Väljaandja: Põhja-Sakala Vallavalitsus
Akti liik: määrus
Teksti liik: algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp: 20.09.2021
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge: RT IV, 17.09.2021, 5

Põhja-Sakala valla raamatupidamise sise-eeskiri

Vastu võetud 08.09.2021 nr 10


Määrus kehtestatakse raamatupidamise seaduse § 11 lõike 1, kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 22 lõike 2 ja Põhja-Sakala Vallavolikogu 27.05.2021 määruse nr 140 „Küsimuse lahendamise volitamine“ § 1 alusel ning kooskõlas rahandusministri 11.12.2003 määruse nr 105 “Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend” § 4.

1. peatükk ÜLDSÄTTED

§ 1. Põhja-Sakala valla raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk ja alused

(1) Põhja-Sakala valla raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Põhja-Sakala valla (edaspidi omavalitsus) kui raamatupidamiskohustuslase raamatupidamisarvestuse korra ja finantsaruandluse kehtestamine ning raamatupidamise ja eelarve täitmise aruandluse tagamine.

(2) Sise-eeskiri lähtub Eesti finantsaruandluse standardist, arvestusmeetodid ja -põhimõtted tulenevad raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest, avaliku sektori finantsarvestuse ja aruandluse juhendist (edaspidi üldeeskiri), kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest ning vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktidest. Kui erinevate juhendmaterjalide arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatust, siis lähtutakse arvestuses üldeeskirja nõuetest ja põhimõtetest.

§ 2. Sise-eeskirja kohaldamine

(1) Sise-eeskirja kohaldatakse Põhja-Sakala vallavalitsusele (edaspidi ametiasutus) ja ametiasutuse hallatavatele asutustele (edaspidi hallatav asutus).

(2) Sise-eeskiri reguleerib ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamises majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, raamatupidamise algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, põhi- ja käibevara arvestust ja kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises, aruannete koostamise korda, varade ja kohustiste inventeerimist ning raamatupidamises sisekontrolli meetmete rakendamisega seotud asjaolusid.

(3) Raamatupidamises kasutatakse raamatupidamisprogrammi PMen, mis koosneb järgmistest moodulitest:
1) raha;
2) võlad;
3) bilanss;
4) eelarve;
5) varad;
6) ladu;
7) arved;
8) personal.

(4) Ostudokumentide töötlemisel kasutatakse elektroonilist menetlemiskeskkonda, OÜ Finbite (Omniva) e-arvekeskust.

§ 3. Vastutavad isikud

(1) Vallavara eest vastutavad isikud määratakse vallavanema käskkirjaga või lepitakse vastutus kokku halduslepinguga.

(2) Rahalistele dokumentidele allakirjutamise ja elektrooniliste maksekorralduste teostamise õigus antakse vallavanema käskkirjaga.

(3) Sularaha hoidmise ja nõuetekohase arvestuse eest vastutab raamatupidaja, kes teostab kassaoperatsioone.

(4) Vallavalitsuse kuludokumentide kooskõlastamise õigus määratakse vallavanema käskkirjaga.

(5) Hallatava asutuse kuludokumendi kooskõlastamise õigus asutusesiseselt on asutuse juhi poolt määratud isikul (kooskõlastajal) ja kinnitamise õigus on asutuse juhil või tema asendajal.

(6) Sise-eeskirjaga kehtestatud dokumentide esitamise ja dokumentide esitamise tähtaegadest kinnipidamise eest vastutavad hallatavate asutuse juhid, kuluhaldurid, vallavara eest vastutavad isikud ja isikud, kellel on sise-eeskirjast tulenevalt kohustus dokumente koostada ja esitada.

(7) Kõigil osapooltel tuleb lähtuda korruptsioonivastase seaduse §-ist 11. Toimingupiirangud.

2. peatükk  KONTOPLAANI, KOODIDE JA LÜHENDITE KASUTAMINE

§ 4. Kontoplaan

(1) Ametiasutuse raamatupidamises on kasutusel riigi raamatupidamiskohustuslastele üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkontodega. Vastavalt vajadusele kasutatakse seitsmekohalisi kontosid, millest konto esimesed kuus kohta tulenevad üldeeskirjast ja viimase kohaga tagatakse asutusepõhine täiendav analüütiline arvestus konto tasemel.

(2) Majandustehingute kirjendamisel kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks järgnevaid kontoplaani koode:
1) konto – tunnus majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi aktiva- ja passivakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning bilansivälisteks kontodeks;
2) tehingupartneri kood – Rahandusministeeriumi antud tunnus igale iseseisval bilansil olevale üksusele või üksuste grupile;
3) tegevusala kood – tunnus, mida kasutatakse kulude, põhivara soetuse ning saadud ja antud toetuste liigendamiseks tegevusvaldkondade lõikes;
4) allika kood – tunnus, mis võimaldab liigendada ja analüüsida nõudeid-kohustisi ning tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes;
5) rahavoo kood – tunnus, mis võimaldab koostada rahakäibe ja põhivara liikumise aruandeid.

(3) Lisaks raamatupidamise kontoplaanile kasutatakse finantsinfo liigendamiseks järgmisi täiendavaid tunnuseid:
1) tunnused eelarve liigendamiseks (tulu-kulu liigid, osakonnad, tegevusala, subjektid);
2) tunnused projektide liigendamiseks (projektid);
3) muud tunnused majandusinformatsiooni liigendamiseks (taotlused).

§ 5. Koodide ja lühendite kasutamine

(1) Raamatupidamise dokumentides kasutatavad lühendid:
1) D - deebet;
2) K - kreedit;
3) TP - tehingupartneri kood;
4) TT - tegevusala;
5) A - allikas;
6) RV - rahavoo kood.

(2) Raamatupidamiskirjete grupeerimisel kasutatakse memoriaalorderite süsteemi järgmiselt:
1) L01 – kassa kanne;
2) L02 – panga kanne;
3) L03 – korralduste kanne;
4) L04 – põhivara kanne;
5) L05 – palga kanne;
6) L06 – müügiarve kanne;
7) L07 – ostuarve kanne;
8) L08 – maksude kanne;
9) L09 – varude kanne;
10) L10 – tasaarvelduse kanne;
11) L11 – õiendi kanne.

3. peatükk ARUANDED

§ 6. Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted

(1) Ametiasutus koostab konsolideeritud majandusaasta aruande lähtudes raamatupidamise seaduses ning kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seaduses toodud nõuetest, samuti riigi raamatupidamise üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest ja Rahandusministeeriumi koostatud kohaliku omavalitsuse majandusaasta aruande koostamise juhendist.

(2) Valitseva mõju all olevad asutused esitavad oma majandusaasta aruanded järgmise aasta 31. märtsiks. Aruannete põhjal koostatakse konsolideeritud majandusaasta aruanne.

(3) Ametiasutus esitab Põhja-Sakala Vallavalitsuse heakskiidetud ja vallavanema allkirjastatud konsolideeritud majandusaasta aruande Põhja-Sakala Vallavolikogule (edaspidi volikogu) hiljemalt järgmise aasta 31. maiks. Majandusaasta aruandele lisatakse vandeaudiitori aruanne ja vallavalitsuse otsus aruande heakskiitmise kohta.

(4) Volikogu kinnitab otsusega omavalitsuse konsolideeritud majandusaasta aruande hiljemalt 30. juuniks.

(5) Majandusaasta aruanne, vandeaudiitori aruanne, vallavalitsuse otsus aruande heakskiitmise kohta ning volikogu otsus aruande kinnitamise kohta avaldatakse pärast nende kinnitamist seitsme tööpäeva jooksul ametiasutuse veebilehel.

(6) Majandusaasta aruande avalikustamisest veebilehel teavitatakse koheselt Riigi Tugiteenuste Keskust.

§ 7. Perioodiliste aruannete esitamine

(1) Saldoandmik on pearaamatu käivete kogum, mille alusel formeeritakse ametiasutuse bilanss, tulemiaruanne, rahavoogude aruanne, materiaalse põhivara liikumise aruanne, laenude tagasimaksete aruanne, töötasude ja tööjõu aruanne, finantsdistsipliini täitmise aruanne ning majandustehingute käivete võrdlused kõigi riigi raamatupidamiskohustuslastega. Saldoandmik koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(2) Eelarve täitmise aruanded esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel. Asutuste juhid ja teised eelarve eest vastutatavad isikud saavad eelarve täitmise aurandeid vaadata raamatupidamisprogrammides VeeRa ja PMen veebirakenduse vahendusel.

(3) Ametiasutuse koondmaksudeklaratsioonid (töötasu- ja sotsiaalmaksete deklaratsioon, erisoodustuste deklaratsioon, isiklike autode ametialase kasutamise kompenseerimise deklaratsioon, lastevanemate tasutud koolituskulude deklaratsioon jm seadusega nõutud deklaratsioonid) koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

(4) Statistikaametile esitatakse aruanded Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

(5) Aruannete koostamise ja esitamise kohustus on määratud ametijuhendites.

4. peatükk RAAMATUPIDAMISE KORRALDUS JA ARVESTUSE LÄHTEALUSED

§ 8. Raamatupidamissüsteemi struktuur

(1) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse tsentraliseeritud korras.

(2) Ametiasutuse igapäevast tegevust juhib vallavanem, kes vastutab ametiasutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.

(3) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist koordineerivad ja korraldavad ametiasutuse finantsjuht ja pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud ametijuhendis.

(4) Raamatupidamisarvestuseks kasutatakse raamatupidamisprogrammi PMen. Programmis olevad andmed salvestatakse valla serveris ning iga tööpäeva lõpus tehakse andmetest automaatselt koopiad.

(5) Omavalitsuse raamatupidamisregistreid säilitatakse elektrooniliselt.

(6) Raamatupidamiskandeid, komplekteerituna nende aluseks olevate algdokumentidega, säilitatakse paberkandjal või elektrooniliselt (elektroonilise menetlemise korral).

§ 9. Varade ja kohustiste kajastamine

(1) Bilansis kajastatud varasid arvestatakse raamatupidamisprogrammis PMen varade moodulis tegevusalade ja vastutavate isikute lõikes. Vara kajastatakse selle asutuse arvestuses, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (s.t kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

(2) Nõue kajastatakse tegevusalas, mille majandustegevuse tulemusena või eesmärkide saavutamisega seoses see tekkis.

(3) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar- ja sidusettevõtjate ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.

(4) Kohustis kajastatakse tegevusalas, mille majandustegevuse tulemusena või eesmärkide saavutamisega seoses see tekkis.

(5) Laenud kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.

(6) Omavalitsuse bilansis ei kajastata vara, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustust, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta. Selliste varade ja kohustiste olemasolu (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) kajastatakse bilansivälistel kontodel ja avalikustatakse omavalitsuse raamatupidamise aastaaruandes.

§ 10. Tulude ja kulude kajastamine

(1) Tulude ja kulude arvestust peetakse tekkepõhiselt.

(2) Maksutulud (füüsilise isiku tulumaks, maamaks, loodusressursside kasutamise- ja jäätmetasud) kajastatakse vastavalt edasiandja esitatud teatisele ametiasutuse tuludes.

(3) Tulu majandustegevusest, muud tulud ja lõivud kajastatakse raamatupidamises selle tegevusala koodiga, kes vastava tulu eest kaupu müüs või teenust osutas.

(4) Kulu kajastatakse raamatupidamises selle tegevusala koodiga, mille tegevuseks seda kasutati.

(5) Kulu tegemisel kajastatakse käibemaksukulu kohese kuluna eraldi kontogrupis.

§ 11. Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Algdokument peab sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid:
1) dokumendi number;
2) toimumisaeg;
3) majandusliku sisu kirjeldus;
4) arvnäitajad (kogus, hind, summa);
5) tehingu osapooli identifitseerida võimaldavad andmed.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimesid algdokumendi koostaja nimi.

(4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning kinnitatud volitatud isiku ja raamatupidaja poolt. Ametiasutuses määratakse volitatud isikud vallavanema käskkirjaga. Hallatavas asutuses on volitatud isikuks asutuse juht.

(5) Vallavanem peab volitatud isikute määramisel tagama dokumente kontrollima volitatud isikute ja raamatupidamist teostavate isikute lahususe.

(6) Vastutav isik märgib algdokumendile või elektroonilises keskkonnas otsuse kommentaari lahtrisse:
1) lepingu registreerimise numbri dokumendiregistris, kui kulu on seotud lepinguga;
2) projektiga seotud kulu puhul projekti nimetuse, mille arvelt kulu tehakse;
3) otsuse majandamiskulude aruande ja isikliku sõiduauto kulude hüvitamise aruande väljamakse tegemise kohta.

(7) Algdokumendi kinnitamisega volitatud isik vastutab, et:
1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;
2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;
3) hind on seaduspärane ja vajalik;
4) tehing on kooskõlas eelarvega;
5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;
6) dokument jõuab raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele on märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(8) Algdokumendi kinnitamisega annab volitatud isik nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise tehingu teostamiseks.

(9) Raamatupidaja tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel raamatupidamisprogrammi PMen järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise:
1) raamatupidamiskonto, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo, osakonna, projekti ja eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;
2) tekkepõhise perioodi;
3) maksetähtpäeva (v.a juhul, kui arve ei ole esitatud raamatupidamisele tähtajaliselt) ja tehingu summa;
4) tehingu vastaspoole andmed;
5) kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, siis kontrolli selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;
6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;
7) kas ostutehingu on kinnitanud selleks volitatud isik(ud).

(10) Pangaülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Rahalisi ülekandeid teostab pearaamatupidaja. Pearaamatupidaja puudumisel teeb ülekanded finantsjuht.

(11) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(12) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:
1) omakäelist allkirja paberdokumendil;
2) digitaalallkirja;
3) dokumendi menetlemisel infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastust või kinnitust, kui seda on võimalik elektroonselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

5. peatükk MAJANDUSTEHINGUTE KAJASTAMISE ÜLDPÕHIMÕTTED

§ 12. Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Kõik majandustehinguid tuleb PMen-is kajastada mõistliku aja jooksul pärast majandustehingu toimumist selliselt, et oleks tagatud õigusaktidega ettenähtud aruannete esitamine.

(2) PMen võimaldab teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat).

(3) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(4) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:
1) majandustehingu kuupäeva;
2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrit;
3) debiteeritavaid ja krediteeritavaid kontosid ja vastavaid summasid;
4) majandustehingu lühikirjeldust;
5) viidet kirjendi aluseks olevale alg- või koonddokumendile.

(5) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjendiga, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument). Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja kirjendile.

§ 13. Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad

(1) Algdokumentide käive ja esitamise tähtajad:

Dokumendi nimetus	Raamatupidamisele esitamise tähtaeg	Dokumendi esitaja	
Vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid	Kolme tööpäeva jooksul pärast allkirjastamist	Esitamine vastavalt vajadusele, vastutab vallakantselei	
Esildised	Viie tööpäeva jooksul pärast koostamist	Esildise koostaja	
Majandus-, ostu-müügi-, laenu-, notariaalsed jms lepingud	Kolme tööpäeva jooksul pärast lepingu sõlmimist	Vallakantselei, hallatavate asutuste juhid või lepingu sõlmimise eest vastutav isik	
Töötasude arvestuse algandmed ja tööaja arvestuse tabelid	Aruandekuu 28. kuupäevaks	Vallakantselei ja hallatavate asutuse juhid	
Töövõtu- ja käsunduslepingud tasu maksmiseks	Aruandekuu 28. kuupäevaks	Vallakantselei ja hallatavate asutuse juhid	
Käskkirjad palkade, lisatasude, preemiate ja puhkuste kohta	Hiljemalt kolm tööpäeva enne tasu väljamaksmist	Vallakantselei ja hallatavate asutuse juhid	
Isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanne	Aruandekuule järgneva kuu 5. kuupäevaks	Auto kasutaja	
Ametiauto sõidupäevik	Aruandekuule järgneva kuu 5. kuupäevaks	Vastutav kasutaja või kasutaja Fleet Complete keskkonnas.	
Kulude aruanne	Viie tööpäeva jooksul pärast lähetust või majanduskulude osas aruandekuule järgneva kuu 5. kuupäevaks	Lähetatu või kulu tegema volitatud isik	
Tarnijate arved	Kahe tööpäeva jooksul pärast tehingu toimumist	Kulu tegema volitatud isik	
Pangakaartide toimingud	Ühe tööpäeva jooksul pärast tehingu toimumist	Pangakaardi haldaja	
Makseterminali koondid koos tšekkide koopiatega	Aruandekuule järgneva kuu 3. tööpäevaks	Asutuse juht või määratud isik	
Kassa kuludokumendid	Aruandekuule järgneva kuu 3. tööpäevaks	Kulu tegema volitatud isik	
Teenuste- ja müügi arvete koostamiseks vajalikud algandmed	Aruandekuule järgneva kuu 3. tööpäevaks	Hallatava asutuse juht	
Sotsiaaltoetuste väljamaksmise lehed sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistrist	Üks tööpäev enne toetuste väljamaksmist	Sotsiaalosakonna juhataja või volitatud isik esitab STAR-programmi kaudu elektrooniliselt	
Vara mahakandmise ja arvele võtmise aktid	Kolme tööpäeva jooksul pärast akti allkirjastamist või õigusaktidega sätestatud juhtudel kinnitamist	Asutuse juht, inventuurikomisjoni esimees või vara eest vastutav isik	
Reservfondist saadud vahendite kasutamise aruanded	Vastavalt reservfondi kasutamise korrale	Vahendite taotleja	
Sihtfinantseerimisest saadud vahendite kasutamise aruanded	Kolme tööpäeva jooksul pärast aruande koostamist	Projektijuht	

(2) Hallatava asutuse algdokumentide raamatupidamisele õigeaegse esitamise eest vastutab asutuse juht.

§ 14. Kuludokumentide elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Kuludokumentide (ostuarve, kulutšekk, kviitung, isikliku sõiduauto kasutamise kulude hüvitamise aruanne) kinnitamine, töötlemine ja säilitamine toimub elektroonilises E-arvekeskuse keskkonnas või vallavalitsuse dokumendihaldussüsteemis Amphora (edaspidi DHS).

(2) Kuludokumendid esitatakse elektroonilisse e-arvete elektronposti või DHS-i.

(3) E-arvekeskuse keskkonnas kuludokumendid kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele ning imporditakse pärast lõppkinnitaja aktsepteerimist raamatupidamisprogrammi PMen.

(4) Kuludokumentide menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse järgmistest põhimõtetest:
1) arveid saadab kinnitusringile vastava asutuse raamatupidaja;
2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või tema määratud asendajale;
3) ametiasutuse arvete kinnitajate valikul lähtutakse vallavanema käskkirjaga määratud volitatud isikutest.

(5) Kinnitaja lisab vajadusel E-arvekeskuses oleva kuludokumendi juurde programmi käskluse “Lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt jne).

(6) Kui kuludokument ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse see koos selgitustega tagasi programmi käskluse “Lükka tagasi“ kaudu. Raamatupidaja teavitab kulu tegijat tagasilükatud kuludokumendist.

(7) Kui kuludokument on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda see ei kuulu, siis teavitab ta sellest kinnitusringi alustajat.

(8) Kinnitaja peab kuludokumendi kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast kinnitusteate või koheselt pärast teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, teenistus- või töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks E-arvekeskuses määrama asendaja.

(9) Elektrooniliselt kinnitatud kuludokumendid imporditakse E-arvekeskusest raamatupidamisprogrammi PMen.

6. peatükk RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS

§ 15. Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel

(1) Rahalisi vahendeid hoitakse pangas arvelduskontodel.

(2) Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse internetipanga teenuseid.

(3) Internetipangas pangaoperatsioonide teostamiseks limiitide määramise ja allkirjaõigus on vallavanema volitusega antud finantsjuhile.

(4) Elektroonilise pangaoperatsiooni teostamisel koostab finantsteenistuse töötaja selle eeskirja kohaselt kinnitatud algdokumendi alusel maksekorralduse ja ekspordib selle raamatupidamisprogrammi PMen pangasüsteemi maksmiseks.

§ 16. Sularahaoperatsioonide arvestus

(1) Kassaoperatsioone teostab raamatupidaja, kelle ametijuhendis on kirjeldatud vastav kohustus.

(2) Kassaoperatsioonide arvestamiseks kasutatakse järgmisi dokumente:
1) kassa sissetuleku order;
2) kassa väljamineku order;
3) kassaraamat.

(3) Kassa väljamineku orderile lisatakse nõuetekohaselt vormistatud ja volitatud isiku kinnitatud algdokument. Raamatupidaja sisestab sularahatehingu raamatupidamisprogrammi PMen.

(4) Sotsiaaltoetuste väljamakse lehtede koondite alusel välja maksmata summad deponeeritakse.

(5) Kassaraamatu väljatrükk tehakse vähemalt kuu lõpus.

(6) Ametiasutuse kassa sularahalimiidiks on 5 000 eurot ja hallatava asutuse kassalimiidiks 500 eurot. Suure-Jaani Tervisekoja kassalimiit ei tohi ületada kolme päeva keskmist sularahatehingute summat. Hallatava asutuse ühekordse kviitungi või tšeki väljamaksesumma võib olla kuni 100 eurot.

(7) Väljaspool kassat sularaha vastu võtma volitatud isik toob sularaha ametiasutuse kassasse vähemalt kuu viimasel tööpäeval koos sularahatšekkide, kogumislehe või aruandega. Aruande vorm kinnitatakse vallavalitsuse korraldusega.

(8) Koguda võib ainult Põhja-Sakala Vallavalitsuse või Põhja-Sakala Vallavolikogu õigusaktide alusel kehtestatud tasusid.

(9) Hallatava asutuse kogutud rahaliste vahendite arvelt on keelatud kulutuste tegemine.

(10) Sularaha vastuvõtmiseks peab kasutama nummerdatud kviitungeid, pileteid või ametiasutuse poolt allkirjastatud kogumislehti.

§ 17. Tehingud ametiasutuse pangakaartidega

(1) Pangakaardi (edaspidi kaardi) kasutamise õigus on vallavanemal või tema volitatud isikutel.

(2) Kaardi kasutaja vastutab kaardi säilimise ja kasutamise eest.

(3) Kaardi kasutaja on kohustatud hüvitama kaardi väära kasutamise ja kasutaja süül kaardi rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga asutusele tekitatud kahju.

(4) Kaardi kasutaja ei tohi anda kaarti ja PIN-koodi kolmanda isiku valdusesse.

(5) Kaardiga seotud kuludokumente töödeldakse ja säilitatakse E-arvekeskuses.

(6) Kaardi kasutaja peab kaardi tagastama hiljemalt teenistus- või töösuhte lõppemise viimasel päeval või asutuse juhi esimesel nõudmisel.

7. peatükk ARVELDUSTE ARVESTUS

§ 18. Nõuete ja kohustiste arvestus

(1) Nõuded ja kohustised on jaotatud lühi- ja pikaajalisteks lähtudes sellest, kas vara või kohustise eeldatav valdamine kestab arvestatuna bilansikuupäevast kuni üks aasta või kauem.

(2) Pikaajalised intressi mitteteenivad nõuded kajastatakse nõude nüüdisväärtuses, kasutades diskontomäära 4% aastas.

(3) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse iga aruandeaasta lõpus. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumist eraldi. Juhul kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele.

(4) Nõuete hindamiseks ligikaudsel meetodil hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületatud:
1) 90–180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;
2) üle 180 päeva võrra, alla 100% ulatuses.

(5) Nõuete laekumise ebatõenäoliseks tunnistamine vormistatakse raamatupidamise õiendiga, mille allkirjastavad vallavanem ja pearaamatupidaja.

(6) Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu ja vormistatakse vallavalitsuse otsusega.

(7) Teenuse osutamisel ja kauba müümisel väljastab raamatupidaja arve. Arve väljastatakse kliendile üldjuhul pdf-vormingus e-kirjaga või elektroonilise e‑arvena. Arveid on võimalik tasuda sularahas teenust pakkuvas asutuses, pangaülekandega või sõlmida pangas e-arve püsimakseleping.

(8) Müügiarved koostatakse järgmiselt:

Müügiarve	Väljastamise aeg	Algandmed ning nende edastaja	
Lasteaia kohamaksumuse arve	Iga kuu 5.-10. kuupäevaks eelmise kuu eest	Lasteaia direktor edastab finantsteenistusele vastava tabeli hiljemalt iga kuu 3. kuupäevaks	
Muusikakooli arve	Iga kuu 5.-10. kuupäevaks eelmise kuu eest	Muusikakooli direktor edastab nimekirja iga kuu 3. kuupäevaks	
Kohamaksuarve teisele omavalitsusele	Iga kuu 10. kuupäevast, eelmise kuu eest	Haridusjuht võtab iga kuu EHIS-est õppurite andmed, arvlemine vastavalt seadusele või lepingutele	
Sotsiaalteenuse arve	Eelmise kuu eest	Andmed esitab sotsiaaltöötaja jooksvalt	
Üüri- ja kommunaalteenuse arve	Iga kuu 10. kuupäevaks, eelmise kuu eest	Andmed esitab vastava asutuse/osakonna juht iga kuu 5. kuupäevaks, andmed lepingust	
Lepingust tulenev rendiarve	Vastavalt lepingutele ja/või iga kuu 30. kuupäevaks	Andmed lepingutest ja/või edastatud andmetest	
Ajalehe reklaami arve	Iga kuu 5.-10 kuupäevaks eelmise kuu eest	Ajalehe toimetaja	
Ujumisarve	Iga kuu 5.-10 kuupäevaks eelmise kuu eest	Andmed esitab asutuse juht	
Muu arve	Vastavalt vajadusele	Andmeesitaja	

(9) Võlgnevuse tekkimisel saadab raamatupidaja võlgnikule teatise võlast vähemalt kord kuus.

(10) Teenuse osutamisel ja kauba müümisel tekkinud võlgnevusel üle kolme kuu peab hallatava asutuse juht või vastava valdkonna juht/osakonnajuhataja võtma kasutusele meetmed võlgnevuse likvideerimiseks ja teavitama sellest raamatupidamist. Kui arve tasumise tähtajast on möödas enam kui kolm kuud, võtab hallatava asutuse juht või valdkonna juht/osakonnajuhataja kliendiga ühendust ja tuletab maksmata arvet meelde. Kui reaalset olukorda arvestades ei ole võlgnevuse kohene ja täies ulatuse tasumine tõenäoline, võib hallatava asutuse juht või valdkonna juht/osakonnajuhataja sõlmida võlgnikuga maksegraafiku, teavitades sellest raamatupidamist.

(11) Juhul kui võlgnik ei ole lubatud tähtajaks võlga tasunud, alustatakse hallatava asutuse juhi või vastava valdkonna juhi/osakonnajuhataja ettepanekul võla sissenõudmist. Selleks esitab hallatava asutuse juht või valdkonna juht/osakonnajuhataja võlgnevuse algmaterjalid (leping, kokkulepe, arve(d), maksegraafik jms) kantseleile. Kantselei teenistuja teavitab raamatupidamist võlgnevuse sissenõudmise alustamisest.

(12) Nõuete lootusetuteks lugemiseks teeb kantselei teenistuja vallavalitsusele ettepaneku jooksva aasta neljandas kvartalis.

(13) Raamatupidaja teeb kanded lootusetute võlgade mahakandmiseks vallavalitsuse otsuse alusel.

§ 19. Ettemaksude arvestus

(1) Ettemaksu tasumist tuleb võimaluse korral vältida.

(2) Kui ettemaksu tegemine on vältimatu, tuleb esmakordselt kajastada ettemaksu raamatupidamisprogrammis PMen ülekandmisel. Kulusse kantakse kulu selle tekkimise perioodil. Kinnitus ettemaksuarvele võetakse läbi e-arvekeskuse süsteemi, raamatupidamisprogrammi PMen imporditakse kulu tekkimisel, kui on lisatud ettemaksuarvele kulu tekkimist tõendav dokument (arve).

(3) Iga kvartali lõpus kontrollib raamatupidaja ettemaksud üle ja kannab need vajadusel kulusse. Aasta lõpus koostab raamatupidaja ettemaksude kohta aruande.

(4) Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemaksu summa on väiksem määruse §-i 26 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist.

§ 20. Arvelduste arvestus aruandvate isikutega

(1) Lähetuskulu väljamaksmise aluseks on volikogu esimehe, vallavanema või hallatava asutuse juhi käskkiri. Lähetuskulu hüvitamiseks esitatakse lähetuskulu aruanne koos kulu tõendava dokumendiga. Aruande vorm kinnitatakse vallavalitsuse korraldusega.

(2) Majanduskulu teinud isikule kulu hüvitamiseks esitatakse kuluaruanne koos kulu tõendava dokumendiga. Aruande vorm kinnitatakse vallavalitsuse korraldusega. Kuluaruannet menetletakse E-arvekeskuses või DHS-is.

(3) Avanssi makstakse teenistuja või töötaja kirjaliku avalduse alusel. Avansi väljamakse kooskõlastab volitatud isik.

(4) Avanssi saanud isik peab avansi ülejäägi tagastama ametiasutuse pangakontole hiljemalt kuluaruande esitamise päevale järgneval tööpäeval.

(5) Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmiseks kasutamisel esitatakse kulude hüvitamiseks sõidupäevik, mis on kooskõlastatud vahetu juhi poolt ja registreeritud DHS-is.

(6) Kui kuluaruanne on vormistatud korrektselt ning tehtud kulutus on põhjendatud, kinnitab volitatud isik aruande koos väljamakstava summaga elektroonilises E-arvekeskkonnas. Aruandes kajastatud kulu kantakse aruandva isiku pangakontole 14 päeva jooksul. Sõidupäeviku alusel koostab personalitöö eest vastutav isik vallavanema käskkirja, mille alusel kannab raamatupidaja hüvitise taotleja pangakontole 14 päeva jooksul.

(7) Ametiauto kasutamisel peetakse ametisõitude kohta arvestust Fleet Complete sõidupäevikus, andmete õigsuse ning vastavuse eest vastutab ametiauto kasutaja.

(8) Ametiasutuse mobiiltelefonide kasutajatele on vallavanema käskkirjaga kinnitatud mobiiltelefoni kulu piirmäär kalendrikuus. Piirmäära ületamisel teeb raamatupidaja kvartaalselt koondtabeli piirmäärade ületamise kohta ja esitab selle vallavanemale, kes annab korralduse koostada teenistujale arve ülekulude kohta või märgib tabelisse põhjenduse ülekulu kohta ja annab korralduse arve esitamata jätmiseks.

§ 21. Saadud ja antud toetused

(1) Toetust kajastatakse bilansis esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või sihtfinantseerimisega seotud nõuete, kohustiste, tulude ja kulude arvele võtmise kuupäeval. Kui toetus kehtestatakse perioodiliselt makstavana (nt sotsiaaltoetus), võetakse toetus tuluna või kuluna arvele sellel kuul, mille eest see oli ette nähtud.

(2) Sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna tegevuskulude tegemise või põhivara soetamise perioodil, kui sihtfinantseerimise tingimustega ei kaasne sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk. Kui eksisteerib sisuline tagasinõude või laekumata jäämise risk, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna vastava riski kadumisel.

(3) Juhul kui sihtfinantseerimine on laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud summa sihtfinantseerimiseks saadud vahendite ettemaksetena.

(4) Kui kulutused on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse seda tuluna ja saamata sihtfinantseerimise nõudena.

(5) Kui nii sihtfinantseerimise andja või vahendaja kui ka sihtfinantseerimise saaja on avaliku sektori üksus ning sihtfinantseerimise saajal on aasta lõpu seisuga sihtfinantseerimisega seotud nõudeid või kohustisi sihtfinantseerimise andja või vahendaja ees, esitab sihtfinantseerimise saaja andjale või vahendajale sihtfinantseerimisega seotud nõuete, kohustiste, tulude ja kulude kohta aasta lõpu seisuga teatise hiljemalt järgmise aasta 31. jaanuariks.

(6) Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist kajastatakse arvestuse lihtsustamise eesmärgil laekumisel koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui lepingujärgne summa on väiksem määruse §-i 26 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

(7) Saadud sihtfinantseerimise lepingutest tulenevate nõuete ja kohustiste ning tulude ja kulude eristamiseks lisatakse raamatupidamisprogrammis PMen projekti tunnus.

(8) Toetuse saaja peab sihtfinantseeringust tehtavad kulud kajastama oma raamatupidamises projekti tunnusega.

8. peatükk VARUDE ARVESTUS

§ 22. Varude arvestus

(1) Varud on varad, mida hoitakse müügiks. Varud võetakse arvele soetusmaksumuses igas asutuses eraldi. Varude eest vastutab asutuse juht juhul kui ei ole määratud teisiti.

(2) Toiduained, ravimid, kantseleitarbed, raamatud, töövihikud, majandusmaterjalid jms kantakse soetamisel kuludesse ja vajadusel peetakse bilansivälist arvestust materiaalselt vastutavate isikute lõikes. Toiduainete kulu analüütilist arvestust peetakse hallatavas asutuses.

(3) Suure-Jaani Tervisekoja varud võetakse arvele varudesse ja kantakse kuludesse kvartaalselt juhataja poolt esitatud akti alusel.

(4) Riigi tsentraliseeritud korras soetatud raamatud, mis liiguvad Põhja-Sakala valla raamatukogudesse, võetakse raamatupidamises arvele varudesse.

(5) Varud tunnistatakse kõlbmatuks ja kantakse maha, kui varud on muutunud kasutamiskõlbmatuks, aegunud, kadunud või neid ei õnnestu võõrandada. Varude mahakandmiseks vormistatakse akt, kuhu märgitakse varude nimetus, kogus, hind, maksumus, soetamise aeg ning mahakandmise põhjus. Akti kinnitab vallavalitsus.

9. peatükk PALKADE, TASUDE, HÜVITISTE JA ERISOODUSTUSTE ARVESTUS

§ 23. Palga, tasude ja hüvitiste arvestus

(1) Palga, töötasu, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestamise aluseks on volikogu või vallavalitsuse õigusaktid, vallavanema ja hallatava asutuse juhi käskkirjad, lepingud, tööaja arvestamise tabelid.

(2) Palka või töötasu makstakse üks kord kuus ülekandega teenistuja või töötaja pangakontole.

(3) Avalduse üksikisiku tulumaksu arvestamise kohta esitab töötaja või teenistuja hiljemalt väljamakse kuule eelneva kuu 25-ndaks kuupäevaks. Avalduse vorm kehtestatakse vallavalitsuse korraldusega.

(4) Puhkusetasu arvutamise algdokumendiks on vallavanema või hallatava asutuse juhi kinnitatud puhkuste ajakava või käskkiri.

(5) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust või poolte kokkuleppel, kuid mitte hiljem, kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval.

(6) Haigushüvitise arvestamise algdokument on elektrooniline töövõimetusleht.

(7) Teenistus- või töösuhte lõppemisel kasutamata jäänud aegumata puhkuse hüvitise arvutamise algdokument on käskkiri, esildis või töölepingu lisa, mille on kinnitanud vallavanem või hallatava asutuse juht.

(8) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustist hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitatakse raamatupidamisele personalitöö eest vastutava isiku poolt hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu viimaseks tööpäevaks.

(9) Maksud peetakse väljamaksetest kinni vastavalt kehtivatele õigusaktidele. Maksudeklaratsioonid esitatakse Maksu- ja Tolliametile elektrooniliselt.

(10) Palgalehed koostatakse ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes. Ametnikele ja töötajatele saadetakse raamatupidamisprogrammist PMen palgalipik e-postiga.

(11) Aruandeaasta kohta säilitatakse raamatupidamisprogrammis PMen iga ametniku ja töötaja kohta elektroonne isikukonto kaart.

(12) Maksu- ja Tolliameti e-keskkonnas peetavasse töötamise registrisse (TÖR) teevad lepingute kohta kandeid vallasekretär, hallatava asutuse juht või nende poolt volitatud isikud. Lepingu alustamise kanne tehakse hiljemalt tööleasumise päeval.

§ 24. Erisoodustuste arvestus

(1) Erisoodustuste mõistet kasutatakse tulumaksuseaduses sätestatud tähenduses.

(2) Erisoodustusena käsitlevatel kuludokumentidel peab olema volitatud isiku selgitus selle kohta, mis eesmärgil ja kellele on kaup või teenus ette nähtud ning kui suur osa arvest tuleb kajastada erisoodustusena.

(3) Kui kuludokumentidel ei ole võimalik täpselt eristada erisoodustuste osa, määrab erisoodustuse kulude arvutamiseks vajaliku proportsiooni kuludokumendi kinnitaja, lähtudes oma hinnangust kulude jaotuse kohta.

(4) Erisoodustuse maksuarvestust peetakse raamatupidamisprogrammis PMen alamprogrammis Palk.

10. peatükk PÕHI- JA BILANSIVÄLISTE VARADE ARVESTUS

§ 25. Kinnisvarainvesteeringud

(1) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või hoone osa, mida renditakse välja avalikku sektorisse mittekuuluvale üksusele renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ükski avaliku sektori üksus ei kasuta oma põhitegevuses.

(2) Kinnisvarainvesteering võetakse bilansis esialgselt arvele tema soetusmaksumuses, mis sisaldab ka soetamisega otseselt seonduvaid tehingutasusid. Parendused ja remont, mis tõstavad kinnisvarainvesteeringu väärtust võrreldes objekti algse väärtusega, lisatakse kinnisvarainvesteeringu soetusmaksumusele.

(3) Kinnisvarainvesteeringute amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit. Amortisatsioonimäär kehtestatakse igale kinnisvarainvesteeringu objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast.

(4) Kinnisvarainvesteeringu objekt klassifitseeritakse bilansis põhivaraks juhul kui toimub muutus tema kasutamise eesmärgis ja vara ei vasta enam kinnisvarainvesteeringu definitsioonile. Alates muutumise toimumise kuupäevast rakendatakse objektile selle varade grupi arvestusreegleid, kuhu ta ümber klassifitseeriti.

(5) Kinnisvarainvesteeringute arvestus toimub raamatupidamisprogrammis PMen alamprogrammis Põhivarad.

(6) Amortisatsioonimäärad aastas kinnisvarainvesteeringute grupi põhivaradele on 2–10%.

§ 26. Materiaalne põhivara

(1) Materiaalseks põhivaraks loetakse vara hinnangulise kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5000 eurost (käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Erandina võetakse arvele olenemata soetusmaksumusest kunstiväärtused, mille väärtus aja jooksul ei vähene.

(2) Avalikes raamatukogudes olevaid raamatuid ei võeta arvele põhivaradena, vaid kantakse soetamisel kuludesse.

(3) Põhivara võetakse arvele kogumina, kui kogum moodustab ühe kasutuseaga terviku ja iga kogumi osa vastab põhivara arvestuse kriteeriumitele. Kogumina soetatud vara, mis kogumina vastab põhivara kriteeriumitele, ent mille iga osa eraldi ei vasta põhivara kriteeriumitele, põhivarasse arvele ei võeta.

§ 27. Materiaalse põhivara arvestus

(1) Põhivarasid kajastatakse bilansis soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(2) Materiaalse põhivara arvele võtmiseks teeb kulu eest vastutaja vastava märke kulu kinnitamisel.

(3) Igale põhivarale antakse oma inventari number. Nummerdamisel kasutatakse numbrikombinatsiooni, mis sisaldab soetusaasta arvu ja lisaks järjekorranumbrit. Erandina antakse põhivaradeks klassifitseeruvatele teedele number, mida kasutatakse teeregistris. Kinnistute nummerdamisel, millel asuvad hooned, eluhooned, rajatised ja/või kinnisvarainvesteeringud, kasutatakse sarnaseid numbreid.

(4) Iga arvelevõetud põhivaraobjekti kohta peetakse arvestust materiaalselt vastutavate isikute lõikes elektroonilistel põhivarakaartidel, millel säilitatakse detailne informatsioon põhivaraga toimunu kohta. Põhivara arvele võtmise akti vormi kinnitab vallavalitsus korraldusega.

(5) Parendustega seotud kulutused lisatakse vara soetusmaksumusele juhul kui need tõstavad vara kvaliteeti või pikendavad vara järelejäänud kasulikku eluiga rohkem kui ühe aasta võrra ning nende maksumus on määruse §-i 26 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiirist suurem. Kui materiaalse põhivara objektil vahetatakse välja mõni komponent, siis lisatakse uue komponendi soetusmaksumus objekti soetusmaksumusele juhul kui see vastab materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Asendatav komponent kantakse bilansist välja ka juhul kui tegu on oluliste summadega. Kui asendatava komponendi algne soetusmaksumus ei ole teada, võib seda hinnata lähtudes antud komponendi tänasest soetusmaksumusest ja arvestades maha hinnangulise kulumi. Bilansist vara osa maksumuse väljakandmiseks annab hinnangu majandusosakonna juhataja/abivallavanem.

(6) Lõpetamata ehitised võetakse arvele alles siis, kui need on lõplikult valmis. Lõpetamata ehitise arvele võtmiseks koostab raamatupidaja lõpetamata ehitise arvele võtmise akti, milles märgitakse vara eest vastutaja, vara parendusmaksumus ja arvele võtmise aeg. Lisaks annab vara tundev spetsialist aktile põhivara amortisatsiooni määra ja kinnitab akti. Ka annab vara tundev spetsialist hinnangu, kas parendatava vara soetusmaksumus vajab allahindlust ja hindab vara järelejäänud eluea pikenemise tõttu amortisatsioonimäära muutuse vajadust. Põhivara allahindluste ja amortisatsioonimäärade muutumisel kajastatakse raamatupidamises ainult olulisi muutusi. Majandusaasta lõpus koostab majandusosakond lõpetamata ehitiste nimekirja ehitiste lõikes. Nimekirja vormi kinnitab vallavalitsus korraldusega.

(7) Materiaalse põhivara arvestust peetakse ametiasutuse ja hallatavate asutuste lõikes, põhivara gruppide ja materiaalselt vastutavate isikute lõikes.

(8) Põhivara amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutuselevõtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul. Amortisatsiooni määr kinnitatakse igale põhivara objektile eraldi, sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Ettepaneku amortisatsiooni määra kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist.

(9) Amortisatsiooni määrad aastas uutele materiaalsetele põhivaradele on järgmised:

Põhivara liik	Eeldatav kasulik eluiga aastates	Amortisatsiooni norm protsentides	
hooned	20-50	2-5	
rajatised	10-40	2,5-10	
masinad ja seadmed	5-10	10-20	
inventar	2-10	10-50	
arvutustehnika	2-3	33–50	
immateriaalne põhivara	2-20	5–50	

(10) Maad ja kunstiväärtusi, mille väärtus aja jooksul ei vähene, ei amortiseerita.

(11) Aastainventuuri läbiviimisel hindab inventuurikomisjon vara järelejäänud kasulikku eluiga. Juhul kui ilmneb, et see on oluliselt erinev esialgu hinnatust, teeb inventuurikomisjon ettepaneku amortisatsiooniperioodi muutmiseks. Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

(12) Inventuurikomisjoni koostatud akt esitatakse raamatupidamisele vastavate muudatuste tegemiseks.

(13) Kasutuskõlbmatuks muutunud põhivara mahakandmine toimub mahakandmise akti alusel. Mahakandmise aktis märgitakse põhivara nimetus, inventari number, soetamise aeg, soetusmaksumus, jääkmaksumus, mahakandmise aeg ja põhjus. Mahakandmise ettepaneku teeb inventuurikomisjon. Põhivara mahakandmisest informeeritakse Põhja-Sakala Vallavalitsust. Varguste korral tuleb esitada komisjonile vastavad materjalid (s.h koopia politseile esitatud avaldusest). Põhivara mahakandmise akti vormi kinnitab vallavalitsus korraldusega.

(14) Põhivara müük, tasuta üleandmine ja mahakandmine on sätestatud Põhja-Sakala vallavara valitsemise korras.

§ 28. Immateriaalne põhivara

(1) Immateriaalse põhivarana kajastatakse füüsilise substantsita vara kasuliku tööeaga üle ühe aasta ja soetusmaksumusega alates 5000 eurost (käibemaksuta).

(2) Immateriaalset põhivara kajastatakse soetusmaksumuses, millest on maha arvatud akumuleeritud kulum ja võimalikud väärtuse langusest tulenevad allahindlused.

(3) Arendusväljaminekuid kapitaliseeritakse juhul kui on olemas tehnilised ja finantsilised võimalused ning positiivne kavatsus projekti elluviimiseks, on võimalik hinnata immateriaalsest varast tulevikus tekkivat majanduslikku kasu ja nende arendusväljaminekute suurust on võimalik usaldusväärselt mõõta.

(4) Määratud kasuliku elueaga immateriaalsete põhivarade amortisatsiooni arvestamisel kasutatakse lineaarset meetodit. Igale objektile määratakse eraldi amortisatsioonimäär sõltuvalt selle kasulikust tööeast. Amortisatsioonimäära kinnitab igale põhivarale vara tundev spetsialist. Märge amortisatsioonimäärast tehakse arvele võtmise dokumendile.

§ 29. Osalused üksustes ja konsolideerimine

(1) Valitseva mõju all (osalus 100%) olevateks ettevõteteks on sihtasutus, mittetulundusühing ja äriühing, mille üle Põhja-Sakala vald omab finants- ja tegevuspoliitika määramise mõjuvõimu.

(2) Valitseva mõju all oleva üksuse finantsnäitajad on omavalitsuse konsolideeritud aruandesse liidetud rida-realt, elimineerides kõik kontsernisisesed tehingud ning selle tulemusel tekkinud kasumid ja kahjumid

(3) Sihtasutuse ja mittetulundusühingu, millega ei kaasne omavalitsuse valitsevat mõju (osalus alla 20%), osalusi kajastatakse konsolideeritud aruannetes kapitaliosaluse meetodil.

§ 30. Bilansiväline vara ja selle arvestus

(1) Bilansiväline väikevara on väheväärtuslik vara, mille soetusmaksumus on alates 300 eurost (käibemaksuta) kuni määruse §-i 26 lõikes 1 esitatud põhivara kapitaliseerimise alampiirini.

(2) Vara, mille maksumus kogumina ületab 5000 eurot, aga üksiku vahendi hind jääb alla selle, võetakse arvele vallavanema või hallatava asutuse juhi kinnitusel väikevahendina.

(3) Bilansivälist vara, mis paigaldatakse (ehitise külge), ei võeta väikevahendite nimekirja. Sellise vahendi soetamisel tehakse algdokumendile märge väikevahendi asukoha paigalduse kohta.

(4) Väikevara kantakse kuludesse soetamise hetkel. Väikevara arvestus lõpetatakse mahakandmise akti alusel inventuurikomisjoni esimehe, vallavanema või hallatava asutuse juhi ettepanekul, vara hävimisel, purunemisel või viie aasta möödumisel vara arvele võtmisest.

(5) Väikevara arvestust peetakse raamatupidamisprogrammi PMen alamprogrammis Ladu.

11. peatükk INVENTEERIMINE

§ 31. Inventeerimise töökorraldus ja ajaline jaotus

(1) Igapäevaselt võrreldakse raha tegelikku käivet ja jääki kassas ning pangakontodel raamatupidamises kajastatuga, aasta lõpul toimub pangasaldode võrdlus panga kinnituskirjade alusel.

(2) Iga kvartali lõpus kontrollitakse analüütiliste allregistrite saldosid ja võrreldakse neid pearaamatu kontojääkidega. Kontrollitakse nõuete ja kohustiste saldosid, saadetakse võlgnikele saldoteatised.

(3) Kord kvartalis tehakse maksunõuete ja -kohustiste võrdlus Maksu- ja Tolliametiga. Erinevuste korral tehakse paranduskanded. Paranduskanded dokumenteeritakse.

(4) Iga kvartalilõpu seisuga võrreldakse avaliku sektori tehingupartneritega omavahelisi saldosid Rahandusministeeriumi saldoandmike infosüsteemis päringute alusel, vajadusel täiendavalt e-posti teel.

(5) Vähemalt üks kord aastas viiakse läbi ametiasutuse ja hallatavate asutuste kõigi oluliste varade ja kohustiste põhjalik inventuur (aastainventuur). Väikevahendite inventuuri viiakse läbi üle ühe aasta. Raamatukogudes viiakse teavikute inventuuri läbi üks kord kümne aasta jooksul.

(6) Inventuurid lõpetatakse tähtajal, mis võimaldab aastaaruande koostamist nõutud tähtpäevaks.

(7) Vallavanem moodustab oma käskkirjaga varude ja varade aastainventuuri komisjoni. Inventuurikomisjon peab koosnema vähemalt kolmest liikmest, s.h inventuuri eest vastutav isik (inventuurikomisjoni esimees). Inventuurikomisjoni liikmed ei tohi olla inventeeritavate varade eest vastutavad isikud. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendavaid dokumente allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

(8) Sularahakassa ootamatut kontrolli viiakse läbi vähemalt kord aastas ja inventuuri aasta lõpul.

(9) Vastutava isiku vahetumisel, varguse, loodusõnnetuse vms puhkudel viiakse läbi erakorraline inventuur.

§ 32. Inventuuride dokumenteerimine ja hindamise protseduurid

(1) Aastainventuuri läbiviimist tõendavateks dokumentideks on saldokinnituskirjad, panga kinnituskirjad, inventuuriaktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustise kajastamise korrektsust. Komisjoni moodustamiseks teeb ettepaneku finantsjuht või hallatava asutuse juht.

(2) Kassainventuuri viib läbi ametiasutuse töötajatest moodustatud komisjon.

(3) Kassainventuuri tulemuste kohta koostatakse akt, milles kajastuvad järgmised andmed ja rekvisiidid:
1) inventuuri läbiviimise kuupäev;
2) komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad;
3) sularaha jääk numbrite ja sõnadega; kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega;
4) komisjoni liikmete allkirjad.

(4) Pangakontode kontrollimisel võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja -kontode saldode vastavust. Aasta lõpul väljastavad pangad audiitorpäringu aruande, mis sisaldab 31. detsembri seisuga arveldus-, hoiuse- ja väärtpaberikontode jääke, kohustisi, antud tagatisi ja käendusi, allkirjaõiguslike isikute andmeid jms.

(5) Nõudeid kontrollitakse igal kuul. Aasta lõpus saadetakse välja saldoteatised kõikidele klientidele, kelle võlgnevus on üle kahe kuu. Raamatupidamisregistritest tehakse nõuete väljavõte 31. detsembri seisuga.

(6) Maksunõuded, loodusvarade kasutamise ja saastetasude maksunõuded võrreldakse maksuameti kontokaartidega e-maksuameti infosüsteemis.

(7) Varude ja väikevahendite inventuuri korral trükitakse inventuurilehed välja raamatupidamisprogrammi PMen alamprogrammist Ladu. Varude ja väikevahendite mahakandmiseks koostatakse mahakandmise akt. Mahakandmise akti allkirjastavad asutuse juht ja komisjoni esimees. Mahakandmise akti alusel teeb raamatupidaja vastava kande raamatupidamisprogrammi PMen.

(8) Põhivara inventuur viiakse läbi sarnaselt varude inventuurile. Põhivara inventuurilehed trükitakse välja raamatupidamisprogrammi PMen alamprogrammist Põhivarad. Põhivara aastainventuuri käigus hinnatakse varade allahindluse vajadust ja amortisatsioonimäärade muutmise vajadust. Vastav märge tehakse inventuurilehele. Inventuurilehe alusel koostab komisjoni liige dokumendi, milles tuuakse ära inventuuri tulemused. Põhivara inventuuride tulemustest teavitatakse Põhja-Sakala Vallavalitsust. Inventuuri tulemused kajastatakse raamatupidamisprogrammis PMen.

12. peatükk RAAMATUPIDAMISDOKUMENTIDE SÄILITAMINE

§ 33. Raamatupidamisdokumentide säilitamine

(1) Raamatupidamisdokumente hoitakse raamatupidamises seitse aastat, misjärel kuuluvad dokumendid hävitamisele. Arveid, isikliku sõiduauto kasutamise kulude aruandeid, majanduskulude aruandeid, kulutšekke ja kviitungeid säilitatakse E-arvekeskuses. Lepinguid ja ametiauto sõidupäevikuid hoitakse Fleet Complete programmis. Raamatupidamisregistreid säilitatakse raamatupidamisprogrammis PMen.

(2) Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt raamatupidamise seadusele.

(3) Välisprojektidega soetud raamatupidamisdokumendid kuuluvad säilitamisele kooskõlas vastava perioodi struktuuritoetuse seadusega või konkreetse projekti finantsmehhanismi tingimuste ja korraga.

13. peatükk RAKENDUSSÄTTED

§ 34. Rakendussätted

() Tunnistatakse kehtetuks Võhma Linnavalitsuse 03. veebruari 2014. a määrus nr 1 „Võhma linna raamatupidamise sise-eeskiri“.

Jaanus Rahula
vallavanem

Veronika Ling
vallasekretär