KOV määruste valdkondlik liigitus: Rahandus ja eelarve → Finantsjuhtimine

Teksti suurus:

• Väike
• Keskmine
• Suur

Paide linna raamatupidamise sise-eeskiri

Vastu võetud 17.11.2014 nr 8
RT IV, 19.11.2014, 21
jõustumine 22.11.2014

Muudetud järgmiste aktidega (näita)

Määrus kehtestatakse „Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse“ § 30 lõike 1 punkti 3, „Raamatupidamise seaduse“ § 11 lõike 1 ja § 36 lõike 3 ning rahandusministri 11.12.2003.a määruse nr 105 „Riigi raamatupidamise üldeeskiri“ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.   Paide linna raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk, kohaldamine ja üldpõhimõtted

  (1) Paide linna (edaspidi linn) raamatupidamise sise-eeskirja (edaspidi sise-eeskiri) eesmärgiks on Paide linna kui avalik-õigusliku juriidilise isiku raamatupidamisarvestuse korra kehtestamine ning aruandluse tagamine.

  (2) Sise-eeskiri lähtub Eesti heast raamatupidamistavast, Raamatupidamise seadusest, Raamatupidamise Toimkonna juhenditest (edaspidi RTJ), riigi raamatupidamise üldeeskirjast (edaspidi üldeeskiri) ja Kohaliku omavalitsuse üksuse finantsjuhtimise seadusest (edaspidi KOFS).

  (3) Linn raamatupidamiskohuslasena korraldab oma raamatupidamisarvestust ja aruandlust tsentraliseeritult. Sise-eeskirja kohaldatakse Paide linna ametiasutusele (edaspidi ametiasutus) ja ametiasutuse hallatavatele asutustele (edaspidi hallatav asutus).

  (4) Sise-eeskirjas sätestatakse nõuded ametiasutuse ja hallatavate asutuste majandustehingute dokumenteerimisel ja kirjendamisel, algdokumentide käibel ja säilimisel, vara liigitamisel põhi- ja käibevaraks, varade ja kohustuste inventeerimisel, arvutitarkvara kasutamisel raamatupidamisarvestuses ning finantsaruannete koostamisel.

  (5) Arvestusvaldkondades, mida käesolevas eeskirjas ei käsitleta, lähtutakse sise-eeskirja § 1 lõikes 2 kirjeldatud õigusaktidest ja juhenditest. Eeskirjas ei korrata üldjuhul raamatupidamise seaduses, üldeeskirjas ja RTJ-s sätestatut.

2. peatükk LINNA RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE 

§ 2.   Raamatupidamise struktuur ja korraldus

  (1) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamist peetakse Paide Linnavalitsuse finantsosakonnas tsentraliseeritult – üks tehingupartnerikood, kuid igal asutusel on oma registreerimiskood.

  (2) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste igapäevast tegevust juhib asutuse juht (linnapea, juhataja, direktor), kes vastutab asutuse finantsmajandusliku tegevuse eest.

  (3) Ametiasutuse ning hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust korraldavad finantsnõunik ja pearaamatupidaja, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud tema ametijuhendis.

  (4) Ametiasutuse ja hallatavate asutuste raamatupidamisarvestust teostavad raamatupidajad, kelle õigused, kohustused ja vastutus on määratud nende ametijuhendites.

  (5) Eelarvestamise ja raamatupidamisandmete alusel eelarve täitmise jooksvate aruannete ja ülevaate koostamise üldine töölõik on korraldatud eelarvespetsialisti ametikoha kaudu.

  (6) Raamatupidamise arvestuse pidamisel kasutatakse arvutiprogrammi PMen. PMen on tarkvaraprogramm, mis ühendab raamatupidamise korraldamiseks vajalikud alamprogrammid (eelarve, kassa/pank, arveldused, palgaarvestus, põhivarad, pearaamat). Kasutusel on kõik standardkomplekti kuuluvad programmiosad.

§ 3.   Varude, varade, nõuete ja kohustuste kajastamise üldpõhimõtted

  (1) Varude kajastamisel lähtutakse RTJ 4 põhimõtetest. Varudena kajastatakse selliseid kaupu, mis on soetatud edasimüügi eesmärgil või kasutatakse järgmistel perioodidel.

  (2) Vara kajastatakse selle asutuse bilansis, kes omab antud vara üle valitsevat mõju (st kontrollib antud vara kasutamist) ja kannab põhilisi antud vara kasutamisega seotud riske. Valitsev mõju vara üle tähendab üldjuhul võimet kasutada vara oma majandustegevuses, isegi juhul, kui sellega ei kaasne majanduslikku tulu.

  (3) Kui üks asutus finantseerib teiste üksuste varade soetust, siis antakse soetatud varad üle nende tegelikule kasutajale.

  (4) Finantsinvesteeringud (aktsiad, võlakirjad ja muud väärtpaberid), tütar-, sidusettevõtete ning sihtasutuste ja mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.

  (5) Linna valitseva ja olulise mõju all olevate äriühingute ja sihtasutuste ning mittetulundusühingute netovarad kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises.

  (6) Kohustused ja nõuded kajastatakse ametiasutuse bilansis, märkides ära millise asutusega on tegemist.

  (7) Laenud ja muud võlakohustused kajastatakse ametiasutuse raamatupidamises. Laenud ja muud võlakohustused jaotatakse nende tagasimakse tähtaegade alusel lühi- ja pikaajalisteks.

  (8) Varasid, mille soetusmaksumust ega õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt mõõta, samuti kohustusi, mille realiseerumine ei ole tõenäoline või mille suurust ei ole võimalik piisava usaldusväärsusega mõõta, kajastatakse bilansivälistel kontodel (võimalusel koos hinnanguga nende võimaliku väärtuse kohta) ning avalikustatakse linna raamatupidamise aastaaruandes.

  (9) Linna pearaamatupidaja ülesandeks on tagada, et kõik linna varad ja kohustused kajastuvad raamatupidamisaruannetes ainult üks kord.

  (10) Ajutiselt linna valduses olevat vara (nt avalikel pakkumistel nõutav tagatisraha) kajastatakse kohustusena.

§ 4.   Tulude ja kulude kajastamise üldpõhimõtted

  (1) Tulud kajastatakse selle asutuse finantsarvestuses, kelle majandustegevuse tulemusel tulu tekib või kes on õigustatud linna õigusaktide kohaselt tulu koguma või saama.

  (2) Kulud kajastatakse selle asutuse või tegevusala finantsarvestuses, kelle tegevuseks kulu kasutati. Paide Linnavalitsus kinnitab tegevusalade, asutuste, üksuste või eelarveridade kaupa vastutavad isikud, kes peavad lisaks eelarvest kinnipidamise tagamisele kinnitama algdokumendid oma vastutusalas ning algdokumentide aktsepteerijad.
[RT IV, 17.11.2017, 11 - jõust. 20.11.2017]

  (3) Allahinnatavatest nõuetest tulenev kulu kajastatakse selle asutuse finantsarvestuses, kelle nõudeid alla hinnatakse või maha kantakse.

  (4) Tulud ja kulud, mis tulenevad sellistel tingimustel sõlmitud lepingutest, kus kumbki lepingu pool ei tasu teisele poolele osutatud teenuse eest või tasutakse osutatud teenuse või saadud kaupade maksumuse võrra vähem, kajastatakse finantsarvestuses täismahus. Tehingust tulenevad nõuded ja kohustused tasaarveldatakse. Kajastamise aluseks on leping ja/või lepingu põhjal vormistatud raamatupidamisõiend või arve.

§ 5.   Algdokumentide liigitus

  (1) Linna majandustehingute kirjendamise aluseks olevad algdokumendid on sissetuleku algdokumendid ning väljamineku- ja muude kulude algdokumendid.

  (2) Tulude arvestuse algdokumentideks (edaspidi tuludokumendid) on:
  1) müügiarved ja müügiarvete aluseks olevad esildised;
  2) lepingud ja/või nende alusel koostatud käskkirjad;
  3) omatulude aruanded;
  4) pangakonto väljavõtted ja neid täiendavad raamatupidamisõiendid, kui laekumine ei kustuta eelnevalt raamatupidamises kajastatud nõuet või kui see on vajalik väljavõttel kajastuva informatsiooni täiendavaks selgitamiseks;
  5) kassa sissetulekuorderid või muud sularaha sissemakset tõestavad maksedokumendid;
  6) raamatupidamisõiendid;
  7) muud tuludokumendid.

  (3) Väljamineku- ja muude kulude algdokumentideks (edaspidi kuludokumentideks) on:
  1) ostuarved ja tööde (teenuste) vastuvõtmise aktid;
  2) lepingud;
  3) aruandekohustuslike isikute kuluaruanded;
  4) varude laost või vastutavalt hoiult väljastamise saatelehed või aktid;
  5) tarnijatele tehtavate ettemaksete aluseks olevad dokumendid;
  6) lõpetamata ehituste realiseerimist või valmidust kinnitatavad aktid ja vaheaktid (nt põhivara etapiviisiline kasutuselevõtmine);
  7) töötasu määramise dokumendid, palgalehed, tööajaarvestustabelid jms;
  8) raamatupidamisõiendid ja nendega võrdsustatud põhivara amortisatsiooni kanded põhivarakaartidel varaobjekti vastuvõtmisel kehtestatud amortisatsiooninormide põhjal;
  9) muud kuludokumendid.

§ 6.   Raamatupidamiskannete ja algdokumentide süstematiseerimine ja säilitamine

  (1) Majandustehingute kirjendite ja nende aluseks olevate algdokumentide süstematiseerimisel ja säilitamisel lähtutakse raamatupidamise seadusest.

  (2) PMen seadistatakse nii, et sisestatavaid majandustehinguid on võimalik esitada kas kronoloogilises (päevaraamat) või sünteetilises (pearaamat) liigenduses. Linna raamatupidamisregistrid säilitatakse elektrooniliselt.

  (3) Algdokumendid säilitatakse elektroonselt, kui dokumendi säilitustähtaja jooksul on tagatud säilitatava info autentsus, algdokumendi kirjaliku taasesitamise võimalus ning dokumendi õigsuse eest vastutavate isikute ja aktsepteerijate tuvastamise võimalus.

  (4) Raamatupidamisregistreid (pea- ja päevaraamat) säilitatakse elektroonselt juhul, kui on tagatud raamatupidamiskannete ja nende aluseks olnud algdokumentide hilisem seostatavus.

  (5) Raamatupidamiskirjendites kajastamist leidnud majandustehingute kaudseks aluseks olnud dokumente (nt töötaja isikukaart – tõestus temale arvestatud töötasudest ja maksudest, sõlmitud lepingud vms), säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevate seaduste ja/või linna vastavates õigusaktides kehtestatud nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat.

§ 7.   Dokumendikäive

  Dokumentide esitamise tähtajad ja esitamise eest vastutavad isikud on loetletud määruse lisas 1.

3. peatükk ARUANDED 

§ 8.   Majandusaasta aruande koostamise põhimõtted

  (1) Kohaliku omavalitsusüksuse konsolideerimisgrupi majandusaasta aruande koostamisel lähtutakse raamatupidamise seaduses ja RTJ-des toodud nõuetest majandusaasta aruandele ning üldeeskirjas esitatud arvestuspõhimõtetest.

  (2) Kui RTJ-des esitatud arvestuspõhimõtted erinevad üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest, siis lähtutakse majandusaasta aruande koostamisel üldeeskirjas sätestatud arvestuspõhimõtetest.

§ 9.   Aruannete esitamine

  (1) Linna valitseva või olulise mõju all olevad äriühingud, sihtasutused ja mittetulundusühingud esitavad hiljemalt 30. aprilliks linnavalitsusele eelmise aasta majandusaasta aruande ja vandeaudiitori aruande, kui audiitorkontroll on seaduse alusel kohustuslik.

  (2) Finantsosakond koostab Paide linna konsolideeritud majandusaasta aruande ning esitab selle linnavalitsusele hiljemalt 20. maiks. Linnavalitsuse protokolliline otsus aruande heakskiitmise kohta lisatakse majandusaasta aruandele.

  (3) Linnapea kirjutab majandusaasta aruandele koos kuupäeva märkimisega alla viivitamata pärast seda, kui linnavalitsus on aruande heaks kiitnud. Linnavalitsus esitab heaks kiidetud ja allkirjastatud auditeeritud majandusaasta aruande Paide Linnavolikogule (edaspidi volikogu) kinnitamiseks hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 31. maiks. Volikogu kinnitab aruande oma otsusega hiljemalt aruandeaastale järgneva aasta 30. juuniks.

  (4) Saldoandmikud koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumi infosüsteemi elektrooniliselt üldeeskirjas kehtestatud korras ja tähtaegadel.

  (5) Saldoandmike konsolideerimine toimub saldoandmike infosüsteemis.

  (6) Konsolideeritud saldoandmik on eeskirja mõistes saldoandmik, mille konsolideerimisgruppi kuuluvate üksuste omavahelisi varasid, kohustusi, netovara, tulusid ja kulusid kajastavad kontokombinatsioonide saldod on ellimineeritud.

  (7) Linna konsolideeritud saldoandmikke koostatakse järgmistel konsolideerimistasanditel – Linn ja Grupp. Konsolideerimisprotseduure käsitletakse täpsemalt üldeeskirjas.

  (8) Eelarve täitmise kvartaliaruanded koostatakse ja esitatakse Rahandusministeeriumile rahandusministri kehtestatud korras ja tähtaegadel.

  (9) Maksudeklaratsioonid- ja aruanded koostatakse ja esitatakse Maksu- ja Tolliametile seadusega ettenähtud korras ja tähtaegadel.

  (10) Statistikaametile esitatakse aruanded Riigi Statistikaameti kehtestatud korras ja tähtaegadel.

4. peatükk MAJANDUSTEHINGUD 

§ 10.   Kontoplaan

  (1) Paide linna finantsarvestuses kasutatakse Riigi raamatupidamise üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaani, mida vajadusel liigendatakse täiendavate alamkontodega.

  (2) Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks järgnevaid kontoplaani koode:
  1) kontod – tunnused majandustehingute kirjendamiseks, mis on süstematiseeritud bilansi aktiva- ja passivakontodeks, tulude ja kulude kontodeks ning bilansivälisteks kontodeks;
  2) tehingupartnerite koodid – Rahandusministeeriumi poolt antud tunnused igale iseseisval bilansil olevale üksusele või üksuste grupile;
  3) tegevusala koodid – tunnused, mida kasutatakse kulude, põhivara soetuste ning saadud ja antud toetuste liigendamiseks tegevusvaldkondade lõikes;
  4) allika koodid – tunnused, mis võimaldavad liigendada ja analüüsida nõudeid-kohustusi ning tulusid-kulusid finantseerimisallikate lõikes;
  5) rahavoo koodid – tunnused, mis võimaldavad koostada rahakäibe ja põhivarade liikumise aruanded.

  (3) Majandustehingute kirjendamisel raamatupidamises kasutatakse majandusinformatsiooni liigendamiseks lisaks kontoplaanile järgmisi täiendavaid tunnuseid:
  1) eelarveklassifikaatorid – tunnused Linna eelarve koostamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve struktuuris;
  2) tunnused rahakäibe liigendamiseks;
  3) muud tunnused linna majandusinformatsiooni liigendamiseks – objekti-, projekti-, toote vms koodid – lisatunnused, millised võimaldavad liigendada ja analüüsida majandusinformatsiooni täiendavalt.

§ 11.   Ostuarvete elektrooniline kinnitamine

  (1) Enne majandusinformatsiooni kajastamist finantsarvestuses osalevad ostuarvete õigsuse kontrollimisel eelarve vastutajad.

  (2) Ostuarved digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvekeskuses ning imporditakse finantstarkvarasse peale arve kinnitamist viimase kinnitaja poolt.

  (3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:
  1) arveid saadab kinnitusringile raamatupidaja, kes määrab kinnitusringi;
  2) vastutav isik märgib arvele kulu eesmärki ja majanduslikku sisu kajastavad tunnused (tegevusala ja kulu liigi) vastavalt kontoplaanile, lisab finantsinfo liigendamiseks täiendavaid tunnuseid (subjektid jms) ning lisab kommentaariks majandustehingut täpsustava selgituse;
  3) kui täpsustav informatsioon eelarve klassifikaatori kohta erineb esialgsest, siis korrigeerib seda volituste piires vastutav isik või raamatupidaja;
  4) vastutav isik lisab vajadusel arve juurde täiendavaid dokumente (nimekiri, leping, vastuvõtu akt jne);
  5) arve lõppkinnitajaks on finantsnõunik või pearaamatupidaja, kes suunab selle eksportimiseks raamatupidamisprogrammi.
[RT IV, 17.11.2017, 11 - jõust. 20.11.2017]

  (4) Ostuarve aktsepteerimisega asutuse juht:
  1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ja vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarve vahendite piires ning kooskõlas eelarves kinnitatud eelarveaasta eesmärkidega;
  2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele, kajastab majandustehingut õigesti, kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse;
  3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamiseks, eelarve täitmises ja tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

§ 12.   Majandustehingute kirjendamine ja andmete sisestamine finantsarvestuse infosüsteemi

  (1) Majandustehingute kirjendamise aluseks on majandustehinguid tõestavad algdokumendid või algdokumentide alusel koostatud koonddokumendid.

  (2) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse finantstarkvarasse. Paberkandjal esitatud algdokumendid (majanduskulude aruanded) sisestatakse finantstarkvarasse käsitsi.

  (3) Majandustehinguid kirjendavad finantsosakonna töötajad. Finantsnõunikul on tarkvara kasutamiseks administraatoriõigused. Teiste kasutajate õigused tulenevad ametijuhendis või töölepingus kirjeldatud vastutusvaldkondadest.

  (4) Linna aruandeperiood on kalendrikuu, see tähendab, et kõik eelmise kalendrikuu majandustehingute aluseks olevad algdokumendid edastatakse raamatupidamiskirjendite koostamiseks hiljemalt järgmise kuu 18. kuupäevaks, tagamaks kogu kajastamisele kuuluva majandusinformatsiooni kirjendamise raamatupidamises järgmise kuu 20. kuupäevaks.

§ 13.   Dokumentide kontrollimine raamatupidamises

  (1) Finantsosakond tagab dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise finantstarkvarasse:
  1) tehing on teostatud kooskõlas eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;
  2) raamatupidamiskontod, tehingupartneri-, tegevusala-, allika-, rahavoo- ja muud eelarveklassifikaatori koodid on õigesti määratud;
  3) õigeaegne maksetähtpäev (va juhul, kui dokument ei ole raamatupidamisele esitatud või kinnitatud õigeaegselt);
  4) tehingu tekkepõhine periood, debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ning vastavad summad;
  5) juhul, kui ostuarvel on kajastatud käibemaks, siis kontroll selle kohta, kas tarnija on registreeritud käibemaksukohustuslane või mitte ning kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;
  6) kas antud kauba või teenuse eest ei ole juba varem tasutud;
  7) kas ostutehing on kontrollitud ja kinnitatud selleks volitatud isiku(te) poolt;
  8) majandustehingu lühikirjeldus.

  (2) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:
  1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;
  2) digitaalallkiri;
  3) dokumendi menetlemisel infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

  (3) Kõiki majandustehinguid dokumenteeritakse ning kirjendatakse raamatupidamisregistrites nende toimumise kuupäevaga või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Kui tehingu kuupäeva ei ole võimalik täpselt määrata, kirjendatakse tehing selle toimumise kalendrikuu viimase kuupäevaga.

  (4) Raamatupidamisregister on majandustehingute kirjendamisest tekkiv ja raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ning kontode lõikes (pearaamat). Raamatupidamisregistrites olevate raamatupidamiskirjendite kajastamise õigsuse eest vastutab vastava töölõigu finantsosakonna töötaja.

§ 14.   Sotsiaaltoetuste väljamaksed

  (1) Sotsiaaltoetuste algdokumendid vormistatakse elektrooniliselt sotsiaalosakonna poolt ning edastatakse rahalise tehingu tegemiseks sotsiaalvaldkonna juhile (abilinnapeale) (digi)allkirjastamiseks, kes edastab rahalehed elektrooniliselt finantsosakonnale aadressil [email protected].

  (2) Sotsiaaltoetuste väljamaksed sooritatakse hiljemalt järgmisel pangapäeval arvates rahalehtede jõudmisest finantsosakonda. Väljamaksete sooritamiseks imporditakse sotsiaalosakonna poolt saadetud rahalehtede failid finantstarkvarasse. Sotsiaaltoetuste rahalehed salvestatakse raamatupidamise serverisse rahalehtede kausta.

  (3) Rahalehed sotsiaaltoetuste väljamaksmiseks sularahas edastatakse finantsosakonnale paberkandjal allkirjastatuna sotsiaalvaldkonna juhi poolt.

5. peatükk RAHALISTE VAHENDITE ARVESTUS 

§ 15.   Rahaliste vahendite arvestus arvelduskontodel

  (1) Rahaliste vahendite hoidmiseks ja arvelduste ning maksete teostamiseks avatakse arvelduskontod pankades.

  (2) Nõuded panka edastatavatele maksekorraldustele:
  1) ostuarve peab olema kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;
  2) ostuarve peab olema klassifitseeritud vastavalt kontoplaanile ja eelarve klassifikaatorile;
  3) töötasude ülekandmiseks olevad palgalehed peavad olema kinnitatud asutuse juhi ja finantsnõuniku või pearaamatupidaja poolt.

  (3) Pangaoperatsioonide teostamiseks kasutatakse maksekorraldusi, mis allkirjastatakse järgnevas korras:
  1) esimese allkirjaõigusega allkirjastavad internetipangas maksekorraldusi linnapea, finantsnõunik või pearaamatupidaja;
  2) teise allkirjaõigusega allkirjastavad maksekorraldusi raamatupidaja, kelle ametijuhendis see on ette nähtud.

  (4) Rahaliste ülekannete tegemisel peavad osalema kaks isikut. Elektrooniliste ülekannete tegemiseks jaotatakse õigused nii, et üks isik ei saaks ainuisikuliselt ülekannet teostada. Selleks peab ülekannet sisestav isik olema erinev ülekannet aktsepteerivast isikust.

  (5) Internetipanga kasutamisel salvestatakse pangakonto väljavõte PDF formaadis raamatupidamise serverisse või prinditakse välja iga järgneva tööpäeva hommikul.

§ 16.   Sularaha käitlemine

  (1) Sularahakäitlemise kõrge riskitaseme tõttu on soovitav sularahaarveldusi vältida. Kui sularahaarveldused on vältimatud, siis seatakse asutuses sisse sularahakassa.

  (2) Sularahakassa on üldjuhul vaid sissemaksete kogumiseks. Linnakassast tehakse vajadusel väljamakseid sotsiaaltoetusteks, majanduskulude avanssideks või muudeks lubatud juhtudeks. Väljamakseid hallatavate asutuste sularahakassast on lubatud ainult sularaha viimiseks panka või linnakassasse.

  (3) Sularaha arvelduste teostamiseks esitab asutuse juht linnavalituse finantsosakonda taotluse kviitungiraamatu väljastamiseks. Kviitungiraamatud nummerdab, registreerib ja väljastab raamatupidaja, kelle ametijuhendis on see ette nähtud.

  (4) Kassaoperatsioone teostab ametiasutuse ja/või hallatava asutuse juhi poolt määratud isik, kellega peab olema sõlmitud materiaalse vastutuse leping. Ametiasutuse või hallatava asutuse juht võib sularaha operatsioonide tegemise õiguse anda ka aruandvale isikule.

  (5) Maksimaalseks kassalimiidiks on 2 000 eurot, välja arvatud Paide Kultuurikeskus, kus kassalimiidiks on 5 000 eurot.

  (6) Kassa sissetulekuorderi kinnitab isik, kelle ametijuhendis on see ette nähtud. Kassa väljamineku orderi kinnitab asutuse juht ja isik, kelle ametijuhendis on see ette nähtud. Kassa sissetuleku- ja väljaminekuorderites ei ole lubatud teha mingeid parandusi.

  (7) Aruandvad isikud annavad sularaha kasutamisest aru vähemalt üks kord kuus avansiaruandega. Kuu lõpuks kasutamata saadud avanss, tuleb tasuda kuu viimasel tööpäeval linnavalitsuse kassasse.

6. peatükk TEGEVUSTULUD 

§ 17.   Maksu- ja lõivutulu

  (1) Riiklikud maksutulud (füüsilise isiku tulumaks ja maamaks) kajastatakse tekkepõhiselt Maksu- ja Tolliameti teatise alusel ametiasutuse tuludes.

  (2) Kohalikest maksudest (teede ja tänavate sulgemise maks) tulenevad tulud kajastatakse ametiasutuse tuludes.

  (3) Lõivutulu kajastatakse ametiasutuse tuludes tekkepõhiselt lõivuga maksustatud toimingu tegemise kuupäevaga. Lõivutulu võib kajastada ka kassapõhisel põhimõttel, kui tegemist on väikeste lõivumääradega ja/või lõivutulu kohta ei võeta vastu linnavalitsuse korraldust.

§ 18.   Tulud majandustegevusest

  (1) Tulusid majandustegevusest (toodete ja teenuste müügist) kajastatakse tekkepõhiselt selle asutuse tuludes, kes teenust osutas või tooteid müüs ning liigendatakse asutuste põhimääruse või põhikirjalise tegevuse järgi. Kui osutatakse ka mittepõhimäärusejärgseid teenuseid, kajastatakse see tulu vastavalt majanduslikule sisule.

  (2) Tulud majandustegevusest kogutakse reeglina sularahata arvelduste korras. Müügiarve tasumise tähtajaks määratakse reeglina 14 kalendripäeva. Kui arve ei laeku määratud tähtajaks, siis lisatakse järgmise arvestuskuu arvele meeldetuletus (teatis) eelmise perioodi võlgnevuse kohta.

  (3) Juhul kui müügiarve eest laekub rohkem raha, otsustab finantsosakond (vajadusel läbirääkimisel teenuse saajaga), kas enammakstud summa tasaarveldatakse järgmise müügiarvega või tagastatakse ülelaekunud summa maksjale.

  (4) Üle- või alalaekumine summas kuni 3 eurot loetakse väikevaheks ja vajadusel ümardatakse kontole 608090.
[RT IV, 17.11.2017, 11 - jõust. 20.11.2017]

  (5) Majandustegevusest saadavate tulude arvelevõtmiseks vajalike andmete õigeaegse raamatupidamisele edastamise eest ja algandmete õigsuse eest vastutab alaeelarve vastutaja ja/või asutuse juht.

  (6) Algandmete alusel koostatud arvete õigsuse eest ja arvete väljastamise eest vastutab vastav raamatupidaja.

  (7) Tulude võlgnevusel üle kolme kuu peab asutuse juht võtma kasutusele meetmed võlgnevuse likvideerimiseks. Võlgnevuste sissenõudmise eest vastutab alaeelarve vastutaja.

  (8) Kui majandustegevuse tulude kogumiseks ei koostata müügiarveid (nt piletimüük), siis koostatakse finantsosakonnale omatulude kogumise aruanne, mille alusel saab finantsosakond kajastada tekkepõhised tulud.

§ 19.   Müügiarvete koostamine

  (1) Müügiarvete koostamise aluseks on lepingud, teatised, käskkirjad, korraldused jms.

  (2) Müügiarvete koostamisel ja väljastamisel järgitakse järgmisi põhimõtteid:
  1) müügiarvete vormistamisel järgitakse raamatupidamise seaduse ja käibemaksu seaduse nõudeid, erinõudena tuleb müügiarvele märkida Paide linna tehingupartneri kood;
  2) müügiarved koostatakse esitatud operatiivandmete ja/või lepingus kajastatu põhjal ja tingimustel;
  3) müügiarved edastatakse e-postiga algdokumendis näidatud aadressile. Kui arve saajal puudub e- posti aadress, siis väljastab finantsosakond müügiarve paberkandjal asutuse juhile;
  4) koostatud ja klientidele väljastatud arveid korrigeeritakse või tühistatakse raamatupidamises koostatud kreeditarvega, mille tekstist või lisast nähtub korrigeerimise põhjus.

7. peatükk PALKADE, TASUDE JA HÜVITISTE ARVESTUS 

§ 20.   Tööjõukulude kajastamise üldpõhimõtted

  (1) Tööjõukulusid ja nendega seotud maksukulusid kajastatakse tekkepõhiselt selles perioodis, mille eest need arvestati.

  (2) Kulusid käsitletakse tööjõukuludena selles asutuses, kus arvestatakse töötasu ja deklareeritakse maksud töötasult.

  (3) Tööjõuga seotud kulude (v.a. erisoodustused) puhul kasutatakse tehingupartnerina alati füüsilise isiku tehingupartneri koodi (800699 või 9006xx). Kontogruppides 1037 ja 2030 kasutatakse maksuameti tehingupartneri koodi.

  (4) Tööjõukuludest kinni peetud maksud, samuti arvestatud maksud, kajastatakse esmalt deklareerimata maksude kohustusena kontogrupis 202. Kontogruppi 2030 (maksukohustused) kantakse ainult deklareeritud maksukohustus. Töötasu väljamaksmisel kantakse maksukohustus maksudeklaratsioonide alusel kontorühmast 202 üle kontogruppi 2030, mille saldosid võrreldakse igakuiselt maksuameti kontokaartidel kajastatud maksunõuete tekkepõhiste saldodega.

§ 21.   Tööaja ja töötasu arvestamine

  (1) Palga, lisatasu, preemia, puhkusetasu ning muude tasude ja hüvitiste arvestuse aluseks on kehtiv Seadusandlus, Paide Linnavolikogu või Paide Linnavalitsuse õigusaktid, ametiasutuse või hallatava asutuse juhi käskkirjad, lepingud ja tööaja arvestamise tabelid. Asutuse tööaja arvestust peab vormikohase tööajatabeli alusel asutuse juht või tema poolt määratud isik, kes esitab (digi)allkirjastatud tööajatabeli hiljemalt kolm tööpäeva (üldhariduskoolid viis tööpäeva) enne väljamakse tähtaega finantsosakonda. Kui esitatud tööajatabel osutub ekslikuks, teavitab asutuse juht või tema poolt määratud isik viivitamatult finantsosakonda ning esitab uue tööajatabeli.

  (2) Palgaarvestuse algdokumendi (käskkiri, korraldus, tööajatabel, käsundusleping jne) alusel koostatakse palgaleht. Üldjuhul makstakse palka üks kord kuus ülekandega töötaja või teenistuja pangakontole.

  (3) Palgalehed koostatakse asutuste ja/või tegevusalade lõikes. Palgalehe allkirjastab selle koostaja, finantsnõunik või pearaamatupidaja ning asutuse juht.

  (4) Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist. Tegelik puhkusetasu ja sellelt arvestatud maksukulu jaotatakse nendesse kuudesse, milliste eest oli tasu arvestatud.

  (5) Aruandeaasta lõpus viiakse läbi kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasu ümberhindlus. Väljamaksmata puhkusetasu ja sellega seotud maksukulude ning puhkusetasu kohustuse korrigeerimine kajastatakse lõppenud aruandeperioodi viimase kalendrikuu (puhkusetasu kontod rühmas 5000-5008 ja sellega seotud maksukulude - kontorühm 5060) kulude suurenemise või vähenemisena.

  (6) Muud ühekordsed toetused ja nendega kaasnevad maksud kajastatakse kuluna nende väljamaksmise kalendrikuus kui tekkepõhist momenti ei ole võimalik määrata teisiti.

  (7) Hüvitised töösuhte lõpetamisel kajastatakse üldjuhul kuluna töösuhte lõppemise kuu lõpu seisuga.

8. peatükk SAADUD JA ANTUD TOETUSED 

§ 22.   Toetuste liigid

  (1) Toetustena käsitletakse saadud vahendeid (saadud toetused), mille eest ei anta otseselt vastu kaupu ega teenuseid, ning antud vahendeid (antud toetused), mille eest ei saada otseselt vastu kaupu ega teenuseid. Toetused võivad olla nii rahalised kui ka mitterahalised.

  (2) Toetused jaotatakse käesolevas sise-eeskirjas järgmisteks liikideks:
  1) sotsiaaltoetused – toetused füüsilistele isikutele, v.a toetused ettevõtluseks;
  2) sihtfinantseerimine – teatud sihtotstarbelisel ning sageli lisaks muudel tingimustel saadud ja antud toetused;
  3) mittesihtotstarbeline finantseerimine – ilma sihtotstarvet määramata ja eritingimustega sidumata antud toetused.

  (3) Sihtfinantseerimine jaotatakse tegevuskuludeks ja põhivara sihtfinantseerimiseks. Põhivara sihtfinantseerimise põhitingimuseks on, et selle saaja peab ostma, ehitama või muul viisil soetama teatud põhivara.

§ 23.   Toetuste kajastamise üldpõhimõtted

  (1) Sihtfinantseerimise kajastamisel lähtutakse RTJ 12 „Valitsuspoolne abi“ toodud põhimõtetest.

  (2) Toetusi kajastatakse raamatupidamises esmakordselt raha ülekandmisel või laekumisel või toetuse tekkepõhisel kuupäeval (laekumise aluseks olevate tingimuste täitmisel, st toetuse andjale esitatud maksetaotluse aktsepteerimise kuupäeval). Plaanitud, kuid laekumata toetussummasid, millega seotud kulusid ei ole tekkinud, bilansis ei kajastata. Samuti ei kajastata bilansis toetuste andmiseks võetud kohustusi, kui väljamakseid ei ole tehtud ega toetuste andmise aluseks olevaid maksetaotlusi aktsepteeritud. Toetuste andmiseks võetud kohustusi (sõlmitud lepingutes ette nähtud aktsepteerimata summasid) kajastatakse bilansiväliste kohustustena ning võetud bilansiväliste kohustuste katmiseks saadaolevaid summasid bilansiväliste nõuetena.

  (3) Tuludes ja kuludes kajastatakse toetusi, jälgides tekkepõhisuse printsiipi. Kui toetuse andja või vahendaja on seadnud toetuse andmise või vahendamise tingimuseks maksetaotluse ja/või kuludokumentide esitamise, loetakse toetuse andmise, saamise ja vahendamise tekkepõhiseks kuupäevaks maksetaotluses esitatud tekkepõhine kulude tegemise või põhivara soetamise kuupäev (kulude tegemise või kapitaliseeritavate tööde tegemise perioodi korral kulude või kapitaliseeritavate tööde tegemise perioodi lõppkuupäev). Kui kulude aktsepteerimise kuupäevaks ei ole toetuse andja või vahendaja raamatupidamises enam võimalik toetuse andmist või vahendamist kajastada tekkepõhise kulude tegemise või põhivara soetamise kuupäevaga, kuna vastav raamatupidamises kajastamise periood (kuu) on juba suletud, siis kajastab toetuse andja või vahendaja selle kulu esimeses avatud perioodis. Kui toetuse andja või vahendaja ning toetuse saaja on mõlemad avaliku sektori üksused, siis teatab toetuse andja või vahendaja toetuse saajale vastava kulu raamatupidamises kajastamise perioodi ning toetuse saaja kajastab saadud toetuse tulu või sihtfinantseerimise kohustuse samas perioodis, milles toetuse andja või vahendaja kajastab vastava kulu.

§ 24.   Sihtfinantseerimine tegevuskuludeks

  (1) Tegevuskulude katteks saadud sihtfinantseerimine kajastatakse tekkepõhiselt ning järgitakse tulude ja kulude vastavuse printsiipi. Sihtfinantseerimisena arvestatakse ka selliseid laekumisi, mille puhul ei sõlmita lepingut, kuid raha kasutatakse kindlal otstarbel (sihtotstarbelised annetused jms).

  (2) Sihtfinantseerimist kajastatakse tuluna selles arvestusperioodis, kui selle laekumine on kindel (nt sihtfinantseerimise andja või vahendaja on kuluaruande aktsepteerinud) ning toetuse saaja on teinud kulud, mille hüvitamiseks antud toetus on mõeldud.

  (3) Saadud sihtfinantseeringu kasutamist (tuludesse kandmist) kinnitab vastutav isik koos kuludokumendi aktsepteerimisega.

  (4) Tegevuskulude katteks saadud ja antud sihtfinantseerimist võib kajastada arvestuse lihtsustamise eesmärgil laekumisel koheselt tuluna ja ülekandmisel koheselt kuluna, kui lepingujärgne summa on alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri. Avaliku sektori sisese sihtfinantseerimise korral lepivad pooled kajastamise viisi eelnevalt omavahel kokku.

§ 25.   Sihtfinantseerimine põhivara soetamiseks

  (1) Sihtfinantseerimist põhivara soetamiseks kajastatakse tuluna toetuse saamise tekkepõhisel momendil.

  (2) Juhul, kui sihtfinantseerimine on küll laekunud, kuid mõned selle kasutamisega seotud tingimused on veel täitmata, kajastatakse saadud vahendeid lühi- või pikaajalise kohustusena. Kui kulud on tehtud ja sihtfinantseerimise maksetaotlus on aktsepteeritud, kuid see on veel laekumata, kajastatakse sihtfinantseerimine tuluna ja nõudena.

§ 26.   Mittesihtotstarbeline sihtfinantseerimine

  Mittesihtotstarbeliseks finantseerimiseks loetakse toetust juhul, kui selle kasutamine ei ole seotud mingite piiravate tingimustega ning toetuse andja ei nõua saajalt täiendavaid aruandeid tingimuste täitmise kohta. Mittesihtotstarbelist finantseerimist kajastatakse tuluna (saaja poolt) ja kuluna (andja poolt) hetkel kui toetus on laekunud.

§ 27.   Mitterahaline sihtfinantseerimine

  (1) Mitterahalise sihtfinantseerimise korral eristatakse:
  1) sihtfinantseerimist kolme osapoole seotud tehingus, kui toetuse andja või vahendaja kannab raha üle otse kaupade või teenuste tarnijale, kellelt toetuse saaja kaupu või teenuseid saab;
  2) sihtfinantseerimist, mille korral toetuse andja annab toetuse saajale üle kaupu või teenuseid ning sellega ei kaasne otseselt nende müük tarnija poolt.

  (2) Kui mitterahaline sihtfinantseerimine seisneb selles, et toetuse andja või vahendaja kannab raha otse saaja hankijale, võetakse sihtfinantseerimine arvele toetuse andja või vahendaja teatise alusel nii, nagu see toimiks siis, kui raha liiguks läbi toetuse saaja hankijale (v.a pangakonto laekumise kajastamine, selle asemel sulgeb toetuse saaja maksepäeval võla hankijale ja nõude toetuse andjale või vahendajale või saadud ettemakse toetuse andjalt või vahendajalt). Avalikku sektorisse kuuluvad vahendajad on kohustatud sihtfinantseerimise ülekandmisel hankijale informeerima toetuse saajat maksetaotluse aktsepteerimisest ja ülekandest hiljemalt ülekande tegemisele järgneva kuu 5. kuupäevaks.

  (3) Mitterahalist sihtfinantseerimist kajastatakse saadud kaupade või teenuste õiglases väärtuses. Kui õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis selle kohta raamatupidamiskandeid ei tehta.

§ 28.   Struktuurifondidest rahastatavate projektide raamatupidamise korraldamine

  (1) Struktuurifondidest rahastatavate projektide (edaspidi projektide) raamatupidamise korraldamisel lähtutakse sise-eeskirja § 1 lõikes 2 nimetatud õigusaktidest ning Vabariigi Valituse poolt kinnitatud struktuuritoetuste kulude abikõlbulikkuse või mitteabikõlbulikkuse määramise tingimustest ja korrast.

  (2) Projektidega seotud kulud (sh investeeringud) ning projektist saadav tulu (sh saadud struktuuritoetused) eristatakse raamatupidamisprogrammis vastava tunnuse (subjekti) lisamisega, vajadusel avatakse projektile eraldi tegevusala.

  (3) Sihtfinantseerimine kajastatakse tuluna perioodis, mil tehakse kulutused, mille kompenseerimiseks on sihtfinantseerimine eraldatud.

  (4) Projekti transpordikulud hüvitatakse lähtuvalt linnapea käskkirjaga kinnitatud isikliku sõiduauto ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitamise korrast juhul, kui projekti meetme tingimuste määrusega ei ole tingimusi kitsendatud.

  (5) Projektidega seotud raamatupidamise dokumendid (originaalarved, aktid, maksekorraldused, tööaja arvestuse tabelid, palgalehed, sõidupäevikud jms) ning projekti vahe- ja lõpparuanded ja väljamaksetaotlused paigutatakse eraldi kaustadesse. Projekti kaustad on eristatud projekti nime ja koodiga.

  (6) Kõiki struktuurifondide vahenditest finantseeritud projektide raamatupidamise dokumente säilitatakse Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud struktuurfondide programmiperioodiks määratud tähtajani.

  (7) Kui projekti rahastaja esitab eelmistes punktides sätestatule erinevaid nõudeid dokumentide säilitamisele, rakendatakse neid nõudeid.

9. peatükk VARADE ARVESTUS 

§ 29.   Finantsinvesteeringud

  (1) Finantsinvesteeringute kajastamisel lähtutakse RTJ 3 nõuetest.

  (2) Finantsinvesteeringud jaotatakse bilansis olenevalt nende hinnangulisest realiseerimise tähtajast kas lühi- (realiseeruvad järgmise aruandeaasta jooksul) või pikaajalisteks. Lühiajalised finantsinvesteeringud kajastatakse kontorühmas 101 ja pikaajalised kontorühmas 151. Tuletisinstrumendid kajastatakse lühiajalistena kontodel 103300 ja 209000. Finantsinvesteeringutelt arvestatud kasumid ja kahjumid kajastatakse kontoklassis 65.

  (3) Kontoplaanis liigitatakse finantsinvesteeringud lisaks järgmiselt:
  1) kauplemisportfelli väärtpaberid (aktsiad, osad, võlakirjad, obligatsioonid ja muud väärtpaberid), mis on soetatud lühiajalise kasumiteenimise eesmärgil edasimüügiks;
  2) investeerimisportfelli väärtpaberid – pikaajaliselt hoitavad investeeringud aktsiatesse ja muudesse omakapitaliinstrumentidesse (v.a investeeringud tütar- ja sidusettevõtjatesse) ning võlakirjadesse ja muudesse võlainstrumentidesse (v.a lunastustähtajani hoitavad võlakirjad);
  3) lunastustähtajani hoitavad võlakirjad;
  4) tuletisinstrumendid;
  5) muud osalused – noteerimata aktsiad ja osalused rahvusvahelistes organisatsioonides.

  (4) Väärtpaberid ja tuletisinstrumendid (v.a lunastustähtajani hoitavad võlakirjad) kajastatakse õiglases väärtuses. Juhul kui puudub informatsioon õiglase väärtuse kohta, kajastatakse neid soetamismaksumuses, korrigeerides seda allahindlustega. Kui soetamisväärtus ei ole teada, siis kajastatakse neid nullväärtuses.

§ 30.   Varude arvestus

  (1) Üldeeskirjast tulenevalt kajastatakse erinõudena varude soetamisel lisandunud mittetagastatavad maksud ja lõivud kuludes kontogrupis 6010.

  (2) Varud võetakse arvele soetusmaksumuses, mis koosneb ostuhinnast ja muudest soetamisega seotud otsestest kuludest.

  (3) Varude kandmisel kuludesse nende kasutusele võtmisel kasutatakse tehingupartneri koodina residendist äriühingu koodi 800599. Jooksval aastal soetatud varude kuluks kandmisel kasutatakse tehingupartneri koodi, kellelt varud soetati.

  (4) Varude dokumendikäibe nõuded:
  1) asutuse juhi käskkirjaga määratakse töötajad, kellel on õigus ja kohustus vastutada asutuse varude kasutamise ja säilitamise eest;
  2) varude eest vastutavad töötajad kinnitavad varu lattu, vastutavale hoiule ja kasutusele võtmist ja andmist, teavad varu asukohta, informeerivad asutuse juhti varu riknemisest, kadumisest jms ning on tegevad varude inventuuride korraldamisel;
  3) varude sissetulekut kajastatavate dokumentidena, millistega kaupa lattu või vastutavale hoiule võetakse, on käsitatavad arve-saatelehed, aktid vms, millised sisaldavad tarnija nime, saatelehe numbrit, kuupäeva, toodete nimetusi ja koguseid, üleandja-vastuvõtja allkirju ja varu asukohta.

§ 31.   Kinnisvarainvesteeringud

  (1) Kinnisvarainvesteeringute kajastamisel lähtutakse juhendi RTJ 6 „Kinnisvarainvesteeringud” põhimõtetest ja üldeeskirjast.

  (2) Kinnisvarainvesteeringuks loetakse ainult sellist maad või hoonet või osa hoonest, mida renditakse välja renditulu teenimise eesmärgil või hoitakse turuväärtuse tõusmise eesmärgil ja mida ei kasutata oma põhitegevuses. Hooneid ja ruume, mida kasutatakse avaliku sektori üksuste poolt, kajastatakse kui materiaalset põhivara.

  (3) Kinnisvarainvesteeringuid kajastatakse soetusmaksumuse meetodil (soetusmaksumuses, millest on maha arvatud kogunenud kulum ja võimalikud allahindlused). Kinnisvarainvesteeringud hinnatakse ühekordselt ümber üldeeskirjas toodud põhimõtete kohaselt, kui nende õiglane väärtus erineb oluliselt nende bilansilisest jääkmaksumusest.

§ 32.   Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestus

  (1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara arvestuses lähtutakse RTJ-s 5 „Materiaalne ja immateriaalne vara” esitatud põhimõtetest ja üldeeskirjast. Erinõudena ei ole avaliku sektori üksusel lubatud kapitaliseerida materiaalse põhivara maksumusse käibemaksu ja muid tagasisaamisele mittekuuluvaid makse ja lõive.

  (2) Materiaalse ja immateriaalse põhivara kapitaliseerimise alampiir on 2 000 eurot (ilma käibemaksuta), välja arvatud maa, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Väiksema soetusmaksumusega objektide ostuhind kajastatakse üldjuhul perioodikuluna.

  (3) Põhivara soetusmaksumusse võetakse arvele kulutused, mis on vajalikud selle viimiseks tööseisukorda ja -asukohta (vara soetusmaksumus, kulutused transpordile, paigaldamisele, lammutuskulud, mis on vältimatud seoses objekti ehitamise või renoveerimisega). Vara soetusmaksumusse ei kapitaliseerita vara kasutuselevõtmisega seotud koolitus- või lähetuskulu. Vara tellimisega seotud kulu (hankekonkursi korraldamine, tellija järelvalve) ei kapitaliseerita, kui seda tehakse oma töötajate poolt ning selle suurus ei ole usaldusväärselt määratav või oluline. Samuti ei kapitaliseerita varade soetamisega seotud makse ja lõive ning laenukasutuse kulutusi, vaid need kantakse tekkimise perioodil kuludesse

§ 33.   Amortisatsiooni arvestus

  (1) Materiaalse ja immateriaalse põhivara objektide soetusmaksumus amortiseeritakse üldjuhul kuluks nende hinnangulise kasuliku eluea jooksul. Varade amortisatsiooni arvestatakse iga kuu lineaarsel meetodil alates vara kasutusele võtmise kuust ning lõpetatakse vara täielikul amortiseerumisel või kasutusest eemaldamise kuule eelneval kuul.

  (2) Juhul kui 100% amortiseerunud vara on veel kasutuses, siis kajastatakse nii soetusmaksumust kui kogunenud kulumit bilansis seni, kuni vara on lõplikult kasutusest eemaldatud.

  (3) Ettepaneku amortisatsiooninormi kehtestamiseks teeb vara tundev spetsialist, lähtudes eeldatavast vara kasulikust elueast. Amortisatsiooninormid uutele soetatud põhivaradele on määratud määruse lisas nr 2.

  (4) Komponentidena arvele võetava vara üksikutele komponentidele on lubatud soetamise hetkel määrata määruse lisas 2 kehtestatust erinev eluiga, kui arvele võetava vara komponendi tegelik eluiga erineb oluliselt vastavale põhivara liigile kehtestatud eeldatavast kasulikust elueast.

  (5) Kui ilmneb, et vara tegelik kasulik tööiga on oluliselt erinev esialgu hinnatust, muudetakse amortisatsiooniperioodi. Selleks hinnatakse vara järelejäänud kasulikku eluiga vähemalt aastainventuuri ajal.

  (6) Amortisatsiooniperioodi muutuse mõju kajastatakse aruandeperioodis ja järgmistes perioodides, mitte tagasiulatuvalt.

  (7) Põhivara väärtuse languse korral (osaline või täielik demonteerimine, lammutamine, hävimine, kahjustumine, kadumine) viiakse läbi allahindlus. Varade allahindlust kajastatakse koos amortisatsiooniga.

  (8) Aruandeaasta lõpul hinnatakse mittekasutatava vara tõenäolist neto realiseerimismaksumust ja vara hinnatakse alla, kui bilansiline jääkväärtus on sellest kõrgem.

§ 34.   Parendused, remont ja hooldus

  (1) Parendustega seotud kulutused lisatakse materiaalse põhivara soetusmaksumusele ainult juhul, kui need vastavad materiaalse põhivara mõistele ja vara bilansis kajastamise kriteeriumitele. Jooksva hoolduse ja remondiga kaasnevad kulutused kajastatakse tulemiaruandes perioodi kuluna.

  (2) Parendustega kaasnevad võimalikud demonteerimis- ja lammutustööd kantakse kuludesse.

  (3) Kui parendusega kaasnes vara olulise osa väljavahetamine, kantakse väljavahetatud osa hinnanguline esialgne soetusmaksumus ja sellele vastav kogunenud kulum põhivara arvelt maha.

  (4) Parenduste lisamisel põhivara soetusmaksumusele hinnatakse võimalikku vara järelejäänud eluea pikenemist ning olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.

§ 35.   Põhivara müük, tasuta võõrandamine, tasuta kasutusele andmine

  (1) Põhivara müügi korral järgitakse vara valdamise, kasutamise ja käsutamise korda. Vara bilansist väljakandmisel on raamatupidamiskirjendi aluseks tehingu toimumist tõendavad dokumendid.

  (2) Põhivara tasuta võõrandamist, mida ei saa lugeda osaluse või finantsinvesteeringu soetamiseks, kajastatakse mitterahalise sihtfinantseerimisena.

  (3) Mitterahalise sihtfinantseerimise andmise korral eemaldatakse asutuse bilansist vara ja kajastatakse selle jääkväärtus kontol 450200. Sihtfinantseerimise saamise korral võetakse arvele kontol 350200 põhivara õiglases väärtuses või kui see ei ole teada, siis üleandja näidatud jääkväärtuses.

  (4) Kui tasuta üleantava põhivara õiglast väärtust ei ole võimalik usaldusväärselt hinnata, siis raamatupidamiskandeid selle kohta ei tehta ning vara kajastatakse bilansiväliselt.

  (5) Riigi, kohalike omavalitsuste ja muude avalik-õiguslike juriidiliste isikute vahelist põhivara tasuta võõrandamist kajastatakse mittesihtotstarbelise finantseerimisena põhivara jääkmaksumusega võrdses summas. Tasuta võõrandamisel teistele juriidilistele isikutele, kajastatakse põhivara jääkväärtus müügi kuluna või mitterahalise sihtfinantseerimisena.

  (6) Põhivara tasuta kasutusse andmist käsitletakse kui rendile andmist (RTJ 9). Kui vara anti tasuta kasutusse perioodiks, mis ületab 75% vara järelejäänud kasulikust elueast, loetakse tehing oma sisult kapitalirendiks, mille puhul võtab vara arvele rentnik. Vara tasuta kasutusse andja kajastab sel juhul vara jääkväärtuses antud mitterahalist sihtfinantseerimist, kannab vara põhivara nimekirjast välja (kajastab vara müügina) ja peab selle üle edaspidi arvestust bilansiväliselt. Saaja võtab arvele vara ja sihtfinantseerimise. Maad kui piiramatu kasutuseaga vara üle ei anta ning seda kajastab edasi vara omanik, tehes vastava märkuse põhivara registrisse. Riigi, kohalike omavalitsuste ja muude avalik-õiguslike juriidiliste isikute vahelist põhivara tasuta kasutusse andmist, mida kajastatakse kapitalirendina, arvestatakse mittesihtotstarbelise finantseerimisena põhivara jääkmaksumusega võrdses summas.

  (7) Vara müümisel või üleandmisel jälgitakse, et müüdava objektiga lahutamatult seotud varaobjektid oleksid lülitatud müügitehingusse.

  (8) Põhivaraobjekti, mis on seotud sihtfinantseerimise vahendite arvel, üleandmisel asutuste vahel, antakse üle ka sihtfinantseerimisel soetusmaksumus ja sihtfinantseerimise kogunenud kulum.

§ 36.   Põhivara mahakandmine

  (1) Põhivara kantakse maha (bilansist välja), kui vara enam ei eksisteeri (on hävitatud või hävinud, kadunud jms) või põhivara mahakandmise otsuse alusel enne selle utiliseerimist või hävitamist. Põhivara mahakandmine toimub kooskõlas Paide linnavara valdamise, kasutamise ja käsutamise korraga.

  (2) Kui vara mahakandmisest tekkisid materjalid, mida asutuse edasises tegevuses kasutatakse, võetakse need lattu või vastutavale hoiule nullväärtusega.

§ 37.   Bilansiväline vara ja selle arvestus

  (1) Bilansivälise varana kajastatakse asutuse tegevuseks soetatud väheväärtuslikku vara, mis ei vasta põhivara tunnustele (põhivara maksumus on alla põhivara maksumuse alampiiri). Bilansiväline vara kantakse soetamisel kuluks ja arvestust peetakse bilansiväliselt.

  (2) Varaobjektid alla 300 euro käibemaksuta kantakse soetamisel kuluks ja bilansiväline arvestus ei ole kohustuslik. Sõltuvalt hallatava asutuse spetsiifilisest tegevusest võib hallatava asutuse juht kehtestada väheväärtusliku varaobjekti bilansivälise arvestuse pidamiseks 300 eurost madalama piirmäära.

  (3) Bilansivälise vara dokumendikäibe nõuded:
  1) bilansivälise vara arvestust peetakse bilansiväliselt vastutajate viisi ja/või asukohtade järgi;
  2) bilansiväline vara kantakse maha kui vajadus seda kasutada on kadunud, vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks, hävinud või kadunud;
  3) mahakandmiseks vormistatakse akt, millest nähtuvad varaobjektid inventarinumbrite viisi, kogused, hinnad ja maksumused ning mahakandmise põhjus;
  4) mahakandmise akti kinnitavad allkirjaga vastutav isik ja hallatava asutuse juht (või komisjon);
  5) akti põhjal eemaldatakse vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises ja varalise vastutaja juures;
  6) kui mahakantud vara omab kasutusväärtust materjalina, võetakse see mahakandmise akti põhjal null väärtusega materjalina lattu.

10. peatükk NÕUETE JA KOHUSTUSTE ARVESTUS 

§ 38.   Nõuete ja ettemaksete kajastamine, arveldused aruandvate isikutega

  (1) Nõuete ja ettemaksete kajastamisel lähtutakse RTJ 3 „Finantsinstrumendid“ toodud printsiipidest. Kapitalirendilepingutest tulenevate nõuete arvestamisel lähtutakse RTJ-st 9 „Rendiarvestus“.

  (2) Nõudeid ja tehtud ettemakseid kajastatakse kontoplaanis sõltuvalt nende sisust, jaotatuna lühi- ja pikaajalisteks lähtudes sellest, kas eeldatav valdamine kestab kuni üks aasta või kauem.

  (3) Kui ettemakse tegemine on vältimatu, kajastatakse seda esmaselt vastava ettemaksesumma ülekandmisel. Esitatud, kuid maksmata ettemaksearveid raamatupidamises ei kajastata.

  (4) Ettemaksed tulevaste perioodide kulude eest kajastatakse kuluna perioodis, mille eest ettemakse tehti. Erandina võib arvestuse lihtsustamise eesmärgil kanda tulevaste perioodide kulu koheselt kuluks, kui arvel või teatisel kajastatud ettemakse summa on väiksem põhivara kapitaliseerimise alampiirist.

  (5) Avansside ja aruandekohustuslike isikute aruannete nõuded:
  1) aruandekohustuslik isik on töötaja, kes avansina saadud rahaliste vahendite kasutamisest tulenevalt on kohustatud esitama kuludokumendid tehtud kulude tõestamiseks ja tagastama saadud rahaliste vahendite jäägi;
  2) aruandekohustuslikud isikud määratakse asutuse juhi käskkirjaga;
  3) aruandekohustuslikele isikutele kantakse rahalised vahendid üldjuhul avansina nende arveldusarvele, erandina saab sularaha linnavalitsuse kassast asutuse juhi avalduse alusel;
  4) avansina kantakse aruandekohustusliku isiku arveldusarvele summa, mis eeldatavalt katab ühe kalendrikuu kulude tegemise vajaduse; lähetuskulude avansi suurus arvutatakse lähetuse kestusest ja sihtpunktist lähtuvalt;
  5) majanduskulude avansi kasutamise aktsepteeritud aruanne, kust nähtub aruandva isiku käsutuses oleva avansi jääk aruandeperioodi alguses, kulud linna eelarve tunnuste liigenduses, avansi jääk aruandeperioodi lõpuks, kuludokumentide arv ja millele on lisatud kulu tõendavad originaalalgdokumendid;
  6) majanduskulude aktsepteeritud aruanded esitatakse raamatupidamisse kirjendite koostamiseks kalendrikuu viimasel tööpäeval või täiendava avansisumma taotlemisel;
  7) juhul kui majanduskulu aruannet ei ole esitatud kolme kuu jooksul pärast avansi saamist, on raamatupidamisel õigus makstud avanss aruandva isiku järgneva kuu palgast maha arvata;
  8) lähetuskulude avansi aruanne koos lisatud kuludokumentidega esitatakse raamatupidamisse kontrollimiseks ja seejärel aktsepteerimiseks kehtestatud vormi kohaselt hiljemalt viiendal tööpäeval lähetuse lõpptähtajast arvates.

§ 39.   Nõuete hindamine

  (1) Nõuete laekumise tõenäosust hinnatakse kord kvartalis. Võimaluse korral hinnatakse iga nõude laekumise tõenäosust eraldi. Juhul kui see ei ole otstarbekas, kasutatakse nõuete hindamisel ligikaudset meetodit, mis tugineb varasemate perioodide kogemusele. Nõuete hindamisel võetakse arvesse nii bilansipäevaks teadaolevaid kui ka bilansipäeva järgseid kuni aruande koostamiseni selgunud asjaolusid, mis võivad mõjutada nõude laekumise tõenäosust.

  (2) Alla hinnatakse nõuded, mille maksetähtaeg on ületanud:
  1) 90 – 180 päeva võrra, alla 50% ulatuses;
  2) üle 180 päeva võrra, alla 100 % ulatuses.

  (3) Nõuet ei hinnata ebatõenäoliselt laekuvaks, kui võlgnikuga on sõlmitud võla tasumise ajatamiseks maksegraafik ja võlgnik tasub võlga maksegraafikus ettenähtud tähtaegadeks.

  (4) Nõuete allahindamiseks koostatakse raamatupidamisõiend, millele lisatakse nõuete sissenõudmise eest vastutavate isikute selgitused sissenõudmiseks rakendatud meetmete ja teadaolevate asjaolude (pankrott, likvideerimine, maksejõuetus vms) kohta.

  (5) Nõude allahindluse summa kajastatakse ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kulu konto deebetis ja ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontrakonto kreeditis. Allahinnatavatest nõuetest tulenev kulu kajastatakse selle asutuse kuludes, kelle nõudeid alla hinnatakse.

  (6) Ebatõenäoliseks arvatud nõude laekumisel näidatakse varem kajastatud kulu vähendamist perioodis, millal laekumine toimus, ning ühtlasi vähendatakse nii nõude enda kui selle kontrakonto saldot.

  (7) Kui nõude allahindlus kajastati ebatõenäoliselt laekuvate nõuete kontol, kuid hiljem selgub, et nõude laekumine on lootusetu, kantakse nii nõue kui ka selle allahindlus vastaval kontrakontol bilansist välja. Täiendavat kulu sel hetkel enam ei teki. Nõue loetakse lootusetuks, kui puuduvad igasugused võimalused nõude kogumiseks või kui selle tagasinõudmiseks tehtavad kulutused ületavad hinnanguliselt laekumisest saadaolevat tulu. Nõuete lootusetuks tunnistamise peab kinnitama linnavalitsus.

  (8) Lootusetud nõuded viiakse bilansist välja vähemalt üks kord kalendriaastas nõuete inventeerimise tulemusena. Lootusetute nõuete kohta koostatakse nimekiri nõuete viisi, näidates ära nõude summa, vanuse ja lootusetuks tunnistamise põhjuse. Nimekiri lootusetutest nõuetest esitatakse linnavalituse finantsosakonnale hiljemalt 15. detsembriks. Finantsosakond koostab linna lootusetute nõuete koondnimekirja ja esitab linnavalitsusele otsuse tegemiseks. Linnavalitsus otsustab lootusetute nõuete bilansist väljaviimise linnavalitsuse korraldusega.

§ 40.   Kohustuste kajastamine

  (1) Kohustuste kajastamisel lähtutakse RTJ 3 „Finantsinstrumendid”, RTJ 8 „Eraldised, potentsiaalsed kohustused ja potentsiaalsed varad” ja RTJ 9 „Rendiarvestus” kirjeldatud põhimõtetest.

  (2) Kohustused kajastatakse tekkepõhiselt kontoplaanis sõltuvalt nende sisust ning jaotatakse lühi- või pikaajalisteks lähtudes sellest, kas kohustuse eeldatav valdamine kestab kuni üks aasta või kauem.

  (3) Ettemaksena saadud tulud võetakse esmalt arvele kohustusena ning kantakse tuludesse olenevalt perioodist, mille eest tulu saadi. Erandina võib tulevaste perioodide tulud summas alla põhivara kapitaliseerimise alampiiri kanda koheselt tuluks ilma neid tekkepõhistele perioodidele jaotamata.

  (4) Laenude ja võlakirjade kajastamisel lähtutakse korrigeeritud soetusmaksumuse meetodist. Kui tehingukulud ei ole olulised ning lepingujärgne intressimäär ei erine oluliselt efektiivsest intressimäärast võib laenuarvestuses kasutada lepingujärgset intressimäära ning kanda tehingukulud koheselt intressikulusse (kontoklass 65). Bilansis kajastatakse laenukohustusi tulenevalt nende järelejäänud tähtajast lühi- ja pikaajaliste osadena vastavates kontorühmades.

11. peatükk ERALDISTE JA RESERVIDE ARVESTUS 

§ 41.   Eraldiste kajastamine

  (1) Käimasolevate kohtuprotsesside suhtes, mille puhul on tõenäoline, et asutus on sunnitud seoses protsessidega kandma kulusid, moodustatakse bilansis eraldis. Kui hiljem selgub, et tegelik kahjusumma erines esialgu kajastatust, kajastatakse vahe perioodi kuluna või kulu vähenemisena.

  (2) Eraldised võetakse bilansis arvele lühi- või pikaajalise osana, lähtudes hinnangust nende realiseerimise tähtajale. Pikaajalised eraldised kajastatakse diskonteerituna üldeeskirjas kehtestatud määraga.

§ 42.   Netovara reservid

  (1) Eriotstarbelisi netovara reserve moodustatakse vastavalt seaduse või volikogu õigusaktide sätetele.

  (2) Muutusi netovara reservides kajastatakse ümberklassifitseerimisena ühelt netovara kirjelt teisele, peamiselt reservi ja akumuleeritud tulemi vahel. Seetõttu kajastatakse tehinguid, millega kaasneb reservide muutumine, aruandeperioodi jooksul tavapäraselt, sealhulgas tulude ja kulude kontodel, kui tehingu tulemusena muutus aruandeperioodi tulem. Hiljemalt aruandeperioodi lõpul koostatakse arvestused, mille alusel korrigeeritakse reserve ja akumuleeritud tulemit nende tehingute alusel, mille korral oli ühtlasi nõutav reservide suurenemine või vähenemine.

12. peatükk INVENTEERIMINE JA HINDAMINE 

§ 43.   Inventuuri komisjoni moodustamine ja inventuuri üldine korraldamine

  (1) Linnavalitsus kinnitab igal aastal hiljemalt 30. novembriks inventeerimisjuhendi aastainventuuri läbiviimise kohta. Juhendiga sätestatakse:
  1) inventuuride läbiviimise tähtajad ja periood;
  2) inventeerimisnimestike esitamise tähtajad;
  3) inventuuride läbiviimise kord ning inventuuri tulemuste vormistamise tingimused.

  (2) Asutuse juhi käskkirjaga määratakse kinnisvarainvesteeringute, materiaalse põhivara, varude, bilansiväliste varade ja rahaliste vahendite aastainventuuri läbiviimiseks inventuurikomisjon. Aastainventuuride käskkirjas määratakse inventuurikomisjoni liikmed, sh inventuuri läbiviimise eest vastutav isik (edaspidi inventuurikomisjoni esimees) ja inventuuride läbiviimise ning inventuurinimekirja ja inventuuri aktide esitamise tähtajad. Aastainventuuri läbiviimise käskkirja juurde lisatakse inventeerimisjuhend.

  (3) Varude ja materiaalse põhivara inventuurikomisjonid koosnevad vähemalt 2 liikmest, kellest kumbki ei ole inventeeritavate varade eest vastutav isik. Vastutav isik osaleb inventuurikomisjoni töös selgituste andjana. Aastainventuuri läbiviimist tõendava dokumentatsiooni allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

  (4) Inventuurid lõpetatakse tähtaegadel, mis võimaldavad aastaaruande koostamist nõutud tähtajaks.

  (5) Vastutavate isikute vahetumisel, varguse jms juhtudel on kogu varade ja dokumentatsiooni inventuur kohustuslik.Inventuuri viib läbi asutuses moodustatud alatine komisjon või selle puudumisel moodustatakse eraldi komisjon.

  (6) Vähemalt kord aastas viiakse läbi asutuse kõigi oluliste varade ja kohustuste põhjalik inventuur (aastainventuur). Aastainventuuride hajutamiseks korraldatakse neid kas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu varade ja kohustuste gruppide kaupa:
  1) varude inventuur;
  2) materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute inventuur;
  3) nõuete analüütiliste nimekirjade inventuur ja oluliste nõuete kohta kinnituskirjade saatmine;
  4) kohustuste analüütiliste nimekirjade inventuur ja oluliste kohustuste kohta kinnituskirjade saatmine;
  5) sularahakassade inventuur;
  6) pankadele kinnituskirjade saatmine pangakontode saldode ning pankadega sõlmitud tehingute kinnitamiseks;
  7) finantsinvesteeringute inventuur ja olulistele tehingupartneritele kinnituskirjade saatmine;
  8) avaliku sektori saldoandmikke esitavate üksuste omavaheline saldode võrdlemine;
  9) muude varade, sh immateriaalse vara inventuur.

  (7) Nõuete-, kohustuste- ja muud raamatupidamislikud inventuurid viiakse läbi finantsosakonna töötajate poolt. Läbiviidud võrdlused fikseeritakse kirjalikult ja dokumenteeritakse erinevused. Analüütilisele dokumendile tehakse kontrolli teostaja poolt märge kontrolli teostamise kohta, tuuakse välja vahed nende olemasolul ja kinnitatakse kontrolli allkirjaga.

  (8) Otsuse selle kohta, milliste nõuete ja kohustuste kohta saadetakse tehingupartneritele kinnituskirjad, teeb linna pearaamatupidaja.

  (9) Saldoandmikke esitavate avaliku sektori üksuste vahel ei saadeta kirjalikke kinnituskirju, vaid vahetatakse saldode ja käivete informatsiooni e-posti teel.

  (10) Aastainventuuri läbiviimist tõendavaks dokumentatsiooniks on saldokinnituskirjad, pangakonto väljavõtted, inventeerimise aktid või muud dokumendid, mis tõendavad vara või kohustuse kajastamise korrektsust. Nimetatud dokumentatsioon säilitatakse kui majandustehingute algdokumentatsioon raamatupidamise seaduses sätestatud korras.

  (11) Inventuuri tulemusel selgunud ülejäägid võetakse raamatupidamises arvele. Inventuuri tulemusel selgunud puudujääkide kohta teeb inventuurikomisjon linnavalitsusele ettepaneku süülistel põhjustel tekkinud puudujääkide sissenõudmiseks.

  (12) Allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamises vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse.

§ 44.   Inventeerimise ajaline jaotus

  Varade ja kohustuste inventeerimise ajalised nõuded on kehtestatud määruse lisas 3.

§ 45.   Sularaha inventuur

  (1) Sularaha inventeerimise käigus loetakse üle asutuse kassas asuv sularaha ja tulemused dokumenteeritakse sularaha inventuuri aktiga, milles peab kajastuma inventuuri läbiviimise kuupäev, komisjoni koosseisu kuuluvate töötajate nimed ja ametikohad, sularaha jääk numbrite ja sõnadega, kas ja kui suur oli erinevus võrreldes raamatupidamisandmetega. Akt allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse finantsosakonnale.

  (2) Sularahakassa ootamatu inventuur viiakse läbi vähemalt kaks korda aastas, sularahakassa inventuur on kohustuslik sularaha eest vastutavate isikute vahetumisel..

  (3) Finantsosakonnas kontrollitakse sularaha inventuuriakti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga, inventuuriakt kinnitatakse raamatupidamise esindaja poolt allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega; puudujäägid kajastatakse kuni nende hüvitamiseni kontol 103690; ülejäägid kantakse tuludesse (388890).

§ 46.   Pangakontode ja finantsinvesteeringute inventuur

  (1) Pangakontode kontrollimisel:
  1) võrreldakse igapäevaselt pangaväljavõtete ja pangakontode saldode vastavust;
  2) üks kord aastas küsitakse kõikidelt finantsinstitutsioonidelt, kellega on aruandeaasta jooksul toimunud rahalisi arveldusi, saldojääkide kinnitused.

  (2) Finantsinvesteeringute hindamisel ja inventeerimisel viiakse läbi:
  1) hindamine õiglasele väärtusele või intresside arvestus sõltuvalt investeeringu liigist;
  2) lühi- ja pikaajaliste finantsinvesteeringute korrektne klassifitseerimine aruandeperioodi lõpu seisuga;
  3) välisvaluutas fikseeritud investeeringute ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel.

§ 47.   Nõuete ja tehtud ettemaksete inventuur

  Nõuete ja tehtud ettemaksete inventeerimisel viiakse läbi:
  1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
  2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;
  3) välisvaluutas fikseeritud nõuete (välja arvatud ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;
  4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
  5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;
  6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega, saldokinnituste saatmisel näidatakse saldokinnitusel nõuete nominaalsummasid, millest ei ole maha arvatud ebatõenäoliselt laekuvaid summasid ega diskonteeritud intressi, samuti näidatakse bilansivälised trahvi- ja viivisnõuded nende olemasolul.

§ 48.   Varude inventuur

  Varude inventeerimisel järgitakse alljärgnevaid nõudeid:
  1) varud paigutatakse nii, et neid oleks võimalik loendada;
  2) varude liikumine toimub inventuurikomisjoni juuresolekul ja sellekohane dokumentatsioon hoitakse inventuuri ajal eraldi;
  3) paberkandjal lugemislehtede korral ei kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus;
  4) loetud ühikud või toodete grupid märgistatakse topeltlugemise vältimiseks;
  5) erinevuste korral ja allahindluse vajaduse ilmnemisel koostatakse puudu- ja ülejääkide ning allahindluse akt(id);
  6) üle- ja puudujääkide kohta lisatakse lõppaktile seletuskiri ning süüdlaste olemasolul nõutakse puudujäägid neilt sisse;
  7) dokumendid dateeritakse ja allkirjastatakse lugejate ja materiaalselt vastutava isiku poolt;
  8) allkirjastatud aktide põhjal tehakse raamatupidamisüksuses vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse; leitud puudujäägid kantakse kuluks või võetakse kuni tasumiseni arvele (konto 103690), ülejäägid võetakse arvele (õiglase hinnangu puudumisel nullväärtuses);
  9) puudujääkide kajastamiseks raamatupidamises koostatakse lisaks inventuuri aktile asutuse juhi käskkiri puudujäägi sissenõudmiseks süüdlaselt või varude allahindamiseks.

§ 49.   Bilansiliste ja bilansiväliste varade inventuuriprotseduurid

  (1) Materiaalse- ja immateriaalse põhivara, kinnisvarainvesteeringute ja arvel oleva väheväärtusliku vara inventuur viiakse läbi vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni kaks kuud enne aruandeaasta lõppu.

  (2) Inventuuri käigus:
  1) veendutakse varade olemasolus;
  2) tehakse kindlaks üleliigsed, kasutult seisvad, hävinud või kadunud varad;
  3) bilansiliste varade puhul hinnatakse vara kasuliku eluea õigsust lähtuvalt järelejäänud elueast;
  4) hinnatakse vara füüsilist seisukorda ja tehakse ettepanekud, kui vara on vaja alla hinnata, ümber hinnata, kõlbmatuks tunnistada ja maha kanda;
  5) kui varaobjekt on kantud riiklikusse registrisse, kontrollitakse inventuurinimekirjas oleva vara vastavust riikliku registri andmetega.

  (3) Varaobjekte, mida ei ole võimalik füüsiliselt üle lugeda (nt teed, maad, rajatised), inventeeritakse kaardimaterjali ja riiklike registriandmete põhjal.

  (4) Üürile antud varad inventeeritakse üürniku juures. Üürnikuga sõlmitud lepinguga tagatakse, et üürnik võimaldab ligipääsu inventeeritavale varale. Juhul kui üürnikul on kohustus parendada linna vara, kontrollitakse inventuuri käigus, kas tehtud parendused on dokumenteeritud, dokumendid (aktid, parenduste tegemist tõendavate arvete koopiad jms) raamatupidamisüksusele edastatud ja vajadusel parendus varaobjekti maksumusele lisatud.

  (5) Lõpetamata ehitise ja etapiviisiliste soetuste inventeerimisel fikseeritakse, kas lõpetamata ehitisena kajastatud vara on valmis saanud.

  (6) Inventuuri läbiviimiseks vajalik inventeerimisnimestik väljastatakse finantsosakonnast ning inventeerimisnimestikus kajastatakse:
  1) varaobjekti nimetus;
  2) inventarinumber;
  3) kasutusse võtmise kuupäev;
  4) kulumi arvestuse alguskuupäev;
  5) soetusmaksumus;
  6) kogus;
  7) kasulik eluiga;
  8) arvestatud amortisatsioon;
  9) vara jääkmaksumus.

  (7) Inventuurinimestikule lisatakse eraldi veerg, kuhu inventuuri läbiviijad märgivad inventuuriprotseduuride läbiviimisel tehtavad tähelepanekud.

  (8) Juhul kui lõikes 6 nimetatud andmete kajastamine ei ole varakaardil nõutud (nt väheväärtuslikul varal kasulik eluiga), siis nimetatud andmete veergu inventeerimisnimestikes ei kuvata.

  (9) Inventuuri läbiviimist tõendavad dokumendid on:
  1) täidetud inventeerimisnimestikud;
  2) inventuuriaktid ja õiendid.

  (10) Inventuurikomisjon allkirjastab inventeerimisnimestikud ning vajadusel koostab nende nimekirjade alusel järgmised aktid:
  1) vara arvelevõtmise aktid tegelikult kasutuses oleva linnale kuuluva vara arvelevõtmiseks, mis ei ole asutuse varade nimekirjas kajastatud;
  2) vara kõlbmatuks tunnistamise ja mahakandmise aktid (nt hävinud või kadunud vara mahakandmiseks);
  3) vara allahindluse või allahindluse tühistamise aktid (nt kinnisvarainvesteeringu väärtuse languse kajastamiseks);
  4) vara ümberklassifitseerimise aktid;
  5) vara kasuliku eluea korrigeerimise aktid (nt hindamisel selgub, et vara aktiivsest kasutamisest tulenevalt on tegelik kasulik eluiga oluliselt lühem esialgselt hinnatust);
  6) teatud juhtudel võib olla vajalik erinevuste õiendite koostamine, mille allkirjastavad inventeerimiskomisjon ja vara eest vastutav isik. Erinevuste õiendi koostamise vajadus tekib, kui varad on inventuuri läbiviimise ajal liikunud või kui inventuuri käigustuvastatakse vara, mis soetati enne inventuuripäeva, kuid mingil põhjusel ei olnud raamatupidamises inventeerimisnimestike väljastamise hetkeks veel kajastatud (nt vara soetamise arve ei olnud raamatupidamisse jõudnud).

  (11) Inventuuriaktid allkirjastatakse inventuuri komisjoni, varade eest vastutaja, asutuse juhi poolt.

  (12) Kinnitatud aktide põhjal koostatakse finantsosakonnas vastavad raamatupidamiskanded ning korrigeeritakse varaobjektide amortisatsioonimäärasid inventuuri läbiviimise kuupäeva seisuga.

§ 50.   Kohustuste ja saadud ettemaksete inventuur

  (1) Kohustusi ja saadud ettemakseid inventeeritakse igakuiselt allregistrite ja bilansisaldode võrdlemise teel.

  (2) Kord aastas saadetakse olulisematele kreeditoridele, kes ei ole ise saldokinnitust esitanud, saldokinnitused.

  (3) Kohustuste ja saadud ettemaksete inventeerimisel tehakse järgmised toimingud:
  1) kohustuste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;
  2) välisvaluutas fikseeritud kohustuste (v.a ettemaksed) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;
  3) kohustuste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;
  4) intressikandvate kohustuste tekkepõhine intressiarvestus;
  5) maksukohustuste saldode võrdlemine e-maksuameti kontokaartidega ja maksuameti poolt ametiasutusele esitatud teatistega;
  6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;
  7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustuste hindamine ja arvelevõtmine.

§ 51.   Kasutamata puhkusepäevad ja väljamaksmata puhkusetasud

  (1) Kasutamata puhkusepäevade ja väljamaksmata puhkusetasude kohustust hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga, võttes aluseks Vabariigi Valitsuse kehtestatud keskmise töötasu arvutamise põhimõtted.

  (2) Aasta lõpu seisuga kasutamata puhkusepäevade kohta peab arvestust asutuse juht või tema poolt määratud isik ning edastab andmed raamatupidamisele hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu kümnendaks kuupäevaks.

§ 52.   Saldoandmike võrdlemine

  (1) Saldoandmikke esitavad avaliku sektori üksused võrdlevad iga kvartali lõpu seisuga omavahelisi saldosid. Selleks kasutatakse peale saldoandmiku esitamist saldoandmike infosüsteemi saldode võrdlemise ja ridade võrdlemise päringuid. Kui saldoandmiku esitaja eeldab, et saldoandmikus võib tõenäoliselt esineda vahesid teiste üksustega, ennetatakse seda saldode võrdluse taotluse esitamisega teisele saldoandmiku esitajale enne saldoandmiku esitamise tähtaja saabumist. Sel juhul saadab üksus, kes leiab, et saldosid on vaja eelnevalt võrrelda, teisele poolele e-posti teel oma saldod ja jääb ootama teise poole vastust. Teine pool on kohustatud järelepärimisele e-posti teel vastama koos omapoolsete saldode esitamisega. Vahede korral peetakse e-posti teel kirjavahetust kuni vahede likvideerimiseni.

  (2) Kui võrdlejad jäävad omavaheliste saldode suhtes erimeelsusele, teatatakse sellest Rahandusministeeriumile. Rahandusministeeriumi poolt pakutava lahenduse alusel vahe parandatakse.

Lisa 1 Dokumendikäive

Lisa 2 Amortisatsiooninormid uutele seotud varadele

Lisa 3 Varade ja kohustuste inventeerimise ajalised nõuded