Keskkond ja heakordKalmistu

Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Jõelähtme valla kalmisturegistri asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Väljaandja:Jõelähtme Vallavolikogu
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:21.03.2017
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 18.03.2017, 27

Jõelähtme valla kalmisturegistri asutamine ja registri pidamise põhimäärus

Vastu võetud 16.03.2017 nr 107

Määrus kehtestatakse kalmistuseaduse § 11 ning avaliku teabe seaduse § 431ja § 435 lõike 1 alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.  Kalmisturegistri asutamine

  Määrusega asutatakse Jõelähtme valla andmekogu „Jõelähtme valla kalmisturegister“ (edaspidi kalmisturegister).

§ 2.  Kalmisturegistri asutamise ja pidamise eesmärk

 (1) Kalmisturegister asutatakse kalmistuseadusega kalmistu haldajale pandud ülesannete täitmiseks, sealhulgas Jõelähtme valla hallatavate kalmistute (Jõelähtme, Saha ja Rammu kalmistu) (edaspidi Jõelähtme valla kalmistu) hauaplatside, nendele maetute ja hauaplatside kasutajate andmete kogumiseks ning kalmistu kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalike andmete töötlemiseks.

 (2) Kalmisturegistri pidamise eesmärgid on:
 1) tagada Jõelähtme valla kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud kohaliku omavalitsuse ülesannete täitmiseks vajalike aktuaalsete andmete, sealhulgas Jõelähtme valla kalmistutel asuvate hauaplatside, matmiskohtade, nende kasutajate ja sinna maetute süstematiseeritud andmete olemasolu;
 2) võimaldada Jõelähtme valla kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamisel elektroonilist asjaajamist ja teabevahetust;
 3) teha avalikustamist võimaldavad kalmistute ja maetute andmed kättesaadavaks internetis vastava veebilehe (edaspidi kalmistuportaal) kaudu.

§ 3.  Kalmisturegistri pidamise viis

 (1) Kalmisturegistrit peetakse veebipõhise andmekoguna.

 (2) Kalmisturegistri pidamiseks kasutatakse veebipõhist infosüsteemi standardlahendust "Kalmistute Register” (lühinimi “haudi”), mis on registreeritud riigi infosüsteemi haldussüsteemis (RIHA) viitenumbriga IS002080.

 (3) Registri pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust, andmed säilitatakse digitaalsel kujul ja alusdokumendid säilitatakse digitaalselt või paberkandjal.

§ 4.  Kalmisturegistri turbeaste ja turvaklass

 (1) Turbeaste on keskmine (M).

 (2) Turvaklass on K2T1S1.

§ 5.  Kalmisturegistri vastutav töötleja

 (1) Kalmisturegistri vastutav töötleja on Jõelähtme Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus). Ametiasutuse juht määrab isiku või isikud, kes täidavad ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid.

 (2) Vastutav töötleja:
 1) korraldab kalmisturegistri pidamist ning vastutab kalmisturegistri pidamise õiguspärasuse eest;
 2) tagab kalmisturegistri pidamiseks vajaliku infosüsteemi standardlahenduse kasutamise õiguse olemasolu;
 3) korraldab kalmisturegistri turvalise majutamise, sealhulgas võib sõlmida lepinguid kalmisturegistri majutamiseks väljaspool ametiasutust;
 4) määrab kalmisturegistri volitatud töötlejad ja nende pädevuse ulatuse;
 5) annab volitatud töötlejale juhiseid tema ülesannete täitmiseks;
 6) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste täitmise üle.

§ 6.  Kalmisturegistri volitatud töötleja

 (1) Kalmisturegistri volitatud töötlejad on isikud või asutused, keda vastutav töötleja volitab täitma andmekogu pidamisega seotud ülesandeid.

 (2) Kalmisturegistri volitatud töötleja ülesanded vastutava töötleja määratud ulatuses on:
 1) registri majutamine, sealhulgas registriandmete säilimise ja kaitse tagamine;
 2) registri pidamiseks kasutatava infosüsteemi hooldamine ja vajadusel täiustamine;
 3) andmete kogumine ja registrisse kandmine;
 4) registriandmete aktuaalsuse ja õigsuse tagamine;
 5) õigustatud isikute juurdepääsu tagamine registriandmetele;
 6) avalikustamist võimaldavate kalmistute ja maetute andmete avalikkusele teatavaks tegemine internetis vastava veebilehe kaudu;
 7) isikutele nende kohta registrisse kantud andmete kättesaadavaks tegemine;
 8) muud vastutava töötleja antavad ülesanded kalmisturegistri pidamise eesmärkide täitmiseks.

§ 7.  Andmete õiguslik tähendus

  Kalmisturegistrisse kantud andmetel on informatiivne ja statistiline tähendus, kui õigusaktides ei ole sätestatud teisiti.

§ 8.  Kalmisturegistri pidamise kulud

  Kalmisturegistri pidamisega soetud kulu kaetakse Jõelähtme valla eelarvest.

2. peatükk KALMISTUREGISTRI ANDMED 

§ 9.  Kalmisturegistris töödeldavad andmed

  Kalmisturegistris töödeldakse kalmistuseaduse § 11 nimetatud andmeid ning muid Jõelähtme valla halduses olevate kalmistute kasutamise ja haldamise korraldamiseks vajalikke andmeid vastavalt käesoleva määruse § 3 lõikes 2 nimetatud infosüsteemi võimalustele.

§ 10.  Kalmisturegistri andmete koosseis

 (1) Kalmistu andmed:
 1) kalmistu nimi;
 2) aadress;
 3) kalmistu haldaja kontaktandmed;
 4) kalmistu haldaja pakutavad teenused ja hinnakiri.

 (2) Maetu andmed:
 1) ees- ja perekonnanimi;
 2) isikukood või sünniaeg;
 3) surmaaeg;
 4) surmatõendi või surmateatise väljastaja ning väljastamise kuupäev ja number;
 5) andmed maetu usutunnistuse kohta (omaste vabal tahtel antav teave).

 (3) Matmise andmed:
 1) matmise kuupäev;
 2) matja ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, juriidilisest isikust matja puhul ärinimi ja registrikood;
 3) hauaplatsi kasutaja kooskõlastus kui matjaks ei ole hauaplatsi kasutaja;
 4) ümbermatmise korral ümbermaetava säilmete senise matmiskoha andmed ja esmane matmise kuupäev, kui see on teada.

 (4) Hauaplatsi andmed:
 1) asukoht kalmistul (aadress, kvartal, rida, sektor);
 2) staatus (vaba, kasutuses, likvideeritud, mälestis vms);
 3) matuse liik: kirstumatus, urnimatus või sümboolne matus;
 4) hauakohtade arv hauaplatsil;
 5) hauaplatsil asuvate hauatähiste ja piirete ja lühikirjeldus.

 (5) Hauaplatsi kasutamise andmed:
 1) hauaplatsi kasutaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning kontaktandmed (andmesubjekti valikul postiaadress, telefoninumber või e-posti aadress), juriidilisest isikust kasutaja puhul ärinimi, registrikood ja kontaktandmed;
 2) hauaplatsi kasutamise lepingu number ja lepingu sõlmimise kuupäev;
 3) hauaplatsi kasutamise lõppemise kuupäev ja kasutamise lõppemise põhjendus.

 (6) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmed:
 1) hauaplatsi tähistamise kuupäev;
 2) hauaplatsi tähistamise põhjus;
 3) hauaplatsi tähise number;
 4) hauaplatsi hooldatuse kontrollimise kuupäev;
 5) hauaplatsi kontrollimise tulemus (hooldamata hauaplatsiks tunnistamise või mittetunnistamise otsuse kuupäev ja nr).

 (7) Lõigetes 1-6 nimetatud andmete detailne koosseis on esitatud RIHA-s registreeritud infosüsteemi standardlahenduse "Kalmistute Register” andmeobjektide nimekirjas.

§ 11.  Andmete allikad

 (1) Kalmisturegistrisse andmete andjad on hauaplatsi kasutusse taotleja, hauaplatsi kasutaja, matmise loa taotleja, matja, kalmistu haldaja ja registri vastutav töötleja.

 (2) Kalmisturegistri andmete alusdokumendid on:
 1) hauaplatsi kasutusse saamise taotlus;
 2) hauaplatsi kasutamise leping;
 3) hauaplatsi kasutaja muutmise taotlus;
 4) hauaplatsi kasutaja poolt antud kooskõlastus;
 5) enne kalmisturegistri asutamist Jõelähtme valla kalmistute ja nendele maetute andmete kogud (kalmisturaamatud, kalmistute haldajate peetud matmise registreerimise raamatud jms).

 (3) Alusdokumentide põhjal kalmisturegistrisse kantavate andmete osas, mis on registreeritud rahvastikuregistris, toimub andmevahetus X-tee kaudu.

3. peatükk KALMISTUREGISTRI PIDAMINE 

1. jagu Kalmisturegistri kasutaja õigused 

§ 12.  Kalmisturegistri kasutajaõiguste andmine

 (1) Isikutele, kes täidavad vastutava või volitatud töötleja ülesandeid, luuakse kalmisturegistri kasutamiseks personaalsed kasutajakontod (edaspidi konto). Konto võimaldab juurdepääsu konto omaniku ülesannete täimiseks vajalikele kalmisturegistri funktsioonidele ja andmetele.

 (2) Konto loomiseks esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale kontot vajava isiku andmed:
 1) ees- ja perekonnanimi;
 2) isikukood;
 3) volitatud isiku ülesanded, mille täitmiseks on konto vajalik;
 4) loetelu kalmisturegistri andmetest ja funktsioonidest, millele isik vajab volitatud kasutajana juurdepääsu.

 (3) Konto omanikku käsitletakse kalmisturegistri volitatud töötlejana tema pädevuses olevate ülesannete ulatuses.

 (4) Ameti- või tööülesande korras vastutava töötleja ülesandeid täitma määratud isikutele konto loomise vajaduse otsustab vastutav töötleja.

§ 13.  Kalmisturegistri kasutajaõiguste lõppemine

 (1) Kalmisturegistri kasutajaõigused lõpevad konto sulgemisega.

 (2) Konto sulgemiseks esitab konto loomist taotlenud volitatud isik konto sulgemise taotluse vastutavale isikule. Taotluses märgitakse:
 1) isiku nimi, kelle konto sulgemist taotletakse;
 2) konto sulgemise tähtpäev.

 (3) Konto suletakse konto sulgemise tähtpäevale järgnevast tööpäevast.

 (4) Vastutav töötleja võib oma algatusel konto sulgeda, kui esineb vähemalt üks järgmistest asjaoludest:
 1) konto kasutaja on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
 2) konto kasutaja on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid andmeid;
 3) konto kasutaja on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
 4) konto kasutaja on kasutanud andmeid väljaspool volitatud isiku ülesannete täitmist;
 5) konto loomise taotluse esitanud isik ei ole enam volitatud isik;
 6) konto kasutaja ei täida enam vastutava töötleja ülesandeid.

2. jagu Andmete töötlemine kalmisturegistris 

§ 14.  Andmete kalmisturegistrisse kandja ja tema pädevus

 (1) Kõik kalmisturegistrisse kogutavad andmed kannab kalmisturegistrisse vastutava töötleja määratud volitatud töötleja (edaspidi registreerija).

 (2) Registreerija tagab kalmisturegistrisse kantud andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse temale registreerimiseks esitatud andmete alusel.

 (3) Andmete õiguspärasuse ja aktuaalsuse tagamiseks on registreerijal õigus:
 1) küsida kalmisturegistrisse kogutavaid andmeid vastavalt andmete sisule ja iseloomule hauaplatsi kasutusse taotlejalt, hauaplatsi kasutajalt, matjalt, kalmistu haldajalt ja vastutavalt töötlejalt;
 2) kontrollida esitatud andmete õigsust ning keelduda andmete kalmisturegistrisse kandmisest, kui esitatud andmed on ebaõiged või ei ole kooskõlas kehtiva õigusega;
 3) maetu, matja ja hauaplatsi kasutaja isikuandmete saamiseks või kontrollimiseks teha päringuid rahvastikuregistrisse.

 (4) Registreerija parandab kalmisturegistris ilmnenud ebaõiged andmed:
 1) omal algatusel, kui registreerija valduses on muude andmete õigsust tõendavaid dokumente;
 2) isiku nõudel muude andmete õigsust tõendavate dokumentide alusel, kui isik leiab, et tema või maetu, kelle lähedane ta on, kohta on kalmisturegistris ebaõigeid andmeid.

§ 15.  Andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtaeg

 (1) Registreerija kannab andmed kalmisturegistrisse kolme tööpäeva jooksul nende teatavaks saamisest arvates, välja arvatud käesoleva paragrahvi lõigetes 2 ja 3 nimetatud juhul.

 (2) Kalmisturegistrisse kantud ebaõiged isikuandmed parandatakse kalmisturegistris andmesubjekti põhjendatud nõudmisel ja muude andmete õigsuse tõendatuse korral viivitamatult.

 (3) Enne kalmisturegistri kasutusele võtmist tekkinud andmete kalmisturegistrisse kandmise tähtpäevad määrab vastutav töötleja kokkuleppel registreerijaga andmete liikide kaupa vastavalt andmete kalmisturegistrisse kandmise eeldatavale töömahukusele.

§ 16.  Kalmisturegistri andmete sidumine kaardiga

  Hauaplatsi ja sinna maetute andmed seotakse kalmistu kaardiga, mille tulemusel on selgesti arusaadav, kus asub kalmisturegistrisse kantud hauaplats ja kes on sinna maetud.

§ 17.  Kalmisturegistri andmetega tehtud toimingute logimine

  Kalmisturegistri andmete töötlemise seaduslikkuse tagamiseks logitakse kõik kalmisturegistri andmetega kalmisturegistris tehtud toimingud.

§ 18.  Kalmisturegistri pidamise lõpetamine

 (1) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise otsustab Jõelähtme Vallavolikogu.

 (2) Kalmisturegistri pidamise lõpetamisel otsustab vastutav töötleja kalmisturegistri andmete teistesse registrisse või arhiivi andmise või nende hävitamise ning määrab seda korraldavad isikud ning tähtajad.

 (3) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise tõttu registriandmete teistesse registritesse üleandmine, arhiveerimine ja hävitamine dokumenteeritakse.

 (4) Kalmisturegistri pidamise lõpetamise õiguspärase korraldamise eest vastutab vastutav isik.

§ 19.  Kalmisturegistri andmete avalikkus

 (1) Igaühel on õigus kalmistuportaali kaudu tutvuda järgmiste kalmisturegistris sisalduvate andmetega:
 1) kalmistu andmed;
 2) maetu ees- ja perekonnanimi, sünniaeg ja surmaaeg;
 3) hauaplatsi asukoha andmed;
 4) hauaplatsi staatuse andmed;
 5) muinsuskaitseliste ja kultuuriväärtustega hauaplatside andmed;
 6) kalmistu kaart.

 (2) Lõikes 1 nimetatud andmeid saab kalmistuportaalis otsida maetu nime ning sünni- ja surmaaja järgi.

§ 20.  Piiratud juurdepääsuga andmed

  Juurdepääs § 19 lõikes 1 nimetamata kalmisturegistri andmetele on lubatud:
 1) kalmisturegistri vastutava ja volitatud töötleja ülesandeid täitvatele isikutele nende personaalsete kasutajakontode kaudu kalmisturegistri pidamise ning kalmistute kasutamise ja haldamisega seotud töö korraldamiseks;
 2) hauaplatsi kasutajale tema kasutuses oleva hauaplatsiga seotud andmete osas kalmistuportaali kaudu.

§ 21.  Andmesubjekti õigus saada teavet

  Igal isikul või tema seaduslikul või volitatud esindajal on õigus saada vastutavalt töötlejalt teavet selle kohta, millistel eesmärkidel ja milliseid tema isikuandmeid kalmisturegistris töödeldakse, kes on kalmisturegistri volitatud töötleja tema isikuandmete osas, kellelt saadakse tema kohta käivaid andmeid, kellele võidakse neid isikuandmeid edastada ning kellele on neid juba edastatud.

§ 22.  Andmete säilitamine kalmisturegistris

 (1) Alaliselt säilitatakse kalmisturegistris:
 1) maetu andmed;
 2) matmise andmed;
 3) hauaplatsi andmed;
 4) hauaplatsi kasutamise andmed.

 (2) Hooldamata hauaplatsiks tunnistamise menetluse andmeid säilitatakse:
 1) üks aasta pärast hooldamata hauaplatsiks mittetunnistamise otsuse tegemist;
 2) hooldamata hauaplatsiks tunnistamise otsuse tegemise korral kaks aastat pärast sama hauaplatsi teise isiku kasutusse andmist.

 (3) Kalmisturegistri andmetega teostatud toimingute (sisestamine, muutmine, kustutamine, vaatamine, edastamine jms) logisid säilitatakse 10 aastat toimingu tegemisest arvates.

Art Kuum
vallavolikogu esimees