HaridusHuviharidus

HaridusKool

HaridusLasteasutus

Linna ja valla valitsemineAndmekogud ja infoturve

Teksti suurus:

Tallinna hariduse infosüsteemi põhimäärus

Väljaandja:Tallinna Linnavalitsus
Akti liik:määrus
Teksti liik:algtekst-terviktekst
Redaktsiooni jõustumise kp:21.10.2013
Redaktsiooni kehtivuse lõpp: Hetkel kehtiv
Avaldamismärge:RT IV, 18.10.2013, 26

Tallinna hariduse infosüsteemi põhimäärus

Vastu võetud 09.10.2013 nr 165

Määrus kehtestatakse kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 6 lg 3 p 1 ja Tallinna Linnavolikogu 17. septembri 2009 otsuse nr 183 „Tallinna hariduse infosüsteemi asutamine“ alusel.

1. peatükk ÜLDSÄTTED 

§ 1.  Reguleerimisala

  Tallinna hariduse infosüsteemi (edaspidi infosüsteem) põhimäärusega kehtestatakse infosüsteemi pidamise kord, infosüsteemi kantavate andmete koosseis, andmete infosüsteemi kandmise, andmete kasutamise, infosüsteemi haldamise ja andmete infosüsteemist väljastamise kord.

§ 2.  Infosüsteemi nimetus

 (1) Infosüsteemi ametlik nimetus on Tallinna hariduse infosüsteem.

 (2) Infosüsteemi lühinimi on tlnharidus.

§ 3.  Infosüsteemi pidamise eesmärk

  Infosüsteemi pidamise eesmärk on koguda haridussüsteemi korraldamiseks ja sihipäraseks juhtimiseks vajalikku teavet ning pidada arvestust:
 1) Tallinna linna koolieast nooremate laste (edaspidi lapsed) üle, kellele taotletakse kohta koolieelsesse munitsipaallasteasutusse või kes käivad koolieelses munitsipaal- või eralasteasutuses;
 2) Tallinna linna koolikohustuslike laste ning üldharidus-, huvi- ja erakoolide õpilaste (edaspidi õpilased) üle;
 3) Tallinna linna hallatavate haridusasutuste töötajate üle.

2. peatükk INFOSÜSTEEMI PIDAMINE, INFOSÜSTEEMI KANTAVAD ANDMED JA JUURDEPÄÄS ANDMETELE 

1. jagu Infosüsteemi pidamine 

§ 4.  Infosüsteemi pidamine

 (1) Infosüsteemi peetakse ühetasandilise elektroonilise andmekoguna.

 (2) Infosüsteemi pidamisel kasutatakse automatiseeritud andmetöötlust ja süsteemi andmed säilitatakse digitaalsel kujul.

 (3) Infosüsteemi peetakse avaliku teabe seaduse, isikuandmete kaitse seaduse, muude riigi ja Tallinna õigusaktide ning infosüsteemi põhimääruse kohaselt.

§ 5.  Infosüsteemi pidamise kulud

  Infosüsteemi pidamise, hooldamise ja arendamise kulud kaetakse Tallinna linna eelarves Tallinna Linnakantseleile tsentraliseeritud infotehnoloogia kuludeks ettenähtud vahendite arvelt.

§ 6.  Vastutav töötleja

 (1) Infosüsteemi vastutav töötleja on Tallinna Haridusamet.

 (2) Vastutav töötleja:
 1) korraldab infosüsteemi pidamist;
 2) korraldab koolieelsete munitsipaallasteasutuste (tava- ja erirühmade) järjekordade haldamist, koolieelsete era- ja munitsipaallasteasutuste ning üldharidus-, huvi- ja erakoolide laste nimekirjade haldamist, Tallinna linna hallatavate haridusasutuste töötajate andmete (edaspidi teenuste) haldamist;
 3) vastutab infosüsteemi arendamise eest;
 4) annab koolieelsele era- ja munitsipaallasteasutusele ning üldharidus-, huvi- ja erakoolile (edaspidi haridusasutus) juurdepääsu infosüsteemile ning õiguse andmeid sisestada ja töödelda;
 5) kontrollib haridusasutuse poolt andmete sisestamist ja sisestatud teabe õigsust;
 6) annab haridusasutusele juhiseid käesolevast määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
 7) teostab järelevalvet infosüsteemi tehtud päringute põhjendatuse üle;
 8) vastutab infosüsteemi pidamise seaduslikkuse eest;
 9) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.

 (3) Vastutav töötleja tagab, et infosüsteem oleks halduslike, füüsiliste ning tark- ja riistvaraliste meetmetega kaitstud loata töötluse, kasutamise ja andmete muutmise eest.

 (4) Vastutava töötleja juht määrab vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita vastutava töötleja ülesandeid, ning administraatori, kellel on õigus hallata infosüsteemi või selle osade juurdepääsuõigusi.

§ 7.  Volitatud töötleja

 (1) Infosüsteemi volitatud töötleja on teenuste korraldamise ja osutamise eest vastutav juriidiline isik.

 (2) Volitatud töötleja:
 1) kasutab infosüsteemi andmeid üksnes kokkulepitud ülesannete täitmiseks;
 2) töötleb infosüsteemi andmeid, millele on talle juurdepääsuõigus antud;
 3) teavitab viivitamata vastutavat töötlejat avastatud ebaõigetest andmetest, andmete mittesihipärasest kasutamisest ja infosüsteemi kasutamisel tekkinud probleemidest;
 4) osaleb infosüsteemi arendustöödel ja kasutusele võtmisel;
 5) täidab vastutava töötleja korraldusi.

 (3) Volitatud töötleja juht määrab volitatud töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja ülesandeid.

2. jagu Infosüsteemi kantavad andmed ja andmete infosüsteemi kandmise kord 

§ 8.  Andmete infosüsteemi kandmise ja seal muutmise alusdokumendid

 (1) Laste andmete infosüsteemi kandmise ja seal muutmise alusdokumendid on:
 1) koolieelsesse munitsipaal- ja eralasteasutusse vastuvõtu taotlus;
 2) koolieelsest munitsipaal- ja eralasteasutusest väljaarvamise avaldus;
 3) direktori käskkiri lapse koolieelsesse lasteasutusse vastuvõtmise kohta;
 4) direktori käskkiri lapse koolieelsest lasteasutusest väljaarvamise kohta;
 5) nõustamiskomisjoni otsus.

 (2) Huvikoolide õpilaste andmete infosüsteemi kandmise ja seal muutmise alusdokumendid on:
 1) direktori käskkiri õpilase huvikooli vastuvõtmise kohta;
 2) direktori käskkiri õpilase huvikoolist väljaarvamise kohta.

 (3) Tallinna linna hallatavate haridusasutuste töötajate andmete infosüsteemi kandmise ja seal muutmise alusdokumendid on:
 1) isikut tõendav dokument;
 2) tööleping;
 3) töövõtuleping;
 4) teatis töölepingu sõlmimise kohta;
 5) teatis töölepingu muutmise kohta;
 6) teatis töölepingu lõpetamise kohta;
 7) käsundusleping;
 8) atesteerimisdokument;
 9) haridust tõendav dokument;
 10) täienduskoolitust tõendav dokument;
 11) kutset tõendav dokument.

 (4) Haridusasutuse andmete infosüsteemi kandmise ja seal muutmise alusdokumendid on:
 1) koolitusluba;
 2) õppeasutuse põhimäärus;
 3) muud dokumendid, milles sisaldub käesoleva määruse §-s 9 lõige 7 nimetatud teave.

§ 9.  Infosüsteemi andmed

 (1) Infosüsteemi andmete koosseis:
 1) nende laste andmed, kellele taotletakse kohta koolieelse munitsipaallasteasutuse tavarühma;
 2) nende laste andmed, kellele taotletakse kohta koolieelse munitsipaallasteasutuse erirühma, nõustamiskomisjoni otsuse alusel;
 3) koolieelses munitsipaal- ja eralasteasutuses käivate laste andmed;
 4) era- ja munitsipaalüldhariduskoolide õpilaste andmed;
 5) huvikoolide õpilaste andmed;
 6) haridusasutuste andmed, mida kuvatakse ka Tallinna Haridusameti kodulehel, haridusasutuste kontaktandmete all;
 7) Tallinna linna hallatavate haridusasutuste töötajate andmed, sealhulgas andmed töötajate töölepingute kohta.

 (2) Lapse kohta, kellele taotletakse kohta koolieelsesse munitsipaallasteasutuse tavarühma, kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
 1) isikukood;
 2) perekonnanimi;
 3) eesnimi;
 4) rahvastikuregistri järgne elukoha aadress;
 5) järjekorda lisamise kuupäev;
 6) koha soovimise aeg;
 7) asutuse nimetus;
 8) samas asutuses käiva õe/venna andmed;
 9) vanema või eestkostja andmed.

 (3) Lapse kohta, kellele taotletakse nõustamiskomisjoni otsuse alusel kohta lasteasutuse erirühma, kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
 1) isikukood;
 2) perekonnanimi;
 3) eesnimi;
 4) rahvastikuregistri järgne elukoha aadress;
 5) avalduse lisamise kuupäev;
 6) nõustamiskomisjoni nimetus;
 7) nõustamiskomisjoni otsuse number;
 8) nõustamiskomisjoni otsuse kuupäev;
 9) nõustamiskomisjoni otsuse tähtaeg;
 10) õppekeel;
 11) soovitatud rühmad;
 12) esindaja isikukood;
 13) esindaja nimi;
 14) esindaja elukoht;
 15) esindaja kontakt-telefon;
 16) esindaja e-posti aadress;
 17) asutuse nimetus;
 18) erirühma liik.

 (4) Koolieelses munitsipaal- ja eralasteasutuses käiva lapse kohta kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
 1) isikukood;
 2) vanus;
 3) sugu;
 4) sünniaasta;
 5) perekonnanimi;
 6) eesnimi;
 7) rahvastikuregistri järgne aadress;
 8) elukoha registreerimise kuupäev;
 9) emakeel;
 10) õppekeel;
 11) koolieelsesse lasteasutusse vastuvõtmise kuupäev;
 12) rühma registreerimise kuupäev;
 13) rühma nimetus;
 14) rühma liik;
 15) erirühma liik;
 16) erivajadused/individuaalõppe liik;
 17) koolieelse lasteasutuse registrikood;
 18) koolieelse lasteasutuse nimekirjast kustutamise kuupäev;
 19) vanema või eestkostja andmed.

 (5) Huvikooli õpilase kohta kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
 1) isikukood;
 2) perekonnanimi;
 3) eesnimi;
 4) õppekava nimetus;
 5) huvirühm;
 6) huvikooli õppima asumise kuupäev;
 7) huvirühma õppima asumise kuupäev;
 8) huvikooli nimekirjast kustutamise kuupäev.

 (6) Era- ja munitsipaalüldhariduskoolide õpilaste kohta kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
 1) isikukood;
 2) sugu;
 3) vanus;
 4) sünniaasta;
 5) perekonnanimi;
 6) eesnimi;
 7) rahvastikuregistri järgne elukoha aadress;
 8) elukoha registreerimise kuupäev;
 9) õpilase kontakt-aadress;
 10) emakeel;
 11) õppeasutus;
 12) õppekeel;
 13) esimesse klassi õppima astumise aasta;
 14) haridusasutusse astumise kuupäev;
 15) haridusasutuse lõpetamise kuupäev;
 16) klass (klassi kood ja paralleeli tunnus);
 17) klassi aste;
 18) klassi liik;
 19) eelmine õppeasutus;
 20) individuaalõppe liik;
 21) hariduslikud erivajadused;
 22) haridus sisseastumisel;
 23) õppeasutuse filiaali/osakonna nimi;
 24) õppekava;
 25) õppevorm;
 26) rahastamise allikas;
 27) eestkostja või hoolekande asutuse andmed;
 28) kodakondsus;
 29) pikapäevarühma kasutamine;
 30) tugisüsteem/õpiabi liik;
 31) vahetused;
 32) internaadi/õpilaskodu kasutamine;
 33) haridusasutuse lõpetamise põhjus;
 34) suurim omandatud klass;
 35) lõputunnistuse number;
 36) lõputunnistuse väljaandmise aeg;
 37) koolivälise õppetöö asutus;
 38) koolivälise õppetöö kuupäev;
 39) akadeemilise puhkuse kuupäev;
 40) kodune telefon;
 41) kontaktisik;
 42) kontaktisiku andmed.

 (7) Haridusasutuste kohta kantakse infosüsteemi järgmised andmed, mida kuvatakse ka Tallinna Haridusameti veebilehel asutuste kontaktandmete all:
 1) asutuse üldinfo;
 2) asutuse kontaktinfo;
 3) lisainfo;
 4) asutuse info teatmikus;
 5) avatavate klasside arv, sh õpilaskohtade arv klassis;
 6) õpilaste arv klassis.

 (8) Huvikooli õpilase kohta kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
 1) isikukood;
 2) perekonnanimi;
 3) eesnimi;
 4) õppekava nimetus;
 5) huvirühm;
 6) huvikooli õppima asumise kuupäev;
 7) huvirühma õppima asumise kuupäev;
 8) huvikooli nimekirjast kustutamise kuupäev.

 (9) Tallinna Haridusameti hallatavate koolieelse munitsipaallasteasutuse, üldharidus- ja huvikooli töötaja kohta kantakse infosüsteemi järgmised andmed:
 1) isikukood;
 2) perekonnanimi;
 3) eesnimi;
 4) töölepingu number;
 5) töölepingu sõlmimise kuupäev;
 6) tööleasumise kuupäev;
 7) töölepingu tähtaeg;
 8) töölepingu tähtaja selgitus;
 9) ametikoht;
 10) rahvastikuregistri järgne elukoha aadress;
 11) kontakt-aadress;
 12) e-posti aadress;
 13) arveldusarve number;
 14) arveldusarve omaniku nimi;
 15) liitumine kogumispensioniga;
 16) liitumine ametiühinguga;
 17) tulumaksuvaba miinimumi rakendamine;
 18) töötasu;
 19) tundide arv;
 20) koormus;
 21) koormusjärgne töötasu;
 22) vastavus kvalifikatsioonile;
 23) ametijärgu või kutse omistamise kuupäev;
 24) atesteerimisel omistatud ametijärk;
 25) ametijärgule vastav töötasu;
 26) lisatasud;
 27) haridus;
 28) töölepingu lõpetamise alus (TLS §);
 29) töölepingu lõpetamise kuupäev;
 30) asutus (töökoht);
 31) ametikoha finantseerimise allikas;
 32) täienduskoolituse koolitusasutus;
 33) täienduskoolituse läbimisel omandatud dokument;
 34) täienduskoolituse lõpetamise aeg;
 35) täienduskoolituse nimetus;
 36) täienduskoolituse valdkond;
 37) töökogemus;
 38) keeleoskus.

§ 10.  Andmevahetus teiste andmekogudega

 (1) Tallinna era- ja üldhariduskoolide õpilaste andmed saadakse ristkasutuse teel Eesti Hariduse Infosüsteemist.

 (2) Laste, huvikoolide õppurite ja haridusasutuste pedagoogide andmed antakse ristkasutuse teel Eesti hariduse infosüsteemi.

 (3) Infosüsteemi kantavad laste ja õpilaste elukohaandmed saadakse infosüsteemide andmevahetuskihi X-tee kaudu rahvastikuregistrist.

§ 11.  Andmete esitajad

 (1) Infosüsteemi esitavad andmeid koolieelsed era- ja munitsipaallasteasutused, üldharidus- ning huvi- ja erakoolid.

 (2) Andmeid esitavad haridusasutuse juht või juhi käskkirjaga määratud isikud (edaspidi andmete esitajad).

 (3) Andmeid esitatakse vastutava töötleja veebilehel asuva viida kaudu üle turvakanali ligipääsetavasse süsteemi. Andmete esitajad identifitseeritakse ID-kaardi abil. Juurdepääsuõiguse infosüsteemile vormistab vastutav töötleja.

§ 12.  Andmete kinnitamine

 (1) Üldhariduskool kinnitab õpilaste ja töötajate andmete õigsust iga aasta 10. septembril ja 10. jaanuaril.

 (2) Koolieelne lasteasutus kinnitab laste ja töötajate andmete õigsust iga aasta 5. oktoobril ja 5. aprillil.

 (3) Huvikool kinnitab õppurite ja töötajate andmete õigsust iga aasta 5. oktoobril ja 5. aprillil.

§ 13.  Andmete õigsuse tagamine

 (1) Infosüsteemi esitatud andmete õigsuse eest vastutab haridusasutuse juht.

 (2) Vastutaval töötlejal on kohustus teha järelepärimisi, kui on tekkinud kahtlus esitatud andmete õigsuses, ja tagada õigete andmete kandmine infosüsteemi.

§ 14.  Andmete muutumine ja parandamine

 (1) Andmete muutumise korral esitab andmete esitaja infosüsteemi viivitamatult uued andmed.

 (2) Kui vastutav töötleja avastab infosüsteemis ebaõigeid andmeid või teda teavitatakse infosüsteemis olevatest ebaõigetest andmetest, peab ta viivitamatult, teavitama sellest andmete esitajat.

§ 15.  Infosüsteemi kantud andmete kaitse

 (1) Vastutav ja volitatud töötleja tagavad infosüsteemi andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega.

 (2) Infosüsteemi turvaklass on K2T2S2. Infosüsteemi turbeaste on keskmine (M).

§ 16.  Andmete õiguslik tähendus

  Infosüsteemi kantud andmetel on informatiivne tähendus.

3. jagu Juurdepääs infosüsteemi andmetele 

§ 17.  Juurdepääs infosüsteemi andmetele

 (1) Vastutav töötleja registreerib infosüsteemi kasutaja haridusasutuse juhi avalduse alusel. Kasutaja identifitseeritakse ID-kaardi alusel. Vastutav töötleja kustutab infosüsteemi kasutajakonto, haridusasutuse juhi avalduse alusel.

 (2) Infosüsteemi andmetele juurdepääsu õigus on:
 1) infosüsteemi andmete esitajal;
 2) riigiasutusel ja kohaliku omavalitsuse asutusel ning avalik-õiguslikul juriidilisel isikul avalike ülesannete täitmiseks;
 3) füüsilisel ja juriidilisel isikul õigustatud huvi korral.

§ 18.  Andmetele juurdepääsu tagamine

 (1) Infosüsteemist andmete saamiseks esitatakse vastutavale töötlejale avaldus, kus on märgitud taotleja nimi, kontaktandmed, päringu objekt, soovitud andmed ja nende kasutamise eesmärk.

 (2) Vastutav töötleja peab infosüsteemist andmete väljastamise üle arvestust digitaalses arhiivis, kajastades teavet ka andmete väljastamise aja, koosseisu ja saaja kohta.

§ 19.  Infosüsteemi andmete säilitamine ja arhiveerimine

 (1) Andmed on infosüsteemis digitaalkujul. Andmeid säilitatakse digitaalselt.

 (2) Infosüsteemi digitaalsesse andmekogusse kantud isikuandmed säilitatakse alljärgnevalt:
 1) nende laste andmed, kellele taotletakse kohta koolieelse munitsipaallasteasutuse tavarühma, säilitatakse kuni munitsipaallasteasutusse koha vastuvõtmiseni;
 2) nende laste andmed, kellele taotletakse kohta koolieelse munitsipaallasteasutuse erirühma, nõustamiskomisjoni otsuse alusel, säilitatakse kuni munitsipaalasutusse erirühma koha vastuvõtmiseni;
 3) koolieelses munitsipaal- ja eralasteasutuses käivate laste andmed säilitatakse kuni munitsipaal- ja eralasteasutusest väljaarvamiseni
 4) munitsipaalüldharidus- ja erakoolide õpilaste andmed säilitatakse kuni kooli lõpetamiseni;
 5) huvikoolide õpilaste andmed säilitatakse kuni huvikooli lõpetamiseni;
 6) Tallinna linna hallatavate haridusasutuste töötajate andmed, sealhulgas andmed töölepingute kohta säilitatakse kuni töölepingu lõpetamise vaidlustustähtaja möödumiseni;
 7) haridusasutuste andmed, mida kuvatakse ka Tallinna Haridusameti veebilehel, haridusasutuste kontaktandmete all, säilitatakse kuni andmete muutmise või kustutamiseni.

 (3) Infosüsteemi alusdokumente säilitatakse kuni infosüsteemi digitaalsesse andmekogusse kantud andmete arhiveerimiseni infosüsteemi andmehoidlas. Arhiveeritud infosüsteemi andmete alusdokumendid hävitatakse vastavalt arhiiviseadusele.

3. peatükk JÄRELEVALVE JA INFOSÜSTEEMI PIDAMISE LÕPETAMINE 

§ 20.  Järelevalve

 (1) Järelevalvet infosüsteemi pidamise ja andmete õiguspärase töötlemise üle teostab vastutav töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.

 (2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud infosüsteemi pidamise ja/või andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates kaebuse saamisest.

§ 21.  Infosüsteemi pidamise lõpetamine

 (1) Infosüsteemi pidamise lõpetamise otsustab Tallinna Linnavolikogu.

 (2) Infosüsteemi pidamine lõpetatakse kooskõlas arhiiviseaduse ja avaliku teabe seaduse ning nende alusel kehtestatud õigusaktidega.

Edgar Savisaar
Linnapea

Toomas Sepp
Linnasekretär