJA
§ 3. Andmekogu vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Narva Linnavalitsuse Linnamajandusamet (edaspidi vastutav töötleja).
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu kasutusele võtmist ja pidamist, sh teeb järelevalvet kasutajate tegevuse üle andmekogu kasutamisel;
2) töötleb, sh sisestab ja väljastab andmeid;
3) korraldab taotluste menetlemist;
4) annab andmekogu volitatud töötlejale tema ülesannetest lähtuvalt juurdepääsu andmekogule, andmete sisestamise ja töötlemise õiguse ning juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
5) teeb andmekogu volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
6) tagab andmekogu pidamise ja selles sisalduvate andmete töötlemise vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastu võetud õigusaktidega;
7) rakendab meetmeid andmete kaitse, sh andmetele juurdepääsu ja andmete säilitamise tagamiseks;
8) vastutab andmekogusse kantud andmete õigsuse ja ajakohasuse ning andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
9) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ja vastutavale töötlejale omaseid ülesandeid.
(3) Linnamajandusameti direktor määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigustäita vastutava töötleja ülesandeid ning süsteemi peakasutaja(d), kellel on õigus hallata andmekogu või selle osade juurdepääsuõigusi.
§ 4. Andmekogu volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötlejad on linnavalitsuse struktuuriüksused, linnavalitsuse hallatavad asutused, ja teised asutused kelle ülesanne on seotud linnavara haldamisega või andmete töötlemine.
(2) Volitatud töötleja:
1) osutab andmekogu majutus-, hooldus-, arendus- ja juurutusteenust;
2) tagab andmekogu pidamiseks vajaliku tarkvara kasutamise;
3) täidab vastutava töötleja poolt antud ülesandeid andmekogu pidamisel ja andmete töötlemisel vastavuses seaduste ja seaduste alusel vastuvõetud õigusaktidega ning sõlmitud lepinguga;
4) kasutab andmekogu ja andmeid üksnes enda ülesannete täitmiseks;
5) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja andmekogu kasutamisel tekkinud probleemidest;
6) vastutab tema poolt sisestatud andmete õigsuse ja ajakohasuse eest;
7) tagab andmekogusse kantud andmete säilimise;
8) tagab andmete kaitsega seotud teabe saladuses hoidmise ka pärast volitatud töötleja volituste lõppemist;
9) korraldab vastutava töötleja ülesandel käesoleva määruse § 5 lg 1 p 1 ja 3-6 loetletud andmekogu kasutajatele vajalikku väljaõpet;
10) täidab teisi ülesandeid, mis on käesoleva määrusega antud tema pädevusse.
3. peatükk ANDMEKOGU KASUTAJAD
§ 5. Andmekogu kasutajad ja kasutajarollid
(1) Andmekogu kasutajad on:
1) peakasutaja – linnamajandusameti direktori poolt määratud vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d);
2) väline kasutaja – avaliku e-keskkonna kaudu taotluse esitaja;
3) kasutaja – isik, kes koostab ja haldab taotluste vorme;
4) menetleja – isik, kes näeb temaga seotud valdkondade taotlusi, saab neid menetleda (sisestada, muuta) ning lisada taotlusele muud vajalikku infot;
5) hindaja – isik, kes näeb temale hindamiseks määratud taotlusi ning saab täita hindamislehti;
6) allkirjastaja – isik, kes allkirjastab ja kooskõlastab taotlusi, lepinguid, kokkuleppeid jm vajalikke dokumente.
(2) Peakasutaja:
1) haldab andmekogu, annab andmekogu kasutajatele linnavalitsuse vastava valdkonna juhi ettepanekul juurdepääsuõigused ja määrab kasutajarollid;
2) väljastab andmekogust andmeid või otsustab teabe andmisest keeldumise;
3) haldab logisid ja keskkonna üldhäälestust;
4) teeb koostöös andmekogu kasutajatega andmekogu vastutavale ja volitatud töötlejale ettepanekuid andmekogu ülesehituse ja andmekoosseisude muutmiseks;
5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ja andmekogu kasutamisega seotud vastutava töötleja ülesandeid.
4. peatükk ANDMEKOGU PIDAMINE JA KOGUTAVAD ANDMED
§ 6. Andmekogu pidamise üldnõuded
(1) Andmekogu peetakse infotehnoloogilise andmebaasina elektrooniliselt ning andmete töötlemisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust.
(2) Andmekogusse kantavate andmete, nende kandmise aja ja andmekogusse tehtud päringute üle peetakse arvestust digitaalselt.
(3) Andmekogu on registreeritud mittestandardlahendusena riigi infosüsteemi haldussüsteemis RIHA ja on liidestatud infosüsteemide andmevahetuskihiga (edaspidi X-tee).
(4) Andmekogu asutamise, kasutuselevõtmise, pidamise ja arendamisega, andmete kogumise, töötlemise ja väljastamisega seotud kulud kaetakse Narva linna eelarves ette nähtud vahenditest.
§ 7. Kogutavad andmed
(1) Andmekogusse kogutakse andmed:
1) taotlejate ning menetluste kohta;
2) andmekogu kasutajate, sealhulgas nende kasutajarollide kohta;
3) andmekogu pidamise ja järelevalve teostamise kohta.
(2) Täpsem andmete koosseis on toodud määruse lisas 1.
(3) Andmekogus loodavaid ja andmekogusse esitatavaid dokumente, v.a huvitegevuse ja kogukonnategevuse toetuse ja liikluspiirangu alasse sissesõidu loa taotlused, ei registreerita linnavalitsuse dokumendiregistris.
§ 8. Andmete õiguslik tähendus
(1) Andmekogu andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus.
(2) Andmetel on õiguslik tähendus seadusega antud juhtudel.
5. peatükk ANDMEANDJAD JA ANDMEVAHETUS
§ 9. Andmeandjad
Andmekogusse saadakse andmeid järgmistelt andmeandjatelt:
1) taotluse esitajalt;
2) taotlusega seotud isikult;
3) vastutavalt töötlejalt;
4) volitatud töötlejalt.
§ 10. Andmevahetus teiste infosüsteemidega
Lisaks käesoleva määruse §-s 9 loetletud andmeandjatele sooritatakse X-tee kaudu automaatselt päringuid:
1) Eesti Rahvastikuregistrist - isikukoodi alusel, eesnime, perekonnanime, elukoha, suhete kohta;
2) Äriregistrist – registrikoodi alusel, füüsilisest isikust ettevõtja või juriidilise isiku nime, aadressi, kontaktandmete ja põhikirja kohta ning isikukoodi alusel isiku esindatavate juriidiliste isikute kohta;
3) Aadressiandmete süsteemist koha-aadressi kohta;
4) Kinnistusraamatust isikule kuuluvate kinnistute kohta;
5) Liikluseregistrist – sõidukipõhiandmed, sõidukiga seotud isikute andmed.
6. peatükk ANDMETE TÖÖTLEMINE
§ 11. Andmete töötlemise nõuded
(1) Andmekogusse kantud andmeid töödeldakse avaliku teabe seaduses, Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Isikuandmete kaitse üldmääruses, isikuandmete kaitse seaduses ning muudes õigusaktides ja käesolevas põhimääruses sätestatud eesmärkidel, korras ja tingimustel.
(2) Ebaõigete andmete avastamisel andmekogus, parandab vastutav töötleja andmed ühe tööpäeva jooksul või korraldab andmete parandamise koostöös volitatud töötlejaga.
(3) Andmekogusse sisenemine ning kogutud andmetega teostatud toiminguid logitakse. Logisid säilitatakse 6 kuud.
§ 12. Andmete kandmine andmekogusse
Vastutav ja volitatud töötleja kannavad andmed andmekogusse vastavalt oma tööülesannetele.
§ 13. Andmete kaitse
(1) Andmeid kaitstakse:
1) käideldavuse osas, välistades andmete juhusliku hävimise ja tagades andmete kättesaadavuse selleks õigustatud isikutele;
2) tervikluse osas, välistades andmete tahtmatu või tahtliku volitamata hävitamise;
3) konfidentsiaalsuse osas, välistades volitamata töötlemise ja tagades andmete kättesaadavuse vaid selleks õigustatud ulatuses.
(2) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.
(3) Andmekogu turbeaste E-ITS, kaitsetarve normaalne.
(4) Süsteemi andmebaasist tehakse serverisisesed koopiad igal öösel ning serverivälised koopiad kord nädalas (laupäeva ja pühapäeva vahelisel ööl). Säilitatakse kaks viimast koopiat.
§ 14. Andmete säilitamise aeg
Andmekogusse kantavaid andmeid säilitatakse andmekogus üldjuhul linnavalitsuse dokumentide liigitusskeemis kehtestatud säilitustähtajani. Tähtaja saabudes andmed hävitatakse kustutamise teel.
§ 15. Juurdepääs andmetele
(1) Andmekogule on igaühel otsejuurdepääs.
(2) Isik tuvastatakse turvalise autentimisvahendi abil.
(3) Otsejuurdepääsu kaudu on võimalik näha Narva linna poolt pakutavaid avalikke teenuseid puudutavat infot ja esitada nendega seotud taotlusi ja dokumente.
(4) Otsejuurdepääsu kaudu on andmed kättesaadavad järgmiselt:
1) taotluse esitajal ja taotlejal - juurdepääs iseenda, taotlusega seotud isikute, taotluse ja aruandega seotud andmetele;
2) taotlusega seotud isikul - juurdepääs iseenda andmetele;
3) seaduslikul esindajal - juurdepääs oma alaealiste laste või eestkostetavate andmetele;
4) peakasutajal - juurdepääs kõikidele andmekogu andmetele;
5) käesoleva määruse § 5 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajatel - juurdepääs andmetele vastavalt konkreetsele kasutajale määratud kasutaja õigustele;
6) vastutav/volitatud töötlejal - juurdepääs andmetele lepingus sätestatud ulatuses ja tingimustel.
§ 16. Andmekogule juurdepääsu sulgemise tingimused ja kord
(1) Käesoleva määruse § 5 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajate juurdepääsud sulgeb peakasutaja linnamajandusameti vastava valdkonna juhi ettepanekul.
(2) Peakasutaja võib omal algatusel käesoleva määruse § 5 lg 1 p 3-6 loetletud andmekogu kasutajate andmekogule juurdepääsuõiguse lõpetada kui esineb vähemalt üks järgmistest alustest:
1) kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) kasutaja on korduvalt kandnud andmekogusse ebaõigeid andmeid;
3) kasutaja on võimaldanud oma kasutajakontot kasutada teistel isikutel, kellel puudub selleks õigus;
4) kasutaja on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmekogusse andmete kandmine (sisestamine) ei ole enam kasutaja tööülesanne.
(3) Volitatud töötlejale suletakse juurdepääs andmekogu andmetele lepingu lõppemisel või andmekogu pidamise lõpetamisel.
§ 17. Andmete väljastamine
(1) Andmekogust kolmanda isiku kohta andmete saamiseks esitatakse andmekogu vastutavale töötlejale kirjalik taotlus, milles on kirjas soovitud andmed ja nende kasutamise otstarve koos viitega õiguslikule alusele. Peakasutaja kontrollib taotluse õiguslikku alust ja väljastab andmed või keeldub andmete või teabe väljastamisest, teavitades sellest andmesubjekti viie tööpäeva jooksul.
(2) Kui teabevaldajal on vaja teabenõuet täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ta teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teatab teabevaldaja teabenõudjale viie tööpäeva jooksul.
(3) Andmekogust väljastatakse andmeid tasuta.
(4) Arvestust juurdepääsupiiranguga isikuandmete väljastamise aja, väljastatud andmete koosseisu, andmesaaja, andmete väljastamise õigusliku aluse ja andmete väljastamise viisi üle peavad peakasutaja ja volitatud töötleja.
7. peatükk JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 18. Järelevalve andmekogu pidamise üle ja kaebuste lahendamise kord
(1) Järelevalvet andmekogu pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teevad vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses märgitud tähtpäevaks.
(3) Andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks esitatud kaebusi lahendab vastutav töötleja. Kaebuse läbivaatamise tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.
§ 19. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Narva Linnavalitsus.
(2) Andmekogu pidamise lõpetamisel otsustatakse:
1) andmete üleandmine teise andmekogusse või avalikku arhiivi või
2) andmete kuulumine hävitamisele ning
3) andmete üleandmise või hävitamise tähtaeg.
8. peatükk RAKENDUSSÄTTED
§ 20. Määruse rakendamine
Määrus jõustub kolmandal päeval pärast Riigi Teatajas avaldamist.
Oleg Karpikov
Abilinnapea linnapea ülesannetes
Sergei Solodov
Linnasekretäri asendaja
Lisa 1 Andmekogusse kantavate andmete loetelu
Facebook
Twitter