Salvestiste töötlemise kord Rae Vallavalitsuses ja Rae Vallavalitsuse hallatavates asutustes
Vastu võetud 09.04.2024 nr 12
Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 7 lõike 1, § 30 lõike 1 punkti 3, § 664 lõike 2 punkti 2, korrakaitseseaduse § 34 ja § 572 lõike 1 ning Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27.04.2016 määruse nr 2016/679 füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) artikkel 6 lõike 1 punktide d – f (ELTL L 119, 04.05.2016, lk 1–88) alusel ja arvestades põhikooli- ja gümnaasiumiseaduse § 44 lõikeid 2, 4 – 6 ning isikuandmete kaitse seaduse § 14 nõudeid.
1. peatükk Kaamerad
§ 1. Kaamerate kasutamise eesmärk
(1) Rae Vallavalituse ja Rae Vallavalitsuse hallatavate asutuste (edaspidi asutused) hooned varustatakse kaameratega ning salvestamine toimub järgmistel eesmärkidel:
1) personali, külaliste ning hoone kasutajate turvalisuse tagamiseks;
2) vara kaitseks;
3) faktiliste asjaolude tõendamiseks;
4) hariduslikul eesmärgil videosalvestise töötlemiseks.
(2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud eesmärkidel võib kaameraid paigaldada ka avalikult juurdepääsetavatele aladele nagu tänavad, platsid, haljasalad, pargid, mänguväljakud (edaspidi avalikult juurdepääsetav ala).
(3) Eesmärkide täpsem kirjeldus on toodud käesoleva määruse lisas või asutuse kodukorras. Asutuse kodukord peab lähtuma kehtivatest õigusaktidest ning käesolevast määrusest.
§ 2. Kaamerate paigutamise nõuded
(1) Kaamerad paigutatakse asutuse hoone välisfassaadile selliselt, et oleks tagatud kogu hoone ümbruse ning hoone ümbruses olevate muude ehitiste jälgitavus.
(2) Hoone sisemuses paigutatakse kaamerad selliselt, et oleks tagatud sissepääsude, väljapääsude ning koridoride jälgitavus. Kaamera võib paigutada ka ruumidesse, kus toimub inimeste kogunemisi või kui selleks on muu küllaldane põhjus.
(3) Kaameraid on keelatud paigutada tualettidesse, duši- ja riietusruumidesse.
(4) Kui kaamera paigutatakse avalikult juurdepääsetavale alale, siis tehakse kaamera asukoha valik igal korral eraldi, lähtudes konkreetse ala omapäradest. Valiku analüüsi teeb Rae Vallavalitsuse arendus- ja haldusamet.
§ 3. Üldised nõuded kaameratele
(1) Kaamera käesoleva määruse mõistes on seade, mis koosneb ühest või mitmest osast ning mis on võimeline jäädvustama pilti või videot. Kaamera peab oma ehituselt vastama keskkonnale, kus seda kasutatakse.
(2) Kaamera seadme osad on üldjuhul optiline seade ning salvestusseade. Asutus võib kasutada kaameraid, kus kõik seadme osad on koos või kus optiline seade ja salvestusseade asuvad eraldi.
(3) Asutus võib kasutada kaamerat, millel on öise salvestamise funktsioon.
(4) Kaamera optiline seade võib olla kaitstud turvakupliga.
(5) Kui kaamera optiline seade ja salvestusseade on koos, siis peab juhuslik juurdepääs kaamera salvestusseadmele olema välistatud. Niisamuti tuleb välistada juhuslik juurdepääs juhul, kui kaamera seade edastab andmeid salvestusseadmele juhtmevabalt.
(6) Kui kaamera salvestusseade asub optilisest seadmest eraldi, siis peab asutus tagama, et kõrvalistel isikutel puudub nii infotehnoloogiline kui füüsiline juurdepääs salvestusseadmele või ruumile, kus see asub. Füüsiline või infotehnoloogiline juurdepääs salvestusseadmele on isikutel, kellele tuleneb see vajadus teenistusülesannetest või kellele on vastava loa andnud vastutav töötleja.
§ 4. Salvestusaeg
(1) Kaamerad peavad olema seadistatud selliselt, et need salvestavad ööpäevaringselt ja ainult liikumise tuvastamisel. Heli salvestamine ei ole kaameratega lubatud.
(2) Kaamerate salvestusperiood on kuni kaks nädalat. Kaamerad peavad olema seadistatud selliselt, et salvestusseade kirjutab uuemate andmetega vanemad andmed üle.
(3) Kaamerate salvestusseade ei tohi võimaldada ülekirjutatud andmete taastamist.
§ 5. Reaalajas jälgimine
(1) Kaamerapilti võib reaalajas jälgida asutuse turvatöötaja või isik, kellele on see ülesanne pandud ametijuhendiga või kui see vajadus tuleneb ametiülesannetest.
(2) Asutuse kaamera reaalajas jälgimine väljaspool asutust ei ole lubatud.
§ 6. Teavitamiskohustus
(1) Isikuid teavitatakse kaamerate vaatevälja jäävasse alasse sisenemisest hoiatussildiga, millel on kujutatud kaamera pilt tekstiga „VIDEOVALVE" ning nimetatud on andmete töötlemise alus ja eesmärk. Hoiatussildil peab olema viide vastutavale töötlejale.
(2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud hoiatussilt peab olema paigutatud selliselt, et ta on kergesti märgatav ja aluspinnast eristatav. Kui kaamerad on paigutatud hoonesse, siis paigutatakse hoiatussilt ka hoone kõikide sissepääsude juurde.
§ 7. Vastutav ja volitatud töötleja
(1) Kaamera salvestiste ja selles sisalduvate isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Rae Vallavalitsus.
(2) Kaamera salvestiste ja selles sisalduvate isikuandmete volitatud töötlejaks on Rae Vallavalitsuse hallatav asutus.
§ 8. Salvestiste töötlemine ja edastamine
(1) Kaamera salvestist säilitab ja selles sisalduvaid andmeid töötleb vastutav töötleja.
(2) Kaamera salvestisest võib teha põhjendatud taotluse alusel väljavõtteid. Väljavõtte teeb vastutav töötleja ning edastab taotlejale viisil, mis tagab andmete konfidentsiaalsuse.
(3) Taotlus salvestisest väljavõtte saamiseks esitatakse kas isiku identifitseerimist võimaldava infosüsteemi vahendusel või asutuse elektronposti aadressile allkirjastatult.
(4) Taotluses peab olema märgitud vähemalt järgmine:
1) kes on väljavõtte taotleja ning mis eesmärgil ja alusel väljavõtet taotletakse;
2) milliseid andmeid soovitakse väljavõttega saada.
(5) Väljavõte salvestatakse eraldi ning kas edastatakse taotlejale turvaliselt füüsilisel andmekandjal või tagatakse turvaline juurdepääs salvestisele infotehnoloogiliselt. Kui juurdepääs tagatakse infotehnoloogiliselt, peab juurdepääs olema ajutine ning ei või olla pikem kui 7 tööpäeva.
(6) Taotluse alusel tehtud väljavõtteid säilitatakse kuni 6 kuud. Väljavõtte säilitustähtaja möödumisel see kustutatakse ning kustutamise tagab vastutav töötleja.
2. peatükk Kõned
§ 9. Kõnede salvestamise eesmärk
Rae Vallavalitus salvestab sissetulevaid kõnesid järgmistel eesmärkidel:
1) faktiliste asjaolude tõendamiseks;
2) teenuse kvaliteedi tõstmise ja analüüsi eesmärgil;
3) hariduslikul eesmärgil helisalvestise töötlemiseks.
§ 10. Vastutav ja volitatud töötleja
(1) Kõnede salvestiste vastutavaks töötlejaks on Rae Vallavalitsus.
(2) Kõnede salvestiste volitatud töötlejaks on ettevõte, kellega on Rae Vallavalitsus sõlminud sideteenuse osutamise lepingu. Vastav teave lisatakse Rae Vallavalitsuse veebi.
§ 11. Kõnede salvestamine
Kõnede salvestamine käesoleva määruse mõistes on tegevus, kus Rae Vallavalitsuse kasutuses olevatele telefoninumbritele sissetulevad kõned salvestatakse.
§ 12. Kõnede salvestamise nõuded
(1) Kõned salvestatakse üksnes nende telefoninumbrite puhul, mis on märgitud vastavas Rae vallavanema käskkirjas. Põhjendatud taotluse telefoninumbri lisamiseks salvestatavate telefoninumbrite nimekirja lisamiseks teeb struktuuriüksuse juht Rae Vallavalitsuse arendus- ja haldusameti IT-osakonnale, kes hindab taotluse põhjendatust ja korraldab vastava Rae vallavanema käskkirja ettevalmistamise ning sideteenust osutava ettevõtte teavitamise.
(2) Käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud taotluse telefoninumbri lisamiseks salvestatavate telefoninumbrite nimekirja peab kooskõlastama ametnik, kes telefoninumbrit kasutab, välja arvatud telefoninumbrid, mida kasutab rohkem kui üks isik või mille puhul ei ole kasutajat kindlaks määratud.
(3) Telefoninumbrid, mille sissetulevaid kõnesid salvestatakse, märgitakse veebis vastava ikooniga ning veebi lisatakse ka selgitav teade.
(4) Helistajat peab kõne salvestamisest hoiatama ning teatama, mis eesmärgil kõne salvestatakse.
(5) Kõned salvestab volitatud töötleja, kes vastutab nende säilitamise ning terviklikkuse eest.
(6) Kõne salvestist säilitab volitatud töötleja kuni 1 kuu, misjärel salvestis hävitatakse.
§ 13. Kõne salvestisest väljavõtte tegemine
(1) Kõne salvestisest võib teha väljavõtte käesoleva määruse §-s 7 toodud eesmärgil.
(2) Väljavõtte tegemist võib taotleda isik, kes on kõne teinud või isik, kellele on kõne tehtud. Kui see on asjakohane, siis võib väljavõtte tegemist taotleda põhjendatud juhul ka muu isik, kooskõlastades selle eelnevalt andmekaitsespetsialistiga. Taotlus peab vastama käesoleva määruse §-s 6 toodud nõuetele.
(3) Väljavõte tehakse volitatud töötleja kaudu vastavas keskkonnas. Volitatud töötleja keskkonnas teeb väljavõtte Rae vallavalitsuse arendus- ja haldusameti IT-osakond.
(4) Kui väljavõte on tehtud konkreetse menetluse raames, siis säilitatakse väljavõtet selle menetluse säilitustähtaja lõpuni, muudel puhkudel kohaldatakse väljavõtte edastamisele ja säilitamisele käesoleva määruse § 6.
3. peatükk Koosolekud ja kohtumised
§ 14. Koosolekute ja kohtumiste salvestamise eesmärk
Koosolekuid ja kohtumisi (edaspidi koosolek) võib salvestada järgmistel eesmärkides:
1) faktiliste asjaolude tõendamiseks;
2) protokolli koostamiseks;
3) hariduslikul eesmärgil salvestise töötlemiseks.
§ 15. Koosolekute salvestamise nõuded
(1) Koosoleku salvestamisest peab koosolekul osalejaid teavitama. Salvestada võib nii sidevahendi abil läbiviidavaid koosolekuid kui füüsiliselt toimuvaid koosolekuid.
(2) Koosoleku salvestamisest teavitatakse viisil, et see on salvestiselt hiljem tuvastatav. Kui salvestamine on ette nähtud töörühma või komisjoni moodustamise haldusaktis, ei pea salvestamisest täiendavalt teavitama.
(3) Koosoleku salvestisest peab olema tuvastatav, millal koosolek toimus ning kus. Kui salvestis on osa protokollist, siis võivad need andmed olla kantud protokolli ning eraldi seda teavet salvestises olema ei pea. Koosoleku juhataja võib paluda koosolekul osalejatel end tutvustada ning tutvustab ka ennast.
(4) Koosoleku salvestist säilitatakse kuni 6 kuud Rae Vallavalitsuse serveril, kui töörühma või komisjoni moodustamise haldusaktis ei ole märgitud teistsugust tähtaega. Kui salvestis on osa konkreetsest menetlusest, siis säilitatakse salvestist selle menetluse säilitamistähtaja lõpuni.
(5) Kui koosolek on avalik, siis võivad sellega tutvuda kõik isikud. Muudel puhkudel otsustab koosoleku salvestisest väljavõtte tegemise koosoleku juhataja, järgides käesoleva määruse § 6 nõudeid.
(6) Koosoleku salvestisest võib väljavõtet nõuda koosolekul osalenud isik. Kui koosoleku salvestise väljavõttes on tuvastatavad eraelulised isikuandmed, siis võib väljavõtet koosolekul osalejale väljastada üksnes juhul, kui selleks on andnud nõusoleku isik, kes ja kelle eraelulised isikuandmed on väljavõttelt tuvastatavad.
(7) Väljavõtet ei edastata isikule juhul, kui selle edastamine võib kahjustada menetluse või mõne teise isiku huve.
(8) Väljavõtte koosoleku salvestisest teeb koosoleku juhataja, kaasates vajadusel arendus- ja haldusameti IT-osakonna.
(9) Koosolekuid võib salvestada nii heli- kui videosalvestisena või üksnes heli- või videosalvestisena.
Madis Sarik
vallavanem
Meeli Vaarik
vallasekretär
Lisa Kaamerate kasutamise eesmärk
Facebook
Twitter